UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
PENGAWASAN INTERNAL KAS MENGURANGI
KECURANGAN TERHADAP KAS PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATRA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
ARGI ISWARDI
072101038
DIPLOMA III KEUANGAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PENGAWASAN INTERNAL KAS MENGURANGI KEMUNGKINN KECURANGN KAS PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
1. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tuaku Amryon Toniswardi, Mhum (Ayahanda) dan Dra. Lamria br Simamora, (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada mereka dan semoga jerih payah mereka diridhoi Allah SWT dan dapat segera saya balas.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Paham
4. Ibu Syahfrizal helmi, SE, Msi selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan..
Ginting, SE; MSc, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan.
5. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.
7. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Adik-adiku tersayang Arde Isriani, Arvi Isriati dan Ebenezer.
9. Saudaraku Dearman Purba, SE Terima kasih atas dukungannya yang merupakan pendorong semangat bagi penulis.
10. Terima kasih pada Opung Boru saya tersayang, Tulang Mean, Tulang Eben, Tulang Wahyu, Mak Tua Narto, Tante yos. Tante Karunia, Tante Ester, Tante Lina berserta anak-anaknya beserta suami/istrinya.
11. Atas Doa dan dorongan semangat yang senantiasa diberikan kepada saya. Terima Kasih Kepada Amak/ Nenek ( Djasni Muis ) dan Alm. Ayah / Kakek ( Abd. Muis ), Papa Tuo beserta keluarga, Paman Noval beserta keluarga dan Pak Uwo Wandi beserta keluarga.
12. Buat teman-teman Jurusan Keuangan stambuk 07, (khususnya buat Julham Fahmi, Dedi Syahputra Munthe, Agus Suryadi, Mahraini Siregar, Yunita Sari, Lisa Jahara, Marliah, Malina Sari), terima kasih atas persahabatan yang terjalin selama ini,. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
13. Teristimewa di hati saya dan teman-teman yang lain Alm. Ichwansyah Sirait dan Alm. Achmad Azhari P yang semasa hidupnya selalu menemani dan memotivasi saya untuk selalu berusaha dalam menjalani masa-masa perkuliahan dan terima kasih atas persahabatan kita selama ini yang kita jalin “ I LOVE U FULL MY FRIENT ES DOGER”.
15. Sahabat-sahabatku tersayang Eben, Jhosua. Pardamen, Carlos, Daniel dan lainya yang tidak bisa disebutkan semuanya.
16. Teman – teman ku di Ganevo, Kak Diah, Utie, Giant, Windy, Riza Kibo, Alfi dan semuanya yang gak aku sebutin satu-satu terima kasih atas dukungannya. Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.
Akhir kata, penulis bersyukur kepada Allah SWT atas segala bantuan yang telah diberikan, semoga akan memperoleh balasan yang berlipat ganda dari Nya, dan semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi yang menggunakannya, dan menjadi amal bagi penulis. Amin yaa Rabbal Alamin………..
Medan, Maret 2010 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 5
B. Jenis Kegiatan... 8
A. Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi USU ... 17
B. Tujuan dan fungsi pengawasan internal kas Pada Fakultas Ekonomi USU ... 23
C. Pengawasan Internal Terhadap Peningkatan Efisiensi Kerja Pada Fakultas Ekonomi USU ... 25
D. Jenis – jenis Penerimaan dan Pengeluaran Pada Fakultas Ekonomi USU ... 28
E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU ... 31
F. Pengawasan Internal Penerimaan Dan engeluran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU ... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 43
A. Kesimpulan ... 43
B. Saran ... 45
DAFTAR TABEL
No
Halaman
DAFTAR GAMBAR
No
Halaman
1. Gambar 2 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 10
2. Gambar 3.1 Prosedur Penerimaan Kas ... 33
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu berhadapan dengan kendala-kendala yang berhubungan dengan pengawasan harta bendanya. Khususnya masalah kas, dimana sebagian besar transaksi yang dilakukan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu melibatkan kas. Apalagi dengan perkembangan teknologi yang terjadi pada masa sekarang yang memungkinkan terjadinya penyalahgunaan kas, dengan demikian perusahaan harus lebih aktif dalam melakukan pengawasan terhadap kas.
Teknologi yang semakin maju mempengaruhi perkembangan pada setiap perusahaan maupun lembaga, baik swasta maupun pemerintah. Masalah-masalah yang dihadapi oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga semakin rumit terutama dalam penyajian laporan keuangan. Oleh karena itu, seorang akuntan memegang peranan yang sangat penting dalam membantu menyusun laporan keuangan. Dalam fungsi manajemen, pengawasan merupakan tanggung jawab yang tidak dapat diabaikan.
Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Salah satu cara untuk melaksanakan pengawasan adalah dengan menyusun sistem pengawasan internal kas yang memadai dan tentunya dapat dipertanggung jawabkan pelaksanaannya dalam mengamankan harta Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, meningkatkan efisiensi dan mendorong pegawai untuk selalu mematuhi kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen sehingga kecurangan dan penyalahgunaan kas dapat diminimalisasi atau dapat dihindari. Dengan kata lain, pengawasan internal yang baik didalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat menunjang keberhasilan setiap keputusan dan peraturan yang telah ditetapkan serta dapat mendukung keberhasilan operasi.
Kas merupakan asset perusahaan yang paling lancar (likuid) dari seluruh aktiva yang ada. Ini karena setiap transaksi yang dilakukan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu berhubungan dengan kas. Oleh karena itu kas menjadi objek yang paling mudah untuk diselewengkan, sehingga banyak pihak yang berusaha menyelewengkan kas dengan berbagai cara. Oleh karena itu, maka perlu adanya pengawasan internal yang efektif terhadap kas. Apabila pengawasan internal terhadap kas dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berjalan dengan efektif maka penyalahgunaan kas dapat diketahui dengan mudah.
Dengan landasan pemikiran di atas, maka penulis memilih judul “Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
B. Permasalahan
Sesuai dengan judul yang diambil, maka penulis mengajukan masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini, yaitu peran pengawasan internal kas baik secara operasional maupun dari sisi pembukuan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun perumusan masalah yang akan dibahas pada Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
Apakah pengawasan internal kas yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efisien atau dengan kata lain dapat mencegah penyelewengan dan penyalahgunaan yang mungkin dapat terjadi.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian yang ingin dicapai penulis adalah:
Untuk mengetahui apakah pengawasan internal kas yang dilakukan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efisien.
D. Manfaat penelitian
Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis adalah:
a. Bagi penulis, untuk menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.
c. Bagi pembaca, dapat digunakan sebagai bahan penambah ilmu pengetahuan, serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan untuk melakukan penelitian dimasa yang akan datang.
E. Rencana Penulisan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl.T.M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Table 1.1 dibawah ini:
No Kegiatan Minggu Ke
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selama beberapa minggu, yakni mulai tanggal 18 Maret 2010 – 19 Juni 2010.
BAB II
PROFIL INSTANSI / LEMBAGA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau diluar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya, Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan Sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoles status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Imu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku terhitung mulai 01 Oktober 1961.
mengasuh dua jenjang Program Pemdidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu: 1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari: 1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi USU
1. Visi Fakultas Ekonomi USU
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu fakultas ekonomi terkemuka yang terkenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi USU
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
B. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organiasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan
Pembantu rektor
Dekan dan
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengbdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
j. Malaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan
fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat dilingkungan fakultas
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah:
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorium, lembur, Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
e. Memproses pengangkatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumah tanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mnahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain: 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil tahun 2009/2010 2. Perkuliahan semester genap/ganjil tahun 2009/2010
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Pada bab ini saya akan membahas permasalahan seperti yang disebutkan pada bab sebelumnya, adapun permasalahn yang dibahas yaitu:
1. Bagaimana Sistem Pengawasan Internal Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Apa yang menjadi tujuan dari sistem pengawasan internal kas
3. Apa yang menjadi syarat atau unsur mutlak dalam suatu system pengawasan internal kas
4. Apakah pengawasan internal kas yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efisien atau dengan kata lain dapat mencegah penyelewengan dan penyalahgunaan yang mungkin dapat terjadi.
Maju mundurnya suatu fakultas sangat bergantung pada cara pengelolaan manajemen yang ditetapkan. Sedangkan berhasil tidaknya manajemen dalam menjalankan tugasnya akan tercermin dalam laporan keuangan yang disajikan, dalam hal ini pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan agar dapat berjalan dengan baik.
pihak-pihak yang menjadi pengawas tersebut haruslah orang-orang yang jujur, profesional dan tentunya loyal terhadap fakultas.
Seorang pemimpin apapun jabatannya mempunyai tugas merencanakan, dan mengupayakan agar rencana tersebut dapat tercapai. Karena tujuan pengawasan adalah upaya merealisasikan rencana, maka fungsi pengawasan itu sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri. Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) 1990, Sistem pengawasan internal adalah seluruh sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk melindungi harta kekayaan, perusahaan dari kelalaian atau kesalahan (errors), kecurangan (frauds), kejahatan (irregularities), meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat pengawasan internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara-cara dan prosedur-prosedur yang bertujuan untuk :
1. Melindungi harta atau aktiva perusahaan
2. Memeriksa pencermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya
3. Meningkatkan efisiensi kerja karyawan
Menurut NPA, yang dikeluarkan oleh Komite pada bulan Oktober 1985 dalam judul “Statement of Auditing Procedure No. 29”.Pengawasan internal kas meliputi 3 hal, yaitu:
1. Pengawasan akuntansi
Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus.
b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Pengawasan atas harta Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diberikan hanya dengan persetujuan atau wewenang pimpinan.
d. Jumlah aktiva/harta kekayaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti yang tercantum dalam catatan fakultas ekonomi dicocokkan dengan aktiva / harta yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya diambil jika terjadi perbedaan.
Pengawasan administratif meliputi (tetapi tidak terbatas pada) rencana serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang membuat pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggungjawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengawasan akuntansi atau transaksi.
3. Pengawasan penggunaan
Tujuan dari pengawasan ini adalah untuk mengetahui apakah suatu barang atau inventaris sudah benar penggunaannya. Penggunaan ini penting artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada.
Di samping itu hal lain yang dapat dilihat bahwa sistem pengawasan internal kas yang telah dilaksanakan dapat dilihat dengan adanya pemisahan tugas secara fungsional, maksudnya dimana setiap bagian telah mempunyai tugasnya masing-masing yang harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan selama kegiatan operasional.
Menurut Suharli (2006;173), “kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat
dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko
perubahan nilai yang signifikan”.
Ciri-ciri sistem pengawasan internal yang baik adalah sebagai berikut : a. Struktur organisasi yang baik
c. Sistem akuntansi yang baik
d. Kebijaksanaan personalia yang baik
e. Badan atau staf internal auditor yang cakap f. Dewan komisaris yang kompeten dan cakap.
Kas tidak mempunyai tanda kepemilikan khusus dan mudah dipindahtangankan. Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin bahwa:
a. Setiap pengeluaran kas telah susuai dengan tujuan penggunaan yang telah ditetapkan
b. Kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima c. Tidak ada penyalahgunaan terhadap kas perusahaan.
Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan dan pengawasan internal terhadap kas harus mendapat perhatian yang serius oleh manajemen. Dimana setiap pengawasan internal terhadap kas harus diciptakan untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan manajemen.
Secara garis besar pengawasan kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu : Administrative dan acconting control sesuai dengan tanggung jawab manajemen terhadap kas yang secara umum terdiri dari :
a. Menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjalin kelancaran operasi perusahaan / instansi
c. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian-kerugian sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau penyalahgunaan wewenang.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas, mencakup :
a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akan melalui kas juga.
b. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi. Perkreditan piutang disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah, kemungkinan perkreditan juga akan salah.
c. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas.
d. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya kesalahan pada perkiraan yang lainnya.
Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta, dan berusaha sebaik mungkin untuk menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
B. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas Pad Fakultas Ekonomi USU
1. Tujuan sistem pengawasan internal kas
Adapun tujuan dari sistem pengawasan internal kas adalah sebagai berikut: a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan
Tanggung jawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya pengawasan internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab secara tepat.
Jadi, perlindungan yang diharapkan dari pengawasan internal agar berfungsi dengan baik adalah dengan mereduksi kerugian yang disebabkan oleh kas, misalnya dengan mengurangi kemungkinan kesalahan. Dengan adanya pengawasan internal yang baik akan menyebabkan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan / instansi akan menaruh kepercayaan kepada ketelitian data yang tersedia.
b. Menjaga ketelitian data akuntansi
c. Mewujudkan efisiensi kerja
Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu sistem dan prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan / instansi, sehingga pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tertib.
d. Membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan.
Dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang telah adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas, diharapkan serta adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas, diharapkan dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
2. Fungsi pengawasan internal kas
Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengawasan internal kas secara rinci yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang mungkin terjadi didalam pencatatan. Struktur pengawasan internal kas tersebut harus memberikan kepastian pada:
a. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (valid)
Struktur pengendalian internal kas tidak dapat memberikan transaksi fiktif, dan yang sebenarnya tidak terjadi didalam catatan akuntansi lainnya. b. Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat
c. Dalam hal ini, jika suatu transaksi tidak diotorisasi, maka dapat mengakibatkan otorisasi yang curang.
d. Setiap transaksi yang terjadi harus dicatat
Pengendalian yang memadai harus disertai dengan prosedur untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan transaksi pada berbagai langkah-langkah proses pencatatan.
f. Transansi yang terjadi harus diklasifikasikan dengan tepat.
Pengklasifikasian perkiraan yang tepat sesuai dengan kode perkiraan klien harus dicatat dalam jurnal.
g. Transaksi yang terjadi dicatat pada waktu yang tepat
h. Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar.
C. Pengawasan Internal terhadap Efesiensi Kerja Pada Faultas Ekonomi
USU
Dari defenisi yang diberikan oleh AICPA (1990) tersebut dapat disimpulkan bahwa pengawasan internal yang berdampak pada Efesiensi kerja adalah sebagai berikut:
1. Suatu rencana organisasi yang memisahkan tanggung jawab
fungsional secara tepat,jelas, dan tegas.
2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak
untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap
harta, hutang, dan pendapatan serta biaya.
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data keuangan yang tepat. Klasifikasi data keuangan dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar, Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut :
a. Membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan dengan ekonomis, meliputi rekening-rekening yng diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti semua harta, hutang, pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan operasi. b. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat dalam
setiap rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan, dan biaya-biaya.
3. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam menjalankan
tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
a. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya.
b. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak
c. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengawasan internal kas.
4. Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggung jawabnya
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yng diminta, bisa dipastikan bahwa sistem pengawasan tidak akan berhasil dengan baik.
Prinsip-prinsip pengawasan menurut Holmes Arthur (1990) adalah:
a. Setiap pelaksanaan tugas harus ditetapkan tanggung jawabnya, sehingga kualitas dari pengawasan menjadi efisiensi.
b. Fungsi pencatatan dan operasional harus dipisahkan, sehingga petugas pencatatan tidak boleh merangkap pelaksanaan operasi yang menimbulkan pencatatan tersebut.
c. Pengecekan ketelitian harus dilakukan sehubungan untuk menjamin kebenaran operasi dan akuntansi, misalnya diadakannya pencocokan antara bukti setoran ke bank dengan jumlah penerimaan kas hari itu.
e. Pegawai harus dipilih melalui cara seleksi yang baik dan diadakan latihan peningkatan keterampilan sehingga dapat meningkatkan mutu pelaksanaan dan pegawai dapat bertindak lebih waspada dan akhirnya akan dapat menghemat biaya.
f. Pegawai harus diikat dengan suatu perjanjian sehingga dapat merupakan penghalang bagi pegawai untuk tergoda melakukan kecurangan.
g. Harus diadakan rotasi jabatan atau jika memungkinkan diadakan cuti yang tidak periodik. Rotasi ini akan mengurangi kesempatan untuk berbuat curang, di samping itu juga akan dapat menghasilkan ide-ide baru yang berguna bagi perusahaan.
h. Intruksi operasi harus diusahakan secara tertulis, dan adanya pedoman prosedur akan sangat membantu karena akan meningkatkan efisiensi kerja dan mencegah kesalahpahaman di antara para petugas.
i. Penggunaan buku besar pembantu akan sangat menunjang dalam mengecek ketelitian hasil kerja antara dua petugas yang berdiri sendiri. j. Digunakannya alat-alat mechinis dan elektronis (bila memungkinkan).
D. Jenis- Jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi
USU
1. Jenis-Jenis penerimaan kas
Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari :
c. Sumbangan instansi/perusahaan.
Namun dalam tugas akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP mahasiswa. Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin.
2. Jenis-Jenis pengeluaran kas
Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik keperluan operasi program S-1 reguler, Mandiri, program Diploma III, dan Ekstensi, secara umum mencakup :
a. Belanja pegawai
Belanja pegawai terdiri dari : 1) Pendidikan, mencakup :
a) Kuliah di kelas
b) Dosen pembimbing dan penguji skripsi c) seminar loka karya
d) Pelaksanaan administrasi
e) Pengawas ujian/koreksi/panitia ujian f) Pembimbing praktikum / PKL g) Tim penilai karya ilmiah h) Penulis karya ilmiah
i) Tim pengembangan program pendidikan j) Dll…
2) Biaya penelitian
3) Pengabdian kepada masyarakat
5) Pembinaan kerumaah tanggaan dan lingkungan kampus
b. belanja barang, mencakup :
1. Bahan 2. Inventaris
3. Langganan daya dan jasa, seperti rekening telepon 4. Penyelenggaraan, mencakup :
a) Proses belajar-mengajar b) Seminar dan workshop
c) Penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran
d) Dll…
c. Belanja pemeliharaan, mencakup :
1. Pemeliharaan perabot / inventaris 2. Pemeliharaan kendaraan operasional
3. Pemeliharaan investasi dan peralatan / perabot penunjang 4. Pemeliharaan gedung, instalasi air dan listrik
5. Dll…
d. Belanja perjalanan, mencakup :
1. Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai
2. Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi 3. Dll…
14.450.750.011, maka Fakultas Ekonomi mengalami kerugian sebesar Rp 920.131.319. Maka dari itu Fakultas Ekonomi perlu menutupi kerugian sebesar Rp 920.131.319, pembayaran kerugian tersebut diambil dari luncuran tahun 2008 sebesar Rp 2.174.724.991, dari pembayaran kerugian tersebut sisa sebesar Rp 1.254.693672. Dari sisa tersebut akan diluncurkan untuk tahun 2009 sebesar Rp 814.176.708.
E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
1. Prosedur penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas
yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggung jawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputeriasasi.
Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU secara lebih rinci meliputi:
a. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor.
b. Pihak Fakultas mengirim rencana Anggaran ke Biro Rektor.
c. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana Anggaran tersebut. d. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang nilainya
sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya.
e. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang / cek
g. Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas ( Bagian Keuangan Fakultas ) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional fakultas.
h. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut. i. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan
diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai pertanggung jawaban fakultas.
j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Biro Rektor.
Gambar 3.1
Prosedur Penerimaan Kas
Sumber : Fakultas Ekonomi USU Setoran SPP
Biro Rektor USU
Mengirimkan Cek
Fakultas Ekonomi
Pengelolaan Dana Oleh
Pembukuan Melampirkan Bukti
Penerimaan cek
Realisasi Anggaran Biro Rektor
Mencatat di Buku Besar Keuangan
Prosedur pengeluaran kas
Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses baik manual maupun yang terkomputerisasi mulai dari pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta laporan keuangan dalam rangka pertanggung jawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU meliput i :
a. Menerima berkas kwitansi tagihan pembayaran b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang c. Membuat bukti pengeluaran kas/cek serta mencetaknya
d. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/cek
e. Meminta pengesahan pejabat (Pudek II) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank.
f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro.
g. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro
h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran. i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan
kembali ke Biro Rektor USU.
1) Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.
2) Kwitansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran.
3) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara/pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan.
4) Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank.
5) Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
6) Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.
7) Bukti pembayaran pajak (pph Pasal 21 dan 22 )
Gambar 3.2
Bagan Prosedur Pengeluaran Kas
Sumber : Fakultas Ekonomi USU Menerima berkas
Tagihan pembayaran
Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran
Membuat bukti pengeluaran kas
Memaraf / meminta tanda tangan Pengesahan pembayaran
Meminta pengesahan pejabat ( pudek II ) yang berhak
menytujui
Mencatat pengeluaran di buku besar keuangan
Membuat laporan realisasi anggaran
Untuk pembayaran melalui Bank dibuatkan
F. Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluran Kas Pada Fakultas Ekonomi
USU
1. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi USU
Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi USU maka pihak manajemen menerapkan hal-hal berikut :
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas secara tegas dan pasti.
b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.
c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.
d. Fungsi penerima kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.
e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh orang yang berwenang setiap periodenya.
f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.
g. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup umtuk kebutuhan sehari-hari dan selebihnya disimpan di bank.
2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Fakultas Ekonomi USU
a. Fakultas menetapkan bagian-bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.
b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang-kurangnya oleh 2 bagian.
c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang berbeda. e. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.
f. Bagian keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan data yang telah disusun oleh penulis maka dapat disimpulkan bahwa setiap perusahaan (dalam hal ini lembaga pendidikan) harus tetap menjaga jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi pembiayaan operasionalnya sehari-hari. Manajemen kas yang efektif juga memerlukan pengawasan internal yang baik guna melindungi kas dari pencurian atau penggelapan kas. Hal ini karena kas merupakan aktiva yang paling lancar, sehingga lebih mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga dengan baik.
Secara umum sistem pengawasan kas selalu membedakan antara pihak yang menangani pemasukan & pengeluaran dengan pihak yang melakukan pembukuan. Hal ini bertujuan mengurangi kemungkinan terjadinya manipulasi dalam pencatatan/pembukuan. Karakteristik dari suatu kas adalah :
1. Menetapkan tanggung jawab dan tugas secara khusus dalam menangani penerimaan & pengeluaran kas.
2. Mengadakan pemisahan terhadap penanganan dan pencatatan penerimaan kas. 3. Mengadakan audit internal pada selang waktu tertentu, terutama pemeriksaan
terhadap keadaan kas perusahaan.
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan internal kas pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi USU dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengawasan internal kas yang dilakukan fakultas.
2. Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi USU berasal dari SPP Mahasiswa, Bantuan dana dari Pemerintah dan Sumbangan Masyarakat.
3. Pengawasan internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara yang dipakai dalam suatu perusahaan/instansi untuk mengawasi kegiatan perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan dari penyelewengan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan secara baik.
4. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan & disimpan oleh pihak
B. Saran
Berdasarkan data-data yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan penulis sebagai uraian terakhir dari penulisan Tugas Akhir ini. Semoga saran ini akan bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. Beberapa saran yang ingin penulis ungkapkan adalah sebagai berikut :
1. Sistem pengawasan yang berlaku di Fakultas Ekonomi USU hendaknya dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus, mengingat semakin berkembangnya kemajuan disegala bidang terutama didunia pendidikan.
2. Sebaiknya selalu dilakukan pemeriksaan ketelitian terhadap angka dalam penjumlahan dan pencatatan penerimaan kas dan dibuat laporan Realisasi harian untuk pengeluaran kas sehari-harinya.
3. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan pada Fakultas Ekonomi USU sebaiknya semua kwitansi yang telah dibayar, dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya, sebelumnya harus disesuaikan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, 2004, Intermediate Accounting, Edisi Kedelapan, Yogyakarta. Harahap, Sofyan Syafri, 2001. Sistem Pengawasan Manajemen ( Management
Control System ), Jakarta : Pustaka Quantum.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta : Salemba Empat.
Kusnadi, 2000, Akuntansi Keuangan Menengah, Malang; Universitas Brawijaya. Siamat, Dahlan. 2004. Manajemen Lembaga Keuangan, Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Stice, Earl K, James D. Stice, and K. Fred Skousen, 2004, Intermediate Accounting, Ohio; South- Western College Publishing.
Suharli, Michell, 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Perdagangan, edisi pertama, Yogyakarta : Graha Ilmu.
