Pada bab ini berisikan kesimpulan dari sistem yang dibuat dan saran untuk pengembangan sistem.
5
2.1 Sejarah Singkat PERPUSTAKAAN UMUM KOTA SURABAYA
Tak bisa dipungkiri, masyarakat Indonesia khususnya masyarakat Kota Surabaya lebih akrab dengan budaya mendengar dibandingkan budaya membaca, lebih memprihatinkan lagi dari berbagai penelitian yang dilakukan para ahli hanya 10 % masyarakat Indonesia yang dikategorikan intelek dan akrab dengan kebiasaan membaca, padahal untuk menjadi masyarakat yang maju dan beradab memerlukan kecerdasan yang luar biasa dan itu bisa didapatkan dari kebiasaan membaca.
Faktor ekonomi yang minimal untuk menyediakan sarana bagi kegiatan membaca semestinya tidak tepat dijadikan alasan, Pemerintah Kota Surabaya dalam hal ini Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang mempunyai wewenang dalam kaitannya dengan kampanye gemar membaca telah melakukan berbagai program dan kegiatan untuk memompa semangat membaca dan menjadikan membaca sebagai budaya measyarakat Surabaya, penyediaan sarana dan prasarana seperti Perpustakaan, Taman Bacaan (TBM), Perpustakaan Keliling dan penambahan koleksi buku setiap tahunnya
bagi Perpustakaan Sekolah – sekolah adalah sebagian kecil upaya untuk
membantu masyarakat Surabaya untuk gemar membaca.
Tentu saja sangat mustahil bagi Pemerintah Kota Surabaya meraih sukses dalam kampanye Gemar Membaca tanpa bantuan dan partisipasi dari berbagai kalangan masyarakat Surabaya, keluarga adalah lapis pertama yang menjadi kunci suksesnya kampanye gerakan membaca lewat orang tua yang
6
menularkan kebiasaan membaca pada anak-anaknya, bantuan berupa
buku-buku terutama pada sekolah – sekolah tingkat dasar untuk terbitan terbaru
dari kalangan swasta merupakan lapisan kedua kunci sukses gerakan membaca, bahkan setiap area publik wajib menyediakan sudut baca hingga
masyarakat mudah untuk mendapatkan akses buku – buku secara gratis yang
bisa dipinjam.
Harapan kedepan adalah bagaimana kegiatan membaca menjadi sebuah kebiasaan dimana saja dan kapan saja bukan hanya milik kalangan pelajar tapi seluruh lapisan masyarakat sehingga bangsa ini menjadi bangsa yang maju dan beradab berkat membaca, karena orang yang gemar membaca pasti memiliki gagasan dan jika gagasan diikuti usaha membangun gagasan menjadi kenyataan.
2.2 Lokasi PERPUSTAKAAN
Badan Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya berlokasi di jalan Rungkut Asri Tengah 5-7 Surabaya. Untuk lebih detail dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :
2.3 Visi dan Misi PERPUSTAKAAN
Visi dari perpustakaan umum kota Surabaya adalah Menjadi Sumber Informasi Dan Mencerdaskan Masyarakat Surabaya.
Makna
Sumber Informasi adalah : Menyediakan Bahan Informasi yang dijadikan
sebagai pembuatan kebijakan.
Mencerdaskan adalah : Meningkatkan Kualitas SDM Masyarakat
Surabaya.
Sedangkan Misi adalah sebagai berikut :
1) Meningkatkan kesadaran aparatur terhadap pentingnya arsip melalui
pemasyarakatan kearsipan
2) Mengembangkan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui
peningkatan pengetahuan dan keterampilan aparatur tentang kearsipan serta profesionalisme kinerja aparatur dan pemanfaatan iptek
3) Mendorong pengembangan sistem kearsipan melalui peningkatan
pelayanan prima yang dapat dipertanggung jawabkan
4) Menyelamatakan dan mengamankan arsip sebagai sumber informasi dan
bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan
5) Membina dan mengembangkan jenis perpustakaan di lingkungan
Pemerintah Kota Surabaya
8
2.4 Struktur Organisasi PERPUSTAKAAN
Berikut ini adalah struktur organisasi Badan Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya :
Ka. Badan Arsip dan Perpustakaan
Arini Pakistyaningsih, SH, MM.
Sekertaris
Sutopo, S.Sos, MM.
Jabatan Fungsional
Tertentu Sub Bagian Keuangan
Drs. Ec. Agus Irawan, MM.
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Tunas Widiarti, S,Sos, MM.
Bidang Pembinaan
Dra. Endang Wachjunie
Bidang Informasi dan Layanan
Enis Soesilowati, SH.
Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan
M.Sutopo, SE.
Sub Bidang Pembinaan Kearsipan
Tunas Widiarti, S.Sos, MM.
Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan
Drs. Elok Susilo W, MM.
Sub Bidang Informasi Kearsipan
Drs. Muriyono Wahyudi
Sub Bidang Pelayanan Kepustakaan
Ratih Retno Wahjuni, S.SI
Sub Bidang Akuisisi & Deposit Kearsipan
Ir Andin Novrianto, MM..
Sub Bidang Pengadaan & Pengolahan Kepustakaan
Dra. Jumpasari, M.Si.
Menurut Anonimous (2014) Badan Asrip dan Perpustakaan Kota Surabaya memiliki strustur organisasi dalam membantu pemerintahan Surabaya di bidang perpustakaan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang ditetapkan oleh Gubernur Surabaya. Fungsinya yaitu:
1) Penyelenggaraan pembinaan dan pengembangan arsip dan
perpustakaan.
2) Pengelolahan arsip dan bahan pustaka
Berikut ini penjelasan masing-masing bagian didalam struktur organisasi pembinaan.
1) Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan
Berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Gubernur melalui SEKDA. Memiliki tugas yaitu melaksanakan tugas umum pemerintahan dibidang deposit, pengkajian, teknologi, pengelolahan, khasanah, pembinaan, pengembangan, pelestarian dan konveksi sesuai dengan peraturan perundang- undangan.
2) Sekretariat
Merupakan unsur pembantu kepala badan Arsip dan Perpustakaan dibidang pelayanan administrasi, umum, kepegawaian, tatalaksana dan keuangan. Memiliki tugas yaitu melakukan pembinaan dan pelayanan administrasi dibidang ketatalaksanaan, hokum dan perundang- undangan, umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, rumah tangga, hubungan masyarakat dan pnerbitan naskah dilingkungan badan arsip dan perpustakaan.
Sekertaris mempunyai sub-sub yang terdiri dari :
a) Sub bagian keuangan
Sub bagian keuangan memiliki tugas yaitu melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan, penyusunan anggaran, verivikasi, perbendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan.
b) Sub bagian umum dan kepegawaian
Sub bagaian umum dan kepegawaian memiliki tugas yaitu melaksanakan urusan ketatausahaan, rumah tangga, barang inventaris, asset, peralatan, pemeliharaan perpustakaan, melaksanakan kepegawaian dan organisasi.
10
3) Bidang Pembinaan
Merupakan unsur pelaksana teknis dibidang ebinaan sumber daya manusia dan pengembangan kelembagaan. Memiliki tugas yaitu melakukan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia dan kelembangaan. Bidang pembinaan memiliki sub-sub yang terdiri dari :
a) Sub Bidang Pembinaan Kearsipan
Melakukan pembinaan, bimbingan teknis dan pengembangan tenaga fungsional arsiparis dan pustakawan.
b)Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan
Memiliki tugas melakukan pembinaan, bimbingan teknis dan pengembangan tenaga fungsional arsiparis dan pustakawan. Dibagian inilah kegunaan aplikasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur untuk Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
4) Bidang Informasi dan Layanan
Merupakan unsur pelaksana teknis dibidag pelayanan public dan teknologi informasi. Memiliki tugas yaitu melakukan pelayanan informasi, arsip dan perpustakaan, pengembangan, peningkatan dan penerapan teknoogi informasi. Bidang informasi dan layanan memiliki sub-sub yang terdiri dari :
a) Sub Bidang Informasi Kearsipan
Memiliki tugas melakukan pelaksanaan pengembangan,
b) Sub Bidang Layanan Keperpustakaan
Mempunyai tugas melakukan pelayanan informasi dan
dokumentasi, pemanfaatan koleksi kearsiapan dan perpustakaan kepada publik.
5) Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan
Merupakan unsur pelaksana teknis dibidang akusisi, pengolahan, penilaian dan penyusutan. Memiliki tugas yaitu melakukan survey, penilaian, akusisi, pengolahan, penyusutan arsip, pengembangan bahan pustaka, penyusutan accessionist dan kliping.
a) Sub Bidang Akusisi, Deposit Kearsipan
Memiliki tugas melakukan survey atau pelacakan, inventarisasi dan akusisi.
b) Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan
Memiliki tugas yaitu melakukan pengolahan arsip dan pengembangan bahan pustaka dan penyusunan accession list dan kliping.
Rancang bangun sistem informasi pemasukan buku dari pembelian beserta distribusinya ini yang dikerjakan pada bagian sub bidang pengadaan dan pengolahan kepustakaan yaitu pada tugasnya dalam mendistribusikan buku yang didapat dari pembelian ke sekolah, TBM, dan beberapa tempat lainnya. Aplikasi yang dibangun bertujuan untuk melaporkan posisi pendistribusian buku.
12
BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Sistem Informasi
3.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi tidak harus melibatkan komputer, tetapi dalam prakteknya sistem informasi lebih sering dikait-kaitkan dengan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (computer based information system atau CBIS).
Menurut John F. Nash (1995) “Sistem Informasi adalah
kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern
dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.”
Menurut Robert A. Leitch (1983), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
3.1.3 Tujuan Sistem Informasi
Tujuan sistem informasi dibedakan atas tiga tujuan umu yang bagi semua sistem yaitu :
1) Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen.
2) Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.
3) Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.
3.1.3 Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem Informasi Perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process dalam suatu perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan.
Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian.Sofware, 2009:1).
14
3.2 Pengertian Perpustakaan
Menurut Sulistyo (1991:3), Ilmu perpustakaan ialah pengetahuan tersusun rapi menyangkut tujuan, objek, fungsi perpustakaan, serta fungsi metode, penyusunan, teknik, dan teori yang digunakan dalam pemberian jasa perpustakaan.
Beberapa tujuan kepustkawan sebagai berikut :
1) Penyimpanan, artinya perpustakaan bertugas menyimpan buku
yang diterima.
2) Penelitian, artinya perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk
keperluan penelitan.
3) Informasi, artinya perpustakaan menyediakan informasi yang
diperlukan pemakai perpustakaan.
4) Pendidikan, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar
seumur hidup, terutama bagi mereka yang telah meninggalkan bangku sekolah.
5) Kultural, artinya perpustakaan menyimpan khasanah budaya
bangsa atau masyarakat tempat perpustakaan berada serta juga meningkatkan nilai dan apresiasi budaya masyarakat sekitar melalui proses penyediaan bahan bacaan.
3.3 Analisa dan Desain Sistem Inforamsi
Menurut Kendall (2003), Informasi ibarat yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting di dalam organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.
Analisis sistem dapat didefenisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevalusasi permasalahan-permasalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Tahap analisi sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (design system). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
3.4 Pengertian SQL
Menurut Yuswanto (2009), SQL (Structured Query Language) adalah sebuah Bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. Bahsa ini secara de facto merupakan Bahasa dengan standar yang difunakan dalam manajemen basis data relasional. Saat ini hanpir semua sever basis data yang ada mendukung bahas ini untuk melakukan manajemen datanya.
Secara umum, SQL terdiri dari dua Bahasa, yaitu Data Definition
Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML). Implementasi
DDL dan DML berbeda untuk tiap sistem manajemen basis data (SMBD), namum secara umum implementasi tiap Bahasa ini memiliki benuk paling umum yang dapat digunakan pada kebanyakan SMBD.
3.5 Visual Basic.NET
Menurut Priyanto Hidayatullah (2012), Visual Basic.NET merupakan generasi terbaru dari Visual Basic Pengembang akan senang untuk dicatat bahwa fitur baru termasuk warisan, metode overloading,
16
terstruktur pengecualian penanganan, dan banyak lagi. Kemampuan ini membuatnya lebih mudah daripada sebelumnya untuk menciptakan .NET aplikasi, termasuk aplikasi Windows, layanan web, dan aplikasi web.
3.6 Interaksi Manusia Dan Komputer
Interaksi Manusia Komputer (Human Computer Interaction) adalah studi tentang interaksi antara manusia (pengguna) dan komputer (Jacko,2007). Hal ini sering dianggap sebagai persimpangan ilmu komputer, ilmu perilaku, desain dan beberapa bidang studi. Interaksi antara pengguna dan komputer terjadi pada antarmuka pengguna (atau hanya antarmuka), yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras, misalnya, karakter atau objek ditampilkan oleh perangkat lunak pada monitor komputer, masukan yang diterima dari pengguna melalui perangkat keras peripheral seperti keyboard dan mouse, dan interaksi pengguna lain dengan sistem komputerisasi skala-besar seperti dan pesawat pembangkit listrik.
The Association for Computing Machinery mendefinisikan
Interaksi Manusia Komputer sebagai "suatu disiplin berkaitan dengan desain, evaluasi dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan manusia dan dengan studi fenomena besar di sekitar mereka".
17
Salah satu tugas dari bagian pengolahan pada Badan Arsip dan Perpustakaan kota Surabaya adalah dalam pengadaan pembelian buku dan didistribusikan pada Sekolah, TBM(Taman Baca Masyarakat), Perpustakaan, dan beberapa tempat lain. Berikut merupakan definisi dari proses bisnis pengolahan buku pada Badan Arsip dan Perpustakaan kota Surabaya.
4.1. Proses Bisnis
Berikut ini adalah deskripsi analisis proses bisnis yang terdapat pada perusahaan:
1.)Pegawai bagian pengolahan akan membuat daftar pengadaan buku yang
kemudian diberikan kepada APBD
2.)APBD akan memberikan dana dan daftar buku apa saja yang harus dibeli
oleh pegawai bagian pengolahan.
3.)Setelah itu bagian pengolahan akan membeli daftar beli dari APBD dan
melaporkan daftar dan jumlah buku yang sudah dibeli
4.)Selanjutnya buku yang sudah dibeli akan didistribusikan pada Sekolah,
TBM(Taman Baca Masyarakat), Perpustakaan, dan beberapa tempat lain. Dalam pembuatan aplikasi yang meliputi proses bisnis diatas maka berikut akan dibuat desain sistem dan implementasi aplikasinya.
4.2. Mendesain Sistem
Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Desain sistem dilakukan mulai dari merancang System Flow, Context
18
Diagram, Hierarchy Input Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD), dan struktur table. Kemudian mendesain input output
untuk dibuat aplikasi selanjutnya.
4.2.1. Document Flow
Document Flow sistem pengolahan buku pada Badan Arsip dan
Perpustakaan Umum Kota Surabaya terdiri atas proses pendataan buku yang berasal dari pembelian dan pendistribusian buku ke sekolah dan TBM. Proses-proses pada sistem ini akan menghasilkan laporan pemasukan buku yang berasal dari pembelian dan pendistribusian buku ke sekolah dan TBM.
1. Document Flow Proses Pembelian Buku
Secara umum document flow untuk proses pembelian buku dapat dilihat pada bagan di bawah ini:
Document Flow Proses Pembelian Buku
Pegawai Pengolahan APBD Kepala Bagian
Mulai 1 Daftar Permintaan buku 2 3 Daftar pembelian buku Daftar Permintaan buku Membuat daftar pembelian buku 1 4 2 Rekap daftar permintaan buku 4 Cek kelengkapan buku berdasarkan permintaan buku Lengkap?
Daftar buku yang tidak lengkap 5 Laporan kelengkapan buku T Y Menghitung jumlah buku Laporan jumlah buku 6 Daftar pembelian buku 3 Rekap daftar pembelian buku 6 Rekap laporan jumlah buku
Daftar buku yang tidak lengkap
5
Selesai
Pada bagan 4.1 diatas menjelaskan proses pembelian buku dimulai dari penyerahan daftar permintaan buku kepada pegawai pengolahan. Dari daftar permintaan tersebut dibuat 3 arsip, dimana arsip pertama diberikan kepada APBD sebagai bukti permintaan buku dari pihak perpustakaan, arsip kedua sebagia rekap dari dafatar permintaan diberikan kepada kepala bagian dan arsip yang ketiga disimpan dibagian pengolahan sebagai bukti permintaan buku untuk pembelian. Setelah arsip kedua diberikan ke APBD, maka pihak APBD membuat daftar pembelian buku yang akan diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap daftar pembelian buku dan diberikan kepada pegawai pengolahan sebagai bukti pembelian buku. Dari bukti daftar pembelian buku yang diberikan kepada pegawai pengolahan dilakukan pengecekan buka yang di dapat dari APBD berdasarkan daftar permintaan buku yang ada. Apabila jumlah buku yang diterima tidak sesuai dengan daftara permintaan buku maka dibuatkan laporan dafatar buku tidak lengkap. Kemudian diberikan kepada pihak APBD untuk diganti dengan dengan buku yang baru. Apabila buku yang diterima sesuai denga daftar permintaan buku maka dibuatkan laporan kelengkapan buku, selanjutnya dilakukan perhitungan jumlah buku yang ada. Setelah dilakukan perhitungan selanjutnya dibuatkan 2 arsip laporan jumlah buku. Arsip pertama disimpan di bagian pegawai pengolahan dan arsip yang kedua diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap perhitungan jumlah buku dari pembelian.
2. Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke Sekolah
Secara umum document flow proses pendistribusian buku ke sekolah dapat dilihat pada bagan 2.4:
20
Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke Sekolah
Pegawai Pengolahan Mulai Laporan jumlah buku Men-distribusi Daftar distribusi buku 2 Daftar distribusi buku 1 Selesai
Sekolah Kepala Bagian
Daftar distribusi buku
1 2
Rekap daftar distribusi buku
Bagan 4.2 Document Flow Proses Pendistribusian ke Sekolah
Berdasarkan bagan 4.2 di atas bagian pengolahan akan mendistribusikan buku berdasarkan jumlah buku yang diperoleh dari pembelian. Dari distiribusi tersebut pegawai pengolahan membuat 3 laporan daftar distribusi yang dimana laporan pertama akan diberikan kepada sekolah sebagai bukti distribusi, laporan kedua diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap distribusi dan laporan yang ketiga di simpan di bagian pengolahan sebagai bukti distribusi buku.
3. Document Flow Proses Pendisitribusian Buku ke TBM
Secara umum document flow proses pendistribusian buku ke TBM dapat dilihat pada bagan 4.3:
Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke TBM Pegawai Pengolahan Mulai Laporan jumlah buku Men-distribusi Daftar distribusi buku 2 Daftar distribusi buku 1 Selesai TBM Kepala Bagian Daftar distribusi buku 1 2 Rekap daftar distribusi buku
Bagan 4.3 Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke TBM
Berdasarkan bagan 4.3 di atas bagian pengolahan akan mendistribusikan buku berdasarkan jumlah buku yang diperoleh dari pembelian. Dari distiribusi tersebut pegawai pengolahan membuat 3 laporan daftar distribusi yang dimana laporan pertama akan diberikan kepada TBM sebagai bukti distribusi, laporan kedua diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap distribusi dan laporan yang ketiga di simpan di bagian pengolahan sebagai bukti distribusi buku.
22
4.2.1. System Flow
System flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara menyeluruh
dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem.
1. System Flow Proses Pembelian Buku
Secara umum system flow proses pembelian buku dapat dilihat dari bagan berikut ini:
System Flow Proses Pembelian Buku
Pegawai Pengolaha
3
Daftar pembelian buku
Input user & password
Login
Data petugas
Menu utama
Input data buku
Simpan dan update Data buku Menghitung laporan jumlah pembelian buku 6 Laporan jumlah pembelian buku Mulai Daftar permintaan buku 1 2 Cek kelengkapan buku berdasarkan permintaan buku Lengkap?
Daftar buku tidak lengkap Laporan kelengkapan buku T Y 5 Selesai
APBD Kepala Bagian
3 Daftar pembelian buku 4 Daftar permintaan buku 1 Membuat daftar pembelian buku
Daftar buku tidak lengkap 5 4 Rekap pembelian buku 2 Rekap permintaan buku 6 Rekap jumlah pembelian buku
Pada bagan 4.4 menjelaskan proses pembelian buku dimulai dari penyerahan daftar permintaan buku kepada pegawai pengolahan. Dari daftar permintaan tersebut dibuat 3 arsip, dimana arsip pertama diberikan kepada APBD sebagai bukti permintaan buku dari pihak perpustakaan, arsip kedua sebagia rekap dari daftar permintaan diberikan kepada kepala bagian dan arsip yang ketiga disimpan dibagian pengolahan sebagai bukti permintaan buku untuk pembelian. Setelah arsip kedua diberikan ke APBD, maka pihak APBD membuat daftar pembelian buku yang akan diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap daftar pembelian buku dan diberikan kepada pegawai pengolahan sebagai bukti pembelian buku. Dari bukti daftar pembelian buku yang diberikan kepada pegawai pengolahan dilakukan pengecekan buku yang di dapat dari APBD berdasarkan daftar permintaan buku yang ada. Apabila jumlah buku yang diterima tidak sesuai dengan daftara permintaan buku maka dibuatkan laporan dafatar buku tidak lengkap. Kemudian diberikan kepada pihak APBD untuk diganti dengan dengan buku yang baru. Apabila buku yang diterima sesuai denga daftar permintaan buku maka pegawai pengolahan akan melakukan login ke system untuk menginputkan data buku yang diperoleh dari pembelian. Data buku yang diimputkan akan di simpan dalam database buku, selanjutnya dilakukan proses perhitungan buku dimana untuk melakukan proses ini akan diambil data buku dari
database buku yang sudah ada. Dari perhitungan akan menghasilkan laporan
jumlah buku yang dibeli dan diberikan kepada kepala bagian sebagia rekap pembelian buku.
24
2. System Flow Proses Distribusi Buku ke Sekolah
Secara umum system flow proses pembelian buku dapat dilihat dari bagan berikut ini:
System Flow Proses Distribusi Buku Ke Sekolah Pegawai Pengolahan
Mulai
Laporan jumlah buku
Sekolah Kepala Bagian
Daftar distribusi buku
1 2
Rekap daftar distribusi buku
Input user & password Login Data petugas Menu utama Data buku Laporan distribusi buku 2 1 Menghitung jumlah buku yang
didistribusi Selesai Laporan jumlah buku yang distribusi 3 Laporan distribusi buku Distribusi buku 3 Rekap jumlah distribusi buku
Bagan 4.5 System Flow Proses Distribusi Buku Ke Sekolah
Berdasarkan bagan 4.5 di atas bagian pengolahan akan mendistribusikan buku berdasarkan jumlah buku yang diperoleh dari pembelian. Pegawai menginputkan username & password untuk melakukan login ke sistem, setelah melakukan login selanjutnya proses distribusi dimana data buku diambil dari
database buku. Dari proses tersebut akan menghasilkan laporan berupa laporan
arsip laporan dua akan diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap distribusi