2.2 Konsep Rekam Medis .1 Pengertian Rekam Medis
2.3.1 Pengertian Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi ekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik, karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga.
15
Ada 2 cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolahan rekam medis yaitu: 1. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya.
Kebaikannya :
a. Mengurangi terjadinya pengadaan pemeliharaan dan penyimpangan rekam medis.
b. Mengurai jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan. c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah
distandarisasikan.
d. Memungkinkan peningkatan efesiensi kerja petugas penyimpanan, mudah menerapkan sistem unit record.
Kekurangan :
a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.
b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam. 2. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita di rawat. Rekam medis poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita di rawat disimpan di bagian pencatatan medis.
Kebaikannya :
a. Efesien waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat. b. Beban kerja yang dilakukan oleh petugas lebih ringan.
Kekurangan :
a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis
b. Biaya yang diperlukan untuk perawatan dan ruangan lebih banyak. Secara teori cara sistem sentralisasi lebih baik dari pada cara desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya sangat tergantung pada situasi dan kondisi rumah sakit masing-masing.
Hal-hal yang mempengaruhi yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain (Depkes RI, 1997)
1. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis.
2. Kemampuan dana rumah sakit yang dikelola oleh direktur. Fasilitas fisik ruangan penyimpanan.
Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan, bagi suatu kamar penyimpanan rekam medis sangat membantu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai-pegawai yang berkerja disitu
Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai : a. Rak terbuka (open self file unit)
17
Disamping itu masih ada alat penyimpanan yang lain yang lebih modern, misalnya roll opac, akan tetapi alat penyimpanan ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit, rumah sakit tertentu saja mengingat harganya yang mahal.
Rak terbuka dianjurkan pemakaiannya dengan alasan 1. Harga lebuh murah
2. Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam mdis lebih cepat. 3. Menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis
dan tidak terlalu makan tempat.
Rekam medis harus diberi sampul pelindung untuk :
a. Memelihara keutuhan susunan lembaran-lembaran rekam medis. b. Mencegah, terlepas atau sobek lembara, akibat sering bolak – balik
lembaran tersebut. Sampul yang sering dipakai :
a. Sampul pelindung b. Map
c. Amplop
Sampul pelindung dilengkapi dengan penjepit (fastener) untuk mengikat lembaran-lembaran rekam medis atau disebelah kiri seperti lembaran buku. Penjepit dipasang pada bagian atas lembaran-lembaran rekam medis atau disebelah kiri seperti lembaran buku.
Jika menggunakan bagian map bagian tengah map harus diberi lipatan, sehingga memungkinkan bertambah tebalnya lembaran-lembaran yanf tersimpan didalamnya. Sampul-sampul penyimpanan dapat disimpan dengan pencantuman
nomor-nomor yang dicetak, sehingga kelihatan rapi, nama penderita dan nomor harus jelas tertulis pada sampul (map)
Ketentuan dan prosedur penyimpanan rekam medis lainnya (Depkes, 2006).
1. Pada saat rekam medis dikembalikan ke bagian rekam medis, harus disortir menurut nomor sebelum disimpan. Hal ini membantu menentukan rekam medis yang diperlukan tetapi tidak ada dalam tempat penyimpanan dan memudahkan pekerjaan penyimpanan.
2. Hanya petugs-petugas rekam medis yang dibenarkan menangani rekam medis, pengecualian diberikan kepada pegawai rumah sakit yang bertugas pada sore hari dan malam hari. Dokter-dokter, staf rumah sakit, pegawai-pegawai dari bagian lain tidak diperkenankan mengambil berkas rekam medis dari tempat penyimpanan.
Rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas, harus segera diperbaiki untuk mencegah makin rusak atau hilangnya lembaran-lembaran yang diperlukan.
3. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara periodik, untuk menentukan salah simpan dan melihat kartu pinjaman yang rekam medisnya masih belum dikembalikan.
4. Rekam medis yang tebal harus dijadikan 2 atau 3 jilid.
5. Petugas yang mengepalai kegiatan penyimpanan harus membuat laporan rutin, kegiatan yang meliputi :
19
a. Jumlah rekam meis yang dikeluarkan setiap hari dari rak penyimpanan untuk memenuhi permintaan.
b. Jumlah permintaan darurat. c. Jumlah salah simpan.
d. Jumlah rekam medis yang tidak dapat ditemukan. 2.3.2 Tingkat Pengetahuan Petugas Rekam Medis
Menurut Departemen Kesehatan RI bahwa pengetahuan petugas adalah kemampuan atau karakteristik yang dimiliki seseorang berupa keterampilan dan sikap yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas dan jabatan yang dilakukan secara profesional, efektif dan efesien.
Pengetahuan adalah segala sesuatu yang diketahui mengenai suatu, lebih jelasnya, pengetahuan merupakan hasil dari tahu, dan ini terjadi setelah seseorang melakukan pengindraan terhadap suatu objek tertentu. Pengindraan melalui panca indra manusia, yakni indera pengelihatan, pendengaran, penciuman, rasa dan raba. Sebagian besar pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan telinga. Pengetahuan atau kongnitif merupakan dominan yang sangat penting untuk terbentuknya tindakan seseorang (overt behavior) (Notoatmodjo, 2003).
Selain itu, pengetahuan adalah segala maklumat yang berguna bagi tugas yang jelas dilakukan jadi, dapat disimpulkan bahwa pengetahuan adalah persepsi yang jelas mengenai sesuatu, pemahaman, pembelajaran, pengalaman partikel, kemahiran, serta kumpulan maklumat yang dapat dapat digunakan untuk menjawab persoalan ataupun memecahkan masalah yang dihadapinya.
Pengetahuan yang dicakup di dalam dominan kongitif mempunyai 6 tingkat, yakni (Notoatmodjo, 2007).
1. Tahu (know), diartikan sebagai mengingatkembali suatu materi yang telah dipelajari sebelumnya, yaitu terhadap sesuatu yang spesifiknya dari keseluruhan bahan yang dipelajari atau rangsangan yang telah diterima. 2. Memahami (comprehension), suatu kemampuan untuk menjelaskan
tentangobyek yang diketahui secara benar. Orang yang telah paham terhadap obyek atau materi harus dapat menjelaskan, menyimpulkan dan sebagainya.
3. Aplikasi (application), suatu kemampuan untuk menggunakan matri yang telah dipelajari pada kondisi yang sebenarnya. Aplikasi yang disni dapat diartikan sebagai penggunaan hukum, rumus, metode, prinsip, dan sebagainya dalam konteks atau situasi yang nyata.
4. Analisis (analysis), suatu kemampuan untuk menjabarkan materi atau obyek ke dalam komponen-komponen tetapi masih didalam satu struktur organisasi dan masih ada kaitanya satu sam yang lain.
5. Sintetis (synthesis), suatu kemampuan untuk meletakan atau menghubungkan bagian-bagian di dalam suatu bentuk keseluruhan yang baru. Intinya, sintesis adalah kemampuan untuk menyusun formulasi-formulasi yang ada.
6. Evaluasi (evaluation), kemampuan untuk melakukan justifikasi atau penilaian terhadap suatu obyek atau materi. Penilaian-penilaian ini