TUGAS AKHIR
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
OLEH :
CINTYA YULANDARI 102102021
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : CINTYA YULANDARI
NIM : 102102021
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS
PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : 28 Maret 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
NIP. 19550914 198103 1 005 Dra. Nurzaimah, MM, Ak
Tanggal : 28 Maret 2013 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
NIP. 131 127 370 Drs. Rustam, M.Si, Ak
Tanggal : 1 April 2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU
NIP. 19560407 198002 1 001
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : CINTYA YULANDARI
NIM : 102102021
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS
PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, 28 Maret 2013
NIM. 102102021
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena
atas berkat dan rahmat-Nya penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat
pada waktunya sekaligus sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di
Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
Tugas Akhir ini berjudul “SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA” dan disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan pada Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Nurzaimah, MM, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak
meluangkan waktu dan tenaga serta memberikan petunjuk, saran-saran, dan
bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
4. Dosen dan staff pengajar serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
5. Ayahanda Nurhamiddin dan Ibunda tercinta Gasniwarti yang telah banyak
berkorban memberikan kasih sayang, perhatian, dukungan dan doa yang tiada
henti-hentinya selama ini sehingga penulis bisa menyelesaikan Tugas Akhir
ini.
6. Abanghanda Aprisman dan Kakak Ratna Sari Safira telah banyak membantu,
memotivasi dan mendukung penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Serta Kepada Abang Tersayang Khairunnas.
7. Teman-teman Program Studi Diploma III Akuntansi Stambuk 2010 khususnya
Yolanda, Kresensia, Fany dan Redha serta teman-teman magang gelombang
3B khususnya teman magang kelompok 23 yaitu Fara, Rani, Agnes, dan Erwin
yang telah mendukung penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari
petunjuk Allah SWT. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita
semua. Amin.
Medan, 28 Maret 2013
NIM. 102102021
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Manfaat Dan Tujuan Penelitian ... 4
D. Rencana Penulisan ... 5
1. Jadwal Survei / Observasi ... 5
2. Rencana Isi ... 6
BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 8
A.Sejarah Ringkas ... 8
B. Struktur Organisasi ... 11
C. Job Description ... 13
D. Jaringan Kegiatan ... 19
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 20
BAB III SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA ... 22
A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Kas ... 27
B. Tujuan Dan Fungsi Pengendalian Internal Kas ... 29
C. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Kas ... 31
D. Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 36
E. Jenis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 39
F. Sistem Pengendalian Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 43
BAB IV PENUTUP ...45
A. Kesimpulan ... 45
B. Saran ... 48
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman
Gambar 2.1 Bagan Stuktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara...12
Gambar 3.1 Bagan Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi
USU ...36
Gambar 3.2 Bagan Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada dasarnya perusahaan / instansi sebagai suatu organisasi akan
melaksanakan berbagai aktivitas tertentu guna mencapai tujuan utamanya, yang
pada umumnya bertujuan untuk menghasilkan laba yang optimal agar dapat
mempertahankan kelangsungan hidupnya dan memajukan serta mengembangkan
usahanya ke tingkat yang lebih tinggi. Namun dalam rangngka pencapaian tujuan
tersebut, perusahaan / instansi sering kali menghadapi kendala-kendala yang
berhubungan dengan pengendalian (control) terhadap harta bendanya (assets),
khususnya kas. Kas merupakan salah satu modal kerja yang paling tinggi tingkat
likuiditasnya. Hal ini menjadikan kas sebagai sasaran yang paling mudah untuk
disalahgunakan. Oleh karena itu, pengendalian internal yang memadai sangat
dibutuhkan untuk melindungi kas yang dimiliki oleh perusahaan / instansi.
Pengendalian internal adalah langkah-langkah yang diambil perusahaan
guna memastikan keandalan data akuntansinya, melindungi aset-asetnya dari
pencurian dan penyalahgunaan, meyakinkan bahwa para karyawan mengikuti
kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur perusahaan, dan mengevaluasi kinerja
para karyawan, departemen, divisi, dan perusahaan secara keseluruhan, Simamora
(2000:44). Mengingat tingginya kemungkinan penyalahgunaan yang terjadi
terhadap aset kususnya kas yang dimiliki perusahaan / instansi maka perlu adanya
kas dapat dimimalisir atau bahkan dihindari. Manajemen mempunyai tanggung
jawab paling utama dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan serta
menemukan dan mencegah terjadinya kesalahan dan penyelewengan ataupun
pemborosan pada saat perusahaan beroperasi. Manajemen terhadap kas
bertanggungjawab terhadap pembuatan perencanaan, melakukan prosedur atau
otorisasi serta menetapkan dan mengawasi suatu kegiatan melalui pengendalian
internal.
Sistem pengendalian internal kas menjadi sesuatu yang sangat penting
dan sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan / instansi hal ini dikarenakan kas
merupakan aktiva lancar yang paling likuid (cepat dijadikan uang dan dapat
digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan tanpa pembatasan). Kas
memiliki karakteristik yang tidak dimiliki aktiva lancar lainnya, yaitu kas tidak
mudah diidentifikasi pemiliknya, dapat diuangkan segera, mudah dibawa-bawa
serta mudah untuk ditransfer dalam jangka waktu yang relatif singkat. Mengingat
karakteristiknya, kas merupakan aktiva yang paling mudah disalahgunakan. Oleh
karena itu, pemisahan fungsi dan tugas dalam pengurusan kas sangat diperlukan
dalam sistem pengendalian internal kas. Bagian penerimaan dan pengeluaran kas
di dalam suatu perusahaan harus dapat berfungsi dengan sebaik-baiknya agar
dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan dan penyelewengan terhadap kas.
Melindungi kas dan menjamin keakuratan catatan akuntansi untuk kas
dalam pengendalian internal yang efektif atas kas merupakan suatu keharusan.
Pengendalian internal yang baik menghindari terjadinya penyelewengan seperti
yang sesuai sehingga dapat dilakukan pengendalian yang tepat terhadap harta,
utang, pendapatan dan biaya. Perangkat pengendalian yang canggih atau dengan
disusunnya sistem yang terbaik sekalipun belum tentu mampun menghindarkan
kesalahan jika terdapat persekongkolan dari para karyawan untuk melakukan
suatu kecurangan yang dapat menyebabkan pengendalian tersebut tidak berguna
lagi.
Universitas Sumatera Utara merupakan PT BLU (Perguruan Tinggi
Badan Layanan Umum) khususnya Fakultas Ekonomi USU yang bergerak di
bidang pendidikan memiliki visi dan misi serta tujuan yang ingin dicapai sebagai
suatu organisasi. Dalam pencapaian visi dan misi serta tujuan tersebut Fakultas
Ekonomi USU sebagai suatu organisasi melaksanakan berbagai aktivitas
operasional yang tidak terlepas dari penggunaan kas. Oleh karena itu, Fakultas
Ekonomi USU memerlukan sebuah sistem pengendalian internal kas yang efektif
guna melindungi kas dari penyalahgunaan dan menjamin keakuratan catatan
akuntansi atas kas.
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas, maka di dalam sebuah
tugas akhir penulis tertarik untuk membahas dan memaparkan penelitian dengan
judul ”Sistem Pengendalian Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas
maka penulis akan merumuskan permasalahan penelitian agar tidak menyimpang
dari pokok permasalahan dan sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Adapun
masalah yang akan dibahas dalam tugas akhir ini adalah “Bagaimanakah sistem
pengendalian internal kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Manfaat Dan Tujuan Penelitian
1. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah:
a. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai
sistem pengendalian internal kas pada suatu perusahaan,
b. Sebagai bahan masukan bagi pihak akademisi yakni memberikan
wawasan yang baru mengenai sistem pengendalian internal kas,
c. Bagi pihak lain, penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi
bagi pihak yang ingin meneliti atau membahas lebih lanjut mengenai
sistem pengendalian internal kas diperiode yang akan datang.
2. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah “ untuk mengetahui bagaimanakah
sistem pengendalian internal kas yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei / Observasi
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk
lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
NO. KEGIATAN
1 Pengajuan judul
2
Pengajuan dosen
pembimbing
3 Pengumpulan data
4 Pengolahan dan anallisis data
5 Penyusunan tugas akhir
6
Bimbingan dan
penyempurnaan tugas akhir
2. Rencana Isi
Penulis membahas tugas akhir ini terdiri dari empat bab, dimana
masing-masing bab terdiri dari sub-sub bab yang sesuai dengan kebutuhannya
agar memperoleh pemahaman yang lebih mendalam dan sistematis serta
tidak menimbulkan pengertian yang lain. Secara garis besar luas pokok
pembahasanya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis akan menguraikan mengenai latar
belakang masalah, perumusan masalah, manfaat dan tujuan penelitian dan
rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei/ observasi dan rencana isi.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Pada bab ini penulis memaparkan tentang gambaran umum
instansi meliputi; sejarah ringkas, struktur organisasi, job description,
jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini dan rencana kegiatan.
BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Pada bab ini penulis akan menganalisa data yang diperoleh dari
penelitian berdasarkan teori yang disertai evaluasi hasil analisa yang
diuraikan, yaitu tentang pengertian sistem pengendalian internal kas, tujuan
dan fungsi pengendalian internal kas, unsur-unsur pengendaian internal kas,
sumatera utara, jenis penerimaan dan pengeluaran kas pada fakultas ekonomi
universitas sumatera utara dan sistem pengendalian internal kas pada fakultas
ekonomi universitas sumatera utara.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini, penulis mencoba menyimpulkan hasil penelitian
yang didapat dengan menganalisa data yang tersedia serta memberikan saran
yang dianggap penting untuk perbaikan di masa yang akan datang bagi
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas
Fakultas Ekonomi USU mempunyai ciri khas tersendiri di dalam
kelahirannya. Ciri khas itu dapat ditandai dengan sejarah lahirnya di luar kota
Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakuftas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di
kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh)
tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi
dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.
23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987,
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program
Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata -1 meliput i 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari:
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu
Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang
berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan
pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BLU.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organissi profesional dan lembaga lain yang
bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah
sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan
penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan / perubahan.
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan instansi untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
Gambar 2.1
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
L A B O R A T U R I U M
Akuntansi S1 RegulerAkuntansi S1 Ekstensi D-III Akuntansi
Eko. Pemb. S1 Reguler Eko. Pemb. S1 Ekstensi Manajemen S1 Reguler
Manajemen S1 Ekstensi D-III Keuangan
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pimpinan Fakultas Ekonomi
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak
Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak
Pudek II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, Msi
C. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap bagian pada struktur
organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tediri dari :
1. Dekan
Tugas dari Dekan ialah:
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan
pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan
administrasi fakultas.
c. Bertanggung jawab kepda Rektor.
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan danskipsi
mahasiswa.
e. Menetapkan tanggal ujian skipsi / komprehensif dan panitia penguji.
f. Mendisposisi surat-surat masuk.
2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya ialah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya ialah membantu dekan dalam memimpin pelaksanaan
kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya ialah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di
bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan
kerjasama.
3. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang
akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni
fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.
4. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian
dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target
kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan
fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul
kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan
Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
7. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
8. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan aktivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian –
penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj,dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil.
b. Perkuliahan semester genap / ganjil.
c. UTS / UAS untuk semester genap / ganjil.
BAB III
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Kas
Maju mundurnya suatu instansi sangat bergantung pada cara pengelolaan
manajemen yang diterapkan. Sedangkan berhasil tidaknya manajemen dalam
menjalankan tugasnya akan tercermin dalam laporan keuangan yang disajikan,
dalam hal ini pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk
menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan agar dapat
berjalan dengan baik.
Setiap instansi memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya
baik sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai
investasi dalam perusahaan / instansi tersebut. Untuk lebih jelasnya mengenai
pengertian kas, Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 85) memberikan pengertian
sebagai berikut : “Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan
untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.”
Menurut Baridwan, (2003 :85) “kas merupakan suatu alat pertukaran dan
digunakan sebagai suatu ukuran dalam akuntansi.”
Sedangkan menurut Soemarso, (2004 : 296) “kas adalah segala sesuatu
(baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan
Menurut PSAK No. 2, hal.2.2 & 2.3 (IAI : 2002) :
Kas terdiri dari : saldo kas (cash on hand) danrekening giro.
Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjagka
pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa
menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan.
Setar kas dimiliki untuk memenuhi komitmenkas jangka pendek, bukan untuk
investasi atau tujuan lain.
Kas merupakan harta lancar perusahaan yang sangat menarik dan mudah
untuk diselewengkan. Selain itu banyak transaksi perusahaan yang menyangkut
penerimaan dan pengeluaran kas. Karena itu, untuk memperkecil kemungkinan
terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang menyangkut uang kas
perusahaan, di perlukan adanya pengendalian internal (internal control) yang baik
atas kas.
Pengendalian berarti mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan,
maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan
tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana-rencana.
“Pengendalian internal merupakan kebijakan dan prosedur yang
melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang
disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah dipatuhi
sebagaimana mestinya.” (Warren, 2006 : 235).
Simamora ( 2000:44) menerangkan bahwa “pengendalian intern (Intern
Control) adalah langkah-langkah yang diambil perusahaan guna memastikan
penyalahgunaan, meyakinkan bahwa para karyawan mengikuti
kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur perusahaan, dan mengevaluasi kinerja para
karyawan, departemen, divisi, dan perusahaan secara keseluruhan.
Sedangkan menurut Abubakar, (2001 : 83) “sistem pengendalian internal
adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang terdiri dari kebijakan dan
prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan
organisasi dapat dicapai.”
Dari defenisi tersebut penulis menarik kesimpulan bahwa sistem yang
menjadi alat pengendalian internal merupakan penekanan pada penggunaan,
cara-cara dan prosedur-prosedur yang bertujuan untuk :
1. Melindungi harta atau aktiva perusahaan,
2. Memeriksa kecermatan dan seberapa jauh keandalan data akuntansi yang
disajikan dapat dipercaya keabsahannya,
3. Meningkatkan efisiensi kerja karyawan,
4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan.
Dalam bukunya, Baridwan (2004 : 47) menjelaskan pengendalian
internal kas meliputi dua hal, yaitu:
1. Pengendalian Akuntansi
Pengendalian akuntansi berfungsi untuk menjaga keamanan harta
milik perusahaan. Pengandalian ini disebut Preventive Control. Pengendalian
akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan prosedur-prosedur serta
catatan finansial dimana catatan-catatan itu disusun untuk memberikan
jaminan yang cukup dalam arti:
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan pengesahan
(otorisasi) manajemen yang umum maupun yang khusus.
b. Transaksi-transaksi dicatat untuk:
1) Memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai
dengan prinsip akuntansi yang umumnya diterima atau
kriteria-kriteria lain yang perlu untuk laporan-laporan tersebut dan
2) Menunjukkan pertanggung jawaban atas kas.
c. Access (penggunaan) kas hanya diperbolehkan bila sesuai dengan
otorisasi manajemen.
d. Tanggung jawab atas kas (menurut catatan) dibandingkan dengan
kas yang ada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu
bila ada perbedaan-perbedaan.
2. Pengendalian Administratif
Pengendalian administratif meliputi struktur organisasi dan
prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berkaitan dengan proses
pengambilan keputusan yang berhubungan dengan pengesahan (otorisasi)
transaksi-transaksi oleh manajemen. Otorisasi tersebut merupakan fungsi
manajemen yang secara langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk
mencapai tujuan-tujuan perusahaan (organisasi) dan merupakan titik awal
untuk menyusun pengendalian akuntansi atas transaksi-transaksi.
mendorong efisiensi, yaitu dengan mendorong dipatuhinya
keputusan-keputusan manjemen. Pengendalian ini disebut Feedback Control.
Secara garis besar pengendalian kas harus diarahkan kepada dua hal di
atas, yaitu administrative contol dan accounting control sesuai dengan tanggung
jawab manajemen terhadap kas yang secara umum terdiri dari (Suharli, 2006 :
184) :
1. Menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjamin kelancaran
operasi instansi,
2. Menghindari terjadinya kas yang menganggur,
3. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya
kerugian-kerugian sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau
penyalahgunaan wewenang.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya
pengawasan internal kas (Abubakar, 2001 : 84) mencakup :
1. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan
transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi
akan melalui kas juga.
2. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama
untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi. Perkreditan piutang
disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah,
kemungkinan perkreditan juga akan salah.
3. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika
4. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya
kesalahan pada perkiraan yang lainnya.
Jadi pada dasarnya, pengendalian internal kas bertujuan untuk
melindungi harta perusahaan dan berusaha sedapat mungkin menghindari
penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
B. Tujuan Dan Fungsi Pengendalian Internal Kas
1. Tujuan Sistem Pengendalian Internal Kas
Mengingat mayoritas transaksi diperusahaan melibatkan kas, maka
pengendalian internal kas sangat diperlukan guna menghindari terjadinya
penyelewengan yang dilakukan terhadap kas. Pada dasarnya tujuan
pengendalian internal kas (Mulyadi, 2008 : 163) adalah:
a. Menjaga kekayaan organisasi
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
c. Mendorong efisiensi
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Pengendalian terhadap kas dapat diterapkan dengan cara (Soemarso,
2004 : 297) yaitu :
a. Pengendalian terhadap penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas dalam perusahaan perlu dirancang
sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak
sekecil mungkin. Prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan
hal-hal sebagai berikut:
1) Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, yang
menerima dan yang mencatat penerimaan uang.
2) Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebagaimana
adanya.
b. Pengendalian terhadap pengeluaran kas
Seperti halnya penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas
perlu dirancang sedekian rupa sehingga hanya
pengeluaran-pengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan
perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan perusahaan. Pada
dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik,
prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
1) Semua pengeluaran dilakukan dengan cek.
Pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dan kas kecil.
2) Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang
berwenang terlebih dahulu.
3) Terdapat pemisahan tugas antar yang berhak menyetujui
pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan
2. Fungsi Pengendalian Internal Kas
Fungsi pengendalian internal kas secara umum antara lain ialah
untuk menjamin terselenggaranya pencatatan kas yang akurat, tersimpannya
kas dengan aman dan adanya pengeluaran kas yang dilakukan dan disahkan
oleh personil dan yang berwenang dan dengan jumlah yang benar. Ciri-ciri
dasar dari sebuah pengendalian internal kas adalah sebagai berikut (Yujana,
2004 : 192) :
a. Secara khusus menetapkan tanggung jawab pengelolaan penerimaan
kas,
b. Pemisahaan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas,
c. Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari,
d. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas,
e. Pemeriksaan internal dalam interval waktu yang tak terduga.
Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengendalian internal kas
secara rinci yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang
mungkin terjadi di dalam pencatatan. Struktur pengendalian internal kas
tersebut harus memberikan kepastian pada (Yujana, 2004 : 192):
a. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (valid)
Struktur pengendalian internal kas tidak dapat memberikan transaksi
fiktif, dan yang sebenarnya tidak terjadi di dalam catatan akuntansi
b. Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat
Dalam hal ini, jika suatu transaksi tidak diotorisasi, maka dapat
mengakibatkan otorisasi yang curang.
c. Setiap transaksi yang terjadi harus dicatat
Hal ini dilakukan guna mencegah hilangnya setiap transaksi dari
catatan.
d. Setiap transaksi harus dinilai dengan cepat dan tepat
Pengendalian yang memadai harus disertai dengan prosedur untuk
menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan transaksi
pada berbagai langkah-langkah proses pencatatan.
e. Transaksi yang terjadi harus diklasifikasikan dengan tepat
Pengklasifikasian perkiraan yang tepat sesuai dengan kode perkiraan
klien harus dicatat dalam jurnal.
f. Transaksi yang terjadi dicatat pada waktu yang tepat
g. Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan
dan diikhtisarkan dengan benar.
C. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Kas
Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengendalian internal
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung
jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut
ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi.
1) Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan.
2) Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang
untuk menyimpan aktiva perusahaan (dalam hal ini kas).
3) Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan
dan biaya
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan
merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengendalian terhadap
keuangan yang tepat. Klasifikasi data keuangan dapat dilakukan dalam
rekening-rekening buku besar, menurut AICPA, susunan rekening yang baik
harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut :
a. Membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan dengan
ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk
menggambarkan dengan baik dan teliti semua harta, hutang,
pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus dirinci
sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen di dalam
melakukan operasi.
b. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat dalam
setiap rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos
aktiva, modal, pendapatan, dan biaya-biaya.
3. Praktik yang sehat dalam menlaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktik yang sehat adalah penggunaan formulir bernomor urut
cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang
berwenang, yaitu :
a. setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya.
b. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
c. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu
sistem pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang
tepat, prosedur-prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak
memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem
pengendalian tidak akan berhasil dengan baik.
D. Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
1. Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan,
pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan
penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat
dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomput erisasi.
Adapun penerimaan kas yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang bersumber dari SPP mahasiswa yang di
bayar persemester.
Berikut ini prosedur pembayaran SPP Mahasiswa sebelum menjadi
kas untuk Fakultas Ekonomi:
1) Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat Melakukan
pembayaran SPP melalui Bank telah bekerja sama dengan USU seperti BNI,
2) Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara wajib membawa
tanda pengenal seperti:KTM,SIM atau KTP.
3) Bank tersebut akan mengecek Nomor induk Mahasiswa dan memberikan bukti
pembayaran SPP tersebut kepada mahasiswa.
Setelah Mahasiswa melakukan pembayaran SPP maka prosedur penerimaan kas
pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai Berikut:
a. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang
nilainya sesuai dengan anggaran yang diajukan sebelumnya.
b. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang/cek.
c. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima
dari Birek.
d. Cek / Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas (Bagian Keuangan
Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional
Fakultas.
e. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek / dana
tersebut.
f. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan
diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai
pertanggungjawaban fakultas.
g. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke
Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu
laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan
fakultas dalam suatu periode tertentu.
Unsur pengendalian internal penerimaan kas yang sehat menurut Mulyadi
(2001 : 60) untuk organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik
yang sehat adalah:
a. fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi
penerimaan,
b. fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi,
c. debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama
atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet),
d. fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piuatang
yang harus ditagih yang disebut fungsi akuntansi,
e. pengkreditan rekening pembantu piuatang oleh fungsi akuntansi (bagian
piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari
debitur,
f. hasil perhitungan kas direkam dalam berita cara perhitungan kas dan
disetor penuh ke bank dengan segera,
g. para penagih dan kasir harus diasuransikan,
h. kas dalam perjalanan (baik yang ada ditangan kasa maupun ditangan
penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-in-transit
Gambar 3.1
Bagan Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Biro Rektor
Setoran SPP
Biro Rektor USU
Fakultas Mengajukan Rencana Anggaran
Mengirimkan Cek
Fakultas Ekonomi USU
Melampirkan Bukti Penerimaan cek Mencatat di Buku Besar
Keuangan Fakultas
Pengelolaan Dana Oleh
Fakultas Pembukuan
1. Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara
Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara meliputi serangkaian proses baik manual maupun
terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau
kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka
pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan
oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi:
a. Menerima berkas / kwitansi tagihan pembayaran.
b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang.
c. Membuat bukti pengeluaran kas / cek dan mencetaknya.
d. Memaraf / meminta tanda tangan pengesahan persetujuan
pembayaran di bukti pengeluaran kas / cek.
e. Meminta pengesahan pejabat (Pudek II) yang berhak menyetujui
pembayaran di bukti pengeluaran kas / bank.
f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek / giro.
g. Menandatangani / meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju
h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah
pengeluaran.
i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk
selanjutnya dilaporkan kembali ke Birek USU.
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur
akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdiri atas :
a. Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.
b. Kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan
dokumen sebagai tanda bukti pembayaran.
c. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh
bendahara/pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan.
d. Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran
dilakukan melalui transfer antar bank.
e. Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang
diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau
menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan
dengan pengeluaran kas.
f. Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian
yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang
Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang
baik, prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Semua pengeluaran dilakukan dengan cheque,
pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.
b. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang
berwenang terlebih dahulu.
c. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui
pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan
pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.
E. Jenis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
1. Jenis Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara
Jenis-jenis penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara bersumber dari :
a. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk
program studi S1 reguler maupun mandiri, Diploma III, Ekstensi,
dan lain-lain.
b. Sumbangan pribadi.
Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam
mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena
sumber inilah yang lebih bersifat rutin.
2. Jenis Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara
Jenis-jenis pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, baik keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri,
program Diploma III, dan ekstensi, secara umum mencakup :
a. Belanja pegawai
Belanja pegawai terdiri dari :
1) Pendidikan, mencakup :
- Kuliah di kelas,
- Dosen pembimbing dan penguji skripsi,
- Seminar lokakarya,
- Pelaksana administrasi,
- Pengawas ujian / koreksi / panitia ujian,
- Pembimbing praktikum / PKL,
- Tim penilai karya ilmiah,
- Penulisan karya ilmiah,
- Tim pengembangan program pendidikan,
- Dan lain-lain.
2) Biaya penelitian,
4) Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat,
5) Pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus,
b. Belanja barang, mencakup :
1) Bahan,
2) Inventaris,
3) Langganan daya dan jasa, seperti rekening telepon,
4) Penyelenggaraan, mencakup :
- Proses belajar-mengajar,
- Seminar dan workshop,
- Penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran,
- Dan lain-lain.
c. Belanja pemeliharaan, mencakup :
1) Pemeliharaan perabot/ inventaris,
2) Pemeliharaan kendaraan operasional,
3) Pemeliharaan investasi dan peralatan / perabot penunjang,
4) Pemeliharaan gedung, instalasi air dan listrik,
5) Dan lain-lain.
d. Belanja perjalanan, mencakup :
1) Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai,
2) Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi,
Gambar 3.2
Bagan Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Menerima berkas tagihan
pembayaran
Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang
Membuat bukti pengeluaran kas
Memaraf / meminta tanda tangan pengesahan pengeluaran uang
Meminta pengesahan pejabat (Pudek II) yang berhak menyetujui
pembayaran Untuk pembayaran melalui Bank
dibuatkan Cek / Giro
Mencatat pengeluaran di Buku Besar Keuangan Pembayaran
Pengeluaran Uang
F. Sistem Pengendalian Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara
1. Sistem pengendalian internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Untuk mengendalikan prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara maka pihak manajemen menerapkan hal-hal
berikut :
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara
tegas dan pasti,
b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap
adanya pemasukan kas,
c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya berapa jumlah yang
diterima dan siapa yang menerima,
d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan,
keduanya dijabat oleh orang yang berbeda,
e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap
periodenya,
f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti bukti pendukung
tetap disimpan oleh bagian keuangan,
g. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk
2. Sistem pengendalian internal pengeluaran kas Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Sistem pengendalian yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Fakultas menetapkan bagian-bagian tertentu yang berwenang untuk
menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam
jumlah tertentu,
b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh
sekurang-kurangnya oleh 2 bagian,
c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor
urut,
d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang
berbeda,
e. Bagian Keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya,
f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu
memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat
pembayaran,
g. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengendalian
sistem internal kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka
penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem pengendalian internal penerimaan kas dan pengeluaran kas pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan
sangat efektif, karena telah melakukan pemisahan antara fungsi
penyimpanan dengan fungsi pencatatan dan Otorisasi.
2. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan
perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta
tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan
pengendalian internal kas yang dilakukan Fakultas.
3. Pengendalian internal merupakan kebijakan dan prosedur yang
melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi
usaha akurat, memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan
dipatuhi sebagaimana mestinya.
4. Jenis pengendalian internal kas meliputi 2 hal, yaitu :
a. Pengendalian Akuntansi
5. Sistem pengendalian internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara
tegas dan pasti.
b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap
adanya pemasukan kas.
c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya berapa jumlah yang
diterima dan siapa yang menerima.
d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan,
keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.
e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap
periodenya
f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung
tetap disimpan oleh bagian keuangan.
g. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk
kebutuhan Fakultas sehari-hari dan selebihnya disimpan di Bank.
6. Sistem pengendalian internal pengeluaran kas yang dilakukan Fakultas
Ekonomi Universita Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Fakultas menetapkan bagian-bagian tertentu yang berwenang untuk
menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam
jumlah tertentu.
b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh
c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor
urut.
d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang
berbeda.
e. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.
f. Bagian keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu
memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat
pembayaran
g. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi
tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis mencoba memberikan
saran-saran yang mungkin bermanfaat kepada pihak Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dalam memajukan fakultas ekonomi adalah sebagai
berikut :
1. Sistem pengendalian yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara hendaknya dapat dipertahankan dan dapat terus
ditingkatkan, demi berkembangnya kemajuan pendidikan di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Fakultas ekonomi sebaiknya tidak hanya mempercayakan pada satu
petugas bagian keuangan, tetapi dua atau tiga petugas, hal ini agar kas
3. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan kas pada
Fakultas Ekonomi USU sebaiknya semua kwitansi yang telah dibayar,
dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya dan diparaf
oleh si penerima kwitansi tersebut dan disesuaikan dengan tanggal dan
nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas,
4. Jika memungkinkan sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berkala
terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di Fakultas Ekonomi
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Erwin, 2001. Jurnal Ekonomi, Pertimbangan Intern Dalam Mengaudit
Laporan Keuangan Perusahaan Kecil, Edisi April, BPFE USU; Medan.
Baridwan, Zaki, 2004. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Badan
Penerbit FE-UGM; Yogyakarta.
Hall, A. James, 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Terjemahan Amir Abadi Yusuf, Salemba Empat, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Salemba
Empat; Jakarta.
Mulyadi, 2008. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan keempat, Salemba
Empat, Jakarta.
_______, 2002. Auditing, Jilid dua, Edisi keenam, Cetakan kesatu, Salemba Empat, Jakarta.
Murtanto, 2005. Sistem Pengendalian Internal Kas, PT. Hacca Mitra Utama,
Jakarta.
Ritonga, Parlaungan, 2007. Buku Bahasa Indonesia Untuk Perguruan Tinggi,
Bratong Jaya, Medan.
Simamora, Henry, 2001. Akuntansi Basis Dasar Pengambilan Keputusan
Bisnis, Cetakan Pertama, Salemba Empat, Jakarta.
Soemarso, S. R, 2004. Akuntansi Suatu Pengantar, Salemba Empat ; Jakarta
Suharli, Michell, 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Perdagangan, edisi
pertama, Yogyakarta : Graha Ilmu.
Warren, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fees, 2006. Accounting, Salemba Empat, Jakarta.
Yujana, Lalu Henry, 2004. Akuntansi Keuangan Suatu Pengantar, Lembaga
