BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.3 Pengertian Pengembalian
Pengembalian berkas rekam medis adalah sistem yang cukup penting di unit rekam medis karena pengembalian berkas rekam medis di mulai dari berkas tersebut berada di ruang rawat sampai dengan berkas rekam medis kembali ke unit rekam medis sesuai dengan kebijakan batas waktu pengembalian.
2.3.1 Pengertian Berkas Rekam Medis
Formulir yang menggambarkan siapa, apa, kapan dan bagaimana dalam hal Pelayanan kesehatan pasien yang merupakan bukti tertulis tentang dokumen resmi rumah sakit secara kronologis terkait keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan dalam pelayanan kepada pasien.
2.3.2 Batas Waktu Pengembalian Berkas Rawat Inap
1. Prosedur juga dicantumkan batas waktu pengembalian 1 X 24 jam setelah pasien pulang harus diserahkan ke unit assembling.
2. Bila masih terdapat ketidak lengkapan maka akan dikembalikan ke ruangan rawat inap dan harus dikembalikan lagi dalam jangka waktu 2 X 24 jam.
15
3. Apabila masih terdapat ketidak lengkapan maka akan dikembalikan lagi keruang rawat inap, dan baru diberikan waktu 14 hari untuk kelengkapan. 2.3.3 Dampak Keterlambatan Pengembalian Berkas Rawat Inap
1. Menyebabkan keterlambatan dalam pengolahan data untuk laporan rumah sakit.
2. Berkas rekam medis rawat inap tidak tersimpan pada rak penyimpanan sehingga menyulitkan pencarian berkas rekam medis.
3. Bagi pasien akan mempengaruhi dalam proses pengobatan selanjutnya.
2.4 Tracer
2.4.1 Pengertian Tracer
Tracer adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya “Petunjuk keluar” ini diletakan sebagai pengganti pada tempat berkas rekam medis yang diambil atau dikeluarkan dari rak penyimpanan. Kartu pinjam atau petunjuk keluar tetap berada di rak file tersebut. Sampai berkas rekam medis yang di ambil atau dipinjam kembali ke tempat semula.
Menurut Permenkes No.684 Tahun 2006, Tracer atau Outguide adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya berkas yang keluar atau sebagai pengganti berkas yang dilengkapi dengan kantong tempel tempat menyimpan surat pinjam.
16
Kartu pinjam atau petunjuk keluar ini dapat diberikan warna, yang maksudnya untuk mempercepat petugas melihat tempat - tempat penyimpanan kembali berkas rekam medis yang bersangkutan. Petunjuk keluar ini haruslah dibuat dari bahan yang keras dan kuat.
Kartu ini harus diisi sebelum rekam medis dipinjam sebagai pengganti rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Penggunaan tracer bertujuan untuk mempermudah petugas dalam menelusuri keberadaan rekam medis yang tidak berada di rak penyimpanan. Dengan adanya tracer, proses pencarian jejak atau kontrol terhadap rekam medis pasien akan lebih mudah untuk ditelusuri sehingga apabila berkas rekam medis yang dibutuhkan tidak berada di rak penyimpanan, maka dengan mudah petugas dapat mengetahui keberadaan berkas tersebut dengan bantuan tracer.
Bila rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, maka tempat yang lama akan diberikan petunjuk keluar atau Outguide yang menujukan rekam medis disimpan atau dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama.(Hatta,2009)
Petunjuk keluar atau tracer yang baik adalah dalam bentuk kartu, biasanya ukurannya sama atau sedikit lebih besar dari rekam medis dan harus tercantum : a. Nama pasien
b. Nomor rekam medis
c. Tujuan rekam medis atau peminjaman dan d. Tanggal keluar.
17
2.4.2 Penggunaan Petunjuk Keluar atau Outguide
1. Petugas pendaftaran mencatat nama pasien, nomor rekam medis, dan tujuan berkas keluar.
2. Petugas penyimpanan mengambil catatan nama pasien, nomor rekam medis dan tujuan berkas keluar yang sudah disediakan oleh petugas pendaftaran.
3. Petugas penyimpanan mencari rekam medis pada rak penyimpanan yang akan diperlukan oleh poliklinik - poliklinik sesuai dengan nama pasien, nomor rekam medisnya.
4. Jenis petunjuk keluar atau tracer harus tercantum nama pasien, nomor RM, tanggal keluar, dan tujuan RM atau peminjam yang tercantum pada petunjuk keluar atau Outguide.
5. Petugas meletakan petunjuk keluar atau Outguide di tempat rekam medis yang di keluarkan untuk pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari penyimpanan.
6. Hanya petugas-petugas rekam medis yang di benarkan menangani rekam medis.
7. Petugas di penyimpanan menyerahkan rekam medis kepada petugas di pendistribusian untuk dikirim kepoliklinik - poliklinik.
8. Semua rekam medis harus di kembalikan dari poliklinik pada jam kerja dan pada setiap hari.
9. Rekam medis yang dikembalikan dari poliklinik dicatat kedalam buku ekpedisi.
18
10.Pada saat rekam medis dikembalikan, petugas penyimpanan mengkoreksi rekam medis yang diterima dari poliklinik - poliklinik atau mencocokan dengan buku ekpedisi.
11.Petugas penyimpanan mengkoreksi rekam medis perkelompok sesuai sistem angka akhir.
12.Petugas penyimpanan mensortir rekam medis yang telah di koreksi perkelompok sesuai sistem angka akhir dan ditempatkan pada rak penyimpanan sementara.
13.Rekam medis yang telah disortir, yang ditempatkan pada rak penyimpanan sementara oleh petugas penyimpanan dimasukan ke ruang penyimpanan rekam medis dan disusun pada rak penyimpanan sesuai dengan sistem angka akhir.
14.Ketika penyimpanan kembali, tulisan yang tercantum pada petunjuk keluar atau Outguide akan dihapus atau tersedia kosong dan digantikan dengan tulisan yang baru.
2.4.3 Kegunaan Tracer Dalam Perubahan Sistem Penyimpanan
1. Rencana dengan matang tanggal mulai perubahan sistem penyimpanan, termasuk persiapan rak tempat menyimpan berkas rekam medis, prosedur penyimpanan dengan sistem yang baru, dan sumber daya manusia yang akan melakukan perubahan.
2. Pada tanggal yang telah ditentukan, mulai menyimpan berkas rekam medis dengan sistem penyimpanan yang baru. Sehingga setiap kali
19
berkas yang dikembalikan ke ruang penyimpanan mulai disimpan di rak yang baru.
3. Tuliskan pada tracer untuk berkas rekam medis yang telah berpindah ke rak penyimpanan yang baru.
4. Selain menunggu pasien meminta berkas untuk pelayanan dan ketika dikembalikan disimpan di rak yang baru dengan sistem yang baru, lakukan secara bertahap pemindahan penyimpanan rekam medis dari rak lama ke rak baru dengan sistem yang baru dengan tetap menyisipkan tracer pada rak penyimpanan yang lama. Hal ini dilakukan untuk kontrol terhadap keberadaan berkas rekam medis.
5. Tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak penyimpanan yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan berkas rekam medis.
2.4.4 Kegunaan Tracer Di Unit Penyimpanan
1. Mempermudah dan mempercepat ditemukan berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan.
2. Mudah menggambil dari tempat penyimpanan. 3. Mudah pengembaliannya.
4. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.