UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
ANALISIS PENGAWASAN INTERNAL KAS
PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
RAFIKA ZAHARA LUBIS 072101112
DIPLOMA III KEUANGAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim . . .
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan karuniaNya yang
telah memberikan nilmat kesempatan, kesehatan serta nikmat pemikiran yang
menyerap ilmu pengetahuan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan
Tugas Akhir yang berjudul “ Analisis Sistem Pengawasan Internal Kas Pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara “. Dimana tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk
menyelesaikan pendidikan program Diploma III Jurusan Keuangan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulisan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari keterlibatan berbagai pihak
yang telah membantu penulis dari awal hingga akhir penulisan. Pada kesemptan
ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada :
1. Ayahanda tercinta Ahmad Salim Lubis dan Ibunda tercinta Nurbaiti, SH
yang telah membesarkan penulis dengan limpahan kasih sayang, mendidik
penulis dengan kesabaran, membekali penulis dengan keimanan serta
selalu mendoakan penulis disetiap kesempatan. Semoga Tugas Akhir ini
dapat membuat Ayahanda dan Ibunda bangga terhadap penulis.
2. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS selaku Ketua Program Diploma III
4. Bapak Syahfrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretaris Program
Diploma III Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
5. Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak selaku dosen pembimbing penulis
yang banyak memberikan masukan kepada penulis dalam menyelesaikan
Tugas Akhir ini.
6. Seluruh Dosen dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, yang telah memberikan banyak ilmu dan wawasan kepada penulis.
7. Semua Guru penulis yang telah mendidik penulis.
8. Adinda tersayang M. Iskhar Mandali Lubis, yang selalu mendukung dan
mendoakan penulis disetiap kesempatan.
9. Sahabat-sahabat penulis : Febri, Winda, Ilaika, Mita, Lily, Ratna dan Ika
Putri. Semoga kelak kita dapat meraih kesuksesan bersama- sama. Amin
10. Kawan-kawan seperjuanganku di HMI, khususnya di HMI Komisariat
PAAP – USU. Yakin Usaha Sampai.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat
banyak kekurangan dalam teknik penulisan maupun isinya. Penulis mengharapkan
kritik dan saran yang membangun demi perbaikan dimasa yang akan datang.
Medan, 11 Maret 2010
Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
Halaman
F. Rencana Kegiatan ... 25
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dewasa ini lembaga perguruan tinggi semakin maju dan pesat
pertumbuhannya, sehingga semakin kompleks pula tuntutan masyarakat pengguna
jasa perguruan tinggi. Mulai dari akreditas departemen dan program studi,
kompetensi kualitas belajar mengajar, sampai dengan meningkatkan sarana dan
prasarana serta fasilitas alat bantu pendidikan. Dengan demikian, perguruan tinggi
dituntut agar dapat mengelola sumber daya yang ada secara efektif dan efisien.
Kas merupakan asset perusahaan / instansi pendidikan yang paling lancar
(liquid). Kas sangat berperan penting dalam menentukan kelancaran kegiatan
perusahaan. Sudah menjadi kewajiban bagi perusahaan / instansi pendidikan
untuk mengawasi kas agar selalu berada dalam posisi yang seimbang.
Keseimbangan ini memiliki arti adanya kesesuaian antara jumlah kas yang
tersedia dengan kebutuhan pembayaran perusahaan / instansi pendidikan.
Perusahaan / instansi pendidikan yang besar selalu berhadapan dengan
kendala – kendala yang berhubungan dengan pengawasan harta bendanya,
khususnya masalah kas. Sebagian besar transaksi yang dilakukan perusahaan /
instansi pendidikan selalu melibatkan kas, apalagi dengan perkembangan
teknologi yang terjadi pada masa sekarang yang memungkinkan terjadinya
penyalahgunaan kas. Oleh karena itu, perusahaan / instansi pendidikan harus lebih
Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan
aktivitas – aktivitas perusahaan / instansi pendidikan agar sesuai dengan rencana
yang ditetapkan sebelumnya. “ Pengawasan Internal adalah kebijakan dan
prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.” (Warren 2005 : 235).
Salah satu cara untuk melaksanakan pengawasan internal kas adalah
dengan menyusun sistem Pengawasan internal kas yang memadai, sehat dan
efektif . Sistem pengawasan internal yang memadai, sehat dan efektif adalah
sistem pengawasan yang dalam pelaksanaannya terdapat pemisahan tugas dan
fungsi. Hal – hal yang berkaitan dengan pengawasan internal kas antara lain
adalah prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas dan segala kegiatan
yang dilakukan oleh perusahaan / instansi pendidikan dalam hal ini Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan kas.
Dalam melaksanakan sistem pengewasan ini diharapkan dapat mengatasi
kemungkinan – kemungkinan yang merugikan perusahaan / instansi pendidikan.
Untuk menerapkan sistem pengawasan yang baik, maka perusahaan / instansi
pendidikan sangat memerlukan berbagai sarana, prosedur, serta berbagai alat yang
dapat membantu proses pengawasan internal kas dalam perusahaan / instansi
pendidikan tersebut sehingga tujuan perusahaan / instansi pendidikan dapat
dicapai dengan baik.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah unsur pelaksana
pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik.Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi pendidikan yang
menghasilkan jasa pendidikan dengan prinsip nirlaba ( tidak berorientasi pada jasa
pendidikan komersial).
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 2003, Fakultas ekonomi
Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum
Milik Negara). Dengan status PT BHMN yang disandang Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, menjadikan lembaga pendidikan ini mencari sumber
dana yang besar untuk pembangunan sarana dan prasarana serta fasilitas alat bantu
pendidikan guna meningkatkan kompetensi kualitas belajar mengajar yang
nantinya diharapkan menghasilkan lulusan – lulusan yang memiliki SDM yang
handal serta mampu bersaing di dunia kerja.
Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
bersifat rutin berasal dari pembayaran SPP mahasiswa program pendidikan
Diploma III, Reguler S1, Mandiri S1, dan Ekstensi S1. Sedangkan penerimaan kas
yang bersifat tidak rutin berasal dari sumbangan pribadi dan sumbangan
perusahaaan / instansi.
Namun, penggunaan kas dinilai kurang efisien. Hal ini dapat dilihat dari
pengadaan sarana dan prasarana serta fasilitas yang menunjang proses belajar
mengajar masih belum maksimal. Padahal penerimaan kas dari SPP sudah dapat
membiayai semua belanja yang telah dianggarkan oleh Fakultas Ekonomi
Dengan landasan pemikiran pada latar belakang di atas, maka penulis
memilih judul “ Analisis Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara ” .
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, maka terdapat
permasalahan yang menjadi objek dalam penelitian ini. Adapun perumusan
masalah yang akan dibahas penulis pada Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem pengawasan internal kas pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Apakah pengawasan internal kas yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan efektif dan efisien.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengawasan internal kas pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui fungsi dan kegunaan sistem pengewasan internal
c. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan sistem pengawasan
internal kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
apabila di aplikasikan dari teori pengawasan internal.
d. Untuk mengetahui apakah pengawasan internal kas yang dilakukan
di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan
dengan efektif dan efisien.
2. Mafaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis antara lain sebagai
berikut :
a. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan masukan yang bermanfaat
dalam melaksanakan pengawasan internal kas pada masa yang akan
datang.
b. Bagi Pembaca / peneliti lain
Penelitian ini dapat digunakan sebagai sarana menambah ilmu
pengetahuan, wawasan serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan
dan masukan untuk penelitian yang membahas topik yang sama pada
masa yang akan datang.
c. Bagi Penulis
Penelitian ini merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk
menerapkan materi – materi perkuliahan yang penulis dapatkan selama
Sumatera Utara dan memperluas wawasan penulis mengenai
pengawasan internal kas.
D. Rencana Penelitian
1. Jadwal Observasi dan Penulisan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara yang beralamat di Jl. T.M. Hanafiah, Kampus Universitas Sumatera Utara –
Medan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan yang
digunakan untuk menyusun waktu yang diperlukan dalam penyelesaian penelitian
agar dapat terlaksana dengan teratur dan selesai dengan tepat waktu. Untuk lebih
jelas, jadwal penulisan Tugas Akhir ini dapat dilihat pada tabel I.1.
TABEL I.1
Jadwal Penulisan Tugas Akhir
No. Kegiatan
Minggu Ke
1 2 3 4
1. Persiapan
2. Pengumpulan data
3. Penulisan laporan
Pada tahap persiapan yang dilakukan penulis pada minggu ke 1 (satu)
Tugas Akhir yang nantinya akan disetujui oleh Ketua Program Diploma III
Keuangan yang dipimpin oleh Prof. Dr. Paham Ginting, MS dan Sekretaris
pengelola Diploma III Keuangan yakni Syahfrizal Helmi Situmorang, SE, M.si.
Kemudian melakukan konsultasi dengan Dosen pembimbing Tugas Akhir yakni
Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak.
Dalam kegiatan pengumpulan data pada minggu ke 2 (dua) penulis
melakukan observasi/ survei di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
yang akan dilaksanakan pada tanggal 8 Februari – 14 Februari 2010. Pada tahap
ini penulis akan melakukan wawancara dengan Bendahara dan kasubbag
keuangan mengenai topik penelitian dan mengumpulkan sebanyak mungkin data
sekunder yang menunjang penelitian dan penulisan Tugas Akhir.
Setelah melakukan observasi penelitian, penulis akan memulai penulisan
laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir (skripsi minor) pada
minggu ke 3 (tiga). Dimana dalam penulisannya penulis akan dibimbing oleh
Dosen pembimbing agar penulisan sesuai dengan judul penelitian, materi dan
topik penelitian.
2. Sistematika Penulisan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini terbagi atas 4 (empat) bab dan setiap
babnya terbagi atas beberapa sub bab, antara lain :
a. BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi mengenali latar belakang, perumusan masalah, tujuan
b. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI
Pada bab ini berisikan mengenai sejarah singkat Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, Struktur organisasi dan personalia, job
description, jaringan usaha / kegiatan, Kinerja usaha / kegiatan terkini dan
rencana kegiatan.
c. BAB III : TOPIK PENELITIAN
Pada bab ini berisikan topik penelitian dan pembahasan penelitian beserta
analisis sistem pengawasan internal kas yang diterapkan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
d. BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini penulis mengambil kesimpulan dan saran yang bertolak ukur
dari topik penelitian dan pembahasan yang dilakukan, dengan harapan
dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi
BAB II
PROFIL INSTANSI / LEMBAGA A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap
memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun
2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan
Hukum Milik Negara). Berdasarkan peraturan pemerintah No. 56 Tahun 2003,
tanggal 11 November 2003 dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan 1 dari 10 fakultas dan program pascasarjana yang ada pada saat
Universitas Sumatera Utara mejadi PT BHMN.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
Berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang
berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan
pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/
perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/
keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
Gambar II.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Keterangan :
PIMPINAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Rektor : Prof.Chairuddin P. Lubis DTM&H,Sp.A(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono,MS
Pembantu Rektor II : Prof. Drs. Subhilhar,MA, Ph.D
Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng
Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si
Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA III Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
BAGIAN TATA USAHA
Ka. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Pendidikan : Fepty Aniar, SE
Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Kepegawaian : Kamariah, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos
Bendaharawan : Maslan, SE
LEMBAGA-LEMBAGA PENTING Pusat penelitian perbankan
Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Unit Pelayanan Komputer
Kepala : Drs. Hotmal Ja’far, SE, MM, Ak
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
2. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan,
kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
6. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian
dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target
kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
3. Melakukan urusan mutasi pegawai.
5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
3. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
5. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan.
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya:Buka Puasa Bersama, Idul Fitri,
Idul Adha, Isra’ Mi’raj, Natal, Paskah, Dll) sehingga para civitas akademika selalu
memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta
F. Rencana Kegiatan
Rencana terkini kegiatan akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara antara lain :
1. Perkuliahan semester genap yang dilaksanakan pada tanggal 25 Januari
2010 – 29 Mei 2010.
2. Ujian mid semester yang dilaksanakan pada tanggal 22 Maret 2010 – 3
April 2010.
3. Ujian semester genap yang dilaksanakan pada tanggal 31 Mei 2010 – 12
Juni 2010.
4. Wisuda mahasiswa.
Tanggal 23 Januari 2010.
Tanggal 24 April 2010.
Tanggal 24 Juli 2010.
Untuk mencapai Rencana Kerja dan Rencana Strategis, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Menyusun beberapa Program kerja sebagai berikut :
1. Memberikan kesempatan kepada staf pengajar untuk mengikuti pendidikan
S3.
2. Peningkatan mutu staf pengajar dengan mengikuti pelatihan pekerti, AA,
workshop dan seminar.
3. Peningkatan diskripsi daftar bacaan mata kuliah terbaru.
4. Memperbaiki ruang kuliah, ruang penyimpanan peralatan proses belajar
mengajar.
6. Melakukan inovasi database mahasiswa, Kartu Rencana Studi, Kartu Hasil
Studi dan Jadwal perkuliahan.
7. Peningkatan jumlah fasilitas laboratorium program SI dan Ahli Madya.
8. Peningkatan daya tampung mahasiswa baru.
9. Menambah program studi baru.
10. Peningkatan mutu mahasiswa yang dibimbing.
11. Peningkatan akreditas program studi S1 dan DIII.
12. Mahasiswa Program D- III diwajibkan mengikuti program magang pada
semester V dan VI serta memproses tugas akhir agar peserta magang dapat
meningkatkan kompetensinya sehingga diharapkan agar lulusan dari
Fakultas Ekonomi menghasilkan produk yang berkualitas.
13. Melaksanakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
14. Laporan kegiatan tepat waktu.
15. Pembinaan kesejahteraan mahasiswa.
16. Pembinaan minat dan penalaran.
17. Mahasiswa diharuskan mengikuti seminar.
18. Peningkatan kemampuan pegawai administrasi melalui pendidikan S1 dan
S2.
19. Peningkatan kemampuan pegawai administrasi dengan mengikuti diklat /
penataran.
20. Peningkatan frekwensi kegiatan staf pengajar melakukan penulisan di
jurnal ilmiah.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas 1. Pengertian Sistem Pengawasan Internal
Secara umum, pengawasan internal adalah pengecekan yang meliputi
semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk melaksanakan pengawasan.
Pengawasan internal mencakup stuktur organisasi dan seluruh metode serta
prosedur yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan. Sistem ini digunakan untuk
mengamankan kekayaan, mewujudkan efisiensi perusahaan, menjaga ketelitian
data akuntansi serta membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen yang
ditetapkan.
Menurut Hartadi (2004:2), Adapun beberapa pengertian sistem
pengawasan internal, yakni :
Dalam arti sempit : “ Sistem pengawasan internal merupakan prosedur-prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi. Sedangkan dalam arti luas : “ Sistem pengawasan internal dapat dipandang sebagai sistem sosial yang mempunyai wawasan atau makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan .“
Pengertian Sistem Pengawasan internal dalam arti luas dibagi menjadi 2
(dua) hal yaitu :
1. Pengawasan akuntansi
Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur
perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu
disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau
wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus.
b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan
ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip
akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan
menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahan /
instansi.
c. Penguasaan atas harta perusahaan / instansi diberikan hanya dengan
persetujuan atau wewenang pimpinan.
d. Jumlah aktiva / harta kekayaan perusahaan / instansi seperti yang
tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta
yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya
diambil jika terjadi perbedaan.
2. Pengawasan administratif
Pengawasan administratif meliputi rencana serta prosedur dan pencatatan
yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang membuat pimpinan
perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya
transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan
yang langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai titik tolak
Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia ( IAI, 2002 : 29) :
“Pengawasan internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mengecek kecermatan dan keandalan akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah digariskan.”
Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants):
“ Sistem pengawasan internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya,meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.” (Hartadi, 2004 : 3)
2. Pengertian Kas
Dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal kas sebagai uang tunai, yang
berfungsi sebagai alat pembayaran. Kas merupakan asset perusahaan yang paling
lancar (liquid) dari semua aktiva yang ada. Berikut ini beberapa pengertian kas
menurut para ahli :
Menurut Warren (2005:350) “ Kas meliputi koin, cek, wesel, dan uang
yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank yang bersangkutan.”
Menurut Santoso (2006:161) “ Kas merupakan salah satu unsur dalam
Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia memberikan definisi kas, dalam
pernyataan standart akuntansi no. 9 yang berbunyi : “ Kas terdiri dari saldo kas
dan rekening giro, dengan kata lain kas adalah investasi yang sifatnya berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko.”
Dari defenisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa kas bukan hanya
uang tunai perusahaan, namun kas juga merupakan alat pertukaran dan alat
pembayaran yang diterima untuk pelunasan hutang, dan dapat diterima sebagai
setoran dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan bank atau tempat
lain yang dapat diambil sewaktu-waktu guna membiayai kegiatan perusahaan.
Kas sangat penting artinya karena, menggambarkan daya beli dan dapat
ditransfer segera dalam perekonomian pasar kepada setiap individu dan organisasi
dalam memperoleh barang dan jasa yang diperlukan. Kas juga menjadi begitu
penting karena, perorangan, perusahaan, dan bahkan pemerintah harus
mempertahankan posisi liquiditas yang memadai, yakni mereka harus memiliki
sejumlah uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo
agar entitas bersangkutan dapat beroperasi.
Adanya suatu perencanaan dan pengawasan kas mutlak diperlukan, hal ini
ditujukan agar setiap saat dibutuhkan jumlah kas yang tersedia cukup untuk
membiayai kegiatan perusahaan / instansi pendidikan serta menghindari
persediaan kas yang berlebihan, karena kas yang berlebihan dapat mengakibatkan
adanya pemborosan, bahkan dapat menghilangkan kesempatan untuk mendapat
3. Sistem Pengawasan Internal Kas
Sistem adalah prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur sendiri merupakan suatu
kegiatan terurut yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu
departemen dan dibuatguna menjamin keseragaman pelaksanaan transaksi
perusahaan yang terjadi berulang – ulang. Dari pengertian tersebut dapat
disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan
prosedur sendiri diartikan sebagai urutan kegiatan dalam perusahaan.
Terdapat 3 ( tiga ) elemen penting dalam suatu pengawasan internal kas
yang baik, yaitu :
1. Pemisahan fungsi dan tanggung jawab atas penanganan dan penyimpanan
kas dari petugas yang bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan atas
transaksi kas.
2. Menyetor atau menyimpan semua kas yang diterima setiap hari ke
rekening perusahaan / lembaga pendidikan di bank.
3. Semua pembayaran harus dilakukan dengan menggunakan cek, saingga
apabila hal ini dikombinasikan dengan kedua hal diatas, maka
memungkinkan instansi / lembaga pendidikan untuk menggunakan catatan
bank sebagai alat pengontrol catatan kas.
Menurut warren ( 2005 : 351 ) “ Uang begitu mudah dialihkan atau
Beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas
adalah :
1. Pengawasan Internal Penerimaan Kas
a. Menjamin bahwa seluruh penerimaan kas benar – benar diterima
dan diamankan.
b. Menciptakan manfaat yang besar dari jumlah kas yang dimiliki dan
diterima.
2. Pengawasan Internal Pengeluaran Kas
Salah satu bentuk pengeluaran kas adalah untuk membayar berbagai
transaksi yang dilakukan oleh perusahaan / lembaga pendidikan. Apabila
pengawasan tidak dijalankan dengan ketat, seringkali jumlah pengeluaran
diperbesar dan selisihnya diselewengkan oleh pihak tertentu.
Menurut Hartanto ( 2004 : 26 ), Ada beberapa prosedur pengawasan yang
digunakan dalam menciptakan pengawasan internal kas yaitu:
1. Sebelum faktur pembelian disetujui untuk dibayar, dilakukan pemriksaan
perhitungan dalam faktur dan dokumen pendukung.
2. Jumlah saldo saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan
saldo rekening dan sesuai dengan surat pernyataan piutang dari penjual.
3. Semua pengeluaran sebaiknya menggunakan cek kecuali pengeluaran dari
kas kecil.
4. Harus ada pertanggungjawaban dari pemegang buku cek tentang nomor
5. Petugas pengeluaran harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan
pembukan kas.
6. Setelah dibayar, semua dokumen pendukung harus dicap lunas dan
dilubangi agar tidak digunakan lagi.
7. Transfer uang antar bank harus dengan izin khusus dan dibuat rekening
perantara.
Sistem pengawasan internal kas yang dijalankan perusahaan / instansi
haruslah mempunyai sistem yang baik agar nantinya perusahaan / instansi
tersebut dapat berfungsi dalam mengatasi penyelewengan yang mungkin terjadi
pada aktiva perusahaan. Dan tentunya sebelum pengawasan dilakukan, harus
dipastikan pihak – pihak yang menjadi pengawas tersebut haruslah orang-orang
B. Tujuan dan Fungsi pengawasan internal kas 1. Tujuan sistem pengawasan internal kas
Adapun tujuan dari sistem pengawasan internal kas adalah sebagai berikut:
1. Menjaga keamanan harta milik perusahaan
Tanggungjawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah
serta menemukan kesalahan-kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya
pengawasan internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab secara
tepat.
Jadi, perlindungan yang diharapkan dari pengawasan internal agar
berfungsi dengan baik adalah dengan mereduksi kerugian yang disebabkan oleh
kas, misalnya dengan mengurangi kemungkinan kesalahan. Dengan adanya
pengawasan internal yang baik akan menyebabkan pihak-pihak yang
berkepentingan terhadap Perusahaan/ Instansi akan menaruh kepercayaan kepada
ketelitian data yang tersedia.
2. Menjaga ketelitian data akuntansi
Sistem akuntansi dan administrasi sangat diperlukan guna menjaga
ketelitian data akuntansi yang ada, sistem tersebut dapat berjalan baik dengan
mengadakan formulir dan bukti pencatatan sebagai dasar pengawasan, suatu
transaksi tidak diserahkan kepada satu orang saja tetapi kepada beberapa orang
sehingga dapat diharapkan suatu pengawasan yang otomatis akan timbul diantara
petugas-petugas yang terkait dengan transaksi tersebut. Dengan adanya formulir
atau bukti pencatatan yang tersedia, akan dapat diketahui apakah pencatatan itu
3. Mewujudkan efisiensi kerja
Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu sistem dan
prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan / instansi, sehingga
pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tertib.
4. Membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan
Dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang
telah ditetapkan serta adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas, diharapkan
dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
2. Fungsi Pengawasan Internal Kas
Fungsi sistem pengawasan internal kas secara umum antara lain untuk :
1. Untuk menjamin terselenggaranya pencatatan kas yang akurat.
2. Tersimpannya kas dengan aman.
3. Adanya pengeluran kas yang dilakukan dan disyakan oleh personil yang
berwenang dan dengan jumlah yang benar.
Ciri – ciri dasar dari sebuah pengawasan kas adalah :
1. Secara khusus menetapkan tanggung jawab pengelolaan penerimaan kas.
2. Pemisahan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas.
3. Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari.
4. Sistem vocher untuk mengendalikan pembayaran kas.
Maka dapat disimpulkan fungsi sistem pengawasan internal kas meliputi
semua aktivitas yang berhubungan dengan semua pemantauan atau evaluasi
mengenai apa yang dicapai, sampai sejauh mana perencanaan dan kebijaksanaan
yang telah ditetapkan dalam pengelolaan kas perusahaan / lembaga pendidikan.
C. Unsur-unsur Pengawasan Inernal Kas
Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengawasan internal adalah
sebagai berikut :
1. Suatu rencana organisasi harus memiliki pemisahan fungsi secara tepat. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional
dalam organisasi harus dipisahkan berdasarkan fungsi-fungsi operasi dan
penyimpanan dari fungsi akuntansi.
2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, dan pendapatan serta biaya.
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan
merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi
dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data keuangan
buku besar, Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi
hal-hal sebagai berikut :
1. Membantu mempermudah penyusunan laporan -laporan dengan ekonomis,
meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan
dengan baik dan teliti semua harta, hutang, pendapatan, harga pokok dan
biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi
manajemen di dalam melakukan operasi.
2. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat dalam setiap
rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal,
pendapatan, dan biaya-biaya.
3. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktek yang sehat adalah :
1. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
2. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya.
3. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak
4. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas
4. Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggungjawabnya
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem
pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat,
prosedur-prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi
syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem pengawasan tidak akan
berhasil dengan baik.
D. Prosedur Pengawasan Internal Kas
Untuk menjamin agar pengawasan internal kas dapat berjalan dengan baik,
maka seorang manajer keuangan harus menjalankan prosedur pengawasan internal
kas. Adapun prosedur dalam pengawasan internal kas adalah sebagai berikut :
1. Pembagian tugas yang jelas
Pembagian tugas yang jelas dapat mencegah kekeliruan yang disengaja
maupun tidak disengaja. Adapun pedoman yang dapat diterapkan dalam prosedur
pembagian tugas yang jelas adalah :
1. Pemisahan penanganan aktiva serta akuntansinya.
2. Pemisahan otorisasi transaksi dari pemegang aktiva
3. pemisahan tanggung jawab operasional dengan tanggung jawab
2. Prosedur otorisasi yang tepat
Agar setiap pengawasan dapat berjalan dengan baik, setiap transaksi
harus diotorisasi dengan semestinya. Otorisasi ini dapat berbentuk umun maupun
khusus. Otorisasi yang berbentuk umum berarti manajemen menetapkan
kebijaksanaan yang dirumuskan untuk dilaksanakan di dalam organisasi. Setiap
orang melaksanakan kebijakan ini dengan diberikan otorisasi untuk setiap
transaksi dalam batasan yang telah ditetapkan oleh kebijakan tersebut. Sedangkan
otorisasi khusus hanya berlaku pada transaksi saja.
3. Dokumen dan catatan yang memadai
Dokumen berfungsi sebagai penerus informasi di lingkungan oganisasi
atau diantara organisisi yang berbeda. Dokumen ini harus cukup memadai untuk
memberikan jaminan bahwa aktiva telah berada dalam pengawasan yang
semestinya dan setiap transaksi telah dicatat dengan benar.
4. Pengecekan independen atas pelaksanaan / verifikasi internal
Verivikasi inernal adalah pemisahan tugas - tugas secara fungsional atau
operasional penerimaan dan pengeluaran kas, akuntansi dan setiap transaksi yang
E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU 1 .Prosedur penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan,
pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan
penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan
secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.
Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Unversitas
Sumatera Utara secara lebih rinci meliputi :
1. Mahasiswa menyetor SPP ke Biro Rektor melalui bank yang telah
ditentukan oleh Universitas.
2. Pihak Fakultas mengirimkan Rencana Anggaran ke Biro Rektor.
3. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui Rencana Anggaran tersebut.
4. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang
nilainya sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya.
5. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang / cek
6. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima
dari Biro Rektor.
7. Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas ( Bagian Keuangan
Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional
Fakultas.
9. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan
diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai
pertanggungjawaban fakultas.
10. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke
Biro Rektor.
Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu
laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan
Prosedur Penerimaan Kas
(Seteleh disetujui)
2. Prosedur pengeluaran kas
Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai
pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta
pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan
pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh
Fakultas Ekonomi Uiversitas Sumatera Utara meliputi :
1. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran.
2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang.
3. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya.
4. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di
bukti pengeluaran kas/cek.
5. Meminta pengesahan pejabat ( Pudek II ) yang berhak menyetujui
pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank.
6. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek /giro
7. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar
pada cek/giro.
8. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah
pengeluaran.
9. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi
pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas :
1. Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.
2. Kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen
sebagai tanda bukti pembayaran.
3. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara /
pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan.
4. Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan
melalui transfer antar bank.
5. Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas
kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
6. Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi
akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian
item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.
Bagan Prosedur Pengeluaran Kas
F. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Jenis –jenis penerimaan kas
Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
bersumber dari :
1. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program
studi S1 reguler maupun mandiri, Diploma III, Ekstensi, dll
2. Sumbangan pribadi
3. Sumbangan Instansi / perusahaan
Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam
mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena
sumber inilah yang lebih bersifat rutin.
2. Jenis-jenis pengeluaran kas
Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik
keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri, program Diploma III, dan
ekstensi, secara umum mencakup :
1. Belanja pegawai
Belanja pegawai terdiri dari :
1) Pendidikan, mencakup :
a. Kuliah di kelas
b. Dosen pembimbing dan penguji skripsi
d. Pelaksana Administrasi
e. Pengawas ujian/koreksi/panitia ujian
f. Pembimbing praktikum / PKL
g. Tim penilai karya ilmiah
h. Penulisan karya ilmiah
i. Tim pengembangan program pendidikan
2) Biaya penelitian
3) Pengabdian kepada masyarakat
4) Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat
5) Pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus
2. Belanja barang
Adapun belanja barang mencakup :
1) Bahan
2) Inventaris
3) Langganan daya dan Jasa, seperti rekening telepon
4) Penyelenggaraan, mencakup :
a. Proses belajar-mengajar
b. Seminar dan workshop
3. Belanja pemeliharaan
Adapun belanja pemeliharaan mencakup :
1) Pemeliharaan perabot/ inventaris
2) Pemeliharaan kendaraan operasional
3) Pemeliharaan investasi dan peralatan/perabot penunjang
4) Pemeliharaan gedung, Instalasi air dan listrik
4. Belanja perjalanan
Adapun belanja perjalanan mencakup :
1) Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai
2) Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi
G. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi USU 1. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi USU
Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara maka pihak manajemen menerapkan hal-hal berikut :
1. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas
dan pasti.
2. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap
adanya pemasukan kas.
3. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya berapa jumlah yang
4. Fungsi penerima kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya
dijabat oleh orang yang berbeda.
5. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap
periodenya.
6. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap
disimpan oleh bagian keuangan.
7. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan
Fakultas sehari-hari dan selebihnya disimpan di Bank.
2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Fakultas Ekonomi USU Sistem pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah
sebagai berikut :
1. Fakultas menetapkan bagian-bagian tertentu yang berwenang untuk
menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam
jumlah tertentu.
2. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh
sekurang-kurangnya oleh 2 (dua) bagian.
3. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut.
4. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang
berbeda.
6. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu
memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat
pembayaran
7. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi
tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisis sistem pengawasan internal kas
terhadap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis dapat
menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Bahwa setiap perusahaan dalam hal ini lembaga pendidikan harus tetap
menjaga jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi pembiayaan
operasionalnya sehari-hari.
2. Pengawasan internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara
yang dipakai dalam suatu perusahaan/ Instansi untuk mengawasi kegiatan
perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan
dari penyelewengan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat
berjalan secara baik.
3. Tujuan dilakukannya pengawasan internal kas adalah untuk menjaga
keamanan harta perusahaan/lembaga pendidikan, menjaga ketelitian
akuntansi, mewujudkan efisiensi kerja dan membentuk dan menjaga
kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan.
4. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan
tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan
pengawasan internal kas yang dilakukan Fakultas.
5. Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara
berasal dari SPP Mahasiswa, Bantuan dana dari Pemerintah dan
Sumbangan Masyarakat.
6. Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan,
pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan
penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat
dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.
7. Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi
mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian
keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban
yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
8. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti
yang dilaporkan & disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah
B. Saran
Berdasarkan data-data yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis
akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan penulis sebagai
uraian terakhir dari penulisan Tugas Akhir ini. Semoga saran ini akan bermanfaat
bagi semua pihak yang berkepentingan. Beberapa saran yang ingin penulis
ungkapkan adalah sebagai berikut :
1. Sistem pengawasan yang berlaku di Fakultas Ekonomi Universitas sumatera
Utara hendaknya dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus, mengingat
semakin berkembangnya kemajuan di segala bidang terutama di dunia
pendidikan.
2. Sebaiknya selalu dilakukan pemeriksaan ketelitian terhadap angka dalam
penjumlahan dan pencatatan penerimaan kas dan dibuat laporan Realisasi
harian untuk pengeluaran kas sehari-harinya.
3. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya semua kwitansi yang telah
dibayar, dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya, sebelumnya
harus disesuaikan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang
tercatat dalam buku kas.
4. Jika memungkinkan sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berkala terhadap
prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di Fakultas Ekonomi Universitas
DAFTAR PUSTAKA
Warren, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fess, 2005. Accounting, Edisi 21,
Jakarta : Salemba Empat.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta :
Salemba Empat.
Hartadi, Bambang, 2004. Sstem Pengendalian Intern, Edisi 3, Yogyakarta :
BEFE-Yogyakarta.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 3, Jakarta : Salemba Empat.
Santoso, Iman, 2007. Akuntansi Keuangan Menengah. Bandung : Refika