20 BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi 3.1.1 Kedudukan
Departemen Marketing di PT CFLD International Indonesia terdiri dari 3 tim yaitu ATL, Digital, dan BTL. ATL atau Above the Line berfungsi untuk membangun brand awareness perusahaan melalui iklan-iklan di media cetak maupun online. BTL atau Below the Line berfungsi untuk program penjualan dengan memberikan pengalaman langsung ke customer melalui event-event. Posisi kerja magang penulis di PT CFLD International Indonesia adalah Marketing Intern pada divisi BTL (below the line).
Tugas penulis yaitu membantu berbagai kegiatan yang dibutuhkan guna untuk mendukung dan melancarkan aktifitas marketing PT CFLD International Indonesia. Penulis dibimbing dan diarahkan langsung oleh Ibu Ivy Zhang selaku Head of Marketing, Ibu Vonny Wynne sebagai Marketing Supervisor sekaligus pembimbing lapangan, Bapak Happy Noventri sebagai Manager tim Digital, Bapak Reno Indra, Devin dan Christina Kenia sebagai tim BTL.
3.1.2 Koordinasi
Penulis melakukan koordinasi utama dengan Ibu Vonny Wynne, Bapak Reno Indra, Devin dan Christina Kenia, dan Bapak Happy Noventri dalam melaksanakan tugas dan melakukan komunikasi untuk memastikan sesuatu.
21 Gambar 3.1 Struktur Departemen Marketing
Sumber: Data Penulis, 2020
Semua komunikasi online antar karyawan perusahaan PT CFLD International Indonesia hampir 100% melalui aplikasi WeChat. Selama masa pandemi ini kantor menerapkakkn sistem 50% karyawan yang masuk setiap departemennya sesuai dengan arahan Head of Department masing- masing.
Selain berkoordinasi dengan tim BTL, penulis berkoordinasi juga dengan tim ATL dan Digital terkait pendaftaran vendor karena penulis ditugaskan untuk mendaftarkan semua kebutuhan vendor pada departemen marketing. Khusus untuk tim BTL penulis sendiri yang langsung berkoordinasi dengan vendor terkait dokumen yang dibutuhkan serta follow up vendor untuk memastikan hal-hal yang dibutuhkan tim BTL.
Penulis juga berkoordinasi dengan vendor digital marketing untuk memastikan aplikasi yang dipakai sales dan database yang di input tidak bermasalah, divisi operation untuk meminta tanda tangan persetujuan dokumen dari CEO, departemen finance Cikupa dan pusat untuk pengecekan invoice dan persetujuan untuk ke proses selanjutnya, dan
Branding
Head of Marketing (Ivy
Zhang)
ATL(Honey Theodora)
Effendy
BTL(Vonny Wynne)
Christina Kenia
Reno Indra
Intern
(penulis) Intern (Devin)
Digital(Happy Noventri)
Nicholas Intern (Owen)
22 approver dari CFLD Internasional di Singapura jika ada registrasi vendor yang membutuhkan persetujuan secepatnya.
Berikut merupakan tangkapan layar percakapan penulis dengan beberapa pihak terkait:
Gambar 3.2 Percakapan Koordinasi dengan pihak terkait Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
23 3.2 Tugas yang dilakukan
Penulis melakukan kegiatan kerja magang di PT CFLD International Indonesia sebagai Marketing Intern selama 6 bulan terhitung dari tanggal 1 Juli 2020 hingga 31 Desember 2020. Berikut merupakan uraian pekerjaan yang dilakukan penulis selama 6 bulan di PT CFLD International Indonesia:
Tabel 3.1 Uraian Pekerjaan yang dilakukan penulis
No Pekerjaan Tujuan Koordinasi Frekuensi Hasil 1. Registrasi
Vendor Mendaftarkan vendor terkait untuk proses award dan kerjasama kedepannya hingga untuk keperluan pembayaran
PIC masing- masing team untuk tim digital dan ATL, untuk BTL
koordinasi dengan bu Vonny terkait nomor kontak vendor dan langsung berhubungan dengan vendornya.
Sesuai dengan kebutuhan, rata-rata 4 kali dalam sebulan
Mengetahui data vendor secara rinci, dan proses pendaftaran vendor di perusahaan
2. Penyusuna n Service Agreement
Membuat service agreement setelah mendapat vendor yang dipilih melalui awarded
Christina Kenia, tim Legal, vendor terkait.
Empat dokumen
Mengetahui isi pasal-pasal dalam service agreement hal apa saja yang harus di perhatikan.
3. Lavon Stars season 2 dan Daisan stars
Menyeleksi peserta yang mendaftar, menghubungi peserta yang lolos ke tahap selanjutnya, menjawab pertanyaan peserta mengenai lomba
Tim digital, peserta dan calon peserta
3 bulan Penulis belajar mengkomunik asikan
informasi agar orang lebih gampang mengerti.
24 4. Input
Database Mobile Apps
Menginput database ke mobile apps perusahaan agar nanti sales bisa follow up dan mendapatkan customer yang potensial
Tim digital, tim CS, vendor mobile apps
Harian, rata-rata sehari input 500 data
Penulis mengetahui dari mana saja sumber leads yang didapat perusahaan dan media apa saja yang dgunakan untuk mendapat database ini.
5. Monthly Report Sales Rank Follow Up Mobile Apps
Mengetahui sales dan Regional Sales Manager yang paling banyak follow up database dalam 1 bulan, serta
menganalisi data tersebut ke dalam grafik
Bu Ivy Zhang (Head of Marketing), Pak Happy Noventri(Mana ger Digital), Regional Sales Manager
Sekali sebulan, report pertama bulan mei- oktober.
Report ke dua bulan November.
Mengetahui media apa saja yang paling efektif untuk melakukan periklanan dari hasil analisis sources yang di lakukan pada setiap leads
6. Laporan
BTL Membuat
laporan tim BTL dari setiap event mingguan yang di adakan
Bu Vonny (Marketing Supervisor), Devin, Pak Reno
Mingguan Mengetahui penjualan yang di dapat perusahaan setiap minggunya dari event yang di adakan 7. MC E-
Lucky Draw Pesta Hadiah Elektronik Daisan
Menjadi pembawa acara untuk lucky draw secara online
Tim digital, bu Vonny
(Marketing Supervisor)
Satu kali Penulis mengetahui bagaimana cara mengajak penonton berinteraksi dan berbicara di depan publik 8. PIC Prize
Exchange Grand Launching
Membuat list hadiah yang cocok, memesan,me mbuat list
Bu Vonny (Marketing Supervisor), Sales Admin, Customer
1 bulan Penulis tahu bagaimana cara agar meningkatkan kepuasan
25 customer yang
mendapat hadiah, pic penukaran hadiah
Service, tim
BTL customer
dengan adanya penukaran hadiah ini 9. Membuat
Cue Card MC
Membuat Cue Card MC sebagai panduan apa saja yang perlu
disampaikan oleh MC di panggung
Bu Vonny (Marketing Supervisor)
3x Penulis
mengetahui cara
menyampaika n pesan yang mudah di mengerti dan membangun suasana dalam acara
10. Contract Payment dan Expense Claim Tim Digital
Mengajukan Online Approval perusahaan untuk contract payment dan expense claim tim digital
Pak Happy Noventri, departemen Operation, departemen Finance
Harian Mengetahui format
invoicing yang benar dan cara pembayaran perusahaan
11. Daily report Mobile Apps and Marketing Gallery Visitor
Membuat dan melaporkan jumlah
database yang di input serta jumlah pengunjung marketing gallery
Bu Ivy Zhang (Head of Marketing), Bu Vonny
(Marketing Supervisor), Regional Sales Manager
Harian Mengetahui data yang masuk dan pengunjung marketing gallery mengetahui perusahaan dari sumber mana 12. Membuat
list hadiah lucky Draw
Mecari hadiah untuk lucky draw yang di adakan
Bu Ivy Zhang, Bu Vonny Wynne
3x Dapat
menyesuaikan kira-kira hadiah yang menarik untuk customer agar customer merasa senang 13 MC Lucky
Draw Daisan Golf Tourname nt
Membawakan acara untuk luckydraw pada event Daisan Golf Tournament
Bu Vonny Wynne
1x Penulis
mengetahui bagaimana cara mengajak penonton berinteraksi dan berbicara
26 di depan publik 14. Unfold
Daisan Press Conferenc e
Mencatat pemenang lucky draw dan membantu persiapan sebelum acara dimulai
Bu Vonny Wynne
1x Mengetahui
mekanisme live streaming dan persiapan yang perlu disediakan 15. Membuat
Advance form, deliverabl es form, special form
Membuat form yang dibutuhkan untuk keperluan payment
Bu Vonny Wynne, Kenia
3 kali dalam seminggu
Mengetahui tahap dan dokumen yang dibutuhkan untuk payment
16. Contract
fill in Menaikan contract fill in di Online Approval
Bapak Happy
Noventri Satu kali dalam sebulan
Mengetahui data-data vendor dan vendor mana yang menang dalam
awarded yang dilakukan perusahaan
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang 3.3.1 Proses Pelaksanaan
Selama praktik kerja magang, penulis melakukan banyak hal dan berikut merupakan uraian dari pekerjaan yang dilakukan penulis selama bekerja di PT CFLD International Indonesia:
1. Registrasi Vendor
Penulis ditugaskan untuk mengurus registrasi vendor-vendor yang dibutuhkan oleh departemen marketing. Jika ada vendor dari tim digital dan ATL maka PIC dari tim yang akan memberikan dokumen- dokumen yang dibutuhkan serta formulir vendor ke penulis.
Sedangkan untuk tim BTL Bu Vonny yang akan mengarahkan peulis untuk langsung menghubungi vendor, lalu penulis akan meminta
27 dokumen-dokumen vendor. Setelah penulis memeriksa semua kelengkapan dan memeriksa isi formulir vendor maka tahap selanjutnya penulis akan segera mendaftarkan vendor tersebut ke sistem Online Approval perusahaan. Jika di tolak di Singapura maka penulis harus meminta revisi ke vendor sesuai yang diminta oleh pihak CFLD International di Singapore dan meminta persetujuan kembali. Registrasi vendor ini merupakan proses yang dijalankan untuk acara-acara dan kebutuhan penunjang departemen Marketing guna untuk acquiring new customers, converting leads to sales dan retaining old customers.
Gambar 3.3 Formulir Vendor Sumber: Dokumentasi penulis, 2020
Gambar 3.4 Pengiriman pesan ke vendor Sumber: Dokumentasi penulis, 2020
28 2. Penyusunan Service Agreement
Sebelum memilih vendor ada tahap awarded yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapat penawaran terbaik. Setelah vendor terpilih lanjut ke penyusunan Service Agreement. Penulis mengisi data vendor berdasarkan data-data yang sudah tedaftar di sistem Online Approval, dan service agreement ini sudah ada template dari tim legal jadi penulis mengganti bagian-bagian yang harus diisi. Setelah disusun service agreement akan dikirim kembali ke tim legal untuk pemeriksaan kembali, jika sudah selesai maka lanjut ke pengiriman service agreement ke vendor untuk di tanda tangan. Proses ini dilakukan untuk menunjang kebutuhan Marketing dalam hal acquiring new customers, converting leads to sales maupun retaining old customers.
Gambar 3.5 Service agreement Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
29 Gambar 3.6 Tangkapan layar percakapan dengan vendor
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
3. Lavon Stars Season 2 dan Daisan Stars
Lavon Stars dan Daisan Stars merupakan event kompetisi nyanyi secara virtual. Event ini dilakukan pada bulan Juli hingga September. Pada event ini penulis ditugaskan untuk menyeleksi video peserta yang mendaftar, dan memegang akun Whats App untuk menjawab semua pertanyaan terkait dengan event dan mengumumkan peserta-peserta yang lolos ke tahap selanjutnya. Acara ini digunakan untuk acquiring new customers dan converting lead to sales.
Gambar 3.7 Daisan Stars Sumber: instagram @swancityid, 2020
30 4. Input Database Mobile Apps
Penulis ditugaskan untuk menginput leads ke mobile apps yang sudah disediakan oleh pihak vendor. Mobile apps ini berguna untuk tim Sales melakukan follow up dan mendapatkan database calon customer dengan mudah. Perhari penulis setidaknya harus mengupload 500 leads ke mobile apps dari sumber facebook, instagram, properti buyer, dan data dari CS. Disini dimungkinkan terjadi kendala saat penginputan database ke mobile apps. Saat ada kendala maka penulis akan berkoordinasi dengan vendor. Proses yang penulis kerjakan ini digunakan untuk converting leads to sales.
Gambar 3.8 Mobile Apps Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
31 Gambar 3.9 Template input database
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
Gambar 3.10 Percakapan dengan vendor mobile apps Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
5. Monthly Report Sales Rank Follow Up Mobile Apps
Proses ini digunakan perusahaan untuk memberi reward terhadap sales yang sudah menghubungi customer dari converting leads to sales yang disediakan dari vendor dan tim marketing. Dari database yang sudah di input di mobile apps, penulis harus membuat laporan. Penulis harus menganalisis berapa banyak leads yang
32 berstatus Cold, Warm, Hot, Visit, dan Closing. Keterangan dari 5 stratus tersebut yaitu:
a. Cold merupakan leads yang tidak ada respon dan tidak berminat membeli rumah
b. Warm untuk leads yang sudah mulai tertarik dengan rumah yang ditawarkan
c. Hot merupakan leads yang sangat tertarik sehingga bisa dikategorikan potensial hingga membeli rumah
d. Visit merupakan leads yang bersedia datang ke Marketing Gallery untuk melihat rumah contoh secara langsung
e. Closing merupakkan leads yang sudah pasti membeli rumah dan sudah melakukan DP.
Gambar 3.11 Hasil Analisis untuk Ranking Sales Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
33 Gambar 3.12 Slide presentasi 1 sales rank
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
Gambar 3.13 Slide presentasi 2 sales rank Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
34 Gambar 3.14 Slide presentasi 3 sales rank
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
Gambar 3.15 Slide presentasi 4 sales rank Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
35 6. Laporan BTL
Setiap minggunya penulis di tugaskan Bu Vonny untuk membuat Laporan BTL. Isi dari report ini adalah event apa saja yang dilakukan dalam seminggu dan berapa banyak tamu yanghadir di marketing gallery dan closing dari event yang dilakukan ada berapa banyak, serta open table yang dilakukan di beberapa supermarket.
Penulis mendapat data open table dari google drive yang diisi oleh setiap tim Regional Sales Manager. Open table yang dilakukan setiap tim sales merupakan upaya dalam acquiring new customers.
Gambar 3.16 Slide Laporan BTL 1 Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
Gambar 3.17 Slide Laporan BTL 2 Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
36 Gambar 3.18 Slide Laporan BTL 3
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
Gambar 3.19 Slide Laporan BTL 4 Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
7. MC E-Lucky Draw Pesta Hadiah Elektronik Daisan
Penulis ditugaskan menjadi MC untuk pengundian E-Lucky Draw yang diadakan pada tanggal 4 November 2020 dengan menggunakan zoom sebagai sarana pengundian dan persiapan live
37 streaming di bantu oleh tim digital. Pengalaman ini membuat penulis belajar cara berkomunikasi, menyampaikan pesan dengan menarik dan mudah dimengerti ke penonton, dan berbicara di depan publik. Acara ini digunakan untuk retaining old customers.
Gambar 3.20 MC E-Lucky Draw Sumber: Youtube Account Swancityid, 2020 8. PIC Prize Exchange Grand Launching
Sebelum Soft Opening Demozone Area penulis ditugaskan untuk mencari dan membeli hadiah-hadiah peralatan rumah tangga yang menarik untuk customer yang sudah melakukan NUP. Setelah itu penulis meminta list customer yang sudah melakukan NUP ke divisi Sales Admin dan Customer Service. Saat Grand Launching penulis ditugaskan oleh Bu Vonny untuk menjadi PIC penukaran hadiah ini bersama dengan tim BTL lainnya. Dari event ini penulis mengetahui strategi yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kepuasan customer dengan adanya penukaran hadiah ini dan ini merupakan upaya yang dilakukan untuk retaining old customers.
38 Gambar 3.21 Soft Opening Demozone Area
Sumber: instagram @swancityid, 2020 9. Membuat Cue Card MC
Penulis membuat Cue Card MC 3x untuk acara Pesta Hadiah Elektronik Daisan, Fight For Fifty, Sales Training. Setelah selesai cue card akan dikirm ke Bu Vonny untuk di cek jika tidak ada revisi cue card akan di print dan diberikan ke MC. Ini digunakan untuk menunjang acara dengan tujuan retaining old customers maupun acquiring new customers.
Gambar 3.22 Cue card MC 1 Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
39 Gambar 3.23 Cue card MC 2
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
10. Contract Payment dan Expense Claim Tim Digital
Pada bulan Oktober-Desember penulis ditugaskan untuk membantu tim Digital dalam hal Contract Payment dan Expense Claim. Semua pembayaran di proses secara online melalui Online Approval perusahaan, dan akan melalui beberapa tahap persetujuan dari Indonesia sampai China. Proses pembayaran ini digunakan untuk vendor-vendor yang membantu perusahaan untuk mencapai tujuan acquiring new customers, converting leads to sales maupun retaining old customers. Dokumen yang dibutuhkan dalam contract payment dan expense claim adalah
a. Invoice dan faktur pajak yang sudah di cek oleh bagian pajak b. Deliverables form, ini berguna untuk memberi keterangan berapa
jumlah pembayaran yang harus di bayarkan, berapa yang sudah terbayar, dan saat ini merupakan tahap pembayaran ke berapa.
Hal ini digunakan untuk memudahkan pengecekan oleh finance.
c. Special form, dengan kondisi invoice sudah lebih dari 90 hari.
40 d. Advance form, digunakan jika adanya PSBB yang mengharuskan karyawan bekerja di rumah sehingga tidak dapat mengirimkan invoice asli ke finance pusat.
e. Service Agreement yang sudah di tanda tangani kedua belah pihak f. BAST, sebagai bukti kalau vendor sudah mengerjakan pekerjaannya. BAST ini harus di tanda tangani oleh Ibu Ivy Zhang selaku Head of Marketing.
Gambar 3.24 Contoh dokumen Contract Payment
Sumber: Dokumen PT CFLD International Indonesia bulan Desember 2020
Gambar 3.25 Contoh dokumen Expense Claim
Sumber: Dokumen PT CFLD International Indonesia bulan Desember 2020
41 11. Daily report Mobile Apps and Marketing Gallery Visitor
Setiap hari pukul 18.00 penulis harus melaporkan leads yang belum di follow up di grup yang berisikan CEO, Regional Sales Manager dan Marketing, setelah itu Regional Sales Manager akan mengkoordinasikan tim nya untuk segera memfollow up leads tersebut. Jika lebih dari 24 jam tidak di follow up, penulis akan memberhentikan distribusi leads sales tersebut selama 2 hari. Penulis juga melaporkan jumlah inputan database yang di upload di mobile apps dan jumlah pengunjung marketing gallery di grup input database. Tujuan report ini melaporkan jumlah dari kegiatan converting leads to sales dari tim marketing ke tim sales.
Gambar 3.26 Daily report Mobile Apps Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
Gambar 3.27 Report Marketing Gallery Visitor Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
42 Gambar 3.28 Daily report Leads
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
Gambar 3.29 Sales di Marketing Gallery Sumber: Dokumentasi CS, 2020
43 Gambar 3.30 Pengunjung Marketing Gallery
Sumber: Dokumentasi CS, 2020 12. Membuat list hadiah lucky draw
Penulis diminta mencari hadiah-hadiah yang akan dijadikan gimmick untuk customer yang sudah melakukan Fullbook. Penulis mencari melalui tokopedia lalu dibuat di dalam excel dengan format foto, nama barang, harga, dan nama tokonya lalu diurutkan dari harga terendah sampai harga paling tinggi. Kegiatan ini untuk retaining old customers.
Gambar 3.31 List Lucky Draw Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
44 13. MC Lucky Draw event Daisan Golf Tournament
Penulis ditugaskan untuk membawakan acara lucky draw pada event golf tournament bersama dengan Bapak Yudi selaku ketua acara event ini. Daisan selaku sponsor dari acara ini, maka acara lucky draw dilakukan di Marketing Gallery SwanCity. Kegiatan golf tournament ini digunakan untuk acquiring new customers dan converting leads to sales.
Gambar 3.32 Post Instagram Daisan Golf Tournament Sumber: instagram @swancityid, 2020
14. Unfold Daisan Press Conference
Penulis ditugaskan untuk membantu mencatat pemenang yang memenangkan lucky draw dan mempersiapkan acara sebelum acara dimulai. Mengetahui mekanisme live streaming dan persiapan yang perlu disediakan. Kegiatan ini digunakan untuk acquiring new customers karena ini merupakan press conference release Daisan.
45 Gambar 3.33 Unfold Daisan Press Conference
Sumber: instagram @swancityid, 2020
Gambar 3.34 Persiapan acara 1 Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
46 Gambar 3.35 Persiapan acara 2
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020
15. Membuat Advance form, deliverables form, special form
Penulis ditugaskan untuk membuat form yang dibutuhkan untuk payment yang akan diajukan. Setelah membuat form penulis mengajukan tandatangan ke PIC tim, business approval, local CEO,dan local CFO melalui PIC masing-masing atasan. Formulir- formulir ini digunakan untuk menunjang permintaan pembayaran dari marketing ke tim keuangan. Hal ini agar dapat membayar vendor-atau claim acara-acara marketing untuk acquiring new customers, converting leads to sales maupun retaining old customers.
Gambar 3.36 Special Events Form
Sumber: Dokumen PT CFLD International Indonesia, 2020
47 Gambar 3.37 Deliverables Form
Sumber: Dokumen PT CFLD International Indonesia, 2020
48 Gambar 3.38 Advance Form
Sumber: Dokumen PT CFLD International Indonesia, 2020
49 16. Contract Fill In
Penulis ditugaskan untuk menaikan contract fill in ke online approval perusahaan. Sejak Oktober sampai dengan Desember penulis membantu tim digital untuk mengurus contract fill in. contract fill in ini digunakan untuk proses marketing sebelum vendor memulai kerja nya untuk acara marketing yang bertujuan untuk acquiring new customers, converting leads to sales maupun retaining old customers.
Gambar 3.39 Contract Fill In
Sumber: Dokumen PT CFLD International Indonesia, 2020
