Pada bab ini penulis mengambil kesimpulan dan saran yang bertolak ukur dari topik penelitian dan pembahasan yang dilakukan, dengan harapan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB II
PROFIL INSTANSI / LEMBAGA A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara). Berdasarkan peraturan pemerintah No. 56 Tahun 2003, tanggal 11 November 2003 dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan 1 dari 10 fakultas dan program pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara mejadi PT BHMN.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan
pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :
Gambar II.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Buku Pedoman Fakultas Ekonomi 2007 – 2008. Dekan dan Pembantu dekan Dewan pertimbangan Fakultas Rektor dan Pembantu rektor Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Lab/Studio /bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Departemen Ketua Program Studi Intra D Ketua Program Studi Inter departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Keterangan :
PIMPINAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Rektor : Prof.Chairuddin P. Lubis DTM&H,Sp.A(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono,MS
Pembantu Rektor II : Prof. Drs. Subhilhar,MA, Ph.D
Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng
Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si
Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S., M.Ec Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Prof. Dr. lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MS
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA III Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
BAGIAN TATA USAHA
Ka. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Pendidikan : Fepty Aniar, SE
Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Kepegawaian : Kamariah, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos
Bendaharawan : Maslan, SE
LEMBAGA-LEMBAGA PENTING Pusat penelitian perbankan
Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Unit Pelayanan Komputer
Kepala : Drs. Hotmal Ja’far, SE, MM, Ak
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
2. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
6. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. 10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian
dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. 3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target
kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
3. Melakukan urusan mutasi pegawai.
5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
3. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni. 11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
5. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan.
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya:Buka Puasa Bersama, Idul Fitri, Idul Adha, Isra’ Mi’raj, Natal, Paskah, Dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana terkini kegiatan akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Perkuliahan semester genap yang dilaksanakan pada tanggal 25 Januari
2010 – 29 Mei 2010.
2. Ujian mid semester yang dilaksanakan pada tanggal 22 Maret 2010 – 3
April 2010.
3. Ujian semester genap yang dilaksanakan pada tanggal 31 Mei 2010 – 12
Juni 2010.
4. Wisuda mahasiswa.
Tanggal 23 Januari 2010.
Tanggal 24 April 2010.
Tanggal 24 Juli 2010.
Untuk mencapai Rencana Kerja dan Rencana Strategis, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Menyusun beberapa Program kerja sebagai berikut :
1. Memberikan kesempatan kepada staf pengajar untuk mengikuti pendidikan
S3.
2. Peningkatan mutu staf pengajar dengan mengikuti pelatihan pekerti, AA, workshop dan seminar.
3. Peningkatan diskripsi daftar bacaan mata kuliah terbaru.
4. Memperbaiki ruang kuliah, ruang penyimpanan peralatan proses belajar
mengajar.
6. Melakukan inovasi database mahasiswa, Kartu Rencana Studi, Kartu Hasil Studi dan Jadwal perkuliahan.
7. Peningkatan jumlah fasilitas laboratorium program SI dan Ahli Madya.
8. Peningkatan daya tampung mahasiswa baru.
9. Menambah program studi baru.
10. Peningkatan mutu mahasiswa yang dibimbing. 11. Peningkatan akreditas program studi S1 dan DIII.
12. Mahasiswa Program D- III diwajibkan mengikuti program magang pada semester V dan VI serta memproses tugas akhir agar peserta magang dapat meningkatkan kompetensinya sehingga diharapkan agar lulusan dari Fakultas Ekonomi menghasilkan produk yang berkualitas.
13. Melaksanakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 14. Laporan kegiatan tepat waktu.
15. Pembinaan kesejahteraan mahasiswa. 16. Pembinaan minat dan penalaran.
17. Mahasiswa diharuskan mengikuti seminar.
18. Peningkatan kemampuan pegawai administrasi melalui pendidikan S1 dan S2.
19. Peningkatan kemampuan pegawai administrasi dengan mengikuti diklat / penataran.
20. Peningkatan frekwensi kegiatan staf pengajar melakukan penulisan di jurnal ilmiah.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas 1. Pengertian Sistem Pengawasan Internal
Secara umum, pengawasan internal adalah pengecekan yang meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk melaksanakan pengawasan. Pengawasan internal mencakup stuktur organisasi dan seluruh metode serta prosedur yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan. Sistem ini digunakan untuk mengamankan kekayaan, mewujudkan efisiensi perusahaan, menjaga ketelitian data akuntansi serta membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan.
Menurut Hartadi (2004:2), Adapun beberapa pengertian sistem pengawasan internal, yakni :
Dalam arti sempit : “ Sistem pengawasan internal merupakan prosedur-prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi. Sedangkan dalam arti luas : “ Sistem pengawasan internal dapat dipandang sebagai sistem sosial yang mempunyai wawasan atau makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan .“
Pengertian Sistem Pengawasan internal dalam arti luas dibagi menjadi 2 (dua) hal yaitu :
1. Pengawasan akuntansi
Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan
perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau
wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus. b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan
ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahan / instansi.
c. Penguasaan atas harta perusahaan / instansi diberikan hanya dengan persetujuan atau wewenang pimpinan.
d. Jumlah aktiva / harta kekayaan perusahaan / instansi seperti yang
tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya diambil jika terjadi perbedaan.
2. Pengawasan administratif
Pengawasan administratif meliputi rencana serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang membuat pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengawasan akuntansi atau transaksi.
Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia ( IAI, 2002 : 29) :
“Pengawasan internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mengecek kecermatan dan keandalan akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah digariskan.”
Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants):
“ Sistem pengawasan internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya,meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.” (Hartadi, 2004 : 3)
2. Pengertian Kas
Dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal kas sebagai uang tunai, yang berfungsi sebagai alat pembayaran. Kas merupakan asset perusahaan yang paling lancar (liquid) dari semua aktiva yang ada. Berikut ini beberapa pengertian kas menurut para ahli :
Menurut Warren (2005:350) “ Kas meliputi koin, cek, wesel, dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank yang bersangkutan.”
Menurut Santoso (2006:161) “ Kas merupakan salah satu unsur dalam laporan keuangan karena keterlibatannya hampir dalam setiap transaksi perusahaan, hal ini dikarenakan bahwa hampir semua / setiap transaksi bermula dan bermuara pada kas.”
Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia memberikan definisi kas, dalam pernyataan standart akuntansi no. 9 yang berbunyi : “ Kas terdiri dari saldo kas dan rekening giro, dengan kata lain kas adalah investasi yang sifatnya berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko.”
Dari defenisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa kas bukan hanya uang tunai perusahaan, namun kas juga merupakan alat pertukaran dan alat pembayaran yang diterima untuk pelunasan hutang, dan dapat diterima sebagai setoran dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu guna membiayai kegiatan perusahaan.
Kas sangat penting artinya karena, menggambarkan daya beli dan dapat ditransfer segera dalam perekonomian pasar kepada setiap individu dan organisasi dalam memperoleh barang dan jasa yang diperlukan. Kas juga menjadi begitu penting karena, perorangan, perusahaan, dan bahkan pemerintah harus mempertahankan posisi liquiditas yang memadai, yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar entitas bersangkutan dapat beroperasi.
Adanya suatu perencanaan dan pengawasan kas mutlak diperlukan, hal ini ditujukan agar setiap saat dibutuhkan jumlah kas yang tersedia cukup untuk membiayai kegiatan perusahaan / instansi pendidikan serta menghindari persediaan kas yang berlebihan, karena kas yang berlebihan dapat mengakibatkan adanya pemborosan, bahkan dapat menghilangkan kesempatan untuk mendapat suatu manfaat.
3. Sistem Pengawasan Internal Kas
Sistem adalah prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur sendiri merupakan suatu kegiatan terurut yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen dan dibuatguna menjamin keseragaman pelaksanaan transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur sendiri diartikan sebagai urutan kegiatan dalam perusahaan.
Terdapat 3 ( tiga ) elemen penting dalam suatu pengawasan internal kas yang baik, yaitu :
1. Pemisahan fungsi dan tanggung jawab atas penanganan dan penyimpanan
kas dari petugas yang bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan atas transaksi kas.
2. Menyetor atau menyimpan semua kas yang diterima setiap hari ke
rekening perusahaan / lembaga pendidikan di bank.
3. Semua pembayaran harus dilakukan dengan menggunakan cek, saingga
apabila hal ini dikombinasikan dengan kedua hal diatas, maka memungkinkan instansi / lembaga pendidikan untuk menggunakan catatan bank sebagai alat pengontrol catatan kas.
Menurut warren ( 2005 : 351 ) “ Uang begitu mudah dialihkan atau dipindahtangankan, oleh sebab itu kas merupakan aktiva yang cendrung mudah diselewengkan atau disalahgunakan oleh karyawan . “
Beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas adalah :
1. Pengawasan Internal Penerimaan Kas
