Diagram P On Time Delivery
2. Analisis mencari akar masalah dan analisis dampak FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)
3.4 Analisa Solusi Bisnis Untuk Peningkatan Produktivitas Warehouse
3.4.4 Peningkatan Produktivitas (Productivity Improvement)
. 1 ) 7 40 ( 1200 ) 160 49 ( 11500 P Tˆ it 1 1 it P Tˆ = 1.33 – 0.70 = 0.63 10 . 2 63 . 0 33 . 1 P Tˆ P Tˆ PI Tˆ 1 it 1 it 1 it
Dari Tabel 3.22, dapat diketahui indeks produktivitas yang paling kecil sampai paling besar. Di mana indeks produktivitas terbesar adalah alternatif ke 3 yaitu 1.38 dengan besar peningkatan produktivitas 0.68 sehingga alternatif yang disarankan adalah dengan meningkatkan output yang lebih besar seiring dengan peningkatan input. Usulan – usulan peningkatan produktivitas dibahas pada langkah ke empat siklus produktivitas yaitu productivity improvement.
3.4.4 Peningkatan Produktivitas (Productivity Improvement)
Peningkatan produktivitas dilakukan supaya peningkatan produktivitas yang diinginkan dapat tercapai. Tabel 3.23 merupakan usulan perbaikan produktivitas warehouse dari cause effect diagram. Berikut analisa mengenai masing – masing akar masalah yang telah didiskusikan dengan manajer warehouse.
Tabel 3.23 Solusi Peningkatan Produktivitas Warehouse
Masalah Akar Masalah Solusi Tujuan
Peningkatan produktivitas warehouse
Manusia dan Metode 1.Salah pengambilan
barang karena tidak sesuai dengan lokasi dan tidak diupdate. 2.Komunikasi antar tim dan skill masih kurang
3. Checker, loader, dan operator tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Sumber daya yang belum cukup untuk menangani masalah maintenance yang ada.
1. Brifing dan training dengan melakukan SOP yang benar juga sistem reward dan punishment antar tim.
2. Menambah sumber daya sesuai dengan kapasitas maintenance yang ada. Meningkatkan target produktivitas wareshouse Customer
1. Demand planning dan inventory control dari customer kurang terencana dengan baik.
1. Customer dan pihak perusahaan PT. XYZ Logistik meminta demand planning dan inventory control antara kedua pihak.
Alat
1.Peralatan dan charger untuk pengisian baterai tidak layak sesuai umur dan pemakaian alat yang tidak baik dan benar.
1.Pengalokasian dana dan dan peremajaan alat untuk mendukung dan meningkatkan produktivitas warehouse. Lingkungan 1. Perubahan market yang mempengaruhi penyimpanan barang di gudang. 1. Mengamati perkembangan market setiap hari, minggu, dan bulan.
Peningkatan produktivitas pada input dapat diusulkan sebagai berikut:
1. Manusia
Dalam hal ini dua aset penting yang dimiliki oleh perusahaan yaitu tangible asset dan intangible asset. Pada saat ini, hampir seluruh perusahaan berusaha membangun nilai yang berkelanjutan dengan cara meningkatkan intangible saset yaitu manusia dan teknologi yang mendukung sumber daya organisasi. Hal ini disadari pemahaman bahwa intangible asset ternyata mampu menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan sebesar 75%, sedangkan rata-rata tangible asset perusahaan hanya mampu merepresentasikan kurang dari 25% nilai pasar. Intangible aset dapat memberikan keuntungan dan nilai jangka panjang.(Wibisono, 2002: 130).
Manusia merupakan hal yang paling penting dari seluruh kegiatan operasional perusahaan dengan ditunjanng oleh prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan yaitu SOP dan teknologi yang digunakan yaitu WMS. Dari masalah yang dihadapi oleh PT. XYZ Logistik, maka alternatif solusi bisnis yang diusulkan adalah:
a. Komunikasi yang terbuka mendukung keberhasilan kegiatan operasional dan meningkatkan proses kinerja individu maupun tim. Antar tim bekerja dengan berbagi pengetahuan supaya tercipta proses pembelajaran organisasi satu sama lain untuk melakukan perbaikan dan peningkatan secara berkelanjulan.
b. Sistem leadership yang merupakan bagaimana suatu tim dapat memotivasi dan menerapkan suatu strategi yang dapat dijalankan untuk mencapai kinerja perusahaan secara menyeluruh.
Keahlian, keterampilan, pendidikan dan pengalaman sumber daya didukung dengan adanya people and reward (Carpenter, 2009: 45). People merupakan bagian dari kemampuan, motivasi, dan ketekunan yang perlu dikembangkan supaya dapat mencapai target peningkatan produktivitas. Hal ini dilakukan dengan memberikan training dan brifing agar dapat melakukan segala usulan dengan sebaik-baiknya dengan cepat dan cermat, tepat waktu, dan tidak menunda suatu pekerjaan yang dapat dikerjakan dengan segera. Training yang diberikan adalah melakukan SOP yang ada dengan benar dan penggunaan alat – alat pendukung wareshouse sesuai dengan prosedur penggunaan alat. Brifing yang diusulkan adalaah brifing pagi sebelum memulai kegiatan yang belum dilakasanakan sebelumnya dan brifing pada saat penggantian shift (± 30 menit) yang telah dilakukan sebelumnya. Selain itu reward dan punishment yang tidak berupa material dapat meningkatkan motivasi pekerja secara maksimal untuk kesuksesan perusahaan.
2. Metode
Perbaikan yang diusulkan untuk metode adalah setiap operator mengisi form list pemindahan barang dari rack ke satu rack yang lain dan juga mengkomunikasikan dengan administasi warehouse. Hal ini dapat meminimalkan barang yang masih
bermasalah akibat barang di sistem dan fisik tidak sama. Selain itu, checker melakukan pemeriksaan dua kali dan menandatangani form pengeluran barang sehingga dapat meminimalkan kesalahan penerimaan barang yang diterima oleh customer (jumlah kurang / lebih, rusak, tidak sesuai spesifikasi, dan tidak sesuai DO). Hal ini dapat diilustrasikan pada Gambar 3.27.
Gambar 3.27 Perbaikan Metode Inbound dan Outbound untuk Checker dan Operator
Supervisor membuat laporan harian mengenai form yang diisi oleh operator dan checker kepada manajer sehingga diperlukan format baru untuk mencatat pencatatan tersebut. Berikut usulan mengenai perbaikan laporan harian lama warehouse pada Tabel 3.24 menjadi laporan harian lama rarehouse pada Tabel 3.25.
Tabel 3.24 Format Laporan Harian Lama Warehouse
Dokumen Lama
Shift Personil & AlatJumlah
Jenis Barang - Container - Cargo - Lain-lain No. DO/PO Jumlah Barang Terbongkar Jumlah Barang Termuat Satuan Shift
Jumlah Barang Yang
Telah Terbongkar Jumlah Barang Yang Telah Termuat Keterangan Mulai Selesai Lama Mulai Selesai Lama
Tabel 3.25 Format Laporan Harian Baru Warehouse
Dokumen Baru
Shift Jumlah Org & Alat BarangJenis Storer DO/PONo. Jumlah Barang Satuan
Shift Loading/UnloadingWaktu Checker Put Away/PickWaktu Operator Keterangan
3. Alat
Alat merupakan merupakan salah satu sumber kemampuan perusahaan untuk menciptakan kepuasan kepada pelanggan. PT. XYZ Logistik telah menggunakan teknologi yang mendukung kegiatan operasional yaitu WMS (Warehouse Managemenet Systems), RF (Radio Frequency), dan 5 macam forklift untuk warehouse. Investasi dalam teknologi memperbaiki kinerja, tingkat kompetensi perusahaan, dan mencapai keberhasilan jangka panjang. Dari hasil analisis isu bisnis, hambatan yang dihadapi dari sumber teknologi yaitu forklift yang digunakan
telah melampaui umur pemakaian alat sehingga diperlukan pengalokasian dana untuk pengremajaan alat yang mendukung peningkatan produktvitas warehoue. Di samping itu, pengecekan forklift oleh pihak manajemen untuk mengontrol alat yang digunakan karena sumber daya yang dibutuhkan masih kurang. Maka dengan menambah sumber daya sesuai dengan kapasitas maintenance yang ada, dapat melakukan pengecekan forklift setidaknya dua minggu sekali dengan mengisi form pengecekan pada Tabel 3.26.
Tabel 3.26 Format Pengecekan Alat Warehouse
Alat (tgl/bln/thn) Kondisi Battery Charger KeteranganPengecekan Reach Truck R–16 (1.5 ton) Double Deep R–20 (2 ton) Single Deep Counter Balance (8 level) E–15 E–25 Pallet Mover T–20 T–24 Hand Jack PE 4000 Crown R 5200 S
Peningkatan produktivitas pada output dapat diusulkan sebagai berikut:
1. Customer
Pehamanan customer needs yang sulit dipahami oleh PT. XYZ Logistik dibutuhkan dukungan eksternal yaitu customer sendiri. Usulan yang diberikan kepada customer adalah demand planning dan inventory control antara customer dan pihak perusahaan PT.
XYZ Logistik supaya kedua belah pihak dapat mengkontrol keadaan warehouse secara maksimal. Hal ini diperlukan final komunikasi dan konfirmasi antara customer dan marketing supaya dapat memberikan informasi yang tepat dan benar.
2. Lingkungan
Penyebab lingkungan yang terjadi adalah perubahan market yang mempengaruhi penyimpanan barang di gudang. Usulan yang diberiikan adalah mengamati perkembangan market setiap hari, minggu, dan bulan. Kadang untuk pola – pola market yang dapat ditebak seperti pada saat liburan panjang atau event tertentu seperti lebaran, natal, atau tahun baru yang menyebabkan kondisi warehouse kosong atau overload. Salah satu penanganan gudang overload yang telah dilakukan adalah dengan menyewa salah satu gudang dengan lokasi yang tidak terlalu jauh dengan warehouse PT. XYZ Logistik. Tetapi untuk pola inbound dan outbound yang sulit ditebak harus lebih terjun ke market dengan melakukan penelitian lebih lanjut untuk mengetahui segmen dan customer needs apa yang dibutuhkan dari sebuah perusahaan logistik.