BAB III MEKANISME PENGOLAHAN ARSIP PADA BALAI
3.3 Pengolahan Arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan
Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui tanda simpan, kelengkapan arsip, kondisi fisik arsip dan keterkaitan dengan arsip lain.
1. Pemeriksaan tanda simpan
Memeriksa tanda simpan atau file pada lembar disposisi yang diberikan oleh pimpinan.
2. Pemeriksaan kelengkapan berkas
Jika terdapat berkas yang tidak lengkap, misalnya tidak ada lampiran atau terpisah antara satu dengan yang lainnya maka berkas tersebut harus digabungkan menjadi satu kesatuan berkas. 3. Pemeriksaan kondisi fisik arsip
Jika terdapat arsip yang rusak dan arsip yang tidak memiliki nilai guna tinggi maka sebelum disimpan perlu dilakukan tindakan perbaikan dengan cara penambalan, penyambungan, laminasi dan teknik perawatan lainnya.
4. Pemeriksaan keterkaitan dengan arsip lain
Jika arsip yang diperiksa memiliki keterkaitan dengan arsip yang sudah disimpan maka digabungkan dengan arsip tersebut, tanpa membuat folder baru.
Penyortiran dilakukan untuk memilih antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok yang lain atau memisahkan duplikat-duplikat yang tidak berguna.
• Penentuan Indeks
Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nomor dan subjek atau masalah.
• Penentuan Kode
Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah.
Contoh kode klasifikasi arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan :
KU KEUANGAN
KU.00 Penyusunan Anggaran KU. 01 Pelaksanaan Anggaran KU.02 Perbendaharaan KU.03 Bantuan Luar Negeri KU.04 Sistem Akutansi
KU.05 Pertanggungjawaban Keuangan
KP KEPEGAWAIAN
KP.00 Kepegawaian KP.01 Pengadaan KP.02 Pembinaan
KP.03 Pembinaan Jabatan Fungsional KP.04 Cuti
KP.05 Disiplin KP.06 Kesejahteraan KP.07 Pemberhentian
KP.08 Organisasi Non Kedinasan HK HUKUM
HK.00 Peraturan Perundang-undangan OT ORGANISASI DAN TATALAKSANA
OT.00 Organisasi OT.01 Tatalaksana
OT.02 Evaluasi Organisasi dan Tata kerja
HM KEHUMASAN
HM.00 Hubungan antar lembaga HM.01 Media Massa
HM.02 Keprotokolan HM.03 Kunjungan Dinas HM.04 Dengar Pendapat HM.05 Sidang Kabinet/Rakor HM.06 Penerbitan dan Publikasi HM.07 Dokumentasi
HM.08 Perpustakaan
• Pembuatan Label
Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, dan peralatan penyimpanan arsip lainnya yang dilaksanakan secara konsisten.
• Pembuatan Tunjuk Silang
Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas yang lainnya yang memiliki keterkaitan informasi.
• Penempatan Arsip
Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.
3.4. Pemeliharaan Arsip
Untuk mencegah arsip agar arsip dapat terjaga pengamanannya maka diusahakan ruangan arsip selalu terang dan penyinaran cahaya lampu tidak
langsung menyinari dokumen atau arsip. Hal ini sangat diperlukan karena arsip-arsip tersebut sangat dibutuhkan sesuai dengan fungsinya.
Untuk penanganan arsip agar tetap terjaga dengan baik maka bagian administrasi yang melaksanakan kegiatan kearsipan. Proses kerja yang dilakukan mulai dari pengklasifikasian arsip, penjilidan arsip sesuai dengan perihal subjek yang terkandung pada dokumen tersebut.
3.5. Temu Kembali Arsip
Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Untuk dapat menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang tepat dan cepat tentunya memerlukan suatu cara. Hal tersebut berhubungan erat dengan sistem penataan dan penyimpanan dokumen atau berkas arsip.
Penemuan kembali arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan dilakukan dengan menggunakan buku yang memuat daftar arsip yang dimiliki. Dalam buku arsip tersebut dari tahun ke tahun dan disimpan dalam lemari arsip. Proses pengarsipan dilakukan dengan berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat.
Setiap surat masuk dan surat keluar dicatat dalam buku kearsipan. Kemudian penataan arsip berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat. dokumen arsip yang masuk disimpan dalam lemari arsip berdasarkan klasifikasinya. Hal ini bertujuan untuk mempermudah petugas dalam menata arsip yang sesuai denga sistem yang telah ditentukan serta memudahkan dalam proses penemuan kembali informasi jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
3.6. Penyusutan Arsip
Prosedur penyusutan sebenarnya merupakan salah satu bagian dari prosedur pengolahan arsip pada suatu organisasi. Prosedur penyusutan sangat perlu disusun, karena dalam proses inilah tertuang langkah-langkah bagaimana jadwal retensi arsip digunakan.
Dalam prosedur penyusutan arsip tertuang ketentuan umum dan ketentuan pelaksanaan serta teknik pelaksanaan pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip.
Pada BPPNFI Regional 1 Medan penyusutan arsip dilaksanakan pada dua unit, yaitu (1) penyusutan arsip di lingkungan unit utama, (2) penyusutan arsip di lingkungan unit pelaksana teknis. Di sini penulis membahas tentang penyusutan arsip di lingkungan unit utama.
Adapun langkah-langkah pada prosedur penyusutan arsip di lingkungan unit utama adalah sebagai berikut :
A. Pemindahan Arsip
1. Pemindahan arsip dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata Usaha Direktorat
Sub Direktorat memiliki wewenang menyimpan arsip selama 2 tahun. Setelah 2 tahun arsip harus dipindahkan ke Sub Bagian Tata usaha Direktorat, dengan prosedur sebagai berikut.
• Pemeriksaan
Pengadministrasi umum memeriksa arsip untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan sudah benar-benar inaktif (2 tahun/lebih) atau belum. Penentuan suatu arsip dapat dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip sebagaimana diatur dalam Kepmendiknas Nomor 145/U/2005 dan Permendiknas Nomor 13 Tahun 2006.
• Membuat daftar arsip
Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip tersebut didaftar secara lengkap, baik judul seriesnya dan deskripsinya, seperti tahun, volume, kondisi, dan sistem jalan masuk (sistem penyimpanan yang digunakan) menggunakan formulir lampiran 1.
• Penataan arsip
Penataan arsip dilaksanakan untuk menjaga agar arsip tertata rapi. Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembaran
arsip dalam setiap folder/map. Penataan antara folder yang satu dengan folder yang lain haruslah rapi dan benar.
• Pembuatan berita acara pemindahan arsip
Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggungjawab dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata usaha Direktorat. Bukti pemindahan arsip diwujudkan dalam bentuk Berita Acara, menggunakan formulir lampiran 2.
• Pelaksanaan pemindahan
Sebelum pelaksanaan pemindahan perlu dilakukan pemeriksaan oleh Sub Bagian Tata usaha untuk mengetahui kesesuaian antara daftar dengan fisik arsip yang dipindahkan. Pemindahan arsip ini disertai dengan penandatanganan Berita Acara Pemindahan oleh Kasubdit dan Kasubbag TU, dibuat rangkap 2 masing-masing untuk pihak yang memindahkan dan pihak yang menerima.
2. Pemindahan arsip dari Sub Bagian Tata usaha Direktorat ke Bagian Umum
Sub Bagian Tata usaha Direktorat memiliki kewenangan menyimpan arsip selama 5 tahun. Kemudian arsip dipindahkan ke Bagian Umum Sekrtariat Direktorat Jendral PNFI.
Prosedur pemindahan arsip ini sama dengan prosedur pemindahan dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata usaha Direktorat, hanya saja penyimpanannya saja yang berbeda yaitu selama 5 tahun.
3. Pemindaha arsip dari Bagian Umum ke Biro Umum
Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jendral PNFI memiliki kewenangan menyimpan arsip sampai dengan 10 tahun. Kemudian arsip dipindahkan ke Pusat Departemen pada Biro Umum Sekretariat Jendral.
Prosedur pemindahan arsip ini sama halnya dengan ke dua prosedur yang telah diuraikan di atas, perbedaannya terletak pada jangka simpan yaitu 10 tahun.
B. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan asip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
Pemusnahan arsip memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian yang sangat tinggi sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga kontinuitas pengelolaan arsip dan menjaga keseimbangan keberadaan arsip, sejak arsip diciptakan kemudian dikelola dan pada akhirnya dimusnahkan.
1. Pemusnahan duplikasi dan non arsip • Pemeriksaan
Bagian administrasi umum pada unit-unit kerja melaksanakan penyortiran arsip dan non arsip serta duplikasi arsip. Komponen non arsip terdiri dari kertas kosong, map dan lain-lain yang tidak memiliki informasi. Sedangkan arsip duplikasi adalah arsip yang persis dengan aslinya. Jika ditemukan arsip duplikasi, maka dipilih salah satu untuk disimpan dan diperlakukan sebagai asli.
Unit kerja dapat memusnahkan duplikasi dan non arsip secara langsung dengan menggunakan alat pencacah apabila jumlahnya tidak melebihi 500 lembar.
• Membuat daftar arsip dan duplikasi
Jika duplikasi dan non arsip jumlahnya melebihi 500 lembar, maka unit kerja membuat daftar duplikasi dan non arsip.
• Memindahkan non arsip dan duplikasi arsip
Unit kerja mengirimkan duplikasi dan non arsip ke Sub Bagian Tatausaha Direktorat / Bagian Umum.
• Pengumpulan duplikasi non arsip
Sub Bagian Tata usaha Direktorat / Bagian Umum menerima dan menghimpun duplikasi dan non arsip.
• Pemusnahan
Sub Bagian Tata usaha Direktorat / Bagian Umum melaksanakan pemusnahan duplikasi dan non arsip secara bersama-sama dengan membuat Berita Acara Pemusnahan duplikasi dan non arsip.
2. Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan sampai dengan 4 tahun.
• Pemeriksaan
Arsiparis memeriksa arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya (5-9 tahun) sesuai JRA dan memiliki keterangan musnah. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar telah habis jangka simpannya yang berpedoman pada JRA atau peraturan perundangan yang berlaku.
• Pendaftaran
Membuat daftar arsip-arsip yang telah habis jangka simpannya dan berpedoman kepada JRA yang akan dimusnahkan menggunakan formulir lampiran 3.
Menata, mengelempokkan, dan memberi nomor arsip sesuai dengan nomor daftar arsip yang akan dimusnahkan.
• Penilaian
Sub Bagian Tata usaha Direktorat menyampaikan daftar arsip yang akan dimusnahkan kepada Bagian Umum dan unit-unit pemilik arsip untuk dilakukan penilaian arsip.
• Persetujuan dan pengesahan
a. Kepala Bagian Umum mempersiapkan surat permohonan rekomendasi dan mengajukan permohonan kepada Sesditjen untuk ditandatangani oleh Dirjen PNFI. Surat
permohonan rekomendasi disampaikan ke Sesjen melalui Kepala Biro Umum.
b. Kepala Biro Umum Depdiknas melakukan penilaian dan mempersiapkan surat rekomendasi pemusnahan arsip yang ditandatangani oleh Sesjen. Surat rekomendasi Sesjen disampaikan kepada Dirjen PNFI.
c. Dirjen PNFI mengesahkan arsip yang akan dimusnahkan dalam bentuk surat keputusan.
• Pelaksanaan pemusnahan
Sub Bagian Tata usaha Direktorat melakukan pemusnahan secara total disertai dengan Berita Acara dan disaksikan oleh minimal 2 orang saksi dari Bagian Umum dan Bagian Tata Laksana dan Kepegawaian (hukum/perundang-undangan) Direktorat Jendral PNFI.
3. Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 5-9 tahun
Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 5-9 tahun tahun dilakukan oleh Bagian Umum Setditjen PNFI.
Proses prosedur pemusnahan arsip sama halnya dengan prosedur pemindahan pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan
sampai dengan 4 tahun hanya saja perbedaan terletak pada jangka simpan yaitu 5-9 tahun dan pelaksanaan pemusnahannya disaksikan 2 orang saksi dari Biro Umum dan Biro Hukum dan Organisasi.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil observasi pada BPPNFI Regional 1 Medan dan pembahasan dari bab sebelumnya, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Kegiatan arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan adalah mengagendakan surat masuk dan surat keluar, membuat nomor urut surat atau arsip. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan map ordner selanjutnya dimasukkan ke dalam lemari arsip.
2. Segala urusan surat-menyurat, kearsipan ditangani oleh bagian keadministrasian.
3. Penyusutan arsip dilakukan dengan memindahkan arsip yang tidak bernilai guna dalam satu ruangan khusus. Sedangkan arsip yang masih bernilai guna disimpan pada sub bagian tata usaha umum.
4. Pemeliharaan arsip tidak ada hal yang khusus, hanya sebatas membersihkan dokumen arsip dari debu saja.
5. Klasifikasi arsip berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat. 6. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan menggunakan sistem
klasifikasi arsip dan nomor urut surat.
7. Pemusnahan arsip dilakukan pada arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi, kemudian dilakukan pencatatan pada buku arsip.
4.2. SARAN
Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, maka diperoleh saran sebagai berikut :
1. Untuk penanganan arsip yang lebih baik lagi, seharusnya diolah oleh petugas yang ahli di bidang arsip.
2. Pemeliharaan arsip seharusnya lebih ditingkatkan lagi, karena arsip merupakan asset informasi yang penting bagi kegiatan keadministrasian.
3. Agar arsip dapat terjaga dengan baik seharusnya arsip ditempatkan pada ruangan tersendiri dengan ruangan yang bersuhu lebih rendah dari ruangan yang lainnya.
4. Pengolahan arsip yang dilakukan hendaknya perlu ditingkatkan lagi agar prosedur kearsipan menjadi lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1997. Cara-Cara Pengolahan Arsip yang Praktis dan Efisien. Jakarta : Djambatan.
……….. 1997. Pola Kearsipan Modren : Sistem Kartu Kendali. Jakarta : Djambatan.
Artikel Wadah Belajar Arsip.2009.(Online).
Diakses tanggal 18 April 2009.
Basari, Abas. 2007. Manajemen Arsip Dinamis (Aktif & In-aktif).(Online).
Diakses tanggal 14 April 2009.
Hasugian, Jonner. 2003. Pengantar Kerasipan.(Online).
Diakses tanggal 14 April 2009.
Penilaian Arsip dan Jadwal Retensi Arsip (Modul). Jakarta : Arsip Nasional
Rebuplik Indonesia (ANRI), 2002.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren. Bandung : Mandar Maju.
Sofa. 2008. Pengantar Kearsipan Bag 1.(Online).
Diakses tanggal 23 April 2009.
Sutarto. 1997. Sekertaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajah Mada University Press.
Widjaya, A. W. 1993. Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta : Rajawali Press.