PENJELASAN UMUM MENGENAI SURAT BERBAHASA JEPANG
2.1 Defenisi dan fungsi surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Fungsi surat adalah untuk menyampaikan informasi yang berupa bahasa tertulis dari pihak satu kepada pihak kedua, yang mana kedua belah pihak dibatasi oleh jarak, ruang, tempat dan waktu (Doni Judian ,2005;1).
Menurut Soedjito dan Solchan (1994;1) ditinjau dari isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya.
Menurut Soedjito dan Solchan (1994;1) ditinjau dari wujud peraturannya, surat adalah percakapan tertulis. Jadi sejenis dengan ragam percakapan (dialog) seperti yang biasa dipakai dalam kehidupan sehari-hari.
Menurut Soedjito dan Solchan (1994;1) ditinjau dari fungsinya, surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan – kelebihan, misalnya : alat bukti historis, alat pengingat dan lain sebagainya.
Surat merupakan bagian dari bentuk komunikasi berwujud tulisan. Surat memiliki beberapa macam fungsi sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis antara lain :
1. Sebagai alat bukti sejarah.
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tulis, sehingga dapat diabadikan sebagai bukti sejarah. Misalnya arsip lama yang dapat sebagai alat komunikasi.
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Wujud dari informasi itu bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, proposal, ijin dan penawaran.
2. Sebagai wakil penulis
Fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis dan tidak perlu bersusah payah untuk berjumpa orang yang dimaksud yang mungkin dibatasi oleh jarak, waktu, dan tempat. Harapan keinginan penulis cukup dituangkan dalam surat saja, tapi digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu instansi atau masa yang telah lewat. 3. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja.
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, surat instruksi, surat edaran.
4. Sebagai alat pengingat.
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kesalahan terhadap pesan surat. Contoh surat dalam
fungsi ini adalah surat-surat yang diarsipkan dan suatu saat dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaian suatu pekerjaan.
5. Sebagai alat bukti tertulis.
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari suatu urusan. Sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman, surat merupakan bukti tertulis. Contoh untuk fungsi ini adalah surat perjanjian, surat kontrak, surat sewa-menyewa, surat wasiat, dan lain sebagainya.
6. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga.
Surat dapat dijadikan media hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak, dengan surat hambatan jarak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
Sedangkan menurut Ali & Tanjili dalam skripsi Supriyanto Triyadi (2007;14) fungsi surat dalam masyarakat adalah sebagai berikut :
1. Sebagai wakil atau duta sipenulis atau sipengirim surat.
Di sini surat berperan sebagai pembawa misi dan pesan-pesan yang mewakili penulisannya. Dengan demikian, surat dapat menghemat pemakaian tenaga manusia serta menghemat biaya. Karena sifatnya sebagai duta atau wakil, surat harus ditulis dengan teliti, praktis, sistematis dan subjektif mungkin mungkin. Maksud dan tujuan surat tersebut harus jelas, sopan serta menarik. Oleh sebab itu, sebaiknya surat dikonsep dalam bahasa tulis, menguasai masalah yang hendak ditulis, dan memiliki pengetahuan tentang surat-menyurat.
2. Karena surat merupakan alat komunikasi tertulis, ia juga dapat dijadikan sebagai bahan bukti hitam di atas putih yang mempunyai kekuatan hukum, seperti kuitansi, tanda terima, faktur, surat perjanjian yang dapat dijadikan bahan bukti sebagaimana yang bisa dilakukan dalam dunia bisnis dan perniagaan.
3. Referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas surat-menyurat yang diarsipkan merupakan sumber data yang diperlukan dalam perencanaan dan menindaklanjuti suatu aktivitas atau pemograman. Berdasarkan pengalaman pengtahuan masa lalu, sebuah organisasi atau badan usaha dapat bertindak lebih lanjut dan tidak kehilangan arah dengan adanya surat-menyurat dan kearsipan serta data-data.
4. Alat pengikat, sesuatu yang terlupakan dalam kegiatan masa lalu dapat dilihat dan ditinjau kembali.
5. Alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga dan waktu. Sesuatu yang harus dikunjungi jika tidak begitu penting dapat dihubungi dengan memakai surat saja.
6. Jaminan keamanan, misalnya : surat jalan.
7. Alat promosi pihak pengiriman (dalam surat-menyurat bisnis). Biasanya promosi ini dilakukan dengan logo atau kop surat yang tertera disampul luar ataupun lembaran isi pada surat yang dikirimkan.
Meskipun saat ini alat komunikasi semakin canggih namun surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi lainnya yaitu :
1. Praktis, karena surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia atau juga dapat mencatat informasi secara panjang lebar dibandingkan sarana komunikasi lainnya dengan biaya yang dapat terjangkau, bahkan oleh pengguna di lapisan bawah sekalipun.
2. Efektif, karena informasi atau keterangan yang disampaikan itu sesuai dengan sumber aslinya, tanpa adanya peningkatan atau istilah-istilah khusus yang kadang tidak dapat dimengerti oleh penerimanya seperti telegram atau teleks. 3. Ekonomis, karena biaya pembuatan serta pengirimannya relatif jauh lebih
murah, dibandingkan sarana komunikasi lainnya. Dengan segala kelebihannya tersebut, apalagi ditambah dengan lokasi di daerah-daerah di negara kita yang terpancar dengan beribu-ribu pulau yang terdapat di dalamnya, maka peranan surat sangat diperlukan dan sulit digantikan dengan aneka sarana komunikasi lainnya meski jauh lebih canggih sekalipun mengingat daerah-daerah tersebut sulit dijangkau alat komunikasi lainnya.
2.2 Jenis – Jenis Surat
Dalam korespondensi bahasa Jepang mengenal banyak jenis surat antara lain kartu pos (kagi), memo, kartu ucapan terima kasih (orei kaado) dan sebagainya. Tetapi secara umum surat dibagi menjadi tiga :
a. Surat untuk orang yang dihormati (me ue no hito)
Adalah surat yang ditujukan kepada orang yang dihormati atau yang dianggap yang lebih tua dari si penulis, misalnya surat untuk kakek nenek, paman bibi, ibu bapak dan lain-lain.
Penulisan kalimat untuk jenis me ue no hito tegami ini menggunakan ragam bahasa hormat (keigo), yang artinya adalah pihak pertama/ penulis menaruh rasa hormat kepada pihak kedua, dengan merendahkan diri. Ragam surat ini merupakan golongan surat pribadi, dan bukan mewakili dari suatu institusi.
b. Surat biasa/ dinas (ippan teki nabae)
Yang dimaksud dengan surat biasa atau ippan teki nabae adalah surat yang ditujukan kepada orang yang belum dikenal dengan baik, misalnya surat edaran, pengumuman, surat undangan, surat tagihan dan lain – lain. Biasanya untuk isi surat ini menggunakan ragam biasa (desu, masu). Bisa juga merupakan wakil instansi dan ditujukan untuk orang maupun lembaga.
c. Surat buat sahabat (Tomodachi ni)
Surat ini biasanya ditujukan kepada sahabat/ orang yang sudah dikenal dekat. Untuk isi surat digunakan ragam biasa (tenei go) karena merupakan surat pribadi, orang-perorangan.
Berdasarkan kepentingan/ urgensi surat bisa digolongkan menjadi beberapa bagian antara lain :
- Surat biasa
Adalah surat secara penulisannya maupun pengirimannya tidak diprioritaskan untuk sampai untuk sampai secepatnya kepada tujuan.
- Surat segera
Adalah surat yang perlu disampaikan kepada tujuan sesegera mungkin, tapi kerterlambatan pengiriman masih dalam batas toleransi.
- Surat kilat
Adalah surat yang harus diprioritaskan untuk dikirim sesegera mungkin, karena menyangkut validitas informasi dan si pengirim menginginkan secapat respon/ balasan dari pihak tujuan surat tersebut.
Selain jenis-jenis surat di atas, di Jepang juga mengenal beberapa surat antara lain :
a. Memo/ catatan kecil
Fungsi dari memo adalah ketika kita menerima pesan dari seseorang lewat dan dicatat di kertas kecil, biasanya berupa pesan singkat. Misalnya di kantor ketika kita menerima telepon dari seseorang untuk pimpinan kita, tetapi beliau sedang keluar. Maka kita wajib menulis pesan si penelepon ke dalam memo. Karena memo adalah catatan kecil pastikan pesan tersebut mengandung unsur 5 W + 1 H (Who, What, When, Where, Why dan How) siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana. Dalam bahasa Jepangnya (dare ni, nani o, itsu, doko de, neze, dono youni). Atau saat kita sedang keluar kantor, kita bisa meninggalkan pesan lewat memo. Isi memo pesannya harus singkat tetapi harus jelas dan tidak bertele-tele.
Untuk jenis memo dapat digolongkan lagi menjadi tiga jenis, yaitu : biasa (ippan teki na baai), buat orang yang dihormati (me ue no hito ni), buat teman (tomodachi ni).
b. Kartu pos (hakagi)
Kartu pos merupakan alat penyampaian berita/ pesan yang sangat praktis. Karena ukuran kartu pos yang kecil, maka penulisan berita juga harus singkat
padat dan sederhana, bisa dimengerti si penerima berita. Bagian yang penting dalam penulisan kartu pos adalah alamat surat (jusho). Mengapa harus diperhatikan? Jika kita tidak menulis nama dan alamat dengan benar, bisa jadi kartu pos kita salah alamat dan akibatnya pesan kita tidak sampai. Karena informasi yang kita tulis via kartu pos berarti bukan termasuk berita rahasia maupun konfidensial.
Untuk penulisan kartu pos Jepang, kita mengenal dua cara penulisan yaitu format mendatar (yoko kaki) dan format vertical (tatte gaki). Selain itu kartu pos yang disertai macam-macam gambar/ foto di sisi belakang.
Penulisan pesan di kartu pos tidak selengkap dalam menulis surat biasa karena ruang untuk menulisnya sangat terbatas. Kartu pos pada umumnya diminati pada penyambutan tahun baru, yaitu dengan menggunakan nengajou (kartu ucapan selamat tahun baru).
c. Formulir/ blanko (shoshiki)
Formulir berfungsi untuk penulisan data, keterangan tentang diri kita atau orang lain. Misalnya formulir pendaftaran masuk universitas, blanko pengiriman paket pos dan lain-lain.
d. Pesan di papan pengumuman dan bulletin board (den gon ban/ ke ji ban)
Di sekitar terminal bus dan stasiun kereta di Jepang banyak terdapat papan pengumuman, bulletin board (den gon ban/ ke ji ban). Dengan menulis pesan melalui papan pengumuman ini kita bisa mengundang teman, atau membuat janji dsb. Dan jika tidak dapat memenuhi janji kita bisa menulis alasan di papan pengumuman.
e. Poster/ pengumuman (posutaa)
Sifat dari poster/ pengumuman adalah terbuka, ditujukan kepada khalayak ramai tentang suatu informasi. Misalnya pamflet, surat selebaran promosi dan lain sebagainya.
2.3 Contoh-contoh salam pembuka dalam surat sehubungan dengan musim 1. Pada Musim Semi (Haru)
Isi persalaman pada musim semi biasanya adalah rasa dingin yang masih tersisa dari musim dingin, bunga sakura, tumbuh tunas baru pepohonan dan lain sebagainya.
Contoh :
Asayuu suzushiku nattemairimashita
. Sono go, okawari naku ogenki de irasshaimasuka. Okegesama de watashi mo genki desu.
Pagi sore hawa terus-menerus terasa sejuk, saya harap keadaan Bapak baik-baik saja. Berkat doa dari Bapak kondisi saya tidak ada masalah. Bagian yang digarisbawahi di atas merupakan salam musim.
Contoh kalimat lain yang digunakan sebagai salam pada musim semi (haru) :
Haru rashikunatte mairimashita.
Sakura no utsukushii kisetsu ni narimashita.
Sekarang sedang musim bunga sakura bermekaran dengan indahnya.
Shinryoku no kisetsu ni narimashita.
Sekarang memasuki musim di mana tanaman mulai pada tumbuh.
Haru wa atsuku mo naku, samuku mo arisamasen.
Pada musim semi, tidak terasa panas, dan tidak terasa dingin. 2. Pada Musim Panas ( Natsu)
Isi persalaman pada musim panas biasanya adalah rasa panas yang terjadi.
Contoh :
Toukyou ha mainichi atsui hi ga tsuzuite imasu ga
, okawari naku ogenki de irasshaimasu ka. Motto hayaku gorenraku shiyou to omotteorimashita ga, osoku nari, moshiwake arimasen.
Saya harap Anda baik-baik saja karena akhir-akhir ini iklim di Tokyo terasa panas sekali. Maafkan saya karena baru bisa sekarang untuk membalas surat Anda, sebetulnya saya ingin secepatnya menulis surat balasan kepada Anda. Bagian yang digarisbawahi di atas merupakan salam musim.
Contoh kalimat lain yang digunakan sebagai salam pada musim panas (natsu) :
Kibishii atsusa ga tsuzuite orimasu. Panas yang menyengat berlanjut terus.
Nihon no natsu wa hijou ni mushi atsui desu. Musim panas di Jepang cukup panas/ cukup gerah.
Kochira dewa saikin, atsui hi ga tsuzuite imasu. Di sini hawanya panas sekali.
Hontou ni mushi atsui hi desu ne. Sungguh sekarang hari yang panas.
3. Pada Musim Gugur (Aki)
Isi persalaman pada musim gugur, kalau di awal musim gugur biasanya adalah terbebasnya dari rasa panas, kalau di pertengahan dan akhir musim gugur biasanya daun – daun pepohonan yang berubah warna (ada merah , kuning, coklat) dan daun – daun yang berguguran.
Contoh :
Sukkari aki rashiku natte mairimashita ga
, sono go okawarinaku osugoshi de irasshaimasu ka. Watashi mo okagesama de, genki ni kurashite orimasu.
Sekarang sudah memasuki musim gugur. Saya percaya sejak kita bertemu beberapa hari yang lalu tidak ada masalah dengan keadaan Anda. Berkat doa Anda saya di sini baik-baik saja. Bagian yang digarisbawahi di atas merupakan salam musim.
Contoh kalimat lain yang digunakan sebagai salam pada musim gugur (aki) :
Sukkari aki rashiku natte mairimashita. Daun-daun mulai memerah, begitu indahnya.
Nihon dewa aki ga ichi nen de ichiban utsukushii kisetsu desu.
Musim gugur adalah musim yang paling indah dalam satu tahun di Jepang.
Yama ya oka wa utsukushii momiji shita ki no ha de oowarete imasu.
Gunung dan bukit terlihat memerah karena daun-daun mulai merah dan berguguran.
Aki ni wa takusan no taifuu ga kimasu.
Pada musim gugur biasanya banyak angin taufan.
Taitei no taifuu wa aki no hajime no asottekimasu. Biasanya angina taufan datang pada awal musim gugur.
4. Pada Musim Dingin (Fuyu)
Isi persalaman pada musim dingin adalah rasa dingin yang terjadi, acara melewati tahun atau rencana liburan dan tahun baru.
Contoh :
Mainichi samui desu ga Yamamoto san ogenki desuka. Kono aida wa musumesan no tanjoubi no paatii ni shoutai shite kudassate, arigatou gozaimashita.
Karena tiap hari dingin sekali, saya harap bisa menjaga kesehatan. Dengan surat ini saya mengucapkan terima kasih banyak karena diundang di pesta ulang tahun putri Anda. Bagian yang digarisbawahi di atas merupakan salam musim.
Contoh kalimat lain yang digunakan sebagai salam pada musim dingin (yuki) :
Kotoshi mo nogori sukunaku narimashita. Sekarang mendekati akhir tahun.
Kibishii samusa ga tsuzuite orimasu.
Cuaca dingin yang menusuk tulang masih berlanjut.
Yuki ga chira hora furi hajimemashita. Salju mulai bertaburan turun dari langit.
Men no youna yuki ga futte imasu. Salju turun bagaikan kapas.
Watashitachi wa ni wa ni yuki daruma ya yuki no ie o tsukurimasu. Kami di halaman rumah membuat boneka salju.
2.4 Bentuk surat dan bagian – bagian yang terdapat dalam surat
Dalam menulis surat ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu : kepada siapa surat ditujukan, kalimat yang digunakan, isi surat dan lain – lain. Oleh karena itu, untuk menulis surat yang baik, kita harus mengikuti kaidah cara penulisan surat agar terlihat bermutu, enak dibaca dan tidak menimbulkan salah penfsiran.
Wawasan tentang surat-menyurat dan administrasinya : penguasaan bahasa tetulis yang memadai, penguasaan lingkup permasalahan yang hendak ditulis atau masalah akan dikemukakan dalam surat dan perhatikan sopan santun dalam bahasa tulis.
Di Jepang bentuk penulisan surat terdiri dari 2 bentuk yaitu :
1. Secara horizontal (yokogaki) yaitu dimulai dari kiri atas ke samping kanan. 2. Secara vertical (tategaki) yaitu dimulai dari kanan atas ke bawah.
Dari kedua bentuk surat tersebut mempunyai sedikit perbedaan, hal ini dapat dilihat pada format-format gambar berikut ini :
a. Format surat secara Horizontal
--- Paragraf Pembuka Hajime Aisatsu --- --- Isi Surat Hon bun --- --- Paragraf Penutup Owari Aisatsu ---
b. Format surat secara Vertikal
Dalam surat ada bagian-bagiannya yaitu :
Bagian surat yang terdapat dalam format surat di atas : 1. Zenbun, adalah kalimat pembuka dalam surat yang terdiri dari :
a. Kepala surat (Tougo).
b. Kalimat basa-basi yang terdiri dari salam musim, cuaca dan lain sebagainya.
Paragraf Penutup Isi Surat Paragraf Pembuka
c. Menanyakan ataupun mendoakan kesehatan dan kesejahteraan si penerima surat.
2. Honbun, adalah berita yang akan disampaikan kepada penerima surat. Dengan kata lain honbun adalah permasalahan yang diutarakan penulis kepada penerima surat.
3. Matsubun, adalah kata penutup surat, bagian ini dapat juga disebut dengan istilah sebagai berikut :
a. Shutketsu no aisatsu b. Tome gaki
c. Ketsu – go
Untuk menyempurnakan kerangka surat tersebut di atas perlu ditambahkan atozuke (penyempurnaan penutup) umumnya terdiri dari 3 unsur :
1. Tanggal, bulan.
2. Nama si pengirim surat. 3. Nama si penerima surat.
Kita juga dapat melihat bagian-bagian yang terdapat dalam surat seperti di bawah ini :
1. (Haikei) Kata Pembuka
2. (Zenbun) Pendahuluan
Isinya biasanya berupa : pertanyaan mengenai keadaan, salam musim, dan lain-lain
3. (Honbun) Isi Surat
Isi surat dimulai pada baris baru, satu tau dua spasi/ baris dari atas. 4. (Matsubun) Salam Penutup
Salam penutup ditulis pada baris berikutnya setelah isi surat. Biasanya berisi permohonan untuk dibalas, mendoakan orang yang disurati atau permohonan menyampaikan salam untuk keluarga yang disurati.
5. (Keigu) Kata Penutup
Kata penutup ditulis setelah baris berikutnya, setelah salam penutup. 6. (Hitsuke) Tanggal
Tanggal ditulis pada baris berikutnya, agak direndahkan dari paragraf isi surat. 7. (Shomei) Penulisan Nama
Nama pengirim ditulis seteh penulisan tanggal 8. (Atena) Nama si Alamat
Nama si alamat/ nama tujuan ditulis setelah nama si pengirim 9. (Ketsubun) NB atau catatan tambahan
Ketika perlu menuliskan catatan tambahan maka ditulis setelah dua atau tiga baris dari nama si alamat.
Cara baca romaji
Haikei
Toukou wa mainichi atsui hi ga tsuzuite imasu ga, okawai naku ogenki de irashaimasu ka. Motto hayaku gorenraku shiyou to omotteorimashita ga, osoku nari moshiwake arimasen.
Kyonen no ku gatsu ni Nihon ni kite, mou sugu ichi nen ni narimasu, hajime wa Nihongo ga wakarazu kurou shimashita ga, ima dewa, kanari wakaru youni nari, Toukyou no seikatsu o tanoshin de imasu.
Shici gatsu ni wa, depaato de arubaito o shimashita. Shinamono o housou suru shigoto datta no de, taikutsu shimashita ga, sono okane de hokkaidou o ryokousuru koto ga dekimashita. Nihongo gakkou wa juu gatsu ni owarimasu no de, sono ato boueki kaisha de hataraku yotei desu.
Sore dewa, okusama ni mo douzo yoroshiku otsutaete kudasai.
Keigu
Hachi gatsu ni juu hachi nici Yamada sensei
Arti dalam bahasa Indonesia
Kepada
Dengan hormat,
Saya harap Anda baik-baik saja karena akhir-akhir ini iklim di Tokyo terasa panas sekali. Maafkan saya karena baru bisa sekarang untuk membalas surat Anda, sebetulnya saya ingin secapatnya menulis surat balasan kepada Anda.
Saya tiba di Jepang pada bulan September tahun lalu, jadi hampir satu tahun saya tinggal di Jepang. Pada awalnya saya mengalami sedikit kesulitan untuk beradaptasi dengan kehidupan di Jepang, tetapi sekarang sudah dapat menyesuaikan diri dengan kultur di Jepang.
Pada bulan Juli saya bekerja part time di depatement store sebagai pengepak barang dagangan. Pekerjaan tersebut sedikit berat tetapi gaji dari part time bisa buat liburan ke Hokkaidou. Setelah menyelesaikan sekolah bahasa Jepang pada Oktober besok saya rencana akan bekerja di perusahaan niaga.
Tolong sampaikan salam saya kepada istri bapak.
Hormat saya 28 Agustus
Yamada Sensei Kou Juan
BAB III
ANALISIS PEMBUKA SURAT BERBAHASA JEPANG BERDASARKAN MUSIM DALAM BUKU KORESPONDENSI BAHASA JEPANG
3.1 Pada Musim Semi
Salam musim yang biasa digunakan pada musim semi adalah rasa dingin yang masih tersisa dari musim dingin, bunga sakura, tumbuh tunas baru pepohonan dan lain sebagainya.
Contoh Surat :
Surat di atas terdiri dari tiga bagian yaitu pembuka, isi dan penutup. Dari surat di atas yang menjadi pembuka surat adalah :
Asayuu suzushiku nattemairimashita
. Sono go, okawari naku ogenki de irasshaimasuka. Okagesama de watashi mo genki desu.
Pagi sore hawa terus-menerus terasa sejuk, saya harap keadaan Bapak baik-baik saja. Berkat doa dari Bapak kondisi saya tidak ada masalah.
Surat di atas merupakan surat ragam hormat. Pembuka surat di atas terdiri dari salam musim yaitu Asayuu suzushiku nattemairimashita dan ucapan terima kasih atas doa yang telah diberikan oleh penerima surat yaitu Okegesama de dan harapan kesejahteraan atau kesehatan si penerima surat yaitu Sono go, okawari naku ogenki de irasshaimasuka.
Bagian surat yang digarisbawahi di atas :
1. Suzushiku nattemairimashita, si pengirim menggunakan kata nattemairimashita untuk menghormati penerima surat. Si pengirim menggunakan kata mairimashita sebagai bentuk merendahkan diri. Bila si pengirim berkomunikasi dengan bawahan atau sederajat, maka kata mairimashita boleh tidak digunakan, atau cukup dengan menggunakan kata narimashita atau natte kimashita.
2. Ogenki de irasshaimasuka, kata irasshaimasu digunakan si pengirim karena si penerima kedudukannya lebih tinggi dari pada si pengirim. Kalau mengirim surat kepada orang yang sederajat atau yang lebih rendah cukup
