TUGAS AKHIR
Pengawasan Intern Gaji Pada Fakultas Ekonomi USU
Oleh : Novi Widya Sari
072102076
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Alhamdulillah, Puji syukur yang tiada terhingga penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat sesuai dengan waktu yang direncanakan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun tugas akhir ini dengan judul “Pengawasan Intern Gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Dalam penulisan tugas akhir ini tidak mungkin dapat penulis selesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak, baik dukungan moril maupun materil. Untuk itu dari lubuk hati yang paling dalam, penulis menghaturkan rasa hormat dan ucapan terima kasih atas bantuan dan bimbingan yang tiada terkira nilainya, kepada semua pihak yang terlibat.
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara beserta seluruh Dosen dan Staf pengajar yang telah mencurahkan perhatian dan membekali ilmu serta berbagi pengalaman kepada penulis selama masa perkuliahan.
3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Hotmal Ja’far M.M, Ak. selaku Dosen Pembimbing penulis yang yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Teristimewa kepada kedua orang tua tercinta Abu Saukin Saputra dan Nurbaiti yang telah membesarkan ananda dengan rasa kasih sayang yang amat besar dan telah memberikan dorongan materiil dan spiritual kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Program Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang. Harapan penulis, semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat dan masukan bagi pembaca sehingga dapat membantu penulisan tugas akhir lainnya.
Medan, Maret 2010 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI. ... iii
DAFTAR GAMBAR………... v
DAFTAR TABEL……….... vi
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Rencana Penulisan ... 5
1. Jadwal Penulisan………... 5
2. Rencana Isi……… ... 5
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU.. ... 7
B. Struktur Organisasi dan Personalia. ... 10
C. Uraian Tugas (Job Description)……… .. 16
D. Jaringan Usaha/Kegiatan………. 21
E. Kinerja Usaha Terkini... 22
BAB III : TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Gaji ... 24
B. Unsur-unsur Gaji... 25
C. Sistem Penggajian... ... 28
D. Prosedur Perhitungan Gaji... .. 32
E. Pengawasan Intern Atas Gaji ... 35
BAB IV : PENUTUP A. Kesimpulan ... 40
B. Saran ... 41 DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di era globalisasi saat ini, perkembangan dunia usaha semakin pesat. Para pengusaha sedapat mungkin dituntut untuk dapat mengembangkan dan mempertahankan usahanya agar dapat bersaing dan tetap survive di bidangnya serta tidak tertinggal dengan perusahaan lainnya. Pertumbuhan dunia usaha yang pesat ini, dapat kita lihat dari banyak berdirinya perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang yang berbeda-beda, baik perusahaan jasa, perusahaaan dagang, atau perusahaan industri dalam bentuk usaha kecil, usaha menengah atau usaha besar.
Pada umumnya, setiap perusahaan bertujuan memaksimumkan laba dan mengembangkan usahanya kecuali perusahaan nirlaba. Berbagai sarana dan usaha dilakukan perusahaan dilakukan agar tujuan perusahaan dapat terealisasikan. Berhasil atau tidaknya suatu perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya faktor tenaga kerja. Perusahaan dalam melaksanakan kegiatan usahanya sangat membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai tenaga kerja.
pengaruh yang sangat besar karena dapat mempengaruhi sifat dan tingkah laku tenaga kerja dalam melaksanakan beban yang menjadi tanggung jawabnya.
Pada hakikatnya, tenaga kerja akan lebih produktif dan memiliki rasa cinta terhadap perusahaan apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji yang seimbang dengan kontribusinya terhadap perusahaan, dan sebaliknya apabila tenaga kerja tersebut tidak menerima gaji yang seimbang dengan kontribusinya di perusahaan, maka akan ada kemungkinan tenaga kerja tersebut akan berupaya melakukan tindakan-tindakan seperti: melakukan demo untuk kenaikan gaji, mogok kerja, dan melakukan kegiatan-kegiatan yang tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan dan dapat merugikan perusahaan.
Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan penggajian dari pemerintah akan membuat perusahaan lebih memperhatikan penentuan tarif gaji sehingga dapat menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan. Khususnya perusahaan yang mempunyai tenaga kerja dalam jumlah yang besar, maka pembayaran gaji di dalamnya harus diawasi. Walaupun demikian masih saja sering terjadi kecurangan-kecurangan dalam penetapan sampai pendistribusian gaji. Untuk mengatasi hal tersebut setiap perusahaan harus melakukan pengawasan internal gaji agar tercipta hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan tenaga kerja.
digunakan fakultas maka biaya gaji merupakan salah satu unsur utama dari pengeluaran yang dapat menyebabkan banyak resiko kemungkinan terjadinya kecurangan. Bagian keuangan merupakan bagian yang sangat rawan terhadap kecurangan dan penyelewengan terutama dalam hal pengeluaran kas seperti pembayaran gaji ini.
Beberapa jenis penyelewengan yang mungkin terjadi yaitu: sengaja memperbesar penjumlahan dalam buku daftar gaji, memperbesar dengan sengaja jumlah penghasilan pegawai dengan menambah jumlah jam kerja, sengaja tidak mencatat pengurangan atas gaji, dan tetap mencantumkan nama mantan pegawai dalam daftar gaji.
Hal ini bisa saja membuat mereka merasa kesulitan dalam mengadakan pengawasan atas gaji kepada para dosen dan pegawai. Mengingat masalah gaji merupakan masalah yang sangat sensitif, maka fakultas perlu mengembangkan suatu pengawasan intern gaji.
B. Perumusan Masalah
Pengawasan Intern atas gaji sangatlah penting dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap penetapan sampai pendistribusian gaji yang dapat merugikan tenaga kerja atau instansi itu sendiri. Dengan adanya pengawasan intern yang tegas dan objektif, fakultas dapat mendorong dosen dan pegawai untuk semakin produktif lagi dan bertindak jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Berdasarkan hal tersebut di atas maka penulis mencoba untuk membahas permasalahan “Bagaimana penerapan Pengawasan Intern Gaji pada Fakultas Ekonomi USU?”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan Pengawasan Intern Gaji pada Fakultas Ekonomi USU.
Manfaat penelitian adalah:
1. Bagi penulis, dapat menambah wawasan dan memperdalam pengetahuan secara teoritis maupun praktis mengenai pengawasan internal gaji dan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Studi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bagi instansi, dapat memberikan masukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Rencana Penulisan
Rencana penulisan terdiri dari jadwal observasi dan rencana isi. 1. Jadwal Penulisan
Adapun jadwal yang akan dilakukan adalah dimulai dari tanggal 11 Januari 2010 sampai dengan 28 Februari 2010. Agar lebih jelasnya dapat dilihat dari tabel berikut:
Tabel 1.1 Jadwal Penulisan
NO KEGIATAN JANUARI FEBRUARI III IV I II III IV 1 Pengajuan Judul
2 Pengajuan Dosen Pembimbing 3 Pengumpulan Data
4 Pengolahan dan Analisis Data 5 Penyusunan Tugas Akhir
6 Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir
7 Pengesahan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
• BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan.
• BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha kegiatan, kinerja
usaha terkini, serta rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
• BAB III : TOPIK PENELITIAN
Pada bab ini, penulis akan meguraikan pengertian gaji, unsur-unsur gaji, prosedur pencatatan gaji, prosedur perhitungan gaji dan pengawasan intern gaji.
• BAB IV : PENUTUP
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sunatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Studi Diploma-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan, b. Departemen Manajemen,
c. Departemen Akuntansi.
Sedangkan Program Studi Diploma–III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan,
b. Jurusan Keuangan, c. Jurusan Akuntansi.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Gambar 2.1.
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
_ _ _ _ _ _
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis DTM&, SpA(K) Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono, MS
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi ANGGOTA
Prof. Bachtiar Hassan Miraza Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi
Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi
Wahyu Ario Pratomo,SE, MEc
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Pj. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Pj. Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Hj. Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Nina Zailiana, S.Sos
C. Uraian Tugas (Job Description)
Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakulatas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan
fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan .
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan–kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari–hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai–nilai dan norma–norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Gaji
Instansi yang mempekerjakan orang disebut juga sebagai pegawai, secara umum disebut karyawan, dalam hal ini pegawai atau karyawan disebut menjual jasa tenaga kerja yang dipergunakan untuk memperoleh imbalan yang disebut gaji. Pada umumnya, jumlah gaji ditetapkan secara bulanan. Menurut instansi, gaji merupakan pembayaran yang dibayarkan kepada pimpinan, pengawas, pegawai tata usaha dan sebagainya. Beberapa pengertian gaji menurut para ahli.
B. Unsur-unsur Gaji
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai macam unsur-unsur gaji dan upah yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Yang dimaksud dengan unsure-unsur gaji yaitu bagian-bagian pendapatan atau penghasilan yang dimaksudkan kedalam daftar gaji karyawan dan setiap bulannya akan dibayarkan kepada karyawan-karyawan yang bersangkutan. Menurut G. Sugiyarso dan F. Winarni (2005;97) dalam buku Dasar-Dasar Akuntansi Perkantoran, unsur-unsur gaji seperti tertera di bawah ini :
1. Gaji Pokok, merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya.
2. Premi, adalah gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
3. Lembur, merupakan gaji yang diberikan kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya.
4. Bonus, merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang telah ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerintah dan serikat kerja.
5. Catu, merupakan gaji yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang misalnya minyak, gula, beras, dan sebagainya.
6. Perlengkapan dan Sarana Lain, merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung berupa bentuk jasa seperti hiburan, pelayanan kesehatan, dan tranportasi.
Dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator dalam bekerja. Gaji merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan.
Didalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah gaji merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan kepada pegawai. Unsur-unsur gaji pada perusahaan milik negara dan swasta memiliki perbedaan. Adapun unsur-unsur gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
1. Gaji pokok, adalah gaji yang diberikan kepada PNS/CPNS yang diangkat dalam satu pangkat/golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
2. Tunjangan istri/suami, adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/CPNS yang beristri/bersuami yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
3. Tunjangan anak, adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/CPNS yang mempunyai anak (anak kandung, anak tiri, dan anak angkat) yang belum berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri,
4. Tunjangan jabatan, adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku,
6. Tunjangan jabatan fungsional, adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara,
7. Tunjangan beras, adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dalam bentuk natura (beras) sebesar 10 kg per jiwa dalam bentuk natura (uang).
Potongan-potongan yang ada pada daftar gaji Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
• PFK Beras
• Simpanan wajib 10% • Sewa rumah
Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
• Honorarium Program S-1 Ekstensi • Honorarium Program S-1 Reguler • Honorarium Program D-3
Menurut Sunarto (2004), tujuan pembayaran gaji yaitu:
1. Mendukung pencapaian strategi dan sasaran jangka pendek perusahaan dan memastikan bahwa tenaga kerja memiliki tenaga kerja terampil,
2. Membantu untuk mengkomunikasikan nilai-nilai dan harapan kinerja perusahaan,
3. Mendukung manajemen dan perubahan dengan menyesuaikan budaya gaji,
4. Mendorong kinerja bernilai lebih dengan memfokuskan pada penggajian kinerja dan bidang-bidang yang memungkinkan tercapainya nilai lebih secara maksimal,
5. Memotivasi semua anggota perusahaan, 6. Memajukan kerjasama yang baik.
C. Sistem Penggajian
Sebelum penulis menguraikan prosedur-prosedur yang terdapat dalam sistem penggajian, terlebih dahulu penulis akan menjelaskan dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian karena dokumen-dokumen tersebut sangat diperlukan dalam melaksanakan prosedur penggajian. Dokumen-dokumen yang secara umum digunakan dalam sistem penggajian menurut Mulyadi (2001), yaitu :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji, dokumen-dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain,
2. Kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan, 3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu
yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu,
4. Daftar gaji, dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan,
5. Rekap daftar gaji, dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji,
6. Surat pernyataan gaji, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji,
7. Amplop gaji, uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji,
8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji.
pekerjaan”. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Pembuat Data
Bagian pembuat data bertugas mengolah data dimana data harus selalu dicek apakah ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara otomatis akan berubah oleh database.
Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data-data tersebut ke biro rektor, di biro rektor bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPT). Setelah itu, baru pihak Fakultas ini ke Kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) untuk disetujui.
2. Bendaharawan
Setiap tanggal 1, dana yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening Bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek, dan nomor Fakultas, setelah itu dana diambil ke Bank Mandiri. Di Fakultas gaji dibagi ke pegawai maupun dosen.
3. Internal Auditor
Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan.
Menurut Mulyadi (2001) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur yaitu:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik,
2. Prosedur pencatatan waktu kerja, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut,
3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan,
4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja,
5. Prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
D. Prosedur Perhitungan Gaji
Besar kecilnya gaji pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibayar setiap akhir bulan serta tunjangan lainnya. Gaji pegawai bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh instansi. Gaji pokok yang diterima pegawai berbeda jumlahnya, karena dipengaruhi oleh tingkat jabatan dan kedudukan dalam instansi. Gaji pokok pegawai juga menerima tunjangan lainnya.
RUMUS SECARA SISTEMATIS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA :
PENDAPATAN BERSIH = GAJI POKOK + TUNJANGAN – POTONGAN
Ketetapan jam kerja yang berlaku pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain sebagai berikut.
1. Hari kerja
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan 6 (enam) hari jam kerja bagi pegawai dalam 1 minggu yang dimulai pada hari senin sampai sabtu.
a. Senin – Kamis
Masuk : 08:00 – 12:00 wib Istirahat : 12:00 – 13:00 wib Masuk kembali : 13:00 – 14:00 wib b. Jumat
c. Sabtu
Masuk : 08:00 – 13:00 wib 2. Hari istirahat
Pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari pekerjaan dalam batas tertentu dan istirahat makan siang terhitung 1 jam pukul 12:00 – 13:00 wib. Istirahat mingguan jatuh pada hari Minggu dan untuk hari libur nasional, semua pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh.
3. Cuti
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cuti memiliki dua bagian yaitu cuti tahunan selama 2 minggu dan cuti melahirkan selama 2 bulan.
Adapun perhitungan gaji yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. gaji pokok besarnya sesuai dengan pangkat, golongan serta ruang gaji menurut ketentuan yang berlaku,
2. tunjangan istri/suami sebesar 10% dari gaji pokok,
3. tunjangan anak sebesar 2,5% dari gaji pokok dalam hal kedua-duanya suami/istri, pegawai negeri tunjangan keluarga (istri/suami/anak) dibayarkan kepada pegawai negeri yang gaji pokonya lebih tinggi,
4. tunjangan jabatan diberikan menurut ketentuan yang berlaku,
6. tunjangan beras besarnya ditentukan sesuai dengan keputusan menteri keuangan.
Tabel 3.1
Daftar Perhitungan Gaji Pada Fakultas Ekonomi USU
E. Pengawasan Intern Atas Gaji
keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, sedangkan pengertian dari pengendalian intern gaji merupakan suatu proses, dijalankan oleh orang, dapat diaharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris, dan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan dalam bidang pelaporan keuangan, kepatuhan, operasi. Berbeda dengan pengawasan intern gaji merupakan pengawasan yang sangat membantu pimpian dalam suatu organisasi dalam melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan yang penting bagi instansi yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari dari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pemberian gaji dilakukan perbulan sehingga dalam hal ini pengawasan intern gaji telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan. Hasil pemberian gaji menjadi tanggung jawab kepala bagian keuangan (bendahara) .
Berikut dijelaskan beberapa pengertian pengawasan intern menurut menurut para ahli:
1. Menurut Mulyadi (2001,373):
Suatu proses yang dijalankan oleh Dewan Komisaris, manajemen dan karyawan lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut :
a. Laporan keuangan yang dapat diandalkan,
2. Menurut S. Carl Warrens, James M. Reeve, dan Philip E. Fees (2005,229):
“Kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perUndang-Undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.”
3. Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia dalam buku Standar Akuntansi Keuangan (2002,29):
“Organisasi serta metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisien usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah dilegalisirkan”.
Dari defenisi diatas, pengawasan intern atas gaji adalah suatu keadaan dimana prosedur kerja yang diikuti dapat menghindari penyelewengan, penggelapan, kecurangan, dan pencurian yang setidak-tidaknya dapat mengurangi terjadinya bentuk-bentuk perbuatan tersebut.
Menurut Indra Bastian (2001;52) dalam buku Akuntansi Sektor Publik di Indonesia,
AICPA (American Institute of Certified Public Accounting) mengklasifikasikan pengawasan intern dalam pengawasan akuntansi (Accounting Control) dan pengawasan administrasi (Administration Control).
1. Pengawasan Akuntansi (Accounting Control)
Meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan terutama dengan data akuntansi dan berhubungan langsung dengan pengamanan terhadap kekayaan perusahaan dan keandalan catatan keuangan.
2. Pengawasan Administrasi (Administration Control)
Pengawasan administrasi atau biasa disebut feedback control mencapai tujuan ketaatan terhadap kebijakan pimpinan yang tidak langsung berhubungan dengan catatan keuangan (analisis statistik, praktek-praktek yang sehat dan sebagainya). Menurut IAI dalam buku Standar Akuntansi Keuangan (2002;319) terdapat 5 komponen pengawasan intern, antara lain :
1. Lingkungan pengawasan menetapkan corak suatu organisasi mempengaruhi kesadaran pengawasan orang-orangnya. Lingkungan pengawasan merupakan dasar untuk semua komponen pengawasan intern, menyediakan disiplin dan struktur. 2. Penaksiran risiko merupakan identifikasi dan entitas terhadap
risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.
3. Aktivitas pengawasan merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
4. Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
5. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengawasan sepanjang waktu.
Dengan adanya pengawasan intern atas gaji maka tingkat penyelewengan oleh pihak tertentu dapat diminimalisir sehingga kondisi keuangan perusahaan dapat lebih terawasi. Dana-dana yang keluar dan dana-dana yang masuk akan lebih mudah diawasi apabila dilakukan pengecekan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ini kegiatan operasional yang dilakukan pegawai-pegawainya harus tetap diawasi karena tidak menutup kemungkinan apabila perusahaan kurang tegas maka pegawai akan melakukan penyelewengan terhadap dana kas masuk dan dana kas keluar.
Demi terciptanya sistem informasi atas gaji serta pengawasan intern gaji yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dilakukan pembayaran gaji dan pelaksanaannya melibatkan beberapa bagian keuangan, bagian akuntansi, dan bagian internal auditor.
1. Bagian keuangan
Bagian keuangan bertugas memeriksa kebenaran perhitungan gaji yang telah disajikan oleh kepala bagian keuangan kemudian diberikan kepada masing-masing kabag lainnya.
2. Bagian akuntansi
Bagian akuntansi bertugas menandatangani semua bukti pembayaran gaji lalu membukanya kedalam buku besar gaji.
3. Internal auditor
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
A. Kesimpulan
Berdasarkan data dan hasil riset (survey), penulis mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
1. Sistem pengawasan intern gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif,
2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji dilakukan secara tunai dan slip pembayaran gaji harus ditanda tangani oleh pegawai yang bersangkutan,
3. Catatan-catatan dan dokumen penting tentang kepegawaian disimpan dalam lemari dalam bundel-bundel dalam satu tahun anggaran yang termasuk daftar hadir para pegawai,
5. Sistem perhitungan gaji yang diterapkan diterapkan berdasarkan yang berlaku didalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mengemukakan beberapa saran sebagai berikut ini.
1. Pengawasan intern gaji telah efektif sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari,
2. Sistem pelaksanaan pengawasan intern gaji mengenai pembayaran, walaupun dalam perubahan pangkat dan tarif pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif mengingat tidak adanya keterlambatan dalam pembayaran. Hal ini tentunya dapat dipertahankan dan ditingkatkan sehingga kesejahteraan pegawai dapat bertahan lama, sehingga meningkatkan produktivitas pegawai,
3. Daftar hadir hendaknya ditandatangani langsung oleh pegawai yang bersangkutan, agar tidak terjadi tanda tangan yang sama dengan pegawai yang lainnya,
DAFTAR PUSTAKA
Akmal. 2005. Pemeriksaan Internal (Internal Audit). Edisi Pertama. Cetakan Pertama. Penerbit Indeks. Jakarta.
Bastian, Indra. 2001. Akuntansi Sektor Publik. Penerbit BPFE Yogyakarta. Yokyakata.
Farhmita, Aria, Amanugrahani, Taufik Hendrawan, 2005, Pengantar Akuntansi, Buku Satu, Edisi 21, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan Amir Abadi Yusuf. Buku Satu. Edisi Keempat. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
Ikatan Akuntansi Indonesia. 2002. Standar Akuntansi Keuangan. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Cetakan Ketiga, Edisi Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Sugiyarso, G dan F Winarni. 2005. Dasar-Dasar Akuntansi Perkantoran. Penerbit Media Pressindo. Yogyakarta.
Sunarto. 2004. Manajemen Imbalan. Seri Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : AMUS.
Warrens, S Carl, James M Reeve, dan Philip E Fess. 2005. Pengantar Akuntansi. Edisi Kelima. Penerjemah Aria Farahmita Amanaugrahani dan Taufik Hendra. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
