Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik Program Studi Teknik Informatika
Oleh :
Daniel Adi Nugroho
NIM : 005314059
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2008
A Thesis
Presented as Partial Fullfillment of The Requirements To Obtain the Sarjana Teknik Degree
In Informatics Engineering
By :
Daniel Adi Nugroho
Student Number : 005314059
INFORMATICS ENGINEERING STUDY PROGRAM
FACULTY OF SAINS AND TECHNOLOGY
SANATA DHARMA UNIVERSITY
YOGYAKARTA
2008
Kupersembahkan untuk
Ibuku, Maria Suciati
Kasihmu tanpa mengenal batas, terima kasih bu…
When there is a will, there is a way….
daya yang penting. Salah satu bentuk dari dokumen tersebut ialah surat.
Penanganan tentunya diperlukan sehingga terdapat pengaturan untuk surat keluar
dan masuk dengan baik.
Penyimpanan surat masuk dan keluar yang masih manual karena
kebanyakan surat hanya berupa hardcopy dan tidak memiliki salinan serta
kesulitan dalam klasifikasi dan penyimpanan. Prototipe Sistem administrasi ini
dibuat dengan tujuan, yang pertama dapat mempermudah dalam pengarsipan surat
masuk dan keluar karena data-data yang ada akan disimpan dalam database yang
sehingga sewaktu-waktu dapat dicetak dan dibaca. Tujuan kedua, dapat
mengelompokkan surat yang masuk berdasarkan kepentingannya. Perangkat lunak
yang digunakan untuk membuat prototipe sistem ini adalah SQL Server sebagai
pengelola database.
Hasil akhir yang diperoleh adalah suatu prototipe sistem administrasi
pengarsipan yang dapat digunakan sebagai model untuk implementasi yang
sesungguhnya.
Prototipe Sistem Administrasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar untuk
Perguruan Tinggi merupakan sebuah sistem yang dibangun sebagai Tugas Akhir
untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar sarjana Teknik dan sebagai
bentuk pengimplementasian segala ilmu yang diperoleh selama mengikuti kuliah
di Jurusan Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Sanata
Dharma Yogyakarta.
Prototipe sistem yang dibangun dalam tugas akhir ini merupakan sebuah sistem
yang mendukung unit kerja dalam hal ini pejabat struktural dan petugas
administratif dalam memproses surat masuk dan keluar. Prototipe ini masih dapat
dikembangkan menjadi program aplikasi yang layak pakai dengan berbagai
fasilitas yang lebih baik dan lebih kompleks.
Dalam penyusunannya, penulis mengalami berbagai macam bentuk proses belajar
– berpikir – mencoba – dan akhirnya menemukan untuk setiap permasalahan yang
muncul hingga terselesaikannya tugas akhir ini. Tidak dapat dipungkiri campur
tangan Tuhan Yesus yang telah membekali setiap manusia dengan kemampuan
dan akal budi, dan dengan berkat itulah penulis selalu berusaha untuk menemukan
semangat dalam menyelesaikan tugas akhir ini, di tengah-tengah segala peristiwa
yang kadang mengecewakan, membuat penulis putus asa, membingungkan
bahkan menggembirakan sekalipun.
dorongan, bimbingan, perhatian, serta saran-saran hingga tugas akhir ini dapat
terselesaikan.
Untuk itu, secara khusus penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Rm. Dr. Ir. Wiryono Priyotamtama, S.J., selaku Rektor Universitas Sanata
Dharma Yogyakarta
2. Rm. Ir. Greg. Heliarko, S.J., S.S., B.S.T., M.A., M.Sc., selaku Dekan Fakultas
Sains dan Teknologi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta yang secara
khusus memberikan perpanjangan studi sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir ini.
3. Ibu Agnes Maria Polina, S.Kom., M.Sc., selaku Pembimbing. “Trima kasih
Bu…atas segala bantuannnya, terima kasih untuk dorongan dan nasihatnya”.
4. Bapak Puspaningtyas Sanjoyo Adi, S.T., M.T., selaku Ketua Jurusan Teknik
Informatika Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. “Terima kasih pak,
sudah mau memberikan saya kesempatan untuk dapat menyelesaikan Tugas
Akhir saya, meskipun jalannya terjal akhirnya saya mampu, sekali lagi terima
kasih untuk segala dukungannya.”
5. Rm. Drs. S. Kuntoro Adi, S.J., M.A., M.Sc., Ph.D. selaku dosen penguji yang
telah memberikan saran serta koreksi bagi penulis. “ Terima kasih Romo,
untuk pertanyaan-pertanyaan romo yang sangat membangun untuk Tugas
Akhir saya, terima kasih sudah meluangkan waktu untuk menguji saya…”
7. Seluruh karyawan Sekretariat yang dengan sabar banyak memberikan bantuan
dan kemudahan.
8. Pak Bele, “ Terima kasih pak atas segala bantuannya “, Mas Danang “ Matur
nuwun nggih mas”, Pak Dhar, “ Terima kasih ya pak atas wejangannya
sebelum saya ujian pendadaran, sungguh memberikan penulis keberanian
dalam menghadapi ujian. “.
9. Ibu Maria Suciati, “….Bu, keberhasilan Daniel tidak akan selesai tanpa
bantuan ibu, keprihatinan ibu sudah Daniel hapus dengan kelulusan Daniel
semoga ini jadi kado ulang tahun yang paling indah buat ibu dari Daniel.
Sudah saatnya Daniel melangkah dan menatap masa depan yang lebih baik,
kasih ibu sungguh tiada batasnya terima kasih ya Bu…”
Untuk kakak-kakak Daniel, “ Mbak, mas…terima kasih atas segala
dukungannya “.
10.Untuk Almarhum Bapak Gerardus Subroto, “ Pak…Daniel akhirnya lulus!!.
Daniel janji bakal mampir ke Mojokerto buat nyekar bapak…terima kasih ya
pak”.
11.Oliver Samuel Simanjutak, “ Sam, seandainya aku ga ketemu kamu malam itu
dan ngobrol banyak mungkin aku belum mampu bangkit Sam, makasih ya…”
12.Rosalia Erminia Nugrahani, “ Mi, makasih ya udah mau denger keluh
kesahku, terima kasih sudah mau aku repotin selama hampir 2,5 minggu
Perjuanganmu banyak memberikan aku inspirasi untuk segera menyelesaikan
Tugas Akhirku. Terima kasih atas segala kerjasamanya atas pertemanannya
yang tanpa pamrih, kapan kita kolaborasi bisnis lagi ?”
14.Mbak Aniek sekeluarga di Mojokerto, “ Mbak Aniek terima kasih banyak ya,
akhirnya aku nyusul Dimas dan Ratih nih jadi sarjana…”
15.Eyang Sudono Titus, “ Mbah, matur nuwun pengestune nggih….”
16.Temen-temen angkatan 2000, “ Halo akhirnya aku nyusul kalian semua nih,
biarpun telat tapi kalian semua bener-bener jadi salah satu semangat buat
aku”
17.Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang dengan caranya
masing-masing telah memberikan dukungan dan semangat bagi penulis hingga
terselesaikannya Tugas Akhir ini.
Semoga karya ini tidak berakhir seiring selesainya Tugas Akhir ini, melainkan
dapat lebih dikembangkan untuk dapat memberikan manfaat yang lebih besar lagi
bagi semua pihak yang membutuhkannnya. Penulis menyadari akan segala
keterbatasan kemampuan dalam penyusunan Tugas Akhir ini, maka dengan
segala saran dan masukan yang kiranya dapat membangun sangat diharapkan.
Yogyakarta, 25 September 2008
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL (Bahasa Indonesia)………... i
HALAMAN JUDUL (Bahasa Inggris)………ii
HALAMAN PERSETUJUAN………...iii
HALAMAN PENGESAHAN………iv
HALAMAN PERSEMBAHAN………. v
HALAMAN MOTTO………vi
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA………...vii
ABSTRAKSI………viii
KATA PENGANTAR………ix
DAFTAR ISI……… xiii
BAB I... 1
PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang Masalah... 1
1.2 Rumusan Masalah... 2
1.3 Batasan Masalah... 3
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4
1.5 Metodologi Penelitian... 4
1.6 Sistematika Penulisan... 5
BAB II... 7
LANDASAN TEORI... 7
2.1 Komunikasi Surat... 7
2.1.1 Jenis Surat... 10
2.1.2 Pengertian Surat Masuk... 11
2.1.3 Pengertian Surat Keluar... 11
2.2 Administrasi Kearsipan... 12
2.2.1 Batasan Pengertian Arsip... 12
2.2.2 Perlunya Sistem Kearsipan Yang Baik... 13
2.2.3 Sistem-Sistem Kearsipan... 15
2.3 Microsoft SQL Server 2000... 16
2.4 DFD (Data Flow Diagram)... 17
2.5 Entity Relationship (E-R Diagram)... 19
2.6 Bagan Alir (flowchart) ... 23
2.6.1 Varian Entitas... 25
2.6.2 Varian Relasi... 26
BAB III ANALISA DAN DISAIN SISTEM... 30
3.1 Analisa Sistem... 30
3.1.1 Analisa Masalah... 30
3.1.2 Analisa Sistem yang dikembangkan... 30
3.1.3 Analisa Kebutuhan Sistem... 36
3.2 Disain Sistem... 38
3.2.1 Disain Model... 38
3.2.2 Disain Database... 43
3.2.3 Disain Arsitektur... 46
3.2.4 Disain Antarmuka... 46
4.1 Lingkungan Implementasi Perangkat Lunak... 64
4.2 Lingkungan Implementasi Perangkat Keras... 64
4.3 Implementasi Database... 65
4.4 Setting Koneksi dari VB ke SQL Server... 67
4.5 Implementasi Antar Muka... 68
BAB V EVALUASI HASIL IMPLEMENTASI... 77
5.1 Analisis Hasil dan Manfaat... 77
5.2 Analisis Hasil Query... 79
BAB VI PENUTUP... 80
6.1 Kesimpulan ... 80
6.2 Saran... 80
DAFTAR PUSTAKA... 82
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada suatu instansi, baik swasta maupun negeri, dalam menjalankan roda
perusahaannya selalu dihadapkan pada suatu masalah bagaimana mengelola
arsip-arsip instansi tersebut dengan baik dan benar karena arsip-arsip menjadi salah satu
sumber daya yang penting. Manajemen kearsipan yang baik dapat dilihat dari
seberapa jauh pengaturan informasinya dapat digunakan secara langsung untuk
menunjang kebutuhan akan penyelesaian administrasi organisasi yang
bersangkutan. Oleh karena itu arsip harus mampu menjadi bagian dari sistem
informasi manajemen dengan azas penyajian tepat informasi, tepat waktu, tepat
guna, serta tepat sasaran.
Realita yang ada, implementasinya di lapangan menghadapi kendala terutama
ketika dihadapkan pada suatu kenyataan di mana kondisi masing-masing instansi
tidak sama baik dari segi rentang, kompleksitas tugas, tata cara / sistem yang
digunakan maupun kemampuan sumber dayanya. Untuk memenuhi kebutuhan
tersebut, maka perancangan sistem kearsipan harus bisa disesuaikan dengan
kondisi masing-masing instansi atau perusahaan agar efektivitas dan efisiensi
kerja dalam bidang kearsipan tercapai.
Salah satu bentuk dari dokumen adalah surat. Penanganan diperlukan dalam
pengaturan surat masuk dan keluar. Saat ini Perguruan Tinggi sebagai salah satu
semakin banyaknya surat masuk dan keluar dapat muncul kesulitan dalam
mengarsipkan karena kebanyakan surat baik untuk yang masuk maupun keluar
tidak memiliki salinan. Hal ini mulai menjadi dapat masalah bagi instansi seperti
Perguruan Tinggi. Disamping itu, muncul juga kendala lain, yaitu dalam
pengelompokan surat untuk keperluan pengarsipan.
Salah satu upaya dalam mengatasi kesulitan tersebut adalah dengan
memanfaatkan komputer sebagai sarana bantunya. Dengan beberapa latar
belakang masalah diatas dan agar pemanfaatan komputer dalam bidang kearsipan
dapat optimal dan sesuai kebutuhan, maka penulis tertarik untuk mengambil judul
“Prototipe Sistem Administrasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar Untuk
Perguruan Tinggi“. Nantinya diharapkan dengan penyusunan tugas akhir ini akan
didapatkan gambaran yang nyata mengenai pengarsipan surat untuk instansi
seperti Perguruan Tinggi. Dan terlebih lagi mengatasi kesulitan dalam
pengarsipan baik untuk pengelompokan surat maupun pengaturan surat masuk dan
keluar.
1.2 Rumusan Masalah
Menilik dari judul yang dikemukakan oleh penulis, akan menjadi menarik
kiranya apabila dibuat rumusan masalah :
“Bagaimana membuat prototipe sistem administrasi pengarsipan surat keluar
dan masuk untuk Perguruan Tinggi, sehingga user dapat mengolah arsip sesuai
1.3 Batasan Masalah
Untuk lebih memfokuskan perhatian pada pokok permasalahan, maka
pembahasan tugas akhir ini dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :
a. Ruang lingkup prototipe hanya dibatasi pada Perguruan Tinggi
b. Dalam pembahasan lebih menggunakan ilmu kearsipan secara umum
c. User yang dapat menggunakan dan mengakses sistem adalah user yang
telah terdaftar. Secara lebih detail, user ialah pejabat struktural dan
pegawai administratif dalam suatu Perguruan Tinggi.
d. Surat-surat yang berasal dari pihak luar (ekstern) pengirimannya tetap
dilakukan oleh kurir.
e. Untuk surat-surat yang ditujukan kepada seseorang dengan kepentingan
seseorang, akan diberikan sifat tertentu pada surat.
f. Surat-surat yang dikirimkan berupa surat resmi yang ditandai dengan
kepala surat dan nomor surat.
g. Semua data surat yang telah disimpan dalam database tidak dapat
dihapus.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan penyusunan tugas akhir ini adalah untuk membangun prototipe sistem
administrasi kearsipan surat masuk dan keluar untuk Perguruan Tinggi.
Sedangkan manfaat yang ingin dicapai dalam penyusunan tugas akhir ini
adalah :
a. Mempermudah pengarsipan surat masuk dan keluar, karena data surat
disimpan dalam database, sehingga sewaktu-waktu dapat dilihat atau
bahkan dicetak.
b. Surat masuk dan keluar dapat dikelompokkan berdasarkan kepentingan,
sehingga data surat yang dikirim benar-benar tepat tujuan
c. Mengurangi kejadian surat tercetak tidak dibaca karena kehilangan surat.
1.5 Metodologi Penelitian
Metode penelitian dalam penyusunan tugas akhir ini, yang meliputi
langkah-langkah sebagai berikut :
a. Studi Literatur
Dengan memakai studi literatur ini akan didapatkan informasi yang
dibutuhkan, antara lain berbagai referensi yang berupa buku-buku,
dokumen yang berkaitan dengan pembuatan sistem administrasi kearsipan.
b. Pengembangan Sistem
Tahap Analisis
Dengan mengidentifikasi semua kebutuhan dan mengumpulkan data yang
diperlukan sesuai dengan kebutuhan sistem yang akan dibangun, dengan
mempelajari dan memahami dokumen berupa surat, melalui wawancara
dengan pihak terkait
Tahap Perancangan dan Disain
Tahap ini berdasarkan hasil analisis, seperti sistem dapat berbuat apa,
untuk siapa, dan siapa saja yang menggunakannya. Tahap perancangan
meliputi perancangan proses, database, struktur menu, pembuatan
membuat dataflow diagram, serta perancangan antarmuka.
Tahap Penyusunan Struktur Database dan Query
Hasil dari rancangan diterjemahkan ke dalam database dan disusun ke
bentuk tabel dan query.
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam penyajian tugas akhir ini, akan digunakan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah,
tujuan dan manfaat penulisan, metodologi penelitian, jadwal kerja,
dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi landasan teori yang digunakan untuk pembahasan
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini merupakan bab yang membahas tentang analisis dan
perancangan sistem yang akan dibuat.
BAB IV IMPLEMENTASI
Bab ini berisi implementasi tiap tampilan atau antarmuka dari
rancangan yang dibuat pada bab sebelumnya dan menganalisis
tampilan tersebut.
BAB V ANALISIS HASIL
Berisi tentang hasil analisa implementasi yang telah dibuat
BAB VI PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari implementasi yang telah dilakukan
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Komunikasi Surat
Komunikasi itu dapat dilakukan dengan berbagai cara, baik lisan maupun
tulisan. Bagi sebuah instansi, komunikasi dengan surat-menyurat harus
dilaksanakan dan diatur dengan sebaik-baiknya, sebagai alat yang menunjukkan
adanya kegiatan olah kantor tersebut. Organisasi pengurusan surat-surat ini dapat
berbeda bagi setiap instansi.
Setiap surat terdiri atas bagian-bagian atau unsur-unsur surat. Dari gabungan
bagian surat itulah terbentuk sebuah surat. Penempatan bagian-bagian suatu posisi
tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. Bagian-bagian surat
resmi pada umumnya adalah ( Waworuntu, 1994)
a. Kepala Surat;
b. Nomor Surat;
c. Tanggal Surat;
d. Lampiran Surat;
e. Hal/Perihal;
f. Alamat Tujuan;
g. Salam pembuka;
h. Isi surat;
j. Nama organisasi / unit organisasi yang mengeluarkan surat;
k. Jabatan penanda tangan surat;
l. Tanda tangan dan nama penanggung jawab surat;
m. Tembusan.
Suatu instansi dapat juga menambahkan “sifat” atau “klasifikasi” surat,
umpamanya sifat biasa, segera, penting, atau rahasia. Bagian ini umumnya
diletakkan setelah nomor surat.
Setiap bagian surat mempunyai fungsi tertentu. Surat resmi umumnya ditulis
pada kertas yang memakai kepala surat.
Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas yaitu :
a. Nama organisasi atau lembaga;
b. Alamat kantor pusat dan kantor cabang;
c. Nomor telepon;
d. Nomor kantor pos atau tromol pos;
e. Alamat kawat; dan
f. Lambang (logo)
Kertas berkepala surat tidak dapat digunakan untuk keperluan pribadi. Setiap
surat resmi terutama yang dikirim keluar hendaknya diberi nomor dan kode
tertentu. Nomor surat perlu dicantumkan karena berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan surat, terutama menyimpan dan penemuan
kembali (sebagai arsip);
c. Penunjukan sumber dalam mengadakan hubungan surat-menyurat dengan
cara menyebut nomor surat yang menjadi sumber.
Dalam rangkaian nomor surat sering dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat
tanpa perlu membaca isinya terlebih dahulu karena pada nomor surat
kadang-kadang dicantumkan kode tertentu, misalnya SK (Surat Keputusan), SE (Surat
Edaran), dan RHS (Surat Rahasia).
Cara Penomoran Surat
Contoh:
351 / AB / I / 91
Kode intern perusahaan dapat dibuat bervariasi dengan memberi ciri
khusus bagi unit-unit organisasi sehingga satu biro atau bagian lainnya.
Penempatan nomor surat disesuaikan dengan bentuk surat dan sistem penulisan
surat. Di dalam surat resmi, penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap,
tidak dapat divariasikan. Nama bulan tidak dapat diganti dengan angka, karena hal
itu tidak berlaku dalam keperluan resmi. Penulisan secara lengkap diperlukan
untuk menghindari kekeliruan atau hal yang yang merugikan. Nomor urut (menunjuk jumlah)
Kode intern instansi
Bulan pembuatan surat
Tahun pembuatan surat
Yang dimaksud dengan lampiran adalah kelengkapan sebuah surat. Surat
yang memiliki lampiran berarti mengemban dua fungsi. Pertama, untuk
Pada surat bentuk resmi, lampiran ditempatkan di sebelah kiri atas kertas surat, di
bawah nomor surat. Yang dituliskan hanya berupa jumlah saja.
Contoh penulisan :
Lampiran : 8 Lb.
Lampiran : 8 Lembar
Lamp. : Delapan Lembar.
Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang
pokok surat. Perihal sama pengertiannya dengan judul pada karangan lain, selain
surat. Cukup banyak surat yang lazim ditulis dengan sistem judul, misalnya surat
keputusan , surat perjanjian, dan surat perintah. Kedudukan hal atau perihal pada
surat bentuk resmi sudah standar yaitu berada di bawah lampiran.
Contoh :
Nomor : ……..
Lampiran : ……..
Perihal : ……..
2.1.1 Jenis Surat
Penggolongan surat menurut sifat diartikan sebagai penggolongan menurut
keamanan isinya. Dilihat dari sifatnya, surat dapat dibagi menjadi dua golongan,
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya, isi surat
tersebut boleh diketahui orang lain (selain orang yang dituju) dan tidak
akan merugikan organisasi / pejabat yang bersangkutan.
b. Surat Rahasia / Konfidensial
Surat rahasia / konfidensial merupakan surat yang hanya dapat dibuka dan
hanya dapat diketahui isinya oleh orang yang dituju.
Selanjutnya jenis-jenis surat yang umumnya dapat dikirimkan meliputi
surat pemberitahuan, surat edaran, surat keterangan, surat permintaan data, surat
pengantar, surat keputusan.
2.1.2 Pengertian Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima instansi
lain atau perseorangan. Dapat juga diberikan pengertian, surat masuk adalah
semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perseorangan, baik yang
diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim
surat).
2.1.3 Pengertian Surat Keluar
Yang dimaksud dengan surat keluar (out going mail) adalah surat yang
sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh
Pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga
yang diterima oleh suatu kantor merupakan bahan yang cukup penting, baik
sebagai bahan dokumentasi yang penting, maupun sebagai bahan media
komunikasi. Oleh karena itu pengurusan surat-surat keluar harus ditangani secara
cermat dan tepat.
2.2 Administrasi Kearsipan
Setiap instansi tentu akan memandang bahwa surat-surat itu penting dan
karenanya perlu diselenggarakan untuk bahan keterangan di waktu yang akan
datang. Dari ini dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi atau
instansi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistimatis,
dan efisien.
Pengaturan surat-surat modern termasuk dalam metode-metode kearsipan
atau sistem klasifikasi antara lain : pemberian indeks (indexing), pemusatan arsip,
sistem pengingat surat; semuanya mendapat perhatian bagi instansi dewasa ini.
2.2.1 Batasan Pengertian Arsip
Pengertian arsip mengandung berbagai macam pengertian tergantung pada
segi peninjauannya. Dibawah ini adalah pengertian arsip menurut beberapa
sumber :
a. Pengertian Arsip Menurut Kamus / Ensiklopedi
1. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan
surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat
dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi
- Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga,
organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun
masa yang akan datang, dan
- Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus
disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga
dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali.
2. Dalam buku “Ensiklopedi Populer untuk Remaja”, arsip diartikan
sebagai kumpulan dokumen, tulisan, atau gambar-gambar yang
disimpan untuk tujuan-tujuan ilmiah dan praktis.
b. Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya
Kata “arsip” berasal dari bahasa Belanda yakni archief yang
memiliki pengertian sebagai berikut (Atmosudirdjo,1982) :
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan arsip:
bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan,
akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
2. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kearsipan tersebut.
3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
2.2.2 Perlunya Sistem Kearsipan Yang Baik
Suatu sistem kearsipan yang baik adalah perlu diterapkan pada instansi
yang dapat diandalkan untuk ketetapan dan ketelitian, yang akan menghasilkan
Ciri-ciri pokok suatu sistem kearsipan yang baik adalah sebagai berikut
(Anhar,1990) :
a. Sederhana
Sistem harus mudah dimengerti dan mudah dilaksanakan
b. Sistem harus cocok dan tepat penggunaannya bagi perusahaan tertentu,
sesuai dengan tujuan, jenis, sera ruang lingkup usahanya.
c. Fleksibel dan mudah dalam penyesuaian
Sistem harus mampu dan mudah dikembangkan dengan perluasan kerja
perusahaan.
d. Mudah dilaksanakan
Sistem haruslah seperti halnya dengan surat-surat mudah diarsipkan dan
ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.
e. Klasifikasi
Sistem klasifikasi yang tepat harus digunakan tanpa memakai aneka
ragam arsip yang banyak menimbulkan kesulitan.
f. Retensi
Bahan-bahan yang masih berguna hendaklah dipelihara dalam jangka
2.2.3 Sistem-Sistem Kearsipan
Pada prinsipnya dikenal 5 macam sistem kearsipan, yaitu :
a. Sistem abjad (alphabetic)
Suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat-surat
berdasarkan abjad. Sistem ini umum digunakan di instansi pemerintah
atau swasta. Sistem ini tepat digunakan untuk menyusun surat
berdasarkan nama-nama. Tiap map (folder) menunjukkan nama
korespondennya dan disusun berdasarkan suatu peraturan mengabjad
nama-nama. Abjad pertama dari unit pertama suatu nama (judul,
caption) merupakan abjad yang dijadikan dasar sistem ini. Unit ialah
suatu bagian yang terkecil dari suatu nama atau judul (filling caption)
b. Sistem perihal (subject)
Dalam sistem perihal yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan
kembali surat-surat ialah pokok isi atau perihal surat. Penyelenggaraan
sistem perihal ini dilakukan menentukan dulu hal-hal apa yang pada
umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. Masalah
tersebut dikumpulkan menjadi satu subjek, misal masalah yang
berhubungan dengan keuangan, dikelompokkan dalam satu subjek
dibawah Keuangan. Selanjutnya masalah yang berkenaan dengan subjek
dijadikan sub subjek serta diberi indeks.
c. Sistem nomor (numeric)
Menurut sistem ini tiap surat diberi nomor arsip yang sudah ditentukan
satu sistem nomor yang dikenal adalah Desimal/ Dewey, yang banyak
dipakai dalam perpustakaan.
d. Sistem tanggal (chronologic)
Suatu sistem kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen
berdasarkan hari, tanggal, bulan atau tahun. Tanggal yang dijadikan
kode surat adalah tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan
surat. Klasifikasi sistem ini sering dikombinasikan dengan salah satu
sistem klasifikasi yang lain.
e. Sistem wilayah (Geographic)
Sistem kearsipan yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah
surat yang diterima.
2.3 Microsoft SQL Server 2000
SQL Server merupakan produk DBMS (Database Management System)
yang dikeluarkan oleh Microsoft. DBMS SQL Server dalam pemakaiannya
difungsikan sebagai DBMS untuk penanganan kebutuhan aplikasi yang makin
kompleks, bervariasi serta membutuhkan format penyimpanan data yang lebih
baik.
Microsoft SQL Server 2000 terdiri dari dua jenis, yaitu edisi untuk
komputer Server dan untuk komputer Desktop. Apa pun tipe yang digunakan,
SQL Server akan memberi layanan yang sama, karena perbedaan edisi hanya
Salah satu kelebihan SQL Server dibandingkan DBMS lain ialah
kemampuannya memproses perintah SQL atau perintah dalam bahasa Transact
SQL (T-SQL). T-SQL merupakan bahasa pemrograman pada SQL Server dan
hanya dapat dijalankan pada komputer dimana SQL Server dijalankan. Dua
diantara program yang menggunakan perintah SQL dan bahasa SQL Server
(Transact SQL) adalah Triggerfile dan Store Procedure (Prosedur Tersimpan).
Trigger file terpicu apabila terjadi perubahan pada sebuah tabel, baik itu
berupa penambahan record baru, mengubah, atau menghapus record yang ada.
Biasanya digunakan untuk penyimpanan nama operator dan tanggal, dan waktu
terjadinya perubahan pada record.
Berbeda dengan Trigger file, Prosedur Tersimpan diaktifkan lewat
pemanggilan (perintah eksekusi) dari program PC Client. Biasanya Prosedur
Tersimpan digunakan untuk proses penyimpanan data dan juga penyiapan data
yang akan dikirim ke PC Client.
2.4 DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan suatu sistem
yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau
lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang
digunakan pada metodologi penegembangan sistem yang terstruktur (Structured
Ada beberapa simbol DFD yang dipakai untuk menggambarkan data beserta
proses transformasi data, antara lain :
a Entity Luar.
Digambarkan dengan simbol bujursangkar dengan bayangan di kedua
sisinya. Entity luar merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau
ke sistem. Entity luar merupakan lingkungan luar sistem, jadi sistem tidak
mengetahui mengenai apa yang terjadi di entity luar. Contoh entity luar
tampak pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 Simbol entity Luar
b Aliran data.
Menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses lainnya. Adapun
simbol dari aliran data tampak pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Simbol Aliran data
c Proses.
Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara umum
digambarkan dengan segiempat tumpul. Gambar simbol proses tampak
Pengenal
Kata Kerja + deskripsi dari fungsi
Gambar 2.3 Simbol proses
Bagian atas biasanya berisi nomor untuk identitas proses. Bagian badan
berisi penjelasan fungsi dari proses, diawali dengan kata kerja dan diikuti
dengan objek, misalnya transaksi sales.
d Berkas atau tempat penyimpanan.
Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file.
Simbol dari berkas ini dapat digambarkan dengan segi empat terbuka dan
penggambarannya tampak pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Simbol berkas
2.5 Entity Relationship (E-R Diagram)
Pemodelan hubungan antar entity pertama kali diperkenalkan oleh Chen
tahun 1976. Cara pemodelan data ini merupakan salah satu pendekatan dari atas
1. Memilih entity-entity yang akan disusun oleh basis data dan
menentukan hubungan antar entity yang telah dipilih.
2. Melengkapi atribut-atribut yang sesuai pada entity dan hubungannya
sehingga diperoleh bentuk tabel normal penuh (tabel normalisasi)
Simbol-simbol umum yang dipakai adalah :
1. Segi empat menggambarkan entity atau kesatuan luar.
Gambar 2.5 Simbol entity luar
2. Diamond menggambarkan hubungan.
Gambar 2.6 Simbol Diamond / hubungan
3. Elips atau lingkaran menggambarkan atribut.
Gambar 2.7 Simbol atribut
Selain tiga simbol diatas masih ada beberapa simbol lain yang dikembangkan
Dalam E-R Diagram dikenal adanya derajat hubungan antar entity yang
menyatakan jumlah anggota entity yang terlibat dalam ikatan atau relasi yang
terjadi. Derajat hubungan itu adalah :
1. Derajat hubungan 1 : 1.
Ini terjadi bila tiap anggota entity A hanya boleh berpasangan dengan
tepat satu anggota B. Contoh dari hubungan one to one relationship
ialah file guru dan file siswa dimana guru tersebut mengajar privat.
Artinya guru tersebut hanya mengajar 1 siswa dan siswa tersebut
hanya diajar oleh 1guru tersebut. Contoh dari hubungan one to one
relationship digambarkan pada Gambar 2.8.
Guru Siswa
1
1
Gambar 2.8 one to one relationship 2 file
2. Derajat Hubungan 1 : m.
Derajat hubungan ini terjadi bila anggota entity A berpasangan dengan
lebih dari satu anggota entity B. Contohnya file guru dengan file siswa
banyak siswa dan siswa yang banyak tersebut hanya diajar oleh 1 guru
tersebut. Contoh hubungan 1 : m digambarkan pada Gambar 2.12.
N
1 Siswa
Guru
Gambar 2.9 one to many relationship 2 file
3. Derajat Hubungan m : n.
Derajat hubungan antar entity m : n terjadi bila tiap anggota entity A boleh
berpasangan dengan lebih dari satu anggota B, begitu juga sebaliknya tiap
anggota B boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota. Contohnya
file dosen dengan file mahasiswa dimana dosen tersebut mengajar di
universitas. Artinya dosen yang mengajar banyak mahasiswa yang
mengambil mata kuliah yang diampu oleh dosen tersebut dan mahasiswa
yang banyak tersebut juga diajar oleh banyak dosen, karena mata kuliah
yang diambil berbeda antara satu dosen dengan dosen lainnya. Contoh
Dosen Mahasiswa N
N
Gambar 2.10 many to many relationship 2 file
2.6 Bagan Alir (flowchart)
Bagan alir (flowchart) adalah bagan yang menunjukkan alir (flow) di dalam
program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk
alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar
suatu bagan alir.
Adapun simbol-simbol yang sering digunakan dalam flowchart dapat dilihat
pada Tabel 2.1.
Simbol Arti
Menandakan dokumen, bisa dalam bentuk
surat, formulir, berkas / cetakan
Proses yang dilakukan oleh komputer
Multi dokumen
Menandakan dokumen yang diarsipkan
(arsip manual) urut angka (numerical)
Menandakan dokumen yang diarsipkan
(arsip manual) urut abjad (alphabetical)
Menandakan dokumen yang diarsipkan
(arsip manual) urut tanggal (cronological)
Terminasi yang mewakili simbol tertentu
untuk digunakan pada aliran halaman
yang sama dan yang lain
Terminasi yang menandakan awal dan
akhir dari suatu aliran
Pengambilan keputusan (decision)
N
A
Layar peraga (monitor)
Menunjukkan proses transmisi dan
melalui kanal komunikasi
Menunjukkan arus dari proses
Menunjukkan penjelasan dari suatu proses
Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam menggambar flowchart
2.6.1 Varian Entitas
Terdapat 3 macam varian entitas :
1. Himpunan Entitas Kuat / Bebas (Strong Entity Sets)
Merupakan hubungan entitas yang kemunculannya tidak tergantung
pada keberadaaan himpunan entitas yang lain (masing-masing dapat
berdiri sendiri). Contohnya himpunan entitas Dosen, Mahasiswa, dan
Mata Kuliah.
2. Himpunan Entitas Lemah (Weak Entity Sets)
Himpunan Entitas lemah yang berisi entitas-entitas yang
kemunculannya tergantung pada eksistensinya dalam sebuah relasi
terhadap entitas lain (Strong Entity). Weak Entity umumnya tidak
memiliki atribut yang berfungsi sebagai key. Contohnya himpunan
3. Sub Entitas (Subtype Entities)
Adalah himpunan entitas yang merupakan bagian dari himpunan
entitas yang lebih superior atau utama. Sub Entitas merupakan hasil
dekomposisi (spesialisasi) himpunan entitas berdasarkan
pengelompokkan tertentu. Contoh : Dosen merupakan sub entitas
superior. Dengan proses dekomposisi / spesialisasi, maka dapat
dibentuk 2 buah sub entitas yaitu sub entitas Dosen Tetap dan sub
entitas Dosen Tidak Tetap.
2.6.2 Varian Relasi
Relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas yang berbeda disebut
sebagai Relasi Biner ( Binary-Relation), merupakan relasi yang umum digunakan.
Semua relasi yang ditunjukkan pada gambar diatas merupakan relasi biner. Selain
itu terdapat pula relasi yang digunakan dengan hanya melibatkan sebuah
himpunan entitas atau lebih dari satu himpunan entitas.
1. Relasi Tunggal (Unary Relation)
Relasi tunggal merupakan relasi yang terjadi dari sebuah himpunan
entitas ke himpunan entitas yang sama atau dirinya sendiri. Contoh :
1 1 Pewaris
Tahta
Raja
Gambar 2.11 Relasi Tunggal satu-ke-satu
b. Relasi Pewaris Tahta pada Entitas Raja
1 N
Kolega
Pegawai
c. Relasi Mata Kuliah Prasyarat pada Entitas Mata Kuliah
N N
MaKul Prasyarat
MataKuliah
Gambar 2.13 Relasi Tunggal banyak-ke-banyak
Setiap mata kuliah dapat memiliki lebih dari satu Mata Kuliah Prasyarat,
demikian pula sebuah mata kuliah dapat menjadi prasyarat bagi beberapa mata
kuliah yang lain.
2. Relasi Ganda ( Redundant Relation )
Relasi Ganda merupakan relasi yang muncul antara dua himpunan
entitas tidak hanya satu relasi, tetapi terdapat lebih dari satu relasi.
Contohnya adalah entitas Pegawai dan Kota terdapat dua buah relasi
Tempat Kerja
Tempat Tinggal
Pegawai Kota
Gambar 2.14 Contoh Relasi Ganda
3. Relasi Multi Entitas (N-ary Relation)
Relasi Multi Entitas (N-ary Relation) merupakan relasi dari 3 (tiga)
himpunan entitas atau lebih. Bentuk relasi semacam ini sedapat
mungkin dihindari, karena akan menaburkan Derajat Relasi yang ada
pada relasi tersebut. Sebagai contoh, pada sistem perkuliahan dapat
ditambahkan himpunan entitas baru, yaitu himpunan entitas Ruang
yang kemudian bersama dengan himpunan entitas Dosen dan Kuliah
BAB III
ANALISA DAN DISAIN SISTEM
3.1 Analisa Sistem
3.1.1 Analisa Masalah
Pengarsipan surat masuk dan keluar dalam sebuah instansi seperti
Perguruan Tinggi yang memiliki organisasi bawahan yang mandiri dalam hal ini
mampu untuk membuat surat sendiri sebenarnya sedikit banyak telah dapat
mengakomodasi kebutuhan pencari informasi, dalam hal ini staf sekretariat,
sekretaris, maupun pejabat universitas. Namun terdapat kekurangan yang ada,
yaitu Pengarsipan surat keluar dan masuk umumnya masih dilakukan secara
manual, dan kebanyakan surat tidak memiliki salinan dan hanya berupa hardcopy.
Hal ini menyebabkan terjadinya kesulitan dalam mengklasifikasikan surat masuk
dan keluar yang dapat berakibat pada pencarian informasi surat yang akan lebih
lama apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, karena masih harus dilakukan dengan
cara manual dengan mencari satu per satu data yang terdapat dalam arsip.
3.1.2 Analisa Sistem yang dikembangkan
Prototipe sistem administrasi pengarsipan ini untuk menangani surat
masuk dan keluar sebagai langkah untuk memperbaiki beberapa kekurangan yang
ada. Adapun terdapat beberapa proses yang terjadi dalam sistem yang
proses berperan dan saling berkesinambungan dalam sistem ini. Proses perekaman
data yang dilakukan oleh administrator berperan dalam pengolahan data-data vital
seperti data unit kerja, data grup unit, data jabatan data pegawai. Proses penulisan
surat beberapa data inputnya diambil dari hasil pengolahan pada proses
perekaman data. Proses penerimaan surat merupakan penggabungan antara input
dari proses penulisan surat dan juga mengambil input dari proses penulisan surat
dan juga mengambil input dari proses perekaman data. Proses penerimaan surat
dapat dijelaskan sebagai keseluruhan hasil dari proses-proses yang ada. Proses
yang terjadi khususnya mulai dari proses penulisan, pengiriman, dan penerimaan
dapat dilakukan berulang-ulang sesuai dengan kebutuhan.
Sistem yang dikembangkan berbasis komputer ini diharapkan dapat
mencapai hal-hal berikut :
a. Penyediaan fasilitas baik pengiriman maupun penerimaan surat dengan
beberapa atribut seperti nomor surat khususnya untuk penggunaan
intern instansi dalam sebuah Perguruan Tinggi maupun untuk
keperluan ekstern, sehingga waktu yang dibutuhkan dalam pengiriman
dan penerimaan dapat lebih cepat selama komputer-komputer ini
terhubung dengan jaringan serta tepat tujuan.
b. Penetapan kode pengarsipan yang ditunjukkan dari penomoran surat
yang dikeluarkan oleh setiap unit kerja yang bersifat mandiri.
Keterangan :
- Nomor surat merupakan nomor urut yang dikeluarkan berdasarkan
unit kerja dimana pejabat atau pegawai tersebut bekerja.
- Kode Unit adalah kode dari masing-masing unit kerja yang dalam
hal ini Unit Kerja dalam suatu Perguruan Tinggi.
- Kode Jabatan merupakan kode yang mewakili Pejabat yang
dicantumkan setiap kali akan mengeluarkan surat baik intern
maupun ekstern.
- Bulan adalah bulan pembuatan surat yang dituliskan dengan angka
romawi.
- Tahun adalah tahun pembuatan surat yang dituliskan dengan
format 4 digit.
c. Pengklasifikasian seluruh surat yang masuk dan keluar, serta
menyediakan fasilitas searching data yang lebih cepat sehingga data
3.1.2.1Use Case Diagram
Pada gambar diatas diperlihatkan peranan Admin sebagai salah satu power
user dalam sistem adminitrasi pengarsipan ini. Beberapa hal yang khusus hanya
dapat dilakukan oleh Administrator antara lain pertama sebelum melakukan input
data terlebih dahulu Administrator harus melakukan login, kemudian admin baru
dapat melakukan input data-data yang diperlukan agar proses arsip surat dapat
memiliki hak dalam menentukan user yang dapat mengakses sistem namun tidak
dapat melakukan hal seperti yang dapat dilakukan oleh user.
Unit Kerja
Login
Catat Surat Masuk
Tulis Surat Keluar
Cari Surat
Cetak Surat
Pada gambar diatas diperlihatkan peranan dan tanggung jawab seorang user
dalam ini adalah Unit Kerja seperti Pegawai Administratif dan Pejabat Struktural.
Pertama user tersebut terlebih dahulu harus melakukan login untuk menentukan
sejauh mana unit tersebut dapat berperan dalam pengelolaan surat. Selanjutnya,
kerja dapat mencari surat dan menampilkannya berdasarkan kriteria yang ada.
Surat dapat dicetak untuk keperluan pengiriman ke luar (ekstern).
3.1.2.2Prosedur Surat Masuk
Surat ekstern atau surat dari instansi lain :
a. Semua surat yang masuk dari instansi atau perguruan tinggi lain di luar
diberikan oleh kurir kepada pegawai administratif, yang dalam hal ini
termasuk dalam Unit Kerja.
b. Unit Kerja akan melakukan pemeriksaan dengan menginputkan pada
agenda pencatatan surat masuk dengan menuliskan tujuan yang berupa
nama pejabat, nama pegawai, perihal, sifat serta tanggal surat.
c. Apabila surat masuk ekstern tersebut selesai dicatat, maka dapat
diteruskan kepada pejabat atau pegawai yang bersangkutan.
3.1.2.3Prosedur Surat Keluar
Surat Intern :
a. Unit Kerja menulis surat dalam form yang telah disediakan dengan
mengisi beberapa elemen penting dari surat, antara lain penerima, hal,
isi, dan sifat surat.
b. Sistem akan menyimpan data-data yang telah diinput
c. Unit Kerja dapat segera mencetak untuk agar bisa dikirim ke penerima
Surat Ekstern :
a. Unit Kerja menulis surat dalam komputer dengan mengisi beberapa
b. Sistem akan menyimpan data-data tersebut.
c. Unit kerja dapat melukan pencetakan terhadap surat yang ditujukan
pada pihak ekstern.
d. Kurir akan mengirimkan surat tersebut kepada pihak atau instansi yang
bersangkutan.
3.1.3 Analisa Kebutuhan Sistem
Semua kebutuhan terhadap pengembangan sistem ini membutuhkan spesifikasi,
baik itu spesifikasi perangkat lunak (software), spesifikasi perangkat keras
(hardware), maupun spesifikasi pengguna (brainware).
3.1.3.1Kebutuhan Perangkat Lunak
Kebutuhan perangkat lunak untuk sistem ini adalah sebagai berikut :
a. Sistem Operasi
Server : Windows 2000 Profesional / Windows XP
Client : Minimal Microsoft Windows 98
b. Server Basisdata : Microsoft SQL Server 2000
3.1.3.2Kebutuhan Perangkat Keras
Sistem membutuhkan perangkat keras sebagai berikut :
a. Server : PC berbasis processor minimal setara Pentium III dengan
kecepatan 750 Mhx (disarankan lebih cepat lebih baik), memori
minimal 128 MB, dengan kapasitas harddisk minimal 5 GB, perangkat
keras untuk jaringan seperti NIC (Network Interface Card) dan sarana
b. Client : PC dengan processor minimal Intel Pentium II 500 Mhz,
dengan memori minimal 64 MB, serta perangkat pendukung jaringan.
3.1.3.3Kebutuhan Perangkat Pengguna
Ruang lingkup pengguna untuk sistem ini dibagi menjadi 2 kategori,
yaitu admin dan client yang masing-masing memiliki peran dan tanggung jawab
dalam penggunaan sistem administrasi pengarsipan surat masuk dan keluar ini.
Adapun peran masing-masing pengguna dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Administrator merupakan pengguna yang memiliki tanggung jawab penuh
terhadap sistem administrasi pengarsipan surat masuk dan keluar,
tugas-tugasnya antara lain :
a. Merekam data-data vital yang berperan dalam sistem administrasi
pengarsipan, seperti data unit, data grup unit, data jabatan, data
pegawai, dan data sifat surat untuk keperluan pengarsiapan.
b. Melakukan perekaman terhadap data-data yang berhubungan dengan
keamanan pengguna, seperti username dan password.
2. Client, yang berarti user yang terlibat langsung dengan sistem
administrasi pengarsipan ini . Dalam hal ini user dibagi dua yaitu pegawai
administratif dan pejabat struktural universitas. Secara umum kedua user
ini memiliki beberapa peran, yaitu :
a. Menginputkan data-data untuk keperluan pengiriman surat.
b. Mengelola surat-surat yang masuk dan melakukan proses balasan
c. Mencatat surat-surat masuk ekstern, dan melakukan proses
pengarsipan
d. Melakukan pencarian terhadap arsip surat dengan beberapa kriteria
yang telah ditentukan.
e. Melakukan proses pencetakan terhadap surat yang diperlukan
sewaktu-waktu.
3.2 Disain Sistem
Disain sistem menurut Robert J. Verzello dan John Reuter III
didefinisikan sebagai tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem;
pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang
bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Jadi
pada tahap ini akan diuraikan penjelasan sistem administrasi pengarsipan ini
dirancang dan dibangun.
3.2.1 Disain Model
3.2.1.1 DFD (Data Flow Diagram)
1. Identifikasi untuk kesatuan luar (external entities)
a. Administrator Sistem
b. Unit Kerja
c. Kurir
Kesatuan Luar Input Output
Administrator Data Jabatan, Data Pegawai, Data Unit, Data Sifat, Data Grup Unit Data User
Informasi User
Unit Kerja Data Surat Informasi surat
Kurir Surat Ekstern Surat Intern
Tabel 3.1 Rincian Input-Output Kesatuan Luar
Diagram konteks menggambarkan suatu proses yang mewakili proses dari
seluruh sistem dan menggambarkan hubungan input dan output antara sistem dan
kesatuan luar.
Admin bUnit Kerja
c
Kurir
surat keluar
1 P
1 P
Unit
Gambar 3.4 E-R Diagram
Keterangan :
1. Atribut kunci dinyatakan dengan garis bawah
2. Setiap himpunan entitas yaitu Unit, Userlog, Jabatan, Pegawai, Sifat, dan
Surat akan diimplementasikan menjadi Tabel yaitu, Unit, Jabatan, Pegawai,
3.2.2 Disain Database
3.2.2.1Relasi Antar Database
Gambar 3.5 Relasi Antartabel
3.2.2.2 Struktur File Database
Database merupakan kumpulan data yang saling terkait atau berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Database ini dirancang dengan mengacu pada dokumen
dasar input. Tabel-tabel yang digunakan dalam mendisain sistem ini adalah
A. Tabel Unit
Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
Kode_Unit Varchar 7 Kode Unit
Nama Unit Varchar 50 Nama Unit
Tabel 3.2 Struktur Tabel Unit
B. Tabel Sifat
Kunci Primer : id_sifat
Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
id_sifat Varchar 3 Kode Sifat
Nama_sifat Varchar 10 Nama Sifat
Tabel 3.3 Struktur Tabel Sifat
C. Tabel Jabatan
Kunci Primer : id_jabatan
Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
id_jabatan Varchar 7 Kode Jabatan
Nama Jabatan Varchar 50 Nama jabatan
Tabel 3.4 Struktur Tabel Jabatan
D. Tabel Pegawai
Kunci Primer : id_pegawai
Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
id_jabatan Varchar 7 Kode Jabatan
Id_user Varchar 10 ID user
Nama_pegawai Varchar 70 Nama Pegawai
Alamat Varchar 200 Alamat Pegawai
Id_unit Varchar 7 Kode Unit
Tabel 3.5 Struktur Tabel Pegawai
E. Tabel Surat
Kunci Primer : Id_surat
Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
Id_surat Int 4 Nomor setiap surat
Id_sifat Varchar 10 Kode sifat
Id_pegawai Varchar 7 Kode Pegawai
Nomor_surat Varchar 10 Nomor Kop Surat
Perihal Varchar 20 Hal
Isi Varchar 1000 Isi surat
Dari Varchar 30 Pengirim surat
Kepada Varchar 30 Tujuan surat
Tanggal Datetime Tanggal surat
Tembusan Varchar 80 Tujuan tembusan
Jenis_surat Varcha 10 Jenis Surat
F. Tabel Userlog
Kunci Primer : Id_user
Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
Id_user Varchar 10 ID user
Nama_user Varchar 20 Nama User
Password Varchar 10 Password user
Tabel 3.7 Struktur Tabel User
3.2.3 Disain Arsitektur
Disain arsitektur yang digunakan dalam pembangunan prototipe sistem
administrasi pengarsipan ini adalah dengan menggunakan model dua tingkat (two
tier), dimana server berfungsi sebagai database layer yaitu tempat penyimpanan
data (database) dalam hal ini ditangani oleh SQL Sever dan client berfungsi
sebagai presentation layer atau antarmuka sistem dengan pengguna dan juga
berfungsi sebagai tempat pengolahan informasi (aplikasi).
3.2.4 Disain Antarmuka
Disain antarmuka yang ditunjukkan berupa disain halaman menu utama
Prototipe Sistem Administrasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar. Pada
rancangan dibawah ini, semua user yang akan masuk ke dalam sistem, baik itu
dengan memasukkan user id dan password yang sebelumnya telah dibuat oleh
Administrator.
Gambar 3.9 Halaman Utama
EDIT LOGIN
SISTEM ADMINISTRASI PENGARSIPAN
USER ID :
PASSWORD:
X
Surat Keluar Surat Masuk
Login
Gambar 3.5 Halaman Menu Utama
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika user mengisikan User Id dan
Password, antara lain penggunaan huruf kecil dan huruf besar pada saat
Apabila user atau administrator melakukan kesalahan dalam pemasukan login ini,
maka akan muncul pesan kesalahan berikut
MAAF, LOGIN ANDA SALAH !
X
OK
Gambar 3.6 Pesan Kesalahan Login
Disain halaman menu utama ini juga menyediakan perubahan data Login. Dengan
menggunakan link Edit, user dapat melakukan penggantian password dengan
terlebih dahulu dengan memasukkan password lama dan user id yang sebelumnya
digunakan. User kemudian dapat menggantinya dengan password baru dengan
menuliskannya sebanyak dua kali sebagai konfirmasi
Edit oasswird
USER ID :
PASSWORD :
PASSWORD BARU :
ULANGI PASSWORD :
EDIT PASSWORD
XGANTI
3.2.4.1 Disain Input
Pada disain antarmuka untuk keperluan input data ini terdiri dari dua
antarmuka, yaitu yang digunakan oleh pihak Administrator dan satu lagi
digunakan oleh pihak user. Perancangan dan pembahasannya sebagai berikut :
a. Disain antarmuka untuk Administrator
Setelah melewati tahap login dilewati, maka pihak Administrator akan
disediakan menu untuk keperluan input data-data yang akan digunakan
untuk keperluan surat-menyurat. Beberapa menu tersebut antara lain
ID Unit Kerja :
Nama Unit :
DATA UNIT KERJA X
Baru Simpan Hapus Keluar
|<< << >> >>
Kode Sifat :
Nama Sifat :
SIFAT SURAT X
Edit Simpan Hapus
|<< << >> >>|
Gambar 3.9 Disain Input untuk Sifat Surat
Menu sifat merupakan input data yang digunakan untuk menambahkan sifat yang
terkandung dalam surat. Didefinisikan menjadi dua buah sifat, yaitu Biasa dan
Rahasia. Sifat surat ini nantinya akan melekat pada surat yang akan dikirimkan
|<<
Baru Simpan Hapus
<< >> >>|
Keluar ID Jabatan :
Nama Jabatan :
DATA JABATAN X
Gambar 3.10 Disain Input Data Jabatan
Menu Jabatan ini digunakan untuk Update data jabatan yang juga menyertakan
dari nama Jabatan. Fasilitas lain yang juga disediakan adalah edit untuk keperluan
ID Pegawai :
ID Unit :
ID User :
ID Jabatan :
Nama Pegawai :
Alamat :
DATA PEGAWAI X
Edit Simpan Hapus Keluar
|<< << >> >>|
Gambar 3.11 Disain Input Data Pegawai
Menu Pegawai digunakan untuk input data pegawai. Beberapa field juga
diperlukan disamping nama pegawai dan alamat pegawai yaitu Id Unit dan Id
Jabatan. Menu User digunakan untuk keperluan input data user. Untuk
menu ini juga disediakan fasilitas untuk pengubahan dan penghapusan data user.
Perancangannya dapat dilihat pada gambar 3.13 dibawah ini.
Nama User :
Pasword :
Baru Simpan Hapus
xxxxx
Keluar
|<< << >> >>|
X DATA USER
ID User :
Gambar 3.12 Disain Input Data User
b. Disain Antarmuka untuk User
Pada disain antarmuka untuk user selain administrator, pertama
kali juga akan ditampilkan halaman utama dimana user dapat melakukan
login sesuai dengan user id yang telah dibuat oleh Administrator. Setelah
tahap ini terlewati, maka user akan disajikan beberapa menu untuk
keperluan surat menyurat, dan halaman pertama yang akan tampil adalah
Gambar
SISTEM ADMINISTRASI PENGARSIPAN
Surat Keluar Surat Masuk
X
Login
Gambar 3.13 Disain Halaman Utama User
Pada rancangan ini, user akan ditampilkan menu yang dapat digunakan
untuk keperluan surat-menyurat. Masing-masing menu memiliki sub menu yang
akan tampil ketika user menekan tombol sub menu tersebut. Sub Menu Arsip
Surat akan terdiri dari beberapa pilihan antara lain, Surat Intern dan Surat
Ekstern.
Sub menu Surat Intern akan menampilkan surat-surat yang masuk dari
lingkup intern universitas. Pada form ini, user dapat juga melakukan pencarian
atas surat-surat yang masuk serta melakukan proses pencetakan. Berikut ini disain
CARI BACA
X SURAT INTERN
Tgl Sifat Dari Subjek
Gambar 3.14 Disain Sub Menu Lihat Surat Intern
PENCARIAN X
CARI
Tanggal Sifat Dari Perihal
Baca
Tembusan :
Nomor Surat : Sifat :
Dari :
Tanggal :
Perihal :
DETAIL SURAT MASUK INTERN X
CETAK
Gambar 3.16 Disain Detail Surat Masuk
Dalam sub menu Surat Masuk, user juga disediakan form untuk proses
pengarsipan. Disain ini khusus digunakan juga oleh user dengan hak akses
Nomor Surat : Sifat :
Dari :
Kepada :
Tanggal :
Perihal :
Tembusan :
PROSES SURAT MASUK INTERN X
.. / … / … / …/ xxxx
Isi
SIMPAN
PROSES SURAT MASUK EKSTERN X
Nomor Surat : Sifat :
Dari :
Kepada :
Tanggal :
Perihal : :
SIMPAN Isi
BACA CARI
LIHAT SURAT EKSTERN X
Tgl Sifat Dari Subjek
Gambar 3.19 Disain Lihat Surat Ekstern
Gambar 3.23 Disain Lihat Surat Masuk Ekstern
Nomor Surat : Sifat :
Dari :
Kepada :
Tanggal :
Perihal :
DETAIL SURAT KELUAR EKSTERN X
CETAK
Pada Menu Surat Keluar, user dapat melakukan proses antara lain
penulisan surat intern dan ekstern, disainnya sebagai berikut :
Gambar 3.21 Disain Detail Surat Keluar Intern Nomor Surat : Sifat :
Dari :
Kepada :
Tanggal :
Subjek :
Tembusan :
PROSES SURAT KELUAR INTERN X
.. / … / … / …/ xxxx
CETAK SIMPAN
Isi
Nomor Surat : Sifat :
Dari :
Kepada :
Tanggal :
Subjek :
Tembusan :
PROSES SURAT KELUAR EKSTERN X
.. / … / … / …/ xxxx
Isi
SIMPAN CETAK
3.2.4.2 Disain Output
Output merupakan produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Output
dapat berupa hasil di media, seperti misalnya kertas ataupun media lunak yang
dapat berupa tampilan monitor.
Beberapa output yang dapat dihasilkan dari sistem administrasi pengarsipan surat
masuk dan keluar ini antara lain :
No Nama Output Format Output Media Output Alat Output
1. Salinan fisik surat Surat Kertas Printer
2. Daftar Surat Masuk Daftar Kertas Printer
Rancangan untuk output yang berupa salinan fisik surat adalah sebagai berikut :
Unit Instansi
Pejabat Tembusan :
Tanggal : ____ Logo
No. : Hal :
Kepada --- ---
Isi Surat ______
BAB IV
IMPLEMENTASI SISTEM
Implementasi merupakan tahap pengkodean dari hasil perancangan. Pada
bab ini akan dilakukan pengimplementasian sistem berdasarkan analisa dan
rancangan yang telah dibuat pada bab-bab sebelumnya.
4.1 Lingkungan Implementasi Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan dalam implementasi sistem adalah sebagai
berikut :
a. Sistem Operasi
Client : Windows 2000 Professional
Server : Windows 2000 Professional
b. Database : Microsoft SQL Server 2000 Personal Edition
c. Tools Pengembangan Perangkat Lunak : Microsoft Visual Basic 2005
4.2 Lingkungan Implementasi Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan dalam implementasi sistem adalah
sebagai berikut :
a. PC dengan prosessor Intel Pentium IV
b. Memory 256 MB
c. Harddisk 40GB
4.3 Implementasi Database
Database yang digunakan dalam pengimplementasian sistem ini adalah
dengan menggunakan SQL Server 2000 Personal Edition.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang digunakan dalam pembuatan
database :
1. Pembuatan database pada SQL Server dapat dilakukan dengan dua cara. Cara
pertama menggunakan Enterprise Manager dan cara kedua dengan
menggunakan Query Analyzer. Dalam sistem ini database dibuat dengan
menggunakan Enterprise Manager.
2. Membuat tabel-tabel yang dibutuhkan sistem. Pembuatan tabel-tabel juga
dilakukan melalui Enterprise Manager. Tabel-tabel yang dibuat sebagai
berikut :
a. Tabel Unit
b. Tabel Userlog
c. Tabel Sifat
d. Tabel Jabatan
e. Tabel Pegawai
Adapun sintaks dalam pembuatan tabel-tabel tersebut adalah :
CREATE TABLE unit (
id_unit int NOT NULL PRIMARY KEY, nama_unit varchar(20) NOT NULL, )
CREATE TABLE sifat (
id_sifat int NOT NULL PRIMARY KEY, nama_sifat varchar(10) NOT NULL )
CREATE TABLE jabatan (
id_jabatan int NOT NULL PRIMARY KEY, nama_jabatan varchar(20) NOT NULL,
)
CREATE TABLE userlog (
id_user int NOT NULL PRIMARY KEY, nama_user varchar(20) NOT NULL, password char(10) NOT NULL )
CREATE TABLE pegawai (
id_pegawai int NOT NULL PRIMARY KEY, nama_pegawai varchar(50) NOT NULL, alamat varchar(100) NOT NULL, id_user int NOT NULL,
FOREIGN KEY (id_user) REFERENCES userlogs (id_user) )
CREATE TABLE surat (
id_surat int NOT NULL PRIMARY KEY, id_sifat int NOT NULL,
jenis_surat char(10) NOT NULL, no_surat char(15) NOT NULL, kepada varchar(50) NOT NULL, tanggal datetime NOT NULL, dari varchar(50) NOT NULL, perihal varchar(100) NOT NULL, isi varchar(1000) NOT NULL, tembusan varchar (100) NULL, jenis_surat varchar (10)
FOREIGN KEY (id_sifat) REFERENCES sifat (id_unit), FOREIGN KEY (id_pegawai) REFERENCES pegawai
3. Pembuatan diagram yang menunjukkan relasi antara semua tabel yang dibuat
dalam database pada SQL Server.
Gambar 4.1 Relasi Tabel dalam SQL Server
4.4 Setting Koneksi dari VB ke SQL Server
Setting koneksi dari VB ke SQL Server dilakukan agar data-data yang ada
dalam database dapat diakses melalui user interface yang tersedia. Berikut adalah
potongan skrip yang digunakan untuk membuka koneksi antara VB dan SQL
Server :
Private Sub Form1_Load(ByVal sender As Object, ByVal e As _ System.EventArgs) Handles Me.Load
Dim KoneksiSql As String = "Data Source=localhost;" _ & "Integrated Security=True;Initial " _
Dim con As New SqlConnection(KoneksiSql)
4.5 Implementasi Antar Muka
Antar-muka merupakan tampilan yang nantinya akan berinteraksi
langsung dengan pengguna. Antar muka dari tiap-tiap pengguna dalam prototipe
Administrasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar ini berbeda-beda, tergantung
pada login yang dilakukan saat akan menggunakan prototipe ini. Antar muka
prototipe Administrasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar sebagai berikut :
1. Tampilan Halaman Login
Halaman login merupakan halaman pertama yang muncul saat prototipe
dijalankan. Dari inputan id_user dan password akan menentukan halaman apa
saja yang selanjutnya
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Login
Ketika tombol OK ditekan maka proses yang terjadi adalah program
melakukan pengecekan melalui sistem yang diambil dari tabel User. Perintah
SELECT nama_user,password FROM user WHERE ((nama_user=’”
&txtLogin.text& “’) AND (password=’” &txtPassword.text&”’)
Apabila hasil pengecekan pada SQL id_user adalah Administrator, maka
halaman yang tampil adalah sebagai berikut :
Gambar 4.3 Halaman menu untuk Administrator
Pada halaman Administrator ini hanya halaman-halaman tertentu saja yang
dapat diakses karena Administrator dalam sistem ini hanya bertugas untuk
meng-input data-data yang berkaitan langsung dengan sistem administrasi
pengarsipan. Input data tersebut dapat dilakukan dengan cara menekan tombol
Gambar 4.4 Menu Item untuk Administrator
Form kedua yang bisa diakses dari menu dropdown adalah form untuk
menginput data Unit. Sedikit berbeda dengan form sebelumnya yang hanya
mengharuskan user untuk meng-input 2 field, dari form ini Administrator juga
harus meng-input 2 field baru Form Unit berisi data id_unit, nama_unit
Query serta hasil dari perintah SQL diatas adalah sebagai berikut :
Gambar 4.6 Tampilan Hasil query pada SQL Server
Pada halaman ini ada kalanya Administrator ingin menghapus data karena
suatu hal,maka disediakan juga tombol Hapus. Ketika tombol ini ditekan,maka
perintah SQL yang dieksekusi adalah sebagai berikut :
USE SAS
DELETE FROM unit
WHERE id_unit = '2'
GO
Sama seperti form sebelumnya, form Unit juga menyediakan fasiltas untuk
menyimpan dan menampilkan record dari data yang telah di-input.
Sifat surat menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari suatu sistem
