BAB 4 PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK. internal dan eksternal. Pihak internal menunjuk dua orang project manager untuk

(1)

BAB 4

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

4.1. Inisiasi Proyek

Proyek LOS Enhancement yang dilakukan berkaitan dengan pihak internal dan eksternal. Pihak internal menunjuk dua orang project manager untuk menangani proyek LOS Enhancement dan satu orang dari pihak vendor. Kedua belah pihak perusahaan telah menunjuk penanggung jawab utama untuk menangani proyek LOS Enhancement ini, yaitu:

• Program Manager dari pihak perusahaan dan pihak vendor masing – masing sebanyak satu orang,

• PMO Manager dari pihak perusahaan dan pihak vendor masing - masing sebanyak satu orang,

• Dan tim member lainnya.

4.1.1. LOS Enchancement Business Case

4.1.1.1. Latar Belakang

Aplikasi LOS telah diluncurkan pada 8 November 2004 sebagai penunjang bisnis dalam proses kredit dan telah dapat menjalankan fungsinya sesuai dengan ketentuan aturan bisnis yang ada. Berdasarkan perkembangan aturan perbankan di Indonesia yang didasari oleh kebijakan Bank Indonesia sehingga terbentuknya pedoman pelaksanaan kredit yang baru. Atas dasar

(2)

perubahan pedoman pelaksanaan kredit yang baru sehingga diperlukan suatu aplikasi yang dapat menunjang perubahan tersebut. LOS Enhancement terdapat modul tambahan dari LOS terdahulu

4.1.1.2. Objektif Bisnis

Sasaran strategis dari aplikasi ini adalah untuk membantu penanganan proses perkreditan agar dapat meningkatkan pelayanan kepada nasabah melalui efisiensi dan otomatisasi service, selain itu dapat menciptakan efektifitas dan meningkatkan produktivitas proses kerja.

4.1.1.3. Analisa dan Rekomendasi Pilihan

Ada beberapa pilihan yang dapat diambil setelah dilakukan analisa dan pertimbangan :

1. Pihak perusahaan tetap menggunakan aplikasi LOS yang sedang berjalan tanpa melakukan perubahan dan tidak perlu melaksanakan proyek LOS Enhancement dengan konsekuensi tidak bisa mengikuti perkembangan role bisnis yang ada.

2. Melaksanakan proyek LOS Enhancement untuk menambah modul di dalam sistem yang lama sehingga dapat mengikuti perkembangan role bisnis yang ada berdasarkan peraturan pedoman kredit yang diterbitkan oleh Bank Indonesia dan perubahan bisnis dari pihak perusahaan.

Berdasarkan pertimbangan yang dilakukan pihak perusahaan dan pentingnya pelaksanaan proyek ini untuk monitoring proses kredit, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dalam pengambilan keputusan, me

(3)

dan pengontrolan kinerja dari pegawai yang menggunakan sistem LOS. Atas dasar pertimbangan dari dua opsi pilihan, maka diputusakan mengambil opsi yang kedua merupakan yang terbaik untuk kepentingan perusahaan.

(4)

Tabel 4.1. Spesifikasi Software dan Hardware

Equipment Quantity Hardware Software Application

Main web Application Server (Data Center)

1 • Pentium IV 2.8 GHz or Xeon

• Memory 3 GB

• Hard Disk 2 x 36 GB SCSI Dual Ultra 320 • NIC 100/1000 Mbps LAN • CD-ROM standard • Windows 2000 advance server service pack 3 • Microsoft Data Access Component 2.6 • Microsoft .NET Framework Versi 1.1 • Microsoft .NET Framework SDK versi 1.1 • Microsoft Office 2000 • SME/Com/Corp Loan LOS • .NET Framework Versi 1.1 harus di install pertama dibandingkan dengan Microsoft .NET Framework SDK versi 1.1

(5)

(Data Center) Xeon

• Memory 1GB

• Hard Disk 250 GB SCSI Dual Ultra 320, Expandable

• NIC 100/1000 Mbps LAN

• Tape Back Up (VXA-2 160 GB Capacity, 12MB/sec transfer rate) • CD-ROM. Advance Server service pack 3 • Microsoft SQL Server 2000 service pack 3a dan service pack 4.0 • Microsoft SQL Server 2000 Reporting services Back Up Web Application Server 1 • Pentium IV 2.8 GHz or Xeon • Memory 3 GB • Hard disk 2 x 36 GB SCSI Dual Ultra 320 • NIC 100/1000 Mbps LAN • CD-ROM Standar • Windows 2000 Advance server service pack 3 • Internet Information Service 5 • Microsoft Data Access Component 2.6 • SME/Com/Corp Loans LOS

• .NET Framework versi 1.1 harus diinstall terlebih dahulu dibandingkan dengan Microsoft .NET Framework SDK versi 1.1

(6)

Framework Versi 1.1 • Microsoft .NET Framework SDK Versi 1.1 • Microsoft Office 2000

Back Up Data Base Server

1 • Pentium IV 2.8 GHz or Xeon

• Memory 1 GB

• Hard disk 250 GB SCSI Dual Ultra 320, Expandable

• NIC 100/1000 Mbps LAN

• Tape Back Up (VXA-2 160 GB Capacity, 12 MB/sec transfer rate) • CD ROM • Windows 2000 Advance Server service pack 3 • Microsoft SQL Server 2000 with service pack 3a and service pack 4.0

• Microsoft SQL Server 2000 Reporting Services

(7)

• Memory 128 MB • Hard disk 10 GB • NIC 100 Mbps • CD-ROM Professional • Microsoft Office 2000 • Internet Explore 6.02 atau lebih

(8)

4.1.1.5. Estimasi Waktu

Perusahaan sebagai pemilik proyek melaksanakan proyek LOS Enhancement ini dimulai dari tanggal 12 September 2005 sampai dengan 20 Januari 2006. Namun dikarenakan terdapat kendala yang menghambat jalannya proyek LOS Enhancement, maka dilakukan penjadwalan ulang. Proyek LOS Enhancement dimulai dari tanggal 6 September 2006 sampai dengan 17 November 2006. Jika terjadi keterlambatan penyelesaian proyek diharapkan diselesaikan pada bulan Februari 2007.

4.1.2. Project Charter

4.1.2.1. Project Charter LOS Enhancement

1. Product Owner : 2 orang

2. Start Date : 12 September 2005 3. Finished Date : Februari 2007

4. Document Version : 1.0

5. Project Manager : 3 orang 6. Vendor Team

(9)

4.1.2.2. Struktur Tim Proyek LOS Enhancement

Dalam rangka mendukung jalannya proyek LOS Enchancement, dibutuhkan sumber daya manusia yang dapat melakukan proses perencanaan, pengorganisasian, kontroling dan pengimplementasi. Sehingga dibentuk suatu tim proyek untuk dapat menangani proyek LOS Enhancement. Susunan tim proyek LOS Enhancement adalah sebagai berikut:

Gambar 4.1. Struktur Organisasi Tim Proyek LOS Enhancement

Jumlah staff dari tim proyek untuk proyek LOS Enhancement berjumlah 21 orang terdiri dari:

1. Program Manager

a. Satu orang dari pihak perusahaan. b. Satu orang dari pihak vendor . 2. Project Manager.

a. Dua orang dari pihak perusahaan.(kenapa 2 org) Functional Team Product Owner IT Service Owner Service Owner Project Manager IT Steering Committee Program Manager PMO Manager

Technical Team/Business Analyst Support Team

(10)

b. Satu orang dari pihak vendor. 3. Functional Team.

a. Sepuluh orang dari pihak perusahaan. 4. Tecnical Team/Business Analyst.

a. Tiga orang dari pihak perusahaan. b. Dua orang dari pihak vendor. 5. Support team.

a. Satu orang dari pihak perusahaan.

Dalam proyek LOS Enhancement, setiap staff dari tim proyek memiliki tugas dan tanggung yaitu:

1. Program Manager

a. Terpilih sebagai senior yang mewakili dari pihak IT

b. Menyediakan secara keseluruhan dari kebutuhan manajemen dan arahan untuk implementasi dari solusi bisnis

c. Menyediakan secara keseluruhan dari arsitektur IT dan perencanaan untuk implementasi dari solusi bisnis

d. Mengkoordinasikan solusi implementasi dengan group yang lain di dalam internal dan dengan vendor

2. Project Manager

a. Mengatur dari aktivitas proyek

b. Memberikan solusi dari kebutuhan user

c. Memvalidasi dari keseluruhan proyek yang berhubungan solusi dan dokumentasi

(11)

3. Functional Team/Business Analyst

a. Mengumpulkan dan mengkonfirmasi dari kebutuhan user dan dokumen untuk solusi pengembangan

b. Pembuatan dokumentasi end user termasuk dokumen training UIM dan SOM

c. Membuat perencanaan pengembangan d. Mengkoordinasi workshop, SIT dan UAT e. Support untuk training dan rollout

4. Technical Team

a. Menyediakan dan membangun infrastruktur IT b. Menyediakan dan melakukan setting infrastruktur IT c. Solusi migrasi dan sumber data

d. Mengatur dari profil user 5. Support Team

a. Mendukung manajemen proyek b. Komunikasi proyek

c. Mendukung infrastruktur proyek

4.1.2.3. Project Goal

Tujuan dari project adalah untuk mengimplementasikan Pedoman Pelaksanaan Kredit yang baru

(12)

4.1.2.4. Project Objective

Aplikasi LOS merupakan aplikasi yang diperuntukan sebagai penunjang bisnis dalam proses kredit. Seiring dengan adanya kebijakan baru untuk mendukung kemajuan perusahaan sehingga dibutuhkan peningkatan kapabilitas dari aplikasi LOS. Atas dasar itulah Bank Mandiri melaksanakan proyek tersebut dinamakan LOS Enhancement, agar dapat :

1. Meningkatkan efisiensi dan otomatisasi service.

2. Melakukan tracking terhadap semua aplikasi sampai ke tahap approval. 3. Mengurangi recapturing atas common data.

4. Memastikan semua aplikasi sesuai dengan prosedur dan peraturan yang ada. 5. Peningkatan kontrol dan monitoring terhadap aplikasi yang berjalan.

6. Meningkatkan produktifitas pegawai dan kapasitas proses.

4.1.2.5. Project Scope

Kebutuhan yang diperlukan dalam proyek LOS Enhancement adalah :

1. Penambahan proses dalam kaitan dengan guidelines dan aturan kredit, yaitu pada bagian:

• Proposal pengajuan kredit. • Proses persetujuan.

2. Penilaian periodik pada Commercial & Corporate customer yang berskala besar, melalui pengambilan informasi yang diperoleh dari database pusat. 3. Alih Debitur – Peningkatan di (dalam) struktur kredit untuk mengakomodasi

perpindahan rekening. 4. Penbuatan Data Mart

(13)

4.1.2.6. Project Deliverables

Project Deliverables Responsibility

Project Charter Document Sign-Off Perusahaan dan vendor Functional Specifications Document (FSD) Perusahaan dan vendor

FSD Acceptance Sign-Off Perusahaan dan vendor System & Integration Testing (SIT)

Test Scripts

Perusahaan dan vendor User Acceptance Test (UAT) Test Script Perusahaan

UAT Report Perusahaan

UAT Sign-Off Perusahaan

System User Guide Document Perusahaan dan vendor System User Guide Sign-Off Perusahaan dan vendor System Operation Manual Document Perusahaan

System Operation Manual Sign-Off Perusahaan

Live Implementation Sign-Off Perusahaan dan vendor

4.1.2.7. Deliverable Milestones Summary

Milestones Components

Signatories

Target

Date

Project Charter Project Charter Document Signoff dan Addendum Project Charter Document Signoff Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager 6 September 2006 Functional Specifications Document (FSD) Enhancement FSD Signed off dan Addendum Enhancement FSD Signed off Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager 8 September 2006 System Integration Test Compilation of SIT Test Scripts disetujui testers IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager 3 November 2006 User Acceptance Test Compilation of UAT Test Scripts disetujui testers dan UAT Report Program Manager, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, 17 November 2006

(14)

Project Manager System User Guide SUG Document dan

SUG Sign-Off Program Manager, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager 14 November 2006 System Operation Manual SOM Document dan SOM Sign-Off

Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager 17 November 2006 Live Implementation Live Implementation document Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager 27 November 2006 4.1.2.8. Project Benefit

1. Meningkatkan efisiensi dan layanan.

Melalui aplikasi LOS status suatu permohonan kredit dipantau sehingga meningkatkan efisiensi dan kecepatan kerja.

2. Melacak semua aplikasi sampai persetujuan.

Dimulai dari pengajuan kredit sampai dengan pembukuan rekening dan sarana untuk menginput data yang diperlukan untuk keperluan scoring dan rating serta sarana untuk melakukan tracking atas suatu permohonan kredit. 3. Mengurangi data sama.

Selain itu database permohonan kredit menjadi lebih akurat dan terhindar dari kemungkinan double entry karena telah terintegrasi di dalam suatu sistem.

4. Meyakinkan semua aplikasi yang terlibat akan diproses sejalan dengan service level agreement.

(15)

5. Mengontrol dan memonitor dari semua proses aplikasi.

6. Meningkatkan produktifitas staff dan meningkatkan kapasitas proses dalam aplikasinya.

Melalui aplikasi LOS, aktifitas yang dilakukan karyawan dalam melakukan pelayanan kredit dapat ter-record

4.2. Perencanaan Proyek (Project Planning)

4.2.1. Work Breakdown Stucture (WBS) LOS Enchancement

Gambar di WBS yang merupakan tahapan-tahapan dari kegiatan yang ada dan akan dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek LOS Enhancement:

(16)

Project Start Date Project Charter Enchancement Confirmation Enchancement FSD Solution Costumization System & Integration Testing User Acceptance Test System User Guide SOM Development LOS Enchancement Live Project Charter Document Signoff Functional Requirements Enchancement FSD Signoff Compilation of SIT Test Scripts UAT Report Compilation of UAT Test Scripts

UAT IR's UAT Sign off SUG Document SUG Sign off SOM Document SOM Sign off LOS Enchancement

(17)

(18)

(19)

4.2.3. Critical Path Method (CPM)

Tabel 4.3. Kegiatan Proyek LOS Enhancement Node Nama Kegiatan

1 Project Start Date

2 Project Charter

3 Enhancement Confirmation

4 Enhancement FSD

5 Solution Customization

6 Addendum Project Charter 7 Addendum Enhancement FSD

8 Solution Customization

9 SIT 10 UAT

11 System User Guide

12 SOM Development

13 UAT Signoff

(20)

(21)

(22)

(23)

(24)

(25)

Berdasarkan analisis jaringan kerja menggunakan metode PERT dapat diperoleh probabilitas penyelesaian proyek dengan penjelasan sebagai berikut : 1. Target penyelesaian proyek yang diharapkan oleh user adalah 116 hari 2. Waktu paling akhir peristiwa terjadi adalah 115.2 hari

3. Project variance kegiatan adalah 7.22

4. Standart deviasi project yang diperoleh dari akar pangkat dua project variance adalah 2.687

5. Deviasi penyelesaian proyek yang diperoleh dari pengurangan target penyelesaian proyek dengan waktu paling akhir peristiwa setelah itu dibagi dengan standart deviasi project adalah 0.298

6. Berdasarkan tabel distribusi normal kumulatif, maka deviasi penyelesaian proyek sebesar 0.298 mempunyai probabilitas penyelesaian proyek sebesar 61%

4.2.5. Project Budgeting Detail project budgeting (Dalam US$)

Tabel 4.7. Project Budgeting LOS Enhancement

Jenis Anggaran Anggaran

Pengeluaran : 1.Investasi

-Anggaran pengembangan LOS Enhancement 110000 -Penyesuaian penerapan kebijakan kewenangan 270000

(26)

yang baru

2.Keperluan sosialisasi dan pelatihan 107400 Total 487400 Pendapatan :

1.Pendapatan langsung diperoleh dari kontribusi LOS Enhancement

2400000

2.Pendapatan tak langsung 84000

Total 2484000

Detail biaya pelatihan proyek LOS Enhancement (Dalam US$)

Tabel 4.8. Biaya Pelatihan LOS Enhancement

Peserta Jumlah Cabang Peserta Per Cabang Total

Peserta Total Biaya

Kanwil I 22 3 66 24424 Kanwil II 15 3 45 16780 Kanwil III 5 3 15 635 Kanwil IV 5 3 15 635 Kanwil V 6 3 18 722 Kanwil VI 15 3 45 8680 Kanwil VII 12 3 36 7024 Kanwil VIII 25 3 75 15700

(27)

Kanwil IX 14 3 42 15688 Kanwil X 32 3 45 16780 Total 151 3 402 107068 Biaya lain-lain 332 Grand Total 107400

Berdasarkan anggaran pengeluaran dan pendapatan yang telah dijabarkan dapat dilakukan analisis biaya sebagai berikut :

1. Melalui estimasi peningkatan proyek dalam kurun waktu 2 tahun, dapat diperoleh biaya penyusutan proyek = $487400/2 tahun = $243700 per tahun. 2. Return On Investment yang diperoleh dari anggaran total pendapatan dan

pengeluaran = ($2484000/$487400) x 100% = 510 %

3. Berdasarkan anggaran total pendapatan dapat diperoleh keuntungan perbulan yaitu = $2484000 / 12 bulan = $207000.

Sehingga dapat diperoleh jangka waktu pengembalian = $487400/$207000 = 2,35 bulan (dibulatkan menjadi 2 bulan).

4.2.6. Eksekusi Project

Berikut ini merupakan penjelasan dari langkah-langkah kegiatan yang perlu dilakukan sesuai perencanaan proyek LOS Enhancement:

1. Project Start Date

Merupakan kegiatan yang menandakan dimulainya proyek, kegiatan ini dapat dilakukan setelah system service required yang diajukan oleh user telah

(28)

memperoleh persetujuan untuk kelayakan pengembangan sistem informasi oleh IT steering committee dan persetujuan proyek dari Board of Director (BOD). Setelah itu harus dilakukan kick off meeting untuk memberikan penjelasan secara global mengenai hal-hal yang berkaitan dengan proyek kepada seluruh level karyawan yang terlibat..

2. Project Charter

Syarat pembuatan project charter adalah terlebih dahulu harus membuat project sheet yang merupakan garis besar proyek yang terdiri dari objective project dan key activities yang ditentukan oleh PIC project owner dan PIC dari IT. Setelah itu baru dapat dilakukan pembuatan project charter untuk menentukan goal dan objective project, project scope, project deliverables, project organization dan responsibilities dan deliverable milestones summary. 3. Enhancement Confirmation

Merupakan tahap untuk mengkonfirmasi ulang kesiapan proyek dalam hal mengantisipasi perubahan-perubahan kebutuhan user, kesiapan vendor maupun regulasi.

4. Enhancement FSD (Functional Specification Document)

Kegiatan ini harus dapat menyediakan suatu dokumentasi kebutuhan modul aplikasi yang tidak fungsional dan yang fungsional untuk mendukung kebutuhan area bisnis. Dokumen ini harus dapat menguraikan keseluruhan proses yang didukung oleh modul aplikasi dan kebutuhan detailnya yang mencakup fungsional, data, keamanan & kendali, alat penghubung, masukan buku besar, resolusi perbedaan yang disetujui dan lain lain Kebutuhan-kebutuhan tersebut didasari scope dari project charter.

(29)

5. Solution Customization

Kegiatan ini harus dapat menghasilkan flowchart, logic program, formula, tabel, dictionary, serta coding yang berkaitan dengan pembuatan aplikasi. 6. SIT (Sistem Integration Test)

Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan integrasi terhadap modul-modul program sehingga dapat menghasilkan satu alur proses yang mencakup seluruh kebutuhan bisnis yang telah ditentukan.

7. UAT (User Acceptance Test)

Kegiatan ini bertujuan untuk menentukan metode tes yang akan digunakan (test plan) sebelum melakukan test serta untuk memenuhi tujuan dari dilakukannya UAT yaitu mengecek aplikasi dengan FSD sehingga dapat diketahui durasi penggunaan aplikasi dari suatu proses, validasi sistem maupun ketahanan sistem dengan memberikan real data dan maksimum data sehingga tidak terjadi kesalahan.

8. SUG (System User Guide)

Kegiatan ini harus dapat menghasilkan langkah-langkah operasional aplikasi secara keseluruhan berdasarkan hasil UAT.

9. SOM(System Operation Manual)

Kegiatan ini harus dapat menghasilkan operation manual secara spesifikasi sebagai panduan operasional pengguna akhir yang didasari dari SUG. Panduan SOM ini untuk kegiatan operation manual berdasarkan pengelompokan akses level / job desk. SOM ini merupakan landasan yang digunakan untuk pelatihan.

(30)

10. LOS Enchancement Live

Kegiatan yang menyatakan bahwa aplikasi sudah siap digunakan oleh user, sebelumnya sudah harus dilakukan kegiatan implementasi yang terdiri dari migrasi data, telah dilakukan pengecekan kesiapan perangkat keras dan jaringan, verifikasi data dan production trial run.

4.3. Pengontrolan Proyek

Dalam rangka untuk menjaga agar proyek berjalan sesuai dengan objektifitasnya, maka perlu lakukan tindakan pengontrolan proyek. Berikut ini merupakan beberapa rekomendasi mekanisme pengontrolan kegiatan proyek:

1. Pengontrolan proyek yang meliputi seluruh kegiatan secara berurutan Tabel 4.9. Status Kegiatan Project LOS Enhancement

Project Milestone Start Date End Date Status % Project Start Date 12/09/05 12/09/05 Completed 100% Project Charter 19/09/05 19/09/05 Completed 100% Enhancement Confirmation 21/09/05 22/09/05 Completed 100% Enhancement FSD 03/10/05 03/10/05 Completed 100% Solution Customization 12/09/05 09/12/05 Uncompleted 30% Addendum Project Charter 06/09/06 06/09/06 Completed 100% Addendum Enhancement

FSD 08/09/06 08/09/06 Completed 100%

Solution Customization 01/08/06 20/10/06 Completed 100%

(31)

UAT 06/11/06 10/11/06 Uncompleted 0% Update System User Guide 13/11/06 14/11/06 Uncompleted 0% SOM Development 15/11/06 17/11/06 Uncompleted 0% UAT Signoff 17/11/06 17/11/06 Uncompleted 0% LOS Enchancement Live 27/11/06 27/11/06 Uncompleted 0%

Kegiatan project start date Tanggal: 12 September 2005

Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner Rincian kegiatan:

• Project start date telah dimulai • Melakukan kickoff meeting Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada

Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan

Kegiatan project charter

Tanggal: 12 September 2005 – 19 september 2005

Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager dan program manager. Rincian kegiatan:

• Project sheet telah dihasilkan

(32)

Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada

Kegiatan enchancement confirmation

Tanggal: 21 September 2005 – 22 September 2005 Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner

Rincian kegiatan: Enhancement confirmation telah dilaksanakan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada

Tindakan yang dilakukan : Tidak ada

Kegiatan enhancement Functional Specification Document (FSD) Tanggal: 3 Oktober 2005 – 3 Oktober 2005

Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager, functional team, technical team dan support team

Rincian kegiatan:

• Functional requirement telah dilaksanakan • Enhancement FSD telah dilaksanakan Masalah yang timbul: Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan: Tidak ada

(33)

Kegiatan solution customization

Tanggal: 12 September 2005 - 5 Oktober 2005

Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team Rincian kegiatan: 30 % solution customization terlaksana

Masalah yang timbul:

• Perubahan struktur organisasi perusahaan • Perubahan pedoman pelaksanaan kredit

• Keterlambatan proses pembayaran dari perusahaan terhadap vendor

Tindakan yang dilakukan: melakukan penjadwalan ulang proyek di kedua belah pihak

Kegiatan addendum project charter

Tanggal: 12 September 2005 – 19 september 2005

Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager dan program manager Rincian kegiatan: Addendum project charter telah dihasilkan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada

Kegiatan addendum enhancement FSD

(34)

Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager, functional team, technical team dan support team.

Rincian kegiatan: Addendum Enhancement FSD telah dilaksanakan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada

Kegiatan solution customization

Tanggal: 1 Agustus 2006 - 20 Oktober 2006

Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team Rincian kegiatan: Solution customization telah dilaksanakan

Masalah yang timbul : Belum dilakukan integrasi data nasabah dari perusahaan Tindakan yang dilakukan : Pihak perusahaan melakukan integrasi data dan

penambahan waktu penyelesaian proyek

Kegiatan System Integration Test (SIT)

Tanggal: 30 Oktomber 2006 – 3 November 2006

Tim yang terlibat : PMO Manager, IT Service owner, project manager, technical team, support team.

Rincian kegiatan : Kompilasi SIT Test Script belum dilaksanakan

Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan

Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SIT akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007.

(35)

Kegiatan User Acceptance Test (UAT)

Tanggal: 6 November 2006 – 10 November 2006

Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan:

• Kompilasi UAT Test Script belum dilaksanakan • Pembuatan UAT Report belum dilaksanakan • Investigation request’s belum dilaksanakan

Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007

Kegiatan System User Guide (SUG)

Tanggal : 13 November 2006 - 14 November 2006

Tim yang terlibat : PMO manager, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan : Pembuatan SUG dokumen belum dilaksanakan

Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SUG akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007

Kegiatan System Operation Manual (SOM) Tanggal : 13 November 2006 - 14 November 2006

(36)

Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan : Pembuatan SOM dokumen belum dilaksanakan

Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SOM akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007

Kegiatan User Acceptance Test (UAT) Sign off Tanggal: 17 November 2006

Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan: UAT sign off belum dilaksanakan

Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT sign off akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007

Kegiatan LOS Enhancement Live Tanggal: 27 November 2006

Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager

Rincian kegiatan: LOS Enhancement live belum dilaksanakan

Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan LOS Enhancement live akan dilaksanakan pada bulan Februari 2007

(37)

2. Pengontrolan proyek menggunakan formulir pengontrolan proyek yang digunakan untuk mengontrol kegiatan yang mengalami kendala.

4.4. Penutupan Proyek

Penutupan proyek merupakan kegiatan terakhir yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Sebelum melakukan penutupan proyek perlu dilakukan perjanjian kesepakatan dari pihak perusahaan dan pihak vendor mengenai syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh kedua belah pihak. Berikut ini merupakan beberapa syarat yang harus dipenuhi sebelum melakukan penutupan proyek antara lain:

a. Aplikasi sudah tidak terdapat debug.

b. Pembayaran dari pihak perusahaan kepada pihak vendor telah terselesaikan. c. Maintenance aplikasi setelah proyek live telah dilaksanakan oleh pihak vendor

dalam kurun waktu yang telah disepakati .

Pada penutupan proyek perlu dilakukan pembuatan berita acara, yang mendeskripsikan hal-hal sebagai berikut :

a. Penjadwalan proyek b. Pengontrolan proyek

c. Fitur-fitur dalam aplikasi yang dibuat dalam proyek