Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang.
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka
Pada tugas akhir yang berjudul “Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru (studi kasus STIKOM Surabaya)” (Darmakusuma:2009)
membahas permasalahan tentang penmaru berbasis web. Solusi yang diusulkan oleh tugas akhir tersebut adalah menggunakan sistem informasi berbasis web agar memudahkan bagian penmaru dalam proses perekrutan, pelaksanaan tes, hingga proses penerimaan lebih efektif dan efisien.
Pada tugas akhir yang penulis kerjakan ini memiliki cakupan yang sama dalam penmaru. Namun memiliki perbedaan yaitu dari segi proses bisnis pada LP3I Surabaya sesuai dengan kebutuhan, serta adanya notifikasi pada pemberitahuan jadwal tes, dan hasil penerimaan yang diberitahukan melalui short message service (SMS).
2.2 Sistem Informasi
Menurut Joseph (1993:3-4), sistem informasi berasal dari dua kata yaitu sistem dan informasi. Sistem adalah suatu kerangka kerja yang sangat terpadu serta mampunyai satu sasaran atau lebih. Informasi berbeda denga data, data adalah keadaan yang ada dan belum diproses lebih lanjut, sedangkan informasi adalah data-data yang telah diolah dan bernilai bagi penggunanya. Maka sistem informasi adalah suatu kerangka kerja di mana sumber daya manusia dan
teknologi dikoordinasikan untuk mengubah input (data) menjadi output (informasi) guna mencapai sasaran perusahaan.
2.3 Aplikasi
Menurut Jogiyanto (2005:126), perangakat lunak aplikasi adalah program yang ditulis dan diterjemahkan oleh linguage software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.
Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atau tugas-tugas tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data.
2.4 Data
Menurut Edhy Sutarna (2004:4), data adalah bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata antara fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang menunjukkan jumlah, waktu, dan tindakan.
2.5 Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.6 Analisa Sistem
Menurut Jogiyanto (2006) analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan serta hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
2.7 Desain Sistem
Setelah tahap analisa sistem dilakukan, maka telah diperoleh gambaran jelas mengenai apa yang harus dikerjakan. Tahapan selanjutnya memikirkan bagaimana membuat sistem yang baru tersebut. Menurut Jogiyanto (1990:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:
a. Tahap setelah analisa dari siklus pengembangan sistem. b. Pendefinisian dari kebutuhan fungsional perusahaan. c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan memiliki fungsi.
f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
2.8 Document Flow
Menurut Sudarmo (2008), document flow adalah bagan yang menunjukkan alur dalam program ataupun prosedur sistem secara fisik. Bagan alur digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan
alur sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol antara lain sebagai berikut:
Tabel 2.1 Simbol-simbol pada Document Flow
No. Simbol Nama Simbol
Flowchart
Fungsi
1. Dokumen Untuk menujukkan
dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.
2. Proses Komputerisasi Menunjukkan kegiatan
dari operasi program komputer.
3. Database Untuk menyimpan data.
4. Penghubung Menunjukkan hubungan
di halaman yang sama.
5. Penghubung Halaman
Lain
Menunjukkan hubungan di halaman lain.
6. Terminator Menandakan awal/ akhir
dari suatu sistem.
7. Decision Menggambarkan logika
keputusan dengan nilai true atau false.
8. Kegiatan Manual Untuk menunjukkan
pekerjaan yang
dilakukan secara manual.
9. Simpanan Offline Untuk menujukkan file
non-komputer yang diarsip urut angka.
2.9 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Kendall (2003:241), Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem yang dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa
digunakan untuk merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem. Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi bagaimana data-data berpindah di dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana data-data melalui, dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut DFD, penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi.
2.10 Entity Relational Diagram (ERD)
Entity relationship diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang merupakan ciri entity tersebut. Attribute yaitu uraian dari entitas dimana mereka dihubungkan atau dapat dikatakan sebagai identifier atau descriptors dari entitas.
Entitas digolongkan menjadi independent atau dependent entity. Independent entity adalah apa yang tidak bersandar pada yang lain sebagai identifikasi. Suatu dependent entity adalah apa yang bersandar pada yang lain sebagai identifikasi. Menurut Marlinda (2004: 28).
2.11 Konsep Dasar Basis Data
2.11.1 Database
Menurut Yuswanto (2005), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara
database relasional dan non-relasional. Pada database non-relasional, sebuah database hanya sebuah file.
Menurut Marlinda (2004), database adalah suatu susunan/ kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/ perusahaan yang dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
2.11.2 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/ perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data (database), pemakai (user), dan aplikasi perangkat lunak yang bersifat opsional. Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem basis data adalah :
1. Mengurangi redudansi data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga pembaruan dilakukan berulang-ulang.
2. Menjaga konsistensi data. 3. Keamanan data dapat tejaga. 4. Integritas dapat dipertahankan. 5. Data dapat digunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pendidikan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah :
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data. 3. Perangkat lunaknya relatif mahal.
4. Kerusakan sitem basis data yang dapat mempengaruhi departemen/ bagian yang terkait.
2.11.3 Database Management System (DBMS)
Menurut Merlinda (2004:6), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis data adalah kumpulan data, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
2.12 Website
Menurut Hidayat (2009), website adalah suatu situs atau dapat diartikan sebagai kumpulan-kumpulan halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi tek, gambar diam/ gambar gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis atau dinamis yang membentuk satu rangkaian
bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman. Hubungan antara satu halaman web dengan halaman web lainnya disebut Hyperlink, sedangkan teks yang dijadikan media penghubung disebut Hypertext.
2.13 HyperText Markup Language (HTML)
Menurut Prasetio (2005), HyperText Markup Language (HTML) adalah bahasa yang mempelopori hadirnya web dan internet. Bahasa ini merupakan bahasa pemograman yang digunakan oleh sebagian besar situs web yang dikunjungi oleh setiap orang. HTML saat ini dikenal oleh hampir semua komputer yang ada di dunia dan merupakan universal untuk membuat sebuah dokumen. HTML tidak memiliki variasi format terbaik dan bahkan tidak menjamin bahwa halaman web yang yang dibuat sama persis di setiap browser, tetapi perlu diingat bahwa tanpa HTML, tidak akan ada internet.
2.14 Hypertext Prepocessor (PHP)
Menurut Anhar (2010), Hypertext Prepocessor (PHP) yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server. PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis. Dinamis berarti dapat disesuaikan sesuai keinginan client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client selalu terbaru. Semua script PHP dieksekusi pada server di mana script tersebut dijalankan.
2.15 My Structure Query Language (MySQL)
Menurut Anhar (2010), My Structure Query Language (MySQL) adalah salah satu Database Management System (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lain-lain. Pemrograman PHP juga sangat mendukung dengan penggunaan database MySQL.
Keunggulan dari MySQL adalah cepat dan mudah digunakan. MySQL semula berkembang karena memerlukan SQL Server yang dapat mengatasi sebuah perintah database.
2.16 Standard Operating Procedure (SOP)
Menurut Tahgati (2013), Standard Operating Procedure (SOP) dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan aktivitas operasional yang dilaksanakan sehari-hari, dengan tujuan agar pekerjaan tersebut dilaksanakan secara benar, tepat, dan kosisten untuk menghasilkan produk sesuai standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
Manfaat SOP sebagai berikut:
a. Sebagai standar yang digunakan pegawai untuk melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.
b. Mengurangi faktor kesalahan dan ketidaktertiban pegawai.
c. Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh pegawai untuk mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya.
2.17 Teknik Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik pengambilan data oleh peneliti dengan langsung berdialog dengan responden untuk menggali informasi dari responden. Dalam wawancara, peneliti tidak harus bertatap muka secara langsung, tetapi dapat melalui media tertentu misalnya telepon, teleconference, chatting melalui internet, bahkan melalui short message service (SMS) dan e-mail. (Suliyanto, 2006).
Teknik ini merupakan salah satu teknik yang paling sering digunakan oleh peneliti untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan terkait penelitian yang dilakukan. Di dalam dunia TI, para pengembang sebuah sistem sering menggunakan teknik ini untuk menggali informasi yang dibutuhkan stakeholder atau pemilik kepentingan.
2.18 Teknik Observasi
Teknik obervasi merupakan teknik pengumpulan data dengan menggunakan pancaindra, jadi tiddak hanya pengamatan menggunakan mata. Mendengarkan, mencium, mengecap, dan meraba termasuk salah satu bentuk observasi. Instrumen yang digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan dan lembar pengamatan, serta bisa juga berupa catatan singkat mengenai hal-hal apa saja yang diobservasi. (Suliyanto, 2006)
Observasi sering digunkan sebagai teknik pengumpulan data tambahan selain wawancara, namun ada juga yang menggunakan observasi tanpa menggunakan wawancara. Didalam melakukan observasi, pancaindra yang paling berperan adalah pengamatan dengan melihat.
2.19 Software Development Life Cycle (SDLC)
Menurut Pressman (2010) didalam software development life cycle terdapat beberapa model diantaranya adalah model waterfall, terkadang disebut sebagai siklus hidup klasik, menunjukkan sistematis, pendekatan sekuensial untuk penyebaran perangkat lunak yang dimulai dengan spesifikasi permintaan pelanggan dan berlangsung melalui perencanaan, pemodelan, construction dan deployment yang berakhir pada dukungan yang berkelanjutan dari terselesainya software. Komunikasi Perencanaan Pemodelan Konstruksi Pengoperasian
Gambar 2.1 SDLC dengan metode Waterfall (Pressman, 2010) 1. Communication (komunikasi)
Langkah ini merupakan analisis terhadap kebutuhan software, dan tahap untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan customer, maupun mengumpulkan data-data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel, maupun dari internet.
2. Planning (perencanaan)
Proses planning merupakan lanjutan dari proses communication (analysis requirement). Tahapan ini menggambarkan tugas-tugas teknis yang dilakukan, sumber daya yang dibutuhkan, produk yang harus dihasilkan, dan jadwal-jadwal kerja termasuk rencana yang akan dilakukan.
3. Modeling (pemodelan)
Proses modeling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan-kebutuhan menjadi sebuah perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktural data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural.
4. Construction (konstruksi)
Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap perangkat lunak yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap perangkat lunak tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.
5. Deployment (pengoperasian)
Tahapan ini bisa dikatakan akhir dalam pembuatan sebuah software atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem
perangkat lunak yang sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala.
2.20 Short Message Service (SMS) Gateway
Short Message Service (SMS) (Talukder, 2010), merupakan sebuah layanan yang banyak diaplikasikan pada sistem komunikasi tanpa kabel, memungkinkan dilakukannya pengiriman pesan dalam bentuk teks. SMS didukung oleh GSM (Global System For Mobile Communication), TDMA (Time Division Multiple Access), CDMA (Code Division Multiple Access) yang berbasis pada telepon seluler yang saat ini banyak digunakan.
SMS gateway merupakan pintu gerbang atau jalur informasi suatu sistem untuk mengirimkan pesan informasi berdasarkan kebutuhan user dimana pintu gerbang tersebut adalah server yang bertugas sebagai media penghubung user dengan nomor poser yang dituju. SMS Gateway adalah sebuah perangkat lunak yang menggunakan bantuan komputer dan memanfaatkan teknologi seluler yang digunkaan untuk mendistribusikan maupun menerima pesan melalui sistem informasi dimana SMS tersebut dapat dikirim ke banyak nomor secara otomatis dan praktis. Adapun fungsi dan fitur SMS Gateway antara lain :
1. Komunikasi SMS interaktif dua arah. 2. SMS info on demand.
3. SMS Automatic Registration. 4. Polling SMS
5. Pengiriman SMS Broadcast. 6. Pengiriman SMS ke Call Group.
7. Pengiriman SMS terjadwal.
Gammu adalah nama projek dan perangkat lunak yang ditujukan untuk membantu programmer membangun aplikasi, script, dan driver yang dapat digunakan untuk semua fungsi pada telepon seluler atau alat sejenisnya. Gammu dapat digunakan sebagai penunjang dalam mengirimkan dan menerima SMS.
Gambar 2.2 Cara Kerja Gammu Keterangan pada Gambar 2.2 adalah sebagai berikut:
1. Gammu-smsd-inject adalah program yang membuat antrian SMS/ pesan di Gammu, yang kemudian dikirim menggunakan modem yang terhubung. 2. Service storage adalah penyimpanan file teks SMS.
3. Gammu-smsd adalah sebuah program yang secara berkala melakukan scan modem untuk menerima dan mengirim SMS.
4. Run on receive adalah fungsi yang terdapat pada aplikasi Gammu yang berfungsi sebagai auto reply atau melakukan balasan SMS yang sudah di konfigurasi sebelumya secara otomatis.
5. GSM modem adalah hardware yang digunakan untuk mengirim dan menerima SMS.
6. Gammu-smsd-monitor melakukan monitor status smsd.
2.21 Black Box Testing
Menurut Rizky (2011), pengertian dari Black Box Testing adalah suatu tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya. Berdasarkan hal tersebut, para tester memandang perangkat lunak
seperti layaknya “kotak hitam” yang tidak terlihat isinya, tetapi dikenai proses
testing bagian luarnya saja. Black Box Testing hanya memandang perangkat lunak dari sisi spesifikasi dan kebutuhan yang telah ditentukan pada awal perancangan. Keuntungan dari jenis testing ini antara lain:
1. Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis program.
2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug sering ditemukan oleh komponen tester yang berasal dari pengguna.
3. Hasil dari black box testing dapat memperjelas kontradiksi ataupun kerancuan yang mungkin timbul dari eksekusi sebuah perangkat lunak.
22
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Identifikasi Permasalahan
Identifikasi permasalahan merupakan langkah awal yang harus dilakukan dalam membuat suatu sistem yang baru. Langkah awal yang dilakukan adalah proses wawancara, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi tentang mekanisme penerimaan mahasiswa baru (penmaru) pada LP3I Surabaya. Selanjutnya dilakukan identifikasi terhadap permasalahan yang ada pada LP3I Surabaya khususnya mengenai penmaru. Identifikasi masalah dimulai dengan observasi dan wawancara yang dilakukan pada tanggal 4 April 2015 sampai 29 Pebruari 2016. Data-data yang harus dikumpulkan pada saat melakukan observasi dan wawancara diantaranya mengenai pendaftaran, seleksi, dan wawancara.
Pada LP3I Surabaya penmaru dilakukan dengan cara, calon mahasiswa baru (calon aplikan) datang langsung ke lokasi untuk membeli formulir, pengisian formulir dilakukan dengan cara manual mengisi form kertas, kemudian dikumpulkan pada bagian penmaru. Calon aplikan juga diberikan kesempatan untuk mengikuti Tes Minat dan Bakat (TMB) sebelum melakukan pembelian formulir pendaftaran, agar tidak salah dalam menentukan jurusan. Formulir yuang sudah diisi lengkap, akan direkap oleh admin ke komputer untuk data pendaftar.
Selanjutnya calon aplikan dipersilahkan pulang dan menunggu kabar dari bagian penmaru melalui telepon mengenai jadwal tes potensi akademik yang akan dilaksanakan.
Setelah tes potensi akademik dilaksanakan, calon aplikan akan mengikuti sesi wawancara yang dilakukan secara perseorangan dan sebagai syarat penunjang dalam penerimaan. Tahapan selanjutnya yaitu penilaian yang diambil dari hasil tes potensi akademik sebesar 70% dan nilai hasil wawancara sebesar 30% sebagai hasil akhir nilai penerimaan. Jika nilai yang diperoleh calon aplikan lebih dari atau sama dengan 65, maka calon aplikan tersebut diterima, dan apabila kurang dari 65 maka hasilnya tidak diterima.
Hasil penerimaan akan diinformasikan kepada masing-masing calon aplikan melalui telepon. Data pendaftar pada tahun 2014, terdapat 264 pendaftar, dan ada 200 yang diterima. Terdapat sebanyak 172 (86%) calon aplikan yang berasal dari dalam kota (Surabaya), dan sisanya sejumlah 28 (14%) berasal dari luar kota Surabaya.
Berdasarkan proses bisnis yang ada, terdapat beberapa hal yang dianggap belum optimal yaitu, ketika calon aplikan membeli formulir pendaftaran, maka calon aplikan harus datang ke lokasi. Selain itu, calon aplikan juga harus kembali lagi dikemudian hari sampai beberapa kali untuk mengikuti tes TPA dan wawancara.
Kedua, untuk calon aplikan yang berada di luar kota Surabaya dan tidak memungkinkan untuk datang ke lokasi, tidak bisa mendaftar secara online karena sistem yang ada tidak mendukung, ditambah lagi admin penmaru harus melakukan rekap setiap form pendaftaran, dan sering ditemukannya kesalahan penulisan dalam melakukan rekap data.
3.1.1 Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru pada LP3I Surabaya
Document Flow Penmaru
Penmaru Calon Aplikan Start Formulir Pendaftaran Mengisi Data Calon Aplikan Formulir Pendaftaran Lengkap ? Tidak Nomor Pendaftaran Membuat Nomor Pendaftaran Ya Membuat Jadwal Tes Hasil Test Potensi Akademik Melakukan Seleksi Hasil Penerimaan End Hasil Test Minat Bakat Memberi Saran Pilihan Jurusan Menerima Saran Pilihan Jurusan Rekap Hasil Wawancara Melaksana kan Tes Melakukan Wawancara
Proses penerimaan mahasiswa baru (penmaru) pada LP3I Surabaya yang dijelaskan pada document flow pada Gambar 3.1, dalam proses ini calon aplikan terlebih dahulu datang ke bagian penmaru untuk melakukan transaksi pembelian formulir, kemudian calon aplikan wajib mengisi data diri sesuai formulir. Setelah semuanya terisi lengkap, maka selanjutnya diserahkan ke bagian penmaru untuk dijadwalkan tes dengan dibuatkan nomor tes dan jadwal tes.
Pelaksanaan seleksi dilakukan di LP3I Surabaya dengan pemberitahuan jadwal melalui telepon. Seleksi dilaksanakan dengan mengikuti dua tes yaitu, Tes Potensi Akademik (TPA) dan dilanjutkan dengan Tes Minat Bakat (TMB) yang bersifat opsional. Tes TPA menghasilkan informasi tentang penerimaan, sedangkan Tes TMB menghasilkan informasi saran pilihan jurusan. Proses akhir yaitu pembobotan nilai yang diambil dari hasil TPA ditambah dengan nilai hasil wawancara, sehingga menghasilkan informasi penerimaan mahasiswa baru.
3.2 Analisis Permasalahan
Berdasarkan analisa yang dilakukan, terdapat beberapa hal yang dianggap belum optimal dalam proses penmaru tersebut, diantaranya ketika calon aplikan melakukan pendaftaran, calon aplikan harus datang langsung ke lokasi untuk membeli formulir. Selain itu, calon aplikan juga harus kembali lagi dikemudian hari sampai beberapa kali untuk mengikuti tes dan wawancara.
Kedua, untuk calon aplikan yang berada di luar kota Surabaya dan tidak memungkinkan untuk datang ke lokasi, tidak bisa melakukan pendaftaran secara online karena sistem yang ada tidak mendukung, ditambah lagi admin penmaru
harus melakukan rekap setiap form pendaftaran, dan sering ditemukannya kesalahan penulisan dalam melakukan rekap data.
3.3 Analisis Kebutuhan
Dalam proses merancang dan mengembangkan aplikasi penerimaan mahasiswa baru berbasis web ini, diperlukan analisis dalam kebutuhan perangkat lunak (software) yang akan digunakan secara tepat, dengan tujuan software yang dihasilkan tersebut memiliki fungsi yang sesuai dengan kebutuhan user dan mampu memperbaiki dari penggunaan sistem yang sebelumnya.
3.3.1 Kebutuhan Fungsi Penmaru
Kebutuhan fungsi dibedakan menjadi kebutuhan fungsional dan non-fungsional. Untuk kebutuhan fungsi pada pendaftaran, dapat dilihat pada Tabel 3.1 Detil Kebutuhan Fungsi Pendaftaran.
Tabel 3.1 Detail Kebutuhan Fungsi Pendaftaran
Nama Fungsi Mengelola data pendaftaran
Pengguna Admin Penmaru
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk melakukan validasi data pendaftaran
Kondisi Awal Sudah login sebagai admin penmaru
Alur Normal
Aksi Pengguna Respon Sistem
1. Pengguna memilih menu master pendaftaran.
2. Pengguna melakukan validasi data pendaftaran dengan menekan tombol valid.
1. Sistem menampilkan form master pendaftaran.