IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3. Penilaian Prestasi Kerja PT X Bogor
4.3.1. Proses Penilaian Prestasi Kerja PT X Bogor
Proses penilaian prestasi kerja adalah suatu langkah dalam mengambil keputusan untuk menentukan penilaian prestasi kerja. Pelaksanaan penilaian prestasi kerja pada PT X Bogor, sesuai dengan pendapat Mondy et al (1993)
dalam Setiawati (2005), yaitu mengidentifikasikan tujuan spesifik dari penilaian, mengetahui pekerjaan yang ingin dicapai, menguji kerja karyawan, penilaian prestasi kerja dan mendiskusikan hasil penilaian dengan karyawan. PT X Bogor melakukan penilaian prestasi kerja karyawannya dengan menetapkan kinerja individu. Kinerja individu merupakan suatu proses yang berkesinambungan selama satu tahun dan setiap karyawan diharuskan membuat target selama satu tahun ke depan. Terdiri dari beberapa komponen yang termasuk dalam pola kinerja individu yaitu :
10 8 14 17 26 25 1-5 6-10 11-15 16-20 21-25 26-30 Ju m lah K a ryaw an 1-5 Tahun 6-10 Tahun 11-15 Tahun 16-20 Tahun 21-25 Tahun 26-30 Tahun
a. Perencanaan :
Merupakan aktivitas untuk menetapkan sasaran kinerja unit (SKU) dan sasaran kinerja individu (SKI), dengan berpedoman kepada sasaran organisasi keseluruhan. Perencanaan SKI harus mengacu kepada Rencana Kerja Anggaran dan Pendapatan Perusahaan (RKAP) serta Kontrak Manajemen (KM) yang telah ditetapkan dan yang telah didistribusikan ke seluruh unit kerja. Perencanaan SKI harus dilakukan pada awal tahun. Perencanaan ini merupakan uraian aktivitas yang harus dikerjakan selama 1 (satu) tahun. Distribusi SKU harus dilakukan secara merata ke seluruh karyawan di unit tersebut yang disesuaikan dengan brand posisi dan kompetensi karyawan. b. Komunikasi dan konseling :
Merupakan proses komunikasi dua arah antara bawahan dan atasan langsung, berlangsung sejak penetapan target kinerja individu dan dilakukan secara berkesinambungan. Penetapan target tersebut harus dibicarakan secara baik dan disepakati oleh kedua belah pihak. Memberikan kesempatan kepada bawahan untuk menyatakan keinginannya dan kebutuhannya dalam rangka keberhasilan kinerjanya.
Konseling adalah pertemuan formal antara atasan dan bawahan untuk mengevaluasi performansi sesuai SKI karyawan dan mencari solusi bersama untuk masalah-masalah yang dihadapi karyawan. Pada dasarnya konseling dilakukan terhadap seluruh karyawan yang berada di bawah tanggung jawab atasan. Konseling bertujuan untuk membantu karyawan dalam melaksanakan pekerjaan agar SKI yang ditetapkan dapat dilaksanakan dengan baik. Selain itu, konseling dimanfaatkan untuk media konsultasi untuk menemukan solusi atas permasalahan yang dihadapi karyawan.
Karyawan diberikan pengertian bagaimana untuk mengatasi masalahnya, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Mencari akar permasalahan yang menyebabkan tidak tercapainya target yang telah ditetapkan. Beberapa faktor yang perlu dievaluasi adalah :
1) Proses penetapan target per tahun.
2) Perilaku dan pola tindak dari karyawan yang bersangkutan. 3) Kompetensi karyawan.
4) Sistem dan prosedur. 5) Dukungan atasan. 6) Reward & recognition.
b. Adakan diskusi one-to-one dengan karyawan tersebut. Diskusi berjalan efektif apabila atasan memiliki kemampuan :
1) Mendengar aktif penjelasan karyawan yang bersangkutan.
2) Menggali permasalahan dengan pertanyaan-pertanyaan yang memancing karyawan tersebut untuk bicara secara terbuka.
3) Meyakinkan pemahaman karyawan yang bersangkutan mengenai hal-hal yang perlu diperbaiki dan cara memperbaiki serta waktu evaluasi berikutnya.
4) Mencatat seluruh hasil diskusi dan kesepakatan yang dihasilkan. c. Format laporan konseling sebagaimana tercantum dalam Lampiran 3. d. Melakukan tindak lanjut yang dibutuhkan :
1) Apabila permasalahan berkaitan dengan kompetensi karyawan maka tindak lanjut yang diberikan adalah coaching atau pelatihan.
2) Apabila permasalahan berkaitan dengan reward & recoqnition maka tindak lanjut yang diberikan adalah memperbaiki pemberian reward & recoqnition yang memotivasi karyawan untuk menghasilkan yang terbaik. 3) Apabila permasalahan berkaitan dengan kelalaian karyawan yang
bersangkutan maka tindak lanjut yang diberikan adalah tindakan disiplin yang diproses sesuai ketentuan yang berlaku.
4) Apabila permasalahan berkaitan dengan sistem dan prosedur maka tindak lanjut yang diberikan adalah mengevaluasi ulang sistem dan prosedur yang ada dan memperbaiki bila diperlukan.
5) Apabila permasalahan berkaitan dengan disain dari tugas maka tindak lanjut yang diberikan adalah menata ulang tugas.
6) Apabila permasalahan berkaitan dengan faktor eksternal seperti tekanan pasar/persaingan maka tindak lanjut yang diberikan adalah mendapatkan komitmen dari karyawan untuk berusaha mengatasi permasalahan yang dihadapi secara bersama.
Adapun proses konseling SKI dapat dilihat pada Gambar 11 dibawah ini : Pegawai yang dinilai Penilai I atau unit konseling
Ya
Tidak
Gambar 11. Proses konseling SKI
c. Pengumpulan data, dokumentasi, dan pengamatan :
Data yang dibutuhkan, yang berkaitan dengan target individu yang telah ditetapkan, harus dicatat dan terdokumentasi dengan baik. Data dan dokumentasi yang dilakukan harus dapat dapat diaudit dan ditelusuri untuk menemukan permasalahan utama yang terjadi. Pengamatan selama berlangsungnya aktivitas kerja karyawan juga harus dilakukan oleh atasan langsung. Pengamatan tersebut dilakukan terhadap proses kerja, metode kerja, dan kualitas kerja. Tujuan pengawasan adalah untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan terhadap perencanaan SKI yang telah ditetapkan baik kualitas maupun kuantitas melalui pengawasan melekat.
d. Diagnosa dan coaching :
Bila ditemukan ada permasalahan yang dihadapi karyawan yang berkaitan dengan tugas yang diembannya, atasan dan karyawan yang bersangkutan harus melakukan diagnosa penyebab masalah. Dalam hal hasil diagnosa menunjukkan karyawan tersebut membutuhkan bimbingan yang berkaitan
Butuh konseling Mencari akar permasalahan
Pengembangan Tindak lanjut Diskusi Perlu pengembangan Pencapaian target-target
dengan upaya meningkatkan kompetensi karyawan, maka atasan harus melakukan proses coaching. Dalam hal karyawan tersebut membutuhkan bantuan sumber daya tertentu, maka atasan harus dapat memberikan dukungan untuk menyediakan sumber daya dimaksud. Coaching bertujuan untuk memberikan arahan teknis mengenai tata cara dan pola kerja yang harus dilakukan karyawan agar dapat meningkatkan pengetahuan dan keahlian dalam melaksanakan tugas.
SKU harus sejalan dengan rencana jangka panjang yang tertuang pada
Corporate Strategic Scenario (CSS). SKU yang ditetapkan merupakan Kontrak Manajemen (KM) antara Board of Directors dengan pimpinan unit. SKU yang ditetapkan bertujuan untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran unit tahun berjalan sesuai dengan fungsi dan peran unit tersebut. Saat menetapkan SKU maka harus diikuti dengan penetapan standar, cara mengukur kinerja, dan sumber data yang disepakati sebagai basis pengukuran. SKU kemudian dijabarkan menjadi SKU tingkat departemen/fungsi-fungsi yang ada pada unit tersebut.
Penyusunan SKI harus mendukung Corporate Strategic Scenario (CSS) dan KM yang dituangkan dalam SKU. Berdasarkan SKU, kepala unit bertugas menjabarkan ke seluruh unit kerja yang berada di bawahnya dan masing-masing karyawan membuat SKI yang merupakan penjabaran dari SKU dan selaras dengan job description serta misi jabatan/posisi. Penetapan SKI masing-masing karyawan berdasarkan fungsi dan tugas masing-masing karyawan sebagaimana tertuang dalam job description, oleh sebab itu tidak seluruh unsur SKU harus masuk dalam SKI setiap karyawan pada unit tersebut. Adapun pola penyusunan SKI (SKU dan Program Kerja) dapat dilihat pada Gambar 12 dibawah ini :
Gambar 12. Pola penyusunan SKI, SKU dan program kerja
Pada dasarnya seluruh karyawan wajib membuat SKI, karena merupakan salah satu pedoman untuk penentuan pengembangan kompetensi, peningkatan karir, dan peningkatan gaji. Format SKI mempunyai tujuh komponen yaitu : SKU, bobot SKU, program, bobot program, target waktu, target output, dan hubungan (internal dan eksternal). Contoh sampul SKI dapat dilihat pada Lampiran 4. Dan format penilaian SKI dapat dilihat pada Lampiran 5. Saat penyusunan SKI, maka harus diikuti dengan penetapan standar, cara mengukur kinerja, dan sumber data yang disepakati sebagai basis pengukuran. Penyusunan SKI harus selesai paling lambat satu bulan setelah penetapan SKU. Manajer Lini dituntut agar berperan secara optimal dalam membagi tugas, dan menetapkan target SKI bawahannya yang dilaksanakan melalui proses negosiasi.
DIRUT : SKU : CAM, RKAP Program Kerja : Menjabarkan Kontrak Manajemen (KM) ke
dalam beberapa program
DIREKTUR, SEKPER, Ka IA, Ka CPG, Ka CTG : SKU : Mengacu Kontrak Manajemen, Program Kerja : Menjabarkan SKU ke dalam aktivitas, dan membagi SKU ke fungsi-fungsi dibawah pengendaliannya dan diselaraskan dengan
job descriptiondan misi jabatan/posisi
Para Kadiv, Para Assisten/setingkat di CO, Para KAPUS SKU : Mengacu kepada Kontrak Manajemen/RKAP/RMO Unit
Program Kerja : Menjabarkan SKU ke dalam aktivitas, dan membagi SKU ke fungsi-fungsi dibawah pengendaliannya dan
diselaraskan dengan job description dan misi jabatan/posisi
Para KAKANDATEL/setingkat di Divisi & Pusat, Para KABID/setingkat di Divisi & Pusat, Para Analis/setingkat di CO :
SKU : Mengacu kepada Program Kerja Atasan dan diselaraskan dengan job description dan misi jabatan/posisi masing-masing Program Kerja : Menjabarkan SKU masing-masing ke dalam aktivitas
Proses penyusunan SKI hendaknya dilaksanakan secara cermat atau matang dan antisipatif atas program kerja manajerial, sehingga dapat mengeliminasi munculnya program tambahan yang bersifat strategis di kemudian hari. Bila dalam pelaksanaannya tidak dapat dihindari, maka tugas tambahan tersebut agar dibuat tertulis dan dimasukkan sebagai SKI bagi karyawan tersebut dengan melakukan revisi terhadap SKI yang ada. Bagi karyawan yang mutasi atau penempatan baru setelah pendidikan, wajib membuat SKI apabila lebih dari tiga bulan di unit kerja yang baru. Adapun proses penyusunan SKI dapat dilihat pada Gambar 13 di bawah ini :
Pegawai yang dinilai Atasan langsung (Penilai I) Atasan penilai I (Penilai II)
Gambar 13. Proses penyusunan SKI
Target adalah standar kinerja yang besarannya ditetapkan oleh pejabat- pejabat yang ditunjuk, untuk direalisasikan pada suatu periode. Target disusun berdasarkan RKAP/RKM yang diturunkan kepada masing-masing unit, baik secara kuantitatif, kualitatif dan waktu. Tujuan dari penetapan target ini adalah agar karyawan lebih terstruktur dalam melakukan pekerjaannya dalam kurun waktu satu tahun ke depan. Target dapat dibagi menjadi dua yaitu : target waktu yang menyatakan batas waktu selesai pelaksanaan suatu pekerjaan dan target output (hasil) yang menyatakan jumlah suatu satuan atas sasaran yang akan dicapai seperti ukuran finansial, ukuran
Penyusunan SKI
Penetapan SKU
Negosiasi target : Waktu & Output
Setuju
Tanda tangan SKI yang telah disepakati
Tanda tangan SKI yang telah disepakati
Tanda tangan SKI yang telah disepakati
SKI yang telah disepakati
standar teknis/operasi, ukuran behavior (customer/employee satisfaction), dan ukuran kualitas.
Dalam menyusun target perlu diperhatikan prinsip SMART (Streching, Measurable, Achievable, Realistic, Time Related). Streching, yaitu target yang ditetapkan sejalan dengan nilai-nilai organisasi, misi jabatan/posisi, dan
job description dan mendorong pencapaian kinerja yang prima dan kepuasan kerja. Measurable, yaitu ukuran yang ditetapkan dapat diukur dan dipertanggungjawabkan dengan baik. Achievable, yaitu target ditetapkan telah memperhitungkan tingkat kesulitan, keterbatasan-keterbatasan yang dihadapi.
Realistic, yaitu target yang ditetapkan dapat dicapai karena berada pada ambang batas kemampuan maksimum yang bersangkutan. Sedangkan time related yaitu target yang ditetapkan dapat diselesaikan secara baik dalam batas waktu yang ditetapkan.
Pedoman penetapan target adalah target harus mengukur hasil, bukan proses atau usaha yang dilakukan, target harus berada pada kendali karyawan yang bersangkutan, target harus objektif dan terukur, data untuk penilaian harus ada atau terdokumentasi dan cara mengukur yang ditetapkan harus diterapkan sepanjang memungkinkan. Implementasi penetapan target ini, setiap karyawan diharuskan membuat SKI untuk satu tahun ke depan yang dilakukan di awal tahun. Penetapan SKI adalah hasil kesepakatan antara karyawan yang bersangkutan dengan atasan langsung dari karyawan tersebut dan harus disesuaikan dengan SKU pada unit dimana dia berada.
Setelah penetapan target dilakukan, langkah selanjutnya adalah proses negosiasi. Negosiasi adalah proses pencapaian kesepakatan dalam menetapkan program kerja dan target SKI antara seorang karyawan dengan atasannya. Negosiasi dilakukan antara bawahan dan atasan dalam rangka mencapai kesepakatan dalam program kerja dan target yang akan dicapai. Pada saat negosiasi ini karyawan dapat mengajukan kebutuhan yang diperlukan untuk mencapai target yang diharapkan. Sasaran kinerja individu yang telah disepakati harus mendapat persetujuan dari atasan langsung karyawan yang bersangkutan dan dituangkan dalam form SKI.
Penilaian kinerja individu menggunakan pola top-down (atasan akan menilai bawahannya). Evaluasinya dilakukan tiap triwulan dan untuk tiap akhir tahun akan dibuat laporan berkala, dan disini akan terlihat karyawan mana saja yang tidak sesuai dengan target dan bagi mereka akan diberikan konseling oleh atasannya langsung.
Penilaian SKI dilaksanakan secara objektif dengan melihat tingkat pencapaian dalam setiap program maupun SKU yang dilakukan satu kali setahun. Penilaian secara objektif hanya dapat dilakukan bila didukung oleh data yang akurat dan komunikasi yang berkesinambungan telah dilakukan sepanjang tahun penilaian. Proses penilaian SKI ini dapat dilihat pada Gambar 14. Ya Tidak Belum Ya
Gambar 14. Proses penilaian SKI
Proses penilaian SKI diawali dengan melihat pencapaian hasil karyawan berdasarkan target-target yang telah disepakati. Atasan langsung (Penilai I)
Pegawai yang dinilai Atasan langsung (Penilai I) Atasan penilai I (Penilai II) Kabid SDM/DUKMAN AS BANGEKS CO Pencapaian target- target Penilaian SKI Harmonisasi nilai (NKI = NKU) Tanda tangan NKI Setuju Tanda tangan NKI SKI lembar 1 + Berkas PK & K Tindak lanjut (reward, recog, development) Tindak lanjut (reward, recog, development)
Catat HRIS & file SKI Evaluasi Tanda tangan NKI Tindak lanjut Selaras NKI-NKU (SKI lembar II &
Berkas PK & K)
Nilai P & K untuk band III ke atas (Talent
akan menilai kesesuaian SKI dan SKU, hingga mendapatkan nilai kinerja individu (NKI) dan nilai kinerja unit (NKU). NKI yang sudah dibandingkan dengan NKU akan ditandatangani oleh karyawan dan Penilai I. Jika karyawan merasa tidak setuju akan hasil NKI tersebut, maka akan dilakukan evaluasi oleh Atasan Penilai I (Penilai II) diteruskan untuk disepakati dan ditandatangani. Langkah berikutnya adalah menyelaraskan NKI dan NKU oleh Kepala Bidang SDM untuk dilaksanakan tindak lanjut atas hasil penilaian prestasi kerja karyawan.
Program kerja disusun berdasarkan penjabaran dari SKU dan atau merupakan rincian dari program kerja atasan. Sebelum menetapkan program kerja, atasan dan karyawan yang bersangkutan melakukan evaluasi terhadap : rencana strategis perusahaan maupun rencana operasional, rencana kerja unit, nilai prestasi tahun sebelumnya dan deskripsi dari tugas karyawan yang bersangkutan.
Penilaian SKI dibuat berdasarkan pencapaian atas program kerja dan nilai SKI dihitung sesuai pencapaian waktu dan output. Adapun formula perhitungan pencapaian waktu, pencapaian output dan nilai akhir adalah sebagai berikut :
a. Pencapaian waktu = 1 + (Target waktu – Realisasi waktu) x 100% Target waktu
b. Pencapaian output = Realisasi output x 100 % Target output
c. Pencapaian akhir = (Pencapaian output + Pencapaian waktu) x Bobot 2
Pembobotan SKU dan program kerja SKI didasarkan pada tingkat kepentingan dan tingkat kesulitan. Untuk pekerjaan yang sama bila dikerjakan lebih dari satu orang, maka pembobotan bisa berbeda antara satu orang dengan lainnya karena disesuaikan dengan tingkat keterlibatan karyawan tersebut dalam menentukan sukses tidaknya pekerjaan tersebut. Apabila pada saat pelaksanaan terdapat tambahan atau perubahan tugas, program kerja maupun besaran target maka perlu dilakukan penyesuaian terhadap uraian program kerja pada SKI maupun pembobotan masing-masing.
Adapun batasan nilai prosentase masing-masing prestasi (P1 s/d P5) dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Batasan nilai prosentase prestasi kerja PT. X Bogor Range Nilai (%) Prestasi Keterangan
> 110 P1 Istimewa
> 103 s/d < 110 P2 Baik sekali > 96 s/d < 103 P3 Baik > 90 s/d < 96 P4 Kurang
< 90 P5 Kurang sekali
4.3.2. Pihak – pihak yang Menilai
Pihak-pihak yang menilai kinerja individu yaitu atasan langsung (penilai I) dan atasan penilai I (penilai II). Atasan langsung yaitu posisi yang tepat berada di atasnya atau posisi yang memberikan pengawasan secara langsung. Atasan langsung biasanya seorang pejabat penilai, minimal membawahi karyawan yang dinilai selama 3 (tiga) bulan terus-menerus. Atasan penilai I yaitu atasan yang tidak memberikan pengawasan secara langsung (lebih jelasnya atasan dari atasan pertama).
Peran atasan langsung adalah menetapkan SKI yang berkaitan dengan kontribusi karyawan yang sejalan dengan peran dan fungsi serta misi jabatan karyawan yang bersangkutan, menetapkan target baik output maupun waktu, melakukan negosiasi dengan menetapkan karyawan yang bersangkutan bahwa target-target tersebut dapat diselesaikan dengan baik, memberikan komitmen dukungan yang diperlukan bawahan untuk mencapai target, dan menandatangani SKI bilamana sudah disepakati.
Peran atasan penilai I adalah menetapkan SKI atasan langsung, memeriksa SKI karyawan yang bersangkutan dan meyakini SKI tersebut sudah sejalan dengan SKU, job description dan misi jabatan, dan menandatangani SKI karyawan yang bersangkutan bilamana sudah disepakati. Atasan penilai I sesuai dengan fungsi dan perannya harus lebih objektif dalam memberikan penilaian dan dapat mengurangi unsur subjektivitas atasan langsung, sehingga nilai kerja individu para karyawan tersebut lebih realistis dan merupakan nilai kerja individu.
4.3.3. Pemanfaatan Hasil Penilaian
Penilaian prestasi kerja pada PT X Bogor bermanfaat sebagai :
1. Pedoman tata cara perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan karyawan agar memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian kinerja unit maupun perusahaan.
2. Alat komunikasi yang efektif diantara pelaku di dalam perusahaan tentang arah dan tujuan perusahaan jangka pendek dan jangka panjang.
3. Alat pengendali strategis dari manajemen, baik di tingkat kantor Korporat, Divisi maupun Unit Bisnis.
4. Standarisasi pola penilaian Kinerja Individu dan Kompetensi.
5. Alat manajemen SDM untuk pengembangan kompetensi dan karir karyawan.
Review hasil akhir bertujuan :
1. Untuk melihat hasil total performansi organisasi, unit, dan individu. Hasil total performansi organisasi, unit, dan individu mungkin tidak harus sama, tetapi harus tetap dijaga keseimbangan secara proporsional.
2. Untuk melihat keseimbangan antara performansi organisasi, unit, dan individu.
3. Untuk melihat gap performansi yang perlu diperbaiki. Gap dapat terjadi pada pelaksanaan yang tidak mencapai target dan ketidakseimbangan nilai total individu dengan unit, atau unit dengan organisasi.