Membahas tentang kesimpulan dari kegiatan yang dilakukan pada bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu serta saran kepada bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu dan menjadi solusi
agar dapat dikembangkan dengan lebih baik dan diharapkan pula dapat
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2
2.1 Gambaran Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
2.1.1 Sejarah
Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.
Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai menyentuh kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi, dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi kebutuhan tenaga tersebut.
Atas dasar pemikiran tersebut maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer dan Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti. Ini ditetapkan berdasar Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983.
7
Tokoh pendirinya pada saat itu adalah:
1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono
2. Ir. Andrian A. T
3. Ir. Handoko Anindyo
4. Dra. Suzana Surojo
5. Dra. Rosy Merianti, Ak
Berdasarkan rapat BKLPTS yang diadakan pada tanggal 2-3 Maret 1984, kepanjangan AKIS diubah menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2 Surabaya. Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984 dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.
Kebutuhan informasi juga terus meningkat, untuk menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika. Pada tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STIKOM Surabaya, singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya berdasarkan Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti nomor: 07/KPT/PB/03/86,
yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor: 0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan DIII Manajemen Informatika. Di samping itu STIKOM Surabaya juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11 Desember 1987 oleh Gubernur Jawa Timur, Bapak Wahono pada saat itu. Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2. 1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika STIKOM Surabaya
Tanggal Keterangan
19 Juni 1984 AKIS membuka program DIII Manajemen Informatika
20 Maret 1986 AKIS membuka program S1 Manajemen Informatika
30 Maret 1986
AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya (STIKOM Surabaya)
1990 Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Keuangan /
Perbankan 1 Januari 1992
Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer. Pada 13 Agustus 2003, Program Studi Strata 1 Teknik Komputer berubah nama menjadi Program Studi Strata 1 Sistem Komputer. 1 November 1994 Membuka program studi DI Komputer Grafik Multimedia
12 Mei 1998
STIKOM Surabaya membuka tiga program pendidikan baru sekaligus, yaitu:
1. DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer. Pada 16 Januari 2006, berdasar surat ijin penyelenggaraan dari DIKTI nomor: 75/D/T/2006, Program Studi Diploma III Komputer Sekretari dan Perkantoran Modern berubah nama menjadi Program Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.
2. DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia
3. DI bidang studi Jaringan Komputer
Juni 1999
Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi program studi DI Grafik dan program studi DI Multimedia, serta perubahan program studi DII Grafik Multimedia menjadi program studi DII Multimedia.
2 September 2003
Membuka Program Studi DIII Komputer Percetakan dan Kemasan, yang kemudian berubah nama menjadi Program Studi
9
Tanggal Keterangan
DIII Komputer Grafis dan Cetak.
3 Maret 2005 Membuka Program Studi Diploma III Komputer Akuntansi.
20 April 2006 Membuka bidang studi DIV Program Studi Komputer
Multimedia.
8 Nopember 2007 Membuka program studi S1 Desain Komunikasi Visual
2009
Membuka program studi S1 Sistem Informasi dengan Kekhususan Komputer Akuntansi. Hingga saat ini, Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya memiliki 8 program studi dan 1 bidang studi kekhususan, yaitu:
1. Program Studi S1 Sistem Informasi
2. Program Studi S1 Sistem Informasi Kekhususan Komputer Akuntansi
3. Program Studi S1 Sistem Komputer
4. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visua
5. Program Studi DIV Komputer Multimedia
6. Program Studi DIII Manajemen Informatika
7. Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan
Kesekretariatan
8. Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak
2014
Berdasarkan Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan No 378/E/O/2014 tanggal 4 September 2014 maka STIKOM Surabaya resmi berubah bentuk menjadi Institut dengan nama Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
Program studi yang diselenggarakan oleh Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebagai berikut:
Fakultas Ekonomi dan Bisnis:
1. Program Studi S1 Akuntansi
2. Program Studi S1 Manajemen
3. Program Studi DIII Komputer Perkantoran &
Kesekretariatan
Fakultas Teknologi dan Informatika:
1. Program Studi S1 Sistem Informasi
2. Program Studi S1 Sistem Komputer
3. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visual
4. Program Studi S1 Desain Grafis
5. Program Studi DIV Komputer Multimedia
6. Program Studi DIII Manajemen Informatika
7. Program Studi DIII Koputer Grafis & Cetak
2.1.2 Visi dan Misi
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya memiliki visi menjadi perguruan tinggi yang berkualitas, unggul, dan terkenal. Untuk mewujudkan visi tersebut, Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya juga memiliki misi diantaranya mengembangkan IPTEKS sesuai dengan kompetensi, membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. Serta menciptakan corporate yang sehat dan produktif, meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat, dan menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
2.1.3 Komitmen
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya mempunyai komitmen yaitu sebagai berikut:
a. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif IPTEKS sesuai bidang kajian
dan kompetensi.
b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, mandiri, dan profesional.
c. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.
d. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif.
e. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.
f. Meningkatkan pemberdayaan IPTEKS bagi masyarakat.
g. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.
11
2.1.4 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada Gambar 2.1
(http://www.STIKOM.edu/id/logo-STIKOM-baru)
Gambar 2. 1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
2.1.5 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebuah organisasi yang berada di bawah naungan Yayasan Putra Bhakti Sentosa. Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dipimpin oleh Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya sendiri di bantu oleh 3 orang Pembantu Rektor, yakni: a) Pembantu Rektor I (Bidang Akademik), b) Pembantu Rektor II (Bidang Sumber Daya), c) Pembantu Rektor III (Bidang Kemahasiswaan dan Alumni).
2.1.6 Departemen / Unit
Dalam operasionalnya Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dibagi menjadi beberapa departemen yang masing-masing bertanggungjawab terhadap spesifikasi pekerjaan tertentu.
a. Bagian Kepegawaian
b. Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (AAK)
c. Administrasi Umum (AU)
d. Hubungan Antar Instansi
e. Kemahasiswaan
f. Keuangan
g. Penerimaan Mahasiswa Baru (Penmaru)
h. Pengembangan dan Penerapan TI
i. Pengembangan Media Online
j. Pusat Penjaminan Mutu
k. Pusat Pengabdian Masyarakat
l. Laboratorium Komputer
m. Hubungan Masyarakat
n. Perpustakaan
o. Solusi Sistem Informasi
p. Staf Ahli
q. Sekretaris Lembaga
r. STIKOM Career Center dan Alumni
Struktur organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada Gambar 2.2.
13
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya (http://www.STIKOM.edu/id/organization-structure)
2.2 Gambaran Umum Bagian Pengawasan dan Penjamianan Mutu Stikom Surabaya
2.2.1 Sejarah Singkat Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Dahulu namanya bukan sebagai kendali mutu melainkan komisi mutu pada tahun 2002 dan pada tahun 2014 mulai diubah menjadi kendali mutu. Organisasi kendali mutu ditetapkan sebagai pengendali mutu di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang menjamin produk dan jasa penyelenggaraan pendidikan tinggi di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, selaku pimpinan tertinggi di Stikom Surabaya mendelegasikan sebagai penanggung jawab mutu untuk bertanggung jawab dalam menjamin bahwa pelaksanaan, penerapan dan pemeliharaan sistem penjaminan mutu agar berjalan dengan baik.
Penanggung jawab mendelegasikan kepala pengendali sistem untuk bertanggung jawab dalam melaksanakan, menerapkan dan memelihara sistem jaminan mutu.
2.2.2 Tanggung Jawab Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Penjaminan Mutu perguruan tinggi adalah proses perencanaan, pemenuhan pengendalian dan pengembangan standard pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan. Dengan pelaksanaan penjaminan mutu, pemangku kepentingan internal dan eksternal perguruan tinggi yaitu mahasiswa, orang tua, dosen,
15
karyawan, masyarakat, dunia usaha, asosiasi profesi dan pemerintah memperoleh kepuasan atas kinerja dan keluaran perguruan tinggi.
a. Tujuan penjaminan mutu perguruan tinggi adalah terjaminnya mutu
penyelenggaran pendidikan tinggi baik pada masukan, proses maupun keluaran berdasarkan peraturan perundang-undangan, mulai dasar, visi dan misi perguruan tinggi. Kegiatan penjaminan mutu ini merupakan perwujudan akuntabilitas dan transparansi perguruan tinggi.
b. Untuk mencapai tujuan tersebut, Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya telah membentuk Lembaga Penjaminan Mutu. Lembaga ini merupakan suatu unit kerja yang bertugas untuk mengimplementasikan hal-hal yang berkaitan dengan penjaminan mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Dalam melaksanakan tugasnya Lembaga Penjaminan Mutu bertanggung jawab kepada Rektor (berkoordinasi dengan pembantu ketua bidang Akademik).
2.2.3 Struktur Organisasi Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Struktur organisasi pada Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
Struktur Organisasi Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
REKTOR (Prof. Dr. Budi Jatmiko, M.Pd)
WAKIL REKTOR I (Pantjawati Sudarmaningtyas,
S.Kom., M.Eng., OCA)
WAKIL REKTOR II (Lilis Binawati, S.E., M.Ak.)
WAKIL REKTOR III (Dr. Bambang Hariadi, M.Pd)
KEPALA BAGIAN (Ir. Henry Bambang Setyawan)
STAFF 1
(A.B . Tjandrarini, S.Si., M.Kom.) STAFF 2 (Sulistiowati, S.Si., M.M.)
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
sumber: Pedoman Akademik & Kurikulum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya (2015)
2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Kerja Praktek
Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu berada di lantai 8 Gedung Biru Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang terletak di Jalan Raya Kedung Baruk 98 Surabaya. Berikut denah ruang Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu
17
DENAH RUANG BAGIAN PUSAT PENGAWASAN DAN PENJAMINAN MUTU INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
Keterangan gambar:
1. Merupakan tempat dimana Pak Ir. Henry Bambang S. selaku Kepala Bagian
Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu duduk.
2. Merupakan tempat kerja Ibu A.B. Tjandrarini, S.Si., M.Kom. sebagai staf Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu.
3. Merupakan tempat kerja Ibu Sulistiowati, S.Si., M.M. selaku staf Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu.
4. Merupakan tempat penulis melakukan kegiatan Kerja Praktek.
5. Merupakan tempat kerja kosong yang dapat dipakai untuk staf lain yang datang ke ruang Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu.
Gambar 2.4 Denah Ruang Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
1 2 3 4 5 6 8 7 9 10 11
6. Lemari yang digunakan untuk penyimpanan barang yang berharga dan juga file-file.
7. Meja yang dapat digunakan untuk menerima tamu maupun rapat atau
membahas suatu tugas bersama-sama.
8. Lemari laci yang digunakan untuk menyimpan buku, file-file maupun
laporan.
9. Lemari supplies digunakan untuk menyimpan peralatan-peralatan atau alat kerja kantor.
10. Lemari supplies digunakan untuk menyimpan peralatan-peralatan atau alat kerja kantor.
19
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1. Monitoring / Pengawasan
3.1.1. Definisi Monitoring / Pengawasan
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah pengawasan, yang berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Diperlukan adanya standardisasi pengawasan di setiap bagian dari setiap bagian, baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif, mutlak dilakukan untuk mendapatkan tingkat kinerja yang diharapkan. Organisasi juga perlu mengawasi aktivitasnya dengan menitikberatkan pada pelanggan dan kebutuhannya, organisasi dan kompetensi intinya, serta komitmen pada kualitas layanan, baik terhadap pelanggan internal maupun eksternal.
Menurut Martiningtyas (2004) monitoring / pengawasan adalah proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi untuk lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
3.1.2. Tujuan Monitoring / Pengawasan
Pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan memerlukan pengawasan agar perencanaan yang telah disusun dapat terlaksana dengan baik. Monitoring / Pengawasan dikatakan sangat penting karena pada
dasarnya manusia sebagai objek pengawasan mempunyai sifat salah dan khilaf. Oleh karena itu manusia dalam organisasi perlu diawasi, bukan mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, tetapi membidik dan membimbingnya. Menurut Sukoco (2007), tujuan monitoring / pengawasan adalah sebagai berikut: a. Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan
usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.
b. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan
pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan. c. Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan
dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai. d. Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.
e. Mengoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.
3.1.3. Manfaat Monitoring / Pengawasan
Menurut Dewi (2009), beberapa manfaat kontrol administrasi kantor antara lain:
a. Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi.
b. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas.
c. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi.
d. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai dan memfasilitasi pemodifikasiannya.
21
3.1.4. Proses Dasar Monitoring / Pengawasan
Proses dasar pengawasan menurut Martiningtyas (2004) dibagi menjadi 3 tahap, yaitu:
a. Menentukan standar hasil kerja
b. Mengukur hasil kerja terhadap standar
c. Koreksi terhadap penyimpangan yang mungkin terjadi
3.1.5. Unsur Pengawasan
Menurut Sukoco (2007), proses pengawasan akan kurang optimal jika unsur-unsur di bawah ini tidak dipertimbangkan:
a. Faktor-faktor yang diawasi
b. Identifikasi hasil yang diharapkan
c. Pengukuran kinerja
d. Aplikasi tindakan pembenahan
3.1.6. Ciri-ciri Pengawasan yang Efektif
Pengawasan akan berlangsung dengan efektif apabila memiliki berbagai ciri sebagai berikut (Martiningtyas, 2004):
a. Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang
diselenggarakan
b. Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemampuan adanya
deviasi/penyimpangan dari rencana
c. Pengawasan harus menunjukkan perkecualian pada hal-hal yang penting
e. Keluwesan pengawasan
f. Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi
g. Efisiensi pelaksanaan pengawasan
h. Pemahaman sistem pengawasan oleh semua pihak yang terlibat
i. Pengawasan mencari apa yang tidak beres
j. Pengawasan harus bersifat membimbing
Pemantauan tidak boleh berakhir pada aspek tingkat efektivitas, tetapi harus dilanjutkan sampai pada pengamatan terhadap tingkat efisiensi, karena tercapainya tujuan belum pasti telah diperoleh dengan penggunaan berbagai sumber kerja secara hemat dan wajar. Sehubungan dengan itu pemantauan dan pengamatan tingkat efisiensi maksudnya untuk mengetahui: apakah pelaksanaan kegiatan telah mempergunakan cara bekerja yang terbaik, paling tepat dan dengan resiko yang sekecil-kecilnya.
Dengan kata lain apakah tidak ada cara kerja lain yang lebih mudah, lebih hemat, lebih cepat dengan resiko kecil, yang dapat dipergunakan untuk memperoleh hasil yang sama dan bahkan mungkin lebih, baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya.
3.2. Administrasi
3.2.1. Pengertian Administrasi
Menurut Sukoco (2007), sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB, bahwa keduanya memiliki arti yang sama, walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang
23
berhubungan dengan Negara, sedangkan manajemen lebih banyak berkaitan dengan perusahaan.
Dengan mengikuti kelaziman itu, dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah administrasi perkantoran dengan manajemen perkantoran. Yang kini perlu diterangkan sejelas mungkin ialah pengertiannya itu sendiri. Menurut Dewi (2009), pengertian dari administrasi menurut para ahli:
a. Menurut W. H. Evans
“Bagi maksud-maksud kita, kita dapat mendefinisikan Administrasi
Perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi”.
b. Menurut Arthur Grager
“Fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi”.
c. Menurut George Terry
“Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan”.
d. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson
“Cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan”.
Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran.
3.2.2. Fungsi Administrasi
Menurut Haryadi (2009), ada 5 jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu:
a. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan
pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
b. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,
keputusan, dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer,
c. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian.
d. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penuilaian dan
analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek.
e. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan.
25
3.2.3. Evolusi Teori Manajemen
Menurut Dewi (2009), teori manajemen terdiri dari beberapa teori antara lain:
a. Manajemen Klasik
Manajemen klasik dibagi menjadi 2, yaitu manajemen ilmiah dan manajemen kesatuan yang utuh.
b. Manajemen Perilaku
Manajemen perilaku ditinjau dari pendekatan hubungan manusia dan pendekatan perilaku ilmiah.
c. Manajemen Ilmiah
Manajemen ilmiah dikenal juga dengan metode bisnis kuantitatif yang menggunakan dasar ilmu teknik dan matematika untuk memecahkan masalah bisnis yang kompleks.
d. Manajemen Kualitas
Total Quality Management (TQM) diterima secara luas dan mempunyai
dampak yang sangat penting dalam manajemen perkantoran. TQM menekankan pada kinerja tim, memberdayakan pekerja, mengakui keluasan suatu organisasi, dan menerima kritikan dalam melayani konsumen secara lebih baik.
3.3. Laporan
3.3.1. Pengertian Laporan
Laporan mempunyai peranan sangat penting dalam suatu organisasi, sebab dengan adanya laporan, hubungan mereka yang tergabung dalam organisasi itu
akan dapat lebih terjamin dengan melalui saluran tertentu. Dengan adanya hubungan ini, akan dapat terjamin berlangsungnya kerjasama. Dalam setiap usaha kerjasama, laporan merupakan salah satu alat yang formal untuk menyampaikan informasi. Pembuatan laporan perlu memenuhi syarat objektivitas, jelas dan cermat, tepat sasaran, lengkap, tegas dan konsisten, singkat dan jelas, serta tepat penerimanya.
Menurut Priansa (2014), laporan adalah alat komunikasi dimana penulis menarik beberapa kesimpulan atau memberikan saran dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Tujuan laporan adalah untuk menganalisis dan mengevaluasi semua aktivitas organisasi dan menyediakan informasi yang penting berkaitan dengan pengambilan keputusan. Untuk menyusun suatu laporan, tidak hanya dibutuhkan ketrampilan, tetapi juga kompetensi dan kreativitas. Karena laporan dalam bentuk tertentu tidak hanya terdiri dari hal-hal yang sifatnya informatif, tetapi juga menuntut gagasan atau pemikiran penyusunan laporan.
3.3.2. Fungsi Laporan
Laporan memiliki berbagai fungsi atau manfaat menurut Sukoco (2007) antara lain:
a. Sebagai komunikasi vertikal yaitu antara atasan dengan bawahan. Pihak bawahan dapat menginformasikan berbagai kegiatan dan gagasan terhadap suatu permasalahan. Sedangkan pimpinan mempertimbangkan pengambilan
27
keputusan dan memberikan penilaian terhadap permasalahan dan kinerja bawahan.
b. Sebagai alat pertanggungjawaban kepercayaan dan wewenang yang telah
diberikan oleh atasan.
c. Memberikan informasi penting dalam pengambilan keputusan manajerial.
d. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan bagi unit kerja dan organisasi
secara keseluruhan.
3.3.3. Jenis Laporan
Laporan menurut Sukoco (2007) dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Berdasarkan Waktu Penyampaian
a) Laporan Rutin atau Laporan Periodik
Laporan yang dibuat secara rutin menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan,triwulan, semesteran atau tahunan.
b) Laporan Insidental
Laporan yang dibuat dan disampaikan dengan waktu yang tidak terjadwal secara tetap.
b. Berdasarkan Cara Penyampaian
a) Laporan Lisan
Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena pelapor