TUGAS AKHIR
PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
ROLIS SIMANJUNTAK 072101130
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur saya ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga saya telah dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul Pengawasan Internal Gaji Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Fakultas Ekonomi jurusan Keuangan Program Diploma III Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, baik materil mapun moril, maka dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Syafrizal Helmi, SE, MSi selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Maslan,SE, selaku pegawai adminstrasi bagian bendaharawan gaji Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data-data yang diperlukan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Terisimewa untuk kedua orang tua penulis Ayahanda Robert Simanjuntak dan Ibunda Esdi Sihombing yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan kasih saying serta dukungan.
7. Kepada adik-adik yang saya sayangi Renhart, Riza, Rina, Rika, Randa yang telah mendukung dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
8. Kepada semua saudara sepupu saya Juni, Indri, Cristian, Sony, Yogi, Ester, Juli, dan Ricki yang memberikan semangat kepada saya.
Pada akhirnya dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan para pembaca untuk memberikan saran maupun kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan tugas akhir ini. Akhirnya penulis berharap semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi penulis maupun bagi pihak lain yang membacanya.
Medan, Desember 2009
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR...
i
DAFTAR ISI...
iii
DAFTAR GAMBAR
....
v
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang... 1B.
Permasalahan ... 3C.
Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4D.
Rencana Penulisan ... 51. JadwalSurvei/observasi . 5
2. Rencana Isi . 5
BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas ... 7
B. Strukur Organisasi dan Personalia ... 10
C. Job Description... 12
D. Jaringan Usaha/Kegiatan... 16
E. Kinerja Usaha Terkini... 17
BAB III TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Gaji... 19
B. Unsur-unsur Gaji... 19
C. Prosedur Pencatatan Gaji ... 22
D. Prosedur Perhitungan Gaji ... 25
E. Pengawasan Internal Atas Gaji ... 30
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 33
B. Saran ... 34
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 1.Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 11
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di era globalisasi saat ini, perkembangan dunia usaha semakin pesat. Para pengusaha sedapat mungkin dituntut untuk dapat mengembangkan dan mempertahankan usahanya agar dapat bersaing dan tetap survive di bidangnya serta tidak tertinggal dengan perusahaan lainnya.pertumbuhan dunia usaha yang pesat ini, dapat kita lihat dari banyak berdirinya perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang yang berbeda-beda, baik perusahaan jasa, perusahaaan dagang, atau perusahaan industri dalam bentuk usaha kecil, usaha menengah atau usaha besar.
Pada umumnya, setiap perusahaan bertujuan memaksimumkan laba dan mengembangkan usahanya kecuali perusahaan nirlaba.berbagai sarana dan usaha dilakukan perusahaan dilakukan agar tujuan perusahaan dapat terealisasikan. Berhasil atau tidaknya suatu perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya faktor tenaga kerja. Perusahaan dalam melaksanakan kegiatan usahanya sangat membutuhkan sumber daya manusia (SDM) sebagai tenaga kerja.
Gaji mempunyai pengaruh yang sangat besar karena dapat mempengaruhi sifat dan tingkah laku tenaga kerja dalam melaksanakan beban yang menjadi tanggung jawabnya. Masalah di atas tidak hanya menyangkut berapa jumlah gaji yang diterima, melainkan juga menyangkut beban pekerjaan maupun yang berkaiatan dengan moral dan tanggung jawab organisasi terhadap kehidupan pegawai dan keluarganya.
Pada hakikatnya, tenaga kerja akan lebih produktif dan memilki rasa cinta terhadap perusahaan apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji yang seimbang dengan kontribusinya terhadap perusahaan, dan sebaliknya apabila tenaga kerja tersebut tidak menerima gaji yang seimbang dengan kontribusinya di perusahaan, maka akan ada kemungkinan tenaga kerja tersebut akan berupaya melakukan tindakan-tindakan seperti : melakukan demo untuk kenaikan gaji, mogok kerja, dan melakukan kegiatan-kegiatan yang tidak sesuai denagan ketentuan perusahaan dan dapat merugikan perusahaan.
Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan penggajian dari pemerintah akan membuat perusahaan lebih memperhatikan penentuan tarif gaji sehingga dapat menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan. Khususnya perusahaan yang mempunyai tenaga kerja dalam jumlah yang besar, maka pembayaran gaji di dalamnya harus diawasi.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan salah satu instansi pemerintahan di bidang pendidikan, yang mana di dalamnya terdapat struktur organisasi yang masing-masing memiliki jabatan, dan juga memiliki jumlah dosen dan pegawai yang cukup banyak. Hal ini bisa saja membuat mereka merasa kesulitan dalam mengadakan pengawasan atas gaji kepada para dosen dan pegawai. Mengingat masalah gaji merupakan masalah yang sangat sensitif, maka fakultas perlu mengembangkan suatu pengawasan intern gaji.
Dalam pengawasan internal gaji ini diupayakan dapat terjalinnya hubungan yang harmonis antara fakultas dengan tenaga kerja. Pemberian gaji, tunjangan, insentif, bonus dan lain-lain merupakan salah satu usaha fakultas untuk memotivasi kinerja dosen dan pegawai.
Dengan adanya pengawasan internal yang tegas dan objetif, fakultas dapat mendorong dosen dan pegawai untuk semakin produktif lagi dan bertindak jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk membahas tentang gaji. Disini penulis menyusun tugas akhir dengan judul Pengawasan Internal Gaji Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara .
B. Permasalahan
permasalahan Apakah pelaksanaan Pengawasan Internal pada Fakultas Ekonomi telah dijalankan secara efektif .
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui apakah pelaksanaan pengawasan internal atas gaji pada Fakultas Ekonomi telah dijalankan secara efektif.
Manfaat penelitian adalah:
1. Bagi penulis, dapat menambah wawasan dan memperdalam pengetahuan secara teoritis maupun praktis mengenai pengawasan intern gaji dan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Studi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bagi instansi, dapat memberikan masukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Rencana Penulisan
Rencana penulisan terdiri dari jadwal observasi dan rencana isi. 1. Jadwalsurvei/ observasi
Adapun jadwal yang akan dilakukan adalah dimulai dari tanggal 17 November 2009 sampai dengan 8 Desember 2009. Agar lebih jelasnya dapat dilihat dari tabel berikut:
No
. KEGIATAN MINGGU
I II III
1. Persiapan Tugas Akhir
2. Pelaksanaan Tugas Akhir
3. Pelaporan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha kegiatan, kinerja usaha terkini, serta rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Pada bab ini, penulis akan meguraikan pengertian gaji, unsur-unsur gaji, prosedur pencatatan gaji, prosedur perhitungan gaji dan pengawasan internal gaji.
BAB IV : PENUTUP
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namur Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sunatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
C.Job Description
Berikut ini adalahjob description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakulatas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5.Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
D. Jenis Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Dengan demikian, diharapkan lulusan lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Kegiatan kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr a Mi raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai nilai dan norma norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil.
2. Perkuliahan semester genap / ganjil.
3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Pengertiaan Gaji
Instansi yang mempekerjakan orang disebut juga sebagai pegawai, secara umum disebut karyawan, dalam hal ini pegawai atau karyawan disebut menjual jasa tenaga kerja yang dipergunakan untuk memperoleh imbalan yang disebut gaji. Pada umumnya, jumlah gaji ditetapkan secara bulanan. Menurut instansi, gaji merupakan pembayaran yang dibayarkan kepada pimpinan, pengawas, pegawai tata usaha dan sebagainya. Beberapa pengertian gaji menurut para ahli.
Menurut Warran Reeve Fess (2006;7), pengertian gaji yaitu
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas jasa manejerial, administratif, atau jasa lain yang serupa. Tarif gaji biasanya disampaikan dalam satuan bulanan .
Menurut Mulyadi (2007;14), pengertian gaji adalah
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penjualan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan, manejer dan dibayarkan secara tetap setiap bulan .
B. Unsur-unsur Gaji
dalam bekerja. Gaji merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan.
Didalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah gaji merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan kepada pegawai.
Adapun unsur-unsur gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
1. Gaji pokok, adalah gaji yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang diangkat dalam satu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
2. Tunjangan istri/ suami, adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang beristri/ bersuami yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
3. Tunjangan anak, adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang mempunyai anak ( anak kandung, anak tiri, dan anak angkat ) yang belum berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri,
4. Tunjangan jabatan, adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku,
5. Tunjangan jabatan struktural, adalah tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya,
sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara,
7. Tunjangan beras, adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dalam bentuk natura ( beras ) sebesar 10 kg per jiwa dalam bentuk natura ( uang ).
Potongan-potongan yang ada pada daftar gaji Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
PFK Beras
Simpanan wajib 10%
Sewa rumah
Tunggakan
Hutang kelebihan
Penghasilan lain-lain
Pajak penghasilan
Tabungan perumahan
Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
Honorarium Program S-1 Ekstensi
Honorarium Program S-1 Reguler
Honorarium Program D-3
1. suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat, jelas dan tegas,
2. suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang efektif yang memungkinkan untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta milik, hutang, pendapatan serta biaya,
3. adanya praktek-praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di setiap bagian dalam organisasi,
4. suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang diminta oleh tanggung jawabnya.
Sifat gaji pada umumnya menurut Hartadi (1999; 11)adalah :
1. berlaku secara nasional,
2. dikeluarkan oleh pemerintah pusat, 3. biasanya ditinjau 5 tahun sekali,
4. ada sistem kenaikan denagan jumlah perincian dari pusat pemerintahan, 5. dasar pemberian adalah golongan/ tingkat pekerjaan, dan
6. diikuti dengan sistem tunjangan.
C. Prosedur Pencatatan Gaji
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Pembuat Data
Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data-data tersebut ke biro rektor, di biro rektor bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPT). Setelah itu, baru pihak Fakultas ini ke Kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Penyairan Dana (SP2D) untuk disetujui.
2. Bendaharawan
Setiap tanggal 1, dana yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening Bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek, dan nomor Fakultas, setelah itu dana diambil ke Bank Mandiri. Di Fakultas gaji dibagi ke pegawai maupun dosen.
Khusus untuk pegawai maupun dosen yang Golongan III dan Golongan IV, gaji dibayarkan langsung ke rekening masing-masing. Penggajian dilakukan secara berkala selama dua tahun sekali. Besarnya uang yang diminta oleh pihak Fakultas dalah sesuai yang dibutuhkan.
3. Internal Auditor
Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan.
Menurut S.Hadibroto (1984) arti dari prosedur adalah sebagai berikut:
Adapun bagian-bagian yang diperhatikan dalam memlilih prosedur pencatatan gaji menurut Usry (1999; 23-24) adalah sebagai berikut:
a. Time Keeping Departement
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu,
b. Payroll Departement
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah gaji dan menjatahkan jumlah gaji tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan
Clock Cardatau kartu waktu kerja atau berdasarkan komputer,
c. Cost Departement
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian gaji yang harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah. Dengan memakai kartu rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya produksi dan jasa-jasa untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing-masing jenis produk.
penyelewengan. Sedangkan menurut teori hanya menjelaskan departemen-departemennya. Oleh karena itu prosedur yang dijalankan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai.
D. Prosedur Perhitungan Gaji
Besar kecilnya gaji pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibayar setiap akhir bulan serta tunjangan lainnya. Gaji pegawai bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh instansi. Gaji pokok yang diterima pegawai berbeda jumlahnya, karena dipengaruhi oleh tingkat jabatan dan kedudukan dalam instansi. Gaji pokok pegawai juga menerima tunjangan lainnya.
RUMUS SECARA SISTEMATIS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA :
PENDAPATAN BERSIH = GAJI POKOK + TUNJANGAN POTONGAN
Ketetapan jam kerja yang berlaku pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain sebagai berikut.
1. Hari kerja
a. Senin Kamis
Masuk : 08:00 12:00 wib
Istirahat : 12:00 13:00 wib
Masuk kembali : 13:00 14:00 wib
b. Jumat
Masuk : 08:00 11:30 wib
c. Sabtu
Masuk : 08:00 13:00 wib
2. Hari istirahat
Pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari pekerjaan dalam batas tertentu dan istirahat makan siang terhitung 1 jam pukul 12:00 13:00 wib. Istirahat mingguan jatuh pada hari Minggu dan untuk hari libur nasional, semua pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh.
3. Cuti
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cuti memiliki dua bagian yaitu cuti tahunan selama 2 minggu dan cuti melahirkan selama 2 bulan.
a. Laporan absensi atau buku harian
Buku harian ini berfungsi sebagai pencatat daftar hadir setiap pegawai instansi yang dapat digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji pegawai. Buku daftar hadir pegawai ini berupa daftar hadir biasa yang diisi dengan manual ( tanda tangan lansung ).
b. Daftar/ surat keterangan gaji
Daftar ini digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji. Daftar ini berisi jumlah gaji bruto pegawai dikurangi dengan potongan gaji ( PPh 21, iuran, dan lain-lain ).
c. Amplop gaji
Halaman muka amplop ini berisi informasi mengenai nama pegawai, nomor identitas pegawai, dan jumlah gaji yang diterima pegawai dalam jumlah tetentu.
d. Bukti kas keluar
Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat
Accounting Chief ke bagian Finance Chief, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji.
Adapun perhitungan gaji yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. gaji pokok besarnya sesuai dengan pangkat, golongan serta ruang gaji menurut ketentuan yang berlaku,
c. tunjangan anak sebesar 2,5% dari gaji pokok dalam hal kedua-duanya suami/istri, pegawai negeri tunjangan keluarga (istri/suami/anak) dibayarkan kepada pegawai negeri yang gaji pokonya lebih tinggi,
d. tunjangan jabatan diberikan menurut ketentuan yang berlaku,
e. tunjangan pengabdian wilayah terpencil besar nya sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
Tabel 3.1
Daftar Perhitungan Gaji Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara
Penghasilan
1. Gaji Pokok Rp xx 2. Tunjangan Istri/Suami Rp xx
3. Tunjangan Anak Rp xx Rp xx
4. Tunjangan lain-lain Rp xx
5. a. Tunjangan Jabatan Struktural Rp xx
b. Tunjangan Jabatan Fungsional Rp xx
6. Tunjangan Umum Rp xx
7. Tunjangan Tambahan Umum Rp xx
8. Tunjangan Papua Rp xx
9. Tunjangan Wilayah Terpencil Rp xx
10. Tunjangan Beras Rp xx
Jumlah Bruto Rp xx
11. Tunjangan Pajak Penghasilan Rp xx
12. Pembulatan Rp xx
E. Pengawasan Intern Atas Gaji
Didalam pengawasan terkait, pengendalian merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personal lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, sedangkan pengertian dari pengendalian internal gaji merupakan suatu proses, dijalankan oleh orang, dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris, dan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan dalam bidang pelaporan keuangan,
Potongan
1. PFK Beras Rp xx
2. Simpanan Wajib 10% Rp xx
3. Sewa Rumah Rp xx
4. Tunggakan Rp xx
5. Hutang Kelebihan Rp xx
6. Lain-lain Rp xx
7. Pajak Penghasilan Rp xx 8. Tabungan Perumahan Rp xx
Jumlah potongan Rp xx
kepatuhan, operasi. Berbeda dengan pengawasan internal gaji merupakan pengawasan yang sangat membantu pimpian dalam suatu organisasi dalam melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan yang penting bagi instansi yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari dari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pemberian gaji dilakukan perbulan sehingga dalam hal ini pengawasan intern gaji telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan. Hasil pemberian gaji menjadi tanggung jawab kepala bagian keuangan ( bendahara ) .
Pengertian pengendalian internal gaji dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas menurut AICPA( American Institute of Certified Public Accounting). Dalam arti sempit prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistim sosial yang mempunyai wawasan/makna khusus yang berada dalam organisasi instansi .
yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh bagian atau fungsi lain dalam suatu organisasi instansi.
Demi terciptanya sistem informasi atas gaji serta pengawasan intern gaji yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dilakukan pembayaran gaji dan pelaksanaannya melibatkan beberapa bagian keuangan, bagian akuntansi, dan bagian internal auditor.
1. Bagian keuangan
Bagian keuangan bertugas memeriksa kebenaran perhitungan gaji yang telah disajikan oleh kepala bagian keuangan kemudian diberikan kepada masing-masing kabag lainnya.
2. Bagian akuntansi
Bagian akuntansi bertugas menandatangani semua bukti pembayaran gaji lalu membukanya kedalam buku besar gaji.
3. Internal auditor
BAB IV
PENUTUP
1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa peneliti mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengendalian dan pengawasan internal gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
1. Sistem pengawasan internal gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif,
2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji dilakukan secara tunai dan slip pembayaran gaji harus ditanda tangani oleh pegawai yang bersangkutan,
3. Catatan-catatan dan dokumen penting tentang kepegawaian disimpan dalam lemari dalam bundel-bundel dalam satu tahun anggaran yang termasuk daftar hadir para pegawai,
4. Sistem pengawasan internal gaji telah dilaksanakan dengan baik dan melibatkan beberapa bagian fungsi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terpisah, antara lain bagian keuangan,
2. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, peneliti mengemukakan beberapa saran sebagai berikut ini.
1. Pengawasan internal gaji telah efektif sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari,
2. Sistem pelaksanaan pengawasan internal gaji mengenai pembayaran, walaupun dalam perubahan pangkat dan tarif pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif mengingat tidak adanya keterlambatan dalam pembayaran. Hal ini tentunya dapat dipertahankan dan ditingkatkan sehingga kesejahteraan pegawai dapat bertahan lama, sehingga meningkatkan produktivitas pegawai,
3. Daftar hadir hendaknya ditandatangani langsung oleh pegawai yang bersangkutan, agar tidak terjadi tanda tangan yang sama dengan pegawai yang lainnya.
4. Sistem pengawasan internal terhadap gaji mengenai fungsi pemotongan yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih ditingkatkan antara fungsi keuangan dan akuntansi, agar dapat meningkatkan produktivitas instansi, karena segala bentuk tindakan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi dapat diminimalkan,
DAFTAR PUSTAKA
Farhmita, Aria, Amanugrahani, Taufik Hendrawan, 2500,Pengantar Akuntansi, Buku Satu, Edisi 21, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Hartadi, Bambang, 1999,Sistem Pengendalian Intern, Edisi ketiga, Penerbit Balai Pustaka Fakultas Ekonomi, Yogyakarta.
Mulyadi, 2001,Sistem Akuntansi, Cetakan Ketiga, Edisi Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Munawir, S, 1984,Auditing, Buku Satu, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Penerbit Liberty, Yogyakarta.
