BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas
Secara umum perusahaan atau badan instansi pemerintah pasti memerlukan data akuntansi dalam kegiatan sehari-hari terutama kegiatan pemeriksaan informasi transaksi. Maju mundurnya suatu perusahaan sangat tergantung pada cara pengelolaan manajemen yang diterapkan perusahaan. Sedangkan berhasil tidaknya manajemen dalam melaksanakan tugasnya akan tercermin dalam laporan keuangan yang disajikan, dalam hal ini pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen untuk menyelenggarkan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan dapat berjalan baik.
Untuk itu sistem yang dijalankan perusahaan haruslah mempunyai suatu sistem yang baik yang telah ditetapkan perusahaan agar nantinya pengawasan tersebut dapat berfungsi dalam mengatasi penyelewengan yang mungkin terjadi pada aktiva perusahaan. Dan tentunya sebelum pengawasan dilakukan, terlebih dahulu pihak-pihak menjadi pengawas tersebut haruslah orang-orang yang jujur, profesional dan tentunya loyal dalam perusahaan.
Sistem pengawasan yang baik yang telah diuraikan diatas maksudnya adalah sistem pengawasan internal yang merupakan proses pengaturan berbagai faktor didalam perusahaan agar sesuai dengan ketetapan dalam rencana.
Suharli (2006:174) memberikan defenisi mengenai sistem pengawasan internal kas atau sering diistilahkan sistem pengendalian intern kas. Sistem
manajemen untuk menjaga harta perusahaan dari kelalaian atau kesalahan
(errors), kecurangan (frauds), ataupun kejahatan (irregularities).
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat pengawasan internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara-cara dan prosedur-prosedur yang bertujuan untuk:
1. Melindungi harta atau aktiva perusahaan.
2. Memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya.
3. Meningkatkan efisiensi kerja karyawan.
4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan atau instansi, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan atau instansi.
Pengawasan internal kas yang dijalankan oleh Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara meliputi 3 hal, yakni :
1. Pengendalian Akuntansi
Pengendalian akuntansi yang dijalankan oleh Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara adalah meliputi pengamanan terhadap harta kekayaan perusahaan sehingga diperlukannya catatan akuntansi berdasarkan Akuntansi Pemerintah. Umumnya meliputi pekerjaan pemisahan antara fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan sistem pengawasan fisik atas kekayaan.
2. Pengendalian Administrasi
Pengendalian administrasi yang dijalankan oleh Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara adalah pengendalian yang meliputi peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan. Pada umumnya tidak langsung berhubungan dengan catatan akuntansi. 3. Pengendalian Penggunaan
Tujuan dari pengawasan ini untuk mengetahui apakah suatu barang atau inventaris sudah benar penggunaannya. Hal ini dilakukan dengan memperhatikan aspek efisiensi penggunaannya. Penggunaan ini penting artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada.
Dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal kas secara umum yang berarti uang yang memiliki fungsinya dalam perekonomian sebagai alat pembayaran yang paling likuid. Menurut Suharli (2006:173), kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek yang dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.
Kas pada khususnya, tidak mempunyai kepemilikan dan mudah dipindahtangankan. Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin bahwa:
1. Setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan 2. Kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima 3. Tidak ada penyalahgunaan terhadap kas milik perusahaan.
Menurut Harahap (2001:126) mengatakan bahwa ciri-ciri sistem pengawasan internal yang baik adalah sebagai berikut :
a. Struktur organisasi yang baik.
b. Sistem organisasi dan tanggungjawab yang jelas. c. Sistem akuntansi yang baik.
d. Kebijaksanaan personalia yang baik. e. Badan atau staf internal auditor.
f. Dewan komisaris yang kompeten dan aktif.
Komponen pengendalian menurut Standar Profesional Akuntan Publik (2001:319) pengendalian terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini: a. Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi
kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.
b. Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas, dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola.
c. Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
d. Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, pengungkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
e. Pemantauan adalah proses yang menetukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.
Dikatakan oleh AICPA dalam Statement On Auditing Standards nomor 1, pengawasan kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu pengendalian administratif
(administrative control) dan pengendalian akuntansi (accounting control) sebagai
berikut:
a. Pengendalian Administratif (administrative control)
Meliputi struktur organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan yang berhubungan dengan pengesahan transaksi-transaksi oleh manajemen.
b. Pengendalian Akuntansi (accounting control)
Terdiri dari struktur organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berkaitan dengan pengamanan aktiva dan dapat dipercayanya catatan
financial, dan konsekuensinya. Organisasi, prosedur, dan catatan-catatan itu
disusun untuk memberikan jaminan yang cukup.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas, mencakup :
a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akan melalui kas juga.
b. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi perkreditan piutang disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah, kemungkinan
c. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas.
d. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya kesalahan pada perkiraan yang lainnya.