BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Kas
Maju mundurnya suatu perusahaan / instansi sangat bergantung pada cara pengelolaan manajemen yang diterapkan. Sedangkan berhasil tidaknya manajemen dalam menjalankan tugasnya akan tercermin dalam laporan keuangan yang disajikan, dalam hal ini pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan agar dapat berjalan dengan baik.
Untuk itu sistem yang dijalankan perusahaan / instansi haruslah mempunyai sistem yang baik agar nantinya perusahaan / instansi tersebut dapat berfungsi dalam mengatasi penyelewengan yang mungkin terjadi pada aktiva perusahaan. Dan tentunya sebelum pengendalian dilakukan, harus dipastikan pihak – pihak yang menjadi pengendali tersebut haruslah orang-orang yang jujur, profesional dan tentunya loyal terhadap perusahaan / instansi.
Setiap perusahaan / instansi memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya baik sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai investasi dalam perusahaan / instansi tersebut. Untuk jelasnya mengenai pengertian kas, menurut pengertian dalam buku Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 85), “Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”.
Menurut Baridwan (2003 : 85), “Kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran dalam akuntansi”. Dalam neraca kas merupakan aktiva yang paling sering berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.
Menurut Soemarso, (2004 : 320), “Kas adalah segala sesuatu, baik yang berbentuk uang atau bahkan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.
Seorang pemimpin apapun jabatannya mempunyai tugas merencanakan, dan mengupayakan agar rencana tersebut dapat tercapai. Karena tujuan pengendalian adalah upaya merealisasikan rencana, maka fungsi pengendalian itu sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri.
Pengendalian berarti : mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan- tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana-rencana.
“Pengendalian internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalagunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya” (Warren, Reeve, Fees, 2005 : 289). Sistem ini menciptakan pengendalian intern yang cukup terhadap kas, diperolehnya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha serta mendorong dipenuhinya kebijaksanaan pimpinan.
Menurut Abu bakar, Erwin, (2001 : 83) “Sistem pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan organisasi dapat dicapai”.
Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat pengendalian internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara-cara dan prosedur-prosedur yang bertujuan untuk :
1. Melindungi harta atau aktiva perusahaan,
2. Memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya,
3. Meningkatkan efisiensi kerja karyawan,
4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. Jadi pada dasarnya, pengendalian internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
Pengendalian internal kas meliputi 3 hal : 1. Pengendalian Akuntansi
Pengendalian akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus,
b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahan / instansi, penguasaan atas harta perusahaan / instansi diberikan hanya dengan persetujuan atau
wewenang pimpinan,
c. Jumlah aktiva / harta kekayaan perusahaan / instansi seperti yang tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya diambil jika terjadi perbedaan.
2. Pengendalian Administratif
Pengendalian administratif meliputi (tetapi tidak terbatas pada) rencana serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang membuat pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggungjawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengendalian akuntansi atau transaksi.
3. Pengendalian Penggunaan
Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk mengetahui apakah suatu barang atau inventaris sudah benar penggunaannya. Penggunaan ini penting artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada. Disamping itu hal lain yang dapat dilihat bahwa sistem pengendalian internal kas yang telah dilaksanakan dapat dilihat dengan adanya pemisahan tugas secara fungsional, maksudnya dimana setiap bagian telah mempunyai tugasnya masing-masing yang harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan selama kegiatan operasional.
Menurut Suharli (2006 : 173), “ kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat
dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.”
Ciri-ciri sistem pengendalian internal yang baik adalah sebagai berikut : a. Struktur organisasi yang baik,
b. Sistem organisasi dan tanggungjawab yang jelas, c. Sistem akuntansi yang baik,
d. Kebijaksanaan personalia yag baik,
e. Badan atau staf internal auditor yang cakap, f. Dewan komisaris yang kompeten dan cakap.
Kas tidak mempunyai tanda kepemilikan khusus dan mudah dipindahtangankan. Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin bahwa:
a. Setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan yang telah ditetapkan,
b. Kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima, c. Tidak ada penyalahgunaan terhadap kas perusahaan.
Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan dan pengendalian internal terhadap kas harus mendapat perhatian yang serius oleh manajemen. Dimana setiap pengendalian internal terhadap kas harus diciptakan untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengguna manajemen.
Secara garis besar pengendalian kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu : administrative dan accounting control sesuai dengan tanggungjawab manajemen terhadap kas yang secara umum terdiri dari :
a. Menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjamin kelancaran operasi perusahaan /instansi,
b. Menghindari terjadinya kas yang menganggur,
c. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian – kerugian sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau penyalahgunaan wewenang.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengendalian internal kas, mencakup :
a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akan melalui kas juga,
b. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi, perkreditan piutang disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah, kemungkinan perkreditan juga akan salah, Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas,
c. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya kesalahan pada perkiraan yang lainnya.
Jadi pada dasarnya, pengendalian internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
Adanya suatu perencanaan kas mutlak diperlukan agar setiap saat diperlukan, tersedia kas yang cukup untuk membiayai kegiatan perusahaan
instansi serta menghindari persediaan kas yang berlebihan, karena kas yang berlebihan dapat mengakibatkan adanya pemborosan, bahkan dapat menghilangkan kesempatan untuk mendapatkan suatu manfaat.
B. Tujuan dan Fungsi Pengendalian Internal Kas
