BAB II ANALISIS DAN PEMBAHASAN
B. PEMBAHASAN
7. pengisian kembali kas kecil
a. Bagian pemegang kas kecil membuat permintaan pengisian kembali kas
kecil dengan menggunakan formulir permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K) rangkap 2, dokumen ini dilampiri dengan BPKK, dan DP.
b. Bagian pemegang kas kecil membuat Bukti Kas keluar (BKK) rangkap 2
berdasarkan jumlah yang tercatum dalam PP3K tersebut.
c. Dokumen diatas diserahkan ke bagian kas. Bagian kas akan mengeluarkan
sejumlah uang sesuai yang tercantum dalam BKK, dan memintakan tanda tangan otorisasi kepada asistam manager.
d. BKK lembar ke 2 dan PP3K lembar ke 2 akan dikembalikan kepada
bagian pemegang kas kecil beserta uang tunai.BKK lembar ke 2 dan PP3K lembar ke 2 akan diarsipkan menurut tanggal.
e. BKK, PP3K, BPKK, dan dokumen pendukung akan diserahkan kepada bagian akuntansi untuk diarsipkan sesuai nomor urut.
Flowchart Pembentukan Kas Kecil
SK : Surat Keputusan
BKK : Bukti Kas Keluar
SK : Surat Keputusan
Pengisian Kembali Kas Kecil Mulai Membuat PP3KK DP BPKK 2 PP3K 1 T Arsip BPKK dan dokumen pendukung BKK 2 Menyimpa n uang tunai T Pemegang kas kecil
(Customer Service) 1 1 DP BPKK 2 PP3K 1 Membuat Bukti Kas Keluar BKK 2 3 DP : Dokumen Pendukung
BPKK : Bukti Pengeluaran Kas Kecil
PP3KK : Permintaan Pengeluaran Kembali Kas Kecil
DP BPKK PP3KK 2 3 BKK 1 Mengeluarkan sejumlah uang dan meminta tanda tangan otorisasi DP BPKK PP3K 2 2 BKK 1 DP BPKK PP3KK BKK 1 N Selesai Bagian Kas
(Finance Service Area) Bagian Akuntansi(Supervisor) 2 4 Register kas 4 Sudah diotorisasi oleh pihak assistant manager 3 DP : Dokumen Pendukung
BPKK : Bukti Pengeluaran Kas Kecil
PPKK : Permintaan Pengeluaran kembali Kas Kecil
C. EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS PT TELKOM. PURWODADI.
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai evaluasi dari penulis tentang unsur – unsur pengendalian intern pengeluaran kas pada PT Telkom Purwodadi. Obyek-obyek dari evaluasi meliputi : organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktik yang sehat.
1. Organisasi
Evaluasi penulis dari bagian – bagian atau unit yang terlibat dalam sistem tersebut adalah sebagai berikut :
a. Kegiatan pengeluaran kas kecil PT Telkom purwodadi dilakukan secara
sederhana. Walaupun dilakukan secara sederhana namun sudah terdapat pemisahan fungsi antara fungsi kas kecil dengan fungsi akuntansi, pemisahan fungsi ini bertujuan agar terjadi pengendalian atas kas kecil. Pengendalian tersebut terjadi karena fungsi penyimpanan kas tidak dapat mengambil uang yang disimpannya karena catatan mengenai jumlah kas dibuat dan disimpan oleh bagian akuntansi, begitu juga sebaliknya. meskipun bagian akuntansi mencatat dan menyimpan data keuangan, namun bagian akuntansi tidak dapat memanipulasi kas kecil karena dana yang dicatat oleh bagian akuntansi disimpan oleh pihak lain, sehingga dengan pengendalian seperti ini resiko atas pencurian kas sangat kecil.
b. Untuk transaksi penerimaan dan pengeluaran kas kecil dari awal sampai akhir masih dilakukan oleh bagian customer service yang sekaligus merangkap sebagai fungsi kas. Hal ini disebabkan karena kurangnya jumlah karyawan yang ada pada PT Telkom Purwodadi. Karena masih adanya perangkapan tugas maka kinerja karyawan tidak maksimal dan kemungkinan terjadinya manipulasi terhadap pengelolaan kas kecil masih tinggi. Maka dari itu pengendalian intern pengeluaran kas kecil masih sangat lemah.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Evaluasi penulis atas sisem otorisasi dan prosedur pencatatan adalah sebagai berikut :
a. Dalam transaksi pengeluaran kas kecil PT Telkom Purwodadi, bukti kas keluar beserta dokumen pendukung sudah diotorisasi oleh oleh pejabat yang berwenang. Dengan demikian catatan akuntansi dapat lebih up to date.
b. Karena dalam transaksi pengeluaran kas kecil PT. Telkom Purwodadi
menggunakan imprest system, maka transaksi yang terjadi antar bagian dilakukan secara tunai tanpa menggunakan cek.
c. Setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi telah didasarkan pada
berwenang (asistan manager) dan sudah dilampiri dokumen pendukung yang lengkap.
3. Praktik yang Sehat
Evaluasi unsur pengendalian intern terutama pada praktik yang sehat sebagai berikut :
a. Pada PT Telkom Purwodadi kas yang ada ditangan telah dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya dengan membatasi akses ke brankas tempat penyimpanan kas kecil dan hanya
memberi kode akses kepada bagian customer service, karena bagian
customer service merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyimpanan kas kecil.
b. Dokumen sumber dan dokumen pendukung dalam transaksi pengeluaran kas
kecil dibubuhi cap ”lunas” oleh bagian customer service setelah transaksi pengeluaran kas kecil dilakukan. Yang bertujuan agar dokumen tersebut tidak dislahagunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab untuk meminta uang lagi pada kasir, sehingga tidak terjadi pengeluaran kas kecil lebih dari sekali dalam satu dokumen yang sama.
c. PT. Telkom purwodadi tidak menggunakan rekening koran bank sebagai
informasi dari pihak ketiga (bank) guna untuk mengecek ketelitian register cek. Hal ini dikarenakan prosedur pengeluaran kas perusahaan dilakukan
tidak melibatkan pihak ketiga (bank). Dan tidak terdapat pemeriksa intern (internal auditor)
d. Pengeluaran kas kecil pada PT.Telkom purwodadi tidak menggunakan cek,
karena bagian keuangan perusahaan hanya diberi wewenang pengeluaran kas
melalui sistem dana kas kecil dengan menggunakan imprest system.
e. Pengeluaran kas kecil dalam PT Telkom purwodadi dilakukan melalui
sistem dana kas kecil menggunakan imprest system.
f. Bagian akuntansi PT Telkom Purwodadi telah mengadakan pencocokan
jumlah fisik kas kecil yang ada ditangan dengan jumlah kas kecil menurut catatan pada saat akan melakukan penyetoran kebagian keuangan pusat PT Tekom Kudus. Hal ini dilakukan untuk mencegah penyelewengan kas atau penggunaan yang tidak sewajarnya.
g. Pada bagian customer service PT Telkom Purwodadi sudah dilengkapi alat –
alat untuk mencegah terjadinya pencurian kas kecil yang ada ditangan berupa mesin register kas dan lemari besi. Setiap alat-alat tersebut diberi
kode khusus yang hanya bagian customer service dan pejebat yang
berwenang yang dapat membuka mesin tersebut. sehingga tidak sembarang orang memiliki akses terhadap alat-alat tersebut, hal ini dapat mengurangi resiko pencurian kas kecil pada almari dan perubahan data register kas pada mesin register kas.
h. Karena transaksi pengeluaran kas PT Telkom Purwodadi tidak menggunakan cek maka tidak terdapat penggunaan nomor pada cek.
BAB III TEMUAN
Berdasarkan evaluasi mengenai sistem pengeluaran kas dan unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem pengeluaran kas kecil yang diterapkan pada PT Telkom Purwodadi maka dapat disimpulkan beberapa kelebihan dan kelemahan sebagai berikut:
A. Kelebihan
1. Organisasi
Walaupun sistem pengeluaran kas PT Telkom Purwodadi dilakukan secara sederhana namun sudah terdapat pemisahaan fungsi antara fungsi penyimpanan kas kecil dan fungsi pencatatan. Dengan demikian PT Telkom Purwodadi sudah melakukan pemisahan fungsi secara tegas. Pemisahan fungsi ini dilakukan dengan tujuan agar supaya tidak terjadi penyalahgunaan terhadap kas oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.
a. Dalam pengeluaran kas kecil pada PT Telkom Purwodadi telah dilakukan otorisasi oleh pejabat yang berwenang yaitu kepala Divisi Asistant Manager Customer Care dan Bagian akuntansi.
b. Setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi (register kas) sudah
Manager Customer Care) disertai dokumen atau bukti pendukung yang lengkap.
3. Praktik yang Sehat
Meskipun PT Telkom Purwodadi menggunakan sistem yang sederhana dalam pengeluaran kas kecil namun Pelaksanaan unsur sistem pengendalian intern terutama pada praktik yang sehat sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari prosedur yang dilakukan sebagai berikut :
a. Sudah terdapat brankas penyimpanan kas kecil tersendiri yang dibatasi dengan menggunakan kode akses tertentu yang dibuat khusus bagian penyimpanan kas kecil.
b. Dalam prosedur pengeluaran kas kecil, PT Telkom Purwodadi sudah membubuhkan cap “lunas” pada semua dokumen sumber dan dokumen pendukung oleh bagian customer service setelah dilakukan transaksi pengeluaran kas kecil.
c. Pengeluaran kas kecil PT Telkom Purwodadi dilakukan melalui sistem
dana kas kecil dengan menggunakan imprest system. Karena dengan
menggunakan imprest system jumlah saldo yang ditetapakan selalu
konstan dan tidak berubah ubah dan prosedur pelaksanaannya lebih sederhana.
d. PT Telkom Purwodadi telah mengadakan pencocokan jumlah fisik kas
saat akan melakukan penyetoran ke bagian keuangan pusat PT Telkom kudus guna untuk mencegah penyelewengan kas atau penggunaan yang tidak sewajarnya.
e. PT Telkom Purwodadi telah melengkapi bagian customer service dengan alat pengamanan yang berupa mesin register kas dan lemari besi, yang berfungsi untuk mempermudah bagian customer service dalam mengawasi dan menjaga keutuhan kas.
f. Dokumen dokumen telah diarsipkan secara teratur berdasarkan nomor
dan waktu.
B. Kelemahan
1. Dalam transaksi penerimaan dan pengeluaran kas kecil PT Telkom purwodadi
dari prosedur awal sampai akhir masih dilakukan oleh bagian costumer
service yang sekaligus merangkap sebagai pengelola kas kecil. Karena kurangnya jumlah karyawan yang ada pada PT Telkom Purwodadi. Dengan demikian maka dapat memungkinkan terjadinya manipulasi maupun penyelewengan terhadap kas kecil.
2. Tidak adanya pemeriksa intern dalam PT Telkom Purwodadi. Hal ini dapat menimbulkan manipulasi terhadap kas kecil oleh bagian kas kecil maupun akuntansi.
49
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan evaluasi yang dilakukan terhadap sistem pengendalian intern pengeluaran kas kecil dapat dilihat kesimpulan sebagai berikut: sistem pengendalian interrn pengeluaran kas PT Telkom Purwodadi yang digunakan sudah baik walaupun prosedur pengeluaran kas kecil yang dilakukan masih sederhana. Akan tetapi masih ditemukan beberapa kelemahan dari sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh PT Telkom Purwodadi. antara lain menyangkut jumlah karyawan yang masih terbatas, tidak adanya pemeriksa intern dalam memeriksa kinerja perusahaan. Hal ini dilihat berdasarkan hasil pengecekan unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern pengeluaran kas kecil serta prosedur yang membentuk sistem pengeluaran kas kecil pada perusahaan, sehingga dapat diketahui kelebihan dan kekurangannya. Sistem pengendalian intern pengeluaran kas kecil PT Telkom Purwodadi dapat disimpulkan sudah baik. PT Telkom Purwodadi Telah melakukan pengendalianya dengan baik, namun sepertinya PT Telkom Purwodadi kurang waspada terhadap penyelewengan yang mungkin timbul dari kelemahan pengendalian intern perusahaan mengenai kurangnya jumlah karyawan PT Telkom Purwodadi sehingga terjadi perangkapan
tugas, terutama pada bagian keuangan PT Telkom Purwodadi. Perangkapan tugas ini dapat memudahkan karyawan dalam bertindak kecurangan.
B. Saran
Dengan adanya evaluasi sistem pengendalian intern pada PT Telkom Purwodadi terhadap pengeluaran kas kecil, penulis menemukan beberapa kelemahan sehingga penulis ingin memberikan beberapa saran untuk dijadikan pertimbangan agar sistem pengendalian intern pengeluaran kas menjadi lebih baik, antara lain sebagai berikut:
1. Sebaiknya PT Telkom melakukan perekrutan karyawan baru untuk menambah
jumlah karyawan agar tidak terjadi perangkapan tugas. Karena perangkapan tugas ini dapat mengurangi efektivitas kinerja perusahaan pada bagian keaungan. Selain itu juga dapat memudahkan karyawan dalam melakukan penyelewengan terutama pada bagian keuangan yang rentan terhadap kecurangan pada penggunaan kas kecil.
2. Perlu diadakan diadakan pemeriksaan intern pada setiap periode, sehingga perusahaan harus memiliki pemeriksa intern tersendiri. Pemeriksaan intern ini berguna untuk menilai kinerja PT Telkom Purwodadi. Selain itu juga dapat meminimalisasi terjadinya penyelewengan kas kecil.
51
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki.2003. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: BPFE.
James, A. Hall. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan Amir Abadi Yusuf. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.
Kieso, Donald E, et al. 2002. Akuntansi Intermediete. Terjemahan Emil Salim. Jilid 1. Edisi Kesepuluh. Jakarta : Salemba Empat.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Rama, Dasaratha V and Jones Frederick L. 2009. Sistem Informasi Akuntansi 1. Jakarta: Salemba Empat.
Romney B Marshall and Steinbart, Paul John. 2003. Accounting Information Systems.