BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
D. Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Pengendalian Intern
Pengertian pengendalian intern menurut Niswonger, dkk (2005;235) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan pengguna, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.
Menurut Bonar (2000;174) pengendalian intern adalah kebijakkan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai.
Menurut Mulyadi (2001;163) pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi dan mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Sedangkan menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001;319.2) menyatakan
Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi,(c)kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang ada.
Walaupun disampaikan dengan cara dan definisi yang berbeda-beda dapat di simpulkan, pengendalian intern adalah suatu proses, kebijakan dan prosedur atau suatu
sistem pengawasan yang dilakukan dalam organisasi untuk memperoleh keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, tercapainya efektifitas dan efisiensi usaha, dan juga adanya perlindungan terhadap harta kekayaan perusahaan.
Ada lima unsur-unsur pokok pengendalian internal menurut Mulyadi (2002 ;183) yaitu :
a. Lingkungan Pengendalian b. Penaksiran Resiko
c. Informasi dan Komunikasi d. Aktivitas Pengendalian e. Pemantauan
Berdasarkan kutipan diatas dapat dijelaskan: a. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan-tindakan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur yang mencerminkan sikap pemimpin perusahaan mengenai pentingnya pengendalian dalam perusahaan. Pemahaman dan penilaian terhadap lingkungan pengendalian harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut:
1) Nilai integritas dan etika
Manajemen harus memasukan pesan bahwa integritas dan nilai-nilai etika tidak dapat dikompromi, dan para pekerja harus menerima dan mengerti pesan tersebut. Manajemen harus menjelaskannya secara terus-menerus, melalui kata-kata dan tindakan, komitmen untuk standar etika yang tinggi.
2) Komitmen terhadap kompetisi
Manajemen harus merinci tingkat kompetensi yang diinginkan untuk pekerjaan utama dan menerjemahkan keinginan tingkat kompetensi dalam pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan.
3) Filosofi manajemen dan gaya operasi
Manajemen melalui aktivitasnya memberikan tanda yang jelas kepada pegawai tentang pentingnya pengendalian. Filosofi manajemen dan gaya operasi menjangkau rentang karakteristik yang luas. Karakteristik dapat meliputi antara lain, pendekatan pimpinan perusahaan (direktur) dalam mengambil dan memantau risiko usaha, sikap dan tindakan pimpinan perusahaan (direktur) untuk mencapai anggaran, laba dan sasaran operasi lainnya, serta pelaporan keuangan.
4) Struktur organisasi
Struktur organisasi organisasi perusahaan berfungsi untuk: a) Menetapkan wewenang
b) Menetapkan prosedur dan kebijakan yang dapat dilaksanakan dalam perusahaan.
5) Dewan komisaris dan komite audit
Dewan aktif dan efektif, atau komite akan memberikan fungsi pengawasan dan karena kemampuan manajemen untuk mengesampingkan sistem pengendalian, dewan memainkan peranan penting dalam menjamin keefektifan pengendalian internal.
6) Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab
Metode komunikasi mengenai wewenang dan tangung jawab yang bersifat formal dapat dituangkan kedalam bentuk kebijakan dan prosedur secara tertulis.
Aspek yang paling penting dalam pengendalian internal adalah para pekerja. Jika para pekerja tersebut kompeten, maka pengendalian yang lain dapat diterapkan serta hasil laporan keuangan dapat disajikan dengan baik, sebenarnya efisiensi pekerja dapat diselengarakan pada tingkat yang tinggi, dimana didukung oleh beberapa pengendalian yang mendukung pekerja tersebut.
b. Penaksiran risiko
Perusahaan harus dapat menyadari dan menghadapi apabila terjadi risiko dalam perusahaan. Termasuk perbaikan tujuan, penggabungan aktivitas penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan aktivitas lain dalam organisasi adalah operasi yang harus diperhatikan. Termasuk penetapan peralatan untuk mengidentifikasikan, menganalisa, dan mengelola risiko-risiko yang berhubungan.
c. Informasi dan komunikasi
Tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah mengidentifikasi, mengumpulkan mengklasifikasi, menganalisa, mencatat dan melaporkan transaksi perusahaan dan untuk memelihara pertanggungjawaban yang berhubungan dengan aktiva. Sedangkan komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada didalam maupun di luar organisasi. Pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akun, dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam pengendalian intern.
d. Aktivitas pengendalian
Pengendalian kebijakan dan prosedur harus diterapkan dan dijalankan oleh manajemen sesuai dengan keperluan untuk menetapkan risiko pencapaian tujuan perusahaan. Pada umumnya aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai kebijakan dan prosedur yang menyangkut:
1) Tinjauan ulang kriteria
Kinerja pengendalian dilaksanakan dengan melakukan perbandingan kinerja aktual dengan anggaran, permalan dan periode kinerja sebelumnya, serta analisis-analisis yang telah dilakukan dan tindakan koreksi yang dilaksanakan. 2) Proses informasi
Kegiatan pengendalian ini meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
3) Pengendalian fisik
Kegiatan pengendalian ini dilakukan terhadap pengendalian fisik atas aktiva, untuk menjaga aktiva dari perbedaan perhitungan antara pencatatan pengendalian dengan hasil perhitungan fisik, dan menghindari pencurian aktiva, sehingga dapat mendukung persiapan pelaporan keuangan, dan pelaksanaan audit.
4) Pemisahan tugas
Tujuan utama pemisahan tugas adalah untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang disengaja atau tidak dalam pengotorisasian transaksi, pencatatan transaksi, dan pemeliharaan aktiva.
e. Pemantauan
Pemantauan adalah aktifitas penilaian keefektifan tentang rancangan dan operasi pengendalian internal secara terus menerus atau secara periodik oleh manajemen untuk menentukan apakah operasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Suatu pengendalian intern yang baik dalam perusahaan akan memberikan keuntungan sangat berarti bagi perusahaan itu sendiri, karena:
a. Dapat memperkecil kesalahan-kesalahan dalam penyajian data akuntansi, sehingga akan menghasilkan laporan yang benar.
b. Melindungi atau memnatasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan pengelapan-pengelapan.
c. Kegiatan organisasi akan dapat dilaksanakan dengan efisiensi. d. Mendorong dipatuhinya kebijakkan pimpinan.
e. Tidak memerlukan detail audit dalam bentuk pengujian subtantif atas bahan bukti/data perusahaan yang cukup besar oleh akuntan publik. Jika sistem pengendalian intern suatu perusahaan cukup baik dan auditor cukup puas dalam melakukan test of controls, maka pengujian subtantif dapat dilakukan dengan sekecil mungkin jumlah bukti/ data dari suatu sampling technique. Dengan demikian kegiatan audit tidak memerlukan biaya yang terlalu besar.
Hal-hal tersebut diatas akan dapat tercapai, karena sistem pengendalian intern dirancang untuk tujuan yang diharapkan. Adapun tujuan pengendalian intern menurut Mulyadi (2002;180) adalah
Untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan yaitu:
a. Keadalan informasi keuangan
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi.
Berdasarkan definisi tersebut dapa dijelaskan sebagai berikut: a. Keandalan informasi keuangan
Manajemen memerlukan laporan keuangan yang diteliti dan handal untuk menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi akuntansi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan yang penting. Pengendalian internal dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan, maka ketelitian dan kehandalan data akuntansi merefleksikan pertanggungjawaban penggunaan kekayaan perusahaan.
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan-kebijakan dan prosedur pengendalian internal yang memadai ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan. Semua tujuan pengendalian intern yang disebutkan diatas harus diterapkan terhadap transaksi-transaksi yang mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan, agar mempertimbangkan masalah cost dan benefit. Pengendalian intern dikatakan baik apabila telah memenuhi syarat dan dapat menguntungkan perusahaan.
c. Efektivitas dan efisiensi operasi
Tujuan pengendalian intern yang berhubungan dengan efisisensi dan efektifitas operasi ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau
pemborosan dalam segala kegiatan bisnis dan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis dan untuk mencegah penggunaan sumberdaya yang tidak efisien.
Selain itu juga, dengan pengendalian intern diusahakan untuk menghindari pencurian terhadap kekayaan fisik perusahaan, penyalahgunaan atau hancur karena kecelakaan. Demikian juga untuk kekayaan perusahaan tidak berwujud seperti piutang dagang akan rawan oleh kecurangan jika dokumen penting (seperti kontrak penjualan) dan catatan akuntansi tidak terjaga. Efisiensi dan efektivitas operasi yang berhubungan dengan struktur organisasi yang merupakan kerangka pembagian tugas kepada unit-unti organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur kegiatan pokok perusahaan dibagi menjadi kegiatan memproduksi dan menjual barang. Untuk melaksanakan kegiatan ini dibentuk departemn-departemen yang kemudian akan dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan perusahaan.
Dengan demikian tujuan pokok dari pemisahaan tugas ini adalah untuk mencegah dan untuk melaksanakan deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang yang diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.
Adapun tujuan pengendalian intern menurut AICPA (American Institute Certified
Publik Acountant) yang dialihbahasakan oleh La Midjan dan Azhar Susanto(2001;136)
a. Mengamankan harta perusahaan
b. Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan c. Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan
d. Ketaatan pada kebijakan-kebijakan yang telah digariskan pimpinan perusahaan.
Penjelasan lebih lanjut mengenai tujuan pengendalian intern tersebut diuraikan sebagai berikut:
a. Mengamankan harta perusahaan
Harta perusahaan perlu diamankan dari segala kemungkinan yang akan merugikan perusahaan berupa pencurian, penyelewengan, kecurangan dan lain-lain, baik secara fisik maupun administratif. Untuk mengawasi kemungkinan tersebut maka perlu dirancang berbagai metode dan cara-cara tertentu untuk mencegah kecurangan.
b. Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan.
Informasi yang keluar dari catatan akuntansi dalam bentuk laporan keuangan yang berisi informasi akuntansi keuangan dan laporan manajemen yang berisi antara lain informasi akuntansi keuangan harus dapat dipercaya, tidak menyesatkan dan dapat diuji kebenaranya. Catatan akuntansi harus terus menerus diuji coba kebenaran data akuntansi dapat dipertahankan. Untuk dapat melaksanakan uji coba tersebut, maka perlu dipisahkan berbagai fungsi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan terutama yang menyangkut suatu transaksi keuangan.
c. Meningkatkan efisiensi operasi perusahan
Dengan digunakannya berbagai metode dan prosedur untuk mengendalikan biaya yaitu dengan menyusun budget atau biaya standart, akan menjadi alat yang efektif untuk mengendalikan biaya yang bertujuan menciptakan efisiensi.
d. Ketaatan pada kebijakan-kebijakan yang telah digariskan pimpinan perusahaan Kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan dengan surat keputusan, juga merupakan alat pengendalian yang penting dalam perusahaan yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap karyawan. Dengan surat keputusan, pimpinan perusahaan dapat mengendalikan berbagai aktifitas perusahaan khususnya pengeluaran.
Pengendalian intern bagi suatu perusahaan (terutama yang sudah go public) adalah merupakan suatu keharusan. Faktor-faktor yang menyebabkan makin pentingnya sistem pengendalian intern, antara lain adalah
a. Perkembangan kegiatan dan skalanya menyebabkan kompleksitas struktur, sistem dan prosedur suatu organisasi, manajemen hanya mengandalakan kepercayaan atas berbagai laporan dan analisa.
b. Tanggungjawab utama untuk melindungi aset organisasi, mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan terletak pada management, sehingga management harus mengatur sistem pengendalian intern yang sesuai untuk memenuhi tanggung jawab tersebut.
c. Pengawasan oleh dari satu orang (saling cek) merupakan cara yang tepat untuk menutup kecurangan-kecurangan yang bisa terjadi pada manusia. Saling cek ini merupakan salah satu karakteristik sistem pengendalian intern yang baik.
d. Pengawasan yang built-in langsung pada sistem berupa pengendalian intern yang baik dianggap lebih tepat dari pada pemeriksaan secara langsung dan detail oleh pemeriksa (khususnya yang berasal dari luar organisasi).