B. Konsep Dasar Sistem Informasi
4. Pengertian Pengarsipan
a. Pengertian Pengarsipan
Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani Archaios yang berarti lama, kuno, namun arsip mempunyai makna sebagai power atau kekuasaan (Arche). Dari kata arche jadi kata Archeion atau Archivum (bahasa Latin), yang berarti gedung pemerintahan, tempatnya para penguasa itu berada. lama-lama Archium tidak hanya berarti gedungnya saja, tetapi isi dari apa yang terdapat dalam gedung/disimpan dalam gedung itupun dinamakan arsip.
Arsip sebagaimana dijelaskan dalam undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Pengertian arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli (original record), atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. menurut kamus internasional Bahasa Indonesia, pengertian arsip yaitu simpanan surat-surat penting, berdasarkan pendapat ini tak seluruhnya surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip seandainya memenuhi persyaratan berikut ini :
1) Surat tersebut harus masih memiliki kepentingan guna organisasi/lembaga baik untuk masa sekarang ini dan masa yang akan datang;
2) Surat yang menyimpan keperluan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga mempermudah temu balik apabila digunakan lagi.
Arsip merupakan bagian penting dari Manajemen dan administrasi perkantoran dan di zaman sekarang sistem pengarsipan sudah tersedia dalam berntuk sistem arsip dokumen digital (Sembiring : 2016).
b. Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar dan rekaman merupakan aktifitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktifitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
c. Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pencatatan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik menyangkut soal pemerintahan maupun bukan soal pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan (Barthos, 2007).
Menurut (Wijaya, 2003), tata cara pengelolaan arsip yang sering dikenal dengan tata kearsipan yang terdiri atas kegiatan pengumpulan berkas, penyimpanan, pengklasifikasian, dan penyusutan berkas. Menurut (Wijayanti, 2000), aktivitas pokok pengelolaan arsip adalah menyimpan warkat, tetapi tujuan yang utama adalah menemukan kembali secara cepat suatu warkat yang
disimpan, sehingga untuk keperluan penemuan kembali itulah maka arsip harus diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.
Jadi dapat disimpulkan dari pendapat diatas, bahwa pengelolaan arsip merupakan setiap kegiatan menghasilkan sebuah infomasi yang harus dikelola. Oleh karena itu, arsip harus tetap dipelihara dengan sebaik-baiknya dan dapat digunakan dikemudian hari (Indriani, Armelia, and P 2018).
d. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistemtis guna terwujudnya penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Adapun prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistematis guna terwujudnya penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Menurut (Amsyah, 2003), langkah-langkah pekerjaan penyimpanan terdiri dari kegiatan: 1) Pemeriksaan yaitu memeriksa surat untuk memperoleh kepastian bahwa surat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
2) Mengindeks yaitu menentukan kata tangkap apa surat akan disimpan.
3) Surat akan tersimpan pada map dengan indeks yang sama. d. Membuat petunjuk silang untuk surat yang memiliki indeks lebih dari satu.
4) Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan.
5) Menyortir yakni mengelompokkan surat untuk persiapan penyimpanan.
6) Menyimpan yaitu menempatkan arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.
7) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali sesuai kode klasifikasi.
8) Menata arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang telah dipilih.
Menurut Agus Sugiarto (2005) prosedur penyimpanan arsip merupakan langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut:
1) Pemeriksaan dengan cara memeriksa setiap lembar surat untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
2) Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada kata tangkap apa surat akan disimpan.
3) Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan.
4) Menyortir adalah mengelompokkan surat berdasarkan kata tangkap yang sudah ditentukan. Meletakkan surat sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan (Indriani, Armelia, and P 2018).
e. Prosedur Pemeliharaan Arsip
Menurut (Barthos, 2007) pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan dari musuh arsip. Adapun musuh dan cara penanganannya adalah sebagai berikut:
1) Kelembaban dan kekeringan udara dapat diatasi dengan cara mengatur suhu dengan menggunakan pengatur suhu.
2) Sinar matahari dapat diatasi dengan menyaring sinar matahari agar tidak langsung masuk ke ruangan penyimpanan arsip,
seperti menggunakan kaca hijau atau kaca kuning pada jendela ruangan dan menutup ventilasi dengan melapisi kain.
3) Debu dapat diatasi dengan membersihkan ruangan dari debu. 4) Jamur dapat diatasi dengan melakukan fumigasi.
5) Serangga dapat diatasi dengan melakukan pembasmian dengan menggunakan racun serangga.
Langkah-langkah pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan kondisi fisik arsip dari faktor perusaknya seperti debu, cahaya, suhu udara, serangga, dan jamur. Pemeliharaan dilakukan dengan mengatasi faktor perusak arsip seperti mengatur kelembaban udara, mengatur pencahayaan sinar matahari, membersihkan debu, fumigasi, dan pembasmian serangga.
Menurut (Madiana, 2004) pemeliharaan arsip adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan penjagaan fisik arsip dan wujud arsip agar tidak lekas rusak selama mempunyai nilai guna. Adapun kegiatan mencegah kerusakan arsip sebagai berikut.
1) Memilih ruangan penyimpanan arsip sejauh mungkin dari daerah industry dan saluran air, serta membuat konstruksi bangunan yang kuat.
2) Mengatur suhu ruangan dengan melengkapi alat pengatur suhu. 3) Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung
rokok, ataupun sisa makanan.
4) Menyediakan alat penyemprotan serangga dan penyegar ruangan (Indriani, Armelia, and P 2018).
f. Nilai Guna Arsip
Nilai guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip. Berdasarkan nilai gunanya arsip, dalam hal ini termasuk arsip digital, dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
a) Nilai guna primer. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi:
a) Nilai administrasi, dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi antara lain meliputi: arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang mencakup pula pelaksanaan, arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur, instruksi, struktur personalia, daftar pegawai, dan lain sebagainya.
b) Nilai guna Keuangan, Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.
c) Nilai Guna Hukum, Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung hak-hak dan kewajiban baik jangka pendek maupun jangka panjang bagi pegawai instansi pemerintahan maupun swasta yang menyangkut kontrak, sewa-menyewa dan masih banyak lainnya.
d) Nilai guna Ilmiah dan Teknologi, Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan
b) Nilai Guna Sekunder. Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan
berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban, meliputi:
a) Nilai guna kebuktian, Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya.
b) Nilai guna Informational, Arsip yang bernilai guna informational ialah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
g. Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik
Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi atau perusahaan dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1) Mudah dilaksanakan. Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam hal pengambilan arsip.
2) Mudah dimengerti. Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai atau karyawan kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
3) Murah atau Ekonomis. Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus ekonomis baik dalam pengeluaran dana atau biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4) Fleksibel atau luwes. Fleksibel atau luwes artinya sistem pengarsipan data digitalyang digunakan dapat diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
5) Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu, sistem kearsipan digital yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan.
6) Pengawasan mudah. Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan data digital dilaksanakan dengan mempergunakan berbagai macam cara, misal: menggunakan password yang hanya diketahui oleh pengawas (Pembinaan, Badan et al. 2014).
h. Pengertian Pengarsipan Digital
Arsip elektronik atau biasanya juga disebut dengan arsip digital adalah kumpulan data yang disimpan ke dalam bentuk digital. Data arsip elektronik ini ada bermacam-macam jenisnya, misalnya ada yang berbentuk tulisan, foto, peta, suara, dan video. Mengubah arsip hardcopy (kertas) menjadi softcopy (file) biasanya disebut dengan istilah digitalisasi arsip, atau kadang-kadang disebut juga komputerisasi kearsipan. Naskah hardcopy diubah menjadi softcopy dengan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical drive. Keuntungan atau manfaat dari penggunaan arsip elektronik, antara lain :
1) Cepat ditemukan 2) Lebih fleksibel
3) Pencarian lebih mudah
4) Kemungkinan file hilang kecil 5) Hemat tempat
7) Transfer dokumen lebih mudah 8) Meningkatkan keamanan 9) Mudah dalam recovery data
i. Macam-macam Peralatan Kearsipan
Macam-macam peralatan yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan kearsipan, antara lain:
1) Filing Cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1–6 laci. Tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat.
2) Rotary Filing Cabinet (alat penyimpanan berputar)
Rotary Filing Cabinet adalah alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yangdapat digerakkan secara berputar. 3) Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau stopmap.
4) Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu tanpa pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau box file. 5) Stopmap Folio
Stopmap folio adalah map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak terjatuh.
6) Map Snelhecter
Map Snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
7) Folder
Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam box arsip secara vertikal
8) Map Gantung (hanging map)
Map gantung adalah folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai TAB untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
9) Ordner
Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator. 10) Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
11) Staple
Stapler Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler (staples) berbentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung staples melebihi tebal kertas
12) Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu (Sembiring : 2016).