TUGAS AKHIR
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Oleh :
WAHYU ARDIANTO 102102044
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : WAHYU ARDIANTO
NIM : 102102044
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS
PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal :………2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
NIP.196001100 198603 1 003 (Drs. Zainul Bahri Torong,MSi,AK)
Tanggal : ………2013 Ketua Program Studi DIII Akuntansi
( Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP.131 127 370
)
Tanggal : ………2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU
NIP. 19560407 198002 1001
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : WAHYU ARDIANTO
NIM : 102102044
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS
PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, 2013
( WAHYU ARDIANTO NIM. 102102044
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Alhamdulillah, Puji syukur yang tiada terhingga penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat sesuai dengan waktu yang direncanakan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun tugas akhir ini dengan judul “ Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, dukungan dan nasehat – nasehat dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Syahril Pasaribu D.T.M&H, M.Sc (C.T.M), Sp.A.(K) sebagai Rektor Universitas Sumatera Utara.
yang telah mencurahkan perhatian dan membekali ilmu serta berbagi pengalaman kepada penulis selama masa perkuliahan.
3. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara
4. Bapak Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Drs. Zainul Bahri Torong, M.Si, Ak, selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.
6. Bapak Ahmad Faizul, SE, M.Si, selaku Supervisi magang.
7. Ibu Hj. Fepty Aniar, SE selaku Ka.Sub.Bag. Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Bapak dan Ibu Staff Pengajar yang telah memberikan banyak ilmu buat penulis selama kuliah di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
9. Teristimewa Ayahanda Sri Sunanto dan Ibunda Ariani yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima kasih atas doa, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas, hanya skripsi minor ini yang penulis persembahkan sebagai awal dari keberhasilan penulis di masa mendatang, Amin.
setia menemani dan mendukung penulis dalam melaksanakan kegiatan Magang dan penyelesaian Tugas Akhir.
Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang. Harapan penulis, semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat dan masukan bagi pembaca sehingga dapat membantu penulisan tugas akhir lainnya.
Semoga Allah SWT memberikan balasan semua bantuan yang diberikan. Akhirnya Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat menambah dan memperluas pengetahuan kita semua, terima kasih.
Medan, 2013 Penulis:
DAFTAR ISI
Hal
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI …..……….. iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Permasalahan ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian …... 4
D. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal Penelitian ………... 5
2. Rencana Isi ... 5
BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 9
2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 9
3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 10
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description ... ... 16
D. Jaringan Kegiatan ……….………...….. 21
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas ... 24 B. Tujuan Pengawasan Internal Kas ... 32 C. Unsur-Unsur Pengawasan Internal Kas ... 34 D. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU……. 36 E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU……… 39 F. Sistem Pengawasan Internal Kas FE USU ... 45
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ... 47 B. Saran ... 49
DAFTAR TABEL
Gambar III.1 : Prosedur Penerimaan Kas FE USU ... 41
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini perkembangan perekonomian perusahaan / instansi (dalam hal ini instansi pendidikan) yang besar selalu berhadapan dengan kendala-kendala yang berhubungan dengan pengawasan harta bendanya, khususnya masalah kas, dimana sebagian besar transaksi yang dilakukan perusahaan / instansi selalu melibatkan kas. Apalagi dengan perkembangan teknologi yang terjadi pada masa sekarang yang memungkinkan terjadinya penyalahgunaan kas, dengan demikian perusahaan harus lebih aktif dalam melakukan pengawasan terhadap kas.
Teknologi yang semakin maju mempengaruhi perkembangan pada setiap perusahaan maupun lembaga, baik swasta ataupun pemerintah. Masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan / instansi juga semakin rumit terutama dalam penyajian laporan keuangan. Oleh karena itu, profesi akuntan memegang peranan yang sangat penting dalam membantu menyusun laporan keuangan. Dalam fungsi manajemen, pengawasan merupakan tanggungjawab yang tidak dapat diabaikan.
Dimana hal ini harus didukung oleh adanya struktur organisasi yang baik dan penempatan personil yang tepat.
Kas merupakan aset perusahaan yang paling lancar (likuid) dari seluruh aktiva yang ada dan kas juga merupakan aktiva yang paling harus dijaga. Hal ini disebabkan karena kas sangat mudah dialihkan atau dipindah tangankan karena kas tidak memiliki identitas kepemilikan. Oleh karena itu perusahaan / instansi harus melakukan pengawasan untuk melindungi kas. Ini disebabkan karena setiap transaksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan / instansi selalu berhubungan dengan kas.
Oleh karena itu kas menjadi objek yang paling mudah untuk diselewengkan, sehingga banyak pihak yang berusaha menyelewengkan kas dengan berbagai cara. Oleh karena itu, maka perlu adanya pengawasan intern yang efektif terhadap kas. Apabila pengawasan internal terhadap kas dalam sebuah perusahaan / instansi berjalan dengan efektif maka penyalahgunaan kas dapat diketahui dengan mudah.
Di dalam mencapai tujuannya perusahaan / instansi selalu menghadapi persoalan baik yang berasal dari dalam maupun dari luar. Dilihat dari ciri-ciri dan kepentingannya, kas selalu menjadi objek utama yang disalahgunakan, untuk itu diperlukan adanya pengawasan – pengawasan internal yang dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan dan penyelewengan kas.
3
dipertanggungjawabkan pelaksanaannya dalam mengamankan harta suatu perusahaan/ instansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong karyawan untuk selalu mematuhi kebijakan – kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen sehingga kecurangan dan penyalahgunaan kas dapat diminimalisasi atau bahkan dapat dihindari. Dengan kata lain pengawasan internal yang baik didalam suatu perusahaan / instansi dapat menunjang keberhasilan setiap keputusan dan peraturan yang telah ditetapkan serta dapat mendukung keberhasilan operasi suatu perusahaan / instansi ( dalam hal ini lembaga pendidikan).
Pengawasan intern ini membutuhkan setidak-tidaknya pemisahan fungsi dan tugas didalam pengurusan kas, misalnya pemisahan tugas antara penerimaan dan pengeluaran kas. Untuk mencapai pengawasan yang baik ini perlu juga ditunjang dengan sarana-sarana, prosedur-prosedur, dan alat-alat sehingga tujuan akhir perusahaan dapat dengan lebih mudah tercapai.
Dengan landasan pemikiran diatas, maka penulis memilih judul “Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara”.
B. Permasalahan
Sesuai dengan judul yang diambil maka penulis mengajukan masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini yaitu sejauh mana peran pengawasan internal kas baik secara operasional maupun dari sisi pembukuan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Apakah Sistem Pengawasan Internal Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan penelitian
Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal penerimaan dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2.
Manfaat penelitianAdapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis adalah :
a. Bagi peneliti, untuk menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.
b. Bagi fakultas, dapat digunakan sebagai masukan yang bermanfaat dalam melaksanakan pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.
c. Bagi pembaca, dapat digunakan sebagai bahan penambah ilmu pengetahuan, dserta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan untuk melakukan penelitian di masa yang akan datang.
D. Rencana Penulisan
1.Jadwal Survei / Observasi
5
Jadwal Penelitian Tugas Akhir
2. Rencana isi
Penulis akan memberikan gambaran rencana isi yang membuat lebih terarahnya penulisan Tugas Akhir ini penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan.
NO KEGIATAN
Mei Juni Juli
IV I II III IV I
1 Pengajuan Judul
2 Pengajuan Dosen Pembimbing
3 Pengumpulan Data
4 Pengolahan dan Analisis Data
5 Penyusunan Tugas Akhir
6 Bimbingan dan Penyempurnaan
Tugas Akhir
BAB II : FAKULTAS EKONOMI USU
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai sejarah singkat FE USU, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini, serta rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Pada bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat pengawasan internal dan juga mengenai pengertian dan fungsi kas, serta prosedur pengawasan internal kas yang diterapkan oleh instansi / lembaga.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi USU mempunyai ciri khas tersendiri di dalam kelahirannya. Ciri khas itu dapat ditandai dengan sejarah lahirnya di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakuftas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan USU sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi USU mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
9
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a.Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b.Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c.Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d.Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah: a.Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b.Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan instansi untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
11
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.
Gambar 2.1
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi FE USU 2007 – 2008
13
1. Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
2. Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua : Dr. Murni Daulay, M.Si Sekretaris : Dr. Muflisch Lufti, MBA
Anggota : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Fahmi Natoigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Drs. Arifin Lubis, M.M, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, M.Si Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin, S, SE, M.Ec Prof. Dr. Lic, rer, reg, Siroruzilam, SE Prof. Erlina, M.Si, Ph.D, Ak
Dr. Syafaruddin Ginting, S, MAFIS, Ak Wahyu Aryo Pratomo, SE, M.Ec
Dr. Isfenti Sadalia, ME
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Irsad, SE, M.Sos, Sc, Ph.D
Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Drs. M. Lian Dalimunte, M.Ec, Ac, Ak
3. Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.So
4. Departemen
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si
b. Manajemen
15
c. Akuntansi
Ketua : Dr. Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
5. Program Studi
a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
b. Program Studi S1 Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
c. Program Studi S1 Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
d. Program Studi DIII Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
e. Program DIII Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
f. Program DIII Kesekretariatan
C. Job Description
Berikut ini adalah job description pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Fungsinya:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang – undangan
di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan .
d. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
e. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
f. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
17
h. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
j. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
2. Sub Bagian Akademik
Fungsinya:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasi data dan pencapaian target
kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3.Sub Bagian Umum dan Keuangan
Fungsinya:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mangumpulkan dan mengolah data keuangan
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, fakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluarn lainnya, yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
19
j. Menyususn laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Fungsinya:
a. Menyusun Rencan Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabaan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Meyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Melakukan Penyajian Informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan
alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
21
a. Menyusun Rencan Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan aktivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
23
kepada masyarakat berupa seminar – seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari – hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai dan norma – norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil. 2. Perkuliahan semester genap / ganjil.
BAB III
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Penulis telah menguraikan pengawasan intern yang telah ditetapkan oleh perusahaan / intansi dalam hal ini adalah fakultas ekonomi universitas sumatera utara. Dalam bab ini penulis akan menganalisa sekaligus mengevaluasi bagaimana relevansi antara teori yang diterapkan oleh perusahaan / instansi.
A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas
Maju mundurnya suatu perusahaan / instansi sangat bergantung pada cara pengelolaan manajemen yang diterapkan. Sedangkan berhasil tidaknya manajemen dalam menjalankan tugasnya akan tercermin dalam laporan keuangan yang disajikan, dalam hal ini pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan agar dapat berjalan dengan baik.
25
pembayaran yang siap dan bebas digunaka untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”.
Menurut Baridwan (2003 :85) “ kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran dalam akuntansi”. Dalam neraca kas merupakan aktiva yang paling sering berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.
Menurut Soemarso, (2004 : 320) “ Kas adalah segala sesuatu , baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.
Kas dapat dikatakan merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam neraca. Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita, kas terlihat secara langsung atau tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu :
1. Kas selalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan. 2. Kas merupakan harta yang siap dan muda untuk digunakan dalam
transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik.
3. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang. Pengelolaan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut :
3. Penggunaannya secara bebas.
4. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut. Kas terdiri dari saldo kas yang ditangan perusahaan dan termasuk rekening giro. Setoran kas adalah asset yang dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk investasi dan dengan cepat dapat dijadikan menjadi kas. Arus kas adalah arus masuk dan merupakan salah satu dari beberapa elemen laporan keuangan yang dipublikasikan. Laporan keuangan yang lengkap terdiri dari komponen-komponen berikut ini:
1. Neraca.
2. Laporan Realisasi Anggaran 3. Laporan Arus Kas dan
4. Catatan atas Laporan keuangan.
27
Sedangkan Pengawasan berarti : mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana-rencana.
“ Pengawasan internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalagunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang – undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.”(Warren, Reeve, Fees, 2005:289). Sistem ini menciptakan pengawasan intern yang cukup terhadap kas, diperolehnya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha serta mendorong dipenuhinya kebijaksanaan pimpinan.
Sedangkan “Sistem pengawasan intern suatu organisasi terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan organisasi dapat dicapai.” Abubakar, Erwin. (2001:83). Dari defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat pengawasan internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara-cara dan prosedur-prosedur yang bertujuan untuk :
1. Melindungi harta atau aktiva perusahaan
2. Memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya
4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan
Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
Pengawasan Internal Kas Meliputi 3 hal :
1. Pengawasan akuntansi
Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus. b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga
memungkinkan ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahan / instansi.
c. Penguasaan atas harta perusahaan / instansi diberikan hanya dengan persetujuan atau wewenang pimpinan.
29
harta yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya diambil jika terjadi perbedaan.
2. Pengawasan administratif
Pengawasan administratif meliputi (tetapi tidak terbatas pada) rencana serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang membuat pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggungjawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengawasan akuntansi atau transaksi.
3. Pengawasan penggunaan
Tujuan dari pengawasan ini adalah untuk mengetahui apakah suatu barang atau inventaris sudah benar penggunaannya. Penggunaan ini penting artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada.
Menurut Suharli (2006;173), “ kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan
cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa
harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.”
a. Struktur organisasi yang baik.
b. Sistem organisasi dan tanggungjawab yang jelas. c. Sistem akuntansi yang baik.
d. Kebijaksanaan personalia yang baik.
e. Badan atau staf internal auditor yang cakap. f. Dewan komisaris yang kompeten dan cakap.
Kas tidak mempunyai tanda kepemilikan khusus dan mudah dipindahtangankan. Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin bahwa :
a. Setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan yang telah ditetapkan
b. Kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima c. Tidak ada penyalahgunaan terhadap kas perusahaan
31
Secara garis besar pengawasan kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu : administrative dan accounting control sesuai dengan tanggungjawab manajemen terhadap kas yang secara umum terdiri dari :
a. Menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjamin kelancaran operasi perusahaan /instansi.
b. Menghindari terjadinya kas yang menganggur.
c. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian –kerugian sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau penyalahgunaan wewenang.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas, mencakup :
a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akan melalui kas juga.
b. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi. perkreditan piutang disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah, kemungkinan perkreditan juga akan salah. c. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas
sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas.
Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
B. Tujuan Pengawasan Internal Kas
1. Tujuan sistem pengawasan internal kas
Mengingat mayoritas transaksi diperusahaan melibatkan kas, maka pengawasan internal kas sangat diperlukan guna menghindari terjadinya penyelewengan yang dilakukan terhadap kas. Pengawasan internal kas tercakup dalam suatu pengawasan internal kas. Pada dasarnya tujuan pengawasan internal kas adalah :
a. Diperolehnya data / informasi mengenai kas yang sebenarnya. b. Untuk mencek kecermatan antara dana dari catatan menurut
pembukuan dengan saldo kas yang sebenarnya.
c. Untuk mencek pelaksanaan kegiatan / aktivitas mengenai kas sehingga apabila terjadi penyimpangan dari sistem yang diterapkan dapat diambil tindakan koreksi.
Pengawasan terhadap kas dapat diterapkan dengan cara, yaitu : 1) Pengawasan terhadap penerimaan kas.
33
semua hasil penerimaan ini dapat diamankan dan menjadi milik perusahaan maka pengawasan intern yang baik harus diciptakan dan dibina.
2) Pengawasan terhadap pengeluaran kas.
Sama halnya dengan penerimaan kas, pengeluaran kas juga harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahan atau kecurangan dalam pelaksanaannya yang mengakibatkan kerugian perusahaan. Pengeluaran kas biasanya berupa pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan / instansi untuk berbagai macam keperluan, misalnya pembayaran hutang, pembayaran gaji karyawan dan biaya-biaya lainnya.
Adapun tujuan dari sistem pengawasan internal kas adalah sebagai berikut:
a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan.
Tanggungjawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya pengawasan internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab secara tepat.
b. Menjaga ketelitian data akuntansi.
sebagai dasar pengawasan. Dengan adanya formulir atau bukti pencatatan yang tersedia, akan dapat diketahui apakah pencatatan itu dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada atau tidak.
c. Mewujudkan efisiensikerja.
Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu sistem dan prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan / instansi, sehingga pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tertib.
d. Membentuk dan menjagakebijaksanaan manajemen.
Dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang telah ditetapkan serta adanya pemisahan tanggungjawab yang jelas, diharapkan dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
C. Unsur-unsur Pengawasan Internal Kas
Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengawasan internal adalah sebagai berikut :
1. Suatu rencana organisasi harus memiliki pemisahan fungsi
secara tepat.
35
berdasarkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang
layak untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup
terhadap harta, hutang, dan pendapatan serta biaya.
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data keuangan yang tepat. Klasifikasi data keuangan dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar, Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut :
a. Membantu mempermudah penyusunan laporan – laporan dengan ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti semua harta, hutang, pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan operasi.
3. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam
menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
a. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya.
b. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak
c. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengawasan internal kas.
4. Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggungjawabnya
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem pengawasan tidak akan berhasil dengan baik.
D. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU
37
Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari :
a. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program studi S1 reguler maupun mandiri, Diploma III, Ekstensi, dll
b. Sumbangan pribadi
c. Sumbangan Instansi / perusahaan
Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin.
2. Jenis-jenis pengeluaran kas
Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri, program Diploma III, dan ekstensi, secara umum mencakup :
a. Belanja pegawai
Belanja pegawai terdiri dari : 1) Pendidikan, mencakup :
• Kuliah di kelas.
• Dosen pembimbing dan penguji skripsi.
• Seminar lokakarya.
• Pengawas ujian/koreksi/panitia ujian.
• Pembimbing praktikum / PKL.
• Tim penilai karya ilmiah.
• Penulisan karya ilmiah.
• Tim pengembangan program pendidikan.
2). Biaya penelitian.
3). Pengabdian kepada masyarakat.
4). Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat. 5). Pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus.
b. Belanja barang, mencakup : 1) Bahan.
2) Inventaris.
3) Langganan daya dan Jasa, seperti rekening telepon. 4) Penyelenggaraan, mencakup :
• Proses belajar-mengajar.
• Seminar dan workshop.
• Penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran.
39
2) Pemeliharaan kendaraan operasional.
3) Pemeliharaan investasi dan peralatan/perabot penunjang. 4) Pemeliharaan gedung, Instalasi air dan listrik.
d. Belanja perjalanan, mencakup :
1) Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai.
2) Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi.
E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU
1. Prosedur penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.
Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU secara lebih rinci meliputi :
a. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor.
b. Pihak Fakultas mengirimkan rencana Anggaran ke Biro Rektor.
d. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang nilainya sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya.
e. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang / cek. f. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek
yang diterima dari Birek.
g. Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas ( Bagian Keuangan Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional Fakultas.
h. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut.
i. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai pertanggungjawaban fakultas.
j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Biro Rektor.
41
Prosedur Penerimaan Kas
(Seteleh disetujui)
Gambar III.1 : Prosedur Penerimaan Kas FE USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Setoran SPP Mahasiswa
Biro Rektor USU
Fakultas Mengajukan
Rencana Anggaran Mengirimkan
Fakultas Ekonomi
USU
Melampirkan Bukti Penerimaan cek Mencatat di Buku
2. Prosedur pengeluaran kas
Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada FE USU.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU meliputi:
a. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran. b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. c. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya.
d. Memaraf / meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/cek.
e. Meminta pengesahan pejabat ( Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank.
f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek / giro.
g. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro.
43
i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke Birek USU.
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU terdiri atas:
1) Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.
2) Kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran.
3) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara / pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan.
4) Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank.
5) Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
6) Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.
Bagan Prosedur Pengeluaran Kas
Gambar III.2 : Prosedur Pengeluaran Kas FE USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Membuat bukti pengeluaran kas
Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan pembayaran
Meminta pengesahan pejabat (Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran Untuk pembayaran
melalui Bank dibuatkan Cek/Giro
Mencatat pengeluaran di Buku Besar keuangan
b
45
F. Sistem Pengawasan Internal Kas FE USU
1. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas
Ekonomi USU
Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi USU maka pihak manajemen menerapkan hal – hal berikut :
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.
b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.
c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, Misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.
d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.
e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.
f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.
2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Fakultas
Ekonomi USU
Sistem pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Fakultas menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.
b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang – kurangnya oleh 2 bagian.
c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut.
d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang berbeda.
e. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.
f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan sistem internal kas pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi USU dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengawasan internal kas yang dilakukan Fakultas.
2. Pengawasan internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalagunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang – undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.
3. Jenis pengawasan internal kas meliputi 3 hal ,yaitu : a. Pengawasan Akuntansi
4. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.
b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.
c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, Misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.
d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.
e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.
f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.
g. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan fakultas sehari – hari dan selebihnya disimpan di Bank. 5. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas yang dilakukan Fakultas
Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
49
i. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang – kurangnya oleh 2 bagian.
j. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut.
k. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang berbeda.
l. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya. m. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu
memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.
n. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.
6. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan & disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas.
B. Saran
1. Sistem pengawasan yang diterapkan di Fakultas Ekonomi USU hendaknya dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus – menerus, agar berkembangnya kemajuan pendidikan di Fakultas Ekonomi USU.
2. Meneliti catatan potongan harga dan membandingkan rincian cek yang tertulis pada duplikat bukti setoran yang disahkan bank dengan besarnya cek yang dicatat pada penerimaan kas, mencek kebenaran ayat jurnal penerimaan kas, melakukan konfirmasi piutang,memisahkan tugas penerimaan kas dan tugas penerimaan surat – surat masuk serta cek yang diterima. .
3. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan kas pada Fakultas Ekonomi USU sebaiknya semua kwitansi yang telah dibayar, dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya dan diparaf oleh si penerima kwitansi tersebut dan disesuaikan dengan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas.
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Erwin, 2001, Jurnal Ekonomi, Pertimbangan Intern Dalam Mengaudit Laporan Keuangan Perusahaan Kecil, Edisi April, BPFE USU; Medan.
Baridwan Zaki, 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Badan Penerbit FE-UGM; Yogyakarta.
Harahap, Sofyan Syafri, 2001. Sistem Pengawasan Manajemen ( Management Control System), Pustaka Quantum; Jakarta. Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan,
Salemba Empat; Jakarta.
Siamat, Dahlan. 2004. Manajemen Lembaga Keuangan, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia; Jakarta.
Soemarso S, R, 2004. Akuntansi Suatu Pengantar , Salemba Empat ; Jakarta
Suharli, Michell, 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Perdagangan, edisi pertama, Graha Ilmu; Yogyakarta.
Smith Jay M. and Skousen, K. Fred, 1992. Intermediate Accounting, Terjemahan Nugroho Widjayanto, Edisi Kedelapan, Erlangga; Jakarta.
