• Tidak ada hasil yang ditemukan

Analisis Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2016

Membagikan "Analisis Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara"

Copied!
62
0
0

Teks penuh

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

ANALISIS PENGAWASAN INTERNAL KAS

PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh :

RAFIKA ZAHARA LUBIS 072101112

DIPLOMA III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)
(3)
(4)

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrahim . . .

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan karuniaNya yang

telah memberikan nilmat kesempatan, kesehatan serta nikmat pemikiran yang

menyerap ilmu pengetahuan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan

Tugas Akhir yang berjudul “ Analisis Sistem Pengawasan Internal Kas Pada

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara “. Dimana tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk

menyelesaikan pendidikan program Diploma III Jurusan Keuangan pada Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulisan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari keterlibatan berbagai pihak

yang telah membantu penulis dari awal hingga akhir penulisan. Pada kesemptan

ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada :

1. Ayahanda tercinta Ahmad Salim Lubis dan Ibunda tercinta Nurbaiti, SH

yang telah membesarkan penulis dengan limpahan kasih sayang, mendidik

penulis dengan kesabaran, membekali penulis dengan keimanan serta

selalu mendoakan penulis disetiap kesempatan. Semoga Tugas Akhir ini

dapat membuat Ayahanda dan Ibunda bangga terhadap penulis.

2. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS selaku Ketua Program Diploma III

(5)

4. Bapak Syahfrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretaris Program

Diploma III Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.

5. Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak selaku dosen pembimbing penulis

yang banyak memberikan masukan kepada penulis dalam menyelesaikan

Tugas Akhir ini.

6. Seluruh Dosen dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara, yang telah memberikan banyak ilmu dan wawasan kepada penulis.

7. Semua Guru penulis yang telah mendidik penulis.

8. Adinda tersayang M. Iskhar Mandali Lubis, yang selalu mendukung dan

mendoakan penulis disetiap kesempatan.

9. Sahabat-sahabat penulis : Febri, Winda, Ilaika, Mita, Lily, Ratna dan Ika

Putri. Semoga kelak kita dapat meraih kesuksesan bersama- sama. Amin

10. Kawan-kawan seperjuanganku di HMI, khususnya di HMI Komisariat

PAAP – USU. Yakin Usaha Sampai.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat

banyak kekurangan dalam teknik penulisan maupun isinya. Penulis mengharapkan

kritik dan saran yang membangun demi perbaikan dimasa yang akan datang.

Medan, 11 Maret 2010

Penulis

(6)

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

(7)

Halaman

F. Rencana Kegiatan ... 25

(8)

DAFTAR TABEL

(9)

DAFTAR GAMBAR

(10)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dewasa ini lembaga perguruan tinggi semakin maju dan pesat

pertumbuhannya, sehingga semakin kompleks pula tuntutan masyarakat pengguna

jasa perguruan tinggi. Mulai dari akreditas departemen dan program studi,

kompetensi kualitas belajar mengajar, sampai dengan meningkatkan sarana dan

prasarana serta fasilitas alat bantu pendidikan. Dengan demikian, perguruan tinggi

dituntut agar dapat mengelola sumber daya yang ada secara efektif dan efisien.

Kas merupakan asset perusahaan / instansi pendidikan yang paling lancar

(liquid). Kas sangat berperan penting dalam menentukan kelancaran kegiatan

perusahaan. Sudah menjadi kewajiban bagi perusahaan / instansi pendidikan

untuk mengawasi kas agar selalu berada dalam posisi yang seimbang.

Keseimbangan ini memiliki arti adanya kesesuaian antara jumlah kas yang

tersedia dengan kebutuhan pembayaran perusahaan / instansi pendidikan.

Perusahaan / instansi pendidikan yang besar selalu berhadapan dengan

kendala – kendala yang berhubungan dengan pengawasan harta bendanya,

khususnya masalah kas. Sebagian besar transaksi yang dilakukan perusahaan /

instansi pendidikan selalu melibatkan kas, apalagi dengan perkembangan

teknologi yang terjadi pada masa sekarang yang memungkinkan terjadinya

penyalahgunaan kas. Oleh karena itu, perusahaan / instansi pendidikan harus lebih

(11)

Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan

aktivitas – aktivitas perusahaan / instansi pendidikan agar sesuai dengan rencana

yang ditetapkan sebelumnya. “ Pengawasan Internal adalah kebijakan dan

prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.” (Warren 2005 : 235).

Salah satu cara untuk melaksanakan pengawasan internal kas adalah

dengan menyusun sistem Pengawasan internal kas yang memadai, sehat dan

efektif . Sistem pengawasan internal yang memadai, sehat dan efektif adalah

sistem pengawasan yang dalam pelaksanaannya terdapat pemisahan tugas dan

fungsi. Hal – hal yang berkaitan dengan pengawasan internal kas antara lain

adalah prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas dan segala kegiatan

yang dilakukan oleh perusahaan / instansi pendidikan dalam hal ini Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan kas.

Dalam melaksanakan sistem pengewasan ini diharapkan dapat mengatasi

kemungkinan – kemungkinan yang merugikan perusahaan / instansi pendidikan.

Untuk menerapkan sistem pengawasan yang baik, maka perusahaan / instansi

pendidikan sangat memerlukan berbagai sarana, prosedur, serta berbagai alat yang

dapat membantu proses pengawasan internal kas dalam perusahaan / instansi

pendidikan tersebut sehingga tujuan perusahaan / instansi pendidikan dapat

dicapai dengan baik.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah unsur pelaksana

(12)

pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik.Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi pendidikan yang

menghasilkan jasa pendidikan dengan prinsip nirlaba ( tidak berorientasi pada jasa

pendidikan komersial).

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 2003, Fakultas ekonomi

Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum

Milik Negara). Dengan status PT BHMN yang disandang Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara, menjadikan lembaga pendidikan ini mencari sumber

dana yang besar untuk pembangunan sarana dan prasarana serta fasilitas alat bantu

pendidikan guna meningkatkan kompetensi kualitas belajar mengajar yang

nantinya diharapkan menghasilkan lulusan – lulusan yang memiliki SDM yang

handal serta mampu bersaing di dunia kerja.

Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang

bersifat rutin berasal dari pembayaran SPP mahasiswa program pendidikan

Diploma III, Reguler S1, Mandiri S1, dan Ekstensi S1. Sedangkan penerimaan kas

yang bersifat tidak rutin berasal dari sumbangan pribadi dan sumbangan

perusahaaan / instansi.

Namun, penggunaan kas dinilai kurang efisien. Hal ini dapat dilihat dari

pengadaan sarana dan prasarana serta fasilitas yang menunjang proses belajar

mengajar masih belum maksimal. Padahal penerimaan kas dari SPP sudah dapat

membiayai semua belanja yang telah dianggarkan oleh Fakultas Ekonomi

(13)

Dengan landasan pemikiran pada latar belakang di atas, maka penulis

memilih judul “ Analisis Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara ” .

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, maka terdapat

permasalahan yang menjadi objek dalam penelitian ini. Adapun perumusan

masalah yang akan dibahas penulis pada Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem pengawasan internal kas pada Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Apakah pengawasan internal kas yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan efektif dan efisien.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

a. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengawasan internal kas pada

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Untuk mengetahui fungsi dan kegunaan sistem pengewasan internal

(14)

c. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan sistem pengawasan

internal kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

apabila di aplikasikan dari teori pengawasan internal.

d. Untuk mengetahui apakah pengawasan internal kas yang dilakukan

di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan

dengan efektif dan efisien.

2. Mafaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis antara lain sebagai

berikut :

a. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan masukan yang bermanfaat

dalam melaksanakan pengawasan internal kas pada masa yang akan

datang.

b. Bagi Pembaca / peneliti lain

Penelitian ini dapat digunakan sebagai sarana menambah ilmu

pengetahuan, wawasan serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan

dan masukan untuk penelitian yang membahas topik yang sama pada

masa yang akan datang.

c. Bagi Penulis

Penelitian ini merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk

menerapkan materi – materi perkuliahan yang penulis dapatkan selama

(15)

Sumatera Utara dan memperluas wawasan penulis mengenai

pengawasan internal kas.

D. Rencana Penelitian

1. Jadwal Observasi dan Penulisan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara yang beralamat di Jl. T.M. Hanafiah, Kampus Universitas Sumatera Utara –

Medan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan yang

digunakan untuk menyusun waktu yang diperlukan dalam penyelesaian penelitian

agar dapat terlaksana dengan teratur dan selesai dengan tepat waktu. Untuk lebih

jelas, jadwal penulisan Tugas Akhir ini dapat dilihat pada tabel I.1.

TABEL I.1

Jadwal Penulisan Tugas Akhir

No. Kegiatan

Minggu Ke

1 2 3 4

1. Persiapan

2. Pengumpulan data

3. Penulisan laporan

Pada tahap persiapan yang dilakukan penulis pada minggu ke 1 (satu)

(16)

Tugas Akhir yang nantinya akan disetujui oleh Ketua Program Diploma III

Keuangan yang dipimpin oleh Prof. Dr. Paham Ginting, MS dan Sekretaris

pengelola Diploma III Keuangan yakni Syahfrizal Helmi Situmorang, SE, M.si.

Kemudian melakukan konsultasi dengan Dosen pembimbing Tugas Akhir yakni

Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak.

Dalam kegiatan pengumpulan data pada minggu ke 2 (dua) penulis

melakukan observasi/ survei di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

yang akan dilaksanakan pada tanggal 8 Februari – 14 Februari 2010. Pada tahap

ini penulis akan melakukan wawancara dengan Bendahara dan kasubbag

keuangan mengenai topik penelitian dan mengumpulkan sebanyak mungkin data

sekunder yang menunjang penelitian dan penulisan Tugas Akhir.

Setelah melakukan observasi penelitian, penulis akan memulai penulisan

laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir (skripsi minor) pada

minggu ke 3 (tiga). Dimana dalam penulisannya penulis akan dibimbing oleh

Dosen pembimbing agar penulisan sesuai dengan judul penelitian, materi dan

topik penelitian.

2. Sistematika Penulisan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini terbagi atas 4 (empat) bab dan setiap

babnya terbagi atas beberapa sub bab, antara lain :

a. BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi mengenali latar belakang, perumusan masalah, tujuan

(17)

b. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

Pada bab ini berisikan mengenai sejarah singkat Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara, Struktur organisasi dan personalia, job

description, jaringan usaha / kegiatan, Kinerja usaha / kegiatan terkini dan

rencana kegiatan.

c. BAB III : TOPIK PENELITIAN

Pada bab ini berisikan topik penelitian dan pembahasan penelitian beserta

analisis sistem pengawasan internal kas yang diterapkan pada Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

d. BAB IV : PENUTUP

Pada bab ini penulis mengambil kesimpulan dan saran yang bertolak ukur

dari topik penelitian dan pembahasan yang dilakukan, dengan harapan

dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi

(18)

BAB II

PROFIL INSTANSI / LEMBAGA A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan

atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan

didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kuraja (Banda

Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota

Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap

memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan

bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan

penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas

Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang

berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari

Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka

memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan

Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang

diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam

lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku

surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No

(19)

No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987

No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu

Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :

1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan

3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima

Mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun

2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan

Hukum Milik Negara). Berdasarkan peraturan pemerintah No. 56 Tahun 2003,

tanggal 11 November 2003 dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

merupakan 1 dari 10 fakultas dan program pascasarjana yang ada pada saat

Universitas Sumatera Utara mejadi PT BHMN.

(20)

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah

satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi

kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai

Berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi

dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang

berorientasi pasar.

2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan

pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian

dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan

sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa

selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait

(21)

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/

perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan

mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan

pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak

berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada

umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada

pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan

penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan

social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma

Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan

(22)

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik

dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang

dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/

keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah

untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan

ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya.

Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat

diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui

kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat

dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan

persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian

kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran

tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat

(23)

Gambar II.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(24)

Keterangan :

PIMPINAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Rektor : Prof.Chairuddin P. Lubis DTM&H,Sp.A(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono,MS

Pembantu Rektor II : Prof. Drs. Subhilhar,MA, Ph.D

Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng

Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI

Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak

Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si

Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza

Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc

Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak

(25)

Ami Dilham, SE, M.Si

Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si

Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA III Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

(26)

BAGIAN TATA USAHA

Ka. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Pendidikan : Fepty Aniar, SE

Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, M.Si

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Kepegawaian : Kamariah, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

Bendaharawan : Maslan, SE

LEMBAGA-LEMBAGA PENTING Pusat penelitian perbankan

Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Unit Pelayanan Komputer

Kepala : Drs. Hotmal Ja’far, SE, MM, Ak

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha

dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

(27)

2. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan,

kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,

kepegawaian dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan

fakultas.

6. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/

pelayanan kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas.

9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan fakultas.

11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan

(28)

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian

dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

3. Melakukan administrasi akademik.

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

5. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target

kurikulum.

6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan

(29)

3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

6. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan

pertanggung jawaban keuangan.

7. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan

dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya

yang telah diteliti kebenarannya.

8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

3. Melakukan urusan mutasi pegawai.

(30)

5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan

jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar

Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan

alumni.

3. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat

universitas.

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

(31)

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan

kemahasiswaan.

9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan

lingkungan.

5. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang

kerumahtanggaan dan perlengkapan.

6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

(32)

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai

dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga

pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar

tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam

mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin

dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan

kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan

perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap

mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya

bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,

serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada

masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,

kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus

melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan

Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti

perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya:Buka Puasa Bersama, Idul Fitri,

Idul Adha, Isra’ Mi’raj, Natal, Paskah, Dll) sehingga para civitas akademika selalu

memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta

(33)

F. Rencana Kegiatan

Rencana terkini kegiatan akademik Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara antara lain :

1. Perkuliahan semester genap yang dilaksanakan pada tanggal 25 Januari

2010 – 29 Mei 2010.

2. Ujian mid semester yang dilaksanakan pada tanggal 22 Maret 2010 – 3

April 2010.

3. Ujian semester genap yang dilaksanakan pada tanggal 31 Mei 2010 – 12

Juni 2010.

4. Wisuda mahasiswa.

 Tanggal 23 Januari 2010.

 Tanggal 24 April 2010.

 Tanggal 24 Juli 2010.

Untuk mencapai Rencana Kerja dan Rencana Strategis, Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Menyusun beberapa Program kerja sebagai berikut :

1. Memberikan kesempatan kepada staf pengajar untuk mengikuti pendidikan

S3.

2. Peningkatan mutu staf pengajar dengan mengikuti pelatihan pekerti, AA,

workshop dan seminar.

3. Peningkatan diskripsi daftar bacaan mata kuliah terbaru.

4. Memperbaiki ruang kuliah, ruang penyimpanan peralatan proses belajar

mengajar.

(34)

6. Melakukan inovasi database mahasiswa, Kartu Rencana Studi, Kartu Hasil

Studi dan Jadwal perkuliahan.

7. Peningkatan jumlah fasilitas laboratorium program SI dan Ahli Madya.

8. Peningkatan daya tampung mahasiswa baru.

9. Menambah program studi baru.

10. Peningkatan mutu mahasiswa yang dibimbing.

11. Peningkatan akreditas program studi S1 dan DIII.

12. Mahasiswa Program D- III diwajibkan mengikuti program magang pada

semester V dan VI serta memproses tugas akhir agar peserta magang dapat

meningkatkan kompetensinya sehingga diharapkan agar lulusan dari

Fakultas Ekonomi menghasilkan produk yang berkualitas.

13. Melaksanakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

14. Laporan kegiatan tepat waktu.

15. Pembinaan kesejahteraan mahasiswa.

16. Pembinaan minat dan penalaran.

17. Mahasiswa diharuskan mengikuti seminar.

18. Peningkatan kemampuan pegawai administrasi melalui pendidikan S1 dan

S2.

19. Peningkatan kemampuan pegawai administrasi dengan mengikuti diklat /

penataran.

20. Peningkatan frekwensi kegiatan staf pengajar melakukan penulisan di

jurnal ilmiah.

(35)

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas 1. Pengertian Sistem Pengawasan Internal

Secara umum, pengawasan internal adalah pengecekan yang meliputi

semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk melaksanakan pengawasan.

Pengawasan internal mencakup stuktur organisasi dan seluruh metode serta

prosedur yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan. Sistem ini digunakan untuk

mengamankan kekayaan, mewujudkan efisiensi perusahaan, menjaga ketelitian

data akuntansi serta membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen yang

ditetapkan.

Menurut Hartadi (2004:2), Adapun beberapa pengertian sistem

pengawasan internal, yakni :

Dalam arti sempit : “ Sistem pengawasan internal merupakan prosedur-prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi. Sedangkan dalam arti luas : “ Sistem pengawasan internal dapat dipandang sebagai sistem sosial yang mempunyai wawasan atau makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan .“

Pengertian Sistem Pengawasan internal dalam arti luas dibagi menjadi 2

(dua) hal yaitu :

1. Pengawasan akuntansi

Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur

(36)

perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu

disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :

a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau

wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus.

b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan

ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip

akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan

menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahan /

instansi.

c. Penguasaan atas harta perusahaan / instansi diberikan hanya dengan

persetujuan atau wewenang pimpinan.

d. Jumlah aktiva / harta kekayaan perusahaan / instansi seperti yang

tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta

yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya

diambil jika terjadi perbedaan.

2. Pengawasan administratif

Pengawasan administratif meliputi rencana serta prosedur dan pencatatan

yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang membuat pimpinan

perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya

transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan

yang langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai titik tolak

(37)

Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia ( IAI, 2002 : 29) :

“Pengawasan internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mengecek kecermatan dan keandalan akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah digariskan.”

Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants):

“ Sistem pengawasan internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya,meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.” (Hartadi, 2004 : 3)

2. Pengertian Kas

Dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal kas sebagai uang tunai, yang

berfungsi sebagai alat pembayaran. Kas merupakan asset perusahaan yang paling

lancar (liquid) dari semua aktiva yang ada. Berikut ini beberapa pengertian kas

menurut para ahli :

Menurut Warren (2005:350) “ Kas meliputi koin, cek, wesel, dan uang

yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank yang bersangkutan.”

Menurut Santoso (2006:161) “ Kas merupakan salah satu unsur dalam

(38)

Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia memberikan definisi kas, dalam

pernyataan standart akuntansi no. 9 yang berbunyi : “ Kas terdiri dari saldo kas

dan rekening giro, dengan kata lain kas adalah investasi yang sifatnya berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko.”

Dari defenisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa kas bukan hanya

uang tunai perusahaan, namun kas juga merupakan alat pertukaran dan alat

pembayaran yang diterima untuk pelunasan hutang, dan dapat diterima sebagai

setoran dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan bank atau tempat

lain yang dapat diambil sewaktu-waktu guna membiayai kegiatan perusahaan.

Kas sangat penting artinya karena, menggambarkan daya beli dan dapat

ditransfer segera dalam perekonomian pasar kepada setiap individu dan organisasi

dalam memperoleh barang dan jasa yang diperlukan. Kas juga menjadi begitu

penting karena, perorangan, perusahaan, dan bahkan pemerintah harus

mempertahankan posisi liquiditas yang memadai, yakni mereka harus memiliki

sejumlah uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo

agar entitas bersangkutan dapat beroperasi.

Adanya suatu perencanaan dan pengawasan kas mutlak diperlukan, hal ini

ditujukan agar setiap saat dibutuhkan jumlah kas yang tersedia cukup untuk

membiayai kegiatan perusahaan / instansi pendidikan serta menghindari

persediaan kas yang berlebihan, karena kas yang berlebihan dapat mengakibatkan

adanya pemborosan, bahkan dapat menghilangkan kesempatan untuk mendapat

(39)

3. Sistem Pengawasan Internal Kas

Sistem adalah prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk

melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur sendiri merupakan suatu

kegiatan terurut yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu

departemen dan dibuatguna menjamin keseragaman pelaksanaan transaksi

perusahaan yang terjadi berulang – ulang. Dari pengertian tersebut dapat

disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan

prosedur sendiri diartikan sebagai urutan kegiatan dalam perusahaan.

Terdapat 3 ( tiga ) elemen penting dalam suatu pengawasan internal kas

yang baik, yaitu :

1. Pemisahan fungsi dan tanggung jawab atas penanganan dan penyimpanan

kas dari petugas yang bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan atas

transaksi kas.

2. Menyetor atau menyimpan semua kas yang diterima setiap hari ke

rekening perusahaan / lembaga pendidikan di bank.

3. Semua pembayaran harus dilakukan dengan menggunakan cek, saingga

apabila hal ini dikombinasikan dengan kedua hal diatas, maka

memungkinkan instansi / lembaga pendidikan untuk menggunakan catatan

bank sebagai alat pengontrol catatan kas.

Menurut warren ( 2005 : 351 ) “ Uang begitu mudah dialihkan atau

(40)

Beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas

adalah :

1. Pengawasan Internal Penerimaan Kas

a. Menjamin bahwa seluruh penerimaan kas benar – benar diterima

dan diamankan.

b. Menciptakan manfaat yang besar dari jumlah kas yang dimiliki dan

diterima.

2. Pengawasan Internal Pengeluaran Kas

Salah satu bentuk pengeluaran kas adalah untuk membayar berbagai

transaksi yang dilakukan oleh perusahaan / lembaga pendidikan. Apabila

pengawasan tidak dijalankan dengan ketat, seringkali jumlah pengeluaran

diperbesar dan selisihnya diselewengkan oleh pihak tertentu.

Menurut Hartanto ( 2004 : 26 ), Ada beberapa prosedur pengawasan yang

digunakan dalam menciptakan pengawasan internal kas yaitu:

1. Sebelum faktur pembelian disetujui untuk dibayar, dilakukan pemriksaan

perhitungan dalam faktur dan dokumen pendukung.

2. Jumlah saldo saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan

saldo rekening dan sesuai dengan surat pernyataan piutang dari penjual.

3. Semua pengeluaran sebaiknya menggunakan cek kecuali pengeluaran dari

kas kecil.

4. Harus ada pertanggungjawaban dari pemegang buku cek tentang nomor

(41)

5. Petugas pengeluaran harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan

pembukan kas.

6. Setelah dibayar, semua dokumen pendukung harus dicap lunas dan

dilubangi agar tidak digunakan lagi.

7. Transfer uang antar bank harus dengan izin khusus dan dibuat rekening

perantara.

Sistem pengawasan internal kas yang dijalankan perusahaan / instansi

haruslah mempunyai sistem yang baik agar nantinya perusahaan / instansi

tersebut dapat berfungsi dalam mengatasi penyelewengan yang mungkin terjadi

pada aktiva perusahaan. Dan tentunya sebelum pengawasan dilakukan, harus

dipastikan pihak – pihak yang menjadi pengawas tersebut haruslah orang-orang

(42)

B. Tujuan dan Fungsi pengawasan internal kas 1. Tujuan sistem pengawasan internal kas

Adapun tujuan dari sistem pengawasan internal kas adalah sebagai berikut:

1. Menjaga keamanan harta milik perusahaan

Tanggungjawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah

serta menemukan kesalahan-kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya

pengawasan internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab secara

tepat.

Jadi, perlindungan yang diharapkan dari pengawasan internal agar

berfungsi dengan baik adalah dengan mereduksi kerugian yang disebabkan oleh

kas, misalnya dengan mengurangi kemungkinan kesalahan. Dengan adanya

pengawasan internal yang baik akan menyebabkan pihak-pihak yang

berkepentingan terhadap Perusahaan/ Instansi akan menaruh kepercayaan kepada

ketelitian data yang tersedia.

2. Menjaga ketelitian data akuntansi

Sistem akuntansi dan administrasi sangat diperlukan guna menjaga

ketelitian data akuntansi yang ada, sistem tersebut dapat berjalan baik dengan

mengadakan formulir dan bukti pencatatan sebagai dasar pengawasan, suatu

transaksi tidak diserahkan kepada satu orang saja tetapi kepada beberapa orang

sehingga dapat diharapkan suatu pengawasan yang otomatis akan timbul diantara

petugas-petugas yang terkait dengan transaksi tersebut. Dengan adanya formulir

atau bukti pencatatan yang tersedia, akan dapat diketahui apakah pencatatan itu

(43)

3. Mewujudkan efisiensi kerja

Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu sistem dan

prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan / instansi, sehingga

pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tertib.

4. Membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan

Dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang

telah ditetapkan serta adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas, diharapkan

dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

2. Fungsi Pengawasan Internal Kas

Fungsi sistem pengawasan internal kas secara umum antara lain untuk :

1. Untuk menjamin terselenggaranya pencatatan kas yang akurat.

2. Tersimpannya kas dengan aman.

3. Adanya pengeluran kas yang dilakukan dan disyakan oleh personil yang

berwenang dan dengan jumlah yang benar.

Ciri – ciri dasar dari sebuah pengawasan kas adalah :

1. Secara khusus menetapkan tanggung jawab pengelolaan penerimaan kas.

2. Pemisahan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas.

3. Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari.

4. Sistem vocher untuk mengendalikan pembayaran kas.

(44)

Maka dapat disimpulkan fungsi sistem pengawasan internal kas meliputi

semua aktivitas yang berhubungan dengan semua pemantauan atau evaluasi

mengenai apa yang dicapai, sampai sejauh mana perencanaan dan kebijaksanaan

yang telah ditetapkan dalam pengelolaan kas perusahaan / lembaga pendidikan.

C. Unsur-unsur Pengawasan Inernal Kas

Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengawasan internal adalah

sebagai berikut :

1. Suatu rencana organisasi harus memiliki pemisahan fungsi secara tepat. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab

fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan

kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional

dalam organisasi harus dipisahkan berdasarkan fungsi-fungsi operasi dan

penyimpanan dari fungsi akuntansi.

2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, dan pendapatan serta biaya.

Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan

merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi

dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data keuangan

(45)

buku besar, Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi

hal-hal sebagai berikut :

1. Membantu mempermudah penyusunan laporan -laporan dengan ekonomis,

meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan

dengan baik dan teliti semua harta, hutang, pendapatan, harga pokok dan

biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi

manajemen di dalam melakukan operasi.

2. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat dalam setiap

rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal,

pendapatan, dan biaya-biaya.

3. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.

Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam

menciptakan praktek yang sehat adalah :

1. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

2. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh

suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya.

3. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak

4. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas

(46)

4. Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggungjawabnya

Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem

pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat,

prosedur-prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi

syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem pengawasan tidak akan

berhasil dengan baik.

D. Prosedur Pengawasan Internal Kas

Untuk menjamin agar pengawasan internal kas dapat berjalan dengan baik,

maka seorang manajer keuangan harus menjalankan prosedur pengawasan internal

kas. Adapun prosedur dalam pengawasan internal kas adalah sebagai berikut :

1. Pembagian tugas yang jelas

Pembagian tugas yang jelas dapat mencegah kekeliruan yang disengaja

maupun tidak disengaja. Adapun pedoman yang dapat diterapkan dalam prosedur

pembagian tugas yang jelas adalah :

1. Pemisahan penanganan aktiva serta akuntansinya.

2. Pemisahan otorisasi transaksi dari pemegang aktiva

3. pemisahan tanggung jawab operasional dengan tanggung jawab

(47)

2. Prosedur otorisasi yang tepat

Agar setiap pengawasan dapat berjalan dengan baik, setiap transaksi

harus diotorisasi dengan semestinya. Otorisasi ini dapat berbentuk umun maupun

khusus. Otorisasi yang berbentuk umum berarti manajemen menetapkan

kebijaksanaan yang dirumuskan untuk dilaksanakan di dalam organisasi. Setiap

orang melaksanakan kebijakan ini dengan diberikan otorisasi untuk setiap

transaksi dalam batasan yang telah ditetapkan oleh kebijakan tersebut. Sedangkan

otorisasi khusus hanya berlaku pada transaksi saja.

3. Dokumen dan catatan yang memadai

Dokumen berfungsi sebagai penerus informasi di lingkungan oganisasi

atau diantara organisisi yang berbeda. Dokumen ini harus cukup memadai untuk

memberikan jaminan bahwa aktiva telah berada dalam pengawasan yang

semestinya dan setiap transaksi telah dicatat dengan benar.

4. Pengecekan independen atas pelaksanaan / verifikasi internal

Verivikasi inernal adalah pemisahan tugas - tugas secara fungsional atau

operasional penerimaan dan pengeluaran kas, akuntansi dan setiap transaksi yang

(48)

E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU 1 .Prosedur penerimaan kas

Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan,

pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan

penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan

secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.

Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Unversitas

Sumatera Utara secara lebih rinci meliputi :

1. Mahasiswa menyetor SPP ke Biro Rektor melalui bank yang telah

ditentukan oleh Universitas.

2. Pihak Fakultas mengirimkan Rencana Anggaran ke Biro Rektor.

3. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui Rencana Anggaran tersebut.

4. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang

nilainya sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya.

5. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang / cek

6. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima

dari Biro Rektor.

7. Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas ( Bagian Keuangan

Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional

Fakultas.

(49)

9. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan

diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai

pertanggungjawaban fakultas.

10. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke

Biro Rektor.

Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu

laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan

(50)

Prosedur Penerimaan Kas

(Seteleh disetujui)

(51)

2. Prosedur pengeluaran kas

Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai

pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta

pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan

pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh

Fakultas Ekonomi Uiversitas Sumatera Utara meliputi :

1. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran.

2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang.

3. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya.

4. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di

bukti pengeluaran kas/cek.

5. Meminta pengesahan pejabat ( Pudek II ) yang berhak menyetujui

pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank.

6. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek /giro

7. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar

pada cek/giro.

8. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah

pengeluaran.

9. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya

(52)

Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi

pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas :

1. Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.

2. Kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen

sebagai tanda bukti pembayaran.

3. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara /

pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan.

4. Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan

melalui transfer antar bank.

5. Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh

fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas

kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.

6. Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi

akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian

item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.

(53)

Bagan Prosedur Pengeluaran Kas

(54)

F. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Jenis –jenis penerimaan kas

Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

bersumber dari :

1. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program

studi S1 reguler maupun mandiri, Diploma III, Ekstensi, dll

2. Sumbangan pribadi

3. Sumbangan Instansi / perusahaan

Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam

mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena

sumber inilah yang lebih bersifat rutin.

2. Jenis-jenis pengeluaran kas

Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik

keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri, program Diploma III, dan

ekstensi, secara umum mencakup :

1. Belanja pegawai

Belanja pegawai terdiri dari :

1) Pendidikan, mencakup :

a. Kuliah di kelas

b. Dosen pembimbing dan penguji skripsi

(55)

d. Pelaksana Administrasi

e. Pengawas ujian/koreksi/panitia ujian

f. Pembimbing praktikum / PKL

g. Tim penilai karya ilmiah

h. Penulisan karya ilmiah

i. Tim pengembangan program pendidikan

2) Biaya penelitian

3) Pengabdian kepada masyarakat

4) Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat

5) Pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus

2. Belanja barang

Adapun belanja barang mencakup :

1) Bahan

2) Inventaris

3) Langganan daya dan Jasa, seperti rekening telepon

4) Penyelenggaraan, mencakup :

a. Proses belajar-mengajar

b. Seminar dan workshop

(56)

3. Belanja pemeliharaan

Adapun belanja pemeliharaan mencakup :

1) Pemeliharaan perabot/ inventaris

2) Pemeliharaan kendaraan operasional

3) Pemeliharaan investasi dan peralatan/perabot penunjang

4) Pemeliharaan gedung, Instalasi air dan listrik

4. Belanja perjalanan

Adapun belanja perjalanan mencakup :

1) Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai

2) Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi

G. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi USU 1. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi USU

Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara maka pihak manajemen menerapkan hal-hal berikut :

1. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas

dan pasti.

2. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap

adanya pemasukan kas.

3. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya berapa jumlah yang

(57)

4. Fungsi penerima kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya

dijabat oleh orang yang berbeda.

5. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap

periodenya.

6. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap

disimpan oleh bagian keuangan.

7. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan

Fakultas sehari-hari dan selebihnya disimpan di Bank.

2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Fakultas Ekonomi USU Sistem pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah

sebagai berikut :

1. Fakultas menetapkan bagian-bagian tertentu yang berwenang untuk

menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam

jumlah tertentu.

2. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh

sekurang-kurangnya oleh 2 (dua) bagian.

3. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut.

4. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang

berbeda.

(58)

6. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu

memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat

pembayaran

7. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi

tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.

(59)

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisis sistem pengawasan internal kas

terhadap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis dapat

menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Bahwa setiap perusahaan dalam hal ini lembaga pendidikan harus tetap

menjaga jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi pembiayaan

operasionalnya sehari-hari.

2. Pengawasan internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara

yang dipakai dalam suatu perusahaan/ Instansi untuk mengawasi kegiatan

perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan

dari penyelewengan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat

berjalan secara baik.

3. Tujuan dilakukannya pengawasan internal kas adalah untuk menjaga

keamanan harta perusahaan/lembaga pendidikan, menjaga ketelitian

akuntansi, mewujudkan efisiensi kerja dan membentuk dan menjaga

kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan.

4. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan

(60)

tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan

pengawasan internal kas yang dilakukan Fakultas.

5. Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara

berasal dari SPP Mahasiswa, Bantuan dana dari Pemerintah dan

Sumbangan Masyarakat.

6. Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan,

pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan

penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat

dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.

7. Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi

mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian

keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban

yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

8. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti

yang dilaporkan & disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah

(61)

B. Saran

Berdasarkan data-data yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis

akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan penulis sebagai

uraian terakhir dari penulisan Tugas Akhir ini. Semoga saran ini akan bermanfaat

bagi semua pihak yang berkepentingan. Beberapa saran yang ingin penulis

ungkapkan adalah sebagai berikut :

1. Sistem pengawasan yang berlaku di Fakultas Ekonomi Universitas sumatera

Utara hendaknya dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus, mengingat

semakin berkembangnya kemajuan di segala bidang terutama di dunia

pendidikan.

2. Sebaiknya selalu dilakukan pemeriksaan ketelitian terhadap angka dalam

penjumlahan dan pencatatan penerimaan kas dan dibuat laporan Realisasi

harian untuk pengeluaran kas sehari-harinya.

3. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan pada Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya semua kwitansi yang telah

dibayar, dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya, sebelumnya

harus disesuaikan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang

tercatat dalam buku kas.

4. Jika memungkinkan sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berkala terhadap

prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di Fakultas Ekonomi Universitas

(62)

DAFTAR PUSTAKA

Warren, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fess, 2005. Accounting, Edisi 21,

Jakarta : Salemba Empat.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta :

Salemba Empat.

Hartadi, Bambang, 2004. Sstem Pengendalian Intern, Edisi 3, Yogyakarta :

BEFE-Yogyakarta.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 3, Jakarta : Salemba Empat.

Santoso, Iman, 2007. Akuntansi Keuangan Menengah. Bandung : Refika

Gambar

TABEL I.1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir
Gambar II.1
Gambar III.1 :  Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Gambar III.2 : Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU

Referensi

Dokumen terkait

Telah dilaporkan data deskriptif pengamatan selama 6 tahun mulai dari januari 1990 sampai mei 1996 penanganan cedera tendon achiles dengan memakai bahan mersilene tape

Hasil penelitian dan analisis yang telah dilakukan mengarahkan, implementasi otonomi daerah hendaknya dikembangkan dengan mengaplikasikan Good governance , Perencanaan

Pembicaraan tentang korupsi seakan tidak ada putus-putusnya. Fenomena ini memang sangat menarik untuk dikaji, apalagi dalam situasi seperti sekarang ini, di mana ada indikasi

Dengan melihat iklan KakaoTalk di televisi serta melihat produk-produk yang ditawarkan juga merupakan produk yang banyak digemari, tentu saja hal ini menunjukkan jika

Keterlibatan kehidupan wanita dalam banyak peran serba memungkinkan, namun dari berbagai peran tersebut penulis menyederhanakan pembahasan peran yang bersangkutan dengan cerita

Setelah diadakan penelitian secara teori dan hasil uji terhadap hipotesis yang didiagnosakan dalam hal ini dapat disimpulkan bahwa kendaraan bermotor, panjang jalan, jumlah

Masalah pola makan ibu nifas tidak terlepas dari faktor sosial budaya dan lingkungan dimana mereka berada, yang seringkali membawa dampak positif maupun negatif terhadap kesehatan

Dasar untuk konstruksi metaforis ini terletak pada pengalaman dasar manusia yang membentuk skema citra dan "menyajikan hubungan pengalaman badani dengan ranah