Bab ini berisi kesimpulan dari implementasi yang telah dilakukan dalam tugas akhir ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Komunikasi Surat
Komunikasi itu dapat dilakukan dengan berbagai cara, baik lisan maupun tulisan. Bagi sebuah instansi, komunikasi dengan surat-menyurat harus dilaksanakan dan diatur dengan sebaik-baiknya, sebagai alat yang menunjukkan adanya kegiatan olah kantor tersebut. Organisasi pengurusan surat-surat ini dapat berbeda bagi setiap instansi.
Setiap surat terdiri atas bagian-bagian atau unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian surat itulah terbentuk sebuah surat. Penempatan bagian-bagian suatu posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. Bagian-bagian surat resmi pada umumnya adalah ( Waworuntu, 1994)
a. Kepala Surat; b. Nomor Surat; c. Tanggal Surat; d. Lampiran Surat; e. Hal/Perihal; f. Alamat Tujuan; g. Salam pembuka; h. Isi surat; i. Salam Penutup;
j. Nama organisasi / unit organisasi yang mengeluarkan surat; k. Jabatan penanda tangan surat;
l. Tanda tangan dan nama penanggung jawab surat; m. Tembusan.
Suatu instansi dapat juga menambahkan “sifat” atau “klasifikasi” surat, umpamanya sifat biasa, segera, penting, atau rahasia. Bagian ini umumnya diletakkan setelah nomor surat.
Setiap bagian surat mempunyai fungsi tertentu. Surat resmi umumnya ditulis pada kertas yang memakai kepala surat.
Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas yaitu : a. Nama organisasi atau lembaga;
b. Alamat kantor pusat dan kantor cabang; c. Nomor telepon;
d. Nomor kantor pos atau tromol pos; e. Alamat kawat; dan
f. Lambang (logo)
Kertas berkepala surat tidak dapat digunakan untuk keperluan pribadi. Setiap surat resmi terutama yang dikirim keluar hendaknya diberi nomor dan kode tertentu. Nomor surat perlu dicantumkan karena berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan surat, terutama menyimpan dan penemuan
kembali (sebagai arsip);
c. Penunjukan sumber dalam mengadakan hubungan surat-menyurat dengan cara menyebut nomor surat yang menjadi sumber.
Dalam rangkaian nomor surat sering dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya terlebih dahulu karena pada nomor surat kadang-kadang dicantumkan kode tertentu, misalnya SK (Surat Keputusan), SE (Surat Edaran), dan RHS (Surat Rahasia).
Cara Penomoran Surat
Contoh:
351 / AB / I / 91
Kode intern perusahaan dapat dibuat bervariasi dengan memberi ciri khusus bagi unit-unit organisasi sehingga satu biro atau bagian lainnya. Penempatan nomor surat disesuaikan dengan bentuk surat dan sistem penulisan surat. Di dalam surat resmi, penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap, tidak dapat divariasikan. Nama bulan tidak dapat diganti dengan angka, karena hal itu tidak berlaku dalam keperluan resmi. Penulisan secara lengkap diperlukan untuk menghindari kekeliruan atau hal yang yang merugikan.
Nomor urut (menunjuk jumlah) Kode intern instansi
Bulan pembuatan surat Tahun pembuatan surat
Yang dimaksud dengan lampiran adalah kelengkapan sebuah surat. Surat yang memiliki lampiran berarti mengemban dua fungsi. Pertama, untuk menyampaikan maksud tertentu, dan kedua, sebagai pengantar untuk lampirannya.
Pada surat bentuk resmi, lampiran ditempatkan di sebelah kiri atas kertas surat, di bawah nomor surat. Yang dituliskan hanya berupa jumlah saja.
Contoh penulisan : Lampiran : 8 Lb. Lampiran : 8 Lembar
Lamp. : Delapan Lembar.
Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang pokok surat. Perihal sama pengertiannya dengan judul pada karangan lain, selain surat. Cukup banyak surat yang lazim ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan , surat perjanjian, dan surat perintah. Kedudukan hal atau perihal pada surat bentuk resmi sudah standar yaitu berada di bawah lampiran.
Contoh :
Nomor : …….. Lampiran : …….. Perihal : ……..
2.1.1 Jenis Surat
Penggolongan surat menurut sifat diartikan sebagai penggolongan menurut keamanan isinya. Dilihat dari sifatnya, surat dapat dibagi menjadi dua golongan, yaitu surat biasa, dan surat rahasia.
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya, isi surat tersebut boleh diketahui orang lain (selain orang yang dituju) dan tidak akan merugikan organisasi / pejabat yang bersangkutan.
b. Surat Rahasia / Konfidensial
Surat rahasia / konfidensial merupakan surat yang hanya dapat dibuka dan hanya dapat diketahui isinya oleh orang yang dituju.
Selanjutnya jenis-jenis surat yang umumnya dapat dikirimkan meliputi surat pemberitahuan, surat edaran, surat keterangan, surat permintaan data, surat pengantar, surat keputusan.
2.1.2 Pengertian Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima instansi lain atau perseorangan. Dapat juga diberikan pengertian, surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perseorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat).
2.1.3 Pengertian Surat Keluar
Yang dimaksud dengan surat keluar (out going mail) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Setiap surat
yang diterima oleh suatu kantor merupakan bahan yang cukup penting, baik sebagai bahan dokumentasi yang penting, maupun sebagai bahan media komunikasi. Oleh karena itu pengurusan surat-surat keluar harus ditangani secara cermat dan tepat.
2.2 Administrasi Kearsipan
Setiap instansi tentu akan memandang bahwa surat-surat itu penting dan karenanya perlu diselenggarakan untuk bahan keterangan di waktu yang akan datang. Dari ini dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi atau instansi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistimatis, dan efisien.
Pengaturan surat-surat modern termasuk dalam metode-metode kearsipan atau sistem klasifikasi antara lain : pemberian indeks (indexing), pemusatan arsip, sistem pengingat surat; semuanya mendapat perhatian bagi instansi dewasa ini.
2.2.1 Batasan Pengertian Arsip
Pengertian arsip mengandung berbagai macam pengertian tergantung pada segi peninjauannya. Dibawah ini adalah pengertian arsip menurut beberapa sumber :
a. Pengertian Arsip Menurut Kamus / Ensiklopedi
1. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi syarat sebagai berikut:
- Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang, dan
- Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
2. Dalam buku “Ensiklopedi Populer untuk Remaja”, arsip diartikan sebagai kumpulan dokumen, tulisan, atau gambar-gambar yang disimpan untuk tujuan-tujuan ilmiah dan praktis.
b. Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya
Kata “arsip” berasal dari bahasa Belanda yakni archief yang memiliki pengertian sebagai berikut (Atmosudirdjo,1982) :
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
2. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kearsipan tersebut. 3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
2.2.2 Perlunya Sistem Kearsipan Yang Baik
Suatu sistem kearsipan yang baik adalah perlu diterapkan pada instansi yang dapat diandalkan untuk ketetapan dan ketelitian, yang akan menghasilkan keterangan-keterangan yang diperlukan.
Ciri-ciri pokok suatu sistem kearsipan yang baik adalah sebagai berikut (Anhar,1990) :
a. Sederhana
Sistem harus mudah dimengerti dan mudah dilaksanakan
b. Sistem harus cocok dan tepat penggunaannya bagi perusahaan tertentu, sesuai dengan tujuan, jenis, sera ruang lingkup usahanya.
c. Fleksibel dan mudah dalam penyesuaian
Sistem harus mampu dan mudah dikembangkan dengan perluasan kerja perusahaan.
d. Mudah dilaksanakan
Sistem haruslah seperti halnya dengan surat-surat mudah diarsipkan dan ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.
e. Klasifikasi
Sistem klasifikasi yang tepat harus digunakan tanpa memakai aneka ragam arsip yang banyak menimbulkan kesulitan.
f. Retensi
Bahan-bahan yang masih berguna hendaklah dipelihara dalam jangka waktu tertentu
2.2.3 Sistem-Sistem Kearsipan
Pada prinsipnya dikenal 5 macam sistem kearsipan, yaitu : a. Sistem abjad (alphabetic)
Suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat-surat berdasarkan abjad. Sistem ini umum digunakan di instansi pemerintah atau swasta. Sistem ini tepat digunakan untuk menyusun surat berdasarkan nama-nama. Tiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya dan disusun berdasarkan suatu peraturan mengabjad nama-nama. Abjad pertama dari unit pertama suatu nama (judul,
caption) merupakan abjad yang dijadikan dasar sistem ini. Unit ialah suatu bagian yang terkecil dari suatu nama atau judul (filling caption) b. Sistem perihal (subject)
Dalam sistem perihal yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali surat-surat ialah pokok isi atau perihal surat. Penyelenggaraan sistem perihal ini dilakukan menentukan dulu hal-hal apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. Masalah tersebut dikumpulkan menjadi satu subjek, misal masalah yang berhubungan dengan keuangan, dikelompokkan dalam satu subjek dibawah Keuangan. Selanjutnya masalah yang berkenaan dengan subjek dijadikan sub subjek serta diberi indeks.
c. Sistem nomor (numeric)
Menurut sistem ini tiap surat diberi nomor arsip yang sudah ditentukan dan disimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditetapkan. Salah
satu sistem nomor yang dikenal adalah Desimal/ Dewey, yang banyak dipakai dalam perpustakaan.
d. Sistem tanggal (chronologic)
Suatu sistem kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, tanggal, bulan atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat adalah tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat. Klasifikasi sistem ini sering dikombinasikan dengan salah satu sistem klasifikasi yang lain.
e. Sistem wilayah (Geographic)
Sistem kearsipan yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima.
2.3 Microsoft SQL Server 2000
SQL Server merupakan produk DBMS (Database Management System)
yang dikeluarkan oleh Microsoft. DBMS SQL Server dalam pemakaiannya difungsikan sebagai DBMS untuk penanganan kebutuhan aplikasi yang makin kompleks, bervariasi serta membutuhkan format penyimpanan data yang lebih baik.
Microsoft SQL Server 2000 terdiri dari dua jenis, yaitu edisi untuk komputer Server dan untuk komputer Desktop. Apa pun tipe yang digunakan, SQL Server akan memberi layanan yang sama, karena perbedaan edisi hanya berpengaruh pada fasilitas tambahan yang disertakan saat instalasi dilakukan.
Salah satu kelebihan SQL Server dibandingkan DBMS lain ialah kemampuannya memproses perintah SQL atau perintah dalam bahasa Transact SQL (T-SQL). T-SQL merupakan bahasa pemrograman pada SQL Server dan hanya dapat dijalankan pada komputer dimana SQL Server dijalankan. Dua diantara program yang menggunakan perintah SQL dan bahasa SQL Server (Transact SQL) adalah Triggerfile dan Store Procedure (Prosedur Tersimpan).
Trigger file terpicu apabila terjadi perubahan pada sebuah tabel, baik itu berupa penambahan record baru, mengubah, atau menghapus record yang ada. Biasanya digunakan untuk penyimpanan nama operator dan tanggal, dan waktu terjadinya perubahan pada record.
Berbeda dengan Trigger file, Prosedur Tersimpan diaktifkan lewat
pemanggilan (perintah eksekusi) dari program PC Client. Biasanya Prosedur Tersimpan digunakan untuk proses penyimpanan data dan juga penyiapan data yang akan dikirim ke PC Client.
2.4 DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi penegembangan sistem yang terstruktur (Structured Analysis and Design).
Ada beberapa simbol DFD yang dipakai untuk menggambarkan data beserta proses transformasi data, antara lain :
a Entity Luar.
Digambarkan dengan simbol bujursangkar dengan bayangan di kedua sisinya. Entity luar merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau ke sistem. Entity luar merupakan lingkungan luar sistem, jadi sistem tidak mengetahui mengenai apa yang terjadi di entity luar. Contoh entity luar tampak pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 Simbol entity Luar b Aliran data.
Menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses lainnya. Adapun simbol dari aliran data tampak pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Simbol Aliran data c Proses.
Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara umum digambarkan dengan segiempat tumpul. Gambar simbol proses tampak pada Gambar 2.3.
Pengenal
Kata Kerja + deskripsi dari fungsi
Gambar 2.3 Simbol proses
Bagian atas biasanya berisi nomor untuk identitas proses. Bagian badan berisi penjelasan fungsi dari proses, diawali dengan kata kerja dan diikuti dengan objek, misalnya transaksi sales.
d Berkas atau tempat penyimpanan.
Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file. Simbol dari berkas ini dapat digambarkan dengan segi empat terbuka dan penggambarannya tampak pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Simbol berkas
2.5 Entity Relationship (E-R Diagram)
Pemodelan hubungan antar entity pertama kali diperkenalkan oleh Chen tahun 1976. Cara pemodelan data ini merupakan salah satu pendekatan dari atas ke bawah yang paling umum digunakan. Tahapan yang dilakukan antara lain :
1. Memilih entity-entity yang akan disusun oleh basis data dan menentukan hubungan antar entity yang telah dipilih.
2. Melengkapi atribut-atribut yang sesuai pada entity dan hubungannya sehingga diperoleh bentuk tabel normal penuh (tabel normalisasi) Simbol-simbol umum yang dipakai adalah :
1. Segi empat menggambarkan entity atau kesatuan luar.
Gambar 2.5 Simbol entity luar 2. Diamond menggambarkan hubungan.
Gambar 2.6 Simbol Diamond / hubungan 3. Elips atau lingkaran menggambarkan atribut.
Gambar 2.7 Simbol atribut
Selain tiga simbol diatas masih ada beberapa simbol lain yang dikembangkan sendiri sesuai kebutuhannya.
Dalam E-R Diagram dikenal adanya derajat hubungan antar entity yang menyatakan jumlah anggota entity yang terlibat dalam ikatan atau relasi yang terjadi. Derajat hubungan itu adalah :
1. Derajat hubungan 1 : 1.
Ini terjadi bila tiap anggota entity A hanya boleh berpasangan dengan tepat satu anggota B. Contoh dari hubungan one to one relationship
ialah file guru dan file siswa dimana guru tersebut mengajar privat. Artinya guru tersebut hanya mengajar 1 siswa dan siswa tersebut hanya diajar oleh 1guru tersebut. Contoh dari hubungan one to one relationship digambarkan pada Gambar 2.8.
Guru Siswa
1
1
Gambar 2.8 one to one relationship 2 file
2. Derajat Hubungan 1 : m.
Derajat hubungan ini terjadi bila anggota entity A berpasangan dengan lebih dari satu anggota entity B. Contohnya file guru dengan file siswa dimana guru tersebut mengajar di SMU. Artinya guru tersebut mengajar
banyak siswa dan siswa yang banyak tersebut hanya diajar oleh 1 guru tersebut. Contoh hubungan 1 : m digambarkan pada Gambar 2.12.
N
1 Siswa
Guru
Gambar 2.9 one to many relationship 2 file
3. Derajat Hubungan m : n.
Derajat hubungan antar entity m : n terjadi bila tiap anggota entity A boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota B, begitu juga sebaliknya tiap anggota B boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota. Contohnya file dosen dengan file mahasiswa dimana dosen tersebut mengajar di universitas. Artinya dosen yang mengajar banyak mahasiswa yang mengambil mata kuliah yang diampu oleh dosen tersebut dan mahasiswa yang banyak tersebut juga diajar oleh banyak dosen, karena mata kuliah yang diambil berbeda antara satu dosen dengan dosen lainnya. Contoh hubungan m : n dapat digambarkan pada Gambar 2.10.
Dosen Mahasiswa N
N
Gambar 2.10 many to many relationship 2 file
2.6 Bagan Alir (flowchart)
Bagan alir (flowchart) adalah bagan yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir.
Adapun simbol-simbol yang sering digunakan dalam flowchart dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Simbol Arti
Menandakan dokumen, bisa dalam bentuk surat, formulir, berkas / cetakan
Proses yang dilakukan oleh komputer
Multi dokumen
Menandakan dokumen yang diarsipkan (arsip manual) urut angka (numerical)
Menandakan dokumen yang diarsipkan (arsip manual) urut abjad (alphabetical)
Menandakan dokumen yang diarsipkan (arsip manual) urut tanggal (cronological)
Terminasi yang mewakili simbol tertentu untuk digunakan pada aliran halaman yang sama dan yang lain
Terminasi yang menandakan awal dan akhir dari suatu aliran
Pengambilan keputusan (decision)
N
A
Layar peraga (monitor)
Menunjukkan proses transmisi dan melalui kanal komunikasi
Menunjukkan arus dari proses
Menunjukkan penjelasan dari suatu proses
Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam menggambar flowchart
2.6.1 Varian Entitas
Terdapat 3 macam varian entitas :
1. Himpunan Entitas Kuat / Bebas (Strong Entity Sets)
Merupakan hubungan entitas yang kemunculannya tidak tergantung pada keberadaaan himpunan entitas yang lain (masing-masing dapat berdiri sendiri). Contohnya himpunan entitas Dosen, Mahasiswa, dan Mata Kuliah.
2. Himpunan Entitas Lemah (Weak Entity Sets)
Himpunan Entitas lemah yang berisi entitas-entitas yang kemunculannya tergantung pada eksistensinya dalam sebuah relasi terhadap entitas lain (Strong Entity). Weak Entity umumnya tidak memiliki atribut yang berfungsi sebagai key. Contohnya himpunan entitas Pasangan tergantung pada eksistensi himpunan entitas Pegawai.
3. Sub Entitas (Subtype Entities)
Adalah himpunan entitas yang merupakan bagian dari himpunan entitas yang lebih superior atau utama. Sub Entitas merupakan hasil dekomposisi (spesialisasi) himpunan entitas berdasarkan pengelompokkan tertentu. Contoh : Dosen merupakan sub entitas superior. Dengan proses dekomposisi / spesialisasi, maka dapat dibentuk 2 buah sub entitas yaitu sub entitas Dosen Tetap dan sub entitas Dosen Tidak Tetap.
2.6.2 Varian Relasi
Relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas yang berbeda disebut sebagai Relasi Biner ( Binary-Relation), merupakan relasi yang umum digunakan. Semua relasi yang ditunjukkan pada gambar diatas merupakan relasi biner. Selain itu terdapat pula relasi yang digunakan dengan hanya melibatkan sebuah himpunan entitas atau lebih dari satu himpunan entitas.
1. Relasi Tunggal (Unary Relation)
Relasi tunggal merupakan relasi yang terjadi dari sebuah himpunan entitas ke himpunan entitas yang sama atau dirinya sendiri. Contoh : a. Relasi Pewaris Tahta pad Entitas Raja.
1 1 Pewaris
Tahta
Raja
Gambar 2.11 Relasi Tunggal satu-ke-satu
b. Relasi Pewaris Tahta pada Entitas Raja
1 N
Kolega
Pegawai
c. Relasi Mata Kuliah Prasyarat pada Entitas Mata Kuliah
N N
MaKul Prasyarat
MataKuliah
Gambar 2.13 Relasi Tunggal banyak-ke-banyak
Setiap mata kuliah dapat memiliki lebih dari satu Mata Kuliah Prasyarat, demikian pula sebuah mata kuliah dapat menjadi prasyarat bagi beberapa mata kuliah yang lain.
2. Relasi Ganda ( Redundant Relation )
Relasi Ganda merupakan relasi yang muncul antara dua himpunan entitas tidak hanya satu relasi, tetapi terdapat lebih dari satu relasi. Contohnya adalah entitas Pegawai dan Kota terdapat dua buah relasi yaitu relasi Tempat Kerja dan Tempat Tinggal.
Tempat Kerja
Tempat Tinggal
Pegawai Kota
Gambar 2.14 Contoh Relasi Ganda
3. Relasi Multi Entitas (N-ary Relation)
Relasi Multi Entitas (N-ary Relation) merupakan relasi dari 3 (tiga) himpunan entitas atau lebih. Bentuk relasi semacam ini sedapat mungkin dihindari, karena akan menaburkan Derajat Relasi yang ada pada relasi tersebut. Sebagai contoh, pada sistem perkuliahan dapat ditambahkan himpunan entitas baru, yaitu himpunan entitas Ruang yang kemudian bersama dengan himpunan entitas Dosen dan Kuliah membentuk relasi pengajaran.
BAB III
ANALISA DAN DISAIN SISTEM
3.1 Analisa Sistem
3.1.1 Analisa Masalah
Pengarsipan surat masuk dan keluar dalam sebuah instansi seperti Perguruan Tinggi yang memiliki organisasi bawahan yang mandiri dalam hal ini mampu untuk membuat surat sendiri sebenarnya sedikit banyak telah dapat mengakomodasi kebutuhan pencari informasi, dalam hal ini staf sekretariat, sekretaris, maupun pejabat universitas. Namun terdapat kekurangan yang ada, yaitu Pengarsipan surat keluar dan masuk umumnya masih dilakukan secara manual, dan kebanyakan surat tidak memiliki salinan dan hanya berupa hardcopy. Hal ini menyebabkan terjadinya kesulitan dalam mengklasifikasikan surat masuk dan keluar yang dapat berakibat pada pencarian informasi surat yang akan lebih lama apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, karena masih harus dilakukan dengan cara manual dengan mencari satu per satu data yang terdapat dalam arsip.
3.1.2 Analisa Sistem yang dikembangkan
Prototipe sistem administrasi pengarsipan ini untuk menangani surat masuk dan keluar sebagai langkah untuk memperbaiki beberapa kekurangan yang ada. Adapun terdapat beberapa proses yang terjadi dalam sistem yang dikembangkan, yaitu proses perekaman data, proses penulisan. Masing-masing
proses berperan dan saling berkesinambungan dalam sistem ini. Proses perekaman data yang dilakukan oleh administrator berperan dalam pengolahan data-data vital seperti data unit kerja, data grup unit, data jabatan data pegawai. Proses penulisan surat beberapa data inputnya diambil dari hasil pengolahan pada proses perekaman data. Proses penerimaan surat merupakan penggabungan antara input dari proses penulisan surat dan juga mengambil input dari proses penulisan surat dan juga mengambil input dari proses perekaman data. Proses penerimaan surat dapat dijelaskan sebagai keseluruhan hasil dari proses-proses yang ada. Proses yang terjadi khususnya mulai dari proses penulisan, pengiriman, dan penerimaan dapat dilakukan berulang-ulang sesuai dengan kebutuhan.
Sistem yang dikembangkan berbasis komputer ini diharapkan dapat mencapai hal-hal berikut :
a. Penyediaan fasilitas baik pengiriman maupun penerimaan surat dengan beberapa atribut seperti nomor surat khususnya untuk penggunaan intern instansi dalam sebuah Perguruan Tinggi maupun untuk keperluan ekstern, sehingga waktu yang dibutuhkan dalam pengiriman dan penerimaan dapat lebih cepat selama komputer-komputer ini terhubung dengan jaringan serta tepat tujuan.
b. Penetapan kode pengarsipan yang ditunjukkan dari penomoran surat yang dikeluarkan oleh setiap unit kerja yang bersifat mandiri.
Keterangan :
- Nomor surat merupakan nomor urut yang dikeluarkan berdasarkan unit kerja dimana pejabat atau pegawai tersebut bekerja.
- Kode Unit adalah kode dari masing-masing unit kerja yang dalam hal ini Unit Kerja dalam suatu Perguruan Tinggi.
- Kode Jabatan merupakan kode yang mewakili Pejabat yang
dicantumkan setiap kali akan mengeluarkan surat baik intern