AKUNTASI DI BAGIAN KANTOR DEPAN & REKENING TAMU
3.1 Pengertian & tujuan akuntansi
Proses akuntansi tamu dimulai pada saat tamu memesan kamar yaitu pada saat hotel memerlukan jaminan pembayaran, kemudian dilanjutkan selama tamu menginap dan berakhir setelah tamu menyelesaikan pembayarannya di hotel. Ketika tamu check in, hotel umu mny a ak an mem inta jaminan pembayaran untuk kamar dan fasilitas yang akan digunakannya.
Proses akuntansi yang dilakukan oleh hotel beroperasi selama 24 jam, in i d ikaren akan h o tel beroperasi sehari penuh sehingga kapanpun tamu melakukan transaksi dan membutu hkan in fo rm asi tagihannya dapat diketahui. Sistem akuntasi yang dilakukan oleh hotel mempunyai tujuan sbb:
1. Memonitor transaksi keuangan yang dilakukan tamu 2. Membuat dan menjaga keakurasian akuntansi tamu 3. Alat pengawasan untuk mencapai keefektivitasan akuntasi 4. Mendapatkan pembayaran dari semua transaksi tamu 3.2 Rekening tamu (guest account)
Rekening tamu (geust account) adalah kumpulan dari seluruh rekening tamu yang masih tinggal, seringkali disebut juga guest ledger, setiap rekening tamu akan dibuat setelah proses check in tamu, setiap transaksi yang dilakukan oleh tamu akan segera di posting kedalam rekening t amu, sehingga jika tamu melihat tagihan akan terlihat sistematis sesuai dengan tanggal dan transaksi y ang dilakukannya. Rekening tamu terdiri dari 3 bagian, yaitu:
1. Bagian atas
Bagian ini mencatat data tamu seperti: nama tamu, tanggal kedatangan& keberangkatan, nomor kamar,harga kamar, cara pembayaran dan alamat tamu
2. Bagian tengah
Data yang terlihat pada bagian ini yaitu:tanggal& jam transaksi, nomor referensi, transaksi yang dilakukan, kolom debit , kredit dan saldo terakhir
3. Bagian bawah
Bagian ini memuat data tandatangan tamu dan keterangan tambahan
Subang International Hotel Institute Front Office Modul 2020
Debi Fitria Dewi Oktapiana, SE.Par
31 Format 3.36. Guest Account
Ada beberapa jenis rekening tamu yaitu:
1. Individual bill: rekening ini akan mencatat transaksi/penggunaan fasilitas yang digunakan oleh tamu yang bersangkutan
2. Extra bill:rekening dibuat apabila tamu menggunakan fasilitas di luar yang telah ditentukan didalam surat jaminan/vocher yang ada
3. Master bill:satu rekening yang dibuat untuk tamu rombongan, dimana reken ing in ti in i memuat seluruh fasilitas yang digunakan oleh tamu rombongan sesuai dengan surat jaminan/voucher
4. Separate bill:rekening ini dibuat sesuai dengan permintaan tamu, akan di b uat terpisah antara rekening tamu masing-masing dalam kamar, rekening ini biasa d ibuat jik a satu kamar dihuni oleh dua orang
Subang International Hotel Institute Front Office Modul 2020
Debi Fitria Dewi Oktapiana, SE.Par
32 3.3 Akuntasi di bagian kantor depan
Akuntansi di bagian kantor depan mempunyai 4 tahap yaitu:
i. Tahap transaksi
Pada tahap ini setiap transaksi yang dilakukan akan dicatat didalam sistem akuntansi j. Tahap dokumentasi
Semua transaksi seharusnya lengkapi dengan dokumentasi yang lengkap sehingga ak an terlih at bahwa jumlah transaksi yang menjadi pengeluaran & pemasukan hotel
k. Tahap posting
Yaitu tahap pembebanan setiap informasi yang berkaitan dengan transaksi kedalam tagihan tam u sesuai dengan transaksinya.
l. Tahap auditing
Proses memeriksa ke akurasian catatan transaksi tamu dengan kelengkapan informasi dalam sistem posting.
m. Tahap penyelesaian
Proses pengumpulan sejumlah uang yang berasal dari transaksi yang telah dilakukan tamu. Setiap tagihan tamu harus diselesaikan pada saat check out, namun jika pembayaran dilak ukan d engan surat jaminan dan akan ditagihkan ke perusahaan, maka penyelesaian tagih an akan d ilak u kan dengan membawa surat jaminan tersebut.
Tahapan dan transaksi yang kemungkinan terjadi sebelum tamu datang ke hotel, sampai d en gan meninggalkan hotel, untuk jelaskan sbb:
1. Pemesanan kamar:sebelum tamu datang menginap transaksi keuangan yang dilakukan yaitu:
a. Advance deposit: tamu membayar sejumlah harga kamar sebagai jaminan atas pemesanan kamarnya
b. Prepayment: tamu membayar penuh untuk harga kamar sesuai rencana m asa tinggalnya di hotel sebelum ia menginap di hotel
2. Registrasi & check in; pada saat datang tamu akan dimintai untuk membayar deposit u ntu k jaminan kamar dan transaksi yang mungkin akan dilakukan, d ep osit in i d apat d ilak ukan dengan menggunakan uang tunai, kartu kredit atau surat jaminan d ari p erusahaan ad ap un jumlah deposit yang diminta oleh masing hotel berlainan tergantung p ada k ebijakan y ang ditetapkan, namun umumnya sejumlah uang yang bisa menjamin tran saksi y ang m u ngk in dilakukan selama tinggal di hotel.
Subang International Hotel Institute Front Office Modul 2020
Debi Fitria Dewi Oktapiana, SE.Par
33 3. During stay(selama menginap di hotel);beberapa transaksi yang biasa dilakuk an terjadi
selama masa tinggalnya di hotel adalah sbb:
a. Paid out: hotel mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan tamu yang mendesak, jika terjadi paid out maka petugas kasir akan meminta persetujuan atasan apakan bisa dilakukan atau tidak, begitu juga untuk jumlah yang akan dikeluarkannya.
Format 3.37. Paid out form
b. Correction: penyesuaian transaksi yang telah dilakukan oleh tamu pada hari yang sama dengan pencatatanya.
c. Rebate: pengurangan transaksi yang telah dilakukan oleh tamu p ad a h ari setelah terjadinya transaksi, pengurangan ini terjadi bisa karena kesalahan posting atau pun pengurangan untuk promosi hotel, transaksi ini diposting ap abila telah men dapat persetujuan dari FOM.
Format 3.38. Rebate credit
d. Miscellaneus charge: posting terhadap transaksi yang tidak ada dalam d ep artemen seperti transaksi terhadap kerusakan yang dilakukan tamu terhadap lukisan yang ada di kamar.
Subang International Hotel Institute Front Office Modul 2020
Debi Fitria Dewi Oktapiana, SE.Par
34 Format 3.39. Miscellaneous charge
e. Transfer tagihan: pemindahan tagihan tamu kepada tamu lain, dengan p ersetu juan dari tamu yang akan menjamin serta kejelasan tentang transaksi apa saja yang menjadi tanggungannya.
4. Check out/keberangkatan tamu: transaksi yang dilakukan oleh tam u ch eck o ut ad alah transaksi yang harus menjadikan saldo pada tagihan tamu menjadi n ol, transaksi y a n g dilakukan dapat berupa:
a. Cash payment: pembayaran secara tunai untuk transaksi yang pernah dilakukan b. City ledger: penagihan atas transaksi tamu kepada pihak lain yang sudah
mempunyai jaminan atas transaksi yang di lakukan oleh tamu yang menginap yang dapat berupa guarantee letter
Subang International Hotel Institute Front Office Modul 2020
Debi Fitria Dewi Oktapiana, SE.Par
35 Format 3.41. Guarantee letter
Laporan akuntansi kantor depan
Laporan yang keuangan yang dibuat di bagian kantor depan antara lain:
x Cash report: laporan keuangan tentang pemasukan yang diterima beru pa tu nai, cash report akan disertai dengan remittance of fund yaitu amplop y ang b erisi u ang y an g diterima yang akan dimasukan kedalam brankas dan esok harinya akan d iam bil o leh general cashier(kasir umum).
x City ledger report: laporan keuangan yang berisi pembayaran tamu yang akan ditagihkan kepada pihak ketiga
x High balance report:laporan keuangan yang berisi tamu-tamu yang d epo sit/jaminan pembayaranya sudah terbatas dan tidak bisa lagi menjamin transaksi yang dilakukannya
Subang International Hotel Institute Front Office Modul 2020
Debi Fitria Dewi Oktapiana, SE.Par
36
Subang International Hotel Institute Front Office Modul 2020
Debi Fitria Dewi Oktapiana, SE.Par
37
Subang International Hotel Institute Front Office Modul 2020
Debi Fitria Dewi Oktapiana, SE.Par
38
Subang International Hotel Institute Front Office Modul 2020
Debi Fitria Dewi Oktapiana, SE.Par 39