Menurut Project Management Institute (2013) project adalah usaha sementara yang dilakukan untuk membuat unik produk, jasa, atau hasil.
2.11 .1Pengertian Project Charter
Menurut Project Management Institute (2013, 63) project charter adalah dDokumen yang dikeluarkan oleh pemrakarsa proyek atau sponsor yang secara formal kewenangan keberadaan sebuah proyek dan memberikan manajer proyek dengan otoritas untuk menerapkan sumber daya organisasi untuk kegiatan proyek.
2.12 0.2Pengertian Perencanaan ProjectProyek
Formatted: Font color: Auto
Formatted: Justified, Indent: Left: 0 cm, First line: 0 cm, Numbered + Level: 1 + Numbering Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 2.39 cm + Indent at: 3.02 cm, Tab stops: 0.75 cm, Left + 4.52 cm, Left
Formatted: Heading 2, Indent: First line: 0 cm
Formatted: Font: Not Bold
Formatted: Heading 2, Left, Indent: Left: 0 cm
Formatted: Font: Not Italic, No underline, Font color: Auto
Formatted: Font: Not Bold Formatted: Indent: Left: 0 cm
Menurut Rouse (2007) Perencanaan projectproyek adalah pengetahuan untuk menyatakan bagaimana untuk menyelesaikan sebuah proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan tahapan yang ditetapkan, dan dengan sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pandangan perencanaan proyek membagi kegiatan menjadi:
1. Menetapkan tujuan (ini harus terukur).
2. Mengidentifikasi kiriman (deliverables). 3. Merencanakan jadwal.
4. Membuat rencana pendukung.
2.10.3 Prioritisasi Project
Menurut Stoemmer (2014) Sebuah prioritas proyek didefinisikan dengan baik adalah penting bagi organisasi-organisasi yang memiliki strategi yang jelas di tempat yang mencakup - secara eksplisit maupun implisit - kriteria pemilihan proyek. Organisasi-organisasi ini harus memecahkan masalah
memprioritaskan proyek-proyek mereka mengejar atau sudah memiliki dalam portofolio mereka.
2.13 10.4Cost Benefit Analysis
Di dalam buku yang dikarang oleh Horngren, Datar, & Rajan (2012) tertulis bahwa akuntan mendefinisikan costsebagai sumber daya dikorbankan atauyang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu. Sebuah biaya (seperti bahan langsung atau iklan) biasanya diukur sebagai jumlah moneter yang harus dibayar untuk memperoleh barang atau jasa. Sebuah biaya aktual adalah biaya yang dikeluarkan (biaya historis), yang dibedakan dari biaya yang dianggarkan (budgeted), yang merupakan prediksi atau biaya diperkirakan.
Definisi Analisis cost-benefitsmenurut Commonwealth of Australia, (2006) adalah Metode evaluasi ekonomi untuk proyek-proyek, program atau kebijakan yang mengukur manfaat dan biaya sejauh mungkin dalam satuan uang. Ini berbeda dari penilaian keuangan atau evaluasi yang menganggap semua keuntungan (manfaat) dan kerugian (biaya), terlepas dari siapa mereka bertambah.
Formatted: Justified, Indent: Left: 0.75 cm, Space After: 0 pt
Formatted: Font: Not Italic, No underline, Font color: Auto
Formatted: Indent: Left: 0.12 cm
Formatted: Font: Not Bold
Formatted: Heading 2, Left, Indent: Left: 0 cm
Formatted: Heading 2, Left, Indent: Left: 0 cm, First line: 0 cm
Formatted: Font color: Auto Formatted: Heading 2, Left Formatted: Font: Not Bold Formatted: Indent: Left: 0.75 cm
Analisa biaya-manfaat menurut Hall (2011, 188) adalah membantu manajemen menentukan apakah (dan seberapa banyak) manfaat yang diterima dari investasi yang diusulkan akan lebih besar daripada biaya yang perlu dikeluarkan. Teknik ini digunakan untuk memperkirakan nilai finansial yang diharapkan dari investasi bisnis. Terdapat tiga langkah dalam penerapan analisa biaya-manfaat, yaitu:
1. Mengidentifikasi biaya. 2. Mengidentifikasi manfaat.
1.3. Membandingkan biaya dan manfaat.
2.141 Pengertian Gap Analysis
Gap Analysis menurut ISACA (2012, 60) adalah mengidentifikasi kesenjangan antara sekarang ini dan target ke depannya dan mempertimbangkan keselaran aset (kemampuan yang mendukung layanan) dengan hasil bisnis untuk mengoptimalkan investasi dan pemanfaatan dari aset internal dan eksternal.
Gapanalysis menurut Business Dictionary(2014)adalah Sebuah teknik yang bisnis menggunakan untuk menentukan langkah-langkah apa yang perlu diambil dalam rangka untuk bergerak dari kondisi saat ini untuk diinginkan, keadaan masa depan. Juga disebut kebutuhan- gapanalysis, analisis kebutuhan, dan analisis kebutuhan penilaian.Gap terdiri dari :
(1) daftar faktor karakteristik (seperti atribut, kompetensi, tingkat kinerja) dari situasi sekarang ("apa adanya"),
(2) faktor listing yang diperlukan untuk mencapai tujuan masa depan ("apa yang seharusnya"), dan kemudian
(3) menyoroti kesenjangan yang ada dan perlu diisi. Analisis gap memaksa perusahaan untuk merenungkan siapa itu dan bertanya siapa mereka ingin berada di masa depan.
2.152 Pengertian Manajemen Perubahan (Change Management)
Change management menurut Marakas & O'Brien (2014) adalah mengelola proses dari pengimplementasian perubahan yang besar dalam teknologi informasi, proses bisnis, struktur organisasi, dan tugas dari pekerjaan yang ada untuk mengurangi risiko dan biaya perubahan dan mengoptimalkan manfaatnya.Menurut Laudon (2010)Change Management adalah mengelola
Formatted: Indent: Left: 0.75 cm, First line: 1 cm
Formatted: Font: Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto, Do not check spelling or grammar
Formatted: Font: Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto, Do not check spelling or grammar
Formatted: List Paragraph, Indent: Left: 0.75 cm, First line: 1 cm, Line spacing: 1.5 lines, Numbered + Level: 1 + Numbering Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0.63 cm + Indent at: 1.27 cm
Formatted: Heading 2, Left Formatted: Font: Not Bold
Formatted: No underline, Font color: Auto Formatted: Indent: Left: 0.75 cm, First line: 1 cm
Formatted: Font: Not Bold, No underline, Font color: Auto
Formatted: No underline, Font color: Auto Formatted: No underline, Font color: Auto
Formatted: Heading 2, Left
Comment [SEH11]: Apatidakadadaribukuatauda riisacaataudarival IT nyaitusendiri
?tidkdisarankandari website business dictini
Formatted: Font: 12 pt
Formatted: Font: Not Bold, Font color: Auto Formatted: Font: Not Bold
Formatted: Font: Italic, No underline, Font color: Auto
Formatted: Indent: Left: 0.75 cm Formatted: Font: Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto, Do not check spelling or grammar
Formatted: Font: Not Italic, No underline, Font color: Auto
dampak dari perubahan organisasi yang diasosiasikan dengan sebuah inovasi, seperti sebuah sistem informasi yang baru. Selain definisi dari Marakas dan O’BrienLaudon, change management menurut Turban & Volonino (2013) adalah suatu pendekatan terstruktur untuk mentransisi individual-individual, tim, dan organisasi dari kondisi sekarang ke kondisi yang diinginkan kedepannya, yang mana termasuk mengelola perubahan sebagai salah satu bagian dari pengembangan sistem untuk menghindari pertahanan pengguna untuk perubahan bisnis dan sistem.
2.163 Pengertian Lesson Learned
Menurut Project Management Institute (2013, 389) lesson learned adalah pengetahuan yang diperoleh selama proyekproject yang menunjukkan bagaimana peristiwa proyek projectitu ditujukan atau harus ditangani di waktu mendatang dengan tujuan meningkatkan kinerja di masa mendatang.
2.17 4Previous Study
2.174.1 Study 1
Pada jurnal ISACA, penggunaan Val IT di Parlemen Eropa dalam meningkatkan tata kelola dan perencanaan proses TI di organisasi pemerintahan. Direktorat TI adalah pusat penyedia layanan TI untuk seluruh parlemen. Selama bertahun-tahun, Direktorat TI telah beroperasi dengan kontrol yang ketat dalam pelaksanaan proyekproject dan manajemen keuangan. Namun, meningkatnya jumlah permintaan parlemen, dan anggaran terbatas, maka diperlukan memperluas kontrol dalam memberikkan keputusan terkait dengan memilih investasi dan memastikan parlemen mendapat semua manfaat yang diharapkan dari investasi. Masalah yang paling terasa adalah di bidang pengembangan aplikasi, di mana permintaannya melebihi kapasitas kerja.
Formatted: No underline, Font color: Auto Formatted: No underline, Font color: Auto Formatted: No underline, Font color: Auto
Formatted: No underline, Font color: Auto
Formatted: Font color: Auto
Formatted: Heading 2, Left Formatted: Font: Not Bold Formatted: Indent: Left: 0.75 cm Formatted: Font: 12 pt, No underline, Font color: Auto
Formatted: Font: 12 pt, No underline, Font color: Auto
Formatted: Heading 2, Left
Formatted: Font: Not Bold
Formatted: Font color: Auto
Formatted: Heading 3, Left, Indent: Left: 0.75 cm
Formatted: Font color: Auto Formatted: Font: Not Bold, Not Italic
Formatted: Font: 12 pt, No underline, Font color: Auto
Proses perancangan dalam mengatasi hal ini yang berlandaskan Framework Val IT 2.0 yang diterbitkan oleh ISACA adalah sebagai berikut:
1. Pengelolaan sub-portofolio dari permintaan yang terkait dengan domain bisnis.
Memecah portofolio menjadi empat domain bisnis, domain tersebut adalah:
a) Legislatif. b) Admiistrasi. c) Komunikasi.
d) Anggota EP (European Parlement) dan kelompok politik. Hal ini memungkinkan EP untuk mendapatkan visibilitas yang jelas tentang hubungan antara permintaan yang terkait, membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi sinergi dan memungkinkan untuk membebankan lebih ke domain bisnis tertentu selama evaluasi permintaan, sejalan dengan prioritas politik.
2. Kategorisasi yang lebih baik terhadap permintaan.
Portofolio parlemen dari kegiatan TI terdiri dari berbagai jenis dan kategori permintaan dan kegiatan, yang memiliki berbagai tingkat kompleksitas dan di mana derajat kebebasan dari alokasi dana bervariasi. Dengan demikian, permintaan tersebut dipecah menjadi:
a) Setiap permintaan telah ditetapkan pada tingkat yang menunjukkan bagaimana diskresioner pengeluaran untuk permintaan tersebut, mulai dari yang tertingi (Parlemen berada di bawah kewajiban hukum untuk bertindak atas permintaan) ke terendah (Pengeluaran diskresi pada kegiatan baru).
b) Permintaan telah dipecah menjadi dua tipe investasi (permintaan investasi baru sebagai oposisi dari permintaan bisnis)
3. Penilaian multi-dimensi terhadap permintaan.
Menggunakan sejumlah kriteria yang transparan dan kriteria evaluasi yang terukur, yaitu: Kepentingannya, keuntungan bisnis yang diharapkan, risiko bisnis, kompatibilitas dengan strategi sistem TI,
request maturity, biaya, risiko TI dan dampak politiknya. Masing-masing kriteria ini dinilai melalui sejumlah pertanyaan dan dinilai oleh pemilik permintaan dan penilai teknis.
4. Meningkatkan mekanisme prioritas.
Untuk membandingkan dan memprioritaskan permintaan aktivitas diajukan untuk dimasukkan ke dalam rencana IT, EP menerapkan mekanisme prioritas berdasarkan kedua pada sifat kegiatan yang diminta (domain bisnis dan kategorisasi) dan pada penilaian dari semua permintaan yang valid atas dasar multi-dimensi penilaian
5. Meningkatkan akuntabilitas
Beberapa langkah telah dilaksanakan untuk memastikan akuntabilitas yang tepat untuk permintaan yang direncanakan:
a) Evaluasi Permintaan dilakukan dalam kerjasama yang erat antara pemilik bisnis dan staf TI Direktorat. Beberapa kriteria evaluasi (keuntungan bisnis, risiko bisnis dan kekritisan) milik eksklusif untuk pengguna bisnis.
b) Setiap permintaan dimiliki oleh unit organisasi tertentu dari EP dan memiliki sponsor utama. Sponsor utama ini harus pada tingkat hirarki minimum tertentu dalam pemerintahan Parlemen.
c) Permintaan tidak dapat disetujui kecuali memiliki contact
person di sisi bisnis. Ketersediaan contact person ini dinilai selama
evaluasi permintaan.
d) Ketika mengevaluasi permintaan, kelengkapan permintaan diperhitungkan. Permintaan dapat disetujui hanya jika dinilai kelengkapannya memadai. Permintaan kelengkapan terbukti melalui artefak proyek tertentu (kasus bisnis, memerlukan penelitian, dll). Meskipun artefak ini diproduksi dalam kerjasama erat antara sisi bisnis dan Direktorat IT, pengguna bisnis perlu membuktikan bahwa permintaan mereka cukup lengkap untuk diperhitungkan.
Meskipun perencanaan portofolio dan proses manajemen semula dibentuk untuk proyekproject pengembangan aplikasi bisnis saja, proses kini telah diperluas untuk mencakup semua layanan yang
Formatted: Font: 12 pt, No underline, Font color: Auto
ditawarkan oleh Direktorat IT. Dengan begitu, rencana tersebut menyediakan satu tempat untuk semua orang yang mencari informasi rinci tentang semua kegiatan yang dijadwalkan oleh Direktorat.
Menggunakan Val IT sebagai pedoman kerangka kerja untuk merancang perencanaan dan proses manajemen portofolio, Parlemen Eropa telah mampu untuk mengidentifikasi proyekproject yang tepat untuk dilaksanakan, dan memiliki cara untuk menindaklanjuti manfaat yang dihasilkan oleh proyekproject tersebut. Memiliki satu portofolio global yangmencakup semua kegiatan Direktorat TI menyediakan manajemen atas dengan alat untuk mengawasi dan mengarahkan ruang lingkup dari kegiatan Direktorat.
2.174.2 Study 2
Kasus kedua ini juga diambil dari ISACA yaitu ICW Grup merupakan kelompok multi-line properti dan asuransi kecelakaan yang menyediakan kompensasi pekerja, jaminan, properti komersial, dan asuransi mobil pribadi dan bisnis. Anggota perusahaan terdiri dari Perusahaan Asuransi The West, Perusahaan Asuransi Explorer, dan
Independence Casualty and Surety. Berbasis di San Diego, California,
Amerika Serikat, ICW Group memiliki lebih dari 700 karyawan dan terus mengubah dirinya menjadi pemimpin industri asuransi yang didedikasikan untuk memenuhi kebutuhan agen dan orang-orang dan perusahaan yang mereka asuransikan.
CEO ICW Group menetapkan tujuan yang dimulai pada tahun 2008: Menggandakan pendapatan organisasi dalam lima tahun ke depan. Menyadari bahwa organisasi memiliki alat maupun kematangan untuk mencapai hal ini, Kevin Harris, kepala petugas informasi ICW (CIO) disajikan sekumpulan alat Val IT dari IT Governance Institute, kepada manajemen senior sebagai cara yang paling efektif untuk organisasi dan memberikan solusi berkualitas tinggi. "Tujuan saya adalah untuk departemen TI ICW harus benar-benar mendukung dan selaras dengan tujuan bisnis perusahaan kami," kata Harris.
Formatted: Font: 12 pt, No underline, Font color: Auto
Formatted: Font: 12 pt, No underline, Font color: Auto
Formatted: Font: Not Bold
Formatted: Heading 3, Left, Indent: Left: 0.75 cm
Formatted: Font color: Auto Formatted: Font color: Auto Formatted: Font: Not Bold
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto Formatted: Space After: 0 pt
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto Formatted: Font color: Auto
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto
"Memperjuangkan dan menerapkan kerangka Val IT akan memungkinkan kita untuk mencapai tujuan tersebut dan menjadi studi kasus yang positif dan bermanfaat bagi industri asuransi."
Presentasi dikembangkan untuk menguraikan kepada manajemen senior manfaat dari Val IT dan bagaimana memberikan pendekatan terstruktur untuk memperoleh nilai dan tata kelola yang efektif berdasarkan praktek yang telah terbukti.
Presentasi pertama, Enterprise Governance: Tata kelola operasional, digunakan untuk mencapai konsensus pada pendekatan dan metodologi. Ini diuraikan ICW Group kunci aset-informasi, pengetahuan, keahlian dan reputasi menunjukkan mengapa tata kelola diperlukan untuk mengaktifkan, mempertahankan dan mempromosikan pertumbuhan aset tersebut. Inisiatif disetujui oleh eksekutif ICW Group yang berfokus pada proyek-proyek yang baik atau diaktifkan oleh kemitraan bisnis dengan TI. Tata kelola yang efektif memungkinkan ICW Group untuk mendapatkan nilai maksimum dari semua proyeknya. Kerangka Val IT membantu menggambarkan urutan inisiatif bisnis dari memulai sebuah proyek, untuk membuat proyek ini menjadi kenyataan, untuk mewujudkan manfaat dan akhirnya ke mengarah ke peluang masa depan. Pengukuran kontinyu, yang merupakan bagian dari urutan, mengungkapkan apakah manfaat nyata sesuai harapan. Manfaat bertambah karena operasi yang efektif menyebabkan peningkatan, penghematan biaya dan peluang pertumbuhan.
Presentasi kedua, Memilih dan Mengelola Portofolio Investasi, digunakan untuk menunjukkan bagaimana kerangka Val IT akan diterapkan untuk meningkatkan pengambilan keputusan dan mendukung perubahan organisasi. Ini jelas menunjukkan bagaimana proyek terbaik bisa ditambahkan, bagaimana portofolio harus dirakit, mengetahui cara efektif memulai proyek yang disetujui dan bagaimana mengoptimalkan portofolio. Langkah berikutnya terdaftar sebagai menetapkan peran dan tanggung jawab, membangun ruang lingkup dan pendekatan, pengaturan jadwal pelaksanaan, menceritakan tindakan kepada pemangku kepentingan, dan menetapkan kerangka Val IT ke dalam budaya organisasi.
Formatted: Font color: Auto
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto
Formatted: Font color: Auto
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto Formatted: Font color: Auto
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto
Formatted: Font color: Auto
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto
Berdasarkan penerimaan yang baik dari presentasi bersama yang diterima, tim dibuat tiga grafik satu halaman, masing-masing berhubungan dengan salah satu dari tiga domain Val IT. Hal ini memungkinkan peserta untuk melihat sekilas tugas mereka, dan peran dan tanggung jawab sehubungan dengan masing-masing domain. Untuk membantu para peserta dalam domain Manajemen Portofolio secara efektif dan obyektif memilih campuran yang tepat dari investasi, ICW Group memanfaatkan beberapa alat (pendekatan empat lensa, pendekatan keselarasan strategis dan pendekatan kesiapan). Sebagai bagian dari evaluasi solusi secara keseluruhan, organisasi sedang mempertimbangkan Microsoft Portofolio Server menawarkan. Dengan menggunakan kombinasi alat, tim yakin mereka dapat membantu pengambil keputusan mengambil keputusan yang terbaik dari proses seleksi.
Kasus bisnis template untuk proyek ini didasarkan pada prinsip-prinsip yang dianut dalam publikasi Val IT berjudul Enterprise Value: Tata Kelola TI Investasi, Kasus Bisnis.
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto
Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, No underline, Font color: Auto Formatted: Font color: Auto
Formatted: Font: 12 pt, No underline, Font color: Auto
Formatted: Space Before: Auto, After: Auto, Pattern: Clear
Formatted: Font: Times New Roman, 12 pt, Not Bold