Sebelum memahami pengertian pengambilan keputusan, disini juga menjelaskan apa itu keputusan. Pada umumnya kata keputusan (decision) berarti pilihan (Choice), yaitu pilihan dari dua atau lebih kemungkinan. Namun hampir tidak merupakan pilihan antara yang benar dan salah, tetapi yang justru sering terjadi adalah pilihan antara yang “hampir benar” dan yang “mungkin salah” (Drucker dalam Salusu, 2006). Oleh Kenzie melihat bahwa keputusan adalah pilihan nyata karena pilihan diartikan sebagai pilihan tentang tujuan termasuk pilihan tentang cara untuk mencapai tujuan itu, apakah tingkat perorangan atau pada tingkat kolektif. Sedangkan Grew dan Wilson (1985) lebih melihat pada kaitannya dengan proses, yaitu bahwa suatu keputusan adalah keadaan akhir dari suatu proses yang lebih dinamis, yang diberi label pengambilan keputusan. Ia
dipandang sebagai proses karena terdiri atas satu seri aktivitas yang berkaitan dan tidak hanya dipandang sebagai proses karena terdiri atas satu seri aktivitas yang berkaitan dan tidak hanya dianggap sebagai tindakan bijaksana ( Salusu, 2006:51). Sementara pengambilan keputusan menurut Salusu (2006:47) adalah proses memilih suatu alternatif bagaimana cara bertindak dengan metode efisien sesuai dengan situasi. Proses itu untuk menemukan dan menyelesaikan masalah organisasi. Pernyataan ini menegaskan bahwa pengambilan keputusan memerlukan satu seri tindakan, membutuhkan beberapa langkah. Dapat saja langkah-langkah itu terdapat dalam fikiran seseorang yang sekaligus mengajaknya berpikir sistematis. Dalam dunia manajemen atau dalam kehidupan organisasi, baik swasta maupun pemerintah, proses seri tindakan itu lebih banyak tampak berbagai diskusi. Suatu aturan kunci dalam pengamblilan keputusan adalah sekali kerangka yang tepat sudah diselesaikan, keputusan harus dibuat (Brinckloe dalam Salusu, 2006:48). Dan sekali keputusan dibuat sesuatu mulai terjadi. Dengan kata lain, keputusan mempercepat diambilnya tindakan, mendorong lahirnya gerakan dan perubahan. Jadi, aturan ini menegaskan bahwa harus ada tindakan yang dibuat kalau sudah tiba saatnya dan tindakan itu tidak dapat ditunda. Sekali keputusan dibuat, harus diberlakukan dan kalau tidak, sebenarnya ia bukan keputusan, tetapi lebih tepat dikatakan suatu hasrat, niat yang baik (Drucker dalam salusu, 2006:48).
Sehubungan dengan itu, oleh Salusu (2006) juga menjelaskan bahwa pengambilan keputusan hendaknya dipahami dalam dua pengertian, yaitu (1) penetapan tujuan yang merupakan terjemahan dari cita-cita, apresiasi, dan (2) pencapaian tujuan melalui implementasinya. Ringkasnya, keputusan dibuat untuk
mencapai tujuan melalui pelaksanaan dan ini semua berintikan pada hubungan kemanusiaan.
a. Jenis keputusan
Masih tentang keputusan, oleh Sutherland (1977) memberikan klasifikasi keputusan ke dalam empat jenis, yang pertama adalah tujuan, cita-cita yang dibuat penanggung jawab tertinggi dalam organisasi yang kompleks, yang berhubungan dengan apa yang sebenarnya diinginkan. Kedua, keputusan stratejik yang mempersoalkan apa yang dapat dibuat untuk mencapai tujuan. Ketiga, keputusan taktis, yang mengarah pada bagaimana melaksanakan keputusan stratejik, dan lebih pendek jangka waktunya. Jangka panjang yaitu apabila terlangkahi atau dilupakan, dapat mengakibatkan kerugian bagi organisasi ( Steiss, 1985).
Keempat, keputusan operasional.
Secara singkat oleh Salusu (2006:59-60) menjelaskan bahwa pada dasarnya ada dua jenis keputusan yaitu, pertama, keputusan terprogram, dibuat sebagai respon terhadap masalah-masalah organisasi yang repetitive atau yang sudah baku. Banyak masalah dalam organisasi yang terjadi berulang-ulang, yang sudah biasa, tempat para manajer biasa membuat kriteria penampilan, informasi yang jelas, serta alternatif keputusan yang lebih baik. Keputusan jenis ini lebih sering disebut sebagai keputusan rutin. Cakupannya meliputi keputusan operasional dan keputusan taktis. Kedua, keputusan tak terprogram, dibuat sebagai respons terhadap masalah-masalah unik, yang jarang dijumpai, dan yang tidak dapat didefenisikan secara tepat, keputusan ini biasanya dikenal dengan nama keputusan stratejik. Dan cakupannya meliputi stratejik.
b. Prosedur Dasar Pengambilan keputusan
Sejak manusia hidup berorganisasi, sejak itu pulalah proses pengambilan keputusan telah timbul dalam masyarakat yang sederhana, proses pengambilan keputusan itu relatif bersifat sederhana pula. Akan tetapi dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat, maka semakin rumit pulalah tugas – tugas mengambil keputusan oleh, karena antara lain :
a. Informasi yang harus diperhitungkan semakin besar volumenya b. Aparat pelaksana keputusan semakin besar
c. Kepentingan para pelaksana semakin berbeda – beda
d. Teknik – teknik pengambilan keputusan semakin sophisticated e. Perobahan – perobahan lingkungan yang sangat cepat
f. Pengetahuan tentang pengambilan keputusan yang semakin mendalam.
Peneliti akan mempertegas penelitian nantinya kepada Sistem Informasi Manajemen dalam pengambilan keputusan . Dimana hal ini sesuai dengan judul penelitian yang berkaitan sistem informasi manajemen dalam pengambilan keputusan akan lebih baik jika didasarkan kepada perencanaan dan pengendalian pengambilan keputusan.
c. Model – Model Pengambilan Keputusan
Menurut Hasan (2004), Model ialah percontohan yang mengandung unsur yang bersifat penyederhanaan untuk dapat ditiru (jika ada). Model merupakan alat penyederhanaan dan penganalisisan situasi atau sistem yang kompleks itu dapat disederhanakan tanpa menghilangkan hal – hal yang esensial dengan tujuan memudahkan pemahaman. Pembuatan dan penggunaan model dapat memberikan kerangka pengelolaan dalam pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan itu
sendiri merupakan proses berurutan yang memerlukan penggunaan model secara tepat dan benar. Pengambilan keputusan berusaha menggeser keputusan yang semula tanpa perhitungan menjadi keputusan yang penuh perhitungan.
Quede dalam Hasan (2004) membedakan model kedalam dua tipe, yaitu:
1. Model Kuantitatif. Model ini merupakan serangkaian asumsi yang tepat, yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti.
2. Model Kualitatif. Model kualitatif ini didasarkan atas asumsi – asumsi yang ketepatannya agak kurang jika dibandingkan dengan model kuantitatif dan ciri – cirinya digambarkan melalui kombinasi dari deduksi – deduksi asumsi- asumsi tersebut, dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan model.
d. Proses Pengambilan Keputusan
Suatu teori umum mengenai administrasi harus mencakup prinsip – prinsip organisasi yang akan menjamin diambilnya keputusan yang benar, seperti halnya ia harus mencakup prinsip – prinsip yang akan menjamin dilakukannya tindakan yang efektif, Simon ( Efendy, 1989:161 ) mengemukakan sebuah model mengenai proses pengambilan keputusan, yang terdiri dari :
1. Intelegensi, menyelidiki lingkungan bagi kondisi dalam pengambilan keputusan. Data mentah diperoleh, diproses, diperiksa untuk petunjuk yang dapat mengidentifikasikan masalah.
2. Rancangan, menemukan, mengembangkan, dan menganalisa kegiatan – kegiatan yang mungkin dilakukan, ini mencakup proses memahami masalah, membangkitkan cara pemecahan, dan menguji pemecahan untuk mengetahui mungkin tidaknya dilaksanakan.
3. Pilihan, memilih suatu cara kegiatan khusus dari cara – cara yang telah diperoleh. Suatu pilihan diambil dan dilaksanakan.
Simon ( Davis, 2002:126) menambahkan bahwa proses keputusan dapat dianggap sebagai sebuah arus dari penyelidikan sampai perencanaan dan kemudian pada pemilihan. Tetapi pada setiap tahap hasilnya mungkin dikembalikan ke tahap sebelumnyauntuk dimulai lagi. Jadi tahapan tersebut merupakan unsur – unsur sebuah proses bersinambung. Sebagai comtoh, pilihan mungkin menolak semua alternatif dan kembali ke tahap perancangan untuk menerbitkan pemecahan tambahan.
Adapun beberapa elemen dalam proses pembuatan keputusan menurut Husein (2002;214):
a. Intelligence: mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya
kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang relevan.
b. Desain: mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan.
c. Pilihan, pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada. d. Persuasi, mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi
sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih.
e. Implementasi, pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga dilakukan tepat waktu dan efisien.
f. Follow-up, memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut
dapat bekerja seperti yang diharapkan dan memodifikasi atau memperbaiki solusi.
e. Sistem Pengambilan Keputusan
Hal ini merupakan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang interaktif, membantu pengambilan keputusan dengan menggunakan analisis data – data dan model – model, guna memecahkan permasalahan yang semi terstruktur maupun masalah yang tak terstruktur. Keen dan Scott Morton mendefenisikan sistem pendukung keputusan ( SPK) menggabungkan sumber – sumber kecerdasan individual dengan kemampuan komputer untuk memperbaiki kualitas keputusan. Sistem pendukung keputusan merupakan sistem pendukung berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang menangani masalah – masalah semi terstruktur ( Herlambang dan Tanuwijaya, 2005:84).
Pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem pendukung keputusan bukan merupakan alat pengambilan keputusan melainkan merupakan sistem yang membantu pengambilan keputusan dengan mengungkapkan informasi dari data yang telah diolah secara relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentang suatu masalah dengan lebih cepat dan lebih akurat, sehingga sistem ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dan proses pembuatan keputusan.
SPK terdiri dari kombinasi dari relational database, knowlage base, dan
multidimensional database. Ketiga jenis database ini saling berkolaborasi untuk
menghasilkan sebuah keputusan yang digunakan oleh para manajer. Namun, aplikasi sistem penunjang keputusan banyak diaplikasikan pada tingkatan manajer menengah saja.