Dalam rangka untuk menjaga agar proyek berjalan sesuai dengan objektifitasnya, maka perlu lakukan tindakan pengontrolan proyek. Berikut ini merupakan beberapa rekomendasi mekanisme pengontrolan kegiatan proyek:
1. Pengontrolan proyek yang meliputi seluruh kegiatan secara berurutan Tabel 4.9. Status Kegiatan Project LOS Enhancement
Project Milestone Start Date End Date Status % Project Start Date 12/09/05 12/09/05 Completed 100% Project Charter 19/09/05 19/09/05 Completed 100% Enhancement Confirmation 21/09/05 22/09/05 Completed 100% Enhancement FSD 03/10/05 03/10/05 Completed 100% Solution Customization 12/09/05 09/12/05 Uncompleted 30% Addendum Project Charter 06/09/06 06/09/06 Completed 100% Addendum Enhancement
FSD 08/09/06 08/09/06 Completed 100%
Solution Customization 01/08/06 20/10/06 Completed 100%
UAT 06/11/06 10/11/06 Uncompleted 0% Update System User Guide 13/11/06 14/11/06 Uncompleted 0% SOM Development 15/11/06 17/11/06 Uncompleted 0% UAT Signoff 17/11/06 17/11/06 Uncompleted 0% LOS Enchancement Live 27/11/06 27/11/06 Uncompleted 0%
Kegiatan project start date
Tanggal: 12 September 2005
Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner Rincian kegiatan:
• Project start date telah dimulai • Melakukan kickoff meeting Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada
Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan project charter
Tanggal: 12 September 2005 – 19 september 2005
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager dan program manager. Rincian kegiatan:
• Project sheet telah dihasilkan
Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada
Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan enchancement confirmation
Tanggal: 21 September 2005 – 22 September 2005 Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner
Rincian kegiatan: Enhancement confirmation telah dilaksanakan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada
Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan enhancement Functional Specification Document (FSD)
Tanggal: 3 Oktober 2005 – 3 Oktober 2005
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager, functional team, technical team dan support team
Rincian kegiatan:
• Functional requirement telah dilaksanakan • Enhancement FSD telah dilaksanakan Masalah yang timbul: Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan: Tidak ada
Kegiatan solution customization
Tanggal: 12 September 2005 - 5 Oktober 2005
Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team Rincian kegiatan: 30 % solution customization terlaksana
Masalah yang timbul:
• Perubahan struktur organisasi perusahaan • Perubahan pedoman pelaksanaan kredit
• Keterlambatan proses pembayaran dari perusahaan terhadap vendor
Tindakan yang dilakukan: melakukan penjadwalan ulang proyek di kedua belah pihak
Kegiatan addendum project charter
Tanggal: 12 September 2005 – 19 september 2005
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager dan program manager Rincian kegiatan: Addendum project charter telah dihasilkan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada
Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan addendum enhancement FSD
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager, functional team, technical team dan support team.
Rincian kegiatan: Addendum Enhancement FSD telah dilaksanakan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada
Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan solution customization
Tanggal: 1 Agustus 2006 - 20 Oktober 2006
Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team Rincian kegiatan: Solution customization telah dilaksanakan
Masalah yang timbul : Belum dilakukan integrasi data nasabah dari perusahaan Tindakan yang dilakukan : Pihak perusahaan melakukan integrasi data dan
penambahan waktu penyelesaian proyek
Kegiatan System Integration Test (SIT)
Tanggal: 30 Oktomber 2006 – 3 November 2006
Tim yang terlibat : PMO Manager, IT Service owner, project manager, technical team, support team.
Rincian kegiatan : Kompilasi SIT Test Script belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SIT akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007.
Kegiatan User Acceptance Test (UAT)
Tanggal: 6 November 2006 – 10 November 2006
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan:
• Kompilasi UAT Test Script belum dilaksanakan • Pembuatan UAT Report belum dilaksanakan • Investigation request’s belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007
Kegiatan System User Guide (SUG)
Tanggal : 13 November 2006 - 14 November 2006
Tim yang terlibat : PMO manager, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan : Pembuatan SUG dokumen belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SUG akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007
Kegiatan System Operation Manual (SOM)
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan : Pembuatan SOM dokumen belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SOM akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007
Kegiatan User Acceptance Test (UAT) Sign off
Tanggal: 17 November 2006
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan: UAT sign off belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT sign off akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007
Kegiatan LOS Enhancement Live
Tanggal: 27 November 2006
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager
Rincian kegiatan: LOS Enhancement live belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan LOS Enhancement live akan dilaksanakan pada bulan Februari 2007
2. Pengontrolan proyek menggunakan formulir pengontrolan proyek yang digunakan untuk mengontrol kegiatan yang mengalami kendala.