Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Pt Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan

Teks penuh

(1)

1 UNIVERSITAS SUMATRA UTARA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh: LIA KURNIATI

122101057

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATRA UTARA

(2)

2

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan nikmat sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.tugas akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar ahli madya pada fakultas ekonomi dan bisnis universitas sumatra utara. Penulis menyadari bahwa dalam tugas akhir ini masih banyak kekurangan,sehingga penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang membangun untuk memperbaiki kesalahan dan kekurangan tersebut.

Penulis mendapatkan banyak bimbingan,bantuan serta dukungan dari berbagai pihak dalam penyelesaian tugas akhir ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec,Ak Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara

2. Bapak Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc, Ak selaku Pembantu Dekan I Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara

3. Bapak Drs. H. Arifin Lubis MM, Ak selaku Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara

4. Bapak Drs. Ami Dilham, M.Si selaku Pembantu Dekan III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara

5. Ibu Yeni Absah, SE, M.Si selaku ketua program studi D-III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara

6. Bapak Syahfrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku sekretaris program studi D-III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara

7. Bapak Drs. Liasta Ginting MS.i, selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu,tenaga, dan pikiran kepada penulis dalam memberikan bimbingan untuk menyelesaikan tugas akhir ini

(3)

3

9. Teristimewa untuk kakak saya tersayang Sri Ramadani dan Adik saya tersyang M.fadhlan serta seluruh keluarga besar yang telah memberikan dukungan dan doa

10.Bapak Pimpinan dan seluruh pegawai PT Perkebunan Nusantara III yang telah membantu penulis selama melakukan magang dan riset di perusahaan 11.Ucapan terima kasih untuk keluarga besar BP2M FEB USU dan UKMI

AD DAKWAH yang senantiasa memberikan dukungan pada penulis

12.Para sahabat dan teman teman yang telah banyak membentu dan memberikan masukan

Demikianlah tugas akhir ini disusun dengan segala keterbatasan Penulis,semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan semua pihak yang memerlukannya.

Medan,Mei 2015

(4)

4 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...i

DAFTAR ISI...ii

BAB 1 : PENDAHULUAN A. Latar Belakang...1

B. Rumusan Masalah...3

C. Tujuan Penelitian...3

D. Manfaat Penelitian...3

BAB II : PROFIL PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN A. Sejarah Ringkas Perusahaan...4

B. Jenis Usaha dan Kegiatan...9

C. Struktur Organisasi...9

D. Kinerja Usaha Terkini...23

E. Rencana Kegiatan...23

BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN A. Pengertian Kas dan Pengawasan Internal 1. Pengertian Kas...25

2. Pengawasan Internal...28

3. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas...29

B. Pengawasan Internal Penerimaan Kas...37

C. Pengawasan Internal Pengeluaran Kas...40

BAB IV : KESIMPULA DAN SARAN A. KESIMPULAN...45

B. SARAN...46

(5)

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan memegang peranan yang sangat penting dalam melakukan produksi dan distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Dengan peranan dari perusahaan tersebut maka tidak mungkin terlepas dari berbagai ancaman terutama dalam produksi dan distribusi yang berskala besar, oleh karena itu, diperlukan suatu sistem pengamanan terhadap harta benda perusahaan agar pelaksanaan operasi perusahaan sampai kepada target yang diinginkan.

(6)

2

mensyaratkan pengawasan untuk melindungi kas,perusahaan harus mengawasi kas mulai dari diterimanya hinga disetorkan ke bank,serta bagaimana penggunaannya.mengelola kas memerlukan perhatian yang cukup serius karena perusahaan harus menyimpan kas yang cukup untuk operasi saat ini dan untuk membayar kewajiban yang telah jatuh tempo.

Sistem untuk mengawasi kas harus diadaptasi untuk bisnis tertentu. Apabila perusahaan dapat menerapkan sistem pengawasan internal yang efektif, perusahaan dapat mengurangi peluang terjadinya penyelewengan, kerugian atau kesalahan yang tidak disengaja dalam akuntansi dan mengendalikan kas.

(7)

3 B.Rumusan Masalah

Masalah pokok yang akan dibahas dalam tugas akhir ini yaitu Bagaimanakah pelaksanaan sistem pengawasan internal kas pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengawasan internal kas pada Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan sudah dilakukan dengan baik.

D. Manfaat penelitian

Penelitian yang diberikan adalah :

a. Bagi peneliti yaitu dapat menambah wawasan mengenai sistem dan pengawasan internal kas pada Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan b. Bagi Perusahaan, diharapkan dari hasil penelitian dapat digunakan sebagai

bahan masukan untuk memperbaiki sistem pengawasan internal kas pada Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan

(8)

4 BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

(9)

5

Selanjutnya melalui peraturan pemerintahan No.8 tahun 1996 tangal1 4 Pebruari 1996, ketiga Perseroan tersebut digabungkan dan diberi nama PT. Perkebunan III (PERSERO) yang kantor pusatnya berkedudukan di Medan, dan perkebunan-perkebunan PTPN III tersebar di Sumatera Utara sampai keperbatasan Aceh dan Riau. PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan menghasilkan komoditi karet dan sawit. Hasil komoditi tersebut dipasarkan di dalam dan luar negeri. Kemudian Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah badan tertinggi dalam organisasi Perusahaan. Dewan Komisaris (Dekom) berfungsi sebagai badan pengawas yang bertugas untuk para pemegang saham pengelolaan usaha sepenuhnya dikendalikan oleh para Direksi. Komposisi anggota anggota Dewan Komisaris ditetapkan dalam keputusan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara (BUMN) selaku rapat umum pemegang saham perusahaan perseroan (PERSERO), Perkebunan Nusantara III, Nomor: KEP – 183/MBU/2008. Susunan anggota-anggota direksi ditetapkan dalam keputusan pemegang saham perusahaan perseroan (PERSERO) PT. Perkebunan Nusantara III, Nomor: SK – 88/MBU/2012. PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) yang berkantor pusat di Medan mempunyai wilayah kerja di 5 daerah tingkat II di Provinsi Sumatera Utara, yakni:

a. Kabupaten Deli Serdang, terbagi atas: 1. Deli Serdang I

2. Deli Serdang II b. Kabupaten Asahan. c. Kabupaten Simalungun.

(10)

6 1. Labuhan Batu Utara

2. Labuhan Batu Induk 3. Labuhan Batu Selatan e. Kabupaten Tapanuli Selatan.

Visi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki visi dan misi dalam mencapai tujuan yang telah ditargetkan manajemen perusahaan. Visi PT. Perkebunan Nusantara III adalah menjadi perusahaan agribinis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis terbaik.

Misi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan

Misi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan adalah sebagai berikut : 1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara

berkesinabungan.

2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan.

3. Memperlakukan karyawan sebagai asset yang strategis dan mengembangkan secara optimal.

4. Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang member imbal hasil terbaik bagi investor.

5. Menjadi perusahaan yang paling menarik untuk menjadi mitra bisnis. 6. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam mengembangkan

komunitas.

(11)

7

Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan :

a. Meningkatkan keuntungan bagi pemegang saham.

b. Mensejahterakan karyawan melalui pelaksanaan program secara sinergis dari semua pihak yang terkait terutama dukungan dan peran serta segenap karyawan melalui kerja keras, disiplin, kesungguhan dan ketekunan, kerjasama yang serasi dan terpadu, penuh dedikasi dan loyalitas, serta sikap proaktif yang konsisten dan berkesinabungan.

Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan

Logo merupakan gambar atau sketsa untuk mengetahui arti dariperusahaan, daerah, organisasi, produk, dan lembaga. Logo pada perusahaan memiliki filosofi dan kerangka dasar berupa konsep dengan melahirkan karakter atau ciri khas dari bentuk perusahaan tersebut.

Pada logo yang terdapat di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki arti dari bentuk dan warna logo. Adapun Makna yang terkandung dalam logo yang terdapat pada setiap warna yang membentuk logo tersebut yaitu:

(12)

8

1. Dua belas (12) Helai daun kelapa sawit di sebelah kiri dunia dan tujuh (7) urat pada daun karet yang berwarna hijau disebelah kanan bola dunia melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki paradigma baru dan tujuh (7) strategi bisnis, yang saling mendukung tercapai tujuan PT. Perkebunan Nusantara III, yaitu selalu menjadi perusahaan perkebunan terbaik dalam tim work yang solid dan inovatif, serta ditunjang dengan Green Bussines dan Ramah Lingkungan.

2. Lima (5) garis lintang horizontal dan vertikal berwarna biru melingkari bola dunia. Melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki 3. lima (5) tata nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi

yang berkembang, agar selalu menjadi yang terdepan dalam peningkatan usaha.

(13)

9 B. Jenis Usaha atau Kegiatan

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah salah satu dari empat belas (14) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengelolaan, dan pemasaran hasil perkebunan. Komoditas yang dikembangkan di PTPN III (PERSERO) yaitu, Kelapa Sawit dan Karet. Sejak pembibitan sehingga mulai menghasilkan, kedua jenis tanaman tersebut hanya membutuhkan waktu sekitar 3-4 tahun, sementara usia

produktifitasnya mencapai 25 tahun. C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi menetapkan cara bagaimana tugas dan pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinir secara formal. Struktur organisasi adalah suatu sistem atau jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan dan komunikasi yang berhubungan secara bersama pekerjaan individual dengan kelompok. Struktur organisasi perusahaan merupakan kerangka pembagian tugas dan tanggung jawab fungsional yang berperan dalam menjalankan aktivitas

(14)

10

Tanpa mempunyai sistem organisasi yang baik, suatu perusahaan lambat laun akan mengalami kemunduran. Ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan badan organisasi yaitu :

1. Dapat memperlihatkan karakteristik utama dari perusahaan yang bersangkutan.

2. Dapat memperlihatkan gambaran perkerjaan dan hubungan-hubungan yang ada didalam perusahaan.

3. Dapat digunakan untuk merumuskan rencana kerja yang ideal sebagai pedoman untuk mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan. Didalam perusahaan pada umumnya mengadakan klasifikasi jabatan, sehingga setiap jabatan mempunyai nomor kode klasifikasi menurut pentingnya kedudukan dalam organisasi. Pada struktur organisasi ada tiga bagian kelompok, antara lain :

1. Lapisan Puncak, lapisan ini disediakan untuk pemegang pimpinan tertinggi atau Presiden Direktur dengan tugas mengembangkan organisasi,

2. mengembangkan sistem organisasi, dan mengembangkan sistem manajemen.

3. Lapisan Menengah, Lapisan ini disediakan untuk semua pimpinan puncak, dengan tugas mengembangkan organisasi, mengembangkan sistem organisasi, dan mengembangkan sistem manajemen secara terbatas.

(15)

11

komandonya adalah bertingkat, sehingga bawahan memperoleh perintah dari atasannya. Dan secara garis besarnya tugas dan fungsi dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut :

1. Direktur Utama

Direktur Utama adalah pimpinan utama di dalam perusahaan dalam pengambilan keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya dan tercapainya tujuan perusahaan, serta mengkoordinasikan tugas-tugas para direktur.

Tugas-tugas Direktur Utama di antaranya adalah :

a. Bertugas melaksanakan kebijakan perusahaan sesuai dengan anggaran dasar serta ketentuan-ketentuan yang telah digariskan oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan Mentri Pertanian selaku kuasa pemegang saham dan Dewan Komisaris.

b. Menetapkan langkah perusahaan dalam melaksanakan kebijakan perusahaan dalam bidang produksi, teknik pengolahan, tenaga manusia, keuangan dan pemasaran.

c. Mengkoordinasikan tugas para anggota direksi dan mengoreksi pengolahan perusahaan secara umum.

d. Dan bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) melalui Dewan Komisaris.

2. Wakil Direktur Utama Tugas Wakil Direktur Utama :

(16)

12

b. Pengendalian Internal tetap memadai dan mutakhir dengan melakukan pemantauan secara berkelanjutan terhadap efektivitasnya dan mengakomodasi setiap perubahan kondisi internal maupun eksternal. c. Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis Agribisnis.

d. Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Business Succes Model seperti tercermin dalam Key Performance Indicator (KPI).

e. Mewujudkan portofolio business perusahaan yang memberikan keuntungan dan nilai tambah.

3. Direktur Produksi

Direktur produksi membawahi kepala bagian produksi tanaman kelapa sawit yang mempunyai tugas dan tanggung jawab, sebagai berikut:

a. Mengelola Penyiapan dan Penyempurnaan aspek teknis / normative pengelolahan kebun kelapa sawit perusahaan untuk melaksanakan standarisasi. Pengolahan kebun mencakup bidang-bidang: pembibitan dan penanaman, pemeliharaan, serta pemupukan serta produksi.

b. Membahas dan membuat jangka panjang rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) dan rencana anggaran belanja (RAB) atau daftar permintaan uang (DPU) pengolahan kebun kelapa sawit perusahaan menjadi: rencana pembibitan dan penanam ulang / baru, rencana

c. pemiliharaan tanaman, rencana produksi, kebutuhan biaya, serta kebutuhan tenaga kerja.

(17)

13

e. Menganalisa kendala – kendala timbul dan praktek – praktek terbaik yang dapat dijadikan standar normative pengelolahan kebun sawit yang mencakup: pembukaan lahan baru, pengendalian serangan hama dan penyakit tanaman, menganalisa produktivitas, dan produksi / permanen. f. Memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi

pengelolahan kebun – kebun mencakup : pengembangan / mutasi /promosi dan karyawan pembinaan kebun, pengembangan aspek tenis kapasitas dan kapabilitas kebun, serta mengkordinasi pembahasan dan penyusunan rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) dan rencana

g. anggaran belanja (RAB). 4. Direktur Keuangan

Direktur keuangan membawahi kepala bagian keuangan yang memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mengelolah penyusunan dan pembahasan rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) dan rencana anggaran belanja (RAB) bagian keuangan.

b. Mengelolah kegiatan keuangan yang meliputi anggaran dan permodalan. c. Menyusun dan memutakhirkan dan menyempurnakan pedoman dan modal

kerja bagian keuangan.

d. Menyusun rencana / proyeksi cash / flow perusahaan.

e. Mengikuti pembahasan rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP), rencana anggaran belanja (RAB) dan daftar permintaan uang (DPU) untuk setiap bagian / unit kebun.

(18)

14

g. Mengelolah pencairan dana proyek dan membuat pertanggung jawaban pemakaiannya untuk kelancaran pelaksanaan proyek.

h. Melaksanakan fungsi budget kontrol baik eksploitas maupun investasi. i. Mengelola proses pembayaran dan pengamanan uang kas perusahaan dan

surat – surat berharga milik perusahaan dikantor Direksi.

j. Mengelola kegiatan pengurus asuransi asset perusahaan dan manajemen asset yang mencakup aktiva yang hilang, aktiva nonproduktif dan mutasi aktiva.

k. Mengelola kegiatan perpajakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. l. Melakukan kegiatan keuangan lainnya yang mencakup : Manajemen

Investasi, Manajemen Pinjaman, Manajemen Mata Uang Asing, Manajemen Perbendaharaan, dan Relasi Perbankan.

5. Direktur SDM dan Umum

Direktur SDM dan Umum membawahi kepala bagian sumber daya manusia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab:

a. Mengkordinir / penyusunan perubahan rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) dan daftar permintaan uang (RKB / DPU) bidang SDM.

b. Mengelola pengembangan design manajemen SDM mencakup: perencanaan dan penempatan SDM, perencanaan dan pengembangan karir, pelatihan dan pengembangan, serta pemeliharaan dan determinasi.

(19)

15

d. Mengkoordinasi penyusunan prosedur operasi buku dan pedoman kerja bidang personalia untuk kelancaran peningkatan hasil-hasil pelaksanaan kerja.

e. Mengelola perencanaan Sumber Daya Manusia, pelaksanaan SDM terhadap karyawan / calon karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mendapatkan SDM sesuai dengan formasi yang tersedia dan memperhatikan faktor kompetensi , biaya dan produktivitas karyawan. 6. Direktur Pemasaran

Direktur pemasaran membawahi kepala bagian pemasaran yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebgai berikut :

a. Mengkordinir penyusunan dan pembahasan rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) dan rencana anggaran belanja RAB bagian pemasaran.

b. Menjaga dan melakukan upaya peningkatan kekuatan pasar agar dan kondisi sustainable market dengan melakukan pendekatan-pendekatan bisnis berupa kelancaran jaminan supply terhadap buyer.

c. Mengupayakan peningkatan pemasaran melalui penelitian yang memenuhi persyaratan kualifikasi di antaranya: mampu membeli pada harga tingkat internasional, kelancaran pembayaran jaminan , kelancaran pengapalan dari pembeli.

d. Penyusunan dan pelaksanaan terobosan baru strategi promosi dan iklan berdasarkan hasil analisis rencana pemasaran setiap komoditi.

(20)

16

f. Melakukan analisa terhadap kondisi pasar bila terjadi kelesuan pasar atau penurunan harga komoditif pasar dunia , dengan melaksanakan croos

cheeking terhadap laporan komoditif internasional , serta menyiapkan

strategi pengulangan untuk selanjutnya dilaporkan kepada Direktur Pemasaran.

g. Mengelola pelaksanaan penjualan setiap komoditi untuk ekspor dan lokal dengan berpedoman pada harga jual yang telah ditempatkan Price Idea. h. Mengelola penyediaan data persediaan produk (stock) yang akan dijual

untuk dilaporkan Direktur Pemasaran.

i. Mempersiapkan daftar pembeli untuk setiap komoditi yang akan dijual serta melakukan seleksi pembeli agar dapat diperoleh harga yang optimal. 7. Direktur Perencanan & Pengembangan

Tugas Direktur Perencanaan dan Pengembangan :

a. Menetapkan sistem riset, perencanaan dan pengembangan yang baku. b. Menetapkan kajian pengembangan areal bisnis non komoditi serta

pengembangan industri yang berbasis perkebunan sesuai rencana jangka panjang (RJP) / rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) / key performance indicator (KPI) perusahaan.

c. Menetapkan kajian terhadap inovasi baru yang dapat diaplikasikan dalam upaya pengembangan areal bisnis non komoditi serta pengembangan industri.

(21)

17

1. Menyusun rencana jangka pendek (Anggaran Belanja) dalam bidang tanaman dan produksi.

2. Menyelenggarakan pengadaan bahan-bahan tanaman (biji, bibit dan entrys).

3. Membuat norma-norma penderesan / panen dan menyusun rencana penggunaan stimulasi serta alat-alat/ bahan yang berhubungan dengan panen/ produksi.

4. Merumuskan metode dan panen yang baik guna meningkatkan efektifitas dan produktifitas kerja.

5. Mengevaluasi pelaksanaan/ hasil-hasil kerja bidang tanaman (Tanaman Ulang/ Tanaman Konversi, Tanaman Belum Menghasilkan dan Tanaman Menghasilkan).

6. Merencanakan dan melaksanakan pengolahan bidang tanaman, yang mencakup pembibitan, pola tanaman, pemeliharaan tanaman, penumpukan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan itu.

b. Kepala Bagian Teknik

Tugas dan wewenangnya.:

1. Membantu Direksi dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dalam merencanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan mesin-mesin, sipil/ bangunan, baik di kebun sendiri (Inti) maupun di kebun plasura (PIR) dan daerah pengembangan. 2. Membantu rencana perawatan / pemeliharaan mesin-mesin, traksi dan

bangunan sipil.

(22)

18 Tugas dan wewenangnya :

1. Mengajukan investasi bidang teknologi yang menyangkut bidang pengolahan limbah.

2. Memantau/ memonitor dan mengevaluasi pengolahan limbah cair, padat dan gas.

3. Mengusulkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) Bagian Teknologi.

4. Merumuskan kebijakan, tujuan dan sasaran manajemen mutu dan lingkungan serta Program Manajemen Lingkungan.

5. Mempersiapkan dan mengkompilasi Agenda Rapat Tinjauan Manajemen tingkat korporat.

d. Kepala Bagian pembiayayaan

Tugas dan wewenangnya :

1. Membina, mengawasi dan mengelola terlaksananya Sistem Informasi Manajemen (SIM) agar berjalan sesuai dengan fungsi dan tujuan.

2. Membina dan mengawasi Sistem Internal Control dalam rangka mengamankan harta kekayaan perusahaan.

3. Menyelenggarakan Akuntasi Keuangan (Financial Accounting), Akuntasi Biaya (Cost Accounting), dan penyusunan laporan keuangan dan analisa evaluasi kerja.

(23)

19

5. Secara periodik mengadakan pemeriksaan kas, verifikasi penggunaan dana dan administrasi keuangan kebun/ unit.

6. Melaksanakan kegiatan administrasi penjualan persediaan hasil produksi, persediaan bahan baku dan pelengkap serta alat-alat kantor. e. Kepala Bagian Kemitraan dan Bina Lingkungan

1. Mengusulkan pengalokasian dan monitoring dan pembinaan usaha kecil dana koperasi.

2. Melaksanakan, monitoring dan evaluasi kinerja Bidang Kemitraan dan Bina Lingkungan.

3. Menjalin dan membina hubungan baik dengan instansi terkait.

4. Menyusun Strategi Planing (SP) dan Rencana Kerja Jangka Panjang (RKJP) di bagian kemitraan dan Bina Lingkungan.

5. Melaksanakan pengendalian sistem komputerisasi yang terintegrasi berbasis database secara konsisten dan up to date.

f. Kepala Bagian Teknologi Informasi (TI)

1. Melaksanakan inventarisasi sumber daya hardware, software dan infrastuktur jaringan.

2. Melakukan kerja sama dengan lembaga pendidikan dan konsultan dalam bidang pengembangan jaringan dan software aplikasi.

3. Mengajukan dan memproses pengadaan barang (Hardware, Software, Spare part dan Aplikasi).

(24)

20

5. Melakukan pengembangan basis data internet (LAN). g. Kepala Bagian Umum

1. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan kesejahteraan Karyawan Staf dan Non Staf.

2. Menyelesaikan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan tenaga kerja, mengelola administrasi dan pendokumentasian agraria.

3. Merumuskan kerjasama dan kebijakan pengamanan di jajaran perusahaan dan mengadakan hubungan kerjasama dengan Aparat Keamanan/ Pemerintah.

4. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang ditetapkan Direksi.

h. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia

1. Menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek di bidang pendidikan, keselamatan dan kesejahteraan dan pelayanan kesehatan. 2. Merumuskan kebijakan program pengembangan Sumber Daya Manusia

(SDM).

i. Kepala Bagian Pemasaran

Tugas dan wewenangnya adalah :

1. Menyusun rencana penjualan, melakukan proses penjualan serta mempersiapkan administrasi penjualan sebagaimana ketentuan dan peraturan yang berlaku.

(25)

21

instalasi perantara serta membuat laporan penjualan secara periodik sesuai dengan kebutuhan.

J. Kepala Bagian Pelelangan

Tugas dan wewenangnya adalah :

1. Bertanggung jawab langsung kepada direktur keuangan.

2. Bertanggung jawab secara pidana,perdata dan tata usaha negara atas kewenangannya.

3. Bertanggung jawab untuk mengembangkan kompetensi dan potensi bawahannya.

4. Bertanggung jawab serta menjamin dan memastikan bahwa pengelolaan risiko dilaksanakan dan dikelola dalam unit kerjanya.

5. Bertanggung jawab dalam tercapainya efisiensi biaya 3 % ( tiga persen) dibawah total angaran dalam DPBB/PPAB/P4T/P4S yang telah disetujui oleh direksi.

6. Bertanggung jawab dalam tercapainya proses pelelangan/seleksi yang tepat waktu sesuia dengan proses bisnis.

K. Kepala Bagian Pengembangan

1. Bertanggung jawab langsung kepada direktur perencanaan dan pengembangan

(26)

22

3. Bertanggung jawab secara pidana,perdata dan tata usaha negara atas kewenangannya.

4. Bertanggung jawab untuk mengembangkan kompetensi dan potensi bawahannya.

5. Bertanggung jawab serta menjamin dan memastikan bahwa pengelolaan risiko dilaksanakan dan dikelola dalam unit kerjanya. M. Kepala Bagian Perencanaan dan Pengkajian

1.Bertanggung jawab langsung kepada direktur perencanaan dan pengembangan.

2.Bertanggung jawab dalam menjamin jalannya fungsi perencanaan dan pengkajian sebagai upaya pengembangan /peningkatan industri hulu /hilir PT PERKEBUNAN NUSANTARA III.

3.Bertanggung jawab untuk mengembangkan kompetensi dan potensi bawahannya.

4.Bertanggung jawab secara pidana,perdata dan tata usaha negara atas kewenangannya.

5.Bertanggung jawab,serta menjamin dan memastikan bahwa pegelolaan risiko dilaksanan dan dikelola dalam unit kerjanya.

D. Kinerja Usaha Terkini

(27)

23

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkannya, karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) yang bersifat rutin adalah melaksanakan upacara setiap seninnya untuk meningkatkan kinerja, rapat Pimpinan (Direksi) setiap hari kamis, Melakukan aktivitas kebugaran seperti senam setiap jum’at untuk menjaga

kesehatan karyawan dan melakukan Breakfast Meeting Kepala Bagian per dua (2) minggu setiap senin. Kinerja usaha terkini yang bersifat umum adalah tindak lanjut bersifat segera terhadap operasional perusahaan dan undangan rapat dari Kementrian Badan

Usaha Milik Negara (BUMN), Instansi Pemerintahan dan Stekholder lainnya. PTPN III juga terus melakukan pembinaan terhadap kinerja karyawan dengan mengadakan training untuk meningkat mutu pekerjaan dan promosi jabatan agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

E. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, yakni: 1. Perubahan, Perbaikan dan Peningkatan metode dan kinerja adalah salah

(28)

24

2. Kepuasan Pelanggan menjadi prioritas utama untuk memenangkan persaingan.

3. Setiap kegiatan bisnis harus menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan. 4. Pengembangan hubungan industrial yang egaliter berdasarkan

keterbukaan, kesetaraan dan kebhinekaan.

5. Pengembangan SDM yang terintegrasi untuk membangun Kapital insani (Human and Intellctual Capital) yang dibutuhkan perusahaan.

6. Kepemimpinan yang efektif membangun pengaruh melalui kemampuan mengajar dan membagi ilmu, membina hubungan baik dan menjadi panutan.

7. Penghargaan diberikan kepada keryawan berdasarkan kompetensi dan kinerjanya.

8. Efektivitas operasional harus didukung oleh struktur organisasi yang sederhana dan dinamis.

9. Pemanfaatan teknologi sebagai perangkat untuk peningkatan produktivitas kerja dan keunggulan kompetitif.

10.Keputusan bisnis diambil berdasarkan fakta dan data yang akurat.

11.Setiap tugas dan operasional perusahaan dilaksanakan dengan cepat tanggap, cepat tindak lanjut, tuntas, berkualitas dan penuh tanggung jawab. 12.Seluruh aktivitas perusahaan harus berorientasi pada peningkatan mutu

(29)

25 BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Kas dan Pengawasan Internal 1. Pengertian Kas

Dalam bahasa sehari-hari kas selalu diartikan sebagai uang tunai. Namun dalam bahasa akuntansi istilah kas itu mengandung pengertian yang lebih luas yang menunjukkan uang dan alat pembayaran lainnya yang dapat dicairkan setiap saat, seperti cek atau money order yang secara normal dapat diterima menjadi alat pembayaran dan dapat disimpankan di Bank.Dari segi akuntansi, menurut Santoso ( 2007 : 161 ) “ Kas merupakan salah satu unsur terpenting dalamlaporan keuangan karena keterlibatannya hampir dalam setiap transaksi perusahaan, hal ini dikarenakan bahwa hampir semua setiap transaksi bermula dan bermuara dengan kas, serta mengingat peranannya sebagai alat tukar dan juga sebagai dasar pengukuran bagi unsur-unsur lainnya”.

(30)

26

lain menurut Bastian ( 2008 : 61 ) “ Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan , sehingga kas merupakan aktiva yang sangat lancar atau paling aktif”. Semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan pada akhirnya akan berkaitan dengan kas, baik berupa kas masuk ataupun kas keluar.oleh karena itu perencanaan dan pengendalian dalam penggunaan yang benar atas kas dapat dianggap sebagai fungsi manajemen yang paling penting.selain itu hal ini juga disebabkan alasan bahwa kas merupakan jenis harta perusahaan yang paling liquid dan mudah dipindah tangankan atau diselewengkan dan mudah untuk disalahgunakan. Kas yang ada diperusahaan dan di bank merupakan suatu kesatuan perkiraan yang ada pada laporan keuangan. Kas merupakan suatu perkiraan yang sangat penting pada laporan keuangan, karena setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan akan berhubungan dengan kas. Hal ini dimungkinkan karena sifat transaksi perusahaan yang mencakup dan kondisi yang memerlukan penyelesaian dalam media tukar. Kendatipun kas tidak secara langsung terlibat dalam suatu transaksi, tetapi memberikan dasar pengukuran dan akuntansi untuk semua pos lainnya.

(31)

27

Kas tersusun dari simpanan komersil dan rekening/deposito di bank atau di tempat lain serta pos – pos yang ada dalam perusahaan yang dapat dipergunakan sebagai media tukar, atau yang dapat diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai yang tercantum padanya.

Kas merupakan pos atau perkiraan yang paling likuid dalam laporan keuangan, sehingga pengawasan maupun pemeriksaan kas dianggap sangat penting karena beberapa hal berikut dibawah ini:

1. Sebagian besar transaksi perusahaan menyangkut kas dan bank walaupun suatu transaksi semula tidak ada hubungannya dengan kas dan bank tetapi akhirnya pada saat dibayar akan mempengaruhi kas dan bank.

2. Kas dan bank merupakan sumber atau sasaran yang paling digemari untuk diselewengkan dan disalahgunakan.

3. Kesalahan pencatatan dalam kas dan bank akan mempengaruhi keseluruhan pada perkiraan lainnya.

Kas merupakan bagian yang penting dalam perusahaan, untuk itu sangat diperlukan suatu pengelolaan yang lebih cermat dan teliti, guna mengefektifkan pemakaian dan pencarian sumebr kas, sehingga kegiatan operasional perusahaan tidak terganggu. Untuk pengelolaan kas, manajemen dapat menggunakan alat – alat sebagai berikut :

•Ramalan atau taksiran kas.

(32)

28 •Investasi dana yang berlebihan. •Hubungan bank.

•Pengendalian intern (internal control)

2. Pengertian Pengawasan Internal

(33)

29

berkesinambungan serta melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi.

3.Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas Tujuan Pengawasan Internal Kas

Menurut Mulyadi (2001 :163) tujuan pengawasan intern adalah : 1. Menjaga kekayaan organisasi (perusahaan).

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3. Mendorong efisiensi.

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen perusahaan.

Dalam melakukan pengawasan internal kas dan untuk mencapai tujuan pengawasan internal kas harus diketahui sifat sifat khusus dari kas dan tindakan yang mungkin terjadi untuk menggelapkan kas tersebut.Menurut Santoso (2007 : 163) ada dua macam penyalah gunaan kas yang sering di jumpai yaitu :

1. Check kitting yaitu suatu transfer ynag dilakukan melalui bank cek bank yang

satu ke bank lainnya untuk menutupi kecurangan yang dalam hal ini setoran uang tunai.

2. Lapping yaitu terjadi apabila penyalahgunaan penerimaan dari pelanggan

dimana penerimaan tersebut baru di catat sebagai penerimaan apabila ada pelanggan lainnya melakukan pembayaran pada hari kemudian.

(34)

30

direncanakan sebelumnya”. Oleh karena itu menarik dan pentingnya kas, maka kas sering dijadikan sarana untuk penyelewengan. Penyelewengan bukan hanya hanya langsung dengan mencuri dari brankas, melainkan dengan cara penyelewengan dari pembukuan yang rapi dan teratur.Dengan cara-cara penyelewengan kas tersebut yang mungkin bahkan sering dilakukan secara sengaja ataupun tidak sengaja akan sangat menghambat tercapainya tujuan pengawaasan internal kas. Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengawasan internal adalah untuk membantu perusahaan agar dapat mencapai tujuannya dengan cara yang lebih efisien. Dari kebenaran dan bukti-bukti akurat yang diperoleh dari pelaksanaan pengawasan internal dirasakan sangat menunjang pencapaian tujuan pengawasan internal perusahaan dalam mengamankan aktiva berupa kas dan dipatuhinya keputusan-keputusan kebijaksanaan manajemen. Tercapainya system pengawasan internal kas dapat dilihat dari tingkat keamanan harta perusahaan,ketelitian dan keandalan data akuntansi, meningkatnya efisiensi operasi perusahaan serta semakin dipatuhinya kebijakan manajemen

Fungsi Pengawasan Internal Kas

Fungsi pengawasan internal kas secara umum antara lain ialah untuk menjamin terselenggaranya pencatatan kas yang akurat, tersimpannya kas dengan aman dan adanya pengeluaran kas yang dilakukan dan disahkan oleh personil dan yang berwenang dan dengan jumlah yang benar. Dan menurut Terry ( 2009 : 163) ”Fungsi pengawasan merupakan fungsi terakhir dari fungsi manajemen yang berarti juga merupakan tugas manjemen terakhir dalam mencapai tujuan organisasi”.

(35)

31

1. Menetapkan tanggung jawab pengelolaan penerimaan kas.

2. Pemisahaan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas.

3. Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari.

4. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas.

5. Pemeriksaan internal dalam interval waktu yang tak terduga.

FLOW CHART

Proses Pengawasan Internal Pada PTPN III

Secara garis besar sistem pengawasan intern dapat dibedakan atas 2 (dua) bagian yaitu :

1. Pengawasan Administratif

Pengawasan Internal kas

Pengawasan Internal Pengeluaran Kas Pengawasan Internal

Penerimaan Kas

Pengawasan Administratif

Pengawasan Akuntansi

Pengawasan Administratif

(36)

32

Pengawasan Administratif meliputi (tetapi tidak terbatas) pada rencana serta prosedur – prosedur dan catatan – catatn yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan membawa tindakan pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi – transaksi. Pemberi wewenang tadi merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan.

2. Pengawasam Akuntansi

Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi serta prosedur – prosedur dan catatan – catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dan dapat dipercaya catatan – catatn keuangan dan karenanya disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa:

a Transaksi – transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus.

b Transaksi – transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan ikhtisar – ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip – prisip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan prinsip – prinsip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar – ikhtisar tersebut dan menekan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahaan.

c Pengawasan atas harta perusahaan diberikan hanya dengan persetujuan atas wewenang pimpinan.

(37)

33

Ada pun unsur – unsur pengawasan intern adalah :

1. Suatu rencana organisasi terdapat pemisahan fungsi secara tepat.

2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan layak untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang dan penadapatan serta biaya.

3. Praktek – praktek yang sehat harus di jalankan di dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.

4. Pegawai yang cakap seimbang dengan tanggung jawabnya.

Biasanya istilah internal control dihubungkan dengan prosedur yang masuk dalam fungsi akuntansi dari sudut organisasi. Tetapi sebagaimana diuraikan dalam definisi SAP No. 33 internal control mencakup baik ”Accounting Control” atau Finansial Control maupun “Administration Control” Accounting Control (kontrol

akuntansi dan kontrol keuangan) meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang terutama menyangkut dan berhubungan langsung dengan pengamanan kekayaan dan dapat dipercayainya catatan keuangan. Dalam kontrol ini biasanya termasuk pula otoritas dan persetujuan (approval), pemisahan atau penyimapanan pembukuan dan laporan akuntansi mengenai operasi atau penyimpanan aktiva, kontrol secara fisik atau aktiva dan pemeriksaan internal. Administrative Control meliputi rencana organisasi dan semua metode serta

(38)

34

Terdapat berbagai tujuan pengawasan intern yang dapat diuraikan sebagai berikut :

a Menjaga keamanan harta milik bersama

Tanggung jawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah serta menemukan kesalahan – kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya pengawasan intern yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab yang tepat. Jadi, perlindungan yang dilakukan pengawasan intern yang berfungsi baik terhadap kelemahan manusia merupakan hal yang sangat penting, sehingga akan mengurangi kemungkinan kesalahan atau usaha kecenderungan. Dengan adanya pengawasan intern yang baik akan menyebabkan pihak – pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan akan menaruh kepercayaan ketelitian data yang tersedia.

b Menjaga ketelitian dan akuntansi

Sistem akuntansi dan administrasi yang baik sangat perlu untuk menjaga ketelitian data akuntansi yang terdapat dengan mengadakan formulir dan bukti pencatatan juga dipakai sebagai dasar untuk pengawasan. Suatu transaksi tidak diserahkan kepada satu orang saja tetapi kepada beberapa orang sehingga dapat diharapkan suatu pengawasan yang otomatis akan timbul diantara petugas – petugas yang mengerjakan transaksi itu, berdasarkan formulir atau blanko dan bukti pencatatan yang tersedia akan dapat diketahui apakah pencatatan itu dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada.

(39)

35

Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja dalam operasi perusahaan, perlu dibuat sistem dan prosedur operasional tiap – tiap bagian operasi perusahaan.sehingga pelaksanaan operasi perusahaan akan berjalan dengan lancer dan tertib.

d.Membentuk menjaga kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan

dengan adanya formulir formulir ,bukti pencatatan dan prosedur yang telah ditetapkan serta adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas,sehingga setiap transaksi dari permulaan hingga akhir harus mengikut sertakan beberapa pelaksanaan dari tugas dan tanggung jawab yang berbeda akan dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan intern kas :

1. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akhirnya melalui kas juga.

2. Kas merupakan asset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi.

3. Pengkreditan piutang disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah kemungkinan pengkreditan piutang juga salah.

(40)

36

5. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan adanya kesalahan pada perkiraan lain.

(41)

37

Pemerikasaan kas maka perlu diawasi oleh seseorang yang tidak mempunyaai keuntungan apa apa bila terjadi kesalahan.pada dasarnya penyimpanan uang kas disetor ke bank maka pengawasan dan prosedur yang dilakukan adalah :

1. Diperlukan dana kas kecil untuk keperluan yang jumlahnya kecil.

2. Diadakan rekonsiliasi saldo bank dengan kas secara periodik. Oleh sebab itu untuk menghindarkan penyalahgunaan kas, pencatatan, penyimpanan sehingga seorang pegawai bank tidak dapat melakukan transaksi kas dari awal sampai selesai, melainkan harus ada sistem pencocokan hasil kerja yang biasa dikenal dengan internal check. PTPN III telah menggunakan pengawasan intern yang dilakukan secara prevebtif, maksudnya setiap hari baik penerimaan maupun pengeluaran diawasi kebenarannya dan setiap hari juga dilakukan pengecekan kas.

B. Pengawasan Internal Penerimaan Kas

Kas merupakan pos yang likuid dalam laporan keuangan. Kas juga merupakan sasaran yang paling digemari untuk penyelewengan dan penyalahgunaan, serta kesalahan mencatat kas akan mempengaruhi pada perkiraan lainnya. Penerimaan kas perusahaan berasal dari penjualan tunai yang terdiri dari penerimaan kas dari over the counter sale, cash on delivery services, dan credit card sale. Ada pula

penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan, kantor pos, dan lock box collection plan (Mulyadi 2001:455). Oleh karena itu pengawasan intern harus

(42)

38

berada padaa satu tangan,demikian dengan tujuan perusahaan yang diharapkan dapat sesuai dengan ketentuan.

Tujuan dari pengawasan internal kas untuk bagian penerimaannya adalah :

1. Untuk menjamin bahwa seluruh penerimaan kas benar – benar diterima dan diamankan sebagai milik perusahaan.

2. Untuk menciptakan kegunaan yang sebesar – besarnya dan jumlah uang yang diterima dan dimiliki perusahaan.

(43)

39

1. Berdasarkan email pemberitahuan droping, uang kerja dari bagian keuangan DM/Kebun/Unit mengecek ke bank untuk memastikan bahwa droping uang kerja tersebut telah diterima

2. DM/Kebun/Unit membuat bukti penerimaan bank,dan diteruskan ke distrik manajer atau manajer kebun/unit untuk ditanda tangani

3. Penarikan uang dilakukan dengan cek yang dilengkapi dengan bukti pengeluaran bank yang telah ditanda tangani Distrik Manajer atau Manajer kebun/unit dan menindak lanjuti pengambilan uang secara langsung ke bank atau dilakukan pengantaran uang oleh pihak bank kemudian dibuat bukti penerimaan kas sesuai jumlah yang diterima

4. Khusus rumah sakit berdasarkan bukti transfer dan bukti pembayaran lainnya dari pasien,unit rumah sakit mengecek kebenarannya ke rekening bank,setelah mendapat kepastian bahwa uang telah diterima,maka unit rumah sakit membuat bukti penerimaan bank

5. Bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran bank dicatat ke dalam buku kas/bank dan dibukukan kedalam kartu rekening buku besar sesuai kode posting

6. Selalu mempertimbangkan dan melakukan pengendalian risiko pada penerimaan kas/bank di DM/Kebun/Unit

C. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas

(44)

40

setelah dikeluarkan langsung dicatat. Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek tetapi ada pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek biasanya karena jumlahnya yang relatif kecil maka dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan 2 sistem : fluctuacting-fund-balance system dan imprest system (Mulyadi, 2001:509). Sama

halnya dengan pengawasan penerimaan kas, pengeluaran kas harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak terjadikesalahan dan kecurangan yang mengakibatkan kerugian perusahaan. Dengan adanya penerapan sistem yang dilakukan ada hubungannya dengan aktivitas perusahaan yang benar telah dibukukan serta adanya persetujuan dari yang berwenang.

Fungsi bagian pengeluaran kas adalah :

1. Memeriksa bukti – bukti pendukung, faktur pembelian atau voucher untuk memastikan bahwa dokumen – dokumen tersebut sudah ada perhitungan benar serta disetujui oleh orang – orang yang ditunjuk.

2. Mengecap ”lunas” pada bukti – bukti pendukung pengeluaran kas atau melubangi pada preferator.

3. Mencatat cek ke dalam daftar cek atau cek register.

4. Menyerahkan cek pada kreditur.

(45)

41

jasa diterima dan terlihat cukup sesuai. Ayat – ayat pembukuan dalam register voucher mengenai pengeluaran dan otoritas pembayaran yang dilakukan oleh kepala unit – unit masing – masing. Cek – cek juga disusun dan dikirim bersama dengan dokumen – dokumen pendukung yang dilengkapi Kuitansi, SIP, faktur, kepada pihak yang memiliki wewenang khusus untuk melakukan pembayaran. Berdasarkan pemberitahuan pengeluaran cek tersebut, bagian akuntansi membuat catatan yang diperlukan sebagai 2 sistemyang terpisah. Dalam hal pengeluaran kas penulis dapat membuat kesimpulan bahwa pengawasan pengeluaran kas pada PTPN III sudah cukup memadai yaitu sudah mengguankan prosedur yang ada,hal ini ditandai dengan :

1. Sebelum transaksi pembayaran dilakukan,dokumen pendukung pembayaran harus diverifikasi terlebih dahulu yaitu diperiksa kebenaran perhitungan pembayarannya,meneliti kelengkapan dokumen pendukung kecukupan otorisasi pembayaran dan ketepatan kode rekening pembebanan yang dilakukan oleh kepala bidang pembiayaan/staff verifikasi dan aktiva tetap /staf keuangan jika pembayaran melalui atau dilaksanakan d idistrik dan asisten tata usaha kebun/unit jika pembayaran melalui atau dilaksanakan di kebun/unit

2. Pelaksanaan pembayaran yang telah mendapat persetujuan distrik manajer,manajer kebun/unit dilakukan oleh “juru bayar” dalam hal ini adalah kepala bidang pembiayaan

(46)

42

4. Buku pendukung atas pengeluaran kas/bank harus dokumen asli antara lain :

a. Rekapitulasi daftar gaji karyawan

b. Deklarasi perjalanan dinas

c. Faktur pembelian kontan/kwitansi

d. Order pembelian local,surat pengantar barang,faktur,bukti penerimaan barang

e. Faktur pajak sandard

5. Pembayaran hasil pekerjaan dengan nilai diatas Rp 50.000.000 s.d Rp 100.000.000 yang dilaksanakan di distrik harus terlebih dahulu dibukukan oleh kebun/unit

6. Distrik/kebun/unit membuat bukti pengeluaran kas/bank dan sipenerima harus membubuhkan tanda tangan dan nama terang dan apabila diwakilkan harus dilengkapi kutipan salinan akte notaries yang sah selaku penerima kuasa(pihak ke tiga)

7. Penyetoran pajak dilakukan melalui transfer ke bank dengan mempergunakan bilyet giro,dan jika DM.Kebun/Unit mengembalikan uang tunai ke bank maka harus mendapat pengawasan tenaga pengaman(polisi/satpam)

(47)

43

9. Untuk pembayaran kepada pihak ketiga dilakukan melalui transfer setelah bukti pengeluaran kas/bank disetujui distrik manajemen kemudian dibuat bilyet giro dan surat pengantar bilyet giro ke bank distrik/kebun/unit yang ditanda tangani oleh distrik manajemen/manajer

10.Setiap pembayaran kepada pihak ketiga dilakukan dengan giro dan wajib mencantumkan nama dan nomor rekening perusahaan atau dengan kata lain tidak diperkenankan mengeluarkan giro mencantumkan nama dan momor rekening perorangan,sedangkan pengeluaran melalui penarikan tunai dengan cek hanya hanya diperkenankan untuk gaji karyawan dan pengeluaran rutin di DM/Kebun/Unit

11.Bukti pengeluaran kas /bank yang telah dibayar berikut dokumen pendukungnya di cap “TALAH DIBAYAR”dalam bentuk stempel untuk menghindari penggunaan ganda

12.Bukti pengeluaran aks/bank dan dokumen pendukungnya dicatat kedalam buku kas/bank dan dibukukan kedalam kartu rekening buku sesuia kode posting

(48)

44

Prosedur pengeluaran kas

Sumber : PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan Memeriksa bukti-bukti pendukung

Mengecap lunas pada bukti-bukti pendukung

Menyerahkan cek kepada kreditur Mencatat cek kedalam daftar cek

(49)

45 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Pada bab sebelumnya,telah dibuat suatu uraian mengenai analisa dan evaluasi atas hasil – hasil penelitian yang telah diperoleh dari PTPN III. Berdasarkan hasil analisa dan evaluasi maka penulis mengemukakan beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Struktur organisasi PTPN III telah menunjukkan pembagian tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan benar sehingga pelaksanaan pengawasan intern kas dapat dilaksanakan dengan baik.

2. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan sudah baik, yang telah dibentuk oleh bukti outentik dimana telah dipergunakan salah satu metode posting atau pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran.

3. Adanya pengawasan intern yang bersifat lebih baik dan utama bila dibandingkan dengan pengawasan intern sepenuhnya menjadi kewajiban dan tanggung jawab manajemen.

(50)

46

5. Penggunaan formulir penerimaan dan pengeluaran kas terlaksana dengan baik dan menuangkan segala transaksi ke dalam pembukuan akan berhasil mengurangi terjadinya penyalahgunaan kas.

6. sistem organisasi dan persetujuan atas terjadinya transaksi yang menyangkut kas dari kepala keuangan dan pimpinan terlaksana dengan baik.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan di atas maka perlu diberikan saran sebagai berikut :

1. Perusahaan sebaiknya terlebih dahulu mengadakan pengawasan pendahuluan atau yang disebut “Steering Control” yang dirancang untuk mengantisipasi masalah – masalah atau penyimpangan yang terjadi dan tidak sesuai denan tujuan yang ingin dicapai dan kemungkinan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi, pendekatan ini dapat dilakukan secara aktif dan agresif.

(51)

47

DAFTAR PUSTAKA

Santoso.2007.Akuntansi Keuangan Menengah.Universitas Trisakti : Jakarta Bastian.2008.Akuntansi Biaya.Mitra Wacana Media : Jakarta

Mulyadi.2001.Sistem Akuntansi.salemba 4 : Jakarta

Hasibuan.2011.Dasar Dasar Perbankan.Bumi Aksara : Jakarta

Figur

Gambar 2.1 Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.

Gambar 2.1

Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan. p.11

Referensi

Memperbarui...

Outline : Rencana Kegiatan