BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG

(1)

44

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG 3.1 Kedudukan dan Koordinasi

Pelaksanaan kerja magang dilakukan di kantor PT. Sinar Abadi Gas Industri yang berlokasi di Jalan Teukur Umar No. 125 Karawaci, Tangerang, Banten. Dalam pelaksanaan kerja magang ini posisi yang ditempatkan sebagai staf accounting. Tugas- tugas yang dilakukan dalam kerja magang adalah membantu dan menyelesaikan tugas- tugas yang telah diberikan oleh Ibu Diny selaku finance & accounting supervisor PT.

Sinar Abadi Gas Industri. Selama proses berjalanya kerja magang, Ibu Diny memberikan arahan dan bimbingan terkait pekerjaan atau tugas yang diberikan.

3.2 Tugas yang Dilakukan

Selama proses kerja magang, tugas yang diberikan terkait dengan accounting service dalah sebuah perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Meng-input invoice dari Vendor ke System

Invoice adalah suatu dokumen yang digunakan sebagai pernyataan penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pembeli. Invoice berisikan informasi tentang rincian produk yang dibeli, harga produk, tanggal, dan lain-lain. Invoice yang diterima akan di-input ke system lalu diberikan nomor invoice internal perusahaan yang selanjutnya akan diurutkan sesuai dengan nomor invoice tersebut. Tujuan dilakukannya peng-inputan invoice adalah pencatatan hutang perusahaan pada vendor ke system.

(2)

45 Pada proses meng-input invoice dari vendor, supervisor akan memberikan invoice dalam bentuk hardcopy. Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan proses input adalah sebagai berikut:

1. Memperoleh invoice yang dikirimkan oleh vendor dari supervisor

2. Mencocokkan lampiran purchase order dengan invoice dengan memperhatikan tanggal, nama item, quantity, unit price, dan grand total.

3. Membuka aplikasi total cylinder control

4. Klik pada vendor invoice yang terdapat pada main menu 5. Klik kanan lalu pilih new vendor invoice

6. Masukkan nomor invoice pada vendor invoice reff

7. Klik ikon magnifier pada vendor, lalu masukkan nama vendor. Pada bagian currency dan tax akan terisi secara otomatis

8. Masukkan tanggal sesuai dengan tanggal pada invoice

9. Masukkan jumlah invoice amount dan VAT sesuai dengan yang tertera pada invoice, sehingga muncul total jumlah hutang pada grand total

10. Klik ikon magnifier pada PO Number, lalu memilih sesuai dengan nomor PO yang sesuai pada lampiran invoice. Setelah itu akan muncul jumlah hutang pada system amount, lakukan pencocokan atas system amount dan grand total.

(3)

46 11. Klik update, setelah itu mencatatkan nomor invoice internal perusahaan yang terdapat pada vendor invoice number pada invoice yang diterima (VI000XXXX).

2. Melakukan Rekap atas PPN masukan dan Perhitungan Kredit Pajak

Pajak Pertambahan Nilai masukan merupakan pajak atas transaksi pembelian oleh perusahaan. Tujuan dilakukannya rekapitulasi atas PPN masukan adalah untuk mengetahui jumlah pajak masukan, lalu data tersebut akan diberikan kepada konsultan pajak. Pada kegiatan rekapitulasi atas PPN masukan, supervisor akan memberikan faktur pajak berbentuk hardcopy dan file rekapitulasi PPN masukan pada periode sebelumnya, kegiatan rekapitulasi dilakukan pada software microsoft excel. Berikut merupakan langkah-langkah dalam melakukan rekapitulasi PPN masukan:

1. Mendownload file excel dari supervisor, file tersebut berisi rekapitulasi PPN masukan dari periode sebelumnya. Lalu, faktur pajak yang diterima harus diurutkan (oldest to newest) sebelum direkapitulasi.

2. Menambahkan sheet baru untuk periode Februari 2022 dan melakukan copy-paste terhadap format pada rekapitulasi PPN masukan periode sebelumnya. Formatnya terdiri dari nomor, tanggal faktur, nomor faktur, nama penjual, jumlah dasar pengenaan pajak (DPP), dan jumlah pajak pertambahan nilai (PPN).

(4)

47 3. Memasukkan data ke file microsoft excel sesuai dengan formatnya, berdasarkan faktur pajak yang diberikan oleh supervisor. Setelah seluruh faktur pajak sudah direkapitulasi, selanjutnya adalah menghitung total dari DPP dan PPN tersebut.

4. Untuk melakukan perhitungan kredit pajak, supervisor akan mengirim data rekapitulasi PPN keluaran. Selanjutnya melakukan pencocokan atas rekapitulasi PPN keluaran dengan data sales (penjualan). Setelah melakukan pengecekan, total PPN Keluaran dikurangi dengan PPN Masukan. Jika nominal PPN Masukan lebih besar dari PPN Keluaran maka disebut sebagai kurang bayar, sementara jika nominal PPN Keluaran lebih besar dari PPN Masukan maka disebut sebagai lebih bayar.

5. Setelah itu file disimpan dan dikembalikan kepada supervisor.

3. Meng-update LSHP dan Pengisian Kartu Stok

Laporan stok harian panggung merupakan laporan yang berisi informasi tentang jumlah persediaan awal tabung, jumlah tabung masuk dan keluar, jumlah persediaan akhir tabung, jenis gas pada tabung, dan nama customer.

Panggung merupakan sebutan untuk tempat penyimpanan tabung, laporan stok harian panggung diupdate setiap hari. Tujuan dari pengupdatean laporan stok harian panggung adalah digunakan untuk mengecek kesesuaian pencatatan dengan stok fisik di panggung. Pada kegiatan mengupdate laporan stok harian panggung, supervisor akan mengirimkan laporan produksi, laporan stok harian

(5)

48 panggung dan DO report dalam bentuk file microsoft excel yang di dalamnya terdapat beberapa sheet yitu sheet LSHP, sheet laporan produksi, sheet pengeluaran. Berikut merupakan langkah-langkah dalam melakukan update laporan stok harian panggung:

1. Menerima dan mendownload file laporan stok harian panggung dan DO report dari supervisor.

2. Pada file laporan stok harian panggung (LSHP), melakukan pencocokan jumlah persediaan awal hari sebelumnya (H-1) dengan hari tersebut (hari H). Setelah itu, melakukan pencocokan antara jumlah persediaan masuk per jenis gas pada sheet LSHP dan jumlah produksi per jenis gas pada sheet laporan produksi. Jika sudah sesuai, angka tersebut dihighlight dengan warna kuning. Jika terdapat perbedaan, angka yang digunakan sebagai acuan adalah angka pada laporan produksi.

3. Selanjutnya, melakukan custom sort pada file excel report DO atas kolom DO date, item name, dan cylinder owner. Melakukan pencocokan antara jumlah persediaan keluar pada sheet LSHP dengan DO report terkait dengan quantitynya. Jika sudah sesuai, angka pada jumlah persediaan keluar akan dihighlight dengan warna kuning. Jika ditemukan perbedaan, kesalahan dapat ditemukan dengan membuka sheet pengeluaran. Pada sheet pengeluaran terdapat informasi penting berupa nama customer dan quantity terjual ke customer. Informasi tersebut dapat dicocokkan dengan DO report

(6)

49 karena seharusnya DO report dan sheet pengeluaran memiliki data yang sama.

4. Jika jumlah quantity di kolom persediaan masuk pada sheet LSHP sudah sesuai dengan jumlah quantity pada sheet laporan penjualan, dan jumlah quantity di kolom persediaan keluar pada sheet LSHP sudah sesuai dengan jumlah quantity pada DO report, file akan disimpan.

5. Membuka file Laporan Produksi yang terdiri dari sheet sesuai dengan kategori jenis gas yang ada di LSHP seperti oksigen, argon, acetylene, karbon dioksida, LPG, dan lainya. Pada proses ini, data pada LSHP yang sudah di cross check akan dipindahkan ke kartu stok. Kolom pada LSHP yang harus diperhatikan adalah kolom masuk (produksi), keluar (penjualan), dan kolom lain-lain (pembelian dari vendor), kolom klaim dan pengganti klaim serta saldo awal dan akhir dari setiap jenis gas. Disetiap sheet tersebut dibagi lagi menjadi beberapa kolom yang sudah terdapat format dan rumus perhitungannya. Format tabelnya adalah nomor, tanggal, keterangan, masuk (unit, harga, dan total), keluar (unit, harga, dan total), dan saldo akhir (unit, harga, dan total). Format tersebut diisi sesuai dengan informasi pada LSHP sebagai berikut:

a. Tanggal yang diisi sesuai dengan tanggal file LSHP

b. Keterangan diisi dengan informasi pada LSHP yaitu jika pada kolom masuk jenis gas tertentu terdapat angka, maka keterangan pada kartu stok akan diisi dengan “produksi”, sementara kolom keluar pada LSHP akan

(7)

50 diisi dengan “penjualan” pada kolom keterangan di kartu stok. Selain itu, jika terdapat klaim, klaim yang masuk akan diisi pada kolom keterangan kartu stok dengan “klaim dari a/n xxx atau pengganti klaim a/n xxxx”

c. Selanjutnya setelah keterangan, mengisi angka pada kolom unit. Jika pada keterangan diisi dengan “produksi” maka angka akan diisi pada kolom unit di bagian masuk, sementara jika pada keterangan diisi dengan

“penjualan” maka nominal akan dicantumkan pada bagian keluar.

Bagian harga pokok produksi nominalnya akan diberikan oleh supervisor, sementara kolom total dan kolom saldo akhir akan terisi secara otomatis karena terdapat rumus yang mengakumulasi jumlah unit, harga pokok, dan total.

d. Untuk melakukan pengecekan apakah jumlah tabung yang dimasukkan sudah tepat dapat diketahui dengan cara mencocokkan saldo awal dan akhir setiap tanggal antara LSHP dan kartu stok, jika terdapat selisih pada saldo akhir maka terdapat kesalahan.

e. Pada akhir periode (akhir bulan), saldo akhir setiap jenis gas yang terdapat antara LSHP setiap harinya dengan kartu produksi harus sama.

Setelah itu file dikirimkan kepada supervisor.

4. Membuat laporan penjualan

Laporan penjualan merupakan laporan yang berisi informasi tentang penjualan produk-produk kepada customer pada periode tertentu. Tujuan dibuatnya

(8)

51 laporan penjualan adalah untuk mengetahui total realisasi jumlah pendapatan yang diterima, total cost of goods sold, dan total dari laba kotor perusahaan dalam periode tertentu. Supervisor akan mengirimkan file dalam bentuk microsoft excel melalui whatsapp. File tersebut berisi beberapa sheet seperti sheet kertas kerja, sheet penjualan per barang per customer, dan sheet penjualan per barang. Berikut merupakan langkah-langkah dalam membuat laporan penjualan:

1. Menerima dan mendownload file laporan penjualan dalam bentuk microsoft excel dari supervisor.

2. Membuka sheet kertas kerja yang sudah disort sesuai dengan jenis barang dan owner (kepemilikan tabung). Melakukan pencocokan nama customer antara sheet kertas kerja dan sheet penjualan per barang per customer. Jika ditemukan nama customer yang sama dan jenis barang yang sama, melakukan copy-paste atas baris quantity, harga, amount dan harga pokok penjualan (HPP) dari kertas kerja ke sheet penjualan per barang per customer pada baris dengan harga yang sama dengan periode sebelum- sebelumnya. Sementara, jika terdapat customer baru maka hal yang dilakukan adalah menambah baris baru pada sheet penjualan per barang per customer. Setelah sudah seluruh data penjualan pada kertas kerja dipindahkan ke sheet penjualan per barang per customer, melakukan crosscheck kesesuaian jumlah antara quantity, amount, dan HPP total antara sheet kertas kerja dan sheet penjualan per barang per customer harus sama.

(9)

52 3. Kemudian, pada sheet penjualan per barang per customer terdapat total penjualan produk. Pada penjualan per barang barang per customer, terdapat format dengan tabel yang dibagi menjadi tiga bagian yaitu realisasi, harga pokok penjualan, dan gross margin. Kolom realisasi terbagi menjadi tiga bagian yaitu volume, harga, dan jumlah; kolom HPP terbagi menjadi dua bagian yaitu harga dan jumlah; dan kolom gross margin terdiri dari dua bagian yaitu volume dan harga. Bagian yang perlu diisi adalah volume, yang didapat dari subtotal quantity jenis gas sesuai dengan barisnya pada sheet laporan penjualan per barang per customer, selanjutnya pada kolom jumlah di bagian realisasi diisi dari subtotal amount jenis gas sesuai dengan barisnya pada sheet laporan penjualan per barang per customer, lalu pada kolom jumlah pada bagian HPP, diisi dari subtotal HPP jenis gas sesuai dengan barisnya pada sheet laporan penjualan per barang per customer.

Sedangkan, pada setiap kolom harga dan kolom jumlah pada bagian gross margin akan terisi secara otomatis dikarenakan sudah terdapat rumusnya 4. Setelah total quantity, total amount, total HPP dipindahkan ke sheet

penjualan per barang, melakukan crosscheck antara jumlah pada kolom quantity (sheet penjualan per barang per customer) dengan kolom volume (sheet penjualan per barang), antara kolom amount (sheet penjualan per barang per customer) dan kolom jumlah HPP (sheet penjualan per barang), dan antara kolom jumlah laba kotor (sheet penjualan per barang per

(10)

53 customer) dengan kolom gross margin (sheet penjualan per barang) jika jumlah sudah sesuai, file disimpan dan dikirim kembali kepada supervisor.

5. Menjurnal Transaksi Terkait Rekening Koran

Kegiatan penjurnalan dilakukan pada system, dan penjurnalan dilakukan sesuai dengan transaksi yang terjadi pada rekening koran perusahaan. Tujuan dilakukannya penjurnalan terkait dengan data rekening koran adalah sebagai bentuk pencatatan riwayat transaksi perusahaan yang mempengaruhi ekonomi perusahaan. Setiap harinya supervisor akan meng-update rekening koran yang akan dikirimkan dalam bentuk file Ms. Excel. Transaksi yang biasanya dijurnal pada system adalah transaksi pembayaran ke vendor, penerimaan pembayaran customer, pembayaran gaji keryawan, biaya administrasi bank, dan biaya top up fleet (flazz BCA). Berikut merupakan langkah-langkah dalam menjurnal transaksi berdasarkan rekening koran perusahaan:

1. Menerima file Ms. Excel yang berisikan update rekening koran harian perusahaan. Untuk transaksi yang sudah dijurnal akan ditandai dengan highlight berwarna kuning, untuk mempermudah dalam penandaan transaksi yang sudah atau belum dijurnal.

2. Menganalisa dan mengklasifikasikan jenis transaksi tersebut, sehingga dapat menjurnal sesuai dengan COA (chart of account) yang ada. Untuk transaksi yang belum pernah dijurnal sebelumnya, supervisor akan memberikan informasi terkait dengan COAnya.

(11)

54 3. Meng-input jurnal ke system dengan cara membuka aplikasi total cylinder control, lalu pada menu utama aplikasi total cylinder control, klik

“accounting”, lalu klik kanan dan klik “cashbook”, pada chart of account memilih COA, memilih sisi debit atau kredit, klik “add”, lalu “update”.

4. Memastikan kesamaan jumlah saldo akhir di rekening koran dan system, untuk meminimalisir adanya selisih.

5. Langkah terakhir adalah menyimpan file dan mengirimkannya kepada supervisor.

6. Membuat Voucher Payment

Voucher dibuat jika perusahaan akan melakukan pembayaran terhadap vendor, membayar utang ke bank, pembayaran gaji karyawan, reimbursement kas kecil, pembayaran pajak dan lainya. Voucher dibuat pada minggu pertama setiap bulan sesuai dengan jadwal pembayaran yang sudah ditentukan. Tujuan dibuatnya voucher payment adalah sebagai bentuk adanya autorisasi dari individu berwenang untuk memastikan setiap dana yang dicairkan sudah dilakukan dengan tepat. Supervisor akan memberikan file excel dengan template voucher payment, selain itu juga memberikan jadwal pembayaran, pihak yang akan dibayar, nomor rekening tujuan, nominal, dan keterangan transaksi. Berikut merupakan langkah-langkah dalam membuat voucher payment:

(12)

55 1. Supervisor memberikan template voucher dalam bentuk file Ms. Excel via

whatsapp.

2. Mengisi template voucher sesuai dengan informasi yang diberikan.

Informasi meliputi tanggal voucher, rekening perusahaan yang digunakan untuk membayar, nomor rekening tujuan, nama rekening tujuan, dan keterangan atas transaksi yang terjadi, hal tersebut dilakukan untuk transaksi yang tidak memiliki lampiran. Contohnya adalah pembayaran utang bank beserta dengan bunganya.

3. Untuk transaksi yang terdapat lampirannya seperti pembayaran pembelian persediaan dari vendor, pengisian template voucher akan disesuaikan dengan invoice yang ada.

4. Voucher yang sudah dibuat kemudian di-print dan di-straples pada lampirannya sehingga menjadi lembar utama. Setelah di-print, langkah selanjutnya adalah menandatangani di bagian bawah voucher pada bagian

“dibuat”.

5. Voucher yang sudah ditandatangani dan disertakan pada lampirannya akan diberikan kepada supervisor dalam bentuk hardcopy untuk meminta autorisasi pada pihak yang berwenang.

7. Stock Opname Tabung Relasi

Stock opname adalah kegiatan perhitungan jumlah persediaan on hand.

Stock opname dilakukan pada setiap akhir periode (akhir bulan) saat sudah

(13)

56 tidak ada lagi transaksi yang mempengaruhi jumlah tabung relasi. Tujuan dilakukannya stock opname adalah untuk memastikan kebenaran dari pencatatan atas LSHP yang telah dibuat sebelumnya, dan menghitung jumlah persediaan pada akhir periode. MP (Y) adalah sebutan botol milik perusahaan, sedangkan MR (N) adalah sebutan botol milik relasi. Botol dengan status MP (Y) adalah botol/tabung milik perusahaan diperuntukkan customer yang ingin menggunakan gas di dalam botol/tabung tersebut namun tidak ingin membeli botol/tabung tersebut. Sementara, botol/tabung dengan status MR (N) adalah tabung milik relasi, relasi akan membeli gas pada perusahaan namun menggunakan botol pribadi customer itu sendiri.

Perhitungan persediaan tabung relasi dilakukan dengan menghitung jumlah tabung relasi yang terdapat di panggung secara manual. Stock opname dilakukan dengan didampingi oleh satu admin panggung dan menuliskan jumlah persediaan sesuai jenisnya pada kertas yang sudah disediakan. Stock opname dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menghitung jumlah tabung relasi tiap jenis gas, didampingi oleh satu admin panggung. Jumlah tabung dituliskan pada kertas HVS yang sudah disiapkan diatas papan jalan.

2. Melakukan penyesuaian kembali dengan admin panggung sebagai crosscheck untuk meminimalisir kesalahan.

(14)

57 3. Jika jumlah tabung relasi sudah sesuai dengan admin panggung, selanjutnya menuliskan kembali hasil stock opname pada kertas dengan data yang sudah dicrosscheck, kemudian diberikan kepada bagian procurement.

8. Melakukan penjurnalan terkait petty cash

Cash opname merupakan kegiatan menghitung kas yang terdiri dari kas besar dan petty cash (kas kecil), cash opname dilakukan bersama dengan cashier setiap hari, di akhir jam kerja magang. Sementara, petty cash (kas kecil), digunakan untuk membayar pengeluaran dari kegiatan operasional perusahaan yang nominalnya relative kecil, untuk melakukan replenishing fund atau pengisian kembali kas kecil perusahaan melakukan penjurnalan. Tujuan dilakukannya cash opname adalah untuk memastikan bahwa jumlah uang on hand sudah sesuai dengan yang ada pada system, sementara tujuan penjurnalan atas petty cash adalah untuk mencatat biaya-biaya yang dikeluarkan dari petty cash. Untuk melakukan penjurnalan terkait petty cash, bagian cashier memberikan bukti transaksi sebagai dasar penjurnalan. Berikut merupakan langkah-langkah dalam melakukan penjurnalan petty cash:

1. Terkait dengan penjurnalan petty cash, bagian kasir akan memberikan bukti transaksi (kwitansi). Berdasarkan kwitansi tersebut dilakukan penjurnalan pada aplikasi total cylinder control.

2. Pada menu utama aplikasi total cylinder control, klik “accounting”, lalu klik kanan dan klik “cashbook”, pada chart of account, selanjutnya klik

(15)

58

“new”, kemudian mengisi COA, memilih sisi debit atau kredit, lalu klik

“add”, jika sisi debit dan kredit sudah sama, langkah terakhir adalah klik

“update”, maka jurnal sudah ter-input.

3. Memberikan tanda centang pada summary transaksi yang sudah di-input 4. Menyesuaikan saldo kas on hand dengan kas fisik setiap harinya saat sudah

selesai meng-input jurnal ke system

3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang

Proses pelaksanaan kerja magang sebagai staff accounting di PT Sinar Abadi Gas Industri dilakukan selama 46 hari, dimulai pada tanggal 10 Januari 2022 sampai 10 Maret 2022. Pekerjaan yang dilakukan mulai dari meng-input vendor invoice, melakukan rekapitulasi atas PPN masukan dan menghitung kredit pajak PPN, memindahkan data dari LSHP ke kartu poduksi, menjurnal sesuai dengan transaksi pada rekening koran ke system, membuat laporan penjualan, membuat voucher payment, melakukan stock opaname, dan menjurnal petty cash. Tugas tersebut dijalankan dengan rincian pekerjaan yang dilakukan sebagai berikut:

3.3.1 Meng-input Invoice dari Vendor ke System

Kegiatan peng-inputan invoice vendor ke system dilakukan setiap perusahaan menerima invoice dari vendor. Dokumen utama yang dibutuhkan adalah invoice dari vendor dalam bentuk hardcopy, sedangkan dokumen pendukung yang dibutuhkan adalah purchase order perusahaan

(16)

59 sebagai lampiran. Tujuan dilakukan peng-inputan invoice ke system (aplikasi) adalah meng-input utang usaha perusahaan ke system, sehingga menjadi outstanding invoice pada system.

Invoice terdiri dari beberapa lembar yaitu lembar invoice, purchase order, delivery order, dan dua rangkap faktur pajak. Satu lembar faktur pajak akan disahkan untuk direkapitulasi. Langkah pertama dalam meng- input invoice vendor ke system adalah memperoleh invoice dari vendor berbentuk hardcopy seperti gambar 3.1 berikut:

(17)

60 Gambar 3.1

Invoice dari Vendor

Sumber: Dokumentasi perusahaan

Berdasarkan Gambar 3.1, didapatkan informasi nomor invoice, yaitu 900300453, nama vendor yaitu PT Linde Indonesia, tanggal invoice yaitu 19 Januari 2022, DPP yang harus dibayarkan yaitu Rp17.089.560, dan PPN sejumlah Rp1.708.95 dengan total yang harus dibayarkan adalah Rp18.798.516, invoice tersebut adalah tagihan dari PO-000158, nama item

7

1 2

3

4 5 6

(18)

61 adalah liquid nitrogen, dengan quantity 11.393,04. Selanjutnya, informasi tersebut dicocokan dengan arsip purchase order perusahaan seperti pada Gambar 3.2 berikut:

Gambar 3.2

Lembar Purchase Order Perusahaan

Sumber: Dokumen perusahaan

Dari gambar 3.2 diatas, dilakukan pencocokan atas nomor PO dan nama item (kotak hitam) dengan lembar invoice (gambar 3.1), dapat dilihat adanya perbedaan dari quantity yang diterima oleh perusahaan (pada PO adalah 130.000, sementara pada lembar invoice adalah 11.393,040), hal itu dikarenakan pemesanan menggunakan purchase order dilakukan dengan skala besar (penerbitan satu PO dilakukan untuk kebutuhan sepanjang 1

(19)

62 bulan kedepan). Sementara, dalam satu kali pengiriman tidak akan bisa langsung memenuhi permintaan yang tertera di purchase order (dilakukan secara parsial). Selain lembar purchase order, lembar lain yang dilampirkan bersama dengan invoice adalah lembar faktur pajak dan lembar delivery order sebagai berikut:

Gambar 3.3

Lembar Delivery Order Perusahaan

Gambar 3.3 diatas merupakan lembar delivery order. Delivery order memuat informasi jumlah liquid nitrogen dalam satuan kg, nomor PO yang sama pada lembar PO yaitu 000158, dan tanggal order. Dikarenakan perusahaan akan menjual kembali liquid nitrogen tersebut, perusahaan menjual liquid tersebut dengan satuan m³ dikarenakan jika menggunakan satuan kg akan timbul loss dari hasil konversi. Angka 0,888 untuk

12.830 kg x 0.888 = 11.393,04 m3

(20)

63 mengkonversi satuan kg menjadi m³ didapat dari tabel acuan konversi PT.

Aneka Gas Industri sebagai berikut:

Gambar 3. 4

Tabel Konversi PT. Aneka Gas Industri

Sumber: Dokumentasi Perusahaan

Berdasarkan dari tabel konversi pada gambar 3.4 diatas, perusahaan ingin mengkonversi liquid dari satuan kg menjadi m³, sehingga didapatkan angka konversi 0,888. Sehingga perhitungan yang ada pada gambar 3.3 yaitu delivery order menjadi 12.830 kg x 0,888 = 11.393,04 m³.

(21)

64 Gambar 3.5

Lampiran Delivery Order Dokumentasi Perusahaan

Dari gambar 3.5 diatas, angka perhitungan konversi pada lembar delivery order dan salinan delivery order milik perusahaan adalah sama. Pada lembar delivery order perusahaan, terdapat informasi tambahan mengenai quantity untuk di-input ke system, yaitu 11.037,84 (huruf a, multi strada), dan 355,20 (huruf b, sisa).

a

b

(22)

65 Langkah pertama mengisi informasi tersebut adalah membuka aplikasi akuntansi perusahaan, lalu akan muncul menu utama aplikasi seperti pada gambar 3.6 berikut:

Gambar 3.6

Menu Utama Aplikasi Akuntansi Perusahaan

Sumber: Dokumentasi perusahan

Setelah membuka aplikasi akuntansi perusahaan, akan muncul menu utama seperti gambar 3.6, kemudian klik vendor invoice, lalu setelah itu akan muncul halaman seperti pada gambar 3.7 berikut:

(23)

66 Gambar 3.7

Halaman List Vendor Invoice

Saat halaman list vendor invoice terbuka, klik kanan dan akan muncul pilihan seperti pada gambar 3.7 diatas, pilih new vendor invoice. Setelah memilih new vendor invoice, maka akan muncul halaman seperti pada gambar 3.8 yang kemudian diisi informasi yang sudah didapat pada vendor invoice:

(24)

67 Gambar 3.8

Halaman Pengisian Vendor Invoice

Pada tahap ini, informasi dari vendor invoice dimasukkan ke system sesuai dengan lembar vendor invoice seperti pada gambar 3.8 diatas. Saat melakukan input nama vendor, bagian currency dan tax akan secara otomatis terisi. Sementara untuk nomor purchase order diberikan oleh bagian procurement. Setelah memasukkan invoice amount dan VAT, maka akan secara otomatis dijumlah pada bagian grand total.

Sementara, nominal system amount dan receive qty akan muncul saat kita memasukkan

(25)

68 nomor purchase order dan meng-klik add kemudian klik update sehingga didapatkan hasil seperti gambar 3.9 berikut:

Gambar 3.9

Hasil Akhir dari Peng-inputan Vendor Invoice

Pada gambar 3.9, angka nomor satu sampai tujuh diambil dari lembar invoice (gambar 3.1), sementara huruf a dan b pada qty diambil dari lembar purchase order (gambar 3.5), dan setelah terisi, klik update, maka data vendor invoice tersebut sudah masuk di dalam system (aplikasi) sebagai outstanding vendor invoice. Kemudian, pada nomor invoice yang dikotakkan merah ditulis pada lembar vendor invoice. Nomor tersebut adalah nomor invoice internal perusahaan seperti gambar 3.10 berikut:

6

7

1

2

3 4 5

a

b

(26)

69 Gambar 3.10

Penulisan Nomor Invoice Internal Perusahaan

Pada gambar 3.10 diatas, pada bagian lembar tanda terima menuliskan nomor invoice internal perusahaan yaitu VI000078 yang didapat pada system.

Pada saat periode magang, vendor invoice yang di-input merupakan vendor invoice pada periode Januari sampai Maret 2022, dan jumlah vendor invoice yang telah di-input kurang lebih sebanyak 218 buah.

(27)

70

3.3.2 Rekapitulasi PPN Masukan dan Perhitungan Kredit Pajak PPN

Rekapitulasi atas pajak pertambahan nilai masukan (PPN masukan) dilakukan dengan dokumen faktur pajak dalam bentuk hardcopy, dan template rekapitulasi PPN masukan. Tujuan dilakukannya rekapitulasi atas PPN Masukan adalah untuk perhitungan kredit pajak PPN. Langkah pertama dalam melakukan rekapitulasi PPN masukan adalah memperoleh faktur pajak dalam bentuk hardcopy seperti pada Gambar 3.11 berikut:

Gambar 3.11

Faktur Pajak

Berdasarkan gambar 3.11 bisa didapatkan informasi tanggal faktur pajak yaitu 19 Januari 2022, nomor Faktur Pajak adalah 010.003- 22.13921573, nama penjual barang (pengusaha kena pajak) yaitu PT. Linde Indonesia, jumlah dasar pengenaan pajak yaitu Rp17.089.560, dan jumlah

1 2

3

4

5

(28)

71 pajak pertambahan nilai yaitu Rp1.708.956 Selanjutnya, mengisi data tersebut ke dalam template pajak pertambahan nilai masukan sehingga didapatkan hasil seperti gambar 3.12 berikut:

Gambar 3.12

Template Rekapitulasi Pajak Pertambahan Nilai Masukan Periode Januari 2022

Setelah mengidentifikasi informasi yang didapat dari lembar faktur pajak, selanjutnya melakukan pemindahan informasi ke microsoft excel sesuai dengan format yang diberikan oleh supervisor. Memasukkan tanggal faktur sesuai dengan tanggal yang ada di lembar faktur yaitu 19 Januari 2022, dilanjutkan dengan memasukkan nomor faktur sesuai dengan lembar faktur pajak yaitu 010.003-22.13921573, memasukkan nama penjual yang terdapat di lembar faktur pajak di bagian pengusaha kena pajak yaitu PT.

Linde Indonesia, memasukkan jumlah dasar pengenaan pajak sesuai dengan yang tertera pada lembar faktur pajak yaitu Rp17.089.560, dan memasukkan nilai pajak pertambahan nilai yaitu sebesar Rp1.708.956.

1

2 3 4 5

(29)

72 Setelah selesai melakukan rekapitulasi atas PPN masukkan, supervisor akan mengirimkan file Ms. Excel yang terdapat sheet rekapitulasi PPN keluaran, sheet PO receive, dan sheet data sales. Kemudian, untuk menghitung kredit pajak PPN, hal yang harus dilakukan adalah mencocokkan antara data PO receive dengan PPN masukan dan data sales dengan PPN keluaran seperti pada gambar 3.13 berikut:

Gambar 3.13

Data Pembelian dari System

Gambar 3.13 diatas adalah data pembelian dari vendor yang ada pada system, dari data tersebut akan dicocokan dengan data rekapitulasi faktur pajak masukan. Dari gambar 3.13 diatas, didapat informasi bahwa total PPN masukan yang terdapat pada system adalah sebesar Rp13.130.608,60. Total PPN tersebut dicocokkan dengan total PPN pada data rekapitulasi faktur pajak seperti gambar 3.14 berikut:

(30)

73 Gambar 3.14

Data Rekapitulasi Faktur Pajak Masukan

Dari gambar 3.14 diatas, didapatkan informasi total PPN menurut rekapitulasi faktur pajak yaitu Rp14.494.609. Nominal total PPN pada data pembelian di system dan data rekapitulasi faktur pajak masukan terdapat selisih sebesar Rp889.000,40. Selisih tersebut dapat disebabkan oleh dua hal, yaitu terdapat faktur pajak masukan yang double atau terdapat pembelian yang belum ada faktur pajaknya. Langkah berikutnya adalah mencocokan satu per satu data, untuk menemukan selisih tersebut.

Setelah pencocokan data, terdapat pembelian yang belum ada pada system, yaitu transaksi pembelian jasa konsultan pajak dari PT. HKS

(31)

74 Consulting Indonesia. Selanjutnya, menambahkan nominal PPN yang terdapat pada data rekapitulasi faktur pajak yaitu PT. HKS Consulting Indonesia seperti pada gambar 3.15 berikut:

Gambar 3.15

Data yang Belum Ada Pada System

Pada data pembelian dari system, terdapat vendor yang belum ter-input pada system yaitu PT. HKS dengan jumlah DPP sebesar Rp4.750.000 dan PPN sebesar Rp475.000. Data ini kemudian ditambahkan pada total PPN pada pembelian di system seperti pada gambar 3.16 berikut:

(32)

75 Gambar 3.16

Pembetulan Tambahan Pada Data Pembelian dari

System

Sesuai dengan gambar 3.16 diatas, menambahkan vendor yaitu PT. HKS, dan menambahkan nominal PPN yang sesuai pada rekapitulasi PPN masukan sehingga total PPN pada pembelian di system adalah Rp13.605.608,6. Karena jumlah total PPN pada rekapitulasi dan jumlah PPN pada pembelian di system masih terdapat selisih, selanjutnya melakukan pengecekan terhadap data rekapitulasi PPN masukan, untuk menemukan apabila terdapat faktur pajak yang double seperti pada gambar 3.17 berikut:

(33)

76 Gambar 3.17

Faktur Pajak Double Pada Data Rekapitulasi

PPN Masukan

Sesuai pada gambar 3.17 diatas, terdapat dua faktur pajak dengan DPP dan PPN yang sama yaitu pada tanggal 4 Februari dan 15 Februari 2022. Untuk mengetahui faktur tersebut benar double atau tidak adalah dengan mencocokkan data dengan data pembelian pada system seperti pada gambar 3.18 berikut:

Double (1)

Double (2)

(34)

77 Gambar 3.18

Data Pembelian Pada System

Seperti pada gambar 3.18 diatas, invoice pada tanggal 4 dan 15 Februari 2022 dengan nilai DPP dan PPN yang sesuai pada data rekapitulasi faktur pajak terindikasi double karena memiliki nominal yang sama, sedangkan hanya ada satu invoice per tanggal tersebut. Faktur pajak terbit berdasarkan invoice yang ada, berarti karena hanya ada satu invoice per tanggal 4 dan 15 Februari, faktur pajak terkait transaksi tanggal 4 dan 15 Februari terbit double per transaksi, sehingga harus diajukan pembatalan atas faktur pajak yang double ke konsultan pajak. Pada file excel tersebut, ditandai bahwa terdapat faktur pajak yang double seperti pada gambar 3.19 berikut:

(35)

78 Gambar 3.19

Penandaan Faktur Pajak yang Double

Pada gambar 3.19 diatas, melakukan penandaan pada file excel atas faktur pajak yang terbit double (transaksi yang sama). Faktur pajak yang double akan diajukan pembatalan ke konsultan pajak. Selanjutnya, pada perhitungan total PPN pada data rekapitulasi PPN masukan, faktur pajak yang double akan menjadi pengurang seperti pada gambar 3.20 berikut:

Gambar 3.20

Total PPN Pada Data Rekapitulasi PPN Masukan

(36)

79 Pada gambar 3.20 diatas, total PPN pada data rekapitulasi PPN masukan adalah Rp14.494.609. Sementara pada sheet data pembelian pada system, total PPN adalah Rp13.605.609, terdapat selisih sebesar Rp889.000 antara data rekapitulasi atas PPN masukan dan data pembelian pada system. Total nominal PPN atas faktur pajak yang double adalah Rp889.000 (Rp834.000+Rp55.000). Nominal tersebut cocok dengan selisih antara data rekapitulasi PPN masukan dan data pembelian di system, sehingga sekarang jumlah PPN pada data rekapitulasi PPN masukan dan data pembelian pada system sudah balance.

Langkah selanjutnya adalah mencocokan data rekapitulasi PPN keluaran dan data penjualan pada system, seperti pada gambar 3.21 berikut:

Gambar 3.21

Data Rekapitulasi PPN Keluaran

Gambar 3.21 diatas adalah data rekapitulasi PPN keluaran bulan Februari 2022, dengan total DPP sebesar Rp311.812.324 dan PPN sebesar

(37)

80 Rp31.181.224. Total PPN pada data rekapitulasi PPN keluaran ini akan dicocokkan dengan data penjualan pada system. Berikut merupakan total PPN pada data penjualan di system:

Gambar 3.22

Data Penjualan di System

Pada data penjualan dari system, terdapat total PPN sebesar Rp34.197.612.39, jika dibandingkan dengan data rekapitulasi PPN keluaran maka didapatkan selisih sebesar Rp3.016.388,39. Selisih tersebut dapat terjadi akibat adanya invoice yang belum terbit faktur pajaknya, ataupun adanya kesalahan pada invoice sehingga faktur pajaknya juga salah.

Setelah dilakukan pengecekan atas data penjualan dan data rekapitulasi PPN keluaran, ditemukan adanya kesalahan pada DPP faktur pajak, sehingga nominal antara DPP faktur pajak keluaran dan nominal pada data penjualan berbeda, untuk kesalahan ini, faktur pajak akan diminta

(38)

81 pembatalannya ke konsultan pajak, dan akan diterbitkan faktur pajak pengganti. Kesalahan tersebut ditemukan dengan cara mencocokkan antara nominal faktur pajak per tanggal, dengan nominal data penjualan seperti gambar 3.23 berikut:

Gambar 3.23

Pencocokan Nominal Faktur Pajak dan Data Sales Per Tanggal

Sesuai dengan gambar 3.23 diatas, diketahui bahwa pada tanggal 22 Februari 2020, customer melakukan pembelian dengan total 70.000 (pembulatan, kotak merah), sementara pada data rekapitulasi faktur pajak, ditemukan nominal DPP yang berbeda:

Gambar 3.24

Nominal Pada Data Rekapitulasi Faktur Pajak

Pada tanggal 22 Februari 2022, data hasil rekapitulasi faktur pajak keluaran terdapat faktur pajak dengan DPP Rp67.273, nominal tersebut berbeda

(39)

82 dengan data penjualan pada tanggal 22 Februari 2022. Sehingga harus dilakukan pembatalan faktur pajak ke konsultan pajak, dan meminta faktur pajak pengganti.

Kesalahan lain yang ditemukan adalah adanya faktur pajak, namun tidak ditemukan adanya transaksi tersebut pada data penjualan, seperti pada gambar berikut:

Gambar 3.25

Data Penjualan PT ABS

Pada gambar 3.25 diatas, diketahui bahwa customer PT ABS melakukan pembelian dengan PPN senilai Rp8.010.000 pada bulan Februari 2022, namun pada saat pencocokan, ditemukan adanya selisih dengan nominal faktur pajak yang ada, seperti pada gambar 3.26 berikut:

(40)

83 Gambar 3.26

Data Rekpitulasi Faktur Pajak Keluaran PT

ABS

Menurut data rekapitulasi PPN keluaran PT ABS, total PPN keluaran PT ABS adalah 8.128.800, terdapat selisih sebesar Rp118.800. Setelah melakukan pencocokkan antara data penjualan dan data rekapitulasi PPN PT ABS, ditemukan adanya faktur pajak dengan nominal PPN Rp118.800, sedangkan transaksi tersebut tidak ada pada data penjualan. Maka diajukan pembatalan atas faktur pajak tersebut ke konsultan pajak.

Selain adanya faktur pajak yang terbit tanpa transaksi, ada juga transaksi penjualan yang belum ada faktur pajaknya, seperti gambar berikut:

(41)

84 Gambar 3.27

Data Penjualan Customer SY

Pada gambar 3.27 diatas, customer SY melakukan pembelian senilai Rp84.090,90 selama bulan Februari 2020, namun pada data rekapitulasi PPN keluaran, terdapat selisih nominal PPN, berikut merupakan data rekapitulasi PPN keluaran customer SA:

Gambar 3.28

Data Rekapitulasi PPN Keluaran Customer SY

Menurut data rekapitulasi PPN keluaran Customer SY pada bulan Februari 2022, total PPN keluaran customer SA hanya Rp61.363, terdapat selisih sebesar Rp22.728. Dilihat dari gambar 3.27 diatas (data penjualan customer SY), selisih tersebut disebabkan oleh kurangnya faktur pajak untuk transaksi pada tanggal 19 Februari 2022 dengan PPN senilai Rp22.728 (pembulatan). Atas hal ini, data penjualan yang belum ada faktur pajaknya akan dikumpulkan pada sheet baru, untuk diinformasikan kepada konsultan

(42)

85 pajak agar diterbitkan faktur pajaknya. Berikut merupakan sheet data penjualan yang belum ada faktur pajaknya:

Gambar 3.29

Sheet Data Penjualan yang Belum Terbit Faktur Pajaknya

Gambar 3.29 diatas merupakan kumpulan data penjualan yang belum ada faktur pajaknya, dengan total PPN sebesar Rp3.202.454,48.

Langkah terakhir adalah menghitung ulang jumlah PPN pada sheet rekapitulasi PPN keluaran. Untuk faktur pajak yang salah, akan mengurangi nilai PPN keluaran. Sementara, untuk data penjualan yang belum dibuatkan faktur pajaknya akan menambah nilai PPN keluaran, seperti pada gambar 3.30 berikut:

(43)

86 Gambar 3.30

Hasil Akhir Perhitungan PPN Periode Februari

2022

Total PPN pada data rekapitulasi PPN keluaran adalah Rp31.181.224, yang lalu dikurangi dengan faktur pajak yang salah dengan total 2 faktur pajak senilai Rp186.073, kemudian ditambah dengan data penjualan yang belum diterbitkan faktur pajaknya dengan total sebesar Rp3.202.454 maka didapatkan total PPN keluaran sebesar Rp34.197.605. Total PPN keluaran tersebut dikurangi dengan total PPN masukan (pembelian) yaitu senilai Rp13.605.609, yang hasilnya adalah Rp20.591.997. Karena jumlah PPN keluaran lebih besar dari PPN masukan, maka total kurang bayar PPN masa Februari 2022 adalah Rp20.591.997.

(44)

87 Pada saat periode magang, faktur pajak yang direkapitulasi dan di-scan adalah faktur pajak pada periode Januari sampai Maret 2022, dan jumlah faktur pajak yang telah direkapitulasi dan di-scan kurang lebih sebanyak 268 buah.

Melakukan perhitungan kredit pajak PPN masa Januari dan Februari 2022.

3.3.3 Melakukan Penjurnalan atas Petty Cash

Petty Cash adalah kas kecil yang dimiliki oleh perusahaan, yang pada umumnya digunakan untuk melakukan pembayaran dengan nominal relatif kecil. Saldo petty cash perusahaan adalah Rp10.000.000, yang akan diisi kembali jika saldo akhirnya menyentuh Rp1.000.000. Contoh transaksi yang pembayaran menggunakan petty cash adalah pembelian materai, biaya pengiriman dokumen, dan biaya distribusi. Dokumen yang dibutuhkan untuk menjurnal transaksi petty cash adalah rekening koran harian petty cash, uang kas pada petty cash, dan bukti transaksi (sebagai lampiran dan akan diarsipkan) yang akan diberikan oleh supervisor. Langkah pertama dalam menjurnal petty cash adalah menerima bukti transaksi, sebagai contoh adalah pengiriman dokumen (invoice) sebagai berikut:

(45)

88 Gambar 3.31

Bukti Transaksi Pengiriman Dokumen (Invoice)

Dari gambar 3.31 diatas, dokumen tersebut merupakan bukti transaksi pengiriman dokumen (invoice) kepada customer menggunakan kurir.

Diketahui bahwa terdapat tiga dokumen yang terkirim, dengan biaya Rp18.000 per dokumen sehingga total biaya yang dikeluarkan adalah Rp54.000. Langkah selanjutnya adalah membuat summary transaksi pada kertas seperti pada gambar berikut:

(46)

89 Gambar 3. 32

Summary Transaksi

Pada summary transaksi tersebut, informasi yang perlu ada pada kertas adalah tanggal transaksi yaitu 12 Februari 2022, keterangan transaksi yaitu uang kirim dokumen (JNE) Rp18.000 x 3 = Rp54.000, kemudian meminta tanda tangan yang bersangkutan, setelah itu melakukan pembayaran menggunakan kas kecil (petty cash). Selanjutnya adalah melakukan penjurnalan pada system seperti pada gambar berikut:

(47)

90 Gambar 3.33

Halaman Utama System

Pada halaman utama system, memilih ikon accounting. Berikut merupakan halaman menjurnal

Gambar 3.34

Halaman Journal

(48)

91 Setelah klik ikon accounting, maka akan tampil halaman journal seperti gambar 3.34 diatas. Kemudian klik kanan dan klik cashbook, maka akan muncul tampilan untuk menjurnal seperti pada gambar berikut:

Gambar 3.35

Tampilan Journal

Pada halaman journal, klik ikon magnifier pada cashbook account untuk memilih COA kas kecil, klik pada aktiva, lalu kas dan bank, kemudian kas, dan terakhir adalah kas kecil. Setelah memilih COA kas kecil, klik new maka tampilan akan berubah seperti gambar berikut:

(49)

92 Gambar 3.36

Tabel Penjurnalan

Pada tampilan ini, mengisi reff no dan doc no dengan 00, mengisi bagian remark dan note dengan biaya pengiriman dokumen, mengisi bagian amount dengan Rp54.000, klik pada credit lalu klik add, sehingga tampilannya akan berubah menjadi seperti gambar berikut:

(50)

93 Gambar 3.37

Penjurnalan Sisi Kredit

Setelah klik add, maka jurnal di sisi kredit sudah berhasil dijurnal. Untuk menjurnal sisi debit, klik ikon magnifier pada detail COA seperti gambar berikut:

(51)

94 Gambar 3.38

Penjurnalan Sisi Debit

Untuk menjurnal sisi debit, memilih detail COA terlebih dahulu dengan mengklik ikon magnifier lalu klik biaya-biaya, selanjutnya biaya administrasi rupa-rupa, kemudian biaya administrasi kantor, dan perangko, materai, biaya kirim surat. Mengisi Rp54.000 pada amount, klik pada debit lalu klik add, kemudian update. Maka tampilan akan berubah menjadi seperti gambar berikut:

(52)

95 Gambar 3.39

Tampilan Akhir Penjurnalan

Karena sisi debit dan kredit sudah balance, maka jurnal dapat diupdate.

Gambar diatas merupakan tampilan akhir dari penjurnalan atas petty cash. Pada saat periode magang, transaksi atas petty cash yang dijurnal adalah periode Januari sampai Maret 2022, kurang lebih sebanyak 225 transaksi yang terjurnal.

3.3.4 Update LSHP dan Pengisian Kartu Stok

Kartu Stok adalah dokumen yang berisi informasi jumlah tabung (botol) dari setiap jenis gas yang diproduksi dan yang terdapat di panggung (warehouse). Kartu Stok memuat setiap pergerakan tabung yang ada di panggung setiap harinya. Kartu produksi dibuat dengan tujuan untuk

(53)

96 mengetahui jumlah botol dengan gas tertentu yang diproduksi, dijual, di- claim, pengganti claim, dan pembelian botol setiap harinya. Untuk mengisi kartu produksi, dokumen yang dibutuhkan adalah LSHP (laporan stok harian panggung), delivery order dan purchase receive yang akan dikirimkan oleh admin panggung setiap harinya.

LSHP perusahaan bebentuk soft copy yaitu Ms. Excel, yang didalamnya terbagi menjadi dua yaitu botol isi dan botol kosong. Pada saat kerja magang, ditugaskan untuk melakukan pengecekan atas bagian botol isi dengan data delivery order dan purchase order report. Langkah pertama yang dilakukan untuk melakukan pengisian kartu produksi adalah menerima data LSHP, delivery order report dan purchase order report seperti pada gambar 3.40, 3.41, dan 3.42 berikut:

Gambar 3.40

Tampilan LSHP

Sesuai dengan gambar diatas, tampilan sheet LSHP terbagi menjadi dua, yaitu botol isi dan botol kosong. Karena hanya ditugaskan pada botol isi,

(54)

97 maka yang harus diperhatikan adalah bagian botol isi. Setelah menerima file LSHP, hal pertama yang dilakukan adalah melakukan pegecekan kesamaan saldo awal LSHP dengan saldo akhir LSHP hari sebelumnya, saldo awal LSHP menurut gambar 3.40 diatas saldo awal gas oksigen dengan status MP adalah 235. Selanjutnya akan dicocokkan dengan saldo akhir LSHP hari sebelumnya seperti pada gambar berikut:

Gambar 3.41

Pengecekan Jumlah Saldo Awal LSHP

1

(55)

98 Gambar 3.42

Jumlah Saldo Akhir LSHP Hari

Sebelumnya

Sesuai dengan gambar 3.41 dan gambar 3.42 diatas, saldo awal gas argon 6 m³ dengan status MP LSHP tanggal 5 Februari 2022 sama dengan saldo akhir gas argon 6 m³ dengan status MP LSHP tanggal 4 Februari 2022.

Setelah selesai melakukan pengecekan saldo awal dan akhir LSHP, langkah berikutnya adalah melakukan pencocokan sheet laporan produksi dan LSHP seperti pada gambar berikut:

1

(56)

99 Gambar 3.43

Sheet Laporan Produksi

Berdasarkan laporan produksi pada gambar diatas, terdapat tiga dari lima item yang diproduksi, yaitu oxygen 6 m³ dengan status MP berjumlah 220 botol, oxygen 6 m³ dengan status MR berjumlah 89 botol, dan oxygen 1 m³ dengan status MR berjumlah 6 botol. MP (Y) adalah sebutan botol milik perusahaan, sedangkan MR (N) adalah sebutan botol milik relasi.

Selanjutnya, melakukan pengecekan jumlah produksi yang ada di tabel LSHP. Produksi pada LSHP terdapat pada kolom “masuk”, seperti pada gambar berikut:

1 2

(57)

100 Gambar 3.44

Kolom Produksi Pada LSHP

Sumber: Dokumentasi Perusahaan

Diketahui dari gambar 3.44, bahwa jumlah botol dengan gas oxygen 6 m³ yang berstatus MP terdapat 220 botol, jumlah ini sudah cocok dengan tabel pada sheet laporan produksi (gambar 3.43). Jika seluruh jumlah botol yang berisi gas tertentu tersebut yang ada pada laporan produksi sudah cocok dengan jumlah yang tertera pada LSHP, maka pada cell tersebut akan di highlight berwarna kuning. Langkah selanjutnya adalah melakukan pencocokkan atas kolom “keluar” pada LSHP dengan delivery order report seperti pada gambar berikut:

1 2

(58)

101 Gambar 3.45

Tampilan Delivery Order Report Tanggal 5

Februari 2022

Delivery order seperti pada gambar diatas akan dicocokkan dengan kolom keluar (penjualan) pada LSHP. Sebagai contoh, pada delivery order report terdapat penjualan sejumlah 7 tabung berisi gas argon 6 m³, maka pada kolom keluar pada LSHP di baris argon 6 m³ akan ditemukan angka 7 seperti gambar berikut:

a

(59)

102 Gambar 3.46

Tampilan Kolom Keluar Pada LSHP

Sesuai dengan gambar diatas dan pada delivery order report (gambar 3.45), pada kolom keluar di baris argon 6 m³, terdapat angka 7. Sementara, pada kolom masuk pada “lain-lain” berarti perusahaan melakukan pembelian dari vendor, yang nantinya akan dimasukkan pada kartu stok.

Karena jumlahnya sudah sesuai maka dihighlight dengan warna kuning.

Setelah jumlah semua gas sudah cocok, akan dipindahkan ke kartu stok, seperti pada gambar berikut:

a

(60)

103 Gambar 3.47

Kartu Stok

Seperti gambar 3.46 pada LSHP tanggal 5 Februari 2022, informasi pada LSHP tersebut dipindahkan ke kartu stok. Angka pada kolom masuk di “lain-lain” artinya perusahaan membeli stok pada vendor yaitu sebanyak 7 tabung, sementara angka pada kolom keluar artinya adalah perusahaan melakukan penjualan kepada customer. Sehingga pada kartu stok hal pertama yang dimasukkan adalah tanggal sesuai dengan LSHP yaitu 5 Februari 2022, selanjutnya adalah memasukkan “pembelian dari vendor pada kolom keterangan, dan memasukkan angka 7 pada kolom “masuk”, kemudian memasukkan “penjualan” pada kolom keterangan, lalu angka 7 pada kolom “keluar”. Setelah informasi yang didapat pada LSHP sudah terisi seluruhnya, dilanjutkan dengan melakukan pengecekan pada jumlah saldo akhir kartu produksi dengan saldo akhir gas argon 6 m³, yaitu 7.

b

(61)

104 Kolom harga pokok didapatkan dari sheet purchase order, yang merupakan harga pembelian dari tabung dan jenis gas tersebut seperti pada gambar berikut:

Gambar 3.48

Harga Pokok Pembelian Argon 6 m

³

Pada Purchase Order di Tanggal 5 Februari 2022

Sesuai dengan gambar diatas, pada tanggal 5 Februari 2022 perusahaan melakukan pembelian atas Argon 6 m³ sebanyak tujuh tabung. Harga yang dimasukkan kolom harga pokok pada kartu stok adalah Rp130.000.

Setelah semua jenis gas pada LSHP sudah dipindahkan ke kartu stok dan jumlah saldo akhir sudah cocok dengan LSHP, maka file akan di save dan dikirimkan ke supervisor. Pada saat periode magang, laporan penjualan hanya dibuat pada setiap akhir periode Januari sampai Maret 2022 (setiap akhir bulan). Laporan penjualan hanya dibuat dua kali, yaitu akhir bulan Januari dan Februari 2022.

3.3.5 Membuat Voucher Payment

Voucher Payment adalah dokumen yang dibuat sebagai alat autorisasi pembayaran, voucher payment yang sudah dibuat akan dilampirkan dengan bukti transaksi, lalu selanjutnya diautorisasi oleh yang bertanggung jawab.

b

(62)

105 Untuk membuat voucher payment, dokumen yang diperlukan adalah template voucher payment dalam bentuk soft copy, dokumen lampiran sebagai tagihan (berupa invoice), dan infomasi jadwal pembayaran. Semua dokumen tersebut diberikan oleh supervisor. Langkah pertama dalam membuat voucher payment adalah menerima jadwal pembayaran voucher dari supervisor seperti pada gambar berikut:

Gambar 3.49

Jadwal Pembayaran Voucher

(63)

106 Gambar 3.49 diatas merupakan informasi jadwal pembayaran voucher yang diterima oleh supervisor. Dapat diidentifikasikan bahwa terdapat beberapa pembayaran yaitu pembayaran kepada vendor dan pembayaran hutang bank. Selain informasi yang terdapat pada jadwal pembayaran, juga terdapat voucher lain yang tidak dimasukkan ke jadwal namun dibuat sesuai dengan keperluan perusahaan. Selain tanggal, informasi seperti nomor rekening tujuan, nama rekening tujuan terdapat pada dokumen lampiran seperti pada gambar berikut:

Gambar 3.50

Dokumen Lampiran (Invoice)

1

2

(64)

107 Dari lembar invoice atas pengurusan pajak PT SAG pada periode Februari 2022, diidapatkan beberapa informasi seperti nomor invoice yaitu 2203010, dengan nominal tagihan sebesar Rp2.160.000 setelah dipotong PPh 23, dan keterangan pembayaran yaitu nama bank tujuan adalah BCA, nomor rekening tujuan adalah 883 – 212 – XXXX, dan nama rekening yaitu PT.

HKS Consulting Indonesia. Dari informasi tersebut akan dibuatkan voucher dengan template seperti gambar berikut:

Gambar 3.51

Template Voucher Payment

Gambar 3.51 diatas merupakan template voucher payment perusahaan, pada voucher payment akan dimasukkan informasi tanggal pembayaran pada “tgl”, memasukkan nama bank pada “Bank”, memasukkan nomor rekening tujuan pada “A/c”, memasukkan nama rekening pada “A/n”, nomor voucher diisi dengan tahun pembayaran yaitu 2022, lalu diisi

(65)

108 keterangan yaitu “pengurusan pajak bulan Februari 2022” dan kemudian memasukkan jumlah yang ditagih seperti pada gambar berikut:

Gambar 3.52

Voucher

Gambar 3.52 diatas merupakan voucher yang telah dibuat, kemudian di print. Setelah di-print, bertanda tangan dibawah “dibuat”, kemudian diberikan kepada supervisor. Supervisor akan meneruskan voucher tersebut untuk ditanda tangan oleh direktur perusahaan. Setelah ditandatangani, voucher dikembalikan untuk dijurnal dan diarsipkan.

1

2

(66)

109 Gambar 3.53

Voucher Payment

Sesuai dengan informasi yang didapat dari invoice sebelumnya, dibuatkan voucher payment seperti gambar 3.53 diatas. Untuk tanggal pembayaran biasanya dilakukan pada akhir bulan, yaitu 30 Maret 2022, nomor voucher diisi dengan tahun voucher dibuat, selanjutnya mengisi keterangan dengan

“pengurusan pajak bulan Februari 2022”, dengan nominal sesuai dengan yang tertera pada invoice yaitu Rp2.160.000, pada bagian informasi pembayaran, dari pihak PT. HKS memberikan informasi bahwa untuk pembayaran pengurusan pajak ditujukkan ke nomor rekening a/n HKS yaitu 350 – XXXX – XXX. Setelah di-print, invoice akan dilampirkan pada voucher, voucher ditandatangani, lalu diserahkan ke supervisor.

1

2

(67)

110 Pada saat magang, voucher payment yang dibuat adalah pembayaran pada periode Januari sampai Maret 2022, dan telah dibuat sekitar 294 Voucher payment.

3.3.6 Melakukan Stock Opname Tabung Relasi

Stock opname merupakan perhitungan atas persediaan perusahaan pada akhir periode. Data hasil stock opname tabung relasi akan digunakan untuk pencocokkan data pada system. Untuk melakukan stock opname tabung relasi, dokumen yang dibutuhkan adalah template stock opname dalam bentuk hardcopy yang didapat dari supervisor. Stock opname dilakukan bersama dengan satu admin panggung, dan pada akhir periode (akhir bulan) diluar jam kerja. Tujuan perhitungan stock opname dilakukan diluar jam kerja adalah agar perhitungan yang didapat menjadi lebih akurat karena sudah tidak ada transaksi lagi. Langkah pertama dalam melakukan stock opname adalah menghitung tabung relasi bersama dengan satu admin panggung pada kertas HVS, dan sudah dicrosscheck seperti pada gambar berikut:

(68)

111 Gambar 3.54

Hasil Stock Opname Pada Kertas HVS

Gambar diatas adalah salah satu lembaran hasil stock opname pada tanggal 26 Februari 2022. Disetiap tabel ukuran tabung dan jenis gas, terbagi dua lagi yaitu tabung kosong dan tabung isi, yang kemudian dibreak down kembali tabung milik customer dan jumlahnya yang ada di panggung (sebutan untuk tempat persediaan diletakkan), kemudian dijumlah untuk setiap total tabung kosong ataupun tabung isi suatu jenis gas. Kemudian,

(69)

112 kertas diberikan kepada bagian procurement untuk dicocokkan dengan data pada system.

Kegiatan stock opname dilakukan sebanyak dua kali untuk meminimalisir adanya kesalahan perhitungan atas tabung relasi, jika kedua team stock opname sudah melakukan perhitungan atas tabung relasi maka selanjutnya akan melakukan pencocokkan hasil stock opname, dan jika terdapat selisih, akan dilakukan perhitungan ulang pada tabung jenis gas tersebut untuk memastikan hasil perhitungan sudah tepat. Faktor yang dapat menyebabkan perbedaan hasil perhitungan stock opname adalah jika mobil distribusi yang mengangkut tabung relasi belum kembali sampai setelah kegiatan stock opname dilakukan, sehingga harus ada penyesuaian atas jumlah tabung yang diangkut di mobil distribusi. Pada saat magang, stock opname hanya dilakukan pada akhir periode (akhir bulan) dan dilakukan pada akhir periode Januari dan Februari 2022.

3.3.7 Membuat Laporan Penjualan

Laporan penjualan adalah laporan yang dibuat setiap akhir periode (akhir bulan), laporan penjualan merupakan laporan yang didalamnya terdapat informasi dari setiap produk yang dijual pada periode tersebut. Untuk membuat laporan penjualan, supervisor akan mengirimkan file excel yang dimana terdapat tiga sheet yaitu sheet kertas kerja, sheet penjualan per

(70)

113 barang per customer, dan sheet laporan penjualan. Pembuatan laporan penjualan dilakukan pada awal bulan berikutnya, langkah pertama dalam membuat laporan penjualan adalah menererima file excel dari supervisor dan membuka sheet kertas kerja (KK), seperti gambar berikut:

Gambar 3.55

Sheet Kertas Kerja

Sheet kertas kerja berisi data penjualan oleh perusahaan pada periode tersebut. Pada sheet kertas kerja terdapat nama customer, owner (kepemilikan tabung: y, milik perusahaan; n, milik relasi/customer), quantity, price (harga jual), amount (total quantity x price), hpp/botol (cogs per botol), hpp total (cogs per botol x quantity), dan laba kotor (amount – hpp total). Data pada sheet kertas kerja sudah di sort dengan urutan item name, lalu owner (kepemilikan atas tabung). Dari data pada sheet kertas kerja tersebut akan dipindahkan ke sheet penjualan per barang per customer seperti pada gambar berikut:

(71)

114 Gambar 3.56

Sheet Penjualan per Barang per Customer

Dari data sheet kertas kerja yang sudah di sort sesuai dengan item name dan owner, dipindahkan dengan melakukan copy-paste dari sheet kertas kerja (quantity, price, amount, dan hpp per botol) seperti pada gambar berikut:

Gambar 3.57

Proses Copy-Paste Sheet Kertas Kerja

1 2 3 4

(72)

115 Sebagai contoh, pemindahan data dimulai dari produk gas acetylene 3 Kg;

tabung milik customer AB; dengan jumlah quantity lima; dengan harga Rp140.909,09; dengan total amount Rp705.545,45; dan hpp per botolnya adalah Rp121.710,53. Selanjutnya melakukan copy pada quantity, price, amount, dan hpp per botol setiap customer dan paste data tersebut ke sheet penjualan per barang per customer seperti pada gambar berikut:

Gambar 3.58

Proses Pemindahan Data ke Sheet Penjualan per Barang per Customer

Pada sheet laporan penjualan per barang per customer, memperhatikan nama customer yang sesuai yaitu customer AB. Terdapat dua baris customer AB dengan item name yang sama yaitu acetylene 3 Kg, hal ini dikarenakan terdapat perubahan harga. Pada bulan November dan Desember, harga acetylene 3 Kg per barang adalah Rp136.364 (pembulatan). Pada bulan Januari, harga acetylene 3 Kg adalah Rp140.909, oleh karena itu terdapat baris baru untuk customer AB dengan harga terbaru

1 2 3 4