Menurut Pressman (2001:6), yang dimaksud dengan perangkat lunak adalah:
a. Kumpulan instruksi (program komputer) yang jika dieksekusi akan menyediakan fungsi dan dayaguna yang diinginkan
b. Kumpulan struktur data yang memungkinkan program untuk memanipulasi informasi secukupnya
c. Kumpulan dokumen yang menggambarkan operasi dan penggunaan program
15 BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Sejarah Perpustakaan UNPAB
Perpustakaan UNPAB tidak dapat dipisahkan dari perubahan sekolah tinggi metafisika menjadi Universitas Pembangunan Panca Budi dengan didirikannya Perpustakaan Habibah pada tahun 1962. Perpustakaan UNPAB merupakan penggabungan antara unit-unit perpustakaan Fakultas yang ada yaitu perpustakaan FH, perpustakaan FE, perpustakaan FP, perpustakaan Habibah, menjadi Universitas Perguruan Tinggi. Perpustakaan UNPAB Terpusat berdasarkan SK Rektor No.1227/14/R/2003 menempati Gedung D Lantai II dengan luas Ruangan 250 m².
Tahun 2009 UNPAB memenangkan Hibah PHKI Dikti Tema A sehingga pengembangan perpustakaan dimulai dengan perluasan dan rehabilitasi ruangan dan penambahan sarana dan prasarana. Kini Luas perpustakaan 677 m² terdiri
6. Ruang Lainnya ( Gudang, Kamar mandi, Selasar, dapur )187 m².
Tahun 2010 UNPAB kembali memenangkan Hibah Kompetisi PHKI Tema B untuk 3 Program Studi, dan dimulailah pengembangan sistem informasi terpadu Universitas. Saat ini sistem informasi perpustakaan telah berjalan sejak tahun 2011yang dilengkapi dengan sistem barkode dan sistem pengaman (sensor matic).
Berdasarkan data dari Perpustakaan UNPAB tahun 2016 perpustakaan memiliki koleksi buku sebanyak 13.100 Judul dengan jumlah eksemplar sebanyak 22.787 buah.Terdiri dari buku fiksi dan non fiksi. Buku-buku non fiksi adalah koleksi buku berupa buku teks, buku pengayaan dan buku-buku umum sedangkan buku fiksi adalah buku-buku karya sastra seperti novel, cerpen dan
lain-laim. Perpustakaan UNPAB juga memiliki koleksi referensi sebanyak 6.529 judul dengan 7.031 eksemplar.
3.2. Struktur Organisasi Perpustakaan UNPAB
Struktur organisasi sangat penting untuk memudahkan proses kegiatan kerja dalam suatu unit organisasi atau instansi. Dengan adanya struktur organisasi yang baik dapat diketahui dengan mudah dan juga mempunyai gambaran yang jelas tentang kedudukan serta tugas-tugas dalam organisi tersebut.
Agar tujuan perpustakaan memberikan layanan yang baik kepada pengguna dapat tercapai, diperlukan pula pustakawan yang ahli dan terampil.
Tanpa pustakawan yang ahli dan terampil, perpustakaan tidak akan dapat melaksanakan peranannya secara sempurna. Perpustakaan UNPAB Medan dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan Kepala Perpustakaan UNPAB Medan yang bertanggung jawab mengarahkan empat bawahannya yaitu bidang tata, bidang pengadaan, bidang pengolaan, dan bidang layanan dalam melaksanakan tugas sehari-hari. Dalam melaksanakan tugas-tugas administrasi dan sebagainya kepala perpustakaan di bantu oleh para staf yang bekerja sesuai dengan tugas masing-masing dari arahan kepala perpustakaan.
Untuk peningkatan kinerja dan pengawasan yang lebih bermutu, perpustakaan membuat suatu struktur organisasi, dengan adanya struktur organisasi dapat diketahui gambaran dengan jelas tentang kedudukan serta tugas-tugas dalam organisasi tersebut Struktur organisasi sangat penting untuk memudahkan proses kegiatan kerja dalam suatu unit organisasi atau instansi.
Berikut ini adalah struktur organisasi dari Perpustakaan UNPAB Medan.
17
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UNPAB
Waktu pelayanan atau jam buka pada Perpustakaan UNPAB Medan adalah sebagai berikut:
Jam Buka Perpustakaan hari Senin-Sabtu a. Senin-kamis : Jam 08.00 s.d. 18.00 wib b. Jumat : Pagi jam 08.00 s.d. 12.00 wib
Sore jam 14.30 s.d. 18.00 wib c. Sabtu : Jam 08.00 s.d. 12.00 wib
3.3. Visi dan Misi dan Fungsi Perpustakaan UNPAB
Perpustakaan sebagai sebuah unit kerja, baik yang berdiri sendiri maupun yang tergabung dalam unit organisasi yang membawahinya harus menetapkan visi, misi, tugas, dan fungsinya. Semua itu merupakan pedoman, arah, dan tuntunan untuk mencapai tujuan akhir. Karena visi, misi, tugas, dan fungsi
perpustakaan disesuaikan dengan kebijakan dan keinginan lembaga induknya, maka antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya memiliki visi dan misi yang tidak sama. Adapun Visi, Misi dan Fungsi Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah sebagai berikut:
a. Visi
Visi Perpustakaan UNPAB adalah turut serta mendapat kehidupan bangsa bersama-sama lembaga induk menggali sumber-sumber ilmu yang bermanfaat bagi masyarakat.
b. Misi
Misi dari Perpustakaan UNPAB adalah menciptakan lembaga yang independen yang mandiri, aktif dan prima dalam pengolahan, prima dalam pelayanan dan prima dalam managerial.
c. Fungsi
Fungsi Perpustakaan UNPAB merupakan unit pelayanan teknis perguruan tinggi yang sama-sama dengan unit lainnya, turut melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi dengan cara memilih, meghimpun, mengolah, merawat, serta melayankan sumber informasi tersebut kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.
3.4.Penggunaan Perangkat Lunak gtPustaka pada UNPAB
Gtpustaka (Gamatechno pustaka) adalah aplikasi untuk mengelola kegiatan administrasi dan manajemen perpustakaan. Software ini merupakan solusi untuk mengelola seluruh data pustaka, baik yang konvensional maupun digital, dengan fasilitas searching yang komprehensif akan sangat mudah menemukan koneksi data, sistem ini juga sudah menerapkan sistem multi library.
Gamatechno memulai operasinya pada Januari 2003 dengan nama Gama Technocamp, berkantor di Sekip N53 sebagai salah satu unit usaha dibawah PT.
Gama Multi Usaha Mandiri yang didirikan oleh Universitas Gadjah Mada. Seiring dengan perkembangan bisnis perusahaan, maka pada 4 Januari 2005 secara resmi menjadi PT. Gamatechno Indonesia serta menempati Gedung Tekno Gama di Jl.
Cik Di Tiro 34 Yogyakarta sebagai kantor pusat. Gamatechno memiliki
19
keunggulan utama dalam penguasaan teknologi terkini yaitu Smartcard, RFID dan mobile solutions. Pada awal tahun 2006, Gamatechno lebih memfokuskan pelayanan Content Provider dan Competency Center melalui pembentukan anak perusahaan baru, yaitu PT. Inspira Inovasi Indonesia. Selain anak perusahaan, saat ini Gamatechno juga memiliki perwakilan di Jakarta sebagai sarana peningkatan layanan pelanggan dan mitra.
GtPustaka merupakan perangkat Lunak yang digunakan untuk perancangan sistem informasi Perpustakaan UNPAB yang dibuat oleh BPSI sedemikian rupa, sehingga Sistem informasi yang dibuat sudah terintegrasi dan termodifikasi sesuai dengan kebutuhan perpustakaan UNPAB. Sistem Informasi perpustakaan berbasis web dirancang untuk mempercepat pengelolaan database dan transaksi perpustakaan. Sistem ini dapat diakses melalui Jaringan Internet atau Internet atau online, serta dapat diintegrasikan dengan sistem informasi lainnya.
gtPustaka Web tipe Barcode adalah software gtPustaka berplatform web dan mempunyai kemampuan untuk menghasilkan gambar barcode yang bersumber dari suatu nomor barcode milik suatu eksemplar koleksi buku. Selain dalam hal koleksi buku, software ini juga mampu menghasilkan gambar barcode dari suatu nomor anggota perpustakaan.
3.5.Fitur Sistem Informasi Perpustakaan UNPAB
Sistem informasi gtPustaka pada perpustakaan UNPAB meliputi : 1. Menu login administrator
Menu login ini digunakan oleh seorang admin untuk masuk ke dalam sistem.
Proses login merupakan salah satu cara yang cukup ampuh untuk melindungi sistem dari pihak yang tidak berwenang. Prosesnya adalah mencocokkan admin id dan password yang diketik pada form dengan record yang ada pada tabel admin.
Gambar 3.1. Menu Login Administrator 2. Menu utama
menu utama digunakan sebagai halaman pengelolaan terhadap semua data yang berkaitan dengan sistem informasi perpustakaan.
Gambar 3.2. Menu Utama 3. Menu Sirkulasi
Digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman atau pengembalian buku, Pendataan sirkulasi, Denda, pesan buku, histori sirkulasi dan tagihan Halaman Menu Sirkulasi.
21
Gambar 3.3. Menu Sirkulasi 4. Menu Anggota
Anggota perpustakaan mempunyai peranan penting dalam sirkulasi proses sistem informasi, diantaranya proses pencarian, peminjaman, pengembalian, dan proses pemesanan buku. Tanpa anggota sebuah sistem tidak akan hidup proses sirkulasinya. Oleh karena itu dibuatlah program berupa form yang digunakan untuk memasukkan data anggota ke dalam database perpustakaan. Yang meliputi: Kunjungan anggota, daftar anggota, Bebas pustaka/deaktifasi/Exp.Anggota, Pendaftaran langganan kunjungan dan Anggota Portal.
Gambar 3.4. Menu Anggota
5. Menu Koleksi
Pengolahan koleksi pustaka meliputi Buku, majalaha, Local Konten, Multimedia, E-book, Cetak Kartu Buku, SAP, Cetak Kartu Majalah, Cetak Kartu Local Konten, Cetak Kartu Multimedia.
Gambar 3.5. Menu Koleksi 6. Menu Laporan
Laporan Anggota meliputi Bebas Pustaka, Pendaftaran Anggota, Jumlah Anggota, Buku Terpinjam, Pengunjung, Rekap Peminjaman, Pengolahan Buku, Pembayaran Denda, Pendapatan pengunjung, Usul Buku Anggota, Saran Kritik Anggota
Gambar 3.6. Menu Laporan
23
3.6. Tujuan Sistem Informasi Perpustakaan UNPAB
Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan perpustakaan dapat memepermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem dalam perpustakaan.Setiap perubahan dalam hal apapun, termasuk perubahan Perpustakaan yang semula konfensional menjadi berSistem Informasi atau Digitalisasi tentunya terdapat kelemahan atau kekurangan disamping kelebihan dan manfaatnya. Tujuan dari penggunaan sistem informasi pada perpustakaan adalah agar dapat diakses dari mana saja tanpa dibatasi oleh jarak dan waktu, cepat dan akurat dalam melakukan sistem barcode pada sirkulasi, dibangun menggunakan open source sehingga tanpa perlu menggunakan lisensi dan bersifat gratis, data disimpan secara terpusat pada server sehingga setiap orang dapat menggunakan informasi yang sama, proses update data lebih lebih praktis, dan pembuatan laporan dapat dibuat dengan lebih cepat sehingga mempercepat dalam pengambilan keputusan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis di Perpustakaan UNPAB,
maka kesimpulan yang dapat dikemukakan adalah sebagai berikut:
1. GtPustaka merupakan perangkat Lunak yang digunakan untuk perancangan sistem informasi Perpustakaan UNPAB yang dibuat oleh BPSI sedemikian rupa, sehingga Sistem informasi yang dibuat sudah terintegrasi dan termodifikasi sesuai dengan kebutuhan perpustakaan UNPAB.
2. Fitu-fitur yang ada didalam sistem informasi gtpustaka yang digunakan oleh perpustakaan UNPAB yaitu menu login administrator, menu utama, menu sirkulasi, menu anggota, menu koleksi, dan menu laporan.
3. Penggunaan sistem informasi pada perpustakaan UNPAB betujuan agar dapat diakses dimana saja, lebih cepat dan praktis dalam pengambilan keputusan.
4.2. Saran
Adapun saran dari Penulis adalah sebagai berikut :
1. Adanya penindak lanjutan secara cepat oleh petugas di perpustakaan UNPAB jika terjadi masalah pada sistem informasi gtpustaka, sehingga pihak BPSI dapat lebih cepat menaggulangi masalah tersebut.
2. Untuk menjaga informasi yang terdapat di dalam fitur-fitur sistem informasi gtpustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan UNPAB harus tetap up to date dan tetap sesuai dengan kebutuhan pengguna.
3. Diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut terhadap penggunaan sistem informasi pada perpustakaan UNPAB.
25
DAFTAR PUSTAKA
Arif, Ikhwan. 2003. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan.
http://aurajogja.wordpress.com diakses 20 Mei 2018
Basuki, Sulistyo. 2000. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Umum.
Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi. 2004. Perpustakaaan Perguruan Tinggi:
Buku Pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional.
Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan:
USU press.
Isa, Irwan. 2014. Pentingnya sistem Informasi dalam Keberhasilan Sebuah Proyek. Yogyakarta: Graha Ilmu
James A Hall. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Buku satu. Jakarta : Salemba Empat.
Jogiyano, HM. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi .
Nuryadin, R.2014. Sistem Informasi Perpustakaan. https ://www. academia.
edu/9833902/Sistem_Informasi_Perpustakaan diakses 30 Juni 2018
Oetomo, B. & Sutedja. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi.
Yogyakarta: Andi.
O'Brien, James A. (2005). Introduction to Information System, 12th Edition.
McGraw Hill Companies Inc., New York
Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. 2000.
Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.
Pressman, Roger, S. (2001), Software Engineering: A Practitioner’s Approach, Fifth Ed. New York, McGraw-Hill Book Company
.
Sjahrial, Pamuntjak. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan.
Supriyanto, Wahyu, dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perencanaan Perpustakaan Digital. Yogyakarta:
Kanisius. http://google.books (di akses 20 Mei 2018).
Sutabri, Tata 2012. Analisis Sistem Informasi, Yogyakarta: ANDI . Sutarno, 2006, Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Sagung seto
Lampiran 1
Interview Narasumber atau Pustakawan
1. Pertanyaan : Bagaimana sejarah singkat awal mula perpustaakaan panca Budi berdiri ?
Jawab : perpustakaan UNPAB berdiri bersamaan dengan pembangunan universitas, Perpustakaan UNPAB merupakan penggabungan antara unit-unit perpustakaan Fakultas yang ada. Pada Tahun 2009 dan 2010 UNPAB memenangkan Hibah PHKI Dikti Tema A dan B sehingga dapat dilakukan pengembangan terhadap perpustakaan baik itu di bagian bangunan, jumlah buku-buku dan pengembangan sistem informasi terpadu Universitas.
2. Pertanyaan : Apa visi dan misi perpustakaan Panca Budi ?
Jawab : visinya adalah menjadi lembaga induk untuk menggali sumber-sumber ilmu yang bermanfaat bagi masyarakat, sedangkan Misinya adalah menjadi lembaga yang independen yang mandiri, aktif dan prima dalam pengolahan, pelayanan dan managerial.
3. Pertanyaan : Jam berapa layanan perpustakaan dibuka dan ditutup ?
Jawab : perpustakaan buka dari hari senin sampai sabtu, dari jam 08.00 pagi sampai 18.00 sore dan hari sabtu sampai jam 12.00 siang.
4. Pertanyaan : Sistem informasi atau software apa yang saat ini digunakan oleh perpustakaan Panca Budi ?
Jawab : Perpustakaan panca budi saat ini menggunakan software GtPustaka sebagai sistem informasi perpustakaan yang dibuat dari hasil kerja sama dengan BPSI (Biro Pengembangan Sitem Informasi ) yang telah dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan sistem informasi perpustakaan UNPAB.
5. Pertanyaan : keunggulan dari aplikasi gtpustaka bagi perpustakaan UNPAB?
Jawaban : gtPustaka Web tipe Barcode adalah software gtPustaka berplatform web dan mempunyai kemampuan untuk menghasilkan gambar barcode yang bersumber dari suatu nomor barcode milik suatu eksemplar koleksi buku. Selain dalam hal koleksi buku, software ini juga mampu menghasilkan gambar barcode dari suatu nomor anggota perpustakaan.
Lampiran 3
Lampiran 2