BAB II TINJAUAN PUSTAKA
3. Pengolahan Data Elektronik
Adanya kebutuhan informasi yang makin lama makin memperlihatkan tendensi meningkat perlu mendapatkan perhatian dalam penanganannya. Hal ini didorong oleh adanya peran pengambilan keputusan dan tersedianya data yang semakin banyak dan kompleks, pengolahan dan hubungan antar unsur-unsur dalam organisasi yang makin luas dan mengakibatkan timbulnya berbagai jenis data dan informasi. Pada mulanya pengolahan data ini dilakukan secara manual hanya mengandalkan tenaga manusia. Namun sekarang telah ditemukan komputer yang dapat membantu manusia di dalam proses pengolahan data. Dengan menggunakan komputer dalam kegiatan pengolahan data, maka muncullah istilah pengolahan data elektronik (electronic data processing).
a. Pengertian EDP
Adanya keterbatasan kemampuan manusia dalam menangani pengolahan data yang semakin pelik dan kompleks maka diperlukan peralatan yang mampu
mengolah dan menghasilkan data secara benar dan tepat. Hal ini dapat terpenuhi dengan diterapkannya sistem pengolahan data yang menggunakan peralatan komputer yang lebih dikenal dengan istilah sistem pengolahan data elektronik.
Pengertian sistem Pengolahan Data Elektronik menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (1998: 5) yang sudah dialihbaliasakan Dedi Jacobus dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi adalah : "Pengolahan Data Elektronik adalah pemanfaatan teknologi komputeruntuk melakukan pengolahan data yang berorientasi pada transaksi dalam suatu organisasi." Menurut Jogiyanto (2005:3) pengetian Pengolahan Data elektronik adalah : "Pengolahan Data Elektronik adalah manipulasi data kedalam bentuk yang berarti berupa suatu informasi dengan dengan menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer." Dengan menggunakan pengolahan data elektronik dapat menghasilkan informasi yang lebih berarti dan dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih cepat dan akurat.
Istilah komputer berasal dari bahasa latin yaitu : computare yang berarti menghitung. Pengertian tersebut sebenarnya terlalu sempit untuk alat yang disebut komputer, sebab komputer tidak hanya mempunyai kemampuan sebagai alat perhitungan tetapi dapat juga digunakan untuk membandingkan suatu kondisi atau untuk mengolah data kualitatip. Pengertian komputer menurut Jogiyanto H.M (1999: 2) dalam bukunya Pengenalan Komputer adalah : "Computer has come to mean special type of calculating device having certain definite characteristic. Kutipan pengertian komputer tersebut merupakan suatu tipe khusus alat
penghitungan yang menyajikan sistem tertentu yang pasti. Dari beberapa kutipan di atas dapat disimpulkan pengertian komputer
Menurut Robert H. Blissmer yang dialihbahasakan oleh Jogiyanto (1999: dalam bukunya Computer Annual adalah: "Komputer adalah suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa kegiatan sebagai berikut:(1) Menerima input, (2) Memproses input tadi sesuai program. (3) Menyimpan perintah-perintah dan tujuan tadi kedalam data elektronik. (4) Menyediakan bahan dalam bentuk informasi."
Berdasarkan definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1) Komputer merupakan suatu rangkaian peralatan elektronik yang bekerja bersama-sama.
2) Komputer adalah alat pengolah data menjadi informasi melalui proses tertentu.
3) Komputer merupakan suatu mesin yang bekerja secara otomatis dengan kecepatan tinggi dan ketepatan serta kemampuan menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkanm masalah.
4) Komputer merupakan rangkaian peralatan elektronik yang bekerja bersama-sama dan dapat melakukan serangkaian pekerjaan secara otomatis dalam kecepatan yang tinggi melalui instruksi yang diberikan oleh manusia.
Tujuan sistem pengolahan data elektronik adalah untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi para pemakai. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Wilkinson (2000: 234) yaitu sistem pengolahan data elektronik menghasilkan informasi yang:
1) Relevant, suatu sistem informasi mempunyai kemampuan pemrosesan terbatas. Jadi hanya data yang relevan dengan kebutuhan sekarang atau masa depan perusahaan.
2) Improve throughput, salah satu ukuran dari sistem konversi data adalah laju konversinya, kuantitas data yang dikonversi sistem selama suatu periode waktu tertentu. Peningkatan laju konversi meningkatkan kinerja sistem.
3) Efficiency, istilah efisiensi mengacu pada hasil yang dicapai dengan kumpulan sumber daya tertentu. Sistem konversi data yang efisien pada umumnya menghasilkan laju konversi yang tinggi dengan biaya yang wajar.
4) Time line, bila konversi data dilakukan secara secara tepat waktu, catatan dalam basis data dijaga selalu mutakhir. Jadi makin banyak informasi berguna yang dapat disediakan bagi para pemakai.
5) Flexibility, kebanyakan perusahaan sangat sering mengalami perubahan. Oleh karena itu sangatlah penting agar sistem konversi data mampu menghadapi perubahan-perubahan ini secara lancar, efektif dan mampu melayani berbagai kebutuhan penggunanya.
diandalkan, sistem konversi data membutuhkan tindakan-tindakan pengendalian dan pengamanan yang memadai.
7) Economic, mengkonversi data biaya wajar merupakan sasaran terakhir. Ini merupakan sasaran yang sifatnya paling luas atau berbanding terbalik dengan sasaran yang lain sebagai contoh, efisien berbanding lurus dengan kehematan, sedangkan ketepatan waktu umumnya berbanding terbalik dengan kehematan
c.Metode EDP
Metode yang biasa digunakan dalam pengolahan data secara elektronik menurut Jogiyanto (1999: 753) ada dua yaitu : (1) Batch Processing, (2) OnlineProcessing."
1) Batch Processing
Pengolahan data dengan sistem ini mengikuti suatu prosedur. Data yang akan diolah dikumpulkan untuk suatu periode tertentu, kemudian dilakukan pengolahan data oleh komputer. Jadi pengolahan data dilakukan secara kolektif. Pada pemrosesan data dengan cara ini biasanya digunakan beberapa file data untuk memungkinkan pengolahan informasi. File data-data yang memegang peranan dalam pengolahan ini adalah file induk, file yang senantiasa diperbaharui datanya dengan data transaksi yang diolah perkelompok (batch) untuk suatu periode tertentu. File yang berisi data transaksi disebut data transaksi. Ada enam dasar operasi didalam batch processing yaitu:
pengubahan dari data yang direkam ke file transaksi.
b) Operasi koreksi (edit run ) merupakan tahap pengkoreksian data yang telah dipindahkan, diedit dan divalidasi. Dalam operasi ini data yang telah direkam di file transaksi diperiksa kebenarannya, kelengkapan, keakuratan dan validasinya dengan suatu program khusus.
c) Operasi pengurutan (sort run) merupakan tahapan pengurutan data yang disesuaikan dengan kata kunci file induk. Pengurutan diperlukan untuk menyusun data dalam urutan yang sesuai guna menyiapkan laporan atau keluaran lain.
d) Operasi pemeliharaan file (file maintanance run) merupakan operasi untuk memelihara file transaksi yang telah diurutkan digunakan untuk memutakhirkan file induk sehingga data dalam file induk selalu terawat dengan data yang mutakhir.
e) Operasi pengutipan file ( file extraction run ) merupakan suatu proses, pengambilan atau atau pengutipan data file tertentu yang direkamkan di file lain.
f) Operasi penghasil laporan (report generation run ) merupakan operasi untuk keluaran data laporan. Misalkan file induk yang berisi data yang telah dimutakhirkan biasanya kemudian dibuat laporan-laporan tentang status keadaan data terakhir ke dalam file induk.
d.Unsur-Unsur EDP
Unsur-unsur dasar sistem komputer adalah fasilitas-fasilitas prinsip yang harus ada agar sistem komputer dapat berjalan dengan baik sebagai alat bantu pengolahan data atau pengolahan informasi. Unsur-unsur dasar sistem komputer menurut La Midjan (1998: 136) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut:
1) Unsur Perangkat Keras (Hardware), hardware adalah seluruh komponen-komponen fisik yang membentuk suatu sistem komputer. Secara garis besarnya hardware sebuah komputer dapat dibagi menjadi:
a) Bagian Pengolahan Data (Central Processing Unit /CPU), CPU memegang peranan yang terpenting karena CPU-lah yang mengatur segala pengolahan data dalam komputer. CPU adalah otak dari komputer dan walaupun demikian tanpa alat penolong yang lain CPU secara praktis tidak berfungsi.
b) Bagian Penyimpanan Data ( Main Memory), memori adalah tempat menyimpan semua data yang juga merupakan ruang kerja (working space) CPU. Memori ini terdiri dari dua metode yaitu :
(1)Random Access Memory (RAM), sifatnya sementara, maksudnya bahwa semua data yang terdapat dalam RAM ini sewaktu-waktu dapat dihilangkan apabila daya ditiadakan atau atas kemauan operator atau oleh sebab lain disengaja atau tidak (misalnya : Listrik).
(2)Read Only Memory (ROM), sifatnya permanen yaitu data tetap tinggal begitu diisi dan dan hanya dapat dihapus dengan satu cara yang khusus. Biasanya ROM ini dipakai untuk menyimpan data yang berupa instruksi-instruksi yang akan dipergunakan oleh komputer. Memori ini terdiri dari beberapa unit dan dimana setiap unit yang satu dengan yang lainnya saling menunjang dalam melakukan suatu kegiatan pekerjaan yaitu :
c) Bagian Pembaca Data (Interface)Adalah suatu alat yang dapat menghubungkan dan menterjemahkan instruksi-instruksi berupa kode-kode yang dapat dimengerti oleh programmer atau operator menjadi kode dalam bentuk pulsa elektronis yang dapat dimengerti dan selanjutnya diproses.
d) Alat untuk memasukkan dan mengeluarkan data (Input/output terminal atau I/O Devices) adalah alat untuk memasukkan data/instruksi ke komputer dan mengeluarkan dari komputer data/hasil yang dikehendaki. I/O terminal ini biasanya berupa Video Display Terminal (VDT I CRT) atau layar monitor dan berupa printer yang dapat mengeluarkan hasil-hasil secara tertulis untuk kemudian dapat di file (Hard Copy).
2) Perangkat Lunak (Software), yang diartikan software (perangkat lunak) adalah seluruh face dari system pengolahan data diluar dari peralatan komputernya sendiri, namun dengan adanya software ini barulah komputer dapat digunakan. Dengan adanya fasilitas
hardware, komputer saja tentu tidak akan dapat memecahkan problem atau dapat digunakan tanpa adanya bantuan penuh dari software. Fasilitas software itu intinya terdiri dari:
a) System design yang secara garis besarnya mencakup : (1)Jaringan data yang akan diolah
(2)Jaringan pengolahan data
(3)Jaringan informasi yang intinya akan dihasilkan b) Program yang terdiri atas:
(1)User Programs yang berasal dari programers
(2)Operating system yaitu program yang membentuk pelaksanaan users program dalam memory I storage unit.
3) Personil pengelolaan (Brainware), pada suatu sistem terkomputerisasi selain hardware dan software salah satu unsur penunjang adalah unsur manusia atau brainware. Untuk menjamin agar pengolahan data melalui komputer dapat memberikan informasi yang dapat dipercaya. Hal ini seperti yang dijelaskan oleh Barry E. Cushing yang dialihbahasakan oleh Ruchyat Kosasih (1992: 429) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan dimana pembagian wewenang yang jelas tersebut adalah pada analisa sistem dan program, operasi komputer, perpustakaan file, pengendalian data." Personil pengolahan data tersebut tugas-tugasnya adalah sebagai berikut:
fasilitas sistem desain.
b) Programming, yaitu yang akan menyusun instruksi bagi komputer. c) Perpustakaan file yaitu yang bertanggungjawab untuk pemeliharaan
suatu tempat yang terpisah, penyimpanan perpustakaan, pengendalian files dan program-program yang disimpan pada kartu, pita magnetik dan sebagainya.
4) Pengendalian data, yaitu mereka yang menyelenggarakan suatu catatan dari semua pekerjaan dalam proses, memonitor arus pekerjaan dari dalam dan melalui departemen pengelolaan dan mendistribusikan output sistem setelah selesai pengolahannya.
Sedangkan unsur-unsur pengolahan data elektronik menurut Hiro Tugiman (2000: 22) dalam bukunya Pengantar Audit Sistem Informasi adalah : "Ada lima unsur komputer yang biasa disebut sistem pengolahan data, manusia (personil), prosedur, fasilitas (gedung / ruangan), piranti keras dan piranti lunak."
Unsur manusia (personil), unsur piranti lunak dan unsur piranti keras telah diuraikan di atas sedangkan untuk unsur prosedur-prosedur dan fasilitas, dapat dijabarkan sebagai berikut:
a) Prosedur- prosedur dalam sistem pengolahan data elektronik berarti aturan-aturan dan kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh manajemen untuk mengatur operasi, termasuk cara-cara yang perlu dipakai oleh pemakai komputer dalam berinteraksi dengan sistem tersebut. Cara dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh para personil pelaksanaan pengolahan data elektronik antara lain : penyiapan
data, mengoperasikan dan memelihara komputer, pengendalian kualitas dan memperbaiki kesalahan yang terjadi.
b) Fasilitas (gedung/ruangan)
Untuk melaksanakan fungsi pengolahan data elektronik diperlukan ruangan khusus, misalnya dalam sistem mainframe, dalam hal ini komputer harus ditempatkan dalam ruangan yang khusus, dijaga secara maksimal, diatur suhu udara dan sebagainya.
B. Tinjauan penelitian terdahulu
Penelitian terdahulu yang berhubungan dengan penelitian ini dapat kita lihat pada tabel. 2.1 sebagai berikut:
Tabel 2.1 Penelitian terdahulu Penelitian (Tahun) Judul Perumusan masalah Kesimpulan Ulama (2004) Analisisa Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Obat Bebasis Komputer Dalam Meningkatkan Pengendalian Pada Apotek Begawan Solo Malang bagaimana gambaran terhadap sistem informasi akuntansi persediaan obat terkomputerisasi yang telah diterapkan oleh apotek dalam meningkatkan pengendalian intern dan mengetahui pengendalian aplikasi terkomputerisasi persediaan obat pada apotek
Apotek Bengawan Solo Malang untuk sebaiknya memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistim informasi akuntansi persediaan obatnya sehingga sistem informasi akuntansi
persediaan obat terkomputerisasi tersebut
dapat diandalkan dan menghindari adanya kerugian yang terjadi pada
Maharsi (2006) Analisis Sitem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Atas Siklus Pembelian dan Penjulan Pada CV X bagaimana sitem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Atas Siklus Pembelian dan Penjulan Pada CV X
aplikasi sudah memenuhi dan sesuai dengan kebutuhan sistem, tapi masih ada beberapa kelemahan yang perlu untuk diperbaiki. Aplikasi ini membantu proses pencatatan dengan melakukan otomatisasi penjurnalan dan posting
serta membantu mempercepat proses pembuatan laporan laba rugi
Sihombing (2006) Analisis Keefektifan dan Keefisienan Pembayaran Telepon Secara Online Payment Point Dengan Menggunakan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Pengelolaan data Elektronik (studi kasus PT. Telekomunikasi Indonesia) 1. Untuk mengetahui Pengelolaan Data Elektrononik yang digunakan Sudah memadai atau tidak 2. Untuk mengetahui pembayaran telepon secara online payment point dengan menggunakan SIA berbasis pengelolaan data berbasis elektronik telah efisien dan efektif.
Pembayaran Telepon Secara Online Payment Point
Menggunakan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Pengelolaan data
Elektronik telah berjalan efektif dan efisien.
]