UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
ANALISIS SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
LILY INDAH PERMATA SARI 072101128
DIPLOMA III KEUANGAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi
Program Studi DIII Keuangan
NAMA : LILY INDAH PERMATA SARI
NIM : 072101128
PROGRAM STUDI : DIII – KEUANGAN
JUDUL : ANALISIS SISTEM PENGAWASAN
INTERNAL KAS PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Tanggal: ...2010 Dosen Pembimbing
(Fadli, SE,MSi)
NIP. 19810628 2006041 1 005
Tanggal: ...2010 Ketua Program Studi DIII Keuangan
(Prof.Dr.Paham Ginting, MS)
NIP. 197530519 198403 1 001
Tanggal: ...2010 Dekan
(Drs.Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirahim,
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karena atas
limpahan rahmat dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir
yang berjudul “Analisis Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Dimana tujuan dari pembuatan tugas
akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan program Diploma III pada fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang terdalam
kepada :
1. Ayahanda tercinta Syahrial, dan ibunda tercinta Siti Aisyah Nst, yang
dengan penuh kesabaran telah mendidik penulis dan banyak memberikan
dukungan kepada penulis baik moril maupun materil, serta selalu
mendoakan penulis disetiap kesempatan. Semoga tugas akhir ini dapat
membuat ayahanda dan ibunda bangga terhadap penulis.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga.M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Sumatera Utara.
3. Bapak Prof.Dr.Paham Ginting,SE,MS, selaku Ketua Program Studi
Jurusan Keuangan Pakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs.Syafrizal Helmi Situmorang,SE,Msi, selaku sekretaris Jurusan
5. Bapak Fadli,SE,MSi, selaku dosen pembimbing penulis yang telah banyak
memberikan masukan dan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan
tugas akhir ini.
6. Seluruh Dosen / Staf Pengajar serta Pegawai di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan ilmu kepada
penulis
7. Buat abang-abangku terima kasih atas dukungan dan doa kalian semua
selama ini.
8. Buat sahabatku( Fina) dan buat anak-anak Keuangan stambuk 07 (Febry,
Fika, Ilaika, Ika, Mita, Ratna, Winda) terima kasih atas pertemanannya
selama ini dan buat lainnya yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Akhir kata penulis memanjatkan doa dan syukur kehadirat Allah SWT atas
segala bantuan yang telah diberikan, semoga akan memperoleh balasan yang
berlipat ganda dariNya, dan Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi yang
menggunakannya, dan menjadi amal bagi penulis. Amin yaa Rabbal Alamin ...
Medan, Maret 2010 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR GAMBAR ... v
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Permasalahan ... 3
C. Maksud dan Tujuan ... 3
D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei / Observasi ... 5
2. Rencana Isi ... 5
BAB II PROFIL INSTANSI/LEMBAGA A. Sejarah Ringkas Universitas Sumatera Utara ... 7
1. Visi Universitas Sumatera Utara ... 8
2. Misi Universitas Sumatera Utara ... 8
B. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 9
1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 10
2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 10
3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 11
C. Jenis Usaha Kegiatan ... 12
D. Struktur Organisasi ... 13
E. Job Description ... 15
F. Kinerja Usaha Terkini ... 19
G. Rencana Kegiatan ... 20
BAB III TOPIK PENELITIAN A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas ... 23
B. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas ... 30
C. Unsur-Unsur Pengawasan Internal Kas ... 32
D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU ... 35
E. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU ... 41
F. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada FE USU ... 43
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 45
B. Saran ... 46
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap perusahaan yang besar (dalam hal ini instansi pendidikan) selalu
menghadapi kendala yang berhubungan dengan pengawasan harta bendanya,
khususnya masalah kas, dimana sebagian besar transaksi yang dilakukan
perusahaan selalu melibatkan kas. Dengan semakin berkembangnya teknologi
yang terjadi pada masa sekarang, memungkinkan terjadinya penyalahgunaan kas,
sehingga perusahaan harus lebih aktif dalam melakukan pengawasan terhadap
harta bendanya, khususnya kas.
Teknologi yang semakin berkembang dapat mempengaruhi perkembangan
pada setiap perusahaan maupun lembaga, baik perusahaan swasta maupun
perusahaan pemerintah. Berbagai masalah yang dihadapi oleh perusahaan juga
semakin rumit khususnya dalam penyajian laporan keuangan perusahaan. Oleh
karena itu, profesi akuntan memegang peranan yang sangat penting dalam
membantu menyusun laporan keuangan perusahaan. Dalam fungsi manajemen,
pengawasan merupakan tanggungjawab yang tidak dapat diabaikan.
Didalam mencapai tujuannya, perusahaan selalu menghadapi berbagai
persoalan yang berasal dari dalam maupun dari luar. Dilihat dari ciri-ciri dan
kepentingannya, kas selalu menjadi objek utama yang disalahgunakan, untuk itu
diperlukan adanya pengawasan – pengawasan internal sehingga dapat mencegah
internal yang baik agar kas tetap dapat meningkatkan kinerja dan tidak
menganggu kelancaran operasi perusahaan yang bertujuan untuk menghindari
terjadinya biaya yang terlalu besar atau terlalu kecil dalam suatu periode
akuntansi pada laporan keuangan.
Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan
aktivitas-aktivitas perusahaan / instansi agar sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan sebelumnya. Salah satu cara untuk melaksanakan pengawasan adalah
dengan menyusun sistem pengawasan internal kas yang memadai dan tentunya
dapat dipertanggungjawabkan pelaksanaannya dalam menjaga harta suatu
perusahaan/ instansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong karyawan untuk
selalu mematuhi kebijakan – kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen
sehingga kecurangan dan penyalahgunaan kas dapat diminimalisasi atau bahkan
dapat dihindari. Dengan kata lain pengawasan internal yang baik didalam suatu
perusahaan / instansi dapat menunjang keberhasilan setiap keputusan dan
peraturan yang telah ditetapkan serta dapat mendukung keberhasilan operasi suatu
perusahaan / instansi (dalam hal ini lembaga pendidikan).
Kas merupakan aset perusahaan yang paling lancar (likuid) dari seluruh
aktiva yang ada. Ini karena setiap transaksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan
/ instansi selalu berhubungan dengan kas. Apabila pengawasan internal terhadap
kas dalam sebuah perusahaan / instansi berjalan dengan efektif maka
Dengan landasan pemikiran diatas, maka penulis memilih judul “ Analisis
Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
B. Permasalahan
Berdasarkan uraian yang dikemukakan pada latar belakang diatas maka
penulis mengajukan masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir
ini yaitu sejauh mana peran pengawasan internal kas baik secara
operasional maupun dari sisi pembukuan pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Adapun perumusan masalah yang akan dibahas pada Tugas Akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Bagaimana Sistem Pengawasan Internal Kas pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ?
2. Apa yang menjadi tujuan dari sistem pengawasan internal kas ?
3. Apa yang menjadi syarat atau unsur mutlak dalam suatu sistem
pengawasan internal kas ?
4. Apakah pengawasan internal kas yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efisien atau dengan
kata lain dapat mencegah penyelewengan dan penyalahgunaan yang
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dari penelitian ini :
a. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengawasan internal kas pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui tujuan dan syarat mutlak dari sistem pengawasan
internal kas.
c. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan sistem pengawasan internal
kas yang telah dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara
d. Untuk mengetahui apakah pengawasan internal kas yang dilakukan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif dan
efisien.
2.
Manfaat penelitianAdapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis adalah :
a. Bagi Penulis
Untuk mengetahui perbandingan antara penerapan / praktek yang
dilakukan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan
internal kas, serta untuk menambah dan memperluas wawasan penulis
mengenai pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.
b. Bagi Perusahaan
Dapat digunakan sebagai masukan yang bermanfaat dalam
melaksanakan pengawasan internal kas dan sebagai pertimbangan
dalam menentukan kebijakan pengambilan keputusan di masa yang
akan datang.
c. Bagi Pembaca
Dapat digunakan sebagai bahan penambah ilmu pengetahuan, serta
dapat dijadikan sebagai bahan referensi untuk melakukan penelitian
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal survei / observasi
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl.T.M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya
jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini :
NO Kegiatan
Minggu Ke
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara selama beberapa minggu, yakni mulai
tanggal 18 Januari 2010 – 13 Maret 2010.
2. Rencana isi
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah maka Penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam empat (4)
bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan antara lain : latar belakang, permasalahan, maksud
dan tujuan penelitian, rencana penulisan yang mencakup jadwal
survei dan rencana isi.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat Instansi,
struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha
terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Pada bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai
pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat pengawasan internal dan
juga mengenai pengertian dan fungsi kas, serta prosedur
pengawasan internal kas yang diterapkan oleh instansi.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab yang terakhir, penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan
uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari
pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat
memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas
BAB II
PROFIL INSTANSI / LEMBAGA
A. Sejarah Ringkas Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera
Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai
fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik.
Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU
berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.
Sehubungan dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala pada
tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi di
Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi
RI No.64/1961 tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku terhitung mulai tanggal
1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember
diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Negara) Medan dilebur ke
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi PAAP (Pendidikan Ahli
Administrasi Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga
(DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi,dan DIII
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera
Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara)
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 November
2003, dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari
10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera
Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya
Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki 14
fakultas.
Visi dan Misi Universitas Sumatera Utara Visi :
University for Industry
Misi :
a. Mempersiapkan Mahasiswa menjadi anggota masyarakat bermoral dengan
kemampuan akademik dan/atau profesional dan/atau vokasional untuk
menerapkan, mengembangkan, dan memperkaya ilmu pengetahuan,
teknologi dan seni.
b. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan seni
terutama pada kerjasama berbasis industri, dan pengembangan aplikasinya
untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan memperkaya
kebudayaan nasional.
c. Mendukung pengembangan masyarakat sipil yang demokratis melalui
peran Universitas Sumatera Utara sebagai suatu kekuatan moral yang
kompetisi global melalui pengelolaan secara profesional sumber daya
manusia, memperluas partisipasi dalam pembelajaran, memenuhi
kebutuhan nasional dalam pembelajaran, dan memodernisasi cara
pembelajaran.
B. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
Berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/ perubahan.
c. Berjiwa pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
d. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang
e. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masayarakat.
f. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan teknologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada di dalam.
g. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan
bertindak sebagai seorang ilmuan.
h. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
sesuai dengan bidangnya
C. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
D. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/
keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
E. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorium, lembur,vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademik selalu memilki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
Yang maha Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
4. Wisuda mahasiswa.
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus, metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan
Pimpinan Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas.
Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas
Maju mundurnya suatu perusahaan / instansi sangat bergantung pada cara
pengelolaan manajemen yang diterapkan. Sedangkan berhasil tidaknya
manajemen dalam menjalankan tugasnya akan tercermin dalam laporan
keuangan yang disajikan, dalam hal ini pengawasan merupakan salah satu fungsi
manajemen untuk menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah
ditetapkan agar dapat berjalan dengan baik.
Untuk itu sistem yang dijalankan perusahaan / instansi haruslah
mempunyai sistem yang baik agar nantinya perusahaan / instansi tersebut dapat
berfungsi dalam mengatasi penyelewengan yang mungkin terjadi pada aktiva
perusahaan. Tentunya sebelum pengawasan dilakukan, harus dipastikan pihak
yang menjadi pengawas tersebut haruslah orang yang jujur, profesional dan
tentunya loyal terhadap perusahaan / instansi.
Seorang pemimpin apapun jabatannya mempunyai tugas merencanakan,
dan mengupayakan agar rencana tersebut dapat tercapai. Karena tujuan
pengawasan adalah upaya merealisasikan rencana, maka fungsi pengawasan itu
sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri.
Sistem pengawasan internal adalah seluruh sistem dan prosedur yang
ditetapkan manajemen untuk menjaga harta perusahaan dari kelalaian atau
Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat
pengawasan internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara-cara dan
prosedur-prosedur yang bertujuan untuk :
1. Melindungi harta atau aktiva perusahaan
2. Memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang
disajikan dapat dipercaya keabsahannya
3. Meningkatkan efisiensi kerja karyawan
4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan
Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta
perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan
penyalahgunaan harta perusahaan.
Pengawasan internal kas meliputi 3 hal :
1.Pengawasan akuntansi
Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur
serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta
kekayaan perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat
dipercaya. Oleh karena itu disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan
bahwa :
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau
b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan
ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip
akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan
menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahan /
instansi.
c. Penguasaan atas harta perusahaan / instansi diberikan hanya dengan
persetujuan atau wewenang pimpinan.
d. Jumlah aktiva / harta kekayaan perusahaan / instansi seperti yang
tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta
yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya
diambil jika terjadi perbedaan.
2.Pengawasan administratif
Pengawasan administratif meliputi (tetapi tidak terbatas pada) rencana
serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan
keputusan yang membuat pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi
wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut
merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan
tanggungjawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengawasan
3.Pengawasan penggunaan
Tujuan dari pengawasan ini adalah untuk mengetahui apakah suatu barang
atau inventaris sudah benar penggunaannya. Penggunaan ini penting artinya guna
menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti keamanan atau keutuhan,
keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada.
Disamping itu hal lain yang dapat dilihat bahwa sistem pengawasan
internal kas yang telah dilaksanakan dapat dilihat dengan adanya pemisahan tugas
secara fungsional, maksudnya dimana setiap bagian telah mempunyai tugasnya
masing-masing yang harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan selama
kegiatan operasional.
Menurut Suharli (2006;173), “ kas dan setara kas adalah investasi yang
sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.”
Menurut Standar Akuntansi Indonesia, yang dimaksud dengan kas yaitu
alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan
umum perusahaan. Kas yang ada di perusahaan / instansi merupakan kesatuan
perkiraan yang ada pada laporan keuangan. Kas merupakan suatu perkiraan yang
sangat penting dalam laporan keuangan, karena setiap transaksi yang terjadi dalam
perusahaan akan berhubungan dengan kas. Hal ini dimungkinkan karena sifat
transaksi perusahaan / instansi yang mencakup harga dan kondisi yang
Perbedaan yang paling mendasar mengenai aktivitas kas adalah sifatnya
yang tidak produktif, karena kas merupakan ukuran nilai, kas tidak dapat meluas
kecuali dikonversikan kedalam bentuk kepemilikan lainnya. Kas tersusun dari
simpanan komersial dan rekening di bank atau di tempat lain serta pos-pos yang
ada dalam perusahaan / instansi yang dapat dipergunakan sebagai alat tukar, atau
yang dapat diterima sebagai setoran oleh Bank dengan nilai yang tercantum
didalamnya.
Berikut ini yang termasuk dalam kas adalah :
1. Uang tunai (cash and hand)
2. Uang tersimpan di bank (cash in bank)
3. Tabungan yang setiap waktu dapat diambil
4. Giro (money order)
Untuk pengelolaan kas, manajemen dapat menggunakan alat-alat sebagai berikut :
1. Ramalan / taksiran kas
2. Manajemen arus kas, yaitu penggolongan penerimaan dan
pengeluaran kas
3. Investasi dana yang berlebihan
4. Hubungan bank
Ada beberapa bentuk penyelewengan yang serint terjadi untuk kas dalam
perusahaan / instansi yaitu :
1. Penerimaan yang tidak dicatat
2. Merendahkan jumlah penerimaan
3. Meningkatkan jumlah pembayaran
4. Menunda pencatatan penerimaan piutang ( lapping)
Apabila manajemen perusahaan / instansi melakukan pengawasan internal
terhadap kas dengan baik, maka semua bentuk penyelewengan di atas tidak akan
terjadi. Beberapa hal yang perlu diketahui tentang sistem pengawasan internal
dalam suatu perusahaan adalah :
1. Sistem pengawasan intern adalah pertanggungjawaban manajemen
2. Tingkat keyakinan yang wajar
3. Sistem processing data yang dipakai
4. Keterbatasan sistem pengawasan intern
Ciri-ciri sistem pengawasan internal yang baik adalah sebagai berikut :
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem organisasi dan tanggungjawab yang jelas
d. Kebijaksanaan personalia yag baik
e. Badan atau staf internal auditor yang kompeten
f. Dewan komisaris yang kompeten
Kas tidak mempunyai tanda kepemilikan khusus dan mudah dipindahtangankan.
Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin bahwa :
a. Setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan yang telah
ditetapkan
b. Kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima
c. Tidak ada penyalahgunaan terhadap kas perusahaan
Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan
dan pengawasan internal terhadap kas harus mendapat perhatian yang serius oleh
manajemen, dimana setiap pengawasan internal terhadap kas harus diciptakan
untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektifitas dan efesiensi
pengguna manajemen.
Secara garis besar pengawasan kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu :
administrative dan accounting control sesuai dengan tanggung jawab manajemen
terhadap kas yang secara umum terdiri dari :
a. Menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjamin kelancaran
operasi perusahaan /instansi
c. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian sebagai
akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau penyalahgunaan
wewenang.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan
internal kas, mencakup :
a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan
transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi
akan melalui kas juga.
b. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama
untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi. Perkreditan piutang
disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah,
kemungkinan perkreditan juga akan salah.
c. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika
salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas.
d. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya
kesalahan pada perkiraan yang lainnya.
Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi
harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan
Adanya suatu perencanaan kas mutlak diperlukan agar setiap saat
diperlukan, tersedia kas yang cukup untuk membiayai kegiatan perusahaan /
instansi serta menghindari persediaan kas yang berlebihan, karena kas yang
berlebihan dapat mengakibatkan adanya pemborosan, bahkan dapat
menghilangkan kesempatan untuk mendapatkan suatu manfaat.
B.Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas
1. Tujuan sistem pengawasan internal kas
Adapun tujuan dari sistem pengawasan internal kas adalah sebagai berikut
a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan
Tanggungjawab utama menjaga harta milik perusahaan dan
mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan terletak ditangan
manajemen, perlu adanya pengawasan internal yang baik agar dapat
melimpahkan tanggung jawab secara tepat.
Jadi, perlindungan yang diharapkan dari pengawasan internal agar
berfungsi dengan baik adalah dengan mereduksi kerugian yang disebabkan
oleh kas, misalnya dengan mengurangi kemungkinan kesalahan. Dengan
adanya pengawasan internal yang baik akan menyebabkan pihak-pihak
yang berkepentingan terhadap perusahaan / instansi akan menaruh
kepercayaan kepada ketelitian data yang tersedia.
Sistem akuntansi dan administrasi sangat diperlukan guna menjaga
ketelitian data akuntansi yang ada, sistem tersebut dapat berjalan baik
dengan mengadakan formulir dan bukti pencatatan sebagai dasar
pengawasan, suatu transaksi tidak diserahkan kepada satu orang saja tetapi
kepada beberapa orang sehingga dapat diharapkan suatu pengawasan yang
otomatis akan timbul diantara petugas-petugas yang terkait dengan
transaksi tersebut. Dengan adanya formulir atau bukti pencatatan yang
tersedia, akan dapat diketahui apakah pencatatan itu dilakukan sesuai
dengan ketentuan yang ada atau tidak.
c. Mewujudkan efisiensi kerja
Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu
sistem dan prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan /
instansi, sehingga pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan
lancar dan tertib.
d. Membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan
Dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur
yang telah ditetapkan serta adanya pemisahan tanggungjawab yang jelas,
diharapkan dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang
2. Fungsi pengawasan internal kas
Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengawasan internal kas secara rinci
yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang mungkin terjadi di
dalam pencatatan. Struktur pengawasan internal kas tersebut harus memberikan
kepastian pada :
a. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (valid)
Struktur pengendalian internal kas tidak dapat memberikan transaksi fiktif,
dan yang sebenarnya tidak terjadi di dalam catatan akuntansi lainnya.
b. Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat
c. Dalam hal ini, jika suatu transaksi tidak diotorisasi, maka dapat
mengakibatkan otorisasi yang curang.
d. Setiap transaksi yang terjadi harus dicatat
Hal ini dilakukan guna mencegah hilangnya setiap transaksi dari catatan.
e. Setiap transaksi harus dinilai dengan cepat dan tepat
Pengendalian yang memadai harus disertai dengan prosedur untuk
menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan transaksi pada
berbagai langkah-langkah proses pencatatan.
Pengklasifikasian perkiraan yang tepat sesuai dengan kode perkiraan klien
harus dicatat dalam jurnal.
g. Transaksi yang terjadi dicatat pada waktu yang tepat
h. Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan
di ikhtisarkan dengan benar.
C. Unsur-unsur Pengawasan Internal Kas
Untuk mendapatkan suatu pengawasan internal yang baik di dalam
perusahaan / instansi, diperlukan adanya unsur-unsur yang dirancang serta di
implementasikan manajemen guna membentuk kepastian yang layak bahwa
tujuan pengawasan internalnya akan tercapai.
Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengawasan internal adalah
sebagai berikut :
1. Suatu rencana organisasi harus memiliki pemisahan fungsi secara tepat.
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggungjawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggungjawab
fungsional dalam organisasi harus dipisahkan berdasarkan fungsi-fungsi
2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk
melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang,
dan pendapatan serta biaya.
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan
merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap
operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan
data keuangan yang tepat. Klasifikasi data keuangan dapat dilakukan
dalam rekening-rekening buku besar. Menurut AICPA (American Institute
of Certified Public Accountant), susunan rekening yang baik harus dapat
memenuhi hal-hal sebagai berikut :
a. Membantu mempermudah penyusunan laporan dengan ekonomis, meliputi
rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik
dan teliti semua harta, hutang, pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya
yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen
didalam melakukan operasi.
b. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat dalam setiap
rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal,
pendapatan, dan biaya-biaya.
3. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam menjalankan tugas
dan fungsi setiap bagian organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam
Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
a. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya.
b. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak
c. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengawasan internal kas.
4. Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggungjawabnya
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem
pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang
tepat, prosedur-prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak
memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem
pengawasan tidak akan berhasil dengan baik.
D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
1 .Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi USU
meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan
keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban
kembali. Proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem
terkomputerisasi.
Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU secara
a. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor.
b. Pihak Fakultas mengirimkan rencana Anggaran ke Biro Rektor.
c. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana Anggaran tersebut.
d. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang nilainya
sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya.
e. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang / cek
f. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima dari
Biro Rektor.
g. Cek / dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas ( Bagian Keuangan Fakultas)
untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional Fakultas.
h. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek / dana tersebut.
i. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan
kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai pertanggungjawaban Fakultas.
j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Biro
Rektor.
Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Fakultas
Ekonomi USU adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan yang
menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan fakultas dalam suatu
Prosedur Penerimaan Kas
(Seteleh disetujui)
Gambar 3.1 : Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2. Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi
serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan,
penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan
keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran
kas pada FE USU.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh
Fakultas Ekonomi USU meliputi:
a. Menerima berkas / kwitansi tagihan pembayaran
b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang
c. Membuat bukti pengeluaran kas / cek dan mencetaknya
d. Memaraf / meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti
pengeluaran kas / cek.
e. Meminta pengesahan pejabat ( Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran
di bukti pengeluaran kas / bank.
f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek / giro
g. Menandatangani / meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada
cek / giro.
h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran.
i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya
dilaporkan kembali ke Biro Rektor USU.
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi
1) kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.
2) kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen
sebagai tanda bukti pembayaran.
3) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara /
pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan.
4) bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan
melalui transfer antar bank.
5) buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas
kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
6) buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi
akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian
item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.
Bagan Prosedur Pengeluaran Kas
Gambar 3.2 : Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Menerima pejabat ((Pudek II ) yang
E. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Jenis –jenis penerimaan kas
Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
bersumber dari :
a. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program
studi S1 reguler maupun mandiri, Diploma III, Ekstensi, dll
b. Sumbangan pribadi
c. Sumbangan Instansi / perusahaan
Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam mengenai
prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena sumber inilah
yang lebih bersifat rutin.
2. Jenis-jenis pengeluaran kas
Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, baik keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri, program
Diploma III, dan ekstensi, secara umum mencakup :
a. Belanja pegawai
Belanja pegawai terdiri dari :
a) kuliah di kelas
b) dosen pembimbing dan penguji skripsi
c) seminar lokakarya
d) pelaksana Administrasi
e) pengawas ujian / koreksi / panitia ujian
f) pembimbing praktikum / PKL
g) tim penilai karya ilmiah
h) penulisan karya ilmiah
i) tim pengembangan program pendidikan
2) biaya penelitian
3) pengabdian kepada masyarakat
4) pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat
5) pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus
b. Belanja barang, mencakup :
1) bahan
2) inventaris
3) langganan daya dan jasa, seperti rekening telepon
4) penyelenggaraan, mencakup :
a) proses belajar-mengajar
c) penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran
c. Belanja pemeliharaan, mencakup :
1) pemeliharaan perabot/ inventaris
2) pemeliharaan kendaraan operasional
3) pemeliharaan investasi dan peralatan / perabot penunjang
4) pemeliharaan gedung, instalasi air dan listrik
d. Belanja perjalanan, mencakup :
1) perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai
2) bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi
F. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
1. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi USU
Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi USU maka pihak
manajemen menerapkan hal – hal berikut :
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan
pasti.
b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya
pemasukan kas.
c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya berapa jumlah yang
diterima dan siapa yang menerima.
d. Fungsi penerima kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya
dijabat oleh orang yang berbeda.
e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap
f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung tetap
disimpan oleh bagian keuangan.
g. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan
fakultas sehari – hari dan selebihnya disimpan di Bank.
2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Fakultas Ekonomi USU
Sistem pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah
sebagai berikut :
a. Fakultas menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk
menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah
tertentu.
b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh
sekurang – kurangnya oleh 2 bagian.
c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut.
d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang
berbeda.
e. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.
f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu
memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran
g. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KesimpulanBerdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap Sitem Pengawasan Internal
Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis dapat
menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem Pengawasan Internal Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara meliputi prosedur penerimaan kas Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dan prosedur pengeluaran kas Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dimana tujuan dari sistem
pengawasan internal kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara antara lain menjaga keamanan harta milik perusahaan / instansi
(dalam hal ini instansi pendidikan), menjaga ketelitian data akuntansi,
mewujudkan efisiensi kerja serta membentuk dan menjaga
kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan.
2. Unsur mutlak dalam sistem pengawasan internal kas yang digunakan
agar pengawasan internalnya dapat tercapai antara lain rencana
organisasi yang harus memiliki pemisahan fungsi secara tepat, sistem
pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk
melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang,
dan pendapatan serta biaya, praktek yang sehat harus dijalankan di
dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi, pegawai
3. Pengawasan internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara
yang dipakai dalam suatu organisasi perusahaan untuk mengawasi
kegiatan perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya
kecurangan dan penyelewengan agar semua rencana yang telah
ditetapkan dapat berjalan secara menguntungkan.
4. Sistem Pengawasan Internal Kas yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi
USU cukup efektif dan efisien. Hal ini diperoleh dengan adanya
bukti-bukti yang dilaporkan dan disimpan oleh pihak yang berwenang serta
telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran
kas pada Fakultas Ekonomi USU.
5. Dengan kata lain, pengawasan internal yang baik di dalam suatu
perusahaan / instansi dapat menunjang keberhasilan setiap keputusan
dan peraturan yang telah ditetapkan serta dapat mendukung
keberhasilan operasi suatu perusahaan / instansi (dalam hal ini instansi
pendidikan).
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah di uraikan di atas, perlu diberikan saran
sebagai berikut :
1. Kebijaksanaan yang telah digariskan atas sistem penerimaan dan
pengeluaran kas yang telah dilakukan hendaknya dijadikan pedoman
kemungkinan pembaharuan terhadap sistem tersebut melihat
perkembangan perekonomian saat ini.
2. Sistem otorisasi dan persetujuan atas terjadinya transaksi yang
menyangkut kas dari kepala keuangan dan pimpinan terlaksana dengan
baik. Hal ini dilihat dari pembagian tugas yang telah ditetapkan oleh
pihak Fakultas Ekonomi USU.
3. Secara periodik, sistem kas administrasi harus diteliti oleh pihak yang
bebas dari tugas rutin yaitu selain pemeriksa dari perusahaan itu
sendiri juga dari luar seperti akuntan publik, sehingga dapat dipastikan
bahwa prosedur pengawasan internal yang telah dilakukan sesuai
dengan petunjuk yang ada, wajar dan konsisten.
4. Bagaimanapun baiknya pengawasan internal yang dilakukan
perusahaan tergantung pada individu dan pribadi pegawai serta
karyawan. Oleh sebab itu perlu dilakukan pembinaan disiplin dan
perilaku untuk dapat menghindari hal-hal yang dapat merugikan
DAFTAR PUSTAKA
Harahap, Sofyan Syafri, 2001. Sistem Pengawasan Manajemen ( Management
Control System), Jakarta : Pustaka Quantum.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta :
Salemba Empat.
Ikatan Akuntan Indonesia, 1994.Standar Profesional Akuntan Publik, Jakarta :
Salemba Empat.
Siamat, Dahlan. 2004. Manajemen Lembaga Keuangan, Jakarta : Lembaga
Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Sinuraya, Selamat. 1990. Pengantar Ilmu Akuntansi, Medan : Penerbit
Adiputra.
Suharli, Michell, 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Perdagangan, edisi
pertama, Yogyakarta : Graha Ilmu.
Warren, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fess. 2005. Accounting, Jakarta :
