Menurut (Edhy Sutanta,2003:03) istilah Sistem Informasi Manajemen/Sistem Informasi Manajemen telah banyak didefenisikan oleh para ahli manajemen dan komputer dengan cara pandang yang berbeda – beda, istilah tersebut telah dikenal sejak tahun 1960-an. Konsep sistem informasi manajemen saat itu berkembang seiring pekembangan fokus penggunaan teknologi komputer.perkembangan teknologi komputer saat itu telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen.
Menurut (Andri Kristanto,2003:26) Sistem Informasi manajemen atau lebih dikenal dengan nama SIM merupakan suatu sistem yang biasanya diterapkan dalam suatu organisasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan informasi yang dihasilkan dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen atau dengan kata lain teknik pengelolaan informasi dalam suatu organisasi. Sim ini Mempunyai peranan yang sangat penting didalam suatu organisasi karena sangat mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi.
Menurut Kronke (dalam Sutedjo, 2002:168) mengemukakan bahwa “Sistem Informasi Manajemen adalah pengembangan dan penggunaan system- sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi”. McLeod (dalam
Sutedjo, 2002:168) juga mengemukakan bahwa “Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai suatu system berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa”. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi sekarang dan apa yang telah terjadi di masa lalu, informasi tersebut tersedia dalam laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Selain itu Stoner (dalam Sutedjo, 2002:168) mengemukakan bahwa “Sistem Informasi Manajemen merupkan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah dam memproses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan,operasi secara efektif dan pengendalian. Scoot (1996:69) menjelaskan bahwa "Sistem Informasi Manajemen adalah sekumpulan sistem informasi yang saling berinteraksi, yang memberikan informasi baik untuk kepentingan operasi atau kegiatan manajerial". Menurut Gordon . B . Davis dalam Tata Sutabri (2005 : 91) Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia / mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untukmendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi. Kemudian menurut Stoner dalam Budi Sutedjo (2002 : 169). Sistem Informasi Manajemen merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian. Jadi Sistem Informasi Manajemen dalam suatu pemahaman yang
sederhana dapat didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa dan dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen, perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, dan pengendalian. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu organisasi seperti lembaga pemerintah dan perusahaan milik pemerintah maupun swasta. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data disini dapat berarti penunjangan pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi, atau pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut Para pemimpin yang yang betugas di bidang perencanaan ataupun yang menangani bidang pengawasan dalam rangkaian usaha mengambil keputusan y ang baik dan cepat, dan selalu membutuhkan informasi untuk mendukung kelancaran tugas- tugasnya. Oleh sebab itu informasi baru dapat dikatakanberguna apabila mampu berfungsi membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan , terlebih dalam bidang perencanaan dan pengawasan dalam penentuan kerja (http://www.scribd.com/sofyan_desta/d/58444205-Chapter-II-2 diakses pada 9 Januari 2016 pukul 21.45). Manfaat sistem informasi manajemen tersebut dapat diuraikan dibawah ini :
a. Sistem informasi sebagai pembantu dalam pengambilan keputusan . Sebuah Sistem Informasi Manajemen adalah pembantu sebuah Sistem Informasi yang melakukan semua pengolahan transaksi yang dibutuhkan serta memberikan
dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi- fungsi manajemen dan pengambilan keputusan.
b. Sistem Informasi Manajemen sebagai pendukung fungsi perencanaan dan pengendalian . Usaha mencapai tujuan bagi organisasi perusahaan adalah tercapainya tujuan perusahaan yang sesuai dengan perencanaan semua. Sistem Informasi Manajemen sangat relevan bagi fungsi perencanaan dan pengendalian yang dibantu dengan komputer sehingga memperlebar kemampuan manajemen untuk menyelenggarakan ini.
c. Sistem Informasi Manajemen sebagai penentuan program kerja Perencanaan dalam program kerja selalu didasarkan kepada mana yang harus didahulukan dan program mana yang dapat ditunda untuk sementara.Untuk mendukung skala priorotas kerja dengan tepat dibutuhkan data informasi tentang faktor tenaga kerja yang tersedia juga diperlukan informasi tentang sumber pembiayaan, lokasi yang hendak dilaksanakan.
a. Sistem
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai suatu tujuan. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu Filippo (dalam Paulus, 2005:23). Komponen-komponen atau subsistem dalam suatu system dapat berdiri sendiri-sendiri, komponen-komponen atau subsistem tersebut dapat saling berintekrasi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan
sehingga tujuan atau sasaran system tersebut dapat tercapai. Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan, dan dipelihara.
Menurut Sutanta (2003:4) Sistem umum dapat didefenisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara – cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut :
1. Mempunyai komponen, komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusunan sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat didalam sistem.
2. Mempunyai batas, batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.
3. Mempunyai lingkungan, lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. 4. Mempunyai penghubung/antar muka danantar komponen, penghubung/antar
muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling
berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing – masing komponen.
5. Mempunyai masukan, masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
6. Mempunyai pengolahan, pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.
7. Mempunyai keluaran, keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
8. Mempunyai sasaran dan tujuan, setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran dan sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu relatif pendek.
9. Mempunyai kendali, setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing – masing.
10. Mempunyai umpan balik, umpan balik diperlukan oleh bagian kendali sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya kedalam kondisi normal.
b. Informasi
Menurut Sutanta (2003 : 9) Data dan informasi dapat didefenisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian – kejadian atau fakta – fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang
menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat berupa catatan – catatan dalam kertas, buku atau tersimpan sebagai file dalam basis data. Data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. Oleh karenanya, suatu data belum dapat berbicara banyak sebelum di olah lebih lanjut. Contoh data adalah catatan identitas pegawai, catatan transaksi pembelian, catatan transasksi penjualan dan lain – lain.
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi benyuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Berdasarkan pendapat Giffin (2002:227-228), bentuk informasi yang bermanfaat adalah sebagai berikut :
1. Akurasi, informasi masih menyediakan refleksi realita yang valid dan dapat dipercaya.
2. Tepat waktu, informasi tersedia tepat pada saat pemimpin membutuhkannya untuk membuat keputusan
3. Kelengkapan, informasi harus lengkap dan jika kurang lengkap maka cenderung akan mendapatkan gambaran realita yang tidak akurat.
Relevansi, informasi harus relevan agar berguna bagi organisasi. Relevansi seperti halnya ketepatan waktu, ditentukan oleh kebutuhan Dan situasi organisasi. Adapun menurut Sutanta (2003 : 11) Fungsi informasi terdiri dari:
1. Menambah pengetahuan
Informasi akan menmbah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.
2. Mengurangi ketidakpastian
Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga kemungkinan keraguan pada saat pengambilan keputusan.
3. Mengurangi resiko kegagalan
Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dpat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.
4. Mengurangi keanekaragaman
Informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil telah terarah.
5. Memberi standar, aturan- aturan, ukuran – ukuran, dan keputusan – keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh.
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menetukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut:
1. Kemudahan dalam memperoleh
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah.
2. Sifat luas dan kelengkapannya
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap.
3. Ketelitian
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat.
4. Kecocokan dengan pengguna
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
5. Ketepatan waktu
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat.
6. Kejelasan
Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
7. Fleksibilitas
Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. 8. Dapat dibuktikan
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya.
9. Tidak ada prasangka
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
10. Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
c. Manajemen
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaannya. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Dalam sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut di tambah dengan sumber daya berupa informasi. Mengenai pengertian manajemen banyak ahli memberikan definisinya misalnya James A.F Stoner memberiakn definisi Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpin dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Seperti halnya yang dikemukakan oleh Sutedjo (2002:22): “Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
Ada 3 alasan utama mengapa manajemen diperlukan, adapun alas an alasan tersebut :
1. Untuk mencapai tujuan, manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.
2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi seperti pemilik, karyawan, pelanggan, konsumen dan pemerintah.
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas, suatu kerja organisasi dapat di ukur dengan banyak cara yang berbebeda. Salah satu cara umum adalah efisiensi dan efektifitas.
d. Manfaat Sistem Informasi Manajemen
SIM memberikan dukungan dalam mengumpulkan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untuk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan, sistem informasi manajemen dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tingkatan pada proses pengambilan keputusan dan dapat digunakan juga untuk memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang. Sistem informasi juga dapat memberikan cara yang sulit atau kompleks namun dapat menghasilkan dengan cepat dan akurat informasi yang diperoleh.
Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan SIM sangat banyak membantu. SIM dapat menyimpan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara
lengkap, atau penyimpanan data-data dasarnya saja, tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang digunakan. Dapat dipastikan bahwa teknologi informasi mempunyai dampak paling kuat dan aplikasi paling beraneka ragam dalam kehidupan dunia bisnis dimasa depan. Telecommuting, teleconferencing, jalan raya informasi, kantor tanpa kertas, electronic mail, faksimili, yang mengawinkan teknologi komunikasi dengan
teknologi komputer dan otomatisasi kegiatan kesekretariatan adalah beberapa contoh aktual yang sekarang sudah merupakan kenyataan (Siagian, 2002:8).
Adapun elemen-elemen Sistem Informasi Manajemen dikemukakan oleh Davis (2002:15) terdiri dari:
1. Hardware, terdiri dari komputer, peripheral (printer) dan jaringan.
2. Software, merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. 3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih
lanjut untuk menghasilkan informasi.
4. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas.
5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.
Pemanfaatan SIM sangat berkaitan erat dengan proses pengambilan keputusan, paling sedikit dalam arti pemanfaatan teknologi informasi yang dewasa ini semakin banyak jenisnya dan semakin beraneka ragam pula aplikasinya. Kecenderungan yang jelas terlihat ialah desentralisasi pengambilan
keputusan karena melalui jaringan informasi yang dimungkinkan oleh teknologi informasi, penanganan informasi tidak lagi menjadi ”domain” para spesialis informasi yang terkumpul dalam satuan kerja yang dikenal sebagai ”satuan kerja pemrosesan data” melainkan sudah meliputi seluruh lapisan organisasi, misalnya berkat makin meluasnya penggunaan ”
Personal Computer ” dan ”Notebook”. Bahkan dengan telah terciptanya ”jalan raya informasi” dengan jaringan ”Internet”, pemanfaatan teknologi tidak lagi terbatas hanya pada tingkat mikro yaitu disatu perusahaan, melainkan sudah menjangkau jaringan nasional, regional dan bahkan global. Para pengambil keputusan stratejik harus memperhitungkan perkembangan ini dan menginkorporasikannya dalam perumusan misi organisasi atau perusahaan yang dipimpinnya (Siagian, 2002:51)