MEKANISME PENGOLAHAN ARSIP PADA BALAI
PENGEMBANGAN PENDIDIKAN NON-FORMAL
DAN INFORMAL (BPPNFI) REGIONAL 1
MEDAN
KERTAS KARYA
Dikerjakan Oleh:
JULIANA HASIBUAN
062201006
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS SASTRA
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai Pengembangan
Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional
1 Medan.
Oleh : Juliana Hasibuan
Nim : 062201006
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
Ketua Jurusan : Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si.
NIP : 130802473
Tanda Tangan :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai Pengembangan
Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional
1 Medan.
Dosen Pembimbing : Ishak S.S.M.Hum
NIP : 132298069
Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembaca : Dra. Zurni Zahara Samosir, M. Si.
NIP : 130802473
Tanda Tangan :
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT, atas berkat
dan rahmat-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
Kertas karya ini berjudul “MEKANISME PENGOLAHAN ARSIP
PADA BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN NON-FORMAL DAN
INFORMAL (BPPNFI) REGIONAL 1 MEDAN” yang merupakan salah satu
persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Ilmu
Perpustakaan DIII Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam kertas karya ini masih
belum sempurna baik dari segi materi, pembahasan maupun penyusunan
bahasanya. Penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi
kesempurnaan kertas karya ini. Penulis berharap semoga kertas karya ini
bermanfaat bagi kita semua.
Teristimewa pada kesempatan ini, Penulis mengucapkan terima kasih
dengan rasa hormat setinggi-tingginya atas segala dukungan, jerih payah dan do’a
restu kedua orang tua yang Penulis sayangi, Ayahanda Nazaruddin dan Ibunda
Seni Wati A.Ma.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis mendapat
bantuan,bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak sehingga Penulis dapat
menyelesaikan kertas karya ini. Pada kesempatan ini Penulis mengucapkan terima
kasih kepada :
1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A., selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas
Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si, selaku Ketua Jurusan D-III Program
Studi Ilmu Perpustakaan dan selaku team pembaca kertas karya ini serta
dosen wali yang telah memberikan arahan kepada Penulis.
3. Bapak Ishak S.S.M.Hum, selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan petunjuk dan bimbingan kepada Penulis dalam penyelesaian
4. Ibu Eva Rabita selaku dosen wali Penulis selama menyelesaikan
pendidikan di DSPI ini, yang telah banyak memberikan arahan kepada
Penulis.
5. Bapak Drs. Irwan Syafi’i selaku Kasubbag BPPNFI Regional 1 Medan,
dan seluruh pegawai yang telah membantu Penulis dalam observasi di
BPPNFI Regional 1 Medan.
6. Kakak-kakakku “ Mina, Mida dan adikku Madon “ yang selama ini telah
memberikan support kepada penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
7. Kepada sahabat-sahabatku “husna, ulphe, niswa, dhini dan buat my best
kaq heny n armiy” thank you for all dan rekan-rekan stambuk 2006, yang
telah memberi motivasi dan dukungan dalam menyelesaikan kertas karya
ini.
8. Spesial buat “ Kurniawan “ yang selama ini banyak membantu dan
memberi spirit kepada Penulis.
Demikian pengantar yang Penulis sampaikan. Semoga kertas karya ini
dapat bermanfaat bagi kita semua, Amin. Akhir kata Penulis ucapkan terima
kasih atas segala bantuan.
Medan, Juni 2009
Penulis
( Juliana Hasibuan )
DAFTAR ISI
BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip ... 5
2.1.1 Fungsi Arsip... 6
2.1.2 Peranan Arsip ... 6
2.1.3 Tujuan Arsip ... 7
2.2 Sistem Penataan Arsip ... 7
2.2.1 Pengertian dan Tujuan Penataan Arsip ... 7
2.2.2 Sistem Penataan Arsip ... 7
2.3 Temu Kembali Arsip ... 13
2.4 Pemeliharaan Arsip ... 13
2.4.1 Pemeliharaan ... 14
2.4.2 Tujuan Pemeliharaan ... 14
2.4.3 Pencegahan Kerusakan ... 14
2.5 Penyusutan Arsip ... 15
2.5.1 Pengertian dan Tujuan ... 15
2.5.2 Jadwal Retensi Arsip (JRA) ... 15
2.5.3 Pelaksanaan Penyusutan ... 16
BAB III MEKANISME PENGOLAHAN ARSIP PADA BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN NON-FORMAL DAN INFORMAL (BPPNFI) REGIONAL 1 MEDAN 3.1 Gambaran Umum BPPNFI Regional 1 Medan ... 17
3.1.1 Sejarah BPPNFI Regional 1 Medan ... 17
3.1.2 Struktur Organisasi... 19
3.2 Proses Pengurusan Arsip ... 19
3.2.1 Proses Surat Masuk ... 19
3.2.2 Proses Surat Keluar ... 20
3.2.3 Penyimpanan dan Penjajaran Arsip ... 20
3.3 Pengolahan Arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan ... 21
3.4 Pemeliharaan Arsip ... 23
3.6 Penyusutan Arsip ... 24
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ... 30 4.2 Saran... 31
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Sistem Abjad ... 8
Gambar 2. Sistem Masalah/ Perihal... 9
Gambar 3. Sistem Nomor... 10
Gambar 4. Sistem Tanggal/ Urutan Waktu ... 11
DAFTAR BAGAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Penulisan
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap
organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan
organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi
menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja
administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi
didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan
cepat.
Pada suatu instansi atau lembaga pemerintahan maupun swasta, bidang
kearsipan merupakan salah satu unsur dari kesekretariatan atau ketatausahaan.
Administrasi pada kearsipan meliputi kegiatan dalam suatu pengurusan, baik
mengenai pengumpulan, pengelompokan, penyimpanan atau penemuan
kembali, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Perkembangan teknologi yang pesat menuntut kebutuhan informasi
yang tinggi bagi masyarakat dalam berbagai segi kehidupan. Kebutuhan akan
informasi tersebut menuntut lembaga-lembaga pemerintah, instansi, dan tidak
terkecuali individu untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan sesuai
dengan kebutuhannya masing-masing.
Peranan arsip sangat potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam
menunjang kelancaran, kegiatan administrasi sehari-hari suatu organisasi.
Kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan instansi dan
merupakan pusat ingatan, sumber informasi dan sumber bukti sejarah.
Berkaitan dengan hal tersebut dalam kegiatan suatu badan atau lembaga arip,
ditemukan teknik jadwal retensi, meliputi kegiatan-kegiatan mulai kegunaan
suatu arsip bagi kantor kemudian merencanakan sejauh mana arsip-arsip dari
kantor dapat disimpan.
Kegiatan arsip berkaitan dengan pengklasifikasian, penyimpanan,
untuk mengetahui pelaksanaan pekerjaan masa lalu dan penyusunan rencana
kerja yang akan datang serta pengambilan keputusan, karena itu arsip sebagai
sumber informasi harus dikelola dengan baik.
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi
yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan
dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan. Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani
Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama,
kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita
mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive
dan arsip.
Untuk pelaksanaan kegiatan arsip setiap upaya penyusutan arsip
diperlukan penilaian terhadap aspek nilai arsip secara profesional yang dalam
rangka pembinaan kearsipan nasional telah dikembangkan jabatan fungsional
arsiparis yang diharapkan mampu melaksanakan pekerjaan secara
professional.
Arsip mempunyai beberapa kegunaannya, Sedarmaji dalam (Wursanto,
1991 : 10) mengemukakan bahwa arsip mempunyai tujuh nilai guna yaitu
sebagai berikut :
• Values for Administrative Use (Nilai arsip dalam kegunaan administrasi)
• Values for Legal Use (Nilai arsip dalam kegunaan hukum)
• Values for Viscal Use (Nilai arsip berkaitan dengan keuangan)
• Values for Operating Use (Nilai arsip yang berorentasi pada pelaksanaan kegiatan)
• Values for Policy Use (Nilai arsip untuk kebijakan)
• Values for Historical Use (Nilai arsip yang berkaitan dengan sejarah)
• Values for Research Use (Nilai arsip yang berkaitan dengan hasil penelitian sebagai bukti hasil karya anak bangsa)
Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI)
Regional 1 Medan, merupakan instansi pemerintah yang bergerak pendidikan
non formal. BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai beberapa bagian kerja
yang dibagi menurut struktur organisasi sesuai dengan bidangnya. Perlu
dimiliki dapat digunakan secara maksimal. Penanganan arsip pada BPPNFI
Regional 1 Medan meliputi proses pengurusan arsip, pemeliharaan,
prngamanan serta penyusutan arsip.
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan pada BPPNFI Regional
1 Medan, ditemukan yang ditemukan adalah apakah BPPNFI Regional 1
Medan telah mengolah arsipnya sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Bagaimana BPPNFI Regional 1 Medan telah menerapkan sistem pengolahan
arsip sesuai dengan standar pengolahan arsip. Dari permasalahan di atas
Penulis tertarik untuk membahas kondisi BPPNFI Regional 1 Medan ini
dengan judul “ Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai Pengembangan
Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1 Medan “.
1.2. Tujuan Penulisan
Adapun yang menjadi tujuan penulisan kertas karya ini adalah :
• Untuk mengetahui gambaran umum tentang mekanisme pengolahan arsip aktif.
• Untuk mengetahui kegiatan kearsipan pada BPPNFI Regional 1 Medan.
1.3. Ruang Lingkup
Sesuai dengan masalah yang dikemukakan di atas, maka ruang lingkup
kertas karya ini adalah hal yang menyangkut mekanisme pengolahan arsip
aktif pada BPPNFI Regional 1 Medan, antara lain menyangkut penyimpanan,
pemeliharaan serta penyusutan arsip pada Balai Pengembangan Pendidikan
Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1 Medan.
1.4. Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan kertas karya ini metode penulisan yang digunakan adalah
1. Tinjauan Pustaka
Penelitian ini dilakukan dengan mempelajari buku-buku yang berkaitan
dengan bidang yang dibahas dalam kertas karya ini.
Dengan melakukan observasi langsung ke objek yang akan diteliti pada
Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI)
Regional 1 Medan, yaitu melakukan penelitian berkas yang berhubungan
dengan kertas karya ini.
3. Wawancara
Penulis melakukan wawancara langsung dengan staff kearsipan pada
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
2.1. Pengertian ArsipKearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata usaha
yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun swasta.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpana
surat-surat atau dokumen kantor lainnya.
Kearsipan sebenarnya sudah ada sejak adanya sejarah manusia sejak
manusia dapat membuat catatan bertulis atau bergambar mengenai suatu hal,
misalnya daun Papyrus bertulis di Mesir, Permaken (kulit domba).
Menurut bahasa, istilah arsip berasal dari Bahasa Belanda yaitu archief. Menurut T.R Schellenberg (Wursanto, 1991 : 14), “Arsip adalah surat-surat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tepat guna mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada badan kearsipan”. Sedangkan menurut A.W. Widjaya (1993 : 2) dalam bukunya Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar menyebutkan bahwa “Arsip adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai guna sejarah, hukum dan pertanggungjawaban organisasi”.
Dalam Bahasa Inggris istilah arsip disebut archieve yang berasal dari
Bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche
berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan. Selanjutnya berubah
menjadi “ar-cheion” yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa
Latin disebut “archivum”, dan akhirnya dari kata-kata tersebut dipakailah istilah
arsip.
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-undang Nomor 7 tahun
1971 tentang “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN “ pada Bab I Pasal I
(Wursanto, 1991 : 25) yang berbunyi sebagai berikut :
• Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Di samping istilah arsip, ada juga beberapa pengertian lain yang sering
digunakan dalam bidang kearsipan (Wursanto, 1991 : 11) yaitu :
1. File: Early archieve (arsip aktif), yaitu arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif dan masih diperlukan langsung dalam proses adminiatrasi.
2. Record : Permanent file (arsip in aktif), yaitu arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kearsipan pada instansi bersangkutan, dan nilai gunanya menurun dalam proses administrasi.
3. Archieve : Permanent record (arsip statis), yaitu arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI Pusat atau Arsip Nasional RI Daerah. Arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan merupakam pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
2.1.1. Fungsi Arsip
Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua (Wursanto, 1991 :
18-19), yaitu :
1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu,
• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
• Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
• Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2.1.2. Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan
dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai
suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip
(Sedarmayanti, 2003 : 19) adalah :
• Alat utama ingatan organisasi
• Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
• Barometer kegiatan suatu organisasi
• Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
2.2.3. Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah (Sedarmayanti, 2003 : 19).
Sesuai dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip
sangatlah penting pada proses administrasi pemerintahan. Pengolahan arsip
yang baik dapat membantu meningkatkan segala aktivitas yang dilakukan
suatu organisasi. Selain itu juga dapat dijadikan acuan dan sumber informasi
dalam proses pengambilan keputusan.
2.2. Sistem Penataan Arsip
2.2.1. Pengertian dan tujuan penataan arsip
Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan
keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar
pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang.
Yang dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003 : 68).
Menurut Sedarmayanti tujuan penataan arsip adalah :
• Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
• Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna.
2.2.2. Sistem penataan arsip
dinamis tersebut populer dengan sebutan “filingSystem” (Jonner Hasugian, 2003:7-online).
Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa
filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan
arsip terdiri dari (Sedarmayanti, 2003 : 70):
1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penataan berkas yang umumnya digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
2. Sistem Masalah
Sistem masalah adalah sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan administrasi yang mengikuti sistem ini.
Masalah-masalah harus dikelempokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut “daftar indeks”. Daftar indeks yaitu daftar yang kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
3. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian mesing-masing setiap masalah diberi nomor tertentu.
4. Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penataan berkas berdasarkan urutan
tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula, tanpa harus memperhatikan masalah berkas tersebut.
5. Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat atau lokasi. Untuk melaksanakan sistem wilayah ini, dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah sebagai pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah.
2.3. Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip (retrieval system) merupakan salah satu
kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan
kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan
administrasi.
Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren : Sistem Kartu Kendali menyatakan bahwa “Yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip tersebut disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya”.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem
penataan arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan
sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit pula.
Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut (Hadi Abubakar, 1996 : 74).
Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren : Sistem Kartu Kendali menyatakan “Agar sistem penemuan kembali arsip ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.
4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas.
5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.
2.4. Pemeliharaan Arsip
2.4.1. Pemeliharaan
1. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara 600-750), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.
3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.
4. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga.
2.4.2.Tujuan Pemeliharaan
Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah :
• Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
• Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
2.4.3. Pencegahan Kerusakan
Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain :
• Penggunaan Air Conditioner (AC)
Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik.
• Fumigasi
Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri.
• Restorasi Arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi.
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.
2. Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik.
• Mikrofilm
Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyipanan dan penggunaan.
2.5. Penyusutan Arsip
2.5.1. Pengertian dan Tujuan
Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 tahun 1979, penyusutan arsip adalah (Sedarmayanti, 2003 : 102-103) :
1. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional.
Menurut Wursanto dalam bukunya Kerasipan 2 menyatakan bahwa “Penyusutan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai guna lagi. Penyusutan arsip tersebut haruslah dilakukan secara total, yaitu dibakar secara habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga wujud dari arsip tersebut tidak terlihat lagi”.
Sedarmayanti berpendapat bahwa tujuan penyusutan arsip adalah sebagai berikut :
• Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
• Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan.
• Mempercepat proses temu kembali arsip.
• Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
2.5.2. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103).
Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
• Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA :
• Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
• Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
• Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
• Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen
• Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
2.5.3. Pelaksanaan Penyusutan
Langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan (Sedarmayanti, 2003 : 107), adalah :
• Menyiangi, yaitu memilih atau mengambil yang tidak berguna, agar arsip berkurang.
• Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan.
• Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan.
Langkah-langkah khusus pelaksanaan penyusutan :
• Penyusutan dari arsip aktif ke arsip in-aktif, caranya : a. Memindahkan arsip dari file aktif ke file in-aktif
b. Membuat daftar serah terima arsip dari unit arsip pengolah ke unit arsip pusat
• Pemusnahan, caranya adalah :
a. Instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan b. Daftar tersebut harus mendapat persetujuan dari Arsip
Nasional
c. Membuat berita acara pemusnahan arsip
d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip
• Penyusutan dari Instansi ke Arsip Nasional, caranya :
a. Instansi membuat daftar arsip yang disusutkan rangkap dua.
b. Menandatangani daftar tersebut pada pihak Arsip Nasional sebagai tanda penyerahan arsip yang disusutkan. c. Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan
BAB III
PENGOLAHAN ARSIP PADA BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN
NON FORMAL DAN INFORMAL (BPPNFI) REGIONAL 1 MEDAN
3.1. Gambaran Umum BPPNFI Regional 1 Medan
3.1.1. Sejarah BPPNFI Regional 1 Medan
Di awal berdirinya lembaga ini bernama Balai Pendidikan Masyarakat
yang merupakan unit pelaksana teknis Bidang Pendidikan Masyarakat Kanwil
Depdikbud Sumatera Utara. Pada tahun 1991 beralih menjadi Balai
Pengembangan Kegiatan Belajar Medan dengan wilayah kerja di Aceh, Sumatera
Utara dan Sumatera Barat.
Pada tahun 1997 beralih menjadi Balai Pengembangan Kegiatan Belajar
Sumatera Utara dengan wilayah kerja hanya provinsi Sumatera Utara. Setelah
memasuki era Otonomi Daerah dengan Keputusan Mendiknas No.115/0/2003
beralih menjadi Balai Pengembangan Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda
(BPPLSP) Regional 1 dengan wilayah koordinasi Provinsi NAD, Sumatera Utara,
Sumatera Barat, Riau, Jambi, Sumatera Selatan dan Kep. Riau dengan kantor
baralamat di Jalan Kenanga Raya No. 64 Tanjung Sari Medan.
Perubahan Nomenklatur Balai Pengembangan Pendidikan Luar Sekolah
dan Pemuda menjadi Balai Pengenbangan Pendidikan Non Formal dan Informal
berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor : 28 Tahun 2007
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pengembangan Pendidikan Non Formal
dan Informal.
Sebagai balai pendidikan non formal, BPPNFI Regional 1 Medan
mempunyai tugas, fungsi, serta visi dan misi tersendiri, yaitu :
Melakukan pengkajian dan pengembangan program serta fasilitasi
pengembangan sumber daya pendidikan non formal dan informal
berdasarkan kebijakan Departemen Pendidikan Nasional
2. Fungsi
a. Melakukan pengkajian pelaksanaan di bidang PNFI
b. Melakukan pengembangan program di bidang PNFI
c. Memfasilitasi pengembangan sumber daya di bidang PNFI sesuai
kebutuhan daerah
d. Melakukan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi di bidang
PNFI di wilayah kerjanya
e. Memberikan bimbingan dan evaluasi pelaksanaan program di bidang
PNFI
f. Melaksanakan urusan ketatausahaan Balai
3. Visi
Terwujudnya Layanan Pendidikan Nonformal da Informal Berbasis
Masyarakat Luas Yang Demokratis, Berkualitas dan Bermakna.
4. Misi
a. Mewujudkan Model Program PNFI yang bermanfaat dan berbasis
kebutuhan masyarakat dan pasar.
b. Mewujudkan model peningkatan kualitas tenaga pendidik dan
kependidikan PNFI yang profesional sesuai kebutuhan belajar
masyarakat dan pengembangan IPTEK.
c. Memfasilitasi terwujudnya sarana dan media belajar PNFI yang
relevan.
d. Mewujudkan peningkatan mutu layanan informasi PNFI
melalui pengembangan Teknologi Informasi.
e. Mewujudkan pelayanan bantuan teknis terhadap satuan PNFI.
f. Mewujudkan BPPNFI menjadi labsite program PNFI yang inovatif,
kreatif dan produktif.
Dalam pelaksanaan tugasnya BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai program
• Progja PAUD (pendidikan anak usia dini)
• Progja Kesetaraan
• Kurlem
• Dikmas
Struktur Organisasi
Bagan Struktur Organisasi Balai Pengembangan Pendidikan Non Formal
dan Informal (BPPNFI) Regional 1
Sumber : Pusat Sistem Informasi BPPNFI Regional 1 Medan, 2009.
3.2. Proses Pengurusan Arsip
Dalam proses surat masuk pada BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai
tahap atau prosedur sendiri, yaitu :
1. Merpersiapkan alat tulis dan bahan lain yang diperlukan, sepeti buku,
agenda, surat masuk dan lembar disposisi
2. Menerima surat, naskah atau dokumen yang masuk
3. Setelah surat dibuka, kemudian memeriksa kelengkapan isi surat untuk
mengetahui kebenaran dan kelengkapannya
4. Mencatat surat ke dalam buku agenda sesuai dengan tanggal surat,
nomor surat, tujuan dan perihal surat
5. Setelah surat dicatat, kemudian surat tersebut diberi lembar disposisi
6. Setelah lembar disposisi diisi, surat tersebut diberikan kepada Kepala
Subbag Tata Usaha (KTU) untuk diperiksa dan diparaf
7. Setelah diparaf oleh KTU surat tersebut diteruskan kepada Kepala
Balai untuk diproses
8. Setelah surat selesai diproses, kemudian surat tersebut dicatat pada
buku ekspedisi untuk didistribusikan
9. Kemudian surat disimpan atau diarsipkan berdasarkan jenisnya.
3.2.2. Proses Surat Keluar
Sama halnya dengan proses surat masuk, pada proses surat keluar pun
menggunakan prosedur tersendiri, yaitu :
1. Menerima naskah surat keluar
2. Kemudian naskah surat keluar tersebut diberikan kepada Kepala Balai
untuk disetujui dan ditanda tangani
3. Setelah naskah surat ditanda tangani oleh Kepala Balai kemudian surat
tersebut dicatat pada buku agenda keluar
4. Surat keluar diberi nomor surat
5. Setelah diberi nomor, surat keluar dicap tanggal dan stempel Balai
6. Kemudian surat tersebut diberi sampul surat dan kemudian
disampaikan kebagian ekspedisi untuk dikirim
7. Mencatat surat yang dikirim dilembar ekspedisi
3.2.3. Penyimpanan dan Penjajaran arsip
Sebelum arsip disimpan pada tempat penyimpanan arsip atau filing cabinet
terlebih dahulu arsip disortir menurut jenisnya. Langkah pertama yang dilakukan
sebelum penyimpanan dan penjajaran arsip ialah mengklasifikasi surat yang akan
disimpan, kemudian surat yang akan disimpan diberi tanda stempel arsip.
Kemudian surat tersebut diberi pelubang kertas (Perfurator), setelah itu surat
disimpan difile (Letter file) berdasarkan kode surat.
3.3. Pengolahan Arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan • Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui tanda simpan, kelengkapan
arsip, kondisi fisik arsip dan keterkaitan dengan arsip lain.
1. Pemeriksaan tanda simpan
Memeriksa tanda simpan atau file pada lembar disposisi yang
diberikan oleh pimpinan.
2. Pemeriksaan kelengkapan berkas
Jika terdapat berkas yang tidak lengkap, misalnya tidak ada
lampiran atau terpisah antara satu dengan yang lainnya maka
berkas tersebut harus digabungkan menjadi satu kesatuan berkas.
3. Pemeriksaan kondisi fisik arsip
Jika terdapat arsip yang rusak dan arsip yang tidak memiliki nilai
guna tinggi maka sebelum disimpan perlu dilakukan tindakan
perbaikan dengan cara penambalan, penyambungan, laminasi dan
teknik perawatan lainnya.
4. Pemeriksaan keterkaitan dengan arsip lain
Jika arsip yang diperiksa memiliki keterkaitan dengan arsip yang
sudah disimpan maka digabungkan dengan arsip tersebut, tanpa
membuat folder baru.
Penyortiran dilakukan untuk memilih antara kelompok arsip yang satu
dengan kelompok yang lain atau memisahkan duplikat-duplikat yang
tidak berguna.
• Penentuan Indeks
Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip kata
tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi
arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama
wilayah, nomor dan subjek atau masalah.
• Penentuan Kode
Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok masalah, sub
masalah dan sub-sub masalah.
Contoh kode klasifikasi arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan :
KU KEUANGAN
KU.00 Penyusunan Anggaran
KU. 01 Pelaksanaan Anggaran
KU.02 Perbendaharaan
KU.03 Bantuan Luar Negeri
KU.04 Sistem Akutansi
KU.05 Pertanggungjawaban Keuangan
KP KEPEGAWAIAN
KP.00 Kepegawaian
KP.01 Pengadaan
KP.02 Pembinaan
KP.03 Pembinaan Jabatan Fungsional
KP.04 Cuti
KP.05 Disiplin
KP.06 Kesejahteraan
KP.07 Pemberhentian
KP.08 Organisasi Non Kedinasan
HK HUKUM
HK.00 Peraturan Perundang-undangan
OT.00 Organisasi
OT.01 Tatalaksana
OT.02 Evaluasi Organisasi dan Tata kerja
HM KEHUMASAN
HM.00 Hubungan antar lembaga
HM.01 Media Massa
HM.02 Keprotokolan
HM.03 Kunjungan Dinas
HM.04 Dengar Pendapat
HM.05 Sidang Kabinet/Rakor
HM.06 Penerbitan dan Publikasi
HM.07 Dokumentasi
HM.08 Perpustakaan
• Pembuatan Label
Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide),
folder/map, dan peralatan penyimpanan arsip lainnya yang
dilaksanakan secara konsisten.
• Pembuatan Tunjuk Silang
Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas
yang satu dengan berkas yang lainnya yang memiliki keterkaitan
informasi.
• Penempatan Arsip
Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok
subjeknya.
3.4. Pemeliharaan Arsip
Untuk mencegah arsip agar arsip dapat terjaga pengamanannya maka
langsung menyinari dokumen atau arsip. Hal ini sangat diperlukan karena
arsip-arsip tersebut sangat dibutuhkan sesuai dengan fungsinya.
Untuk penanganan arsip agar tetap terjaga dengan baik maka bagian
administrasi yang melaksanakan kegiatan kearsipan. Proses kerja yang dilakukan
mulai dari pengklasifikasian arsip, penjilidan arsip sesuai dengan perihal subjek
yang terkandung pada dokumen tersebut.
3.5. Temu Kembali Arsip
Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang
terkandung dalam arsip. Untuk dapat menemukan kembali dokumen atau arsip
dalam waktu yang tepat dan cepat tentunya memerlukan suatu cara. Hal tersebut
berhubungan erat dengan sistem penataan dan penyimpanan dokumen atau berkas
arsip.
Penemuan kembali arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan dilakukan
dengan menggunakan buku yang memuat daftar arsip yang dimiliki. Dalam buku
arsip tersebut dari tahun ke tahun dan disimpan dalam lemari arsip. Proses
pengarsipan dilakukan dengan berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal
surat.
Setiap surat masuk dan surat keluar dicatat dalam buku kearsipan.
Kemudian penataan arsip berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat.
dokumen arsip yang masuk disimpan dalam lemari arsip berdasarkan
klasifikasinya. Hal ini bertujuan untuk mempermudah petugas dalam menata arsip
yang sesuai denga sistem yang telah ditentukan serta memudahkan dalam proses
penemuan kembali informasi jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
3.6. Penyusutan Arsip
Prosedur penyusutan sebenarnya merupakan salah satu bagian dari
prosedur pengolahan arsip pada suatu organisasi. Prosedur penyusutan sangat
perlu disusun, karena dalam proses inilah tertuang langkah-langkah bagaimana
Dalam prosedur penyusutan arsip tertuang ketentuan umum dan ketentuan
pelaksanaan serta teknik pelaksanaan pemindahan, pemusnahan dan penyerahan
arsip.
Pada BPPNFI Regional 1 Medan penyusutan arsip dilaksanakan pada dua unit,
yaitu (1) penyusutan arsip di lingkungan unit utama, (2) penyusutan arsip di
lingkungan unit pelaksana teknis. Di sini penulis membahas tentang penyusutan
arsip di lingkungan unit utama.
Adapun langkah-langkah pada prosedur penyusutan arsip di lingkungan
unit utama adalah sebagai berikut :
A. Pemindahan Arsip
1. Pemindahan arsip dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata
Usaha Direktorat
Sub Direktorat memiliki wewenang menyimpan arsip selama 2
tahun. Setelah 2 tahun arsip harus dipindahkan ke Sub Bagian Tata
usaha Direktorat, dengan prosedur sebagai berikut.
• Pemeriksaan
Pengadministrasi umum memeriksa arsip untuk mengetahui
apakah arsip yang disimpan sudah benar-benar inaktif (2
tahun/lebih) atau belum. Penentuan suatu arsip dapat
dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip sebagaimana
diatur dalam Kepmendiknas Nomor 145/U/2005 dan
Permendiknas Nomor 13 Tahun 2006.
• Membuat daftar arsip
Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka
arsip-arsip tersebut didaftar secara lengkap, baik judul
seriesnya dan deskripsinya, seperti tahun, volume, kondisi, dan
sistem jalan masuk (sistem penyimpanan yang digunakan)
menggunakan formulir lampiran 1.
• Penataan arsip
Penataan arsip dilaksanakan untuk menjaga agar arsip tertata
arsip dalam setiap folder/map. Penataan antara folder yang satu
dengan folder yang lain haruslah rapi dan benar.
• Pembuatan berita acara pemindahan arsip
Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan
tanggungjawab dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata usaha
Direktorat. Bukti pemindahan arsip diwujudkan dalam bentuk
Berita Acara, menggunakan formulir lampiran 2.
• Pelaksanaan pemindahan
Sebelum pelaksanaan pemindahan perlu dilakukan
pemeriksaan oleh Sub Bagian Tata usaha untuk mengetahui
kesesuaian antara daftar dengan fisik arsip yang dipindahkan.
Pemindahan arsip ini disertai dengan penandatanganan Berita
Acara Pemindahan oleh Kasubdit dan Kasubbag TU, dibuat
rangkap 2 masing-masing untuk pihak yang memindahkan dan
pihak yang menerima.
2. Pemindahan arsip dari Sub Bagian Tata usaha Direktorat ke
Bagian Umum
Sub Bagian Tata usaha Direktorat memiliki kewenangan
menyimpan arsip selama 5 tahun. Kemudian arsip dipindahkan ke
Bagian Umum Sekrtariat Direktorat Jendral PNFI.
Prosedur pemindahan arsip ini sama dengan prosedur pemindahan
dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata usaha Direktorat, hanya
saja penyimpanannya saja yang berbeda yaitu selama 5 tahun.
3. Pemindaha arsip dari Bagian Umum ke Biro Umum
Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jendral PNFI memiliki
kewenangan menyimpan arsip sampai dengan 10 tahun. Kemudian
arsip dipindahkan ke Pusat Departemen pada Biro Umum
Prosedur pemindahan arsip ini sama halnya dengan ke dua
prosedur yang telah diuraikan di atas, perbedaannya terletak pada
jangka simpan yaitu 10 tahun.
B. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan asip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan
fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan
informasinya tidak dapat dikenali lagi.
Pemusnahan arsip memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena
arsip sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan
lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian yang sangat tinggi
sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Pemusnahan arsip
dilaksanakan untuk menjaga kontinuitas pengelolaan arsip dan menjaga
keseimbangan keberadaan arsip, sejak arsip diciptakan kemudian dikelola
dan pada akhirnya dimusnahkan.
1. Pemusnahan duplikasi dan non arsip • Pemeriksaan
Bagian administrasi umum pada unit-unit kerja melaksanakan
penyortiran arsip dan non arsip serta duplikasi arsip.
Komponen non arsip terdiri dari kertas kosong, map dan
lain-lain yang tidak memiliki informasi. Sedangkan arsip duplikasi
adalah arsip yang persis dengan aslinya. Jika ditemukan arsip
duplikasi, maka dipilih salah satu untuk disimpan dan
diperlakukan sebagai asli.
Unit kerja dapat memusnahkan duplikasi dan non arsip secara
langsung dengan menggunakan alat pencacah apabila
jumlahnya tidak melebihi 500 lembar.
• Membuat daftar arsip dan duplikasi
Jika duplikasi dan non arsip jumlahnya melebihi 500 lembar,
maka unit kerja membuat daftar duplikasi dan non arsip.
• Memindahkan non arsip dan duplikasi arsip
Unit kerja mengirimkan duplikasi dan non arsip ke Sub Bagian
Tatausaha Direktorat / Bagian Umum.
• Pengumpulan duplikasi non arsip
Sub Bagian Tata usaha Direktorat / Bagian Umum menerima
dan menghimpun duplikasi dan non arsip.
• Pemusnahan
Sub Bagian Tata usaha Direktorat / Bagian Umum
melaksanakan pemusnahan duplikasi dan non arsip secara
bersama-sama dengan membuat Berita Acara Pemusnahan
duplikasi dan non arsip.
2. Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan sampai
dengan 4 tahun. • Pemeriksaan
Arsiparis memeriksa arsip yang sudah habis jangka waktu
simpannya (5-9 tahun) sesuai JRA dan memiliki keterangan
musnah. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah
arsip-arsip tersebut benar telah habis jangka simpannya yang
berpedoman pada JRA atau peraturan perundangan yang
berlaku.
• Pendaftaran
Membuat daftar arsip-arsip yang telah habis jangka simpannya
dan berpedoman kepada JRA yang akan dimusnahkan
menggunakan formulir lampiran 3.
Menata, mengelempokkan, dan memberi nomor arsip sesuai
dengan nomor daftar arsip yang akan dimusnahkan.
• Penilaian
Sub Bagian Tata usaha Direktorat menyampaikan daftar arsip
yang akan dimusnahkan kepada Bagian Umum dan unit-unit
pemilik arsip untuk dilakukan penilaian arsip.
• Persetujuan dan pengesahan
a. Kepala Bagian Umum mempersiapkan surat permohonan
rekomendasi dan mengajukan permohonan kepada
Sesditjen untuk ditandatangani oleh Dirjen PNFI. Surat
permohonan rekomendasi disampaikan ke Sesjen melalui
Kepala Biro Umum.
b. Kepala Biro Umum Depdiknas melakukan penilaian dan
mempersiapkan surat rekomendasi pemusnahan arsip yang
ditandatangani oleh Sesjen. Surat rekomendasi Sesjen
disampaikan kepada Dirjen PNFI.
c. Dirjen PNFI mengesahkan arsip yang akan dimusnahkan
dalam bentuk surat keputusan.
• Pelaksanaan pemusnahan
Sub Bagian Tata usaha Direktorat melakukan pemusnahan
secara total disertai dengan Berita Acara dan disaksikan oleh
minimal 2 orang saksi dari Bagian Umum dan Bagian Tata
Laksana dan Kepegawaian (hukum/perundang-undangan)
Direktorat Jendral PNFI.
3. Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 5-9 tahun
Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 5-9 tahun tahun
dilakukan oleh Bagian Umum Setditjen PNFI.
Proses prosedur pemusnahan arsip sama halnya dengan prosedur
sampai dengan 4 tahun hanya saja perbedaan terletak pada jangka
simpan yaitu 5-9 tahun dan pelaksanaan pemusnahannya
disaksikan 2 orang saksi dari Biro Umum dan Biro Hukum dan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil observasi pada BPPNFI Regional 1 Medan dan
pembahasan dari bab sebelumnya, maka penulis mengambil kesimpulan
sebagai berikut :
1. Kegiatan arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan adalah
mengagendakan surat masuk dan surat keluar, membuat nomor urut
surat atau arsip. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan
map ordner selanjutnya dimasukkan ke dalam lemari arsip.
2. Segala urusan surat-menyurat, kearsipan ditangani oleh bagian
keadministrasian.
3. Penyusutan arsip dilakukan dengan memindahkan arsip yang tidak
bernilai guna dalam satu ruangan khusus. Sedangkan arsip yang masih
bernilai guna disimpan pada sub bagian tata usaha umum.
4. Pemeliharaan arsip tidak ada hal yang khusus, hanya sebatas
membersihkan dokumen arsip dari debu saja.
5. Klasifikasi arsip berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat.
6. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan menggunakan sistem
klasifikasi arsip dan nomor urut surat.
7. Pemusnahan arsip dilakukan pada arsip yang sudah tidak bernilai guna
4.2. SARAN
Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, maka diperoleh
saran sebagai berikut :
1. Untuk penanganan arsip yang lebih baik lagi, seharusnya diolah oleh
petugas yang ahli di bidang arsip.
2. Pemeliharaan arsip seharusnya lebih ditingkatkan lagi, karena arsip
merupakan asset informasi yang penting bagi kegiatan
keadministrasian.
3. Agar arsip dapat terjaga dengan baik seharusnya arsip ditempatkan
pada ruangan tersendiri dengan ruangan yang bersuhu lebih rendah
dari ruangan yang lainnya.
4. Pengolahan arsip yang dilakukan hendaknya perlu ditingkatkan lagi
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1997. Cara-Cara Pengolahan Arsip yang Praktis dan Efisien.
Jakarta : Djambatan.
……….. 1997. Pola Kearsipan Modren : Sistem Kartu Kendali. Jakarta :
Djambatan.
Artikel Wadah Belajar Arsip.2009.(Online).
Diakses tanggal 18 April 2009.
Basari, Abas. 2007. Manajemen Arsip Dinamis (Aktif & In-aktif).(Online).
Diakses tanggal 14 April 2009.
Hasugian, Jonner. 2003. Pengantar Kerasipan.(Online).
Diakses tanggal 14 April 2009.
Penilaian Arsip dan Jadwal Retensi Arsip (Modul). Jakarta : Arsip Nasional
Rebuplik Indonesia (ANRI), 2002.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren.
Bandung : Mandar Maju.
Sofa. 2008. Pengantar Kearsipan Bag 1.(Online).
Diakses tanggal 23 April 2009.
Sutarto. 1997. Sekertaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajah Mada University
Press.
Widjaya, A. W. 1993. Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta :
