Per Barang
3.3.8 Penjurnalan atas Transaksi di Rekening Koran
Dalam proses penjurnalan, data yang diperlukan adalah mutasi rekening koran yang dapat diperoleh dari supervisor. Penjurnalan dilakukan setiap kali ada transaksi pada rekening koran, dan penjurnalan dilakukan di
122 system. Langkah pertama yang dilakukan untuk menjurnal transaksi dari rekening koran adalah memperoleh rekening koran perusahaan seperti pada gambar berikut:
Gambar 3.65
Rekening Koran Perusahaan
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Berdasarkan gambar 3.65 diatas, didapatkan informasi yaitu nomor rekening perusahaan, nama rekening perusahaan, periode awal rekening koran, kode mata uang perusahaan, tanggal uang masuk ke rekening perusahaan, keterangan transaksi, jumlah yang dibayarkan, dan jumlah saldo. Transaksi yang biasa dijurnal adalah transaksi pembayaran piutang oleh customer, pembayaran hutang kepada vendor, top up flazz (biaya pengiriman liquid), Pembayaran gaji karyawan, dan biaya administrasi bank.
Beban Administrasi Bank
123 Langkah selanjutnya adalah membuka aplikasi total cylinder control seperti gambar berikut:
Gambar 3.66
Menu Utama Aplikasi TCC
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Sesuai dengan transaksi pada rekening koran pada tanggal 2 Februari 2022, transaksi pertama adalah biaya administrasi bank, untuk menjurnalnya, pada menu utama aplikasi TCC, klik “accounting”, seperti pada gambar 3.66 diatas. Selanjutnya akan terbuka halaman “journal list” seperti pada gambar berikut:
124 Gambar 3.67
Halaman Journal List
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Pada halaman “journal list”, klik kanan lalu klik “cashbook, maka tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut:
Gambar 3.68
Halaman Cashbook
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Gambar 3.68 merupakan tampilan halaman cashbook, untuk menjurnal transaksi beban administrasi bank terkait dengan gambar 3.65 pada tanggal 2 Februari 2022 yaitu sebesar Rp2.000, hal pertama yang dilakukan adalah meng-klik icon magnifier pada cashbook account untuk memilih chart of accounts (COA) seperti pada gambar berikut:
125 Gambar 3.69
Pemilihan Chart of Accounts
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Untuk menjurnal beban administrasi bank, saat muncul pilihan untuk chart of account, double click pada biaya-biaya, double click pada biaya kantor, double click pada biaya bank, dan yang terakhir double click pada administrasi bank. Setelah itu tampilan akan berubah, dan dapat membuat jurnal terkait dengan COA tersebut seperti gambar berikut:
126 Gambar 3.70
Halaman Journal
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Setelah melakukan double click pada COA administrasi bank, cashbook account akan terisi dengan detail COA administrasi bank yaitu 604.08.01. Kemudian untuk menjurnalnya, click “new”, maka akan muncul tampilan journal seperti pada gambar 3.69 diatas. Selanjutnya mengisi “reff no” dan “doc no” dengan 00, mengisi remark dengan “biaya administrasi bank”, kemudian dicopy-paste ke “note”. Setelah itu mengisi “amount” dengan nominal transaksi yaitu Rp2.000, click debit, lalu klik
“add”. Jurnal di sisi debit sudah ter-input seperti pada gambar berikut:
127 Gambar 3.71
Tampilan Penjurnalan di Sisi Debit
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Gambar 3.71 diatas merupakan tampilan setelah melakukan penjurnalan di sisi debit. Untuk menjurnal di sisi kredit, klik icon magnifier pada “detail COA”, maka akan muncul tampilan pilihan COA seperti gambar berikut:
1
2
128 Gambar 3.72
Pemilihan COA Sisi Kredit Jurnal
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Memilih COA untuk di sisi kredit, yaitu bank PT. Yoshuel Putra Indonesia dengan nomor rekening yang sesuai dengan rekening koran yaitu 712-1999-XXX.
COA dipilih dengan double click pada “aktiva”, double click pada “kas dan bank”, double click pada “bank”, dan double click pada “Bank YPI AC 712-1999-XXX.
Kemudian tampilan akan berubah seperti gambar berikut:
129 Gambar 3.73
Penjurnalan Sisi Kredit
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Setelah detail COA sudah diisi dengan “BCA YPI AC 712-1999-XXX”, klik pada “credit”, dan klik “add”. Maka tampilan akhirnya akan berubah seperti gambar berikut:
130 Gambar 3.74
Tampilan Jurnal Beban Administrasi Bank
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Setelah klik “add”, jurnal di sisi kredit sudah ter-input. Jika sisi kredit dan debit sudah balance, klik “update”. Jika “update” sudah berubah menjadi “print”, maka jurnal beban administrasi bank sudah ter-input.
Selanjutnya, untuk penjurnalan transaksi atas pembayaran hutang dari customer. Langkah pertama dalam menjurnal pembayaran hutang dari customer adalah pada halaman utama system, klik receipt seperti pada gambar berikut:
131 Gambar 3.75
Halaman Utama System
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Setelah klik receipt, maka akan muncul tampilan seperti gambar berikut:
Gambar 3.76
Halaman Receipt List
Sumber: Dokumentasi perusahaan
132 Setelah muncul halaman receipt list, klik kanan lalu klik new receipt, maka akan muncul tampilan receipt seperti pada gambar berikut:
Gambar 3.77
Tampilan Receipt
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Setelah tampilan receipt muncul, memilih receipt date sesuai tanggal transaksi pada rekening koran yaitu 4 Februari 2022 (angka 3, 4, dan 5 dari gambar 3.65, receipt), memilih customer yang sesuai yaitu customer IR, setelah memilih customer bagian currency dan tax akan terisi secara otomatis, selanjutnya memilih bank yang sesuai yaitu BCA YPI, kemudian mengisi bank doc no dengan 0, selanjutnya klik pada ikon magnifier di
3
5
4
133 invoice no, dan memilih nominal yang sesuai dengan nominal yang tertera pada rekening koran yaitu Rp17.785.919 seperti pada gambar berikut:
Gambar 3.78
Tampilan Akhir Receipt
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Setelah diisi sesuai dengan informasi yang ada pada rekening koran, klik update, maka transaksi pembayaran hutang dari customer IR sudah terjurnal secara otomatis seperti gambar berikut:
134 Gambar 3.79
Jurnal Receipt
Kemudian, untuk menjurnal transaksi atas pembayaran ke vendor, pada halaman utama system, klik payment, maka akan muncul tampilan payment seperti gambar berikut:
Gambar 3.80
Tampilan Payment
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Pada halaman utama system, klik pada payment, kemudian akan muncul tampilan payment list seperti gambar berikut:
135 Gambar 3.81
Tampilan Payment List
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Setelah muncul halaman payment list, klik kanan lalu klik new payment, selanjutnya akan muncul tampilan payment seperti gambar berikut:
136 Gambar 3.82
Tampilan Payment
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Setelah tampilan payment muncul, klik ikon magnifier pada vendor untuk memilih vendor yang ingin dilunasi utangnya, yaitu PT. Linde Indonesia, kemudian bagian status dan currency akan terisi secara otomatis.
Selanjutnya, klik ikon magnifier pada invoice no untuk memilih invoice yang ingin dibayarkan, klik add to list setiap memilih invoice yang ingin dibayarkan, kemudian klik update. Kemudian klik close, lalu klik kembali transaksi payment pada payment list untuk mengubah status menjadi release dengan cara klik kanan pada transaksi payment, dan akan muncul pilihan seperti gambar berikut:
a
137 Gambar 3.83
Proses Mengubah Status Transaksi Menjadi
Release
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Sebelum mengubah status transaksi pembayaran ke vendor, pastikan bahwa transaksi tersebut adalah transaksi yang sudah dibuat dengan cara mencocokkan payment no, yaitu Y00000031, sesuai dengan yang ada pada gambar 3.82 sebelumnya. Jika sudah cocok, klik kanan pada transaksi tersebut, kemudian klik release, maka akan muncul tampilan release seperti pada gambar berikut:
a
b
138 Gambar 3.84
Tampilan Release
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Setelah klik release pada proses sebelumnya, maka akan muncul tampilan seperti gambar 3.84 diatas, pada tahap ini yang perlu dilakukan adalah klik pada release. Setelah sudah klik release, maka status transaksi yang sebelumnya adalah open (gambar 3.83) akan berubah menjadi release seperti pada gambar berikut:
1
139 Gambar 3.85
Status Transaksi Berubah Menjadi Release
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Sesuai dengan gambar 3.85 diatas, transaksi pembayaran kepada vendor dengan nomor pembayaran Y00000031 statusnya sudah berubah menjadi release. Langkah selanjutnya adalah melakukan penyelesaian pembayaran transaksi seperti gambar berikut:
Gambar 3.86
Proses Penyelesaian Pembayaran Kepada Vendor PT. Linde Indonesia
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Setelah status transaksi berubah menjadi release, kemudian melakukan penyelesaian transaksi pembayaran dengan cara klik kanan pada transaksi pembayaran pada payment list, dan klik complete payment. Setelah klik
b
140 complete payment, maka akan muncul tampilan complete payment seperti gambar berikut:
Gambar 3.87
Tampilan Complete Payment
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Pada tahap ini, mengisi bagian payment date yaitu sesuai dengan tanggal transaksi pada rekening koran yaitu 18 Februari 2022, kemudian mengisi bagian bank dengan BCA YPI (angka 6 dan 7 dari gambar 3.65, payment ke vendor), dan mengisi bagian bank document no dengan 0. Selanjutnya klik complete payment, maka pembayaran sudah berhasil dan akan terjurnal secara otomatis, status transaksi juga akan berubah menjadi close seperti pada gambar berikut:
7
6
141 Gambar 3.88
Pembayaran Berhasil dan Berubah Menjadi
Close
Sumber: Dokumentasi perusahaan
Setelah klik complete payment, status transaksi akan berubah menjadi close yang berarti pembayaran sudah terjurnal secara otomatis. Pada saat magang, melakukan penjurnalan atas data rekening koran pada periode Januari sampai Maret 2022, dan telah melakukan penjurnalan kurang lebih sebanyak 150 transaksi.