BAB III PEMBAHASAN
B. Pengertian Komunikasi
Kata komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu communis, yang berarti bersama. Komunikasi sebagai proses yang di dalamnya menunjukkan arti pengetahuan dipindahkan dari seorang kepada orang lain, biasanya dengan maksud mencapai beberapa tujuan khusus. Komunikasi merupakan sumber kehidupan organisasi. Tiada kehidupan manusia tanpa komunikasi. Komunikasi adalah dasar bergeraknya organisasi. Para pimpinan harus aktif berkomunikasi, kalau pimpinan pasif dalam melakukan komunikasi administrasi kegiatan organisasi dapat terhenti. Komunikasi yang dilakukan pimpinan merupakan kewajiban dan bukan hak istimewa. Harapan berkomunikasi adalah untuk memperlancar pelaksanaan kerja.
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata latin communis yang berarti sama, communico, communicatio, atau
communicare yang berarti membuat sama (to make common). Istilah pertama
communis adalah istilah yang paling sering disebut sebagai asal usul kata
komunikasi yang merupakan akar dari kata-kata latin lainnya yang mirip (Mulyana, 2005:41).
Secara umum komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan. Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara – cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal – sinyal nonverbal (Purwanto, 2006:25).
Komunikasi pada dasarnya dapat dipandang dari berbagai dimensi. Jika dipandang sebagai proses, komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara dinamis. Secara simbolik, komunikasi menggunakan berbagai lambang atas simbol yang dinyatakan dalam bentuk nonverbal (isyarat, gerak, dan ekspresi) maupun verbal (bahasa lisan dan tertulis). Sementara sebagai sistem, komunikasi terdiri atas unsur – unsur yang saling bergantungan dan merupakan satu kesatuan yang integratif. Komunikasi akan efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan pihak lai terangsang untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif akan menambah keberhasilan individu maupun organisasi. Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan.
Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang tejadi dan berlangsung dalam kantor.
Kantor adalah orang-orang, yang mengandung suatu pengertian bahwa suatu kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada dalam kantor. Perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang – orang yang ada alam gedung itu.
Dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan kantor yang didalamnya melakukan kegiatan yang di dalamnya melakukan kegiatan yang bersifat tulis – menulis. Di negara kita kegiatan itu disebut dengan istilah yang lebih popular “tata usaha”. Jadi, suatu tempat di mana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut dengan kantor.
Kantor merupakan pengolahan keterangan – keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. Setiap kantor pada hakikatnya juga berkedudukan sebagai suatu organisasi.
Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam kantor. Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tat hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah. 2. Hubungan tata usaha; adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung
antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengiriman informasi ini dapat dilakukan melalui surat-surat atau warkat ( salinan, tembusan, kutipan ) atau dapat juga melalui telepon.
1. Proses Komunikasi
Secara umum proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap, yaitu primer dan sekunder
a. Proses Komunikasi secara Primer
Proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media, bahasa, kial
(gesture), isyarat, gambar, warna, dan sebagainya. Aspek yang paling banyak
digunakan adalah bahasa, karena mampu menterjemahkan pikiran seseorang kepada orang lain berupa ide, informasi atau opini. Bahasa memegang peranan paling penting dalam proses komunikasi primer. Aspek yang paling penting dalam bahasa adalah pemilihan kata. Kata-kata mengandung dua jenis pengertian :
1. Denotatif, arti sebagaimana tercantum dalam kamus (dictionary meaning)
2. Konotatif, arti emosional atau mengandung penilaian tertentu atau kiasan (emotional or evaluate meaning)
b. Proses Komunikasi Secara Sekunder
Proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama. Komunikasi sekunder dapat berupa, surat, telepon, fax, koran, majalah, radio, TV, film, e-mail, internet, dan sebagainya. Perkembangan budaya masyarakat yang sangat cepat telah membawa perubahan pada metode komunikasi. Saat ini media sekunder banyak digunakan sebagai media utama dalam melakukan komunikasi yang efektif bagi massa secara luas.
2. Unsur-unsur komunikasi
Komunikasi memiliki 6 (enam) tahapan yaitu:
a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
Sebelum proses penyampaian dapat dilakukan, maka pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber, ide-ide yang ada didalam benak pengirim disaring dan disusun ke dalam satu memori yang ada didalm pikiran orang yang memiliki peta mental yang berbeda. Hal ini disebabkan karena cara penyerapan berbagai informasi dan pengalaman yang berbeda-beda dari setiap individu.
b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
Pada suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan berbagai hal-hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), penerima pesan, gaya personal dan latar belakang budaya.
c. Pengirim menyampaikan pesan
Pada saat pengirim menyampaikan pesan dapat menggunakan berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Biasanya rantai saluran yang komunikasi yang digunakan relatif pendek, namun ada juga yang cukup panjang hal ini akan berpengaruh pada efektivitas penyampaian pesan. Ketika menyampaikan pesan dapat digunakan berbagai media komunikasi baik media tulisan maupun lisan.
d. Penerima menerima pesan
Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut. Misalnya, jika seseorang mengirim sepucuk surat, komunikasi baru akan terjalin bila penerima surat telah membaca dan memahami isinya.
e. Penerima menafsirkan pesan
Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, satu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.
f. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik ke pengirim
Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan cara tertentu dan member sinyal terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan beraneka ragam, hal ini tergantung dari pesan yang diterimanya. Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena ia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektivitas suatu perusahaan. Disamping itu, adanya umpan balik dapat menunjukkan adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata dan perbedaan reaksi secara emosional.
3. Komunikasi Organisasi
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Fokus komunikasi organisasi adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi.
Teori informasi organisasi menjelaskan bagaimana organisasi memhami informasi yang membingungkan dan multi-tafsir. Teori ini memfokuskan perhatiannya pada proses mengorganisasi anggota suatu organisasi untuk mengelola informasi daripada struktur organisasi. Terdapat beberapa asumsi yang mendasari teori ini, yaitu bahwa organisasi berada dalam hal tingkat kepastiannya, dan organisasi beusaha untuk mengurani ketidakpastian informasi. (Morissan, 2009:35)