Dalam rangka pelaksanaan Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Pemerintahan di Daerah, khususnya pasal 36 ayat (2), pasal 47 ayat (2) dan pasal 80 ayat (1) telah dikeluarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 240 Tahun 1980 tentang Pedoman Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat I dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Tingkat I. Sebagai pelaksanaannya di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta telah ditetapkan Peraturan Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 1 Tahun 1981 tentang Susunan Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Wilayah/Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, yang telah disahkan dengan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 061.341.34-409 tanggal 1 Juni 1981, serta diundangkan dalam Lembaran Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 2 tanggal 19 Februari 1982 seri D.
Setelah berlakunya Peraturan Daerah tersebut selama 8 tahun situasi dan kondisi Daerah Istimewa Yogyakarta telah semakin berkembang. Perkembangan ini sebagai akibat keberhasilan pembangunan di berbagai sektor baik nasional maupun regional. Adanya perkembangan tersebut mengakibatkan tugas dan beban kerja Pemerintah Daerah semakin meningkat.
Apalagi kondisi masyarakat yang semakin maju menuntut adanya peningkatan pelayanan. Tentu saja hal tersebut menimbulkan berbagai permasalahan yang memerlukan penanganan agar tidak terjadi gejolak. Terlebih-lebih apabila diingat bahwa Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta memiliki faktor-faktor sebagai berikut: 1. Daerah Istimewa Yogyakarta secara historis sebagai kota
perjuangan/revolusi yang pernah menjadi Ibukota Republik Indonesia.
2. Daerah Istimewa Yogyakarta adalah merupakan salah satu pusat kebudayaan dan Daerah tujuan wisata utama yang terbesar di Indonesia setelah Bali.
3. Daerah Istimewa Yogyakarta dengan luas Wilayah yang relatif sempit bila dibandingkan dengan jumlah penduduknya, maka kepadatan penduduknya sangat tinggi, sehingga menimbulkan berbagai permasalahan di bidang ekonomi, sosial budaya dan ketertiban masyarakat.
4. Daerah Istimewa Yogyakarta yang memiliki lebih dari 53 Perguruan Tinggi baik Negeri maupun Swasta, khususnya Universitas Gadjah Mada yang merupakan Universitas perjuangan tertua dan terbesar di Indonesia, menjadikan Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai pusat pelajar/mahasiswa yang didatangi dan dihuni oleh hampir seluruh suku bangsa (Indonesia mini).
5. Daerah Istimewa Yogyakarta dengan kota Yogyakarta di dalam kedudukannya sebagai kota revolusi dan kota pelajar/mahasiswa, ditinjau dari segi politik merupakan Daerah yang peka terhadap gejolak politik yang terjadi di
Indonesia.
6. Daerah Istimewa Yogyakarta sering mendapat kunjungan tamu-tamu Negara dan sering digunakan sebagai tempat pertemuan/konferensi baik tingkat Nasional maupun Internasional.
7. Berdasarkan Keputusan Presiden RI Nomor 340/M/1988, Jabatan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta dan Wakil Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta berada dalam satu tangan, sehingga tugas-tugas Wakil Gubernur praktis menjadi beban tugas Sekretaris Wilayah/Daerah yang secara teknis dilaksanakan oleh Asisten. Hal-hal tersebut di atas kiranya menunjukkan gambaran tingkat intensitas permasalahan yang cukup tinggi baik ditinjau dari segi kwalitas maupun kwantitasnya, sehingga Susunan Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Wilayah/Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Sekretariat DPRD Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta yang diatur dalam Peraturan Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 1 Tahun 1981 kurang dapat menampung permasalahan oleh karena itu perlu dikembangkan.
Dengan Surat Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta tertanggal 24 Januari 1989 Nomor 061.1/161, perihal Penambahan Asisten Sekwilda Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, mengusulkan penambahan Asisten kepada Menteri Dalam Negeri, berdasarkan surat Menteri Dalam Negeri tertanggal 12 April 1989 Nomor 061.1/1075/SJ, dalam rangka menunjang kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta mengusulkan penambahan satu Asisten dengan mengembangkan Asisten Ekonomi, Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat menjadi Asisten Ekonomi dan Pembangunan dan Asisten Kesejahteraan Rakyat dapat disetujui sehingga yang semula 3 (tiga) Asisten menjadi 4 (empat) Asisten yaitu:
1. Asisten Pemerintahan.
2. Asisten Ekonomi dan Pembangunan. 3. Asisten Kesejahteraan Rakyat. 4. Asisten Administrasi dan umum.
Adapun prosedurnya perlu mengatur kembali Susunan Organisasi dan Tatakerja Setwilda Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Sekretariat DPRD Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dengan Peraturan Daerah yang berpedoman pada Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 240 Tahun 1980.
Di samping hal-hal tersebut di atas dalam rangka pengaturan kembali Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Wilayah/Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Sekretariat DPRD Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta ... diatur pula mengenai pengembangan dan perubahan yang terjadi pada Biro-biro antara lain:
a. Nomenklatur Biro Hubungan Masyarakat.
19 April 1985 Nomor: 061/4111/SJ perihal penyesuaian nomenklatur Biro Hubungan Masyarakat, Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta telah menetapkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor: 29/KPTS/1986 tentang perubahan nomenklatur Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol pada Sekretariat Wilayah/Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta erat kaitannya dengan ketugasan Biro Umum maka dalam pengaturan kembali Bagian Protokol perlu dipindah ke Biro Umum.
b. Pembentukan Bagian Pengolahan Data Elektronik pada Biro Organisasi dan Tatalaksana.
Sesusi dengan surat Menteri Dalam Negeri tanggal 17 Mei 1986 Nomor: 065/4892/SJ perihal langkah-langkah penyelesaian komputer PRIME jo surat Menteri Dalam Negeri tanggal 3 Nopember 1986 Nomor: 061/10784/SJ perihal pembentukan Bagian Pengolahan Data Elektronik pada Biro Organisasi dan Tatalaksana dan surat kawat Menteri Dalam Negeri tanggal 27 Mei 1986, Nomor: 061/5122/SJ menginstruksikan pembentukan Bagian Pengolahan Data Elektronik di lingkungan Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat I di bawah Biro Organisasi dan Tatalaksana. Sambil menunggu penyempurnaan keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 240 tahun 1980 dan perubahan peraturan daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor: 1 Tahun 1981 ditetapkan keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 51/KPTS/1987 tentang Pembentukan Organisasi dan Tatakerja Bagian Pengolahan Data Elektronik Pada Biro Organisasi dan Tatalaksana Sekretariat Wilayah/Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Pembentukan Organisasi dan Tatakerja Bagian Pengolahan Data Elektronik tersebut perlu sekaligus dituangkan dalam peraturan daerah.
c. Nomenklatur pada bagian-bagian Biro Bina Kependudukan dan Lingkungan Hidup.
Sesuai dengan Undang-undang Nomor 4 Tahun 1982 tentang Pokok-pokok Pengelolaan Lingkungan Hidup disebutkan bahwa lingkungan hidup adalah kesatuan ruang dengan semua benda, daya, keadaan, dan makhluk hidup, termasuk di dalamnya manusia dan perilakunya, yang mempengaruhi kelangsungan perikehidupan dan kesejahteraan manusia serta makhluk hidup lainnya.
Dalam rangka meningkatkan pengelolaan lingkungan hidup nomenklatur pada Biro Bina Kependudukan dan Lingkungan Hidup mengacu pada nomenklatur yang ada pada keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 22 tahun 1986 tentang Organisasi dan Tatakerja Departemen Dalam negeri khususnya Direktorat Tata Pembangunan dan Lingkungan Hidup pada Direktorat Jenderal Pembangunan Daerah.
Atas dasar hal-hal tersebut di atas maka perlu diadakan pengaturan kembali susunan organisasi dan tatakerja Sekretariat Wilayah/Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dengan meninjau kembali Peraturan Daerah Propinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta Nomor 1 Tahun 1981 tentang Susunan Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Wilayah/Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.