BAB IV TEKNIK PELAPORAN
A. Pengertian, Peranan, Syarat
Laporan
1. Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa, mengangkut, menyampaikan. Awalan (prefix) “re” berarti sarat, mundur, kembali, maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta, data hasil informasi penelitian tersebut secara lengkap.
Pengertian dasar laporan ialah menyajikan fakta secara objektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan mengikuti bahasa dengan kritis.
Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. Menurut E. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis, laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor.
Menurut Prajudi Atmosurdjo, laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data - informasi. Laporan sebagai salah satu produk kantor diperlukan oleh pimpinan organisasi.
Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut juga sebagai “administrative communication” (komunikasi administrasi). Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut.
Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data/informasi. Laporan juga merupakan alat
komunikasi yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan, pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data informasi yang relevan. Selanjutnya, data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu.
Laporan diberitahukan oleh pelapor, baik atas inisiatif sendiri maupun karena diminta oleh atasan atau pejabat yang memberikan tugas. Untuk lebih jelas coba Anda mencermati bagan di bawah ini.
PIMPINAN LAPORAN ` PELAKSANA • Kesimpulan yang benar • Objektif
• Fakta dan data
lengkap
• Sistematis
• Analistis dan logis
• Tepat waktu
•Sesuai dengan ketentuan
Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut:
a. Mengatasi masalah b. Mengambil keputusan c. Mengetahui perkembangan
d. Mengetahui perkembangan/kemajuan
e. Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan f. Menemukan teknik-teknik baru.
Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. Misalnya tentang menumpuknya barang-barang
dibaca ditindaklanjuti
dipahami dipercaya
di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu, barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Informasi lain adalah sempitnya gudang dan rumitnya sistem yang dianut.
2. Peranan Laporan
a. Peranan Laporan dalam Organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feedback), sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Di samping itu, laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan pengendalian.
b. Peranan Laporan dalam “administrative communication”
Peranan laporan dalam administrative communication
sangat strategis sebagai:
1) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya.
Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan.
2) Penyampaian Informasi
Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi. 3) Bahan Pengambilan Keputusan
Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Data dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan oleh semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi.
4) Alat Pembina Kerja Sama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan sangat mendukung kerja sama yang baik.
5) Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan
Dengan saling tukar informasi, maka pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.
3. Syarat Laporan
Anda pasti sudah memahami tentang syarat-syarat laporan yang baik dan bermutu. Laporan yang bermutu memberikan manfaat yang besar dalam kegiatan manajerial, khususnya dalam proses pengambilan keputusan yang rasional dan objektif.
Adapun syarat-syarat laporan yang baik dan bermutu adalah sebagai berikut :
a. Laporan Harus Lengkap dan Objektif
Laporan harus lengkap dan objektif, artinya laporan tidak dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, laporan harus pula:
1) Perlu didukung data yang lengkap, relevan, akurat, sahih, dan tidak kadaluwarsa (up to date). Laporan yang tidak didukung oleh data yang tepat akan mengaburkan persoalan. Sebagai akibatnya, laporan menjadi taksa/tidak jelas.
2) Penganalisisan persoalan harus objektif, sehingga ide-ide yang dikemukakan logis dan dapat diterima. Jika laporan tersebut tidak objektif, yang berarti ide- ide yang dikemukakan dalam laporan adalah gambaran keinginannya sendiri, bukan gambaran tuntutan yang sebenarnya, maka kita dapat membayangkan tentang apa akibat yang akan tejadi selanjutnya.
3) Penggambaran laporan harus jelas dan mudah dimengerti. Bagaimana jika penggambaran laporan taksa/kabur dan samar-samar? Hal ini tentu saja masudnya sulit dimengerti. Bahkan penyimpulannyapun sulit. Apa akibatnya? Tentu kebenaran isi laporan tersebut diragukan bukan? 4) Penulisan laporan harus mengacu pada tujuan
pembuatan laporan. Setiap penulisan atau kegiatan harus berorientasi pada tujuan. Jika tidak demikian, maka arti, kebenaran penulisan atau kegiatan tersebut diragukan.
b. Laporan Harus Jelas
Laporan harus jelas, artinya laporan tersebut harus mudah dimengerti. Tahukah Anda, bagaimana pedoman umum penulisan laporan, agar laporan mudah dimengerti?
Pedoman umum penulisan laporan sebagai berikut: 1) Kalimatnya sederhana, tidak berbelit-belit, pendek,
(tidak dengan anak kalimat dan cucu kalimat.) Coba Anda bandingkan contoh-contoh di bawah ini, mana kalimat-kalimat yang sederhana, pendek, dan mana pula kalimat yang berbelit-belit?
Contoh:
(a) Adalah tangung jawab setiap dan masing- masing kepala bagian untuk mengatur masalah-masalah organisasinya secara rapi dengan cara yang demikian rupa sehingga
setiap pegawai, termasuk dirinya sendiri, akan menerima cuti penuh yang menjadi haknya. (b) Laporan ini mencakup kegiatan tahun
anggaran 2000/2001.
(c) Laporan yang dibuat ini di dalamnya mencakup kegiatan yang dilaksanakan pada tahun anggaran 2000/2001 yang baru lalu 2) Selektif dalam menggunakan istilah-istilah
Istilah-istilah yang digunakan hendaknya istilah- istilah yang populer.
Bandingkan ketiga pernyataan di bawah ini, kemudian diskusikan dengan teman-teman, kalimat mana yang sebaiknya digunakan?
(a) Jumlah peserta Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan I Departemen “X” 30 orang peserta, 5 wanita, 25 pria.
(b) Jumlah populasi Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan Departemen “X” 30 orang peserta, 5 wanita, 25 pria.
(c) Jumlah anggota Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan I Departemen “X” 30 orang peserta, 5 wanita, 25 pria.
3) Tata bahasa dan ejaan yang digunakan harus benar, demikian juga tanda-tanda baca yang digunakan. Mengapa demikian? Karena, kalimat yang tidak menggunakan tata bahasa dan ejaan yang benar akan mengandung makna yang rancu dan bisa menimbulkan salah tafsir. Di samping itu juga dapat
menimbulkan perasaan janggal dan tidak menyenangkan bagi pembaca. Dapatkah Anda membuat kalimat yang demikian? Tentu saja dapat bukan? Perhatikan contoh di bawah ini, kemudian diskusikan dengan teman-teman Anda, kalimat mana yang sesuai dengan tata bahasa dan ejaan yang benar, dan kalimat mana yang tidak sesuai? Perhatikan kesalahannya.
(a) Setelah kenaikan BBM yang lalu, penghasilan para sopir omprengan biasanya di atas Rp 5.000,-- per hari sekarang menurun drastis karena kelebihan uang setoran yang biasanya dapat dibawanya pulang, sekarang dipakai untuk pembelian bensin.
(b) Setelah kenaikan BBM yang lalu, penghasilan para sopir omprengan biasanya di atas Rp 5.000,-- per hari sekarang menurun drastis karena kelebihan uang setoran yang biasanya dibawanya pulang, sekarang dipakai untuk membeli bensin
4) Menggunakan kalimat langsung, tidak kalimat ungkapan.
Untuk jelasnya, Anda dapat membandingkan contoh berikut ini:
a) Saya sampaikan kepada Bapak, bahwa jumlah pegawai kurang.
b) Maksud hati hendak menyampaikan kepada Bapak, bahwa pegawai kurang. Bukan demikian kenyataannya.
c. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
Mengapa demikian? Kita semua menyadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan, setiap hari terlalu sibuk dengan banyak persoalan yang dihadapi. Oleh karena itu, dalam membuat laporan diusahakan sesingkat mungkin, tepat, padat, dan jelas, serta langsung mengenai sasarannya. Tidak berbelit-belit dan berliku-liku, yang hanya memberi kesan bahwa laporan itu tebal.
Anda perhatikan informasi berikut!
“Saya melihat Toto berbuat dosa. Di waktu saya sedang bermain dengan adik saya, dia menangis karena jatuh dari sepeda. Di kala itu Toto mengambil jambu yang pohonnya tumbuh di pekarangan rumah Pak Azhari”. Bandingkan dengan informasi berikut!
“Saya melihat Toto mencuri jambu Pak Azhari”
Informasi mana yang langsung mengenai sasaran? Tidak berbelit-belit?
d. Laporan Harus Lengkap
Sebagai bahan untuk mengambil keputusan oleh pimpinan, maka laporan harus:
1) Mencakup segala segi yang dilaporkan
Contoh: Untuk melaporkan pertanggungjawaban pembelian ATK Semester I tahun anggaran 2001, laporan harus meliputi:
Kapan dibeli
Apa saja dan macamnya
Berapa harga satuan dan jumlahnya Berapa jumlah harga semua
Kuitansi bukti pembayaran dan faktur barang Jumlah potongan pajak yang dipungut Bukti pungutan dan setoran pajak Kapan pajak disetor ke kas pajak Berapa sisa kas pembelian ATK
2) Uraian tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. Artinya, uraian berfokus pada masalah yang dikemukakan. Dapatkah Anda memberikan contohnya? Tentu mudah saja. Tidak diselipkan ke dalamnya laporan atau uraian tentang kehilangan uang arisan yang disimpan dalam laci meja kantor. Mengapa tidak boleh? Karena memang tidak ada hubungan atau kaitan dengan pokok masalahnya, yaitu laporan pertanggungjawaban pembelian ATK.
3) Disertai data penunjang, seperti statistik, tabel, skema, bagan dan sebagainya. Apabila Anda membuat laporan tentang pembelian ATK, bentuk data pendukung apa yang dapat Anda gunakan? Berupa statistik? Tabel? Skema? Bagan? Atau apa? Mana yang tepat? Tentunya berupa tabel yang paling tepat, seperti contoh berikut.
Pembelian ATK Badan Diklat Provinsi Jambi Semester I TA 2006 No. Jumlah Satuan Nama/Jenis ATK Harga Stuan Jumlah 1. 2. 3. 4. Jumlah Rp………… (dengan huruf) Jambi, 2 Oktober 2006 Kepala Bagian TU, Drs. ... NIP
Apabila laporan tentang pemakaian ATK dari bulan ke bulan, mungkin yang paling tepat digunakan Grafik.
e. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
1).Tidak ada kontroversi antara bagian yang satu dan yang lain.
2).Keterangan tidak berubah-ubah dalam situasi apapun. Mengapa demikian? Agar si pembaca jangan bingung. Misalnya kalau disebutkan bahwa
“Anggaran yang digunakan untuk pembelian ATK Badan Diklat Provinsi Jambi Semester 1 TA 2001, sebesar Rp 4.000.000,00” Berdasarkan keterangan tersebut dapatkah Anda menunjukkan keterangan contoh yang tidak berubah-ubah?
3).Gaya penulisan stabil dari awal sampai akhir
Gaya penulisan laporan jangan diselingi dengan gaya penulisan buku ilmiah atau gaya penulisan lain. Gaya penulisan laporan berbeda dengan gaya penulisan lainnya. Dapatkah Anda memberikan contohnya? Bandingkan gaya penulisan laporan atau surat yang pernah Anda buat kepada kawan, dengan gaya penulisan buku ilmiah atau buku petunjuk. Sangat berbeda bukan? Demikian maksudnya, jangan dicampuradukkan.
f. Laporan Harus Tepat pada Waktunya
Artinya penyampaian dan penerimaan laporan harus tepat pada waktunya. Kalau tidak, apa akibatnya? 1).Pimpinan tidak mengetahui masalah yang
berkembang pada waktunya
2).Pimpinan tidak dapat mengambil keputusan tepat pada waktunya
3).Perencanaan bisa terlambat
4).Mekanisme kerja tidak lancar dan dapat terganggu 5).Laporan sia-sia, tidak mencapai tujuan
6).Apa masih ada lagi yang lain? Silahkan Anda tambah.
Yang pasti, apabila penyampaian dan penerimaan laporan tidak tepat pada waktunya, maka tujuan laporan itu tidak tercapai. Bahkan dapat menimbulkan akibat lain yang sangat merugikan atau merusak organisasi atau yang lainnya.
g. Laporan Harus Tepat Penerimanya
Laporan harus diterima oleh yang berkompeten atau pihak yang berhak menerimanya. Laporan jangan diberikan atau diterima oleh pihak yang tidak berhak. Menurut Anda, apa kira-kira akibat yang muncul apabila terjadi salah alamat atau salah kirim laporan?
Tidak tepatnya penerima laporan, bisa mengakibatkan: 1) Timbulnya suatu masalah yang apabila tidak segera
ditangani, bisa berkembang lebih parah. Apabila terdapat suatu masalah, pimpinan harus secepatnya mengambil tindakan. Karena kalau tidak, masalah akan berkembang lebih parah lagi, sedangkan laporan belum diterima. Rupanya laporan salah alamat, salah penerimanya. Lalu dicari ke mana? Berapa lama waktu mencarinya? Kapan tindakan harus diambil? Dapatkah pimpinan mengambil keputusan? Tentunya tidak.
2) Terlambatnya komunikasi administrasi
3) Untuk menangani masalah tersebut, perlu ada komunikasi administrasi (surat-menyurat) sesuai dengan isi laporan pimpinan dengan pihak-pihak lain yang berkaitan. Tetapi laporan tidak diterima, karena
nyasar ke tempat lain. Dapatkah dilakukan komunikasi administrasi tepat waktu? Akhirnya masalah tidak dapat ditangani sebagaimana mestinya karena komunikasi administrasi terlambat.
4) Dampak penilaian yang negatif dari atasan terhadap bawahan.
Apabila seorang pimpinan semestinya telah menerima laporan pada suatu waktu, dan laporan tersebut sangat diperlukan untuk mengambil keputusan penting. Tetapi gara-gara laporan salah alamat, pimpinan tidak dapat mengambil keputusan penting itu. Kemudian kesal dan menilai bahwa stafnya tidak becus, tidak menyampaikan laporan yang diminta. Stafnya dinilai negatif. Bagaimana pendapat Anda? Apakah pimpinan dapat bersikap demikian terhadap staf yang salah mengirim laporan. Tentunya bisa bukan?
5) Timbulnya kasus kebocoran rahasia
Akibat ini yang lebih parah daripada 1), 2), dan 3). Coba Anda bayangkan, apa akibat bila suatu laporan yang sifatnya rahasia, kemudian bocor! Tahu-tahu laporan itu jatuh di tangan/pihak lain, lalu dibocorkan. Berbahaya bukan? Bahkan sangat berbahaya.
4. Macam Laporan
Menurut C.L. Littlefield, dkk (1985), secara garis besar ada dua jenis laporan, yaitu:
a) Laporan penelitian atau laporan akademik
Merupakan hasil penelitian yang bisa berbentuk tesis, monografi, atau artikel yang ditujukan kepada sponsor, masyarakat akademik atau masyarakat luas.
b) Laporan administratif (tata laksana) atau laporan manajerial, merupakan hasil penelitian, kajian penyelenggaraan administrasi dan manajemen dari suatu organisasi, ditujukan kepada administrator/manajer. Laporan administratif (tata laksana) atau laporan manajerial dapat dibedakan menurut tujuan penggunaan, waktu pembuatan, dan gaya penulisan laporan, sebagai berikut:
a) Menurut waktu:
(1) Laporan Perencanaan (Planing Report)
Contoh: Laporan/proposal usulan kegiatan rutin/proyek
(2) Laporan Pengendalian (Control Report) Contoh: Laporan hasil pemeriksaan hasil suatu proyek
b) Menurut waktu:
(1) Laporan Berkala (Periodical Report) Contoh: Laporan tahunan
(2) Laporan Khusus (Special Report)
Contoh: Laporan mengikuti Diklat Pimpinan Tingkat IV
c) Menurut Gaya Penulisan:
(1) Laporan Resmi (Formal report)
Contoh: Laporan Ketua Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan (Baperjakat) pada suatu instansi kepada pimpinan instansi. (2) LaporanTak Resmi (Informal Report)
Contoh: Laporan mengikuti rapat yang dibuat oleh seorang bawahan kepada atasannya.
Perlu diketahui bahwa setiap laporan manajerial harus tertulis, dari bentuk yang sederhana sampai yang lengkap secara deskriptif atau pun secara statistik.
Adapun bentuk-bentuk laporan tertulis adalah: a) Memo/Nota
Bentuk laporan sangat pendek dan hanya memuat pokok masalah dan hanya digunakan untuk intern. b) Surat, lebih panjang dari memo/nota, ditujukan kepada beberapa pejabat saja dan dapat merupakan laporan ekstern.
c) Memograf, lebih luas daripada surat, sistematik dan dikirim dengan surat pengantar.
d) Buku, berbentuk buku/makalah yang dicetak dan diberi sampul (cover) serta penyajiannya secara sistematika bab demi bab, untuk pejabat- pejabat/pihak-pihak yang relevan, dan dikirim dengan surat pengantar.
e) Matriks, laporan dengan mengisi matriks/ format yang tersedia (distandardisasikan).
