BAB II PT.PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO)
E. Pengertian E-Proc
E-Proc adalah sistem pengadaan barang atau jasa dengan menggunakan media elektronik seperti internet ataupun jaringan computer,e-proc diterapkan dalam proses pembelian da penjualan secara online supaya lebih efisien dan efektif e-procurement mengurangi proses-proses yang tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis.Dalam prakteknya e-proc mengurangi pengguna kertas,menghemat waktu dan mnegurangi penggunaan tenaga kerja dalam prosesnya.Menurut Sutedi (2009;89) e-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan
pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan stategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut.Pengadaan barang/jasa mengandung pengertian adanya transaksi, sehingga diperlukan adanya persyaratan yaitu adanya identitas, kesepakatan, pertukaran dokumen dan pengesahan. Untuk itu dalam transaksi elektronik diperlukan:
a. Identitas, mencakup user ID dan password
b. Pengamanan sistem terhadap registered and authorized client
c. Alat pengesahan administrasi, seperti materai digital dan tanda tangan digital F.Manfaat E-Procurement
Internet muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis online.Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka .Menurut Seth Miller dalam artikelnya keuntungan utama e-procurement meliputi menghemat uang,waktu,dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis.Proses pengadaan konversional biasanya melibatkan banyak pemrosesan kertas yang mana menghabiskan sejumlah besar waktu dan uang. Manfaat adanya E-Procurement bukan hanya untuk instansi maupun pengembang sistem itu sendiri melainkan juga bagi para penyedia barang dan jasa
serta masyarakat umum yang hendak mengetahui proses pengadaan barang dan jasa pada pemerintah yang dapat diakses secara terbuka. Dengan E Procurement, instansi penyelenggara pengadaan mendapatkan penawaran yang lebih banyak dan proses administrasi lebih sederhana.
G.Keuntungan E-Procurement
Menurut Purwosusilo (2012) tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada penyedia-penyedia jasa, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan. Keuntungan e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem e-procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung.
H.Tujuan E-Procurement
1. Meningkatkan efekifitas dan efisiensi barang/jasa pemerintah.
2. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah.
3. Memudahkan sourcing dalam memperoleh data dan informasi tentang barang/jasa dan penyedia barang/jasa.
4. Menjamin proses pengadaan barang/jasa pemerintah berjalan lebih cepat dan akurat.
5. Menjamin persamaan kesempatan,akses dan hak yang sama bagi para pihak pelaku pengadaan barang/jasa
I.Fungsi E-Procurement
1. Mewujudkan prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa secara lebih nyata
2. Penawaran yang masuk lebih banyak
3. Lebih aman (termasuk jaminan keamanan data) 4. Mengurangi benturan dari hambatan fisik
J.Kelemahan dalam Pelaksanaan E-Procurement
Diterapkannya sistem E-Procurement diharapkan akan menjadi solusi yang tepat untuk masalah-masalah yang terjadi pada proses pengadaan barang dan jasa pemerintah.E-procurement merupakan sistem yang memanfaatkan teknologi informasi yang didalamnya mengandung nilai-nilai transparansi,efisiensi, keterbukaan.Pada kenyataannya E-Procurement masih memiliki kelemahan-kelemahan serta hambatan-hambatan dalam proses pelaksanaannya,seperti kurangnya dukungan finansial, terdapat beberapa instansi dan penyedia jasa lebih nyaman dengan sistem sebelumnya.
faktor utama yang mempengaruhi penerapan e-procurement:
1) Faktor Organisasi : Penerapan e-procurement lebih bagus digunakan dalam organisasi yang besar ketimbang dengan organisasi yang kecil.
Contoh:Keterlambatan yang dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti pemilik perusahaan yang kurang mendukung teknologi
2)Faktor Kesiapan : Banyak perusahaan yang mengalami beberapa masalah dalam mengimplementasikan proyek e-bisnis yang berkaitan dengan keputusan yang tergesa-gesa, piranti lunak yang tidak jelas, tidak ada dasar teoritis yang mendeterminasikan aplikasi apa yang cepat.
Contoh:PT.Indofood belum tentu perusahaan meraka mengalami beberapa masalah,karna meraka tidak berkaitan dengan keputusan yang tergesa-gesa.
3)Faktor Persediaan : kurangnya bantuan dan struktural dari organisasi dalam persediaan dapat mengurangi rangsangan implementasi e-bisnis
Contoh: Barang yang jarang di gunakan untuk di jual ke pasar makanya berkurangnya bantuan dari organisasi dalam suatu persediaan.
4)Faktor Strategi dan Faktor Kebijakan Hukum
Contoh:suatu perusahaan pasti memiliki strategi atau pelaksana dan memiliki kebijakan hokum terutamanya.
5) 5 Faktor ini lah yang akan mempengaruhi penerapan e-procurement, jika ke 5 faktor ini terjadi suatu kesalahan, maka itu akan mendatangkan sebuah kendala atau permasalahan akan penerapan e-procuremet itu sendiri.
Contoh:Terjadinya kendala dalam suatu e-proc dimana e-proc itu akan melemah dan tidak dapat di gunakan lagi.
K.Mengukur Manfaat E-Procurement
Menurut artikel “Measuring E-Procurement Benefits” oleh Eakin (2011) dibahas bagaimana mengukur manfaat yang diperoleh oleh perusahaan yang memilih menerapkan solusi e-procurement. Berikut adalah poin-poin ringkasan pembahasan tersebut.
1. Penggolongan Manfaat
o Hard benefits (langsung dapat diukur) yang diperlukan untuk memberikan nilai tambah bagi pemegang saham dan untuk memperoleh persetujuan, seperti penghematan harga dan pengurangan biaya proses.
o Soft benefits (manfaat tidak langsung) yang memberi pengaruh pada aliran kas mungkin sulit untuk dihitung jumlahnya secara akurat.
Misalnya yaitu, waktu individual yang terbebas sebagai efek dari proses-proses yang lebih efisien, tetapi cukup dapat menunjukan kemajuan.
o Intagibles (aset yang bukan berwujud benda) yang bermanfaat tetapi tidak dapat secara langsung dapat diukur dari segi finansial. Adalah penting untuk tidak menganggap soft benefits yang dapat diukur
sebagai intangibles, karena mengakibatkan pengukuran menjadi lebih sulit.
2. Proses Mengukur Manfaat E-Procurement
Setelah penentu-penentu kunci penghematan telah dikenali dan lingkup pengeluaran pengadaan yang diterapkan disetujui, sebuah proses pengukuran perlu dibentuk untuk mengambil kunci pengukuran. Hal ini meliputi :
· Tujuan melacak manfaat atau penentunya.· Penetapan dasar untuk melacak manfaat atau penentunya. Pengaruh tangible (hard dan soft benefits) pada masing-masing penentu.Proses yang mana dapat diperoleh datanya.·Frekuensi dari bagaimana pengukuran ini dilakukan. ukuran-ukuran manfaat.· Risiko-risiko yang berhubungan dengan pengukuran tersebut.
3. Sarana Mengukur Manfaat E-Procurement
Database dan form-form realisasi manfaat.Dalam rangka merekam dan mengawasi secara sentral penghematan yang dihasilkan melalui e-procurement, suatu proses penangkapan penghematan perlu dibentuk.
Sebagian dari penghematan-penghematan ini dapat dihubungkan dengan bisnis sebagai aktivitas biasa dan sebagian lain untuk e-procurement. Infomasi ini harus dikumpulkan, divalidasi, direkam secara terpusat pada database, dan dilaporkan secara periodik. Perlu ada suatu petunjuk jelas bagaimana penghematan-penghematan ini akan ditambahkan. Ada risiko bila
penghematan seperti itu hanya dicatat,penghematan-penghematan tersebut tidak pernah diolah sesungguhnya menjadi manfaat finansial yang berupa barang yang nyata.Analisis pengeluaran.Sarana analisis pengeluaran memungkinkan pengguna untuk mengolah data pengeluaran untuk menyajikan informasi yang bermanfaat. Secara tradisional, data seperti itu diperoleh dari informasi dalam ERP atau fungsi-fungsi akun yang dapat dibayar. Kualitas data yang melekat dalam transaksi-transaksi e-procurement memungkinkan profesional pengadaan untuk mengakses data ini secara langsung melalui portal mandiri.E-intelligence.E-intelligence.
L. Flowchart Pengadaan Barang dan Jasa Melalui E-proc Pada
Pebuatan Berita
Pemberitahuan Pemenang
Masa Sanggah Penunjuk Penyedia BArang/Jasa
M. Sistem Kerja Pengadaan Barang dan Jasa Melalui E-Procurement Kantor Direksi Bagian Teknologi Pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero)
1. .Tujuan dan Lingkup
Menetapkan langkah-langkah kegiatan yang dilakukan dalam tahapan proses barang dan jasa di bagian pengadaan PT.Perkebuan Nusantara (Persero)
2. Rincian Kerja
4.1 Proses Pelaksanaan Pengadaan
4.1.1.Kepala Bagian.
a. Kepala Bagian menerima paket melalui sistem e-proc dari bagian komersil selaku tim pembuat HPS
b. Paket didistribusikan ke masing-masing Tim Pelelangan untuk dilaksanakan sesuai urutan pemasukan dokumen atau berdasarkan urgensinya.
4.1.2.Kepala Urusan.
a. Kepala uruan menerima distribusi paket pekerjaan dari Kepala Bagian dokumen yang dikirim oleh bagian komersil dan bagian teknis akan di review untuk kecukupan dan kesesuaian dokumen b. Untuk dokumen yang tidak lengkap,akan dikomunikasikan ke
bagian terkait.Jika paket secara prinsip tidak layak dilaksanakan
maka paket akan dikembalikan ke pengguna anggaran atau ke tim HPS
c. Memverifikasi paket pelelangan yang akan diumumkan dan menyetujui pelaksanaan paket jika dianggap telah sesuai.
4.1.3.Staff Urusan/Anggota Tim
a. Staff urusan membuat buku dokumen pengadaan dan persiapan pelaksanaan palet
b. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pengadaan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
c. Melaksanakan evaluasi dan monitoring setiap paket pekerjaan untuk dikomplikasikan menjadi laporan mingguan progrs pekerjaan.
d. Tahapan umum dalam pelaksanaan pengadaan adalah sebagai berikut.
3. Proses pengadaan
Dalam pelaksanaa proses pengadaan dimulai dari pengumuman evaluasi sampai dengan penertiban SPPBJ dilaksanakan oleh masing-masing tim dengan sistem flow untuk masing-masing-maisng paket.Sehingga setiap personil bagian pelelangan terlibat dalam seluruh proses kegiatan setiap paket pada tim dari hal ini juga bertujuan untuk menciptakan proses self assessment dan pengawasan.
Negosiasi penawaran dilakukan sesuai dengan templte yang ada dalam proses e-proc.Negosiasi dilakukan atas kesepakatan ke dua belah pihak.Adapun hal-hal yang dapat dinegosiasikan antara lain:
a. Harga Penawaran Timpang untuk penawaran yang salah satu unsur harga atau unit price adalah dibandingkan dengan HPS ternyata lebih tinggi nilaianya dari HPS.
b. Pemenang tender bukan meruoakan oenawar terendah.
c. Adanya kemungkinan bagi penyedia jasa untuk melakukan penyesuaian harga.
Dalam hal ketua panitia berhalangan tetap.maka proses tetap dilanjutkan dengan ketia dijabat oleh personil pengganti yang dijuntuk oleh direksi/SEVP.
4. Penunjuk Setelah Kegagalan
Untuk pelelangan (umum,terbatas,sederhana) yang telah dua kali mengalami kegagalan pada prinsipnya dapat dilanjutkan dengan petode penunjukan langsung.
Pengambilan keputusan pada pelelangan ulang dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Jika hanya 1 perserta yang memasukkan dalam dokumen penawaran ( dibawah HPS),namun tidak dapat ditetapkan
pemenang (gagal) dapat dilanjutkan sesuai proses penunjuk langsung.
b. Jika ada 2 peserta yang memasukkan harga penawaran dalam dokumen penawaran (dibawah HPS),namun tidak dapat ditetapkan pemenang (gagal)maka dapat diulang dengan proses penunjukkan langsung dengan menunjuk peserta angka penawaran terendah.
c. Jika ada 3-atau lebih perserta yang memasukkan harga dalam dokumen penawaran (di bawah HPS),namaun tidak dapat ditetapkan pemenang (gagal) maka dilakukan pengumuman ulang dengan metode yang sama.
d. Dalam hal pelelangan ulang namun seluruh perseta menawar di atas HPS maka paket dikembalikan ke PA untuk di tinjau kembali dan selanjutnya diumumkan lelang ulang.
Harga-harga penawaran pada poin 2a dan b jika di atas HPS,proses penunjukkan langsung dapat dilanjutkan tanpa mengembalikan kepada pengguna anggaran,jika dalam negosiasi peserta bersedia menurunkan harga dibawah nilai total HPS ( megadopsi perdir No.
Per-05/MBU/2008).Pada “kondisi tertentu dan bersifat sangat prinsipil”proses penunjukkan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah dilakukan analisa dan evaluasi terhadap pengadaan barang dan jasa melalui e-proc dibagian teknologi kantor direksi PT.Perkebunan III (Persero) maka penulis mencoba mengambil beberapa kesimpulan dan saran yang dianggap perlu sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan demi penyempurnaan dan pencapaian dimasa yang akan datang.
A.Kesimpulan
E-Procurement merupakan cara pelelangan barang dan jasa yang modern yang mulai di terapkan di masa sekarang hingga masa yang akan datang.dengan segala kelebihannya dan kekurangannya seperti yang disebutkan di atas.Sehingga perlu ada pembenahan dari sistem dan dari peserta lelang mulai lebih mempelajari e-proc.Selain itu e-proc digunakan secara online dimana berkas atau data bisa di kirim melalui via online dan simple.
Berikut akan dipaparkan perbedaan antara sistem proc yang lama dan sistem e-proc yang baru:
1. Sistem e-proc yang lama:
a. Calon supplier baru harus datang ke PT.Perkebunan Nusantara III membawa materi perusahaan mereka dan proposal penawaran yang membutuhkan waktu dan tenaga kerja
b. Terdapat perbedaan waktu supplier DRM dalam informasi permintaan pengadaan barang.
c. Kemampuan pengumpulan ,pengaturan,dan menyimpan data saat ini masih terbatas
2. Sistem e-proc yang baru:
a. Usulan sistem baru akan mempermudah setiap calon supplier baru untuk melakukan registrasi.
b. Supplier baru,supplier DRM dan calon supplier baru akan lebih cepat mendapatkan informasi mengenai proses permintaan barang dan jasa.
c. Pihak manajemen dapat melakukan verifikasi akhir dari setiap proses pengadaan barang dengan ditunjang oleh variabel penilaian yang lebih akurat
B.Saran
1. Diperlukan adanya pengembangan dari internal sistem perusahaan contohnya sistem inventori perusahaan sebagai penunjang usulan sistem e-proc baru.
2. Melakukan evaluasi sistem secara berkala untuk melihat apakah operasional sistem sudah sesuai dengan mencapai visi dan misi perusahaan dan menyimpulkan hasil evaluasi apakah diperlukan penambahan kodul baru untuk melengkapi usulan sistem e-proc baru demi untuk mencapai efektifitas dan efisiensi.
DAFTAR PUSTAKA
Achlaq, 2001. Pengadaan Barang dan Jasa. Sinar Grafika, Jakarta.
Eakin, 2011. Bagaimana mengukur manfaat yang diperoleh perusahaan yang memilih menerapkan solusi e-procurement. Jakarta
Hardjowijono & Hayie, 2008. Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa . Erlangga, Jakarta.
Mustafa, 2010. Etika Pengadaan Barang dan Jasa. Edisi Kedua. Jakarta Purwosusilo, 2012. Keuntungan Elektronik Procurement.Bandung.
Sutedi. 2009. Pengertian Dari Elektronik Procurement . Sinar Grafika, Jakarta.