Pengertian Komunikasi Organisasi

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

B. PUBLIC RELATIONS

1. Pengertian Komunikasi Organisasi

communication communicates

besar bahasa mengacu pada suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai kebersamaan.

Menurut Webster New Collogiate Dictionary dijelaskan bahwa komunikasi ad

melalui sistem lambang-lambang, tanda-(Fajar;2009;27)

Harold D Lasswell mengatakan bahwa cara yang baik untuk menjelaskan komunikasi ialah menjawab pertanyaan sebagai beri Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect?

mengatakan apa dengan saluran apa kepada siapa dengan efek bagaimana). (Mulyana;2010;69)

commit to user

suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih, dengan

John R Wenburg dan William W Wilmot mendefinisikan komunikasi

Dari definisi diatas dapat dijelaskan bahwa komunikasi adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri seseorang dan atau di antara dua atau lebih dengan tujuan tertentu.

2. Proses Komunikasi

Proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap, yakni secara primer dan secara sekunder.

a. Proses komunikasi secara primer

Proses komuniaksi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. (Effendy;2006;11)

b. Proses komunikasi secara sekunder

Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang (symbol) sebagai media pertama. (Effendy;2006;16)

commit to user

3. Unsur-unsur Komunikasi

Dari pengertian komunikasi yang telah dikemukakan, komunikasi hanya bisa akan terjadi apabila didukung oleh adanya unsur-unsur dalam komunikasi. Unsur tersebut dapat disebut juga sebagai komponen atau elemen komunikasi. Berikut unsur-unsur dalam proses komunikasi :

a. Sender : komunikator yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang.

b. Encoding : penyandian, yaitu proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang.

c. Message : pesan yang merupakan seperangkat lambang bermakna yang disampaikan oleh komunikator.

d. Media : saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator kepada komunikan.

e. Decoding : pengawasandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.

f. Receiver : komunikan yang menerima pesan dari komunikator. g. Response : tanggapan, reaksi pada komunikan setelah diterpa

pesan.

h. Feedback : umpan balik, yaitu tanggapan komunikan apabila tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator.

commit to user

i. Noise : gangguan tak terencana yang terjadi dalam proses komunikasi sebagai akibat diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang disampaikan oleh komunikator kepadanya. (Effendy;2006;11-19)

B. PUBLIC RELATIONS

1. Pengertian Public Relations

Dari survey yang dilakukan Amerika Serikat 2000 para ahli dalam bidang public relations telah mengemukakan yang mereka sampaikan diantaranya terdapat anggapan-anggapan, bahwa public relations itu adalah suatu ilmu, suatu system, seni, fungsi, proses, profesi, metode dan kegiatan.

Public Relations atau sering juga disebut hubungan publik sebenarnya

merupakan yang timbul akibat adanya saling ketergantungan antar individu, individu dengan kelompok, maupun antar kelompok dengan masyarakat. Pada saat yang sama, semakin mengakarnya kekuatan individu dalam kelompok publik membuat hubungan ini menjadi penting.

Berikut adalah definisi-definisi yang dikemukakan oleh para ahli public

relations :

a. J.C. Seidel, Public Relations adalah proses yang berkelanjutan dari usaha manajemen untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para langganannya, pegawainya dan public umumnya; kedalam dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar mengadakan pernyataan-pernyataan yang berarti (menguntungkan). (Abdurrachman;1989;24)

commit to user

b. International Public Relations Association (IPRA) merumuskan definisi Public Relations sebagai berikut:

Public Relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi

yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik mereka, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas. (Rumanti;2002;10)

c. Cultip dan Center, Public Relations adalah suatu kegiatan komunikasi dan penafsiran, serta komunikasi-komunikasi dan gagasan-gagasan dari suatu lembaga tadi, dalam usaha yang jujur untuk menumbuhkan kepentingan bersama sehingga dapat tercipta suatu persesuaian yang harmonis dari lembaga itu dengan masyarakat. (Suhandang;2004;45)

Berdasarkan definisi-definisi terdapatlah didalam public relations itu suatu kegiatan untuk menanamkan dan memperoleh pengertian, goodwill, kepercayaan, penghargaan pada dan dari publik sesuatu badan khususnya dan masyarakat umumnya. Dalam public relations terdapatlah suatu badan usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara sesuatu badan dengan publiknya, usaha untuk memberikan atau menanamkan kesan yang menyenangkan, sehingga akan timbul opini publik yang menguntungkan bagi kelangsungan hidup badan itu.

commit to user

2. Tujuan Public Relations

Mengembangkan hubungan yang harmonis dengan publik. Dengan bertujuan untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap yang menyenangkan bagi organisasi atau perusahaan di satu pihak dan dengan publik di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik. Menciptakan opini publik yang menyenangkan tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. (Suhadang;2004;53)

3. Peran Public Relations

Peran public relations dalam organisasi menjadi salah satu kunci untuk memahami fungsi public relations dan komunikasi organisasi. Peran

public relations dibagi menjadi empat kategori dalam suatu organisasi, yaitu : a. Expert Prescriber

Peranan praktisi public relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu untuk mencari solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya.

b. Communications Fasilitator

Peranan praktisi public relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan,

commit to user

kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga akan menimbulkan komunikasi timbal balik hingga tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai dan toleransi yang baik antar kedua belah pihak.

c. Problem Solving Process Fasilitator

Peranan praktisi public relations untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan professional.

d. Communications Technician

Peranan praktisi public relations hanya menyediakan layanan teknisi komunikasi dan sistem komunikasi dalam organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan yaitu media komunikasi yang dipergunakan dari tingkatan pimpinan dengan bawahan akan berbeda halnya apabila dari bawahan ke tingkat pimpinan. Begitu juga arus dan media komunikasi antar satu bagian atau tingkatan. (Ruslan;2001;21-23)

4. Fungsi Public Relations

Public Relations memiliki fungsi dasar yaitu :

a. Kegiatan yang bertujuan memperoleh good will, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya.

commit to user

b. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak.

c. Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana, yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktivitas bisa dicapai secara optimal.

d. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. (Rumanti;2002;32)

Fungsi public relations yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi atau perusahaan, suasana kerja yang kondusif. Penting diperhatikan bahwa dalam public relations , mengingat kembali falsafah, pengertian dan sejarah maupun fungsinya, menunjukan bahwa public relations berakar pola pikir pragmatis dan harmonis, terutama dalam meminimalkan konflik, dengan menggunakan pendekatan, komunikasi timbal balik akan sangat membantu menemukan strategi bagaimana mengatasi konflik yang terjadi.

commit to user

Public relations

public internal maupun eksternal. Dapat dikatakan fungsi public relations

adalah memelihara, menumbuhkembangkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul.

5. Tugas Public Relations

Lima tugas pokok Public Relations :

a. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, visual (melalui gambar) kepada publik, agar publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan.

b. Memonitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. Selain itu menjalankan dan bertanggung jawab terhadap kehidupan organisasi bersama dengan masyarakat.

c. Memperbaiki citra organisasi

Citra organisasi atau perusahaan bisa merupakan citra dari pimpinan, ada citra yang menjadi keinginan, harapan, dan sebagainya.

d. Tanggung jawab sosial

Public relations merupakan instrument untuk bertanggung jawab

terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik sendiri baik internal maupun eksternal.

commit to user

16 e. Komunikasi

Public relations mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi

timbal balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. (Rumanti;2002;39)

6. Peran Public relations internal

Tiap anggota perusahaan mulai dari tingkat pimpinan hingga tingkat bawahan harus selalu menyadari bahwa mereka sebagai keluarga dari perusahaan. tingkah laku dan perbuatan yang dilakukan karyawan tentu akan mempengaruhi nama baik perusahaan.

Perusahaan memerlukan karyawan yang memiliki sifat disiplin, tanggungjawab dan sopan terhadap atasan maupun sesama karyawan. Keserasian hubungan diantara para karyawan baik vertical maupun horizontal diharapkan akan memperkuat tim kerja dalam perusahaan. Tidak hanya terbatas pada karyawan yang langsung berhubungan dengan perusahaan namun pihak keluarga pun mempunyai andil yang besar dalam memupuk hubungan ini. Ketentraman dan kesejahteraan keluarga akan selalu menjamin ketentraman bekerja para karyawan perusahaan.

Ada beberapa usaha untuk dapat menciptakan keadaan yang tentram dalam bekerja melalui kebijakan public relations internal, antara lain :

commit to user

Melalui papan penerangan bisa diumumkan setiap program kerja atau kebijakan pimpinan dalam perusahaan. selain itu dapat dikemukakan hasil-hasil yang telah dicapai perusahaan dan yang masih harus dicapai. b. Buku pegangan pegawai

Dalam buku tersebut dijelaskan mengenai tujuan pokok perusahaan, kebijakan pimpinan untuk mencapai tujuan, pembagian kerja tiap-tiap sektor usaha dalam perusahaan.

c. Kontak pribadi

Komunikasi antar karyawan, baik vertical maupun horizontal perlu dilakukan untuk lebih mengenal dan mendalami sifat masing-masing karyawan. Terutama antara atasan dan bawahan, perlu adanya kontak pribadi, sehingga suasana akrab dalam pergaulan akan tercapai. Kontak pribadi dalam arti saling menegur atau menghargai dalam batasan kesopanan dan kesusilaan.

d. Pertemuan-pertemuan berkala

Secara berkala hendaknya diadakan pertemuan-pertemuan dimana masing-masing dapat mengeluarkan pendapatnya.

e. Kotak suara

Untuk menampung pendapat para bawahannya yang tidak berani mengemukakan pendapatnya dalam forum pertemuan, bisa diadakan kotak suara yang setiap saat bisa diisi oleh suara-suara karyawan secara tertulis.

commit to user

18 f. Laporan kepada pemegang saham

Khusus mengenai pertanggungjawaban dalam bidang keuangan, perlu dilaporkan melalui pertemuan antara pimpinan perusahaan dengan para pemegang saham. Pertemuan itu sudah tentu diselenggarakan atau diatur oleh petugas public relations.

g. Hiburan dan darmawisata

Pertemuan lain yang bersifat rileks perlu pula diselenggarakan petugas public relations. Untuk memupuk rasa akrab dan setia kawan, serta relasi kekeluargaan di antara para pegawai dan keluarganya perlu diadakan pertemuan-pertemuan dalam bentuk hiburan atau darmawisata.

h. Olah raga

Kekompakan dalam suatu tim kerja perlu dikembangkan, antara lain dengan penyaluran bakat masing-masing pegawai ke dalam suatu tim kerja yang bersifat rekreasi seperti olah raga.

i. Study tour dan pelatihan

Guna meningkatkan keterampilan dan pengetahuannya, para karyawan perusahaan pun perlu diberi pendidikan tambahan seperti study tour atau pelatihan.

j. Hadiah-hadiah dan penghargaan

Terhadap para karyawan yang menunjukan prestasi terbaik, baik dalam kerja sehari-hari maupun dalam kegiatan lainnya yang mengutungkan perusahaan. sebaiknya diberikan hadiah-hadiah dan penghargaan, hal

commit to user

tersebut dimaksudkan agar dapat memacu karyawan yang lain untuk berusaha meniru seperti karyawan yang terbaik itu.

k. Klinik dan apotek bagi kesejahteraan karyawan beserta keluarga di bidang kesehatan. Perusahaan-perusahaan besar sesuai dengan kemampuannya dapat mendirikan sarana kesehatan (rumah sakit, klinik, apotek). Sehingga perusahaan diharapkan dapat memperoleh keuntungan tambahan.

l. Tempat-tempat ibadah

Bagi penanaman modal dan mental yang baik para karyawannya, hendaknya perusahaan menyediakan pula tempat-tempat ibadah.

m. Tempat-tempat pendidikan

Untuk mendidik anak-anak para karyawannya perlu kiranya didirikan temapt pendidikan khusus oleh perusahaan. (Suhandang;2004;74)

Semuanya sebagian peran dan usaha untuk mencapai tujuan dari

public relations internal, guna menciptakan suasana yang menyenangkan di

dalam lingkungan public internal perusahaan.

C. KOMUNIKASI ORGANISASI

1. Pengertian Komunikasi Organisasi

Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi, yaitu

commit to user

komunikasi dan organisasi. communis

common nikasi

berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, commones .

Sedangkan pengertian organisasi disebutkan bahwa suatu kumpulan atau system individual yang melalui satu hirarki jenjang dan pembagian kerja, berupa pencapaian tujuan yang ditetapkan. (Fajar;2009;121)

Dr. Arifin Abdulrachman mengartikan organisasi sebagai rangka strukturil dalam pekerjaan dari banyak orang yang dilakukan untuk merealisasi suatu tujuan bersama. Dengan demikian organisasi merupakan suatu sistem pembagian pekerjaan, pembagian tugas dan kewajiban antara orang-orang atau groups. (Abdurrachman;1989;46)

Dapat digambarkan, bahwa di dalam suatu organisasi mensyaratkan adanya jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. Selain itu di dalam organisasi mensyaratkan adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah organisasi baik komersil maupun non komersil, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. (Fajar;2009;121)

Maka dapat diberi batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antar manusia (human communication). Atau dengan meminjam definisi dari Gold Halber, komunikasi organisasi diberi

commit to user

batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain. (Fajar;2009;122)

D. SALURAN KOMUNIKASI

Meskipun semua organisasi melakukan komunikasi dengan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi lain bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan yang berskala kecil, yang hanya memiliki beberapa karyawan, penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karyawan tersebut. Lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan, untuk penyampaian informasi kepada para karyawan menjadi sesuatu yang rumit.

Secara umum pola komunikasi dikelompokkan menjadi saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi informal.

Dalam dokumen LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) 2012 PERAN PUBLIC RELATIONS INTERNAL DALAM MENJAGA SALURAN KOMUNIKASI ORGANISASI DI PERUSAHAAN BAJA (Halaman 20-34)