ORGANISASI KEPEGAWAIAN DAN PENYUSUNAN PERATURAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI BATUSANGKAR BERBASIS WEB
TUGAS AKHIR
Ditulis Sebagai Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya (A.Md) (DIII)
Jurusan Manajemen Informatika
OLEH:
FAUZA HAMDA NIM : 1650401046
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
INTITUT AGAMA ISLAM NEGERI BATUSANGKAR
i
ABSTRAK
FAUZA HAMDA. NIM 1650401046. Judul Tugas Akhir: “SISTEM
INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB BAGIAN
ORGANISASI KEPEGAWAIAN DAN PENYUSUNAN PERATURAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI BATUSANGKAR BERBASIS WEB”. Program Diploma III Manajemen Informatika Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar.
Setelah dilakukan penelitian pada Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar ditemukan permasalahan mengenai proses penyimpanan dan pengelolaan arsip yang mana prosesnya masih menggunakan media map arsip lalu disimpan kedalam lemari arsip sebagai media penyimpanan arsip pegawai. Hal ini mengakibatkan proses pencarian data cukup memakan waktu.
Proses penyimpanan seperti ini membuka terjadinya resiko data rusak atau hilang. Baik yang disebabkan oleh dimakan rayap atau tikus, hilangnya arsip dikarenakan bencana seperti kebakaran atau kebocoran dan penyebab lainnya. Oleh karena itu diperlukan suatu pengembangan dalam pengelolaan arsip pegawai ini agar resiko seperti ini tidak terjadi, seperti menggunakan sistem pengarsipan digital yang terkomputerisasi yang menggunakan database sebagai media penyimpanannya yang dapat menghemat waktu, biaya dan tempat penyimpanan arsip pegawai atau dosen. Dalam penulisan tugas akhir ini metode penelitian yang dilakukan adalah penelitian lapangan yaitu wawancara dengan mengajukan pertanyaan dengan melalui tanya jawab dan penelitian perpustakaan. Dengan memanfaatkan sistem komputerisasi berbasis web diharapkan dapat mempermudah dalam proses penyimpanan dan pencarian dokumen saat di butuhkan dengan waktu yang lebih cepat.
ii
DAFTAR ISI
COVER
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN PERSETUJUAN PEMBIMBING PENGESAHAAN TIM PENGUJI HALAMAN PERSEMBAHAN
ABSTRAK ... i
DAFTAR ISI ... ii
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I ... 1 PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang ... 1 B. Identifikasi Masalah ... 3 C. Batasan Masalah ... 3 D. Rumusan Masalah ... 3 E. Tujuan Penelitian ... 4
F. Manfaat dan Kegunaan Penelitian ... 4
1) Manfaat Penelitian ... 4
2) Kegunaan Penelitian ... 4
G. Metode Penelitian ... 4
1) Jenis Penelitian... 4
2) Tempat dan Waktu Penelitian ... 5
3) Teknik Pengumpulan Data ... 5
H. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II ... 6
LANDASAN TEORI ... 6
A. Gambaran Umum Instansi ... 6
1. Sejarah Institut Agama Islam Negeri Batusangkar ... 6
iii
a. Visi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar ... 10
b. Misi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar ... 10
3. Struktur Organisasi Subbagian OKPP Institut Agama Islam Negeri Batusangkar... 10
4. Tugas Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri Batusangkar ... 11
B. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 22
1. Sistem ... 22
a. Klasifikasi dan Karakteristik ... 23
2. Informasi ... 24
a. Pengertian Informasi... 24
b. Silkus Informasi ... 25
c. Nilai Informasi ... 26
3. Sistem Informasi ... 27
a. Pengertian sistem informasi... 27
b. Komponen Sistem Informasi ... 28
c. Perangkat Sistem Informasi ... 29
d. Klasifikasi Sistem Informasi ... 30
4. Pengertian Pengarsipan ... 31
a. Pengertian Pengarsipan... 31
b. Penciptaan Arsip ... 32
c. Pengelolaan Kearsipan ... 32
d. Prosedur Penyimpanan Arsip ... 33
e. Prosedur Pemeliharaan Arsip ... 34
f. Nilai Guna Arsip ... 35
g. Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik ... 37
h. Pengertian Pengarsipan Digital ... 38
i. Macam-macam Peralatan Kearsipan ... 39
C. Alat Bantu Perancangan Sistem... 41
1. Aliran sistem informasi (ASI) ... 41
2. Context Diagram ... 42
iv
4. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 43
D. Perangkat Lunak Pembangun Sistem ... 44
1. PHP ... 44 a. Pengertian PHP ... 44 b. Sejarah PHP ... 44 c. Kelebihan-kelebihan PHP... 46 d. Sintak PHP ... 46 2. Web ... 47 a. Pengertian Web... 47 b. Perkembangan Web ... 47 3. MySQL ... 48 a. Pengertian MySQL ... 48
b. Struktur Directori MySQL... 48
4. Basis Data ... 49
a. Pengertian Basis Data ... 49
b. Komponen Lingukungan Basis Data ... 49
5. Adobe Dreamweaver Cs5 ... 50
a. Penegrtian Dreamweaver Cs5 ... 50
b. Menjalankan Dreamweaver CS5 ... 50
c. Mengenal Ruang Kerja Dreamweaver Cs5 ... 51
BAB III... 57
ANALISA DAN PEMBAHASAN ... 57
A. Analisa sistem yang sedang berjalan ... 57
1. Aliran Sistem Informasi yang sedang berjalan ... 58
a) Aliran Sistem Informasi Penyimpanan Dokumen ... 58
B. Perancangan Sistem ... 59
1. Perancangan Global ... 59
a) Aliran sistem yang diusulkan ... 59
b) Context Diagram... 62
c) Data Flow Diagram (DFD) ... 62
d) Entity Relasionship Diagram (ERD) ... 63
v 2. Perancangan Terinci... 65 a) Desain Output ... 65 b) Desain Input ... 65 c) Desain Tabel ... 68 BAB IV ... 77 PENUTUP ... 77 a. Kesimpulan ... 77 b. Saran ... 77 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Bagan Aliran Sistem ... 41
Tabel 2. 2 Simbol DFD ... 43
Tabel 2. 3 Entity Relation Diagram ERD ... 43
Tabel 3. 1 Desain Tabel User ... 68
Tabel 3. 2 Desain Tabel Arsip... 69
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi IAIN Batusangkar ... 11
Gambar 2. 2 Siklus Informasi ... 26
Gambar 2. 3 Tampilan lembar kerja Dreamweaver ... 51
Gambar 2. 4 Tampilan lembar kerja Dreamweaver ... 51
Gambar 2. 5 Tampilan Aplication Bar ... 51
Gambar 2. 6 Tampilan Tollbar... 52
Gambar 2. 7 Tampilan Jendela Dokumen ... 52
Gambar 2. 8 Tombol perintah untuk memilih tampilan ruang kerja... 53
Gambar 2. 9 Tampilan Panel Group ... 53
Gambar 2. 10 Tampilan Properties ... 54
Gambar 2. 11 Tampilan Tool bar Coding ... 54
Gambar 2. 12 Tampilan Panel Insert ... 55
Gambar 2. 13 Tampilan Panel Group ... 56
Gambar 2. 14 Tampilan Panel Files ... 56
Gambar 3. 1 Aliran Sistem Informasi Penyimpanan Dokumen ... 58
Gambar 3. 2 Aliran Sistem Yang Diusulkan ... 61
Gambar 3. 3 Context Diagram ... 62
Gambar 3. 4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 ... 63
Gambar 3. 5 Entity Relasionship Diagram (ERD) ... 64
Gambar 3. 6 Struktur program ... 64
Gambar 3. 7 Laporan data arsip ... 65
Gambar 3. 8 Laporan data pegawai... 65
Gambar 3. 9 Register pegawai ... 66
Gambar 3. 10 Login ... 66
Gambar 3. 11 Input data arsip ... 67
Gambar 3. 12 Input data pegawai ... 67
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Saat ini setiap instansi pasti harus memiliki sistem pengarsipan yang baik agar terciptanya proses administrasi yang baik. Hal ini juga didukung dengan adanya undang-undang tertentu yang mengatur masalah kearsipan di Indonesia yaitu Undang-undang Republik Indonesia Nomor.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Pengarsipan merupakan proses penciptaan, pengolahan, penyimpanan, penyusunan dan pemeliharaan dengan menggunakan sistem atau metode tertentu. Hal ini dilakukan guna untuk memudahkan bagi pihak-pihak tertentu dalam pencarian dokumen yang diperlukan dengan cepat dan mudah.
Dalam mengelola sebuah arsip yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyusun suatu arsip dengan baik dan nantinya arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat diperlukan. Apalagi dengan perkembangan teknologi saat ini yang mendorong kita untuk selalu tepat dan cepat setiap saatnya. Dengan adanya teknologi, lebih menjamin keamanan dari suatu data karena adanya suatu sistem keamanan data seperti pemberian kata sandi. Dalam hal kearsipan, pemanfaatan teknologi dapat berupa pembuatan sebuah sistem pengarsipan digital yang dapat menghemat tempat dan biaya karena menggunakan database sebagai media penyimpanannya. Serta mengurangi resiko terjadinya kerusakan pada data atau kehilangan data. Teknologi informasi saat ini juga didukung dengan adanya akses internet hampir di semua tempat.
Institut Agama Islam Negeri Batusangkar merupakan suatu instansi lembaga pendidikan dimana didalamn memiliki banyak unsur mulai dari mahasiswa, tenaka kependidikan dan dosen, pegawai, pekerja kontrak dan berbagai staff lainnya. Untuk tenaga kependidikan/dosen dan pegawai yang ada di IAIN Batusangkar harus dikelola sebaik dan seefisien mungkin, sehingga mudah di simpan, dikelola dan diakses kapan saja.
Proses pengelolaan arsip ini dilakukan oleh bagian Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP) IAIN Batusangkar. pada bagian Sub Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan yang pengelolaan arsip pegawainya menggunakan Sistem Abjad (Alphabetical Filling System).
Proses yang berjalan pada Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP) IAIN Batusangkar masih menggunakan map arsip sebagai media penyimpanan yang kemudian disusun kedalam lemari arsip. Arsip-arsip itu berupa SK Pegawai, Sertifikat pegawai, Ijazah pegawai, Kartu-kartu pegawai dan dokumen-dokumen penting. Penyimpanan arsip pegawai menggunakan lemari arsip ini beresiko terjadinya kerusakan arsip atau dokumen penting pegawai seperti arsip robek atau hilang. Penyimpanan didalam lemari arsip membuka kemungkinan arsip bisa dimakan rayap atau terkena jamur. Apalagi jika terjadi kebakaran atau bencana lainnya yang bisa menyebabkan arsip-arsip pegawai ini hilang.
Selain itu, proses peminjamam dokumen oleh pegawai ke kantor Subbag OKPP masih dilakukan secara manual. Karena pegawai harus datang ke kantor Subbag OKPP untuk meminjam dokumen, kemudian staff Subbag OKPP mengambil map sesuai dengan nama pegawai bersangkutan didalam lemari arsip dan mencarikan dokumen yang dibutuhkan. Setelah itu, dokumen tersebut diberikan ke pegawai tersebut untuk dipergunakan sesuai kebutuhan pegawai tersebut.
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengangkat permasalahan ini sebagai tugas akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB BAGIAN
ORGANISASI, KEPEGAWAIAN DAN PENYUSUNAN
PERATURAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas,maka penulis dapat mengidentifikasikan beberapa permasalahan yang terjadi, diantaranya:
1. Proses penyimpanan dan pengelolaan dokumen pegawai masih dilakukan secara manual sehingga cuku.p memakan waktu.
2. Penyimpanan arsip pegawai masih menggunakan map arsip dan lemari arsip sebagai media penyimpanan sehingga beresiko terjadinya kerusakan dokumen seperti dokumen robek atau hilang.
3. Dalam proses peminjaman dokumen yang dilakukan oleh pegawai memakan cukup memakan waktu sehingga kurang efektif.
4. Peminjaman arsip yang hanya bisa dilakukan didalam jam kerja menyulitkan pegawai jika membutuhkan arsip pada saat jam kerja sudah selesai atau pada hari libur.
C. Batasan Masalah
Agar penelitian yang dilakukan lebih terarah dan dapat mencapai tujuan yang diinginkan, serta disesuaikan dengan identifikasi masalah yang telah didapat maka penulis akan membatasi masalah yaitu tentang penyimpanan dan pengolahan arsip dosen dan pegawai pada Sub Bagian Organisasi, Kepegawaian Dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar secara digital dan terkomputerisasi.
D. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka dapat dibuat suatu rumusan masalah yaitu sistem yang bagaimanakah yang harus dirancang agar proses pengelolaan arsip pegawai dapat lebih efisisen dan efektif, dapat megurangi resiko terjadinya kerusakan pada arsip serta dapat memudahkan pegawai dalam meminjam dokumen yang dibutuhkan kapanpun dan dimanapun.
E. Tujuan Penelitian
Berdasarkan uraian diatas,maka adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sebuah sistem informasi pengarsipan digital pada Kepegawaian Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar.
F. Manfaat dan Kegunaan Penelitian
1) Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Sistem ini dapat membantu Staff Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan IAIN Batusangkar dalam Pengelolaan Arsip Pegawai.
b. Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan reverensi untuk penelitian lebih lanjut.
2) Kegunaan Penelitian
Adapun kegunaan dari dilakukanya penelitian ini diantaranya sebagai berikut:
a. Bagi Subbag OKPP, dapat mempermudah dalam proses pengelolahan, penyimpanan dan pemeliharaan dokumen dosen dan pegawai yang ada di IAIN Batusangkar.
b. Bagi Dosen dan pegawai, diharapkan dengan adanya sistem ini dapat mempermudah dosen dan pegawai dalam meminjam dokumen dimanapun dan kapanpun.
c. Sebagai persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Diploma III(D.III) Manajemen Informatika pada IAIN Batusangkar.
G. Metode Penelitian
1) Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang penulis lakukan pada penelitian kali ini adalah penelitian lapangan (Field Research).
2) Tempat dan Waktu Penelitian
Tempat penelitian dilakukan adalah kantor Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan IAIN Batusangkar yang beralamat di Jln. Sudirman no 137 Lima Kaum, Batusangkar. Penulis melakukan penelitian ini dimulai dari bulan Februari-Juli 2019.
3) Teknik Pengumpulan Data
Jenis penelitian yang penulis gunakan dalam penelitian kali ini adalah Wawancara, yaitu mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan permasalahan yang adayang nantinya akan membantu dalam pembuatan sistem informasi yang baru.
H. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir tugas akhir ini dibagi kedalam IV bab yang disusun sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan. Bab ini merupakan bab yang memuat uraian masalah yang dibuat dalam bentuk latar belakang masalah, identifikasi masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, kegunaan penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II Landasan Teori. Merupakan bab yang berisikan teori yang diambil baik itu dari buku, jurnal-jurnal, artikel-artikel dan referensi lainnyayang berhubungan dengan masalah yang diangkat.
BAB III Analisa dan Perancangan. Bab ini membahas tentang analisa sistem yang sedang berjalan dan sistem yang diusulkan.
BAB IV Penutup. Bab ini memuat kesimpulan yang didapat selama pembuatan tugas akhir serta saran yang akan menjadi masukan bagi penulis maupun untuk sistem yang dibuat untuk perkembangan sistem yang lebih baik.
6 BAB II
LANDASAN TEORI
A. Gambaran Umum Instansi
1. Sejarah Institut Agama Islam Negeri Batusangkar
Intitut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar merupakan salah satu perguruan tinggi Islam yang ada di provinsi Sumatra Barat. Awalnya Institut ini merupakan Fakultas Tarbiyah IAIN Imam Bonjol. Setelah itu pada tahun 1997 status dari Fakultas ini berubah menjadi Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar. Perubahan status ini berdasarkan Kepres No. 11/1997 dan surat keputusan Meteri Agama RI No. 285/1997, dan memberi akses kepada STAIN Batusagkar untuk “Duduk sama rendah dan berdiri sama tinggi” dengan berbagai perguruan tinggi lainnya.
Maka dengan beralihnya status ini, seluruh dosen dan karyawan beserta sarana dan prasarana Fakultas Tarbiyah IAIN Imam Bonjol Batusangkar beralih menjadi aset STAIN Batusangkar. Pada saat perubahan status, STAIN Batusangkar memiliki 2 jurusan yaitu Jurusan Tarbiyah dan Jurusan Syariah. Untuk jurusan Tarbiyah sendiri memiliki 3 Program Studi yaitu Pendidikan Agama Islam (PAI), Pendidikan Bahasa Arab (PBA), dan Kependidikan Islam (KI). Sedangkan di Jurusan Syariah hanya mempunyain satu Program Studi yaitu Ahwal Al-Syakhshiyah.
Perkembangan terus berlanjut sampai tahun 2000 dengan dikeluarkannya izin penyelenggaraan Program Studi Muamalah (Ekonomi Islam Konsentrasi Perbankan Syariah) dan Program Studi Tadris Bahasa Inggris. Kemudian pada tahun 2005 dibuka Program Studi Tadris Matematika, selanjutnya pada tahun 2009 dibuka Program Studi Hukum Ekonomi Syariah. Setelah 2 tahun tepatnya
tahun 2011 dibuka Program Studi Ekonimo Syariah pada Jurusan Syariah kemudian pada tahun 2012 dibuka Program Studi Bimbingan Konseling, Tadris Fisika dan dan Tadris Biologi pada Jurusan Tarbiyah serta Program Studi Manajemen Informatika (D3).
Perkembangan STAIN Batusangkar terus berlanjut sampai keluarnya izin penyelenggaraan Program Studi jenjang Strata 2 (S2) Manajemen Pendidikan Islam pada tahun 2010 dan Hukum Ekonomi Syariah tahun 2012. Pada tahun 2014, STAIN Bausangkar kembali diberi kepercayaan oleh Kementrian Agama RI untuk menyelenggarakan 6 Program Studi baru. Keenam Program Studi baru tersebut diantaranya Program Studi Pendidikan Guru Raudhatul Athfal (PGRA), Program Studi Hukum Tata Negara Islam (Siyasah), Program Studi Ilmu Quran Tafsir, Program Studi Ilmu Hadis, Program Studi Komunikasi Penyiaran Islam, dan Program Studi S2 Pendidikan Agama Islam.
Dengan demikian sampai tahap akhir STAIN Batusangkar menyelenggarakan 3 (tiga) Jurusan dan 21 (dua puluh satu) program studi diataranya:
a. Jurusan Tarbiyah, memiliki sembilan Program Studi, yaitu: 1) Pendidikan Agama Islam (PAI)
2) Pendidikan Bahasa Arab (PBA) 3) Manajemen Pendidikan Islam (MPI) 4) Tadris (Pendidikan) Bahasa Inggris 5) Tadris (Pendidikan) Matematika 6) Tadris (Pendidikan) Biologi 7) Tadris (Pendidikan) Fisika 8) Bimbingan dan Konseling (BK)
9) Program Studi Pendidikan Guru Raudhatul Afthal (PGRA) b. Jurusan Syariah, memiliki sembilan Program Studi yaitu:
1) Ahwal al-Syakhshiyyah (Hukum Kekeluargaan Islam) 2) Perbankan Syariah
3) Hukum Ekonomi Syariah (Muamalah) 4) Ekonomi Syariah
5) Hukum Tata Negara Islam (Siyasah) 6) Ilmu Qur’an dan Tafsir
7) Program Studi Ilmu Hadis
c. Program Pascasarjana, memiliki tiga program studi yaitu 1) Program Studi Manajemen Pendidikan Islam
2) Hukum Ekonomi Syariah 3) Pendidikan Agama Islam.
Setelah kurang lebih 18 tahun berdiri, akhirnya pada akhir tahun 2015 Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar resmi beralih status menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar melalui Perpres No. 147 tahun 2015, tanggal 23 Desember 2015. Tujuan dari Institut Agama Islam Negeri Batusangkar diantaranya:
a. Terwujudnya program studi yang unggul dalam pengembangan keilmuan yang interaktif dan inter-konektif.
b. Terbangunnya iklim akademik yang mendukung terhadap pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi berbasis riset dan kearifan lokal.
c. Terwujudnya hasil riset yang kompetitif dan berdaya guna untuk umat, bangsa dan kemanuasiaan.
d. Penguatan sumber daya pendidik dan tenaga kependidikan yang cerdas dan professional.
e. Terwujudnya lulusan yang cerdas secara intelektual, spiritual, emosional, sosial dan berdaya saing dalam dunia kerja.
f. Terbangunnya tata kelola yang akuntabel, bersih dan modern berbasis ICT (Information, Communication and Technology). g. Bertambahnya kerjasama dengan berbagai pihak dalam pencapaian
visi dan misi institusi (Website IAIN Batusangkar:2019).
Agar suatu instansi dapat berjalan dengan baik, diperlukan suatu pengolahan data yang baik. Karena data dalam suatu instansi sangatlah penting untuk kemajuan dari instansi tersebut. Di institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar, proses pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan data dilakukan oleh bagian Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP). Disini semua arsip dosen dan pegawai yang ada di IAIN Batusangkar dikelola, disimpan dan dipelihara agar data tidak rusak ataupun hilang. 2. Visi Misi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar
Visi dan misi merupakan serangkaian kata yang menunjukkan impian, cita-cita atau nilai inti sebuah organisasi, perusahaan atau instansi. Visi merupakan tujuan masa depan sebuah instansi, organisasi, atau perusahaan. Visi juga adalah pikiran-pikiran yang ada di dalam benak para pendiri. Pikiran-pikiran tersebut adalah gambaran tentang masa depan yang ingin dicapai.
Misi adalah tahapan-tahapan yang harus dilalui untuk mencapai visi tersebut. Selain itu, misi juga merupakan deskripsi atau tujuan mengapa perusahaan, organisasi atau instansi tersebut berada di tengah-tengah masyarakat. Misi juga bisa dikatakan sebagai penjabaran sebuah visi. Jika visi hanya dituliskan dalam satu kalimat saja, maka misi akan dijabarkan dengan beberapa kalimat yang mudah untuk dipahami pembaca atau siapa saja yang melihatnya. Setiap instansi harus memiliki visi dan misi masing-masing, begitu pula dengan Instansi Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar. Berikut
merupakan visi dan misi dari Instansi Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar.
a. Visi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar
“ INTEGRATIF DAN INTERKONEKTIF DALAM
KEILMUAN, BERKEARIFAN LOKAL, BEREPUTASI GLOBAL ”
b. Misi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar
Adapun misi dari Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar adalah sebagai beikut:
1) Menghasilkan lulusan yang cerdas secara intelektual, spritual, emosional, sosial, dan berdaya saing dalam dunia kerja.
2) Mewujudkan pendidikan tinggi Islam yang berdaya saing internasional untuk kepentingan umat, bangsa, dan kemanusiaan.
3) Mewujudkan pendidikan/pengajaran secara integratif dan interkonektif yang relevan dengan perkembangan keilmuan internasional dan tuntutan pengguna serta kearifan lokal. 4) Menghasilkan penelitian yang berbasis integratif,
interkonektif, dan berbasis kearifan lokal.
5) Mempelopori kegiatan pengabdian pada masyarakat yang berbasis riset dan kearifan lokal (Website IAIN Batusangkar:2019).
3. Struktur Organisasi Subbagian OKPP Institut Agama Islam Negeri Batusangkar
Agar suatu instansi dapat berjalan dengan baik, diperlukan suatu pengolahan data yang baik. Karena data dalam suatu instansi sangatlah penting untuk kemajuan dari instansi tersebut. Di institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar, proses pengolahan,
penyimpanan dan pemeliharaan data dilakukan oleh bagian Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP). Disini semua arsip dosen dan pegawai yang ada di IAIN Batusangkar dikelola, disimpan dan dipelihara agar data tidak rusak ataupun hilang. Struktur organisasi pada Sub Bagian Organisasi kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar disusun dalam bentuk bagan organisasi. Subbag OKPP dikepalai oleh Kepala Bagian Umum, kemudian berlanjut ke Kepala Sub Bagian Umum dan seterusnya beberapa bagian Jabatan Fungsional Umum (JFU). Untuk lebih jelasnya, Struktur Organisasi Staff OKPP Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar dapat dilihat pada Gambar 2.1 dibawah ini :
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi IAIN Batusangkar (Website OKPP IAIN Batusangkar:2019)
4. Tugas Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri Batusangkar
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45, Bagian Umum menyelenggarakan fungsi:
b. pelaksanaan kerumahtanggaan, perlengkapan, dan pengelolaan barang milik negara.
c. pelaksanaan hubungan masyarakat, dokumentasi, dan publikasi. d. pelaksanaan penataan organisasi, tata laksana, dan kepegawaian. e. penyusunan peraturan perundang-undangan
Namun secara keseluruhan, tugas dari Staff OKPP Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar Diantaranya Sebagai Berikut:
a. Melakukan penyiapan urusan penataan organisasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
1) Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan
2) Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep bahan penataan organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar
3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan penataan organisasi di lingkungan Institut Agama Islam Negeri Batusangkar
4) Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan penataan organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar sesuai hasil pembahasan beserta konsep surat/nota dinasnya
5) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan rancangan penataan organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar beserta konsep surat/nota dinasnya dan menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum
6) Membahas konsep bahan rancangan penataan organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar bersama Kepala Bagian Umum dan unit terkait lainnya
7) Melaksanakan finalisasi konsep bahan rancangan penataan organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar dan menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum
8) Memantau pelaksanaan tugas.
b. Menyiapkan naskah rancangan penataan jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan IAIN Batusangkar.
1) Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan
2) Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan penataan jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan IAIN Batusangkar
3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan penataan jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan IAIN Batusangkar
4) Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan penataan jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan Kementerian Agama sesuai dengan hasil pembahasan beserta konsep surat/nota dinasnya
5) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penataan jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan IAIN Batusangkar
6) Membahas konsep penataan jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan IAIN Batusangkar bersama Kepala Bagian Umum bersama Kepala Bagian Umum dan unit terkait lainnya
7) Menugaskan pelaksana untuk melakukan koordinasi penyusunan penataan jabatan fungsional (JFU) di setiap unit IAIN Batusangkar
8) Melaksanakan finalisasi konsep bahan penyusunan penataan jabatan fungsional umum (JFU) di setiap unit IAIN Batusangkar dan menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum dan unit terkait lainnya; dan
9) Memantau pelaksanaan tugas.
c. Melakukan penyiapan urusan analisis jabatan (penyusunan uraian jabatan) sesuai dengan peraturan perundang-undangan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
1) Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan
2) Menugaskan pelaksana untuk penyiapan konsep bahan penyusunan uraian jabatan di lingkungan IAIN Batusangkar 3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan
penyusunan uraian jabatan di lingkungan IAIN Batusangkar 4) Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan
penyusunan uraian jabatan di lingkungan Kementerian Agama sesuai hasil pembahasan beserta konsep surat/nota dinasnya 5) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penyusunan uraian
jabatan di lingkungan IAIN Batusangkar
6) Membahas konsep bahan penyusunan uraian jabatan di lingkungan IAIN Batusangkar bersama Kepala Bagian Umum dan unit terkait lainnya
7) Menugaskan pelaksana untuk melakukan koordinasi penyusunan uraian jabatan di setiap unit IAIN Batusangkar
8) Melaksanakan finalisasi konsep bahan penyusunan uraian jabatan di setiap unit IAIN Batusangkar dan menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum dan unit terkait lainnya
9) Memantau pelaksanaan tugas.
d. Melakukan penyiapan penyusunan analisis beban kerja di IAIN Batusangkar sesuai dengan peraturan perundang-undangan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
2) Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep bahan penyusunan analisis beban kerja di lingkungan IAIN Batusangkar
3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan penyusunan analisis beban kerja di lingkungan IAIN Batusangkar
4) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penyusunan analisis beban kerja di lingkungan IAIN Batusangkar
5) Menugaskan pelaksana untuk melakukan koordinasi penyusunan analisis beban kerja di setiap unit IAIN Batusangkar
6) Membahas konsep rancangan penyususunan analisis beban kerja di lingkungan IAIN Batusangkar bersama Kepala Bagian Umum, Kepala Biro Administrasi Umum Akademik dan Kemahasiswaan dan unit terkait lainnya
7) Melaksanakan finalisasi konsep rancangan penyusunan analisis beban kerja di lingkungan IAIN Batusangkar dan menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum
8) Memantau pelaksanaan tugas.
e. Melakukan penyusunan dan evaluasi standar operasional prosedur administrasi pemerintahan di IAIN Batusangkar sesuai dengan peraturan perundang-undangan sebagai standar pelaksanaan tugas. 1) Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan
2) Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep bahan penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan IAIN Batusangkar
3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan penyusunan penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan IAIN Batusangkar
4) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan IAIN Batusangkar
5) Menugaskan pelaksana untuk melakukan koordinasi penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan IAIN Batusangkar
6) Membahas konsep rancangan penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan IAIN Batusangkar bersama Kepala Bagian Umum, Kepala Biro Administrasi Umum Akademik dan Kemahasiswaan dan unit terkait lainnya
7) Melaksanakan finalisasi konsep rancangan penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan IAIN Batusangkar dan menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum; dan
8) Memantau pelaksanaan tugas.
f. Melakukan pelayanan kenaikan pangkat dan pensiun serta pengarsipan dokumen kenaikan pangkat dan pensiun di IAIN Batusangkar sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan dan pengadministrasian kenaikan pangkat dan pensiun
2) Menugaskan JFU untuk menyiapkan rilis PNS yang akan naik pangkat setiap 6 bulan sebelum periode beserta prosedur dan persyaratan yang dibutuhkan
3) Menugaskan JFU untuk menerima dan melakukan verfikasi berkas usulan kenaikan pangkat dan pensiun di lingkungan IAIN Batusangkar
4) Meneliti dan mengoreksi kelengkapan berkas usulan kenaikan pangkat dan pensiun di lingkungan IAIN Batusangkar untuk disiapkan usulan kenaikan pangkat atau pensiun
5) Menugaskan JFU untuk menyiapkan nota usul mutasi sampai dengan III/c dan usulan kenaikan pangkat sampai III/d ke atas 6) Menugaskan JFU menyiapkan konsep SK kenaikan pangkat
sampai III/c berdasarkan persetujuan BKN
7) Meneliti dan mengoreksi konsep SK kenaikan pangkat III/c ke bawah di lingkungan IAIN Batusangkar untuk diteruskan kepada Rektor
8) Menugaskan pelaksana menyiapkan SPMT/SPMJ SK Pejabat Fungsional berdasarkan SK Kenaikan Pangkat
9) Menugaskan pelaksana melakukan distribusi SK KP, SPMT/SPMJ kepada pihak terkait dan pengarsipan dalam file pegawai dan digitalisasi arsip dan Memantau pelaksanaan tugas. g. Melakukan pelayanan pengusulan tugas belajar dan ijin belajar
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan dan pengadministrasian tugas belajar dan ijin belajar
2) Menugaskan JFU untuk menyiapkan data base tugas belajar dan ijin belajar dan pengarsipan dokumen
3) Menugaskan JFU untuk menerima dan memeriksa usulan dan perpanjangan tugas belajar dan ijin belajar
4) Menugaskan JFU untuk membuat draft usulan dan perpanjangan tugas belajar dan ijin belajar
5) Menugaskan JFU untuk membuat draft SK penghentian sementara dari jabatan fungsional bagi PNS tugas belajar dan mengoreksi hasil draft
6) Menugaskan JFU untuk membuat draft SK pengaktifan kembali dalam jabatan fungsional bagi PNS tugas belajar dan mengoreksi hasil darft
h. Melakukan pelayanan styalancana karya satya
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan dan pengadministrasian pengusulan satya lencana karya satya
2) Menugaskan JFU untuk menerima dan memeriksa kelengkapan berkas usulan pengusulan satya lencana karya satya
3) Menugaskan JFU untuk membuat draft pengantar pengusulan satya lencana karya satya dan mengoreksi kelengkapan usulan. i. Melakukan pelayanan penilaian jabatan fungsional dosen
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan dan pengadministrasian pelayanan penilaian jabatan fungsional dosen
2) Menugaskan JFU untuk menerima dan memeriksa kelengkapan berkas usulan penilaian jabatan fungsional dossen
3) Menugaskan JFU untuk memeriksa kebenaran dan kelengkapan daftar usulan penilaian angka kredit dosen, dan memperbaiki kesalahan yang ada berdasarkan sotf copy yang diserahkan pengusul
4) Menyiapkan usulan dan kelengkapan usulan penilaian ke Dikits untuk penilaian Jabatan Fungsional Lektor Kepala dan Guru Besar
5) Menyiapkan undangan dan kelengkapan berkas sampai dengan lektor untuk sidang penilaian Jabatan Fungsional Dosen
6) Mengikuti sidang Penilaian Angka Kredit Dosen
7) Menyiapkan draft SK PAK sampai dengan Lektor berdasarkan hasil sidang Penilaian Angka Kredit Dosen.
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan dan pengadministrasian pelayanan penilaian prestasi kerja PNS 2) Menugaskan JFU untuk mendistribusikan dan menghimpun
kembali sasaran kerja pegawai
3) Menugaskan JFU untuk mendistribusikan form penilaian prestasi kerja kepada atasan dan menghimpun dan mengecek kesesuaian hasil capaian kinerja yang telah dievaluasi atasan PNS dan mencetak dalam bentuk Lembar Penilaiain Prestasi Kerja PNS
4) Menugasknan JFU menghimpun tanda tangan pegawai, pejabat penilai, dan atasan pejabat penilai, menggandakan, mengarsipkan dan mendistribusikan PPKPNS sesuai kebutuhan. k. Melakukan pelayanan administrasi cuti dan perizinan pegawai.
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan administrasi cuti dan pelayanan perizinan pegawai
2) Menugaskan JFU untuk menyiapkan usulan cuti dan draft surat izin cuti dan melakukan verifikasi cuti di lingkungan Rektorat dan Biro AUAK
3) Menugaskan JFU untuk menggandakan dan mengarsipkan surat izin cuti dilingkungan Rektorat dan Biro AUAK .
l. Melakukan pelayanan SK Mutasi internal IAIN Batusangkar, surat tugas, surat keterangan, rekomendasi, surat pengantar subbag. OKPP.
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan SK Mutasi internal IAIN Batusangkar, surat tugas, surat keterangan, rekomendasi, pengantar umum subbag OKPP
2) Menerima disposisi, mentelaah dan menugaskan JFU untuk menyiapkan darft SK mutasi internal IAIN Batusangkar, surat
tugas, surat keterangan, rekomendasi, pengantar umum subbag OKPP
3) Mengoreksi draft SK mutasi internal IAIN Batusangkar, surat tugas, surat keterangan, rekomendasi, surat pengantar subbag OKPP dan meneruskan kepada Kabag Umum
4) Menugaskan JFU menggandakan, mengarsipkan dan mendistribusikan SK mutasi internal IAIN Batusangkar, surat tugas, surat keterangan, rekomendasi, surat pengantar Subbag OKPP.
m. Melakukan administrasi tenaga kontrak.
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan administrasi tenaga kontrak
2) Menerima disposisi, mentelaah dan menugaskan JFU untuk menyiapkan draft SK dan perjanjian kerja tenaga kontrak baru dan perpanjangan
3) Mengoreksi darft SK dan perjanjian kerja tenaga kontrak baru dan perpanjangan dan meneruskan kepada Kabag Umum
4) Menugaskan JFU menggandakan, mengarsipkan dan mendistribusikan SK dan perjanjian kerja tenaga kontrak baru dan perpanjangan
5) Menugaskan JFU untuk melakukan pendataan dan pengarsipan tenaga kontrak.
n. Melakukan administrasi presensi pegawai
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan administrasi presensi pegawai;
2) Melakukan verfikasi cuti dan perizinan pegawai berdasarkan disposisi pejabat yang berwenang, dan menugaskan JFU mengentri dalam sistem absen elektronik
3) Menugaskan JFU melakukan rekapitulasi absensi periode bulanan, dan pencetakan absensi bulanan untuk kepentingan pembayaran uang makan dan remunerasi pegawai
4) Melakukan supervisi dan kontrol pengadministrasian presensi pegawai.
o. Melakukan penataan data pegawai negeri sipil melalui SIMPEG, SAPK dan manual
1) Melakukan bimbingan dan pembagian tugas pemutakhiran data PNS berbasis SIMPEG, SAPK dan manual
2) Melakukan evaluasi data secara berkala dan melakukan pencetakan DUK minimal 2 kali setahun.
p. Melakukan penyiapan dokumen bazeting, peta jabatan, rencana kebutuhan pegawai, dan rencana redistribusi pegawai berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis beban kerja.
1) Melakukan penyiapan bahan dan usulan kebutuhan diklat. 2) Melakukan koordinasi dan pendataan kebutuhan Diklat PNS di
lingkungan IAIN Batusangkar
3) Menugaskan JFU melakukan pendataan kebutuhan diklat pegawai
4) Melakukan koordinasi dengan badan Balai Diklat Keagamaan, Pusat Diklat, dan Lembaga Diklat terkait untuk memenuhi kebutuhan diklat PNS IAIN Batusangkar
q. Melakukan penyiapan bahan penyusun peraturan/keputusan Rektor 1) Menyiapkan rancangan prosedur penyiapan bahan penyusun
peraturan/keputusan Rektor
2) Menerima disposisi, mentelaah dan menugaskan JFU untuk menyiapkan draft peraturan/keputusan Rektor yang diusulkan oleh stake holder atau pimpinan
3) Mengoreksi draft peraturan/keputusan Rektor yang diusulkan oleh stake holder atau pimpinan untuk diteruskan kepada Kabag Umum
4) Menugaskan JFU untuk menggandakan dan mendistribusikan peraturan/keputusan Rektor sesuai kebutuhan
5) Menyiapkan telaah dan saran hukum sesuai dengan permintaan Pimpinan.
r. Mengevaluasi kegiatan dan kinerja bawahan langsung melalui penilaian hasil pelaksanaan tugas dan prestasi kerja ke dalam penilaian prestasi kerja PNS (PPPNS)
1) Memeriksa usul penetapan PPKPNS 2) Menilai hasil kinerja bawahan langsung
3) Memberikan nilai PPKPNS pelaksana/fungsional (Anjab JFU Pengembang Pegawai,OKPP IAIN Batusangkar).
B. Konsep Dasar Sistem Informasi
1. Sistem
Sistem mempunyai beberapa arti yang tujuannya adalah mencapai suatu sasaran tertentu. Para ahli mengemukakan pegertian sistem diantaranya sistem merupakan sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas jumlah komponen fungsional dengan satuan fungsi dan tugas khusus yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses tertentu (fathansyah, 2012)
Menurut Tata Sutabri (2012) sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubunganya satu dengan yang lain, yang berfungi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Abdul Kadir (2014) sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.
Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan bagian-bagian yang saling berkumpul dan saling
berhubungan antara satu dan yang lainnya untuk memenuhi tujuan tertentu yang akan direncanakan secara bersama.
a. Klasifikasi dan Karakteristik
Menurut (Tata Sutabri, 2012) karakteristek sistem dapat dilihat dari:
1) Komponens sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut berupa suatu bentuk subsistem.
2) Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainya atau sistem dengan lingkungan luarrnya.
3) Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
Lingkungan luar sistem adalah bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut.
4) Penghubung sistem
Penghubung sistem atau interface adalah media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lainya.
5) Masukan sistem (input)
Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input)
6) Keluaran sistem (output)
Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem lain. Seperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, dimana informasi ini digunakan sebagai
masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem lain.
7) Pengolahan sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
8) Sasaran (objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deferministik.
2. Informasi
a. Pengertian Informasi
Mc Fadden (Kadir : 2014) mendefenisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Shannon dan Weaver (Kadir : 2014) menurut mereka informasi adalah jumlah ketidak pastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima. Davis (Kadir : 2014) informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Menurut (Tata Sutabri,2012) informasi (information) adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau di interpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan.
Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan dalam suatu bidang usaha. Sistem apapun tanpa ada informasi tidak akan berguna, karena sistem tersebut akan mengalami kemacetan
dan akhirnya akan berhenti. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran informasi, dan sebagainya.
Hubungan antara data dan informasi dapat dihambarkan seperti berikut, Informasi adalah suatu hal yang diperlukan oleh orang-orang. Informasi merupakan suatu pesan yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. Berikut ini merupakan beberapa pengertian informasi. Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerima. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, maka informasi menjadi tidak diperlukan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah sedemikian rupa kemudian dapat berarti penerimanya untuk mengambil sebuah keputusan saat maupun yang akan datang.
b. Silkus Informasi
Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti Gambar 2.2 dibawah ini :
Input (Data) Hasil Tindakan Tindakan Keputusan Output (Informasi) Proses (Model)
Gambar 2. 2 Siklus Informasi (Wahyono : 2004)
Pada gambar 2.4 dapat dilihat bahwa pada awalnya data dimasukan kedalam model yang umunya memiliki proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan menghasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Kemudian menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data nantinya akan dimasukan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga menciptakan siklus yang berkesinambungan.
c. Nilai Informasi
Menurut (Tata Sutabri, 2012) nilai informasi didasarkan 10 sifat yaitu:
1) Mudah diproleh, Sifat ini menunjukan kemudahan dan kecepatan untuk memproleh informasi.
2) Luas dan lengkap, Sifat ini menunjukan kelengkapan isi informasi.
3) Ketelitian, Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan daei kesalahan keluaran informasi.
4) Kecocokan, Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubunganya dengan permintaan para pemakai 5) Ketepatan waktu
6) Kejelasan
7) Keluwesan, Sifat ini berhubungan dengan apakah informasi tersebut dapat digunakan untuk membuat lebih dari satu keputusan, tetap juga apakah dapat digunakan lebih dari seseorang pengambil keputusan.
8) Dapat dibuktikan, Sifat ini menunjukan sejauh mana informasi itu dapat di uji oleh beberapa pemakai sehingga sampai didapatkan kesimpulan yang sama.
9) Tidak ada prasangka, Sifat ini berhubungan dengan ada tidaknya keinginan untuk mengubaha informasi tersebut guna mendapatkan kesimpulan yang telah diarahkan sebelumnya. 10) Dapat diukur, Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi formal. 3. Sistem Informasi
a. Pengertian sistem informasi
Menurut Abdul Kadir sistem informasi adalah sistem yang berbasis komputer (Kadir :2014). Sedangkan Hall (Kadir : 2014) berpendapat sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai. Gelinas, dkk (Kadir : 2014) memberikan pengertian mengenai sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat manusia secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.
Adapun pendapat Wikidinson (Kadir : 2014) sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran perusahaan. Dari pendapat ahli tersebut dapat kita simpulkan bahwa sistem informasi adalah sistem yang dibuat manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam suatu oranganisasi yang memiliki tujuan untuk mendapapatkan informasi.
b. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang teintegrasi dan membentuk satu kesatuan yang satu sasaran sistem. Berikut komponen-komponen sistem informasi:
1) Blok masukan (Input Block)
Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2) Blok model (Model Block)
Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur,logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.
3) Blok keluaran (Ouput block)
Block keluaran berupa data-data keluaran seperti dokumen ouput dan informasi yang berkualitas.
4) Blok teknologi (Technologi Block)
Blok teknologi digunakan untuk menerima input,menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6) Blok kendali (Controls Block)
Meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan/kegagalan sistem.
c. Perangkat Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut :
1) Hardware
Bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi, seperti komputer, printer, dan teknologi jaringan komputer.
2) Software
Bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya.
3) Data
Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.
4) Prosedur
Merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses-proses yang terjadi dalam sistem.
5) Manusia
Merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi, yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah First Level Manager, Staff Specialist, Management. (Wahyono : 2004).
d. Klasifikasi Sistem Informasi
Ada berbagai cara untuk mengelompokan sistem informasi. Klasi fikasi yang umum dipakai antara lain didasarkan pada :
1) Level Organisasi
Berdasakan level organisasi, sistem informasi dikelompokan menjadi sistem informasi departemen, sistem informasi perusahaan dan sistem informasi antara organisasi. 2) Area Fungsional
Beberapa sistem informasi fungsional yang umum adalah sistem informasi akutansi, sistem informasi keuangan, sistem informasi manufaktur, sistem informasi pemasaran dan sistem informasi SDM.
3) Dukungan yang diberikan/tersedia
Berdasarkan dukungan yang dibrikan kepada pemakai, macam sistem infmasi yang digunakan pada semua area fungsional dalam organisasi bapat diklasifikasikan menjadi sistem pemrosesan transaksi, sistem informasi manajemen, sistem otomatis perkantoran, sistem pendukung keputusan, sistem informasi eksekutif, sistem pendukung kelompok dan sistem pendukung cerdas.
4) Menurut arsitektur sistem
Berdasarkan arsitektur yang mendasarinya, sistem informasi dibedakan menjadi 3 jenis yaitu sistem berbasis mainframe, sistem komputer pribadi (PC) tunggal dan sistem tersebar atau sistem komputerisasi jaringan. (Kadir : 2014).
4. Pengertian Pengarsipan
a. Pengertian Pengarsipan
Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani Archaios yang berarti lama, kuno, namun arsip mempunyai makna sebagai power atau kekuasaan (Arche). Dari kata arche jadi kata Archeion atau Archivum (bahasa Latin), yang berarti gedung pemerintahan, tempatnya para penguasa itu berada. lama-lama Archium tidak hanya berarti gedungnya saja, tetapi isi dari apa yang terdapat dalam gedung/disimpan dalam gedung itupun dinamakan arsip.
Arsip sebagaimana dijelaskan dalam undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Pengertian arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli (original record), atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. menurut kamus internasional Bahasa Indonesia, pengertian arsip yaitu simpanan surat-surat penting, berdasarkan pendapat ini tak seluruhnya surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip seandainya memenuhi persyaratan berikut ini :
1) Surat tersebut harus masih memiliki kepentingan guna organisasi/lembaga baik untuk masa sekarang ini dan masa yang akan datang;
2) Surat yang menyimpan keperluan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga mempermudah temu balik apabila digunakan lagi.
Arsip merupakan bagian penting dari Manajemen dan administrasi perkantoran dan di zaman sekarang sistem pengarsipan sudah tersedia dalam berntuk sistem arsip dokumen digital (Sembiring : 2016).
b. Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar dan rekaman merupakan aktifitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktifitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
c. Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pencatatan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik menyangkut soal pemerintahan maupun bukan soal pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan (Barthos, 2007).
Menurut (Wijaya, 2003), tata cara pengelolaan arsip yang sering dikenal dengan tata kearsipan yang terdiri atas kegiatan pengumpulan berkas, penyimpanan, pengklasifikasian, dan penyusutan berkas. Menurut (Wijayanti, 2000), aktivitas pokok pengelolaan arsip adalah menyimpan warkat, tetapi tujuan yang utama adalah menemukan kembali secara cepat suatu warkat yang
disimpan, sehingga untuk keperluan penemuan kembali itulah maka arsip harus diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.
Jadi dapat disimpulkan dari pendapat diatas, bahwa pengelolaan arsip merupakan setiap kegiatan menghasilkan sebuah infomasi yang harus dikelola. Oleh karena itu, arsip harus tetap dipelihara dengan sebaik-baiknya dan dapat digunakan dikemudian hari (Indriani, Armelia, and P 2018).
d. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistemtis guna terwujudnya penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Adapun prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistematis guna terwujudnya penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Menurut (Amsyah, 2003), langkah-langkah pekerjaan penyimpanan terdiri dari kegiatan: 1) Pemeriksaan yaitu memeriksa surat untuk memperoleh kepastian bahwa surat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
2) Mengindeks yaitu menentukan kata tangkap apa surat akan disimpan.
3) Surat akan tersimpan pada map dengan indeks yang sama. d. Membuat petunjuk silang untuk surat yang memiliki indeks lebih dari satu.
4) Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan.
5) Menyortir yakni mengelompokkan surat untuk persiapan penyimpanan.
6) Menyimpan yaitu menempatkan arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.
7) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali sesuai kode klasifikasi.
8) Menata arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang telah dipilih.
Menurut Agus Sugiarto (2005) prosedur penyimpanan arsip merupakan langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut:
1) Pemeriksaan dengan cara memeriksa setiap lembar surat untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
2) Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada kata tangkap apa surat akan disimpan.
3) Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan.
4) Menyortir adalah mengelompokkan surat berdasarkan kata tangkap yang sudah ditentukan. Meletakkan surat sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan (Indriani, Armelia, and P 2018).
e. Prosedur Pemeliharaan Arsip
Menurut (Barthos, 2007) pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan dari musuh arsip. Adapun musuh dan cara penanganannya adalah sebagai berikut:
1) Kelembaban dan kekeringan udara dapat diatasi dengan cara mengatur suhu dengan menggunakan pengatur suhu.
2) Sinar matahari dapat diatasi dengan menyaring sinar matahari agar tidak langsung masuk ke ruangan penyimpanan arsip,
seperti menggunakan kaca hijau atau kaca kuning pada jendela ruangan dan menutup ventilasi dengan melapisi kain.
3) Debu dapat diatasi dengan membersihkan ruangan dari debu. 4) Jamur dapat diatasi dengan melakukan fumigasi.
5) Serangga dapat diatasi dengan melakukan pembasmian dengan menggunakan racun serangga.
Langkah-langkah pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan kondisi fisik arsip dari faktor perusaknya seperti debu, cahaya, suhu udara, serangga, dan jamur. Pemeliharaan dilakukan dengan mengatasi faktor perusak arsip seperti mengatur kelembaban udara, mengatur pencahayaan sinar matahari, membersihkan debu, fumigasi, dan pembasmian serangga.
Menurut (Madiana, 2004) pemeliharaan arsip adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan penjagaan fisik arsip dan wujud arsip agar tidak lekas rusak selama mempunyai nilai guna. Adapun kegiatan mencegah kerusakan arsip sebagai berikut.
1) Memilih ruangan penyimpanan arsip sejauh mungkin dari daerah industry dan saluran air, serta membuat konstruksi bangunan yang kuat.
2) Mengatur suhu ruangan dengan melengkapi alat pengatur suhu. 3) Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung
rokok, ataupun sisa makanan.
4) Menyediakan alat penyemprotan serangga dan penyegar ruangan (Indriani, Armelia, and P 2018).
f. Nilai Guna Arsip
Nilai guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip. Berdasarkan nilai gunanya arsip, dalam hal ini termasuk arsip digital, dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
a) Nilai guna primer. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi:
a) Nilai administrasi, dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi antara lain meliputi: arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang mencakup pula pelaksanaan, arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur, instruksi, struktur personalia, daftar pegawai, dan lain sebagainya.
b) Nilai guna Keuangan, Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.
c) Nilai Guna Hukum, Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung hak-hak dan kewajiban baik jangka pendek maupun jangka panjang bagi pegawai instansi pemerintahan maupun swasta yang menyangkut kontrak, sewa-menyewa dan masih banyak lainnya.
d) Nilai guna Ilmiah dan Teknologi, Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan
b) Nilai Guna Sekunder. Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan
berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban, meliputi:
a) Nilai guna kebuktian, Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya.
b) Nilai guna Informational, Arsip yang bernilai guna informational ialah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
g. Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik
Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi atau perusahaan dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1) Mudah dilaksanakan. Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam hal pengambilan arsip.
2) Mudah dimengerti. Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai atau karyawan kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
3) Murah atau Ekonomis. Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus ekonomis baik dalam pengeluaran dana atau biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4) Fleksibel atau luwes. Fleksibel atau luwes artinya sistem pengarsipan data digitalyang digunakan dapat diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
5) Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu, sistem kearsipan digital yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan.
6) Pengawasan mudah. Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan data digital dilaksanakan dengan mempergunakan berbagai macam cara, misal: menggunakan password yang hanya diketahui oleh pengawas (Pembinaan, Badan et al. 2014).
h. Pengertian Pengarsipan Digital
Arsip elektronik atau biasanya juga disebut dengan arsip digital adalah kumpulan data yang disimpan ke dalam bentuk digital. Data arsip elektronik ini ada bermacam-macam jenisnya, misalnya ada yang berbentuk tulisan, foto, peta, suara, dan video. Mengubah arsip hardcopy (kertas) menjadi softcopy (file) biasanya disebut dengan istilah digitalisasi arsip, atau kadang-kadang disebut juga komputerisasi kearsipan. Naskah hardcopy diubah menjadi softcopy dengan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical drive. Keuntungan atau manfaat dari penggunaan arsip elektronik, antara lain :
1) Cepat ditemukan 2) Lebih fleksibel
3) Pencarian lebih mudah
4) Kemungkinan file hilang kecil 5) Hemat tempat
7) Transfer dokumen lebih mudah 8) Meningkatkan keamanan 9) Mudah dalam recovery data
i. Macam-macam Peralatan Kearsipan
Macam-macam peralatan yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan kearsipan, antara lain:
1) Filing Cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1–6 laci. Tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat.
2) Rotary Filing Cabinet (alat penyimpanan berputar)
Rotary Filing Cabinet adalah alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yangdapat digerakkan secara berputar. 3) Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau stopmap.
4) Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu tanpa pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau box file. 5) Stopmap Folio
Stopmap folio adalah map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak terjatuh.
6) Map Snelhecter
Map Snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
7) Folder
Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam box arsip secara vertikal
8) Map Gantung (hanging map)
Map gantung adalah folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai TAB untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
9) Ordner
Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator. 10) Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
11) Staple
Stapler Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler (staples) berbentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung staples melebihi tebal kertas
12) Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu (Sembiring : 2016).
C. Alat Bantu Perancangan Sistem
1. Aliran sistem informasi (ASI)
Merupakan bagan yang menunjukan arus kerja secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Bagan aliran sistem menunjukan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan aliran digambarkan menurut simbol-simbol yang tampak pada Tabel 2.1 dibawah ini:
Tabel 2. 1 Bagan Aliran Sistem (Mulyadi : 2010)
No Simbol Arti/Tujuan
1 Terminal (mulai/akhir)
2 Kegiatan manual
3 Dokumen dan tebusannya
4 Berbagai dokumen
5 Catatan
6 Penghubung
8 Pita magnetik
9 Decision
10 Online storage
11 Online computer process
12 Arsip Sementara
13 Arsip permanen
14 Keying(typing,verifying)
15 Garis aliran
16 Penjelasan
17 Pertemuan garis alir
18 Masuk/keluar sistem
2. Context Diagram
Context Diagram merupakan model proses untuk mendokumentasikan lingkungan sistem. Disebut juga dengan model lingkungan (Whitten et al: 2004). Context Diagram merupakan Data Flow Diagram yang mengambarkan garis besar operasional sistem. (Wahyono : 2004).
3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD)/diagram aliran data adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. (Whitten et al: 2004). Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan proses tampa menyarankan bagaimana mereka akan
