TUGAS AKHIR
PENGAWASAN INTERNAL KAS MENGURANGI KEMUNGKINAN KECURANGAN TERHADAP KAS PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA OLEH:
HELMI ZUL KHAIRIAH SRG 072101098
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
Fakultas Ekonomi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim,
Puji dan syukur penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT, karena berkat Rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang
berjudul “Pengawasan Internal kas Mengurangi Kemungkinan Kecurangan Terhadap Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Dimana tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah guna memenuhi salah satu
syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Diploma III pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pada kesempatan ini, penulis ingin
mengucapkan treima kasih yang terdalam kepada :
1. Ayahanda tercinta M. Zein Siregar, dan Almarhumah Ibunda tercinta Rukiyah Sitorus, yang dengan penuh kesabaran telah mendidik penulis dan
banyak memberikan dukungan kepada penulis baik moril maupin materil, serta selalu mendoakan penulis disetiap kesempatan.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS, selaku Ketua Program Studi
Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Syafrizal Helmi Situmorang, SE, Msi, selaku Sekretaris
5. Ibu Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, M.si, selaku dosen pembimbing penulis yang telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dalam
menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Seluruh Dosen / Staf Pengajar serta Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan ilmu kepada
penulis.
7. Buat kakak dan abang tersayang, terima kasih atas dukungan dan doa
kalian selama ini.
8. Buat teman-teman semasa SMA (Ayu, Adek, Melva, Dede…….), buat teman-teman Jurusan Keuangan stambuk 07, (khususnya buat Kiki, Fisca,
Leoni, Wirdah, Suryai dan Ros), serta teman-teman satu kelompok magang (Mitha, Vira, Rara, Fida dan Rahmat), terima kasih atas
persahabatan yang terjalin selama ini, dan buat yang lainnya yang tidak bisa disebutkan satu-persatu.
Akhir kata, penulis bersyukur kepada Allah SWT atas segala bantuan yang telah diberikan, semoga akan memperoleh balasan yang berlipat ganda dari Nya,
dan semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi yang menggunakannya, dan menjadi amal bagi penulis. Amin yaa Rabbal Alamin………..
Medan, Maret 2010
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
DAFTAR GAMBAR ... iii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Permasalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei/ Observasi ... 5
2. Rencana Isi ... 5
BAB II PROFIL INSTANSI/ LEMBAGA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 8
2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 8
3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 9
B. Jenis Usaha Kegiatan ... 10
C. Struktur Organisasi ... 10
D. Job Description ... 13
E. Kinerja Usaha Terkini ... 17
DAFTAR GAMBAR
Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perusahaan/instansi (dalam hal ini instansi pendidikan) yang besar selalu
berhadapan dengan kendala-kendala yang berhubungan dengan pengawasan harta bendanya, khususnya masalah kas, dimana sebagian besar transaksi yang
dilakukan perusahaan / instansi selalu melibatkan kas. Apalagi dengan perkembangan teknologi yang terjadi pada masa sekarang yang memungkinkan terjadinya penyalahgunaan kas, dengan demikian perusahaan harus lebih aktif
dalam melakukan pengawasan terhadap kas.
Teknologi yang semakin maju mempengaruhi perkembangan pada setiap
perusahaan maupun lembaga, baik swasta maupun pemerintah. Masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan / instansi juga semakin rumit terutama dalam penyajian laporan keuangan. Oleh karena itu, profesi akuntan memegang peranan
yang sangat penting dalam membantu menyusun laporan keuangan. Dalam fungsi manajemen, pengawasan merupakan tanggung jawab yang tidak dapat diabaikan.
Didalam mencapai tujuannya, perusahaan / instansi selalu menghadapi persoalan baik yang berasal dari dalam maupun dari luar. Dilihat dari ciri-ciri dan kepentingannya, kas selalu menjadi obyek utama yang disalahgunakan, untuk itu
Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas perusahaan / instansi agar sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan sebelumnya. Salah satu cara untuk melaksanakan pengawasan adalah dengan menyusun sistem pengawasan internal kas yang memadai dan tentunya dapat dipertanggung jawabkan pelaksanaannya dalam mengamankan harta suatu
perusahaan / instansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong karyawan untuk selalu mematuhi kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen
sehingga kecurangan dan penyalahgunaan kas dapat diminimalisasi atau dapat dihindari. Dengan kata lain, pengawasan internal yang baik didalam suatu perusahaan / instansi dpat menunjang keberhasilan setiap keputusan dan
peratturan yang telah ditetapkan serta dapat mendukung keberhasilan operasi suatu perusahaan/ instansi ( dalam hal ini lembaga pendidikan ).
Kas merupakan asset perusahaan yang paling lancar (likuid) dari seluruh aktiva yang ada. Ini karena setiap transaksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan / instansi selalu berhubungan dengan kas. Oleh karena itu kas menjadi objek yang
paling mudah untuk diselewengakan, sehingga banyak pihak yang berusaha menyelewengkan kas dengan berbagi cara. Oleh karena itu, maka perlu adanya
pengawasan intern yang efektif terhadap kas. Apabila pengawasan internal terhadap kas dalam sebuah perusaaan/instansi berjalan dengan efektif maka penyalahgunaan kas dapat diketahui dengan mudah.
Dengan landasan pemikiran diatas, maka penulis memilih judul
B. Permasalahan
Sesuai dengan judul yang diambil, maka penulis mengajukan masalah
pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini, yaitu sejauh mana peran pengawasan internal kas baik secara operasional maupun dari sisi pembukuan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun perumusan masalah yang akan dibahas pada Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana Sistem Pengawasan Internal Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Apa yang menjadi tujuan dari sistem pengawasan internal kas
3. Apa yang menjadi syarat atau unsur mutlak dalam suatu system pengawasan internal kas
4. Apakah pengawasan internal kas yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efisien atau dengan kata lain dapat mencegah penyelewengan dan penyalahgunaan yang
mungkin dapat terjadi.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian yang ingin dicapai penulis adalah:
a. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengawasan internal kas pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui tujuan dan syarat mutlak dari sistem pengawasan
c. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan sistem pengawasan internal kas yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
d. Untuk mengetahui apakah pengawasan internal kas yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU telah berjalan efektif dan efisien.
D. Manfaat penelitian
Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis adalah:
a. Bagi penulis, untuk menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.
b. Bagi fakultas, dapat digunakan sebagai masukan yang bermanfaat dalam
melaksanakan pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.
c. Bagi pembaca, dapat digunakan sebagai bahan penambah ilmu
E. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei / observasi
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl.T.M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Table 1.1 dibawah ini:
No Kegiatan Minggu Ke
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara selama beberapa minggu, yakni mulai tanggal 02 Februari 2010 – 26 Februari 2010.
2. Rencaan isi
Penulis akan memberikan gambaran rencana isi yang membuat lebih
tararahnya penulisn Tugas Akhir ini. Penulis membagi pembahasan tugas akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud,
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini akan diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, maksud
dan tujuan penelitian, rencana penulisan yang mencakup jadwal survey dan rencana isi.
BAB II : PROFIL FAKULTAS
Bab ini meliputi sejarah singkat Instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB III : TOPIK PENELITIAN
Pada bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian,
fungsi, tujuan dan manfaat pengawasan intern dan juga mengenai pengertian dan fungsi kas, serta prosedur pengawasan intern kas, serta
prosedur pengawasan intern kas yang diterapkan oleh perusahaan. BAB IV : PENUTUP
Dalam bab ini penulis mencoba mengambil kesimpulan dan memberikan
saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang
BAB II
PROFIL INSTANSI / LEMBAGA
C. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau
diluar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya, Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam ( Universitas Syiah Kuala ) Kota Kutaraja ( Banda
Aceh ), dan Sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai
nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja ( sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
memperoles status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Imu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang
berlaku terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pemdidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu:
1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
C. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu fakultas ekonomi terkemuka yang terkenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing dilapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organiasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Gambar II : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan
Pembantu rektor
Dekan dan
Pembantu dekan pertimbangan Dewan Fakultas
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas
Unit Penunjang
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
1.Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengbdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
j. Malaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2.Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian / pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat dilingkungan fakultas
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah dilingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorium, lembur, Vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4.Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Memverifikasikan usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses pengangkatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5.Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6.Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumah tanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian. E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai
macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mnahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian
kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan
terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain: 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB II
PROFIL INSTANSI / LEMBAGA
C. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau
diluar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya, Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam ( Universitas Syiah Kuala ) Kota Kutaraja ( Banda
Aceh ), dan Sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai
nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja ( sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
memperoles status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Imu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang
berlaku terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pemdidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu:
1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
C. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu fakultas ekonomi terkemuka yang terkenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing dilapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organiasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Gambar II : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan
Pembantu rektor
Dekan dan
Pembantu dekan pertimbangan Dewan Fakultas
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas
Unit Penunjang
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
1.Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengbdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
j. Malaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2.Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian / pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat dilingkungan fakultas
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah dilingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorium, lembur, Vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4.Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Memverifikasikan usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses pengangkatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5.Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6.Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumah tanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian. E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai
macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mnahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian
kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan
terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain: 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pada bab ini saya akan membahas permasalahan seperti yang disebutkan
pada bab sebelumnya, adapun permasalahn yang dibahas yaitu:
1. Bagaimana Sistem Pengawasan Internal Kas pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Apa yang menjadi tujuan dari sistem pengawasan internal kas
3. Apa yang menjadi syarat atau unsur mutlak dalam suatu system
pengawasan internal kas
4. Apakah pengawasan internal kas yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efisien atau dengan kata lain dapat mencegah penyelewengan dan penyalahgunaan yang mungkin dapat terjadi.
Maju mundurnya suatu fakultas sangat bergantung pada cara pengelolaan manajemen yang ditetapkan. Sedangkan berhasil tidaknya manajemen dalam
menjalankan tugasnya akan tercermin dalam laporan keuangan yang disajikan, dalam hal ini pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan agar dapat
berjalan dengan baik.
Untuk itu sistem yang dijalankan fakultas haruslah sistem yang baik agar
pada aktiva. Dan tentunya sebelum pengawasan dilakukan, harus dipastikan pihak-pihak yang menjadi pengawas tersebut haruslah orang-orang yang jujur,
profesional dan tentunya loyal terhadap fakultas.
Seorang pemimpin apapun jabatannya mempunyai tugas merencanakan, dan mengupayakan agar rencana tersebut dapat tercapai. Karena tujuan
pengawasan adalah upaya merealisasikan rencana, maka fungsi pengawasan itu sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri.
Sistem pengawasan internal adalah seluruh sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk menjaga harta perusahaan dari kelalaian atau kesalahan ( errors ), kecurangan ( frauds ), ataupun kejahatan (irregularities).
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat pengawasan internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara-cara dan
prosedur-prosedur yang bertujuan untuk : 1. Melindungi harta atau aktiva perusahaan
2. Memeriksa pencermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi
yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya 3. Meningkatkan efisiensi kerja karyawan
4. Mendorong dipatuhi kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan
Pengawasan internal kas meliputi 3 hal:
1. Pengawasan akuntansi
Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu
disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau
wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus.
b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi
atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahaan / instansi.
c. Pengawasan atas harta perusahaan / instansi diberikan hanya dengan persetujuan atau wewenang pimpinan.
d. Jumlah aktiva/harta kekayaan perusahaan/instansi seperti yang tercantum
dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya diambil jika terjadi
perbedaan.
2. Pengawasan administratif
Pengawasan administratif meliputi ( tetapi tidak terbatas pada ) rencana serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan
wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan
tanggungjawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengawasan akuntansi atau transaksi.
3. Pengawasan penggunaan
Tujuan dari pengawasan ini adalah untuk mengetahui apakah suatu barang
atau inventaris sudah benar penggunaannya. Penggunaan ini penting artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada.
Disamping itu hal lain yang dapat dilihat bahwa sistem pengawasan internal kas yang telah dilaksanakan dapat dilihat dengan adanya pemisahan tugas
secara fungsional, maksudnya dimana setiap bagian telah mempunyai tugasnya masing-masing yang harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan selama kegiatan operasional.
Menurut Suharli ( 2006;173 ), “kas dan setara kas adalah investasi yang
sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat
dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko
perubahan nilai yang signifikan”.
Ciri-ciri sistem pengawasan internal yang baik adalah sebagai berikut :
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem organisasi dan tanggungjawab yang jelas
d. Kebijaksanaan personalia yang baik
e. Badan atau staf internal auditor yang cakap
f. Dewan komisaris yang kompeten dan cakap.
Kas tidak mempunyai tanda kepemilikan khusus dan mudah dipindahtangankan. Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin
bahwa:
a. Setiap pengeluaran kas telah susuai dengan tujuan penggunaan yang telah
ditetapkan
b. Kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima c. Tidak ada penyalahgunaan terhadap kas perusahaan.
Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan dan pengawasan internal terhadap kas harus mendapat perhatian
yang serius oleh manajemen. Dimana setiap pengawasan internal terhadap kas harus diciptakan untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan manajemen.
Secara garis besar pengawasan kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu : Administrative dan acconting control sesuai dengan tanggung jawab manajemen
terhadap kas yang secara umum terdiri dari :
a. Menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjalin kelancaran operasi perusahaan / instansi
c. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian-kerugian sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau
penyalahgunaan wewenang.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas, mencakup :
a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi
akan melalui kas juga.
b. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi. Perkreditan piutang
disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah, kemungkinan perkreditan juga akan salah.
c. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas.
d. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya
kesalahan pada perkiraan yang lainnya.
Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi
harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
Adanya suatu perencanaan kas mutlak diperlukan agar setiap saat
yang berlebihan dapat mengakibatkan adanya pemborosan, bahkan dapat menghilangkan kesempatan untuk mendapat suatu manfaat.
B. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas 1. Tujuan sistem pengawasan internal kas
Adapun tujuan dari sistem pengawasan internal kas adalah sebagai berikut: a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan
Tanggung jawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya pengawasan internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab secara
tepat.
Jadi, perlindungan yang diharapkan dari pengawasan internal agar
berfungsi dengan baik adalah dengan mereduksi kerugian yang disebabkan oleh kas, misalnya dengan mengurangi kemungkinan kesalahan. Dengan adanya pengawasan internal yang baik akan menyebabkan pihak-pihak yang
berkepentingan terhadap perusahaan / instansi akan menaruh kepercayaan kepada ketelitian data yang tersedia.
b. Menjaga ketelitian data akuntansi
Sistem akuntansi dan administrasi sangat diperlukan guna menjaga ketelitian data akuntansi yang ada, sistem tersebut dapat berjalan baik dengan
mengadakan formulir dan bukti pencatatan sebagai dasar pengawasan, suatu transaksi tidak diserahkan kepada satu orang saja tetapi kepada beberapa orang
petugas-petugas yang terkait dengan transaksi tersebut. Dengan adanya formulir atau bukti pencatatan yang tersedia, akan dapat diketahui apakah pencatatan itu
dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada atau tidak. c. Mewujudkan efisiensi kerja
Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu sistem dan
prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan / instansi, sehingga pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tertib.
d. Membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan.
Dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang telah adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas, diharapkan serta adanya
pemisahan tanggung jawab yang jelas, diharapkan dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
2. Fungsi pengawasan internal kas
Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengawasan internal kas secara rinci
yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang mungkin terjadi didalam pencatatan. Struktur pengawasan internal kas tersebut harus memberikan
kepastian pada:
a. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (valid)
Struktur pengendalian internal kas tidak dapat memberikan transaksi fiktif,
c. Dalam hal ini, jika suatu transaksi tidak diotorisasi, maka dapat mengakibatkan otorisasi yang curang.
d. Setiap transaksi yang terjadi harus dicatat
Hal ini dilakukan guna mencegah hilangnya setiap transaksi dari catatan e. Setiap transaksi harus dinilai dengan cepat dan tepat
Pengendalian yang memadai harus disertai dengan prosedur untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan transaksi pada
berbagai langkah-langkah proses pencatatan.
f. Transansi yang terjadi harus diklasifikasikan dengan tepat.
Pengklasifikasian perkiraan yang tepat sesuai dengan kode perkiraan klien
harus dicatat dalam jurnal.
g. Transaksi yang terjadi dicatat pada waktu yang tepat
h. Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar.
C. Unsur-unsur Pengawasan Intrenal Kas
Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengawasan internal adalah sebagai berikut:
1. Suatu rencana organisasi harus memiliki pemisahan fungsi secara tepat.
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab
fungsional dalam organisasi harus dipisahkan berdasarkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, dan pendapatan serta biaya.
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan
merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data keuangan yang tepat. Klasifikasi data keuangan dapat dilakukan
dalam rekening-rekening buku besar, Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut :
a. Membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan dengan ekonomis, meliputi rekening-rekening yng diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti semua harta, hutang,
pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan operasi.
3. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
a. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya.
b. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak
c. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengawasan internal kas.
4. Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggung jawabnya
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem
pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak
D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU 1. Prosedur penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggung jawaban
kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputeriasasi.
Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU secara lebih rinci meliputi:
a. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor.
b. Pihak Fakultas mengirim rencana Anggaran ke Biro Rektor.
c. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana Anggaran tersebut.
d. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang nilainya sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya.
e. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang / cek
f. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima dari Biro Rektor.
g. Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas ( Bagian Keuangan Fakultas ) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional fakultas.
i. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai pertanggung
jawaban fakultas.
j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Biro Rektor.
Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Fakultas
Prosedur Penerimaan Kas
Gambar 3.1 : Prosedur penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Setoran SPP
Biro Rektor USU
Mengirimkan Cek
Fakultas Ekonomi
Pengelolaan Dana Oleh
Pembukuan Melampirkan Bukti
Penerimaan cek
Realisasi Anggaran Biro Rektor
Mencatat di Buku Besar Keuangan
2. Prosedur pengeluaran kas
Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi
serangkaian proses baik manual maupun yang terkomputerisasi mulai dari pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta laporan keuangan dalam rangka pertanggung jawaban yang berkaitan dengan
pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh
Fakultas Ekonomi USU meliputi :
a. Menerima berkas kwitansi tagihan pembayaran b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang
c. Membuat bukti pengeluaran kas/cek serta mencetaknya
d. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di
bukti pengeluaran kas/cek
e. Meminta pengesahan pejabat ( Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank.
f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek / giro.
g. Menandatangani / meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar
pada cek/giro
h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran.
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU terdiri atas:
1) Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.
2) Kwitansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran.
3) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara/pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan.
4) Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank.
5) Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
6) Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.
7) Bukti pembayaran pajak (pph Pasal 21 dan 22 )
Bagan Prosedur Pengeluaran Kas
Gambar 3.2 : prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Menerima berkas Tagihan pembayaran
Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran
Membuat bukti pengeluaran kas
Memaraf / meminta tanda tangan Pengesahan pembayaran
Meminta pengesahan pejabat ( pudek II ) yang berhak
menytujui
Mencatat pengeluaran di buku besar keuangan
Membuat laporan realisasi anggaran
Untuk pembayaran melalui Bank dibuatkan
E. Jenis- Jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Jenis-Jenis penerimaan kas
Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari :
a. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program studi S1 reguler maupaun mandiri, Diploma III, Ekstensi, dll.
b. Sumbangan pribadi
c. Sumbangan instansi / perusahaan.
Namun dalam tugas akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam
mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP mahasiswa. Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin.
2. Jenis-Jenis pengeluaran kas
Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik
keperluan operasi program S-1 reguler, Mandiri, program Diploma III, dan Ekstensi, secara umum mencakup :
a. Belanja pegawai
Belanja pegawai terdiri dari : 1) Pendidikan, mencakup :
a) Kuliah di kelas
b) Dosen pembimbing dan penguji skripsi
d) Pelaksanaan administrasi
e) Pengawas ujian/koreksi/panitia ujian
f) Pembimbing praktikum / PKL g) Tim penilai karya ilmiah h) Penulis karya ilmiah
i) Tim pengembangan program pendidikan j) Dll…
2) Biaya penelitian
3) Pengabdian kepada masyarakat
4) Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat
5) Pembinaan kerumaah tanggaan dan lingkungan kampus b. belanja barang, mencakup :
1. Bahan 2. Inventaris
3. Langganan daya dan jasa, seperti rekening telepon
4. Penyelenggaraan, mencakup : a) Proses belajar-mengajar
b) Seminar dan workshop
c) Penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran
c. Belanja pemeliharaan, mencakup : 1. Pemeliharaan perabot / inventaris
2. Pemeliharaan kendaraan operasional
3. Pemeliharaan investasi dan peralatan / perabot penunjang 4. Pemeliharaan gedung, instalasi air dan listrik
5. Dll…
d. Belanja perjalanan, mencakup :
1. Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai
2. Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi 3. Dll…
F. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
1. Sistem pengawasan internal penerimaan akas Fakultas Ekonomi USU Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi USU maka pihak manajemen menerapkan hal-hal berikut :
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas secara tegas dan pasti. b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya
pemasukan kas.
c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.
e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh orang yang berwenang setiap periodenya.
f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.
g. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup umtuk kebutuhan
sehari-hari dan selebihnya disimpan di bank.
2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Fakultas Ekonomi USU Sistem pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Fakultas menetapkan bagian-bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam
jumlah tertentu.
b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang-kurangnya oleh 2 bagian.
c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang
berbeda.
e. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.
f. Bagian keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A.Kesimpulan
Berdasarkan data yang telah disusun oleh penulis maka dapat disimpulkan
bahwa setiap perusahaan (dalam hal ini lembaga pendidikan) harus tetap menjaga jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi pembiayaan operasionalnya sehari-hari.
Manajemen kas yang efektif juga memerlukan pengawasan internal yang baik guna melindungi kas dari pencurian atau penggelapan kas. Hal ini karena kas merupakan aktiva yang paling lancar, sehingga lebih mudah untuk diselewengkan
jika tidak dijaga dengan baik.
Secara umum sistem pengawasan kas selalu membedakan antara pihak
yang menangani pemasukan & pengeluaran dengan pihak yang melakukan pembukuan. Hal ini bertujuan mengurangi kemungkinan terjadinya manipulasi dalam pencatatan/pembukuan.
Karakteristik dari suatu kas adalah :
1. Menetapkan tanggung jawab dan tugas secara khusus dalam menangani
penerimaan & pengeluaran kas.
2. Mengadakan pemisahan terhadap penanganan dan pencatatan penerimaan kas. 3. Mengadakan audit internal pada selang waktu tertentu, terutama pemeriksaan
terhadap keadaan kas perusahaan.
4. Memilih dan menetapkan karyawan yang jujur dalam memegang kas
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan internal kas pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis dapat menarik
kesimpulan sebagai berikut :
1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi USU dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan
pembagian tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengawasan internal kas yang dilakukan
fakultas.
2. Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi USU berasal dari SPP Mahasiswa, Bantuan dana dari Pemerintah dan Sumbangan Masyarakat.
3. Pengawasan internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara yang dipakai dalam suatu perusahaan/instansi untuk mengawasi kegiatan
perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan dari penyelewengan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan secara baik.
4. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan & disimpan oleh
B. Saran
Berdasarkan data-data yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis
akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan penulis sebagai uraian terakhir dari penulisan Tugas Akhir ini. Semoga saran ini akan bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. Beberapa saran yang ingin penulis
ungkapkan adalah sebagai berikut :
1. Sistem pengawasan yang berlaku di Fakultas Ekonomi USU hendaknya dapat
dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus, mengingat semakin berkembangnya kemajuan disegala bidang terutama didunia pendidikan. 2. Sebaiknya selalu dilakukan pemeriksaan ketelitian terhadap angka dalam
penjumlahan dan pencatatan penerimaan kas dan dibuat laporan Realisasi harian untuk pengeluaran kas sehari-harinya.
3. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan pada Fakultas Ekonomi USU sebaiknya semua kwitansi yang telah dibayar, dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya, sebelumnya harus disesuaikan
tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas.
DAFTAR PUSTAKA
Harahap, Sofyan Syafri, 2001. Sistem Pengawasan Manajemen ( Management Control System ), Jakarta : Pustaka Quantum.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta : Salemba Empat.
Siamat, Dahlan. 2004. Manajemen Lembaga Keuangan, Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Suharli, Michell, 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Perdagangan, edisi pertama, Yogyakarta : Graha Ilmu.
