Bab ini merupakan bab yang terakhir dari penulisan tugas akhir ini. Penulis akan memberikan kesimpulan yang didasarkan dari penjelasan bab terdahulu dan mencoba memberikan saran. Saran yang dirasakan perlu untuk efektivitas lembaga pendidikan tinggi negeri dimasa yang akan datang.
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.
Adapun struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 BAGAN STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syaril Pasaribu, D.T.M., M.Sc.(C.T.M), Sp.A.(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Drs. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI Pembantu Rektor V : Ir.Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec Pembantu Dekan I : Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,AK Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham SE,Msi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, Mcc. Ac.Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si Dr. Murni Daulay, SE, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S., M.Ec Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, M.si
Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA III Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Sekretaris : Safrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si, Ak Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA
C. Job Description
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun suatu struktur organisasi dengan menguraikan beberapa tugas tiap-tiap bagian. Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1. Dekan dan Pembantu Dekan
Dekan adalah pimpinan Fakultas yang memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi serta bertanggung jawab kepada Rektor. Pembantu Dekan bertugas membantu setiap kegiatan Dekan. Apabila Dekan berhalangan tidak tetap, maka Dekan menunjuk salah seorang Pembantu Dekan bertindak sebagai pelaksana harian Dekan.
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.
2.2
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah : Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian. 2.3
Tugas sub bagian kepegawaian adalah : Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
2.5
Tugas sub bagian perlengkapan adalah : Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Usaha /Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian jug tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil d. Wisuda mahasiswa
BAB III PEMBAHASAN
A. Perlengkapan dan Inventaris Kantor
Perlengkapan kantor adalah suatu benda atau alat yang digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Aktivitas kerja sekretaris pada prinsipnya adalah menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan yaitu membantu melayani berbagai bidang kegiatan atau kelancaran kantor. Maka dibutuhkan berbagai macam perlengkapan kantor (office equipment) yaitu:
1. Peralatan kantor (office appliance)
Peralatan kantor yaitu segenap alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengelola bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor, organisasi atau perusahaan yang bekerja secara mekanik, elektrik, magnetik, dan kimiawi. Macam peralatan kantor itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Berikut adalah beberapa contoh dari kantor terdiri dari:
a. Komputer
Komputer merupakan suatu alat yang elektronis yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk manghasilkan informasi. Di samping untuk melakukan perhitungan, komputer juga berfungsi untuk mencatat dan menyimpan data, mengolahnya, serta dapat dipakai sebagai media komunikasi. Komputer dapat menyajikan informasi yang diminta dengan data yang dimasukkan.
b. Mesin Tik Manual (Manual Typewrite)
Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas.
Mereka yang menggunakan mesin ketik dikenali sebagai juru ketik. Mesin ketik mempunyai tombol mesin ketik, dengan tombol untuk huruf pada font. Cara bagaimana mesin ketik meletakkan tanda pada kertas sekarang adalah macam-macam, mirip dengan macamnya jenis mesin cetak. Tapi sampai penghujung abad ke-20, hal ini biasanya dilakukan dengan pukulan logam atau, kemudian dengan unsur jenis plastik berlogam pada pita bertinta yang menyebabkan tinta melekat pada kertas. Kertas karbon kadang kala diselipkan antara beberapa lapisan kertas, agar salinan huruf dicetak pada setiap lapisan kertas.Seperti nama sebutannya, mesin ini berfungsi untuk mengetik data atau informasi. Mesin Tik tidak dapat menyimpan atau mengolah data seperti halnya komputer.
c. Printer
Printer merupakan peralatan output yang menghasilkan gambaran data yang tetap dari hasil proses komputer dan bersifat pribadi. Printer merupakan sebuah perangkat keras yang dihubungkan pada komputer yang berfungsi untuk menghasilan cetakan baik berupa tulisan ataupun gambar dari komputer pada media kertas atau yang sejenisnya. Jenis printer ada tiga macam, yaitu jenis Printer Dot metrix, printer Ink jet, dan printer Laser jet.
Laptop (dikenal juga dengan istilah notebook) merupakan komputer portabel, kecil dan dapat dibawa ke mana-mana dengan sangat mudah, yang terintegrasi pada sebuah casing. Berat Laptop berkisar dari 1 hingga 6 kilogram tergantung dari ukurannya. Fungsi laptop sama saja dengan fungsi computer. 2. Perabot Kantor (office furnishings).
Perabot kantor yang dalam bahasa inggris disebut office furnishings, biasanya perabot meliputi benda-benda yang dibuat dari kayu, besi, formika, dan lain-lain. Tata ruang kantor yang disusun secara baik akan tampak lebih rapi apabila perabot kantornya seragam. Tata ruang itu juga akan memperlancar pelaksanaan kerja perkantoran bilamana perabotnya memenuhi syarat-syarat efisiensi ruang dan bentuk yang tetap. Adapun beberapa contoh perabot kantor untuk pekerjaan kantor yaitu:
a. Lemari Arsip (Filling Cabinet )
Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah-naskah/dokumen bersama dengan guide-guidenya. Umumnya filling cabinet ini berlaci empat tetapi ada juga yang berlaci lima bahkan berlaci enam. Biasanya lemari ini terbuat dari besi.
b. Meja dan Kursi
Meja merupakan Salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan menulis atau untuk mengetik. Kursi merupakan Salah satu perabot kantor, merupakan perlengkapan meja yang dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca, menulis, atau mengetik.
Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan, kemudian di beri tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.
3. Hiasan Kantor (office ornament)
Hiasan kantor adalah alat kelengkapan kerja kantor yang bersifat hiburan atau seni (keindahan kantor). Contoh gambar-gambar, dekorasi termasuk bagan statistik dan struktur organisasi. Dalam perkantoran hiasan kantor itu perlu digunakan, adanya hiasan kantor akan menambah kenyamanan tersendiri bagi pegawai yang menggunakan ruang tersebut.
4. Perbekalan Kantor (office supplies)
Perbekalan kantor adalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas kantor. Biasanya, perbekalan kantor merupakan barang habis pakai. Contoh perbekalan kantor adalah :
- Barang lembaran : misalnya kertas tik, karbon, dan berkas. - Barang bentuk lainnya : misalnya lem, karet penghapus, dan tinta. - Alat tulis : misalnya pensil, pulpen, cap nomor. - Alat keperluannya lainnya : alat pencabut jepitan kawat, bantalan cap.
Dalam perkantoran ada sebuah daftar yang memuat nama barang milik instansi yang disebut Inventaris. Dari beberapa pendapat ahli tentang pengertian inventaris, dapat disimpulkan bahwa inventaris adalah sebuah daftar yang memuat nama-nama barang yang dipakai di kantor serta barang milik instansi atau perusahaan. Dalam daftar inventaris harus disusun secara sistematis dan teratur sehingga dapat diketahui apabila terjadi pengurangan dan penambahan
barang-Laporan barang-barang inventaris mutlak dilaporkan dan dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi pemakaian barang yang berlebihan dalam ruang kantor. Berikut adalah contoh daftar inventaris yang dimiliki Bagian Akademik Fakultas Universitas Sumatera Utara.
Tabel 3.1
Laporan Inventaris Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
No. Nama Inventaris Jumlah Satuan
1. Lemari Penyimpan 8 Buah
2. Mesin Ketik Manual 1 Buah
3. Lemari Besi/ Metal 4 Buah
4. Lemari Kayu 3 Buah
5. Rak Kayu 1 Buah
6. Filing Cabinet Kayu 14 Buah
7. White Board 2 Buah
8. Meja Kerja Kayu 8 Buah
9. Kursi Besi/ Metal 2 Buah
10. Meja Komputer 6 Buah
11. Meja Ketik 1 Buah
12. Kursi Fiber Glas/ Plastik 2 Buah
13. Jam Elektronik 1 Buah
14. Lemari Es 1 Buah
15. AC Split 7 Buah
16. Televisi 1 Buah
17. Loudspeaker 2 Buah
18. UPS (Uninterruptible Power Supply) 1 Buah
19. Printer 6 Buah
20. Meja Cetak Tangan 3 Buah
21. Kursi Dorong 2 Buah
22. Alat Pemadam Kebakaran 1 Buah
23. Meja Kerja 1 Buah
Sumber : Tata Usaha Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
B. Fungsi Perlengkapan Kantor
Adanya perlengkapan kantor adalah bertujuan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor dengan efektif dan efisien mungkin. Begitu juga pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai pekerjaan yang harus diselesaikan dengan menggunakan perlengkapan kantor. Adapun pekerjaan tersebut adalah :
1. Menghimpun
Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Demikian juga dengan bagian ini yaitu menghimpun data nilai mahasiswa/i Fakultas Ekonomi mulai dari nilai semester pertama sampai semester yang sedang dijalani sekarang.
2. Mencatat
Mencatat adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman gambar (foto dan video), maupun dalam bentuk kode atau simbol lainnya sehingga dapat dibaca, dilihat, didengar, dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan. Yang termasuk dalam kegiatan mencatat, antara lain menulis, mengetik, mengagendakan, memberi nomor, member cap (stempel), registrasi, memfoto, merekam, membuat grafik, table,
diagram, dan sebagainya. Contoh, Bagian Akademik akan mencatat data nilai mahasiswa yang sudah dihimpun ke Kartu Evaluasi Hasil Belajar Mahasiswa.
3. Mengolah
Mengolah adalah kegiatan untuk mengubah informasi atau data ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan bagi kepentingan lembaga. Kegiatan yang termasuk kegiatan mengolah, antara lain menerjemahkan, menghitung, menganalisa, menginterpretasi, dan sebagainya. Dari data nilai yang sudah dicatat dan dihimpun, bagian akademik akan mengolah nilai dengan menghitung nilai mahasiswa dan menjadikannya sebagai dasar pengambilan keputusan apakah mahasiswa/ i tersebut masih dapat melanjutkan studinya pada Fakultas Ekonomi. 4. Menggandakan
Menggandakan ialah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah berhasil dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotokopi, stensil, sheet, atau dengan cara-cara perbanyakan yang lain. Maka dari itu, data yang diperoleh bagian Akademik akan digandakan sesuai dengan yang dibutuhkan karena data yang diperoleh bagian Akademik sering dibutuhkan oleh bagian lain baik salinan yang asli atau pun salinan hasil dari foto kopi.
5. Mengirim
Mengirim adalah kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke berbagai pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon, telex, fax,