PA : Pembuatan Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

(1)

PEMBUATAN LAPORAN HASIL MONITORING PELAKSANAAN

PROSES BELAJAR MENGAJAR PROGRAM STUDI DI

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

PROYEK AKHIR

Program Studi

DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

Oleh:

INDIKA YUNISTIA ABIDIN 10390150007

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

(2)

PEMBUATAN LAPORAN HASIL MONITORING PELAKSANAAN

PROSES BELAJAR MENGAJAR PROGRAM STUDI DI

PROYEK AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Ahli Madya Komputer

Oleh:

Nama

: INDIKA YUNISTIA ABIDIN

NIM

: 10.39015.0007

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan

: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

(3)

xi

ABSTRAK ...vii

ABSTRACT……….. ... viii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL………. ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xxii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Gambaran Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya . 6 2.1.1 Sejarah ... 6

2.1.2 Visi dan Misi ... 10

2.1.3 Komitmen ... 10

2.1.4 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya... 11

2.1.5 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya……... ... 11

(4)

xii

Halaman

2.2 Gambaran Umum Bagian Pengawasan dan Penjaminan Mutu

Stikom Surabaya. ... 14

2.2.1 Sejarah Singkat Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. ... 14

2.2.2 Tanggung Jawab Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. ... 14

2.2.3 Struktur Organisasi Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. ... 15

2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Kerja Praktek ... 16

BAB III LANDASAN TEORI ... 19

3.1 Monitoring / Pengawasan ... 19

3.1.1. Definisi Monitoring / Pengawasan ...19

3.1.2. Tujuan Monitoring / Pengawasan ...19

3.1.3. Manfaat Monitoring / Pengawasan ...20

3.1.4. Proses Dasar Monitoring / Pengawasan ...21

3.1.5. Unsur Pengawasan ...21

3.1.6. Ciri-ciri Pengawasan yang Efektif ...21

3.2 Administrasi ... 22

3.2.1. Pengertian Administrasi ...22

3.2.2. Fungsi Administrasi ...24

3.2.3. Evolusi Teori Manajemen ...25

3.3 Laporan ...25

3.3.1. Pengertian Laporan ...25

3.3.2. Fungsi Laporan ...26

3.3.3. Jenis Laporan ...27

(5)

xiii

3.4 Arsip ...31

3.4.1. Pengertian Arsip ...31

3.4.2. Tujuan Kearsipan ...32

3.5 Microsoft Excel. ... 32

3.5.1. Grafik ...34

3.5.2. Pivot Table ...41

3.5.3. Function ...43

3.5.4. Formula ...48

3.5.5. Freeze Panes ...48

3.5.6. Mencetak Data ...50

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 53

4.1 Metode Pelaksanaan... 53

4.2 Metode Penulisan ...54

4.3 Pembuatan Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya pada bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu ... 55

4.3.1 Pembuatan Daftar Grafik Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya... 60

4.3.2 Pembuatan Rekap Kehadiran Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. ... 73

(6)

xi

Halaman

4.3.4 Pembuatan Rekap Rata-rata Produktivitas Hasil

Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar

Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika

Stikom Surabaya ... 108

BAB V PENUTUP ... 122

5.1Kesimpulan ... 122

5.2 Saran ...125

(7)

xiv

Tabel 2.1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 8

(8)

xv

2 DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 11

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 13

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya .. 16

Gambar 2.4 Denah Ruang Bagian Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 17

Gambar 3.1 Tampilan Jendela Kerja Microsoft Excel 2010 ... 33

Gambar 3.2 Tombol untuk Membuat Grafik/Chart ... 34

Gambar 3.3 Pemilihan Tipe Grafik/Chart ... 34

Gambar 3.4 Tampilan Menu Layout Grafik/Chart ... 35

Gambar 3.5 Judul Grafik/Chart ... 35

Gambar 3.6 Axis Title ... 37

Gambar 3.7 Legenda ... 38

Gambar 3.8 Label Data ... 38

Gambar 3.9 Menu Data Table ... 39

Gambar 3.10 Data Table ... 39

Gambar 3.11 Grafik Garis ... 40

Gambar 3.12 Grafik Balok ... 40

Gambar 3.13 Grafik Lingkaran ... 41

Gambar 3.14 Tampilan Menu Pivot Table ... 42

(9)

xvi

Halaman

Gambar 3.16 Tampilan Menu Fungsi/Function ...43

Gambar 3.17 VLOOKUP ... 45

Gambar 3.18 SUM ... 46

Gambar 3.19 Tampilan Hasil dari Function SUM ... 46

Gambar 3.20 AVERAGE ... 47

Gambar 3.21 Tampilan Hasil dari Function AVERAGE ... 47

Gambar 3.22 Contoh Formula ... 48

Gambar 3.23 Freeze Panes ... 49

Gambar 3.24 Unfreeze Panes ... 49

Gambar 3.25 Print ... 50

Gambar 3.26 Copies ... 51

Gambar 4.1 Prosedur Pembuatan Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 59

Gambar 4.2 Prosedur Pembuatan Daftar Grafik Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 61

Gambar 4.3 Tampilan Menu Microsoft Excel ... 62

Gambar 4.4 Tampilan Awal Microsoft Excel 2010 ... 63

Gambar 4.5 Data Mentah Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 63

Gambar 4.6 Pivot Table ... 64

Gambar 4.7 Create Pivot Table ... 64

Gambar 4.8 Area Pivot Table dan Pivot Table Field List ... 65

(10)

xvii

Halaman

Gambar 4.10 Centang D3 KPK ... 66

Gambar 4.11 Tampilan Hasil Centang D3 KPK ... 66

Gambar 4.12 Format yang telah Tersedia ... 67

Gambar 4.13 Hasil Copy-Paste Data ... 67

Gambar 4.14 Kosongan ... 67

Gambar 4.15 Rumus yang Berlaku ... 68

Gambar 4.16 Hasil Perhitungan ... 68

Gambar 4.20 Hasil Pembulatan Persentase ... 69

Gambar 4.22 Hasil Grafik/Chart ... 70

Gambar 4.23 Hasil Pembuatan Grafik Kehadiran Mahasiswa... 71

Gambar 4.24 Hasil Pembuatan Grafik Kehadiran Dosen ... 71

Gambar 4.25 Hasil Pembuatan Grafik Tepat Telat Pengumpulan Soal UAS per Prodi ... 72

Gambar 4.26 Hasil Pembuatan Grafik Tepat Telat Pengumpulan Soal UTS per Prodi ... 72

Gambar 4.27 Prosedur Pembuatan Rekap Kehadiran Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 75

(11)

xviii

Halaman

Gambar 4.30 Data Mentah Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses

Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya ... 77

Gambar 4.34 Memasukkan Field dengan Teknik Drag and Drop ... 79

Gambar 4.35 Ascending Nama Dosen ... 80

Gambar 4.36 Tampilan Hasil Ascending Nama Dosen ... 81

Gambar 4.42 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Mahasiswa ... 83

Gambar 4.43 Hasil Pembuatan Rekap Persentase Kehadiran Dosen ... 84

Gambar 4.44 Hasil Pembuatan Persentase Kehadiran Dosen ... 85

Gambar 4.45 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen S1 Sistem Komputer .... 85

Gambar 4.46 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen S1 Sistem Informasi .... 86

Gambar 4.47 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen S1 Desain Komunikasi Visual ... 87

Gambar 4.48 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen S1 Komputer Akuntansi ... 87

Gambar 4.49 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen S1 Desain Grafis ... 88

(12)

xix

Halaman Gambar 4.51 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen DIII Manajemen

Informatika ... 89

Gambar 4.52 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan ... 89

Gambar 4.53 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen DIII Komputer Grafis dan Cetak ... 90

Gambar 4.54 Prosedur Pembuatan Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 93

Gambar 4.57 Data Mentah Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 95

Gambar 4.61 Memasukkan Field dengan Teknik Drag and Drop ... 98

(13)

xx

Halaman

Gambar 4.69 Hasil Pembuatan Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Kehadiran Dosen Tetap dan LB pada saat Masuk atau Pulang

Mengajar per Prodi ...102

Gambar 4.70 Hasil Pembuatan Daftar Ketepatan dan Ketidaktepatan Kehadiran Dosen Tetap dan LB saat Masuk atau Pulang

Mengajar per Prodi ... 103

Gambar 4.71 Hasil Pembuatan Rekap Dosen Tetap dan LB yang

Mengumpulkan Soal UTS (Tepat Telat) per Prodi ... 104

Gambar 4.72 Hasil Pembuatan Daftar Dosen Tetap dan LB yang

Mengumpulkan Nilai UTS (Tepat Telat) per Prodi ... 105

Mengumpulkan Soal UAS (Tepat Telat) per Prodi ... 106

Mengumpulkan Nilai UAS (Tepat Telat) per Prodi ... 107

Gambar 4.78 Hasil Pembuatan Daftar Dosen atetap dan LB yang

Mengumpulkan Nilai UAS (Tepat Telat) per Prodi ... 107

Gambar 4.79 Prosedur dalam Pembuatan Rekap Rata-rata Produktivitas Hasil

Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi

pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 110

Gambar 4.82 Data Mentah Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis

dan Informatika Stikom Surabaya ... 112

(14)

xxi

Halaman

Gambar 4.86 Memasukkan Field dengan Teknik Drap and Drop ... 114

Gambar 4.96 Hasil Grafik/Chart ... 118

Gambar 4.97 Hasil Pembuatan Grafik Rata-rata Produktivitas Kelulusan per Mata Kuliah per Prodi ... 119

Gambar 4.98 Hasil Pembuatan Grafik Rata-rata Produktivitas Kelulusan per Prodi ... 119

Gambar 4.99 Hasil Pembuatan Rata-rata Produktivitas Kelulusan Mata Kuliah per Prodi dan Produktivitas Prodi ... 120

Gambar 4.100 Hasil Pembuatan Grafik Produktivitas Mata Kuliah Tugas Akhir Prodi SI, SK, DKV dan DIV MM ... 120

(15)

xxii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Gedung Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 126

Lampiran 2. Ruangan Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 127

Lampiran 3. Surat Balasan Perusahaan ... 128

Lampiran 4. Form KP-5 ... 129

(16)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Sesuai Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

Nomor 50 Tahun 2014 menyatakan bahwa mutu pendidikan tinggi adalah tingkat

kesesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan Standar Pendidikan

Tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar

Pendidikan Tinggi yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi. Sistem Penjaminan

Mutu Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu

pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.

Tujuan penjaminan mutu perguruan tinggi adalah terjaminnya mutu

berdasarkan peraturan perundang-undangan agar terwujudnya akuntabilitas dan

transparansi perguruan tinggi. Untuk mencapai tujuan tersebut, Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya telah membentuk bagian pusat pengawasan dan

penjaminan mutu. Bagian ini merupakan suatu unit kerja yang bertugas untuk

mengimplementasikan hal-hal yang berkaitan dengan penjaminan mutu Institut

Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Dalam tugasnya, bagian ini bertanggung

jawab kepada Rektor (berkoordinasi dengan Wakil Rektor I). Dan salah satu

tugasnya adalah monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar di setiap

program studi yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

Program studi yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

(17)

a. Fakultas Ekonomi dan Bisnis:

a) Program Studi S1 Akuntansi

b) Program Studi S1 Manajemen

c) Program Studi DIII Komputer Perkantoran & Kesekretariatan

b. Fakultas Teknologi dan Informatika:

a) Program Studi S1 Sistem Informasi

b) Program Studi S1 Sistem Komputer

c) Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visual

d) Program Studi S1 Desain Grafis

e) Program Studi DIV Komputer Multimedia

f) Program Studi DIII Manajemen Informatika

g) Program Studi DIII Koputer Grafis & Cetak

Menurut Martiningtyas (2004) monitoring adalah proses pengamatan dari seluruh

kegiatan organisasi untuk lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang

dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Pembuatan laporan hasil monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar di setiap

program studi yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya merupakan

kegiatan rutin dari bagian ini tiap semester. Pembuatan laporan secara tertulis ini

tujuannya agar dapat menghindarkan adanya kegagalan. Agar sistem laporan ini

berhasil, dituntut syarat-syarat tertentu, misal kedisiplinan dalam laporan, kemampuan

menilai kebenaran laporan dan lain sebagainya.

(18)

3

Prosedur pembuatan laporan adalah dimulai dengan permintaan data pada

bagian Data Center. Kemudian bagian Data Center mengirimkan data tersebut via

email. Data mentah tersebut kemudian diolah/diproses dengan memanfaatkan

aplikasi Microsoft Excel 2010. Data mentah diolah dengan memanfaatkan fasilitas

Pivot Table yang ada di Microsoft Excel 2010, barulah dibuat seperti contoh

laporan hasil monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar di setiap program

studi semester sebelumnya. Semua data yang telah diproses maka data siap

dicetak dan dijilid menjadi sebuah laporan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan perumusan

masalah yaitu bagaimana pembuatan laporan hasil monitoring pelaksanaan proses

belajar mengajar di setiap program studi yang ada di Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya?

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka batasan masalah yang

digunakan dalam proyek akhir ini hanya membahas mengenai pemanfaatan

aplikasi Microsoft Excel dalam pembuatan laporan hasil monitoring pelaksanaan

proses belajar mengajar di setiap program studi yang ada di Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya yang berupa:

a. Daftar Grafik Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar

(19)

b. Rekap Kehadiran Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar

Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

c. Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses

Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika

Stikom Surabaya

d. _{Rekap Rata-rata Produktivitas Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar}

Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom

Surabaya

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah dan batasan masalah di atas, maka tujuan

proyek akhir ini adalah menghasilkan laporan hasil monitoring pelaksanaan

proses belajar mengajar di setiap program studi yang ada di Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya.

1.5 Sistematika Penulisan

Penulisan laporan akhir ini secara umum terbagi menjadi beberapa bab,

yang terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas

pokok-pokok bahasan. Adapun sistematika dalam penulisan laporan ini adalah sebagai

berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai latar belakang permasalahan yang ada pada

perusahaan, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan

(20)

5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Membahas tentang gambaran umum Institut Bisnis dan Informatika

Stikom Surabaya, visi dan misi, yang meliputi sejarah dan struktur

organisasi, serta gambaran umum tempat pelaksanaan proyek akhir,

yaitu bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu yang meliputi

sejarah singkat, struktur organisasi dan tempat proyek akhir.

BAB III LANDASAN TEORI

Membahas tentang landasan teori yang digunakan sebagai penunjang

dan pendukung dalam menyelesaikan laporan proyek akhir. Landasan

teori tersebut menjelaskan teori tentang monitoring/pengawasan.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil dan pembahasan membahas tentang uraian tugas-tugas yang

dikerjakan selama proyek akhir, masalah dan alternatif pemecahan

masalah yang dihadapi dan juga berisi hasil-hasil proyek akhir serta

pembahasan pada bagian usat pengawasan dan penjaminan mutu di

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

BAB V PENUTUP

Membahas tentang kesimpulan dari kegiatan yang dilakukan pada

bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu serta saran kepada

bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu dan menjadi solusi

agar dapat dikembangkan dengan lebih baik dan diharapkan pula dapat

(21)

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2

2.1 Gambaran Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

2.1.1 Sejarah

Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi

semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi

informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu

pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat

atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh

informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.

Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan

informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh

informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai

menyentuh kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara

optimal dapat memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang

menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi,

dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi

kebutuhan tenaga tersebut.

Atas dasar pemikiran tersebut maka untuk pertama kalinya di wilayah

Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer dan

Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra

Bhakti. Ini ditetapkan berdasar Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti No.

(22)

7

Tokoh pendirinya pada saat itu adalah:

1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono

2. Ir. Andrian A. T

3. Ir. Handoko Anindyo

4. Dra. Suzana Surojo

5. Dra. Rosy Merianti, Ak

Berdasarkan rapat BKLPTS yang diadakan pada tanggal 2-3 Maret 1984,

kepanjangan AKIS diubah menjadi Akademi Manajemen Informatika dan

Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2 Surabaya.

Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program

Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984

dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis

Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status

TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi

(Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi

Akademi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK

Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika

dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.

Kebutuhan informasi juga terus meningkat, untuk menjawab kebutuhan

tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan membuka program

studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika. Pada tanggal 20

Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STIKOM Surabaya, singkatan dari

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya

(23)

yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada tanggal 25

Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor: 0824/O/1986 dengan

menyelenggarakan pendidikan S1 dan DIII Manajemen Informatika. Di samping

itu STIKOM Surabaya juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di

jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II Institut Bisnis dan Informatika

Stikom Surabaya. Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11

Desember 1987 oleh Gubernur Jawa Timur, Bapak Wahono pada saat itu. Sejarah

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada Tabel 2.1.

Tabel 2. 1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika STIKOM Surabaya

Tanggal Keterangan

19 Juni 1984 AKIS membuka program DIII Manajemen Informatika

20 Maret 1986 AKIS membuka program S1 Manajemen Informatika

30 Maret 1986

AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya (STIKOM Surabaya)

1990 Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Keuangan /

Perbankan

1 Januari 1992

Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer. Pada 13 Agustus 2003, Program Studi Strata 1 Teknik Komputer berubah nama menjadi Program Studi Strata 1 Sistem Komputer. 1 November 1994 Membuka program studi DI Komputer Grafik Multimedia

12 Mei 1998

STIKOM Surabaya membuka tiga program pendidikan baru sekaligus, yaitu:

1. DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer. Pada 16 Januari 2006, berdasar surat ijin penyelenggaraan dari DIKTI nomor: 75/D/T/2006, Program Studi Diploma III Komputer Sekretari dan Perkantoran Modern berubah nama menjadi Program Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.

2. DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia

3. DI bidang studi Jaringan Komputer

Juni 1999

Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi program studi DI Grafik dan program studi DI Multimedia, serta perubahan program studi DII Grafik Multimedia menjadi program studi DII Multimedia.

2 September 2003

(24)

9

Tanggal Keterangan

DIII Komputer Grafis dan Cetak.

3 Maret 2005 Membuka Program Studi Diploma III Komputer Akuntansi.

20 April 2006 Membuka bidang studi DIV Program Studi Komputer

Multimedia.

8 Nopember 2007 Membuka program studi S1 Desain Komunikasi Visual

2009

Membuka program studi S1 Sistem Informasi dengan Kekhususan Komputer Akuntansi. Hingga saat ini, Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya memiliki 8 program studi dan 1 bidang studi kekhususan, yaitu:

1. Program Studi S1 Sistem Informasi

2. Program Studi S1 Sistem Informasi Kekhususan Komputer Akuntansi

3. Program Studi S1 Sistem Komputer

4. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visua

5. Program Studi DIV Komputer Multimedia

6. Program Studi DIII Manajemen Informatika

7. Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan

Kesekretariatan

8. Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak

2014

Berdasarkan Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan No 378/E/O/2014 tanggal 4 September 2014 maka STIKOM Surabaya resmi berubah bentuk menjadi Institut dengan nama Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

Program studi yang diselenggarakan oleh Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebagai berikut:

Fakultas Ekonomi dan Bisnis:

1. Program Studi S1 Akuntansi

2. Program Studi S1 Manajemen

3. Program Studi DIII Komputer Perkantoran &

Kesekretariatan

Fakultas Teknologi dan Informatika:

1. Program Studi S1 Sistem Informasi

2. Program Studi S1 Sistem Komputer

3. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visual

4. Program Studi S1 Desain Grafis

5. Program Studi DIV Komputer Multimedia

6. Program Studi DIII Manajemen Informatika

7. Program Studi DIII Koputer Grafis & Cetak

(25)

2.1.2 Visi dan Misi

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya memiliki visi menjadi

perguruan tinggi yang berkualitas, unggul, dan terkenal. Untuk mewujudkan visi

tersebut, Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya juga memiliki misi

diantaranya mengembangkan IPTEKS sesuai dengan kompetensi, membentuk

SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. Serta menciptakan corporate

yang sehat dan produktif, meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan

bermasyarakat, dan menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.

2.1.3 Komitmen

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya mempunyai komitmen

yaitu sebagai berikut:

a. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif IPTEKS sesuai bidang kajian

dan kompetensi.

b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, mandiri, dan profesional.

c. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.

d. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif.

e. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.

f. Meningkatkan pemberdayaan IPTEKS bagi masyarakat.

g. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.

(26)

11

2.1.4 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada

Gambar 2.1

(http://www.STIKOM.edu/id/logo-STIKOM-baru)

Gambar 2. 1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

2.1.5 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebuah organisasi

yang berada di bawah naungan Yayasan Putra Bhakti Sentosa. Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya dipimpin oleh Rektor Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya. Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom

Surabaya sendiri di bantu oleh 3 orang Pembantu Rektor, yakni: a) Pembantu

Rektor I (Bidang Akademik), b) Pembantu Rektor II (Bidang Sumber Daya), c)

Pembantu Rektor III (Bidang Kemahasiswaan dan Alumni).

2.1.6 Departemen / Unit

Dalam operasionalnya Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

dibagi menjadi beberapa departemen yang masing-masing bertanggungjawab

terhadap spesifikasi pekerjaan tertentu.

(27)

a. Bagian Kepegawaian

b. Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (AAK)

c. Administrasi Umum (AU)

d. Hubungan Antar Instansi

e. Kemahasiswaan

f. Keuangan

g. Penerimaan Mahasiswa Baru (Penmaru)

h. Pengembangan dan Penerapan TI

i. Pengembangan Media Online

j. Pusat Penjaminan Mutu

k. Pusat Pengabdian Masyarakat

l. Laboratorium Komputer

m. Hubungan Masyarakat

n. Perpustakaan

o. Solusi Sistem Informasi

p. Staf Ahli

q. Sekretaris Lembaga

r. STIKOM Career Center dan Alumni

Struktur organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat

(28)

13

(29)

2.2 Gambaran Umum Bagian Pengawasan dan Penjamianan Mutu Stikom Surabaya

2.2.1 Sejarah Singkat Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Dahulu namanya bukan sebagai kendali mutu melainkan komisi mutu

pada tahun 2002 dan pada tahun 2014 mulai diubah menjadi kendali mutu.

Organisasi kendali mutu ditetapkan sebagai pengendali mutu di Institut Bisnis

dan Informatika Stikom Surabaya yang menjamin produk dan jasa

penyelenggaraan pendidikan tinggi di Institut Bisnis dan Informatika Stikom

Surabaya.

Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, selaku pimpinan

tertinggi di Stikom Surabaya mendelegasikan sebagai penanggung jawab mutu

untuk bertanggung jawab dalam menjamin bahwa pelaksanaan, penerapan dan

pemeliharaan sistem penjaminan mutu agar berjalan dengan baik.

Penanggung jawab mendelegasikan kepala pengendali sistem untuk

bertanggung jawab dalam melaksanakan, menerapkan dan memelihara sistem

jaminan mutu.

2.2.2 Tanggung Jawab Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Penjaminan Mutu perguruan tinggi adalah proses perencanaan, pemenuhan

pengendalian dan pengembangan standard pendidikan tinggi secara konsisten dan

berkelanjutan. Dengan pelaksanaan penjaminan mutu, pemangku kepentingan

(30)

15

karyawan, masyarakat, dunia usaha, asosiasi profesi dan pemerintah memperoleh

kepuasan atas kinerja dan keluaran perguruan tinggi.

a. Tujuan penjaminan mutu perguruan tinggi adalah terjaminnya mutu

penyelenggaran pendidikan tinggi baik pada masukan, proses maupun keluaran

berdasarkan peraturan perundang-undangan, mulai dasar, visi dan misi

perguruan tinggi. Kegiatan penjaminan mutu ini merupakan perwujudan

akuntabilitas dan transparansi perguruan tinggi.

b. Untuk mencapai tujuan tersebut, Institut Bisnis dan Informatika Stikom

Surabaya telah membentuk Lembaga Penjaminan Mutu. Lembaga ini

merupakan suatu unit kerja yang bertugas untuk mengimplementasikan hal-hal

yang berkaitan dengan penjaminan mutu Institut Bisnis dan Informatika

Stikom Surabaya. Dalam melaksanakan tugasnya Lembaga Penjaminan Mutu

bertanggung jawab kepada Rektor (berkoordinasi dengan pembantu ketua

bidang Akademik).

2.2.3 Struktur Organisasi Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Struktur organisasi pada Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu

(31)

Struktur Organisasi Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

REKTOR (Prof. Dr. Budi Jatmiko, M.Pd)

WAKIL REKTOR I (Pantjawati Sudarmaningtyas,

S.Kom., M.Eng., OCA)

WAKIL REKTOR II (Lilis Binawati, S.E., M.Ak.)

WAKIL REKTOR III (Dr. Bambang Hariadi, M.Pd)

KEPALA BAGIAN (Ir. Henry Bambang Setyawan)

STAFF 1

(A.B . Tjandrarini, S.Si., M.Kom.) STAFF 2 (Sulistiowati, S.Si., M.M.)

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

sumber: Pedoman Akademik & Kurikulum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya (2015)

2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Kerja Praktek

Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu berada di lantai 8 Gedung

Biru Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang terletak di Jalan Raya

Kedung Baruk 98 Surabaya. Berikut denah ruang Bagian Pusat Pengawasan dan

(32)

17

DENAH RUANG BAGIAN PUSAT PENGAWASAN DAN PENJAMINAN MUTU INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

Keterangan gambar:

1. Merupakan tempat dimana Pak Ir. Henry Bambang S. selaku Kepala Bagian

Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu duduk.

2. Merupakan tempat kerja Ibu A.B. Tjandrarini, S.Si., M.Kom. sebagai staf Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu.

3. Merupakan tempat kerja Ibu Sulistiowati, S.Si., M.M. selaku staf Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu.

4. Merupakan tempat penulis melakukan kegiatan Kerja Praktek.

5. Merupakan tempat kerja kosong yang dapat dipakai untuk staf lain yang datang ke ruang Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu.

Gambar 2.4 Denah Ruang Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

1

2 3

4 5

6

8

7 9

10

(33)

6. Lemari yang digunakan untuk penyimpanan barang yang berharga dan juga file-file.

7. Meja yang dapat digunakan untuk menerima tamu maupun rapat atau

membahas suatu tugas bersama-sama.

8. Lemari laci yang digunakan untuk menyimpan buku, file-file maupun

laporan.

9. Lemari supplies digunakan untuk menyimpan peralatan-peralatan atau alat kerja kantor.

10. Lemari supplies digunakan untuk menyimpan peralatan-peralatan atau alat kerja kantor.

(34)

19

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1. Monitoring / Pengawasan

3.1.1. Definisi Monitoring / Pengawasan

Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah pengawasan, yang

berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai

administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat

digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal

tersebut. Diperlukan adanya standardisasi pengawasan di setiap bagian dari setiap

bagian, baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif, mutlak dilakukan untuk

mendapatkan tingkat kinerja yang diharapkan. Organisasi juga perlu mengawasi

aktivitasnya dengan menitikberatkan pada pelanggan dan kebutuhannya,

organisasi dan kompetensi intinya, serta komitmen pada kualitas layanan, baik

terhadap pelanggan internal maupun eksternal.

Menurut Martiningtyas (2004) monitoring / pengawasan adalah proses

pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi untuk lebih menjamin bahwa semua

pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan

sebelumnya.

3.1.2. Tujuan Monitoring / Pengawasan

Pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

memerlukan pengawasan agar perencanaan yang telah disusun dapat terlaksana

(35)

dasarnya manusia sebagai objek pengawasan mempunyai sifat salah dan khilaf.

Oleh karena itu manusia dalam organisasi perlu diawasi, bukan mencari

kesalahannya kemudian menghukumnya, tetapi membidik dan membimbingnya.

Menurut Sukoco (2007), tujuan monitoring / pengawasan adalah sebagai berikut:

a. Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan

usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi

kinerjanya.

b. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan

pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan.

c. Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan

dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.

d. Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

e. Mengoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.

3.1.3. Manfaat Monitoring / Pengawasan

Menurut Dewi (2009), beberapa manfaat kontrol administrasi kantor

antara lain:

a. Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi.

b. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas.

c. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi

organisasi.

d. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan

hasil aktual yang dicapai dan memfasilitasi pemodifikasiannya.

(36)

21

3.1.4. Proses Dasar Monitoring / Pengawasan

Proses dasar pengawasan menurut Martiningtyas (2004) dibagi menjadi 3

tahap, yaitu:

a. Menentukan standar hasil kerja

b. Mengukur hasil kerja terhadap standar

c. Koreksi terhadap penyimpangan yang mungkin terjadi

3.1.5. Unsur Pengawasan

Menurut Sukoco (2007), proses pengawasan akan kurang optimal jika

unsur-unsur di bawah ini tidak dipertimbangkan:

a. Faktor-faktor yang diawasi

b. Identifikasi hasil yang diharapkan

c. Pengukuran kinerja

d. Aplikasi tindakan pembenahan

3.1.6. Ciri-ciri Pengawasan yang Efektif

Pengawasan akan berlangsung dengan efektif apabila memiliki berbagai

ciri sebagai berikut (Martiningtyas, 2004):

a. Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang

diselenggarakan

b. Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemampuan adanya

deviasi/penyimpangan dari rencana

c. Pengawasan harus menunjukkan perkecualian pada hal-hal yang penting

(37)

e. Keluwesan pengawasan

f. Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi

g. Efisiensi pelaksanaan pengawasan

h. Pemahaman sistem pengawasan oleh semua pihak yang terlibat

i. Pengawasan mencari apa yang tidak beres

j. Pengawasan harus bersifat membimbing

Pemantauan tidak boleh berakhir pada aspek tingkat efektivitas, tetapi

harus dilanjutkan sampai pada pengamatan terhadap tingkat efisiensi, karena

tercapainya tujuan belum pasti telah diperoleh dengan penggunaan berbagai

sumber kerja secara hemat dan wajar. Sehubungan dengan itu pemantauan dan

pengamatan tingkat efisiensi maksudnya untuk mengetahui: apakah pelaksanaan

kegiatan telah mempergunakan cara bekerja yang terbaik, paling tepat dan dengan

resiko yang sekecil-kecilnya.

Dengan kata lain apakah tidak ada cara kerja lain yang lebih mudah, lebih

hemat, lebih cepat dengan resiko kecil, yang dapat dipergunakan untuk

memperoleh hasil yang sama dan bahkan mungkin lebih, baik dari segi kualitas

maupun kuantitasnya.

3.2. Administrasi

3.2.1. Pengertian Administrasi

Menurut Sukoco (2007), sebagian besar literatur menggunakan istilah

administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian sama.

Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB, bahwa keduanya memiliki arti yang

(38)

23

berhubungan dengan Negara, sedangkan manajemen lebih banyak berkaitan

dengan perusahaan.

Dengan mengikuti kelaziman itu, dalam uraian selanjutnya tidak akan

diperbedakan istilah administrasi perkantoran dengan manajemen perkantoran.

Yang kini perlu diterangkan sejelas mungkin ialah pengertiannya itu sendiri.

Menurut Dewi (2009), pengertian dari administrasi menurut para ahli:

a. Menurut W. H. Evans

“Bagi maksud-maksud kita, kita dapat mendefinisikan Administrasi

Perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan

semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan

keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi”.

b. Menurut Arthur Grager

“Fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat

dari suatu organisasi”.

c. Menurut George Terry

“Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran,

serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai

tujuan-tujuan yang telah ditetapkan”.

d. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

“Cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan

perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus

dilakukan”.

Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen

(39)

(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),

mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan

secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu

pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran.

3.2.2. Fungsi Administrasi

Menurut Haryadi (2009), ada 5 jenis fungsi pendukung administrasi dalam

perkantoran, yaitu:

a. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan

pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

b. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,

keputusan, dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa

menggunakan beberapa program aplikasi komputer,

c. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan

kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat

dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian.

d. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penuilaian dan

analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta ketrampilan yang

berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek.

e. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan,

pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan

(40)

25

3.2.3. Evolusi Teori Manajemen

Menurut Dewi (2009), teori manajemen terdiri dari beberapa teori antara

lain:

a. Manajemen Klasik

Manajemen klasik dibagi menjadi 2, yaitu manajemen ilmiah dan

manajemen kesatuan yang utuh.

b. Manajemen Perilaku

Manajemen perilaku ditinjau dari pendekatan hubungan manusia dan

pendekatan perilaku ilmiah.

c. Manajemen Ilmiah

Manajemen ilmiah dikenal juga dengan metode bisnis kuantitatif yang

menggunakan dasar ilmu teknik dan matematika untuk memecahkan

masalah bisnis yang kompleks.

d. Manajemen Kualitas

Total Quality Management (TQM) diterima secara luas dan mempunyai

dampak yang sangat penting dalam manajemen perkantoran. TQM

menekankan pada kinerja tim, memberdayakan pekerja, mengakui keluasan

suatu organisasi, dan menerima kritikan dalam melayani konsumen secara

lebih baik.

3.3. Laporan

3.3.1. Pengertian Laporan

Laporan mempunyai peranan sangat penting dalam suatu organisasi, sebab

(41)

akan dapat lebih terjamin dengan melalui saluran tertentu. Dengan adanya

hubungan ini, akan dapat terjamin berlangsungnya kerjasama. Dalam setiap usaha

kerjasama, laporan merupakan salah satu alat yang formal untuk menyampaikan

informasi. Pembuatan laporan perlu memenuhi syarat objektivitas, jelas dan

cermat, tepat sasaran, lengkap, tegas dan konsisten, singkat dan jelas, serta tepat

penerimanya.

Menurut Priansa (2014), laporan adalah alat komunikasi dimana penulis

menarik beberapa kesimpulan atau memberikan saran dari fakta-fakta atau

keadaan-keadaan yang telah diselidiki. Laporan merupakan bentuk komunikasi

yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai suatu hal tertentu sesuai

dengan tujuan penulisannya. Tujuan laporan adalah untuk menganalisis dan

mengevaluasi semua aktivitas organisasi dan menyediakan informasi yang penting

berkaitan dengan pengambilan keputusan. Untuk menyusun suatu laporan, tidak

hanya dibutuhkan ketrampilan, tetapi juga kompetensi dan kreativitas. Karena

laporan dalam bentuk tertentu tidak hanya terdiri dari hal-hal yang sifatnya

informatif, tetapi juga menuntut gagasan atau pemikiran penyusunan laporan.

3.3.2. Fungsi Laporan

Laporan memiliki berbagai fungsi atau manfaat menurut Sukoco (2007)

antara lain:

a. Sebagai komunikasi vertikal yaitu antara atasan dengan bawahan. Pihak

bawahan dapat menginformasikan berbagai kegiatan dan gagasan terhadap

(42)

27

keputusan dan memberikan penilaian terhadap permasalahan dan kinerja

bawahan.

b. Sebagai alat pertanggungjawaban kepercayaan dan wewenang yang telah

diberikan oleh atasan.

c. Memberikan informasi penting dalam pengambilan keputusan manajerial.

d. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan bagi unit kerja dan organisasi

secara keseluruhan.

3.3.3. Jenis Laporan

Laporan menurut Sukoco (2007) dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

a. Berdasarkan Waktu Penyampaian

a) Laporan Rutin atau Laporan Periodik

Laporan yang dibuat secara rutin menurut periode waktu tertentu,

misalnya mingguan, bulanan,triwulan, semesteran atau tahunan.

b) Laporan Insidental

Laporan yang dibuat dan disampaikan dengan waktu yang tidak

terjadwal secara tetap.

b. Berdasarkan Cara Penyampaian

a) Laporan Lisan

Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena pelapor

mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada pimpinan, baik

(43)

b) Laporan Tertulis

Laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan biasanya diketik di

komputer, yang memberikan keleluasaan penggunanan data yang

mendukung dalam bentuk diagram maupun gambar yang mencdukung

isi laporan.

c) Laporan Visual

Laporan yang disajikan dalam bentuk gambar, entah itu lukisan, foto,

film, atau slide. Laporan ini biasa kita temui pada berita yang

ditayangkan dalam televisi atau film dokumentasi yang dibuat untuk

melaporkan kejadian tertentu sehingga membutuhkan biaya yang relatif

lebih besar.

c. Berdasarkan Bentuk

a) Laporan berbentuk surat

b) Laporan berbentuk formulir

c) Laporan berbentuk karangan atau naskah

d. Berdasarkan Sifat Penyajian

a) Laporan Informal

Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo, atau

surat yang dibuat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan

pada umumnya.

b) Laporan Formal

Laporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti aturan resmi

dalam pembuatan laporan dan didukung oleh dokumen-dokumen resmi

(44)

29

e. Berdasarkan Maksudnya

a) Laporan Informatif

Laporan ini dibuat untuk menginformasikan tentang suatu hal.

b) Laporan Rekomendasi

Laporan yang berisi tentang informasi dan menyertakan pendapat si

pelapor berupa penilaian terhadap suatu hal atas dasar pengamatan

sekilas.

c) Laporan Pertanggungjawaban

Laporan yang berisi tentang informasi kepada atasan mengenai

pelaksanaan program kerja tertentu.

d) Laporan Analitis

Laporan untuk memberikan sumbangan pemikiran berdasarkan analisis

yang mendalam yang kemudian diinformasikan kepada atasan.

e) Laporan Perkembangan

Laporan yang dibuat untuk menginformasikan perkembangan mengenai

pelaksanaan suatu kegiatan, program, atau perkembangan organisasi

secara keseluruhan.

f) Laporan Studi Kelayakan

Laporan ini dibuat atas dasar adanya permasalahan khusus terhadap

suatu program yang dijalankan dan diupayakan pemecahannya.

3.3.4. Peranan Laporan

Menurut Priansa (2014), laporan berperan sebagai alat manajerial dalam

(45)

keputusan dan pengawasan (pengendalian). Selain berperan bagi organisasi,

laporan memiliki peran strategis, yaitu:

a. Alat Pertanggungjawaban

Laporan merupakan pertanggungjawaban dari pegawai kepada

pimpinannya, sesuai dengan tugas dan fungsi yang diterimanya. Dari

laporan itu, pimpinan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi

oleh pegawai bersangkutan.

b. Alat Penyampaian Informasi

Pencapaian tujuan organisasi membutuhkan koordinasi antar unit organisasi.

Koordinasi tersebut terwujud melalui tukar menukar informasi tentang apa

yang telah atau yang sedang dilakukan.

c. Bahan Pengambilan Keputusan

Untuk keperluan pengambilan keputusan, seorang pimpinan memerlukan

data dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil.

d. Alat Pembina Kerja Sama

Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama,

saling tukar informasi, pengertian dan koordinasi antara pimpinan dan

pegawai dalam semua unit organisasi.

e. Alat Pengembangan Wawasan

Dengan saling tukar informasi, maka pengetahuan akan bertambah luas dan

(46)

31

3.3.5. Pedoman dan Konsekuensinya

Secara terperinci dalam membuat dan menyusun laporan menurut Priansa,

(2014), sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a. Menggunakan bahasa yang jelas, lugas, dan umum.

b. Menggunakan gaya tulisan yang tidak mengaburkan fakta dan kesimpulan.

c. Laporan harus lengkap guna mendukung proses pengambilan keputusan

yang tepat, objektif, sistematis, dan tepat waktu.

3.4. Arsip

3.4.1. Pengertian Arsip

Arsip bukan hanya kumpulan kertas dan dokumen, namun lebih dari itu,

arsip memiliki arti dan peranan yang penting bagi organisasi. Arsip merupakan

sumber data dan informasi penting yang akan menunjang aktivitas operasional

organisasi. Bahkan keputusan penting yang akan diambil pimpinan organisasi

membutuhkan data dan informasi yang memadai yang berasal dari arsip-arsip

organisasi. Arsip kini telah ditata dengan baik dengan komputerisasi untuk

membangun manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan professional demi

kemajuan organisasi. Dan pastinya hal tersebut harus sesuai dengan prosedur

kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga keutuhan informasi maupun

fisiknya.

Menurut Priansa (2014), pengertian Arsip adalah setiap catatan tertulis baik

dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan

mengenai subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk

(47)

dan penyimpanan rekaman asli (original record), atau salinannya, sehingga

rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan.

3.4.2. Tujuan Kearsipan

Kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu unsur penunjang yang

paling penting bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data

otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perkembangan organisasi dapat

dilihat dari arsip yang tersimpan. Lebih lanjut lagi, kearsipan berfungsi untuk:

a. Alat penyimpanan warkat

b. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang

menyelenggarakan sistem sentralisasi

c. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan

d. Alat perekam perjalanan organisasi

e. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan

f. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi

g. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang

membutuhkan data

h. Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor

3.5. Microsoft Excel

Microsoft Excel menurut Deanto (2008) adalah sebuah program spreadsheet,

yaitu program yang digunakan untuk melakukan pengolahan data pada sebuah

kertas kerja elektronik (electronic spreadsheet). Microsoft Excel merupakan

(48)

33

penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat

lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif

mulai yang paling sederhana sampai yang lebih kompleks. Permasalahan

sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama

barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya

dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit

memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan

Microsoft Excel.

Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan

keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen

data dengan menampilkan grafik atau pivot table atau penggunaan fungsi-fungsi

matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang

komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh

Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

(49)

3.5.1. Grafik

Grafik menurut Wicaksono (2010) merupakan salah satu model penyajian

data dalam bentuk visual yang banyak digunakan di berbagai bidang profesi. Data

yang disajikan dlam bentuk grafik memang relatif lebih mudah dibaca

dibandingkan penyajian data dalam bentuk tabel atau kata-kata.

Gambar 3.2 Tombol untuk Membuat Grafik/Chart

Berdasarkan bentuknya, secara garis besar grafik dikelompokkan ke dalam

8 kategori yaitu Column, Line, Pie, Bar, Area, X Y (Scatter), Stock, Surface,

Doughnut, Bubble dan Radar. Masing-masing kategori mempunyai beberapa tipe

grafik yang dapat dipilih. Untuk menampilkan tipe grafik, klik salah satu tombol

grafik kemudian muncul menu yang menampilkan daftar tipe grafik.

(50)

35

Gambar 3.4 Tampilan Menu Layout Grafik/Chart

Pengaturan judul grafik/chart dibuat secara default sehingga kurang

informatif. Agar informatif, perlu mengubah judul grafik disesuaikan dengan data

yang ditampilkan. Pilihan pengaturan yang disediakan adalah:

None. Judul grafik tidak ditampilkan.

Centered Overlay Title. Judul grafik ditampilkan tumpang tindih dengan area

grafik.

Above Chart. Judul grafik ditampilkan di atas area grafik.

More Title Options.... Pilihan untuk melakukan pengaturan judul grafik dengan

lebih detail.

(51)

Pengaturan Axis Title merupakan teks penjelasan sumbu hoisontal dan sumbu

vertikal grafik. Pilihan pengaturan Axis Title sumbu horisontal yang disediakan

adalah:

None. Axis Title sumbu horisontal tidak ditampilkan.

Title Below Axis. Axis Title ditampilkan di bawah sumbu horisontal grafik.

More Primary Horizontal Axis Title Options.... Pilihan untuk melakukan

pengaturan Axis Title sumbu horisontal dengan lebih detail.

Pilihan pengaturan Axis Title sumbu vertikal yang disediakan lebih bervariasi.

Berikut pilihan pengaturan Axis Title sumbu vertikal:

None. Axis Title sumbu vertikal tidak ditampilkan.

Rotated Title. Axis Title ditampilkan di sebelah kiri sumbu vertikal dengan arah

teks diputar 90 derajat ke atas.

Vertical Title. Axis Title ditampilkan di sebelah kiri sumbu vertikal dengan arah

teks vertikal dari atas ke bawah.

Horizontal Title. Axis Title ditampilkan di sebelah kiri sumbu vertikal dengan

arah teks horisontal dari kiri ke kanan.

More Primary Vertical Axis Title Options.... Pilihan untuk melakukan

(52)

37

Gambar 3.6 Axis Title

Pengaturan Legenda merupakan penjelasan seri data dalam grafik secara

visual. Pilihan pengaturan yang disediakan adalah:

None. Legenda grafik tidak ditampilkan.

Show Legend at Right. Legenda ditampilkan di sebelah kanan area grafik.

Show Legend at Top. Legenda ditampilkan di atas area grafik di bawah judul

grafik.

Show Legend at Left. Legenda ditampilkan di sebelaha kiri area grafik.

Show Legend at Bottom. Legenda ditampilkan di bawah area grafik.

Overlay Legend at Right. Legenda ditampilkan di sebelah kanan tumpang tindih

dengan area grafik.

Overlay Legend at Left. Legenda ditampilkan di sebelah kiri tumpang tindih

dengan area grafik.

More Legend Options.... Pilihan untuk melakukan pengaturan tampilan legenda

(53)

Gambar 3.7 Legenda

Pengaturan label data pada grafik merupakan teks yang menunjukkan nilai

seri data. Pilihan pengaturan penempatan label data dilakukan melaui tombol Data

Labels dalam Chart Tools tab Layout group Labels.

(54)

39

Gambar 3.9 Menu Data Table

Gambar 3.10 Data Table

Dengan grafik dimaksudkan agar semua kegiatan yang dilakukan dapat

dicatat, sehingga dengan mudah dan cepat dapat diketahui bagaimana hubungan

antara faktor satu dengan faktor lainnya. Secara garis besar, grafik mempunyai

manfaat, diantaranya sebagai berikut:

a. Data lebih cepat dipahami, mudah dibaca, jelas serta menarik untuk dilihat

b. Hubungannya dengan data pada waktu yang lalu dapat dipaparkan

(55)

c. Dengan data lain yang mempunyai hubungan, perbandinganya dapat

dilihat dengan jelas

Adapun bentuk-bentuk grafik yang acap kali dijumpai adalah:

a. Grafik Garis

Gambar 3.11 Grafik Garis

b. Grafik Balok

(56)

41

c. Grafik Lingkaran

S1 SI S1 SK S1 DKV S1 KA S1 DG DIV MM DIII MI DIII KPK DIII KGC

Gambar 3.13 Grafik Lingkaran

Di samping adanya manfaat di atas, grafik juga dapat dipergunakan sebagai bagan

untuk melakukan pengendalian.

3.5.2. Pivot Table

Pivot Table menurut Deanto (2008) berfungsi untuk meringkas sejumlah

besar data sehingga menjadi sebuah tabel yang representatif. Pivot Table adalah

fitur pada Excel yang memudahkan Anda melihat ringkasan data berupa tabel

interaktif, padat informasi dan dapat dilengkapi dengan chart.

Hasil analisa dari Pivot Table menurut Wicaksono (2010), biasanya menjadi

dasar laporan manajemen. Bisa saja Pivot Table dibuat lain dengan masukan yang

agak berbeda. Seperti Autofilter dan subtotal, data yang terbentuk dari Pivot Table

juga bisa disaring untuk menampilkan data yang dikehendaki. Tampilan data yang

ada di Pivot Table bisa ditampilkan dalam bentuk gambar dengan menggunakan

Pivot Chart. Data mentah dianalisis sesuai kebutuhan dengan menggunakan

(57)

Gambar 3.14 Tampilan Menu Pivot Table

Gambar 3.15 Data Siap Dianalisis Menggunakan Fasilitas Pivot Table

Daftar Choose fields to add to report: menampilkan nama fields dari tabel

yang digunkan. Dapat pula memasukkan fields ke dalam 4 area dalam Pivot

Table.

Report Filter untuk menyaring data pada Pivot Table berdasarkan kriteria dalam

(58)

43

Row Labels untuk menampilkan field dalam Pivot Table secara vertikal.

Column Labels untuk menampilkan field dalam Pivot Table secara horisontal.

Values untuk menampilkan nilai field dalam Pivot Table yang akan dibuat

ringkasannya

3.5.3. Function

Fungsi menurut Deanto (2008) adalah formula khusus yang telah disiapkan

oleh Excel. Fungsi ini sendiri dibuat dengan tujuan menyederhanakan perhitungan

yang panjang, kompleks dan rumit. Fungsi siap pakai yang dimiliki Excel dapat

diaktifkan dengan mengklik ikon insert Function yang terdapat pada tab Formulas

pada Ribbon bagian paling kiri. Perhatikan gambar berikut;

Gambar 3.16 Tampilan Menu Fungsi /Function

Excel menyediakan berbagai fungsi siap pakai. Adapun fungsi-fungsi

tersebut dikelompokkan menjadi beberapa kelompok diantaranya adalah fungsi

financial, Date & time, Mathematic & Trigonometri, Statistik, Lookup &

Referensi, Database, Text, Logical, Information, Engineering.

Bentuk penulisan fungsi menurut Deanto (2008) harus mengikuti aturan

oleh Excel. Jika Anda memaksakan, maka Excel akan menampilkan pesan

kesalahan atau Error. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan

(59)

a. Penulisan diawali dengan tanda “=” (sama dengan) jika fungsi tersebut berada

di depan suatu formula.

b. Fungsi yang berada di tengah tidak usah diberi tanda “=” (sama dengan)

c. Tanda kurung pembuka dan penutup jumlahnya harus sama

d. Penulisan argument selalu memakai tanda kurung buka dan kurung tutup

e. Tanda pemisah antara argument yang satu dengan yang lain tergantung setting komputer Anda

f. Penulisan fungsi maksimun 1.024 karakter

g. Penggunaan fungsi berganda dalam Excel maksimal 7 fungsi

h. Beberapa fungsi Excel hanya memerlukan satu nilai numerik atau argument yang berupa alamat sel tunggal. Misalnya fungsi ABSOLUT, INT

i. Ada beberapa fungsi yang memerlukan beberapa argument, perlu operator pemisah misalnya =IF(A>100,”OK”,”NO”)

Untuk memasukkan atau menggunakan fungsi dalam Excel dapat dilakukan

dengan beberapa cara menurut Deanto (2008) diantaranya adalah dengan

menuliskan langsung fungsi tersebut atau dengan melalui Insert Function Wizard

pada Ribbon atau melalui tombol Function Wizard yang terletak pada formula

(60)

45

Gambar 3.17 VLOOKUP

Fungsi VLOOKUP menurut Wicaksono (2010), digunakan untuk mencari

data pada tabel yang berbentuk vertikal. Berikut bentuk penulisan fungsi

VLOOKUP:

=VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num; [range_lookup])

lookup_value adalah bilangan atau teks yang dijadikan kata kunci. Jika argumen

berupa bilangan, maka argumen dapat ditulis apa adanya secara langsung. Jika

berupa teks, maka teks tersebut harus diapit dengan tanda kutip (“”). Nilai yang

dijadikan kata kunci pencarian harus terletak pada kolom paling kiri dalam range.

Jika tidak terletak bukan paling kiri dari suatu range, Anda tidak perlu

mendefinisikan keseluruhan range tersebut. Anda dapat mengambil kolom

tersebut sebagai kolom awal dalam range.

table_array adalah range atau tabel tempat Anda akan melakukan pencarian data.

Dalam menyebutkan range ini, Anda dapat menyertakan maupun tidak

(61)

col_index_num adalah nomor kolom pada range. Jika Anda isi dengan angka 2,

maka akan dilakukan pencarian data pada kolom 2.

range_lookup argumen range_lookup merupakan argumen opsional sehingga

dapat diisi ataupun tidak. Jika Anda menginginkan pencarian data dilakukan

secara tepat, isikan argumen dengan nilai FALSE atau 0. Jika argumen tidak diisi

atau diisi dengan nilai TRUE (1), maka akan dilakukan pencarian data terdekat

bila data yang tepat tidak ada. Jika Anda mengisi argumen dengan nilai TRUE,

data pada kolom pertama harus diurutkan secara ascending.

Jika fungsi VLOOKUP tidak berhasil menemukan data dan Anda mengisi

argumen range_lookup dengan nilai TRUE, maka yang ditampilkan nilai yang

paling mendekati di bawah kata kunci. Jika VLOOKUP tidak berhasil menemukan

data dan Anda mengisi argumen range_lookup dengan nilai FALSE, maka yang

ditampilkan adalah nilai error #N/A!.

Gambar 3.18 SUM

1 6 16 53 247 7 330

0% 2% 5% 16% 75% 2% 100%

Persentase Total