Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harfiah berarti panduan dari bagian-bagian yang satu sam lainnya saling bergantung.Diantara para ahli yang menyebut panduan itu system, ada juga yang menamaknnya sarana.
Everent M. Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefenisiakan organisasi sebagai satu system yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. Robert Boonington dalam bukunya ModernBusiness A Sysem Approach, mendefenisikan organisasi sebagai sarana dimana menejemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tuga-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-mausia yang yang terlibat dalam
komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, edia yang dipakai, bagaimana prosenya, factor-faktor yang menjadi penghambat dan sebagainya. Jawaban-jawaban dari pertanyaan tersebut adalah untuk bahan tela’ah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi dan lingkup organisasi dengan memperhatikan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan bagi pesan organisasi didalam kelompok formal maupun informal pada suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya : memo, kebijakan , pernyataan, jumpa pers dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara social.Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi kepada anggotanya secara individual.
Conrad (dalam Tubs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan 3 komunikasi organisasi sebagai berikut : fungsi perintah, fungsi relasional dan fungsi manajemen ambigu.
1. Fungsi perintah berkenaan dengan anggota-anggota organisasi mempunyai hak dan kewajiban membicarkan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi didalan sejumlah anggota yang bergaantung dalam organisasi tersebut.\
2. Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan ( job performance ) dalam berbagai cara. Misal: kepuasan kerja, aliran komunikasi kebawah maupun keatas dalam hirarki organisasional, dan tingat pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam hubungan antar personal yang baik lebih terasa dala pekerjaan ketika anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dilakukan tidak anda pilih, tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan kurang stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati dan sebagainya.
3. Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misal : motivasi berganda muncul kaerna pilihan yang diambil akan mempengsruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendir, tujuan organisasi tidak jelas dan kontek yang mengharuskan adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidak jelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama.
komunikasi didalam dan diluar perusahaan berjalan terbuka, jujur dan jelas. Komunikasi adalah proses mengirimkan dan menerima pesan. Sedangkan komunikasi antara para karyawan dan manajer akan berjalan efektif terjadi jika individu mencapai pemahaman yang sama, merangsang pihak yang lain akan melakukan tindakan, dan mendorong orang untuk berfikir dengan cara yang baru. Kemampuan untuk berkomnikasi secara efektif akan menambah produktivitas, baik bagi anda maupun organisasi bisnis: dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan mengoordinasikan arus kerja, mengembangkan hubungan, serta mempromosikan produk dan jasa. Anda dapat membentuk kesan pada rekan, karyawan, sepervisor, investor, dan pelanggan anda.Dan anda dapat merasakan serta memenuhi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan.
Keterampilan berkomunikasi akan memenuhi keberhasilan, dimanapun berada, baik apabila keja pada perusahaan, membeli ataupun menjual produk, mendesain suatu produk, bekerja dikantor pemerintah, atau mengumpulkan dana untuk kemanusiaan. Bahkan, peluang diterima bekerja disebuah perusahaan lebih besar bila anda mempunyai ketrampilan berkomunikasi yang tinggi.
Komunikasi terjadu dalam beberapa bentuk. Anda dapat menelepon dan melakukan percakapan dengan pimpinan anda atau bias meninggalkan pesan voice mail bila dia tidak berada ditempat. Atau anda dapat juga menulis memo dan mengirimnya lewat e-mail.Sebaliknya, dia dapat membalas pesan anda dalam bentuk suara. Pimpinan anda mungkin memutuskan untuk meneruskan pesan anda kepada karyawan lain atau pimpinan diatasnya, dan mereka mungkin menyampaikannya
kepada pelanggan dan pihak luar lain. Proses ini mengalir, bentuk pesan yang di komunikasikan terus-menerus berubah. Komunikasi dapat bersifat formal atau informal, lisan atau tertulis, dan internal atau eksternal.
2.4.1 Komunikasi Nonverbal
Bentuk paling dasar dari komunikasi ini adalah komunikasi nonverbal, missal: semua gerakan, isyarat, ekspresi wajah, hubungan yang dipisahkan oleh jarak, dan sikap terhadap waktu yang memungkinkan orang-orang berkomunikasi tanpa kata-kata. Komunikasi nonverbal secara mendasar bada dari komunikasi verbal.Salah satunya komunikasi nonverbal kurang terstruktur, sehingga lebih sulit dipelajari.Anda tidak dapat menemukan buku mengenai bahasa nonverbal dan menguasai kosakata, bahasa isyarat, ekspresi, serta intonasi suara yang umum ada dalam komunikasi verbal.Para ahli bahkan tidak benar-benar mengetahui bagaimana orang mempelajari tingkah laku nonverbal. Tidak ada seorangpun mengajarkan cara menangis atau tersenyum kepada bayi, namun bentuk ekspresi diri seperti ini hampir bersifat universal. Tipe komunikasi nonverbal lain. Seperti arti warna dan bahasa isyarat tertentu, bervariasi dari budaya satu dengan budaya yang lain.Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal dala arti maksud dan spontanitas. Pada umumnya anda akan merencanakan kata-kata yang akan diucapkan.
2.4.2 Komunikasi Verbal
Walaupun anda dapat mengekspresikan berbagai hal secara nonverbal, ada keterbatasan-keterbatasan yang menghambat anda berkomunikasi tanpa bantuan bahasa.Bila anda ingin membahas peristiwa dimasa lalu, gagasan, atau sesuatu yang abstrak, anda perlu simbil yang mewakili pemikiran anda.Komunikasi verbal terdiri dari kata-kata yang disusun dalam pola yang mempunyai arti, untuk menciptakan pemikiran dari kata-kata ini, anda mengaturnya menurut aturan tata bahasa, meletakan berbagai bagian pembicaraan dalam urutan yang tepat.Kemudian nada menyampaikan pesan ini dalam bentuk lisan atau tertulis, mengantisipasi seseorang dalam mendengar atau membaca yang seharusnya diutarakan.
Apabila tidak mempergunakan komunikasi verbal didalam alur kerja antara front desk agent dengan housekeeping department maka akan mengakibatkan kurang lancarnya operasional di housekeeping department, pengaruhnya berdampak complaint di dalam penanganan yang sering menjadi kendala dikarenakan pihak front desk agnet sering memindahkan tamu yang sudah check-in ke kamar yang lain (change room) tanpa mengkoordinasi dan menginformasi kepada housekeeping department secara verbal. Sehingga sering terjadi konflik antara kedua department tersebut pada saat operasional berlangsung.
Maka dari pada itu diharapkan kepada ataasan agar dapat untuk memberikan arahan kepada kaeyawan mengenai cara pelaksanaan komunikasi internal antara front desk agent dengan housekeeping department.
2.4.3 Komunikai internal
Komunikasi internal adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pemimpin dan bawahan, antara sesame bawahan dan sebagainya. Proses komunikasi internal ini bias berwujud komunikasi antar pribadi ataupun komunikasi antar kelompok. Juga komunikasi bias merupakan proses komunikasi primer ataupun skunder (menggunakan media masa).
Komunikasi internal merujuk pada pertukaran informasi dan gagasan di dalam organisasi.Komunikasi diantara anggota suatu organisasi penting intik melakukan fungsi secara efektif. Sebagaimana seorang karyawan, anda bias mengamati berbagai hal secara langsung yang tidak dapat dilihat oleh supervisor atau rekan anda yang lain: reaksi spontan dari pelanggan terhadap pameran produk, keenggana pemasok sebelum menyetujui tanggal pengiriman, suara berdesis yang aneh dalam suatu peralatan, atau menurunnya arus pelanggan, menejer dan rekan sekerja perlu informasi kecil yang berharga ini untuk melakukan tugasnya. Bila anda tidak menyampaikan informasi tersebut, tidak akan ada orang lain melakukan, karena tidak ada orang lain yang mengetahuinya.
Sama halnya didalam room division, betapa pentingnya pelaksanaan komunikasi initernal antara front desk agent dengan housekeeping attendant dalam hal penerimaan tamu check in, change room, check out dan pemberian informasi kepada tamu lainnya. Disini hanya peran front desk agent yang sangat berperan dalam
vacant dirty sesaat setelah tamu check out atau pun change room, eksekusi pembersihan kamar oleh housekeeping juga begantung dari pemberitahuan itu. Pada waktu ada signal perubahan status kamar seperti itu maka bagian housekeeping dapat menjadwalkan make up the room.
Komunikasi internal internal ini lazim dibedakan menjadi dua sebagai berikut : a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas kebawah dan dari bawah ke atas.
Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi kepada bawahannya. Sedangkanbawahan memberi laporan-laporan, saran-saran, pengaduanpengaduan dan sebagainnya kepada pimpinan.
b. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bias mengalir dibagian yang sama didalam organisasi atau bagian yang sama didalam organisasi atau mengalir antar-bagian. Komunikasi lateral ini
memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
BAB III