TUGAS AKHIR
FUNGSI PERLENGKAPAN DAN INVENTARIS KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
PEBRINA SARA PUTRI SARAGIH 082103077
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN F A K U L T A S E K O N O M I
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N
2010
NAMA : PEBRINA SARA PUTRI SARAGIH
NIM : 082103077
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : FUNGSI PERLENGKAPAN DAN INVENTARIS KANTOR PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : Desember 2010 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan
( DR. Endang Sulistya Rini, SE, MSi NIP. 19620513 199203 2 001
)
Tanggal : Desember 2010 DEKAN
( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec NIP. 19550810 198303 1 004
)
NAMA : PEBRINA SARA PUTRI SARAGIH
NIM : 082103077
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : FUNGSI PERLENGKAPAN DAN INVENTARIS KANTOR PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Desember 2010 Menyetujui
Pembimbing
(
KATA PENGANTAR
Syalom,
Puji dan syukur Penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, serta nikmat yang tak terhingga baik kesehatan, keselamatan dan terutama waktu serta kesempatan , sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
Tugas akhir ini dibuat oleh Penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi tujuan tersebut maka Penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul: “Fungsi Perlengkapan dan Inventaris Kantor Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”
Penulis dengan tulus ikhlas mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu hingga selesainya Tugas Akhir ini. Karena tanpa adanya bantuan dari semua pihak mungkin Penulis akan mengalami kesulitan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Melalui kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Yulinda, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu, tenaga, dan fikiran untuk memberi bimbingan dan mengarahkan Penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.
4. Ibu Dra.Fepty Aniar selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Seluruh dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Ibunda tercinta Sabarlina Siagian yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan Penulis, terima kasih atas doa, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas, hanya tugas akhir ini yang Penulis persembahkan sebagai awal dari keberhasilan Penulis di masa mendatang, Amin. Begitu juga kepada ayahanda tercinta Alm. Nasib Johannes Don Bosco Saragi. Tugas Akhir ini juga dipersembahkan untuknya meskipun tidak ada di sisi Penulis yang selalu Penulis rindukan.
7. Bapa uda dan Inanguda yang mendidik dan menasehati Penulis.
8. Adik-adikku tersayang. Leo, Tina, Dan Icha yang selalu bandel, suka melawan dan sayang sama kakak. Begitu juga dengan saudaraku yang lainnya.
10. Teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2008, yaitu Eva, Yenny, Veska, Rifa, Shela, Lastri, Sri, Dinar, Grace dan teman yang lainnya. Terima kasih buat pertemanan kita.
Junior stambuk 2009 yaitu Mumun (Monica), Yusak, Hesti, Anzely (parwinder), Eva dan yang lainnya.
Junior stambuk 2010 yaitu Deby, Keket (Chatrin), Rini, Menik (Stephanie), Zubaeda (Eva Maria), Biore (Citra Diori), Grace dan yang lainnya.
11. Teman-teman kelompok magang Penulis, yaitu Slamet, Poppy, Fina, Kak Lia yang telah memberikan kerja sama dan kesetiakawanan yang baik.
12. Kawan-kawan PK GMKI FEDITA USU MB 2010-2011 dan rekan-rekan anggota, semoga semakin bersatu dalam arak-arakan ini dibawah naungan Sang Kepala Gerakan kita.
13. Dari orang yang pernah singgah sampai dengan orang yang pernah terpendam di hati Penulis yang memberikan cerita dalam kehidupan Penulis.
kemudian hari. Demikianlah Tugas Akhir ini disusun oleh Penulis. Semoga berkat dan kasih Tuhan melimpah dalam kehidupan kita semua.
Akhir kata,
Tinggilah Iman kita
Tinggilah Ilmu kita
Tinggilah Pengabdian kita Ut Omnes Unum Sint, Syaloom.
Medan, Desember 2010 Penulis,
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR………...…….. i
DAFTAR ISI………..……….. v
DAFTAR TABEL………...………. vi
DAFTAR GAMBAR……….…………... vii
BAB I: PENDAHULUAN A. Latar Belakang………...….. 1
B. Permasalahan………..……. 3
C. Tujuan Penelitan………..…… 3
D. Manfaat Penelitian………..…. 3
E. Rencana Penulisan………..………... 4
BAB II: FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU………..…………...… 6
B. Struktur Organisasi…..……….……….... 9
C. Job Description... 13
D. Jaringan Usaha/Kegiatan………. 18
E. Kinerja Usaha Terkini………..……… 19
F. Rencana Kegiatan…...………... 20
BAB III: PEMBAHASAN A. Perlengkapan dan Inventaris Kantor …………..………. 21
B. Fungsi Perlengkapan Kantor………..…….. 27
C. Hambatan-Hambatan………..…….. 31
BAB IV: PENUTUP A. Kesimpulan……….. 33
B. Saran………..………... 33
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Survei/ Observasi……….……... 4 Tabel 3.1 Laporan Inventaris Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi, Mulai dari menerima, mengumpulkan, mengola, menyimpan sampai mengeluarkan dan mendistribusikan informasi. Oleh karena itu perlengkapan dan inventaris kantor mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta, untuk menangani berbagai informasi dikantor tersebut.
Aktivitas kerja sekretaris menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan. Maka perlengkapan kantor dan inventaris kantor sangat berfungsi dalam membantu kelancaran aktivitas dan kegiatan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta. Jika dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta kekurangan perlengkapan dan inventaris kantor maka aktivitas dan kegiatan kantor akan terganggu. The Liang Gie (1992) mengatakan bahwa perlengkapan kantor dapat berupa peralatan kantor, perabot kantor, hiasan kantor, dan persediaan kantor sedangkan inventaris kantor merupakan sebuah daftar yang memuat nama-nama barang milik instansi tersebut.
dampaknya. Hal ini ditandai dengan pesatnya perkembangan perlengkapan dan inventaris kantor yang mempunyai dampak positif terhadap bidang perkantoran. Perkembangan perlengkapan dan inventaris kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Fungsi perlengkapan dan inventaris kantor dengan perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada kemajuan.
Pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan berbagai macam perlengkapan dan inventaris untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dan ketepatan waktu pengerjaan tugas oleh pegawai. Dengan tersedianya perlengkapan dan inventaris pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara akan menjadi pertanyaan, apakah perlengkapan dan inventaris tersebut dapat berjalan efektif sesuai dengan fungsinya. Perlengkapan pada bagian ini apakah dapat membantu pekerjaan pegawai dan inventaris pada bagian ini apakah dapat mengendalikan adanya persediaan dan penghapusan perlengkapan.
Berdasarkan uraian tersebut, maka dipilih judul “Fungsi Perlengkapan dan Inventaris Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”, karena Penulis menganggap bahwa perlengkapan dan inventaris sangat penting dalam melaksanakan pekerjaan kantor namun masih ada beberapa bagian di Perguruan Tinggi Negeri yang perlengkapan dan inventarisnya belum berjalan efektif.
Adapun Permasalahan yang akan dibahas oleh penulis “ Apakah Fungsi dan Inventaris Kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan efektif”.
C. Tujuan Penelitian
Pada dasarnya kegiatan yang dilaksanakan mempunyai suatu tujuan, karena tanpa tujuan kegiatan yang dilakukan tidak akan mendapatkan hasil yang baik. Pencapaian tujuan yang ditetapkan merupakan titik tolak dalam melaksanakan kegiatan. Tujuan penulisan Tugas Akhir adalah mengetahui apakah fungsi perlengkapan dan inventaris kantor sudah berjalan efektif untuk melaksanakan pekerjaan kantor dalam meningkatkan produktivitas kerja pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat merupakan kegunaan yang terdapat dari suatu kegiatan yang kita lakukan. Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir dari penelitian yang penulis lakukan adalah
1. Bagi Fakultas Ekonomi
Memberikan bahan masukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam mengatasi masalah tentang fungsi perlengkapan dan inventaris kantor.
Untuk menyelesaikan Tugas Akhir serta menambah dan memperluas wawasan penulis tentang fungsi perlengkapan dan inventaris kantor.
3. Pihak yang berkepentingan
Sebagai bahan masukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembaca dan dapat mengetahui bagaimanakah fungsi perlengkapan dan inventaris kantor. Serta bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
E. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei/ Observasi
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis membuat jadwal survei/observasi yang berguna agar waktu yang diperlukan dapat dikelola dengan teratur sehingga penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan tepat waktu sesuai dengan yang direncanakan. Kegiatan dilakukan pada tanggal 8 November s/d 28 November 2010 pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Tabel 1.1
Jadwal Survei/ Observasi
2. Rencana Isi
No. Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III 1. Persiapan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematika dan terarah dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan secara singkat latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitan, dan rencana penulisan.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Pada bab ini diuraikan tentang gambaran perumusan yang meliputi sejarah singkat Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi, job description, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kerja.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis menguraikan hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir.
BAB IV : PENUTUP
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.
B. Struktur Organisasi
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syaril Pasaribu, D.T.M., M.Sc.(C.T.M), Sp.A.(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Drs. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI Pembantu Rektor V : Ir.Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec Pembantu Dekan I : Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,AK Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham SE,Msi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, Mcc. Ac.Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si Dr. Murni Daulay, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S., M.Ec Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, M.si
Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
PROGRAM DIPLOMA III Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Sekretaris : Safrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si, Ak Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA
C. Job Description
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun suatu struktur organisasi dengan menguraikan beberapa tugas tiap-tiap bagian. Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1. Dekan dan Pembantu Dekan
Dekan adalah pimpinan Fakultas yang memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi serta bertanggung jawab kepada Rektor. Pembantu Dekan bertugas membantu setiap kegiatan Dekan. Apabila Dekan berhalangan tidak tetap, maka Dekan menunjuk salah seorang Pembantu Dekan bertindak sebagai pelaksana harian Dekan.
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.
2.2
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah : Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian. 2.3
Tugas sub bagian kepegawaian adalah : Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
2.5
Tugas sub bagian perlengkapan adalah : Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Usaha /Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil
BAB III PEMBAHASAN
A. Perlengkapan dan Inventaris Kantor
Perlengkapan kantor adalah suatu benda atau alat yang digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Aktivitas kerja sekretaris pada prinsipnya adalah menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan yaitu membantu melayani berbagai bidang kegiatan atau kelancaran kantor. Maka dibutuhkan berbagai macam perlengkapan kantor (office equipment) yaitu:
1. Peralatan kantor (office appliance)
Peralatan kantor yaitu segenap alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengelola bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor, organisasi atau perusahaan yang bekerja secara mekanik, elektrik, magnetik, dan kimiawi. Macam peralatan kantor itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Berikut adalah beberapa contoh dari kantor terdiri dari:
a. Komputer
b. Mesin Tik Manual (Manual Typewrite)
Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas.
Mereka yang menggunakan mesin ketik dikenali sebagai juru ketik. Mesin ketik mempunyai tombol mesin ketik, dengan tombol untuk huruf pada font. Cara bagaimana mesin ketik meletakkan tanda pada kertas sekarang adalah macam-macam, mirip dengan macamnya jenis mesin cetak. Tapi sampai penghujung abad ke-20, hal ini biasanya dilakukan dengan pukulan logam atau, kemudian dengan unsur jenis plastik berlogam pada pita bertinta yang menyebabkan tinta melekat pada kertas. Kertas karbon kadang kala diselipkan antara beberapa lapisan kertas, agar salinan huruf dicetak pada setiap lapisan kertas.Seperti nama sebutannya, mesin ini berfungsi untuk mengetik data atau informasi. Mesin Tik tidak dapat menyimpan atau mengolah data seperti halnya komputer.
c. Printer
Laptop (dikenal juga dengan istilah notebook) merupakan komputer portabel, kecil dan dapat dibawa ke mana-mana dengan sangat mudah, yang terintegrasi pada sebuah casing. Berat Laptop berkisar dari 1 hingga 6 kilogram tergantung dari ukurannya. Fungsi laptop sama saja dengan fungsi computer. 2. Perabot Kantor (office furnishings).
Perabot kantor yang dalam bahasa inggris disebut office furnishings, biasanya perabot meliputi benda-benda yang dibuat dari kayu, besi, formika, dan lain-lain. Tata ruang kantor yang disusun secara baik akan tampak lebih rapi apabila perabot kantornya seragam. Tata ruang itu juga akan memperlancar pelaksanaan kerja perkantoran bilamana perabotnya memenuhi syarat-syarat efisiensi ruang dan bentuk yang tetap. Adapun beberapa contoh perabot kantor untuk pekerjaan kantor yaitu:
a. Lemari Arsip (Filling Cabinet )
Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi
naskah-naskah/dokumen bersama dengan guide-guidenya. Umumnya filling cabinet
ini berlaci empat tetapi ada juga yang berlaci lima bahkan berlaci enam. Biasanya
lemari ini terbuat dari besi.
b. Meja dan Kursi
Meja merupakan Salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk
keperluan menulis atau untuk mengetik. Kursi merupakan Salah satu perabot kantor,
merupakan perlengkapan meja yang dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para
pegawai pada waktu membaca, menulis, atau mengetik.
Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari
beberapa keping papan, kemudian di beri tiang untuk menaruh atau menyimpan
berkas-berkas atau arsip.
3. Hiasan Kantor (office ornament)
Hiasan kantor adalah alat kelengkapan kerja kantor yang bersifat hiburan atau seni (keindahan kantor). Contoh gambar-gambar, dekorasi termasuk bagan statistik dan struktur organisasi. Dalam perkantoran hiasan kantor itu perlu digunakan, adanya hiasan kantor akan menambah kenyamanan tersendiri bagi pegawai yang menggunakan ruang tersebut.
4. Perbekalan Kantor (office supplies)
Perbekalan kantor adalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas kantor. Biasanya, perbekalan kantor merupakan barang habis pakai. Contoh perbekalan kantor adalah :
- Barang lembaran : misalnya kertas tik, karbon, dan berkas. - Barang bentuk lainnya : misalnya lem, karet penghapus, dan tinta.
- Alat tulis : misalnya pensil, pulpen, cap nomor. - Alat keperluannya lainnya : alat pencabut jepitan kawat, bantalan cap.
barang-Laporan barang-barang inventaris mutlak dilaporkan dan dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi pemakaian barang yang berlebihan dalam ruang kantor. Berikut adalah contoh daftar inventaris yang dimiliki Bagian Akademik Fakultas Universitas Sumatera Utara.
Tabel 3.1
Laporan Inventaris Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
No.
Nama Inventaris
Jumlah
Satuan
1. Lemari Penyimpan 8 Buah
18. UPS (Uninterruptible Power Supply) 1 Buah
Sumber : Tata Usaha Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
B. Fungsi Perlengkapan Kantor
Adanya perlengkapan kantor adalah bertujuan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor dengan efektif dan efisien mungkin. Begitu juga pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai pekerjaan yang harus diselesaikan dengan menggunakan perlengkapan kantor. Adapun pekerjaan tersebut adalah :
1. Menghimpun
Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Demikian juga dengan bagian ini yaitu menghimpun data nilai mahasiswa/i Fakultas Ekonomi mulai dari nilai semester pertama sampai semester yang sedang dijalani sekarang.
2. Mencatat
Mencatat adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman gambar (foto dan video), maupun dalam bentuk kode atau simbol lainnya sehingga dapat dibaca, dilihat, didengar, dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan. Yang termasuk dalam kegiatan mencatat, antara lain menulis, mengetik, mengagendakan, memberi nomor, member cap (stempel), registrasi, memfoto, merekam, membuat grafik, table,
diagram, dan sebagainya. Contoh, Bagian Akademik akan mencatat data nilai mahasiswa yang sudah dihimpun ke Kartu Evaluasi Hasil Belajar Mahasiswa.
3. Mengolah
Mengolah adalah kegiatan untuk mengubah informasi atau data ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan bagi kepentingan lembaga. Kegiatan yang termasuk kegiatan mengolah, antara lain menerjemahkan, menghitung, menganalisa, menginterpretasi, dan sebagainya. Dari data nilai yang sudah dicatat dan dihimpun, bagian akademik akan mengolah nilai dengan menghitung nilai mahasiswa dan menjadikannya sebagai dasar pengambilan keputusan apakah mahasiswa/ i tersebut masih dapat melanjutkan studinya pada Fakultas Ekonomi. 4. Menggandakan
Menggandakan ialah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah berhasil dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotokopi, stensil, sheet, atau dengan cara-cara perbanyakan yang lain. Maka dari itu, data yang diperoleh bagian Akademik akan digandakan sesuai dengan yang dibutuhkan karena data yang diperoleh bagian Akademik sering dibutuhkan oleh bagian lain baik salinan yang asli atau pun salinan hasil dari foto kopi.
5. Mengirim
6. Menyimpan
Menyimpan adalah kegiatan untuk menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, informasi tersebut mudah ditemuka n. Data-data nilai yang diperoleh bagian Akademik disimpan dengan sistem kearsipan tertentu agar sewaktu yang akan datang dapat dipergunakan kembali.
Dari pekerjaan-pekerjaan diatas, perlengkapan kantor menjadi hal yang vital dalam menyelesaikannya. Perlengkapan kantor merupakan salah penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efektif dan efisien. Perkembangan teknologi yang semakin maju, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dan ini dapat ditunjang dengan menggunakan perlengkapan kantor yang berfungsi dapat membantu menyelesaikan pekerjaan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun fungsi perlengkapan kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Untuk menghemat tenaga dan pikiran para pegawai dalam melakukan pekerjaannya.
2. Mengurangi kebosanan dan keletihan bekerja apabila harus mengerjakan pekerjaan yang berulang-ulang.
5. Meningkatkan ketelitian yang sempurna karena jika dikerjakan secara manual bisa terjadi kesalahan, dengan demikian perlu ada mesin-mesin misalnya mesin hitung, komputer, dan mesin tik elektronik.
6. Untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.
Akhirnya dari perpaduan antara pekerjaan kantor dan fungsi perlengkapan kantor terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk segala macam surat, warkat, formulir, buku dan benda berketerangan lainnya.
C. Hambatan - Hambatan
Peranan fungsi perlengkapan dan inventaris sangat penting untuk melakukan suatu pekerjaan di dalam kantor. Namun, suatu hambatan dan masalah dapat terjadi untuk mendapatkan fungsi perlengkapan dan inventaris kantor yang maksimal. Begitu juga pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun hambatan-hambatan yang terjadi pada bagian ini adalah sebagai berikut :
1. Tata ruangan yang kurang maksimal sehingga menghalangi pergerakan pegawai dalam melakukan pekerjaan karena perabot kantor ada yang tidak diletakkan dipinggir.
3. Perlengkapan kantor yang berdebu sehingga dapat mempengaruhi kondisi kesehatan pegawai.
4. Perabot kantor yang tidak dijaga perawatannya sehingga perabot yang terbuat dari besi menjadi karatan dan perabot yang terbuat dari kayu/ tripleks ada yang berkelupasan.
5. Penataan perlengkapan kantor pada bagian ini kurang maksimal sehingga ruang kantor bagian ini kurang mempunyai nilai keindahan.
6. Adanya kerusakan perabot kantor yang masih saja dipergunakan padahal dapat diperbaiki agar tidak jelek dipandang.
7. Adanya perabot kantor yang tidak digunakan namun tidak disingkirkan sehingga dapat mempersempit ruangan kantor. Ini menandakan bahwa daftar inventaris tidak berfungsi dalam mengendalikan perlengkapan kantor yaitu adanya perabot kantor yang berlebih dan tidak terpakai.
8. Tidak adanya peralatan kantor yang tersedia untuk mendukung sosialisasi pengumuman seperti pengumuman panggilan kepada mahasiswa, pengumuman wisuda, pengumuman Drop-Out, pengumuman mahasiswa yang tidak aktif kuliah dan pengumuman masalah yang lainnya. Selama ini Bagian Akademik hanya menempelkan kertas pengumuman di jendela ruangan Bagian Akademik sehingga orang yang dituju berkemungkinan kecil untuk mengetahui pengumuman jika orang tersebut tidak aktif melihat pengumuman.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari penulisan ini adalah fungsi perlengkapan kantor pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara keseluruhan belum dapat dikatakan berjalan dengan efektif, itu dapat terlihat dari hambatan-hambatan yang ada pada Bagian Akademik. Begitu juga dengan fungsi inventaris kurang berjalan dengan efektif yaitu adanya perlengkapan kantor yang berlebihan dan tidak terpakai pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
B. Saran
Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:
1. Tata ruang kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu diperbaharui secara berkala.
2. Barang-barang inventaris perlu ada perawatan, agar dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama.
4. Perlengkapan dan inventaris kantor yang tidak digunakan sebaiknya disingkirkan, supaya para pegawai yang menggunakan ruangan tersebut merasa nyaman untuk melakukan aktivitas-aktivitasnya.
DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang, 1992. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ke empat, Yogyakarta, Penerbit Liberti bersama dengan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi
Moekijat, 1989. Dasar-Dasar Administrasi dan Manajemen Perusahaan, Bandung, Penerbit CV. Mandar Maju
