BAB VI PENGUJIAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA
A. Penilaian Kecukupan Indikator Kinerja
Indikator Keberhasilan Setelah mempelajari bab ini, diharapkan para peserta diklat akan mampu melakukan pengujian sistem manajemen kinerja dalam penugasan audit kinerja instansi pemerintah. Pengujian sistem manajemen kinerja dilakukan mulai dari pengujian atas penyusunan indikator kinerja dan penilaian atas kecukupannya hingga pengujian dan pengukuran capaian kinerja dari satuan kerja atau kegiatan yang diaudit.
A. PENILAIAN KECUKUPAN INDIKATOR KINERJA
1. Tujuan
Penilaian kecukupan indikator kinerja adalah langkah awal untuk menilai kinerja auditan. Penilaian ini dilakukan untuk menjamin bahwa indikator kinerja yang digunakan benar‐benar dapat menggambarkan kinerja instansi yang diaudit, sesuai dengan tujuan pendirian organisasi sebagaimana tertuang dalam pernyataan visi, misi/tugas pokok dan fungsi, tujuan dan sasaran, serta strategi organisasi.
Indikator kinerja tersebut dianggap cukup bila memenuhi karakteristik spesifik, dapat diukur, relevan, dan komprehensif.
Spesifik berarti pernyataan indikator kinerja telah memberikan makna yang jelas dan sama di antara para pengguna. Tidak ada interpretasi yang berbeda tentang apa arti dari indikator kinerja dan bagaimana mengukurnya.
Dapat diukur berarti tersedia data kinerja yang obyektif untuk mengukur capaian dari indikator kinerja tersebut dan menggunakan satuan ukuran yang umum digunakan seperti prosentase, buah, unit dan sebagainya.
Relevan berarti indikator kinerja yang digunakan selaras dengan pernyataan visi, misi, dan dan tugas pokok dan fungsi organisasi, tujuan dan sasaran serta strategi yang ditetapkan.
Komprehensif berarti indikator Kinerja yang digunakan telah mencakup semua aktivitas kunci instansi pemerintah serta mengandung komposisi yang baik antara indikator kuantitatif dan kualitatif, internal dan eksternal, masa lalu dan masa depan. 2. Langkah–langkah Penilaian Indikator Kinerja Langkah‐langkah dalam menilai apakah indikator kinerja telah spesifik adalah sebagai berikut: a. Lakukan wawacara kepada beberapa pihak yang terlibat dalam penyusunan indikator kinerja dan pengguna laporan kinerja untuk memperoleh pemahaman responden atas makna dan cara pengukuran capaian kinerja. b. Analisis konsistensi penggunaan rumusan yang digunakan untuk mengukur capaian kinerja. c. Apabila terdapat perbedaan cara pengukuran, lakukan wawancara dengan pejabat atau
pegawai terkait untuk mendiskusikan kemungkinan berbagai interpretasi yang terjadi. Langkah‐langkah dalam menilai apakah indikator kinerja telah dapat diukur adalah sebagai berikut:
a. Identifikasi penggunaan satuan ukuran yang digunakan untuk mengukur capaian kinerja. b. Identifikasikan dokumen yang dijadikan sumber data kinerja, baik data primer maupun
dalam bentuk laporan sebagai data sekunder.
c. Jika dari kedua langkah tersebut, auditor dapat mengidentifikasinya, maka dapat disimpulkan indikator kinerja telah dapat diukur.
Langkah–langkah dalam menilai apakah indikator kinerja telah relevan meliputi:
a. Tentukan apakah tujuan keberadaan organisasi telah terefleksikan dalam pernyataan visi, misi dan tujuan organisasi dengan merujuk pada peraturan perundang‐undangan yang berlaku;
b. Lakukan penilaian apakah indikator kinerja telah merefleksikan pernyataan visi, misi, tugas pokok dan fungsi organisasi, tujuan dan sasaran serta strategi yang ditetapkan auditan sehingga memudahkan pengukuran kemajuan pencapaian sasaran instansi pemerintah dengan cara:
1) Menentukan apakah indikator kinerja merupakan ukuran yang tepat untuk menilai pencapaian target dan sasaran dengan memastikan bahwa indikator telah secara jelas merepresentasikan atau terkait dengan kinerja yang diukur.
2) Membandingkan semua kata/frasa kunci dalam pernyataan‐pernyataan tersebut dan tentukan apakah telah cukup tercakup dalam indikator kinerja.
3) Memastikan bahwa indikator kinerja telah cukup menggambarkan aktivitas khusus yang diukur dengan indikator tersebut dan bagaimana aktivitas itu akan memungkinkan organisasi untuk mencapai sasaran dan tujuan.
4) Tentukan apakah indikator kinerja akan dapat menyediakan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna.
5) Apakah indikator terkait dengan aktivitas yang akan membantu pencapaian sasaran dan tujuan organisasi.
6) Pastikan bahwa indikator mengukur efisiensi dan efektivitas dan tidak merepresentasikan indikator beban kerja yang hanya mengindikasikan tingkat kesibukan organisasi daripada seberapa efisien dan efektif organisasi itu bekerja. Langkah–langkah pengujian untuk menilai apakah indikator kinerja telah komprehensif adalah: a. Pastikan bahwa indikator telah mencakup seluruh aktivitas kunci yang dijalankan oleh
instansi pemerintah (auditan) yang bersangkutan.
b. Pastikan bahwa ada perimbangan yang baik antara indikator kuantitatif dan kualitatif yang dapat menggambarkan secara komprehensif kinerja organisasi.
c. Pastikan bahwa ada perimbangan yang baik antara indikator masa lalu dan antisipasi kesesuaian program instansi pemerintah dengan kondisi yang mungkin dihadapi di waktu yang akan datang.
d. Adakan pengujian apakah cukup informasi tersedia di dalam laporan bagi pengguna untuk memahami sifat aktifitas dan faktor‐faktor yang mempengaruhi kinerja yang telah dicapai. 3. Penetapan Indikator Kinerja yang Disepakati
Dalam hal auditan tidak memiliki indikator kinerja atau indikator kinerja yang digunakan disimpulkan tidak memenuhi kriteria cukup (spesifik, dapat diukur. relevan dan komprehensif), maka tim bersama‐sama auditan menetapkan indikator kinerja yang dipandang tepat sebagai indikator kinerja auditan tersebut. Hal ini dapat terjadi saat auditor melakukan audit pada tingkat
kegiatan yang berlangsung di satuan kerja eselon III ke bawah yang tidak memiliki kewajiban membuat laporan kinerja dan penetapan kinerja.
Langkah penetapan kesepakatan indikator kinerja mencakup:
a. Dapatkan informasi tentang indikator kinerja yang lazim digunakan oleh instansi pemerintah atau sektor publik sejenis baik di dalam maupun luar negeri (best practices).
b. Sepakati bersama dengan auditan indikator kinerja yang dipandang sesuai bagi auditan terutama dengan memperhatikan kriteria spesifik, dapat diukur, relevan dan komprehensif. 4. Penyusunan Simpulan Tentang Kecukupan Indikator Kinerja
Berdasarkan hasil penilaian tentang kecukupan indikator kinerja, auditor menyusun simpulan tentang indikator kinerja yang disepakati (baik indikator kinerja yang disusun sendiri oleh auditan, dalam hal auditor setuju bahwa indikator kinerja dinyatakan telah cukup, maupun indikator kinerja yang disepakati bersama antara auditor dan auditan) akan digunakan dalam menilai kinerja auditan.
Indikator kinerja yang disepakati tersebut selanjutnya digunakan untuk mengukur capaiannya dalam rangka menilai kinerja auditan sebagaimana dijelaskan di bawah ini.