FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIK
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMASUKAN
BUKU DARI PEMBELIAN BESERTA DISTRIBUSINYA
PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN UMUM
KOTA SURABAYA
KERJA PRAKTIK
Program Studi
S1 Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akuntansi
Oleh:
vi
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... x
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematik Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAN ... 5
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 5
2.2 Lokasi Perusahan ... 6
2.3 Visi dan Misi Perusahaan... 7
2.4 Struktur Organisasi ... 7
BAB III LANDASAN TEORI... 12
3.1 Manfaat ... 12
3.1.1 Pengertian Sistem Informasi ... 12
3.1.2 Tujuan Sistem Informasi ... 13
3.1.3 Sistem Informasi Perpustakaan ... 13
3.2 Pengertian Perpustakaan ... 14
3.3 Analisa dan Desain Sistem Informasi ... 14
3.4 Pengertian SQL ... 15
3.5 Visual Basic .NET ... 15
3.6 Interaksi Manusia dan Komputer ... 16
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 17
4.1 Proses Bisnis ... 17
4.2 Mendesain Sistem ... 17
4.2.1 Document Flow ... 18
vii
DAFTAR ISI
2. Document Flow Proses Pendistribusian Buku Ke Sekolah ... 19
3. Document Flow Proses Pendistribusian Buku Ke TBM ... 20
4.2.2 System Flow ... 22
1. System Flow Proses Pembelian ... 22
2. System Flow Proses Pendistribusian Buku Ke Sekolah ... 24
3. System Flow Proses Pendistribusian Buku Ke TBM ... 25
4.2.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 26
A. Context Diagram ... 26
B. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengolahan ... 27
C. DFD Level 1 Data Master ... 28
D. DFD Level 1 Transaksi ... 28
E. DFD Level 1 Laporan ... 29
4.2.4 Perancangan Database ... 29
A. Conceptual Data Model ... 29
B. Physical Data Model ... 30
4.2.5 Struktur Basis Data dan Tabel ... 30
4.3 Desain Input/Output ... 33
4.3.1 Desain Input... 33
4.3.2 Desain Output ... 35
4.4 Implementasi Sistem ... 35
4.4.1 Teknologi ... 36
4.4.2 Penjelasan Pemakai Sistem ... 36
4.5 Evaluasi ... 39
BAB V PENUTUP ... 40
5.1 Kesimpulan ... 40
5.2 Saran ... 40
DAFTAR PUSTAKA ... 41
LAMPIRAN ... 42
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi komputer yang terus berlanjut membawa
implikasi utama teknologi ini pada proses pengolahan data yang berujung
pada informasi. Hasil keluaran dari teknologi komputer yang merupakan
komponen yang lebih berguna dari sekedar tumpukan data, membuat
teknologi komputer dan teknologi pendukung proses operasinya mendapat
julukan baru, yaitu teknologi informasi. Perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi yang semakin pesat pada masa sekarang ini menyebabkan
perkembangan informasi semakin pesat pula. Perpustakaan sebagai pusat
informasi semakin dituntut untuk memberikan layanan informasi yang lebih
baik dan tepat guna, sehingga dapat menarik perhatian pemustaka dari
berbagai kalangan dengan latar belakang yang berbeda seperti anak-anak,
pelajar, mahasiswa, dosen, peneliti, dan sebagainya.
Perpustakaan yang menyediakan informasi dan memberikan layanan
kepada pemustaka dari seluruh lapisan masyarakat adalah perpustakaan
umum. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun
2
diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran
sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama,
dan status sosial-ekonomi. Perpustakaan merupakan tempat terkumpulnya
bahan pustaka baik tercetak maupun terekam yang dikelola secara teratur
dan sistematis, serta mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu
pengetahuan, teknologi dan budaya.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang di atas maka dapat dirumuskan masalah sebagai
berikut :
1) Bagaimana membuat sistem untuk perhitungan jumlah buku yang
didistribusikan ke tiap-tiap sekolah dan Taman Baca Masyarakat
(TBM).
2) Bagaimana membuat sistem untuk menghasilkan informasi distribusi
buku oleh petugas.
3) Bagaimana membuat sistem untuk perhitungan jumlah buku yang
dibeli.
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan Rumusan masalah, kami membatasi masalah sebagai
berikut :
1) Aplikasi ini dikhususkan untuk pelaporan jumlah buku yang diperoleh
dari pembelian dan didistribusikan ke setiap sekolah dan TBM.
2) Sistem ini tidak membahas tentang proses pembelian buku yang
berhubungan dengan pengadaan buku.
3) Sistem ini tidak membahas tentang proses distribusi yang dilakukan
4) Sistem ini hanya akan membahas pada bagian pengolahan dan tidak
membahas tentang bagian pelayanan dan bagian pembinaan.
5) Dalam sistem ini kami memfokuskan pada perhitungan jumlah buku
yang dibeli dan yang didistribusikan ke sekolah dan TBM.
1.4 Tujuan
1) Membantu para manajemen memperoleh informasi yang berhubungan
dengan pengadaan buku yang diperoleh dari pembelian
2) Untuk mengolah data yang berhubungan dengan distribusi buku ke
sekolah dan Taman Baca Masyarakat (TBM)
1.5 Manfaat
1) Dapat memberikan informasi mengenai jumlah buku yang diperoleh
dari pembelian
2) Dapat memberikan informasi mengenai jumlah buku yang
didistribusikan ke sekolah dan TBM
3) Menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak pengolahan tentang
jumlah buku yang diperoleh dari pembelian dan jumlah buku yang
didistribusikan.
1.6 Sistematik Penulisan
Sistematika dalam penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas tentang latar belakang masalah,
perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan pembuatan kerja
4
BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI
Pada bab ini membahas tentang sejarah perusahaan, lokasi
perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta visi dan misi
perusahaan.
BAB III : LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas tentang teori-teori yang berhubungan
dengan permasalahan. Menjelaskan tentang sistem-sistem yang
terkait.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Pada bab ini dibahas mengenai uraian tentang tugas-tugas
yang dikerjakan selama pelaksanaan kerja praktek, mulai dari
metodologi penelitian, perancangan sistem berupa Document Flow,
System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Tabel, desain Input/Output sampai dengan
implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi.
BAB V : PENUTUP
Pada bab ini berisikan kesimpulan dari sistem yang dibuat
5
2.1 Sejarah Singkat PERPUSTAKAAN UMUM KOTA SURABAYA
Tak bisa dipungkiri, masyarakat Indonesia khususnya masyarakat
Kota Surabaya lebih akrab dengan budaya mendengar dibandingkan budaya
membaca, lebih memprihatinkan lagi dari berbagai penelitian yang dilakukan
para ahli hanya 10 % masyarakat Indonesia yang dikategorikan intelek dan
akrab dengan kebiasaan membaca, padahal untuk menjadi masyarakat yang
maju dan beradab memerlukan kecerdasan yang luar biasa dan itu bisa
didapatkan dari kebiasaan membaca.
Faktor ekonomi yang minimal untuk menyediakan sarana bagi
kegiatan membaca semestinya tidak tepat dijadikan alasan, Pemerintah Kota
Surabaya dalam hal ini Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang
mempunyai wewenang dalam kaitannya dengan kampanye gemar membaca
telah melakukan berbagai program dan kegiatan untuk memompa semangat
membaca dan menjadikan membaca sebagai budaya measyarakat Surabaya,
penyediaan sarana dan prasarana seperti Perpustakaan, Taman Bacaan
(TBM), Perpustakaan Keliling dan penambahan koleksi buku setiap tahunnya
bagi Perpustakaan Sekolah – sekolah adalah sebagian kecil upaya untuk
membantu masyarakat Surabaya untuk gemar membaca.
Tentu saja sangat mustahil bagi Pemerintah Kota Surabaya meraih
sukses dalam kampanye Gemar Membaca tanpa bantuan dan partisipasi dari
berbagai kalangan masyarakat Surabaya, keluarga adalah lapis pertama yang
6
menularkan kebiasaan membaca pada anak-anaknya, bantuan berupa
buku-buku terutama pada sekolah – sekolah tingkat dasar untuk terbitan terbaru
dari kalangan swasta merupakan lapisan kedua kunci sukses gerakan
membaca, bahkan setiap area publik wajib menyediakan sudut baca hingga
masyarakat mudah untuk mendapatkan akses buku – buku secara gratis yang
bisa dipinjam.
Harapan kedepan adalah bagaimana kegiatan membaca menjadi
sebuah kebiasaan dimana saja dan kapan saja bukan hanya milik kalangan
pelajar tapi seluruh lapisan masyarakat sehingga bangsa ini menjadi bangsa
yang maju dan beradab berkat membaca, karena orang yang gemar membaca
pasti memiliki gagasan dan jika gagasan diikuti usaha membangun gagasan
menjadi kenyataan.
2.2 Lokasi PERPUSTAKAAN
Badan Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya berlokasi di
jalan Rungkut Asri Tengah 5-7 Surabaya. Untuk lebih detail dapat dilihat
pada gambar 2.1 berikut ini :
2.3 Visi dan Misi PERPUSTAKAAN
Visi dari perpustakaan umum kota Surabaya adalah Menjadi Sumber
Informasi Dan Mencerdaskan Masyarakat Surabaya.
Makna
Sumber Informasi adalah : Menyediakan Bahan Informasi yang dijadikan
sebagai pembuatan kebijakan.
Mencerdaskan adalah : Meningkatkan Kualitas SDM Masyarakat
Surabaya.
Sedangkan Misi adalah sebagai berikut :
1) Meningkatkan kesadaran aparatur terhadap pentingnya arsip melalui
pemasyarakatan kearsipan
2) Mengembangkan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui
peningkatan pengetahuan dan keterampilan aparatur tentang kearsipan
serta profesionalisme kinerja aparatur dan pemanfaatan iptek
3) Mendorong pengembangan sistem kearsipan melalui peningkatan
pelayanan prima yang dapat dipertanggung jawabkan
4) Menyelamatakan dan mengamankan arsip sebagai sumber informasi dan
bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintahan dan
pembangunan
5) Membina dan mengembangkan jenis perpustakaan di lingkungan
Pemerintah Kota Surabaya
8
2.4 Struktur Organisasi PERPUSTAKAAN
Berikut ini adalah struktur organisasi Badan Arsip dan Perpustakaan
Umum Kota Surabaya :
Ka. Badan Arsip dan Perpustakaan
Arini Pakistyaningsih, SH, MM.
Sekertaris
Sutopo, S.Sos, MM.
Jabatan Fungsional
Tertentu Sub Bagian Keuangan
Drs. Ec. Agus Irawan, MM.
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Tunas Widiarti, S,Sos, MM.
Bidang Pembinaan
Dra. Endang Wachjunie
Bidang Informasi dan Layanan
Enis Soesilowati, SH.
Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan
M.Sutopo, SE.
Sub Bidang Pembinaan Kearsipan
Tunas Widiarti, S.Sos, MM.
Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan
Drs. Elok Susilo W, MM.
Sub Bidang Informasi Kearsipan
Drs. Muriyono Wahyudi
Sub Bidang Pelayanan Kepustakaan
Ratih Retno Wahjuni, S.SI
Sub Bidang Akuisisi & Deposit Kearsipan
Ir Andin Novrianto, MM..
Sub Bidang Pengadaan & Pengolahan Kepustakaan
Dra. Jumpasari, M.Si.
Menurut Anonimous (2014) Badan Asrip dan Perpustakaan Kota Surabaya
memiliki strustur organisasi dalam membantu pemerintahan Surabaya di bidang
perpustakaan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan
kebijakan yang ditetapkan oleh Gubernur Surabaya. Fungsinya yaitu:
1) Penyelenggaraan pembinaan dan pengembangan arsip dan
perpustakaan.
2) Pengelolahan arsip dan bahan pustaka
Berikut ini penjelasan masing-masing bagian didalam struktur organisasi
pembinaan.
1) Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan
Berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada
Gubernur melalui SEKDA. Memiliki tugas yaitu melaksanakan tugas umum
pemerintahan dibidang deposit, pengkajian, teknologi, pengelolahan,
khasanah, pembinaan, pengembangan, pelestarian dan konveksi sesuai
dengan peraturan perundang- undangan.
2) Sekretariat
Merupakan unsur pembantu kepala badan Arsip dan Perpustakaan
dibidang pelayanan administrasi, umum, kepegawaian, tatalaksana dan
keuangan. Memiliki tugas yaitu melakukan pembinaan dan pelayanan
administrasi dibidang ketatalaksanaan, hokum dan perundang- undangan,
umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, rumah tangga, hubungan
masyarakat dan pnerbitan naskah dilingkungan badan arsip dan perpustakaan.
Sekertaris mempunyai sub-sub yang terdiri dari :
a) Sub bagian keuangan
Sub bagian keuangan memiliki tugas yaitu melaksanakan pengelolaan
administrasi keuangan, penyusunan anggaran, verivikasi, perbendaharaan,
pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan.
b) Sub bagian umum dan kepegawaian
Sub bagaian umum dan kepegawaian memiliki tugas yaitu
melaksanakan urusan ketatausahaan, rumah tangga, barang inventaris, asset,
peralatan, pemeliharaan perpustakaan, melaksanakan kepegawaian dan
10
3) Bidang Pembinaan
Merupakan unsur pelaksana teknis dibidang ebinaan sumber daya
manusia dan pengembangan kelembagaan. Memiliki tugas yaitu melakukan
pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia dan kelembangaan.
Bidang pembinaan memiliki sub-sub yang terdiri dari :
a) Sub Bidang Pembinaan Kearsipan
Melakukan pembinaan, bimbingan teknis dan pengembangan tenaga
fungsional arsiparis dan pustakawan.
b)Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan
Memiliki tugas melakukan pembinaan, bimbingan teknis dan
pengembangan tenaga fungsional arsiparis dan pustakawan. Dibagian inilah
kegunaan aplikasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari
donatur untuk Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
4) Bidang Informasi dan Layanan
Merupakan unsur pelaksana teknis dibidag pelayanan public dan
teknologi informasi. Memiliki tugas yaitu melakukan pelayanan informasi,
arsip dan perpustakaan, pengembangan, peningkatan dan penerapan
teknoogi informasi. Bidang informasi dan layanan memiliki sub-sub yang
terdiri dari :
a) Sub Bidang Informasi Kearsipan
Memiliki tugas melakukan pelaksanaan pengembangan,
b) Sub Bidang Layanan Keperpustakaan
Mempunyai tugas melakukan pelayanan informasi dan
dokumentasi, pemanfaatan koleksi kearsiapan dan perpustakaan kepada
publik.
5) Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan
Merupakan unsur pelaksana teknis dibidang akusisi, pengolahan,
penilaian dan penyusutan. Memiliki tugas yaitu melakukan survey, penilaian,
akusisi, pengolahan, penyusutan arsip, pengembangan bahan pustaka,
penyusutan accessionist dan kliping.
a) Sub Bidang Akusisi, Deposit Kearsipan
Memiliki tugas melakukan survey atau pelacakan, inventarisasi dan
akusisi.
b) Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan
Memiliki tugas yaitu melakukan pengolahan arsip dan pengembangan
bahan pustaka dan penyusunan accession list dan kliping.
Rancang bangun sistem informasi pemasukan buku dari pembelian beserta
distribusinya ini yang dikerjakan pada bagian sub bidang pengadaan dan
pengolahan kepustakaan yaitu pada tugasnya dalam mendistribusikan buku yang
didapat dari pembelian ke sekolah, TBM, dan beberapa tempat lainnya. Aplikasi
12
BAB III
LANDASAN TEORI 3.1 Sistem Informasi
3.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi tidak harus melibatkan komputer,
tetapi dalam prakteknya sistem informasi lebih sering
dikait-kaitkan dengan komputer. Sistem informasi yang menggunakan
komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer
(computer based information system atau CBIS).
Menurut John F. Nash (1995) “Sistem Informasi adalah
kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media,
prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan
komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu
dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern
dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.”
Menurut Robert A. Leitch (1983), sistem informasi adalah
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
3.1.3 Tujuan Sistem Informasi
Tujuan sistem informasi dibedakan atas tiga tujuan umu yang
bagi semua sistem yaitu :
1) Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen.
2) Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.
3) Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.
3.1.3 Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem Informasi Perpustakaan dikembangkan dari pemikiran
dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai
business process dalam suatu perpustakaan. Sistem Informasi
Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah sistem yang
terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung
operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam
Perpustakaan.
Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan
perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah
pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam,
transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Keseluruhannya
bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi
dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan
bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen
14
3.2 Pengertian Perpustakaan
Menurut Sulistyo (1991:3), Ilmu perpustakaan ialah pengetahuan
tersusun rapi menyangkut tujuan, objek, fungsi perpustakaan, serta fungsi
metode, penyusunan, teknik, dan teori yang digunakan dalam pemberian
jasa perpustakaan.
Beberapa tujuan kepustkawan sebagai berikut :
1) Penyimpanan, artinya perpustakaan bertugas menyimpan buku
yang diterima.
2) Penelitian, artinya perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk
keperluan penelitan.
3) Informasi, artinya perpustakaan menyediakan informasi yang
diperlukan pemakai perpustakaan.
4) Pendidikan, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar
seumur hidup, terutama bagi mereka yang telah meninggalkan
bangku sekolah.
5) Kultural, artinya perpustakaan menyimpan khasanah budaya
bangsa atau masyarakat tempat perpustakaan berada serta juga
meningkatkan nilai dan apresiasi budaya masyarakat sekitar
melalui proses penyediaan bahan bacaan.
3.3 Analisa dan Desain Sistem Inforamsi
Menurut Kendall (2003), Informasi ibarat yang mengalir di dalam
tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting di dalam
organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan
Analisis sistem dapat didefenisikan sebagai penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevalusasi
permasalahan-permasalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi
dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Tahap analisi sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem
(system planning) dan sebelum tahap desain sistem (design system). Tahap
analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan
di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
3.4 Pengertian SQL
Menurut Yuswanto (2009), SQL (Structured Query Language)
adalah sebuah Bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam
basis data relasional. Bahsa ini secara de facto merupakan Bahasa dengan
standar yang difunakan dalam manajemen basis data relasional. Saat ini
hanpir semua sever basis data yang ada mendukung bahas ini untuk
melakukan manajemen datanya.
Secara umum, SQL terdiri dari dua Bahasa, yaitu Data Definition
Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML). Implementasi
DDL dan DML berbeda untuk tiap sistem manajemen basis data (SMBD),
namum secara umum implementasi tiap Bahasa ini memiliki benuk paling
umum yang dapat digunakan pada kebanyakan SMBD.
3.5 Visual Basic.NET
Menurut Priyanto Hidayatullah (2012), Visual Basic.NET
merupakan generasi terbaru dari Visual Basic Pengembang akan senang
16
terstruktur pengecualian penanganan, dan banyak lagi. Kemampuan ini
membuatnya lebih mudah daripada sebelumnya untuk menciptakan .NET
aplikasi, termasuk aplikasi Windows, layanan web, dan aplikasi web.
3.6 Interaksi Manusia Dan Komputer
Interaksi Manusia Komputer (Human Computer Interaction)
adalah studi tentang interaksi antara manusia (pengguna) dan komputer
(Jacko,2007). Hal ini sering dianggap sebagai persimpangan ilmu
komputer, ilmu perilaku, desain dan beberapa bidang studi. Interaksi
antara pengguna dan komputer terjadi pada antarmuka pengguna (atau
hanya antarmuka), yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras,
misalnya, karakter atau objek ditampilkan oleh perangkat lunak pada
monitor komputer, masukan yang diterima dari pengguna melalui
perangkat keras peripheral seperti keyboard dan mouse, dan interaksi
pengguna lain dengan sistem komputerisasi skala-besar seperti dan
pesawat pembangkit listrik.
The Association for Computing Machinery mendefinisikan
Interaksi Manusia Komputer sebagai "suatu disiplin berkaitan dengan
desain, evaluasi dan implementasi sistem komputer interaktif untuk
17
Salah satu tugas dari bagian pengolahan pada Badan Arsip dan
Perpustakaan kota Surabaya adalah dalam pengadaan pembelian buku dan
didistribusikan pada Sekolah, TBM(Taman Baca Masyarakat), Perpustakaan, dan
beberapa tempat lain. Berikut merupakan definisi dari proses bisnis pengolahan
buku pada Badan Arsip dan Perpustakaan kota Surabaya.
4.1. Proses Bisnis
Berikut ini adalah deskripsi analisis proses bisnis yang terdapat pada
perusahaan:
1.)Pegawai bagian pengolahan akan membuat daftar pengadaan buku yang
kemudian diberikan kepada APBD
2.)APBD akan memberikan dana dan daftar buku apa saja yang harus dibeli
oleh pegawai bagian pengolahan.
3.)Setelah itu bagian pengolahan akan membeli daftar beli dari APBD dan
melaporkan daftar dan jumlah buku yang sudah dibeli
4.)Selanjutnya buku yang sudah dibeli akan didistribusikan pada Sekolah,
TBM(Taman Baca Masyarakat), Perpustakaan, dan beberapa tempat lain.
Dalam pembuatan aplikasi yang meliputi proses bisnis diatas maka berikut akan
dibuat desain sistem dan implementasi aplikasinya.
4.2. Mendesain Sistem
Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem
18
Diagram, Hierarchy Input Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD), dan struktur table. Kemudian mendesain input output
untuk dibuat aplikasi selanjutnya.
4.2.1. Document Flow
Document Flow sistem pengolahan buku pada Badan Arsip dan
Perpustakaan Umum Kota Surabaya terdiri atas proses pendataan buku yang
berasal dari pembelian dan pendistribusian buku ke sekolah dan TBM.
Proses-proses pada sistem ini akan menghasilkan laporan pemasukan buku yang berasal
dari pembelian dan pendistribusian buku ke sekolah dan TBM.
1. Document Flow Proses Pembelian Buku
Secara umum document flow untuk proses pembelian buku dapat dilihat
pada bagan di bawah ini:
Document Flow Proses Pembelian Buku
Pegawai Pengolahan APBD Kepala Bagian
Mulai
Daftar buku yang tidak lengkap
Daftar buku yang tidak lengkap
5
Selesai
Pada bagan 4.1 diatas menjelaskan proses pembelian buku dimulai dari
penyerahan daftar permintaan buku kepada pegawai pengolahan. Dari daftar
permintaan tersebut dibuat 3 arsip, dimana arsip pertama diberikan kepada APBD
sebagai bukti permintaan buku dari pihak perpustakaan, arsip kedua sebagia rekap
dari dafatar permintaan diberikan kepada kepala bagian dan arsip yang ketiga
disimpan dibagian pengolahan sebagai bukti permintaan buku untuk pembelian.
Setelah arsip kedua diberikan ke APBD, maka pihak APBD membuat daftar
pembelian buku yang akan diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap daftar
pembelian buku dan diberikan kepada pegawai pengolahan sebagai bukti
pembelian buku. Dari bukti daftar pembelian buku yang diberikan kepada
pegawai pengolahan dilakukan pengecekan buka yang di dapat dari APBD
berdasarkan daftar permintaan buku yang ada. Apabila jumlah buku yang diterima
tidak sesuai dengan daftara permintaan buku maka dibuatkan laporan dafatar buku
tidak lengkap. Kemudian diberikan kepada pihak APBD untuk diganti dengan
dengan buku yang baru. Apabila buku yang diterima sesuai denga daftar
permintaan buku maka dibuatkan laporan kelengkapan buku, selanjutnya
dilakukan perhitungan jumlah buku yang ada. Setelah dilakukan perhitungan
selanjutnya dibuatkan 2 arsip laporan jumlah buku. Arsip pertama disimpan di
bagian pegawai pengolahan dan arsip yang kedua diberikan kepada kepala bagian
sebagai rekap perhitungan jumlah buku dari pembelian.
2. Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke Sekolah
Secara umum document flow proses pendistribusian buku ke sekolah dapat
20
Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke Sekolah
Pegawai Pengolahan
Mulai
Laporan jumlah buku
Men-distribusi
Daftar distribusi buku
2 Daftar distribusi
buku
1
Selesai
Sekolah Kepala Bagian
Daftar distribusi buku
1 2
Rekap daftar distribusi buku
Bagan 4.2 Document Flow Proses Pendistribusian ke Sekolah
Berdasarkan bagan 4.2 di atas bagian pengolahan akan mendistribusikan
buku berdasarkan jumlah buku yang diperoleh dari pembelian. Dari distiribusi
tersebut pegawai pengolahan membuat 3 laporan daftar distribusi yang dimana
laporan pertama akan diberikan kepada sekolah sebagai bukti distribusi, laporan
kedua diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap distribusi dan laporan yang
ketiga di simpan di bagian pengolahan sebagai bukti distribusi buku.
3. Document Flow Proses Pendisitribusian Buku ke TBM
Secara umum document flow proses pendistribusian buku ke TBM dapat
Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke TBM
Pegawai Pengolahan
Mulai
Laporan jumlah buku
Men-distribusi
Daftar distribusi buku
2 Daftar distribusi
buku
1
Selesai
TBM Kepala Bagian
Daftar distribusi buku
1 2
Rekap daftar distribusi buku
Bagan 4.3 Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke TBM
Berdasarkan bagan 4.3 di atas bagian pengolahan akan mendistribusikan
buku berdasarkan jumlah buku yang diperoleh dari pembelian. Dari distiribusi
tersebut pegawai pengolahan membuat 3 laporan daftar distribusi yang dimana
laporan pertama akan diberikan kepada TBM sebagai bukti distribusi, laporan
kedua diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap distribusi dan laporan yang
22
4.2.1. System Flow
System flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara menyeluruh
dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di
dalam sistem.
1. System Flow Proses Pembelian Buku
Secara umum system flow proses pembelian buku dapat dilihat dari bagan
berikut ini:
System Flow Proses Pembelian Buku
Pegawai Pengolaha
3
Daftar pembelian buku
Input user & password
Daftar buku tidak lengkap
Daftar buku tidak lengkap
Pada bagan 4.4 menjelaskan proses pembelian buku dimulai dari
penyerahan daftar permintaan buku kepada pegawai pengolahan. Dari daftar
permintaan tersebut dibuat 3 arsip, dimana arsip pertama diberikan kepada APBD
sebagai bukti permintaan buku dari pihak perpustakaan, arsip kedua sebagia rekap
dari daftar permintaan diberikan kepada kepala bagian dan arsip yang ketiga
disimpan dibagian pengolahan sebagai bukti permintaan buku untuk pembelian.
Setelah arsip kedua diberikan ke APBD, maka pihak APBD membuat daftar
pembelian buku yang akan diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap daftar
pembelian buku dan diberikan kepada pegawai pengolahan sebagai bukti
pembelian buku. Dari bukti daftar pembelian buku yang diberikan kepada
pegawai pengolahan dilakukan pengecekan buku yang di dapat dari APBD
berdasarkan daftar permintaan buku yang ada. Apabila jumlah buku yang diterima
tidak sesuai dengan daftara permintaan buku maka dibuatkan laporan dafatar buku
tidak lengkap. Kemudian diberikan kepada pihak APBD untuk diganti dengan
dengan buku yang baru. Apabila buku yang diterima sesuai denga daftar
permintaan buku maka pegawai pengolahan akan melakukan login ke system
untuk menginputkan data buku yang diperoleh dari pembelian. Data buku yang
diimputkan akan di simpan dalam database buku, selanjutnya dilakukan proses
perhitungan buku dimana untuk melakukan proses ini akan diambil data buku dari
database buku yang sudah ada. Dari perhitungan akan menghasilkan laporan
jumlah buku yang dibeli dan diberikan kepada kepala bagian sebagia rekap
24
2. System Flow Proses Distribusi Buku ke Sekolah
Secara umum system flow proses pembelian buku dapat dilihat dari bagan
berikut ini:
System Flow Proses Distribusi Buku Ke Sekolah
Pegawai Pengolahan
Input user & password jumlah buku yang
didistribusi
Bagan 4.5 System Flow Proses Distribusi Buku Ke Sekolah
Berdasarkan bagan 4.5 di atas bagian pengolahan akan mendistribusikan
buku berdasarkan jumlah buku yang diperoleh dari pembelian. Pegawai
menginputkan username & password untuk melakukan login ke sistem, setelah
melakukan login selanjutnya proses distribusi dimana data buku diambil dari
database buku. Dari proses tersebut akan menghasilkan laporan berupa laporan
arsip laporan dua akan diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap distribusi
dan yang lainnya akan disimpan di bagian pengolahan. Kemudian selanjutnya
akan dilakukan proses perhitungan jumlah buku yang didistribusikan dan data di
ambil dari database buku. Dari proses tersebut akan menghasilkan laporan jumlah
buku yang didistribusikan.
3. System Flow Proses Distribusi Buku ke TBM
Secara umum system flow proses distribusi buku ke TBM dapat dilihat
pada bagan berikut ini:
System Flow Proses Distribusi Buku ke TBM
Pegawai Pengolahan
Input user & password jumlah buku yang
didistribusi
Bagan 4.6 System Flow Proses Distribusi Buku ke TBM
Berdasarkan bagan 4.5 di atas bagian pengolahan akan mendistribusikan
buku berdasarkan jumlah buku yang diperoleh dari pembelian. Pegawai
26
melakukan login selanjutnya proses distribusi dimana data buku diambil dari
database buku. Dari proses tersebut akan menghasilkan laporan berupa laporan
distribusi yang akan diberikan kepada TBM sebagai tanda bukti distribusi buku,
arsip laporan dua akan diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap distribusi
dan yang lainnya akan disimpan di bagian pengolahan. Kemudian selanjutnya
akan dilakukan proses perhitungan jumlah buku yang didistribusikan dan data di
ambil dari database buku. Dari proses tersebut akan menghasilkan laporan jumlah
buku yang didistribusikan.
4.2.2. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) yaitu bagan yang memiliki arus data dalam
susatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara
logika.
A. Context Diagram
Context Diagram dari sistem informasi pengolahan data buku pada Badan
Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya ini memiliki 4 external entity
seperti yang digambarkan pada bagan 4.7 di bawah ini:
Data_buku
Data_TBM
Data_Sekolah
daftar buku tidak lengkap
Rekap Jumlah Distribus i Buku
Rekap Daftar Pembelain Buku Rekap Jumlah Pembelian Buku
Rekap Daftar Distribus i Buku Daftar Dis tribusi Buku
Daftar Dis tribusi Buku
Daftar_pembelian
1
Sis tem Informasi peng olahan pada perpus takaan umum kota
surabaya
B. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengolahan
DFD Level 0 dapat dilihat pada bagan 4.8 di bawah ini yang merupakan hasil
decompose dari context diagram yang menggambarkan proses apa saja yang
terdapat dalam sistem informasi pengolahan pada Badan Arsip dan
Perpustakaan Umum Kota Surabaya. Dalam DFD Level 0 ini terdapat 3
sistem dan 4 external entity. Sistem tersebut antara lain : Data Master,
Transaksi, dan Laporan. Sedangkan external entity-nya adalah Sekolah,
TBM, APBD, dan Kepala Bagian.
Rec ord Data Buku Rec ord Data Buku Simpan_Data_Buku
Data_buku
Rec ord data TBM Rec ord data s ekolah
Daftar_pembelian
daftar buku tidak lengkap Simpan Data Sekolah
Simpan data TBM
Data_TBM Data_Sekolah
Daftar Dis tribusi Buku Rekap Daftar Distribus i Buku Daftar Dis tribusi Buku Rekap Jumlah Pembelian Buku
Rekap Daftar Pembelain Buku
Rekap Jumlah Distribus i Buku APBD
28
Simpan Data Sekolah Sekolah
TBM
Bagan 4.9 DFD Level 1 Data Master
D. DFD Level 1 Transaksi
Update buku dari pembelian
Record Data Buku
E. DFD Level 1 Laporan
Rec ord data buku pembelian
Rec ord Data Buku
Daftar Dis tribusi Buku
Daftar Dis tribusi Buku Rekap Daftar Distribus i Buku Rekap Jumlah Distribus i Buku
daftar buku tidak lengkap
Rekap Daftar Pembelain Buku Rekap Jumlah Pembelian Buku
TBM
Bagan 4.11 DFD Level 1 Laporan
4.2.3. Perancangan Database
Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan
digunakan beserta strukturnya. Rancangan database system yang dibuat berupa
Entity Relationship Diagram (ERD), yaitu alat untuk merepresentasikan model
data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship.
A. Conceptual Data Model
MEMERIKSA
<pi> Variable characters (10) Variable characters (30)
<pi> Variable characters (12) Variable characters (100)
<pi> Variable characters (20) Variable characters (10)
<pi> Variable characters (20) Variable characters (30)
30
B. Physical Data Model
PEGAWAI_PENGOLAHAN
Bagan 4.13 Physical Data Model (PDM)
4.2.4. Struktur Basis Data dan Tabel
Dari Entity Relationship Diagram (ERD) di atas dapat dibuat struktur table
database seperti urain berikut ini:
1. Tabel Pegawai
Nama Tabel : Pegawai
Fungsi : menyimpan data pegawai yang berhubungan dengan
sistem
Tabel 4.1 Tabel Pegawai
Field Name Type Field
Size Description ID_PEGAWAI Varchar 20 ID PEGAWAI NAMA_PEGAWAI Varchar 50 NAMA PEGAWAI ALAMAT_PEGAWAI Varchar 100 ALAMAT PEGAWAI TELP_PEGAWAI Varchar 12 TELP PEGAWAI
JABATAN_PEGAWAI Varchar 50 JABATAN PEGAWAI DALAM ORGANISASI TAHUN_MASUK Varchar 4 TAHUN MASUK PEGAWAI
PENDIDIKAN_PEGAWAI Varchar 50 PENDIDIKAN TERAKHIR PEGAWAI
2. Tabel Buku
Nama Tabel : Buku
Fungsi : Menyimpan data buku. Selian menyimpan data buku tabel
buku juga menyimpan data pembelian buku dan data
distribusi buku
Tabel 4.2 Tabel Buku
Field Name Type Field
Size Description
NO_INDUK_BUKU Varchar 20 NO INDUK BUKU
ID_PEGAWAI Varchar 20 FOREIGN KEY ID PEGAWAI
SUBYEK_BUKU Varchar 100 SUBYEK BUKU
JUDUL_BUKU Varchar 200 JUDUL BUKU
NAMA_PENGARANG Varchar 30 NAMA PENGARANG BUKU
PENERBIT Varchar 50 PENERBIT BUKU
KOTA_PENERBIT Varchar 50 KOTA PENERBIT BUKU
KOTA_PENERBIT_LAIN Varchar 50 KOTA PENERBIT LAIN
NILAI_BUKU Varchar 5 PENILAIAN TERHADAP BUKU
TAHUN_ANGGARAN Varchar 4 TAHUN ANGGARAN BUKU
ISBN Varchar 30 ISBN BUKU
BIBLIOGRAFI Varchar 100 BIBLIOGRAFI BUKU
HALAMAN_ROMAWI Varchar 10 HALAMAN ROMAWI BUKU
JENIS_BUKU Varchar 30 JENIS BUKU
DESKRIPSI Varchar 150 DESKRIPSI BUKU
TAHUN_TERBIT Varchar 10 TAHUN TERBIT BUKU
TINGGI_BUKU Varchar 20 TINGGI BUKU
HALAMAN Varchar 10 JUMLAH HALAMAN BUKU
JUMLAH_BUKU Varchar 20
32
3. Tabel TBM
Nama Tabel : Kecamatan dan Kelurahan
Fungsi : Menyimpan data kecamatan dan kelurahan, karena TBM
berada di setiap kecamatan.
Tabel 4.3 Tabel Kecamatan
Field Name Type Field
Size Description
KODE_KECAMATAN Varchar 20 KODE KECAMATAN
NAMA_KECAMATAN Varchar 50 NAMA KECAMATAN
Tabel 4.4 Tabel Kelurahan
Field Name Type Field
Size Description
KODE_KELURAHAN Varchar 20 KODE KELURAHAN
KODE_KECAMATAN Varchar 20 FOREIGN KEY KODE KECAMATAN
NAMA_KELURAHAN Varchar 50 NAMA KELURAHAN
KODE_POS Varchar 5 KODE POS
4. Tabel Sekolah
Nama Tabel : Sekolah
Fungsi : menyimpan data sekolah
Tabel 4.5 Tabel Sekolah
Field Name Type Field Size Description
KODE_SEKOLAH Varhar 20 KODE SEKOLAH
NAMA_SEKOLAH Varhar 50 NAMA SEKOLAH
NAMA_KEPALA_SEKOLAH Varhar 30 NAMA KEPALA SEKOLAH
ALAMAT_SEKOLAH Varhar 50 ALAMAT SEKOLAH
4.3. Desain Input/output
Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form
untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari
pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi
dalam merancang dan membangun sistem.
4.3.1. Desain Input
Desain input merupakan perancangan desain masukan dari pengguna
kepada sistem yang kemudian akan disimpan dalam database.
1. Form Login
Berikut ini merupakan tampilan dari form login yang berfungsi untuk
validasi user yang menggunakan aplikasi:
Gambar 4.1 Form Login
2. Form Menu
34
Gambar 4.2 Form Menu Utama
3. Form Input Data Buku
Berikut ini merupakan tampilan dari form input data buku yang berfungsi
untuk menginputkan data buku yang berasal dari pembelian dan bantuan. Dari
form input data buku ini semua transaksi yang berhubungan dengan buku
akan diinputkan dalam form ini, dari jumlah pembelian buku sampai proses
buku didistribusikan ke sekolah dan TBM.
4.3.2. Desain Output
Berikut ini merupakan desain output dari sistem informasi pemasukan
buku dari pembelian berserta distribusinya pada badan arsip dan perpustakaan
umum kota Surabaya:
1. Laporan Distribusi Buku Dari Pembelian
Gambar 4. 4 Laporan Distribusi Buku Dari Pembelian
4.4. Implementasi Sistem
Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil aplikasi sistem informasi
pengolahan data buku, penjelesan hardware/software pendukung, dan
36
4.4.1. Teknologi 1. Perangkat Keras
Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan
aplikasi ini adalah satu unit komputer dengan:
a) Processor Intel Pentium4 CPU 2.00 GHz
b) Memory dengan RAM 520 MB
c) VGA on Board
d) Keyboard + mouse
2. Perangkat Lunak
Kebutuahan minimum yang harus diinstall ke dalam sistem komputer
adalah:
a) Microsoft Windows XP Profesional
b) Microsoft SQL Server 2008
4.4.2. Penjelasan Pemakaian Sistem
Dalam sub ini akan dijelaskan langkah-langkah cara pengoperasian program
aplikasi sistem informasi pengolahan data buku.
1. Form Login
Form login ini adalah form pertama yang muncul ketika program
dijalankan. User harus menginputkan username dan password yang sesuai agar
dapat masuk ke menu utama dari aplikasi ini. Form Login ini untuk mengontrol
tersebut tidak memiliki wewenang, maka ia tidak akan dapat membuka aplikasi
ini. Hal ini untuk menjaga keamanan data. Tampilan dari form login ini dapat
dilihat sebagai berikut:
Gambar 4.5 Tampilan Form Login
Jika username atau password yang diinputkan user salah atau tidak sesuai maka
akan muncul message box seperti berikut ini:
Gambar 4.6 Message Box pada Form Login
Klik tombol OK dan user harus menginputkan kembali username dan password
38
2. Menu Utama
Menu utama merupakan tampilan awal dari program ini. Pada form ini
terdapat menu-menu yang bermanfaat dalam menjalankan sistem.
Gambar 4.7 Tampilan menu utama
3. Form Input Data Buku
Form input data buku ini berfungsi untuk menginputkan data buku serta
menjelaskan perolehan buku dari pembelian dan akan didistribusikan ke sekolah
dan TBM. Berikut ini gambar yang menunjukan implementasi dari form ini:
4.5 Evaluasi
Untuk mengetahui tingkat kesesuaian dari rancang bangun sistem
informasi histori pekerjaan petugas teknis ini, maka dibuatlah evaluasi
sebagai berikut:
1.) Dari aplikasi yang sudah dijabarkan pada bab ini maka dapat
disimpulkan bahwa sudah tercapainya tujuannya yaitu
membuat rancang bangun sistem informasi distribusi buku ke
sekolah dan TBM yang berasal dari pembelian pada Badan
Arsip dan Perpustakaan kota Surabaya.
2.) Aplikasi yang dibangun sudah sesuai dengan desain sistem
yang sudah dirancang yang meliputi Document flow, System
flow, Data flow diagram, dan Desain database.
3.) Aplikasi yang dibangun sudah dapat menghasilkan laporan
yang diinginkan yaitu laporan distribusi buku ke sekolah dan
40
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Informasi Laporan
Pemasukan Buku Dari Pembelian beserta Distribusinya Pada Badan Arsip dan
Perpustakaan Umum Kota Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Berdasarkan hasil uju coba, Sistem Informasi Pengolahan dapat berjalan
dengan baik
2. Sistem yang dibangun dapat mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan
untuk mendapatkan informasi yang semestinya.
5.2 Saran
Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat
diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Pengolahan ini sangat rentan terhadap penyalahgunaan data
karena berbasis dekstop. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur
pengamanan data yang dapat ditambahkan pada tahapan pengembangan
selanjutnya
2. Sistem informasi ini masih memilik banyak kekurangan sehingga diharapkan
selanjutnya dapat dikembangkan menjadi sistem yang lebih baik lagi agar
DAFTAR PUSTAKA
Leitch, Robert A. 1983. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi
Anonymous, 2014. Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.
http://arpusacehprov.go.id/index.php/joomla-overview/tugas-dan-fungsi.html,
diakses 12 desemeber 20014.
Nash, John F. 1995. Pengertian Sistem Informasi. Jakarta : Informatika
Hidayatullah, Priyanto. 2012. Visual Basic .NET, Bandung: Informatika
Yuswanto. 2009. SQL Server Management 2005, Jakarta: Av Publisher
Sulistyo . 1991:3. Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Jakarta: JIP-FSUI
Kendall. 2003. Analisa dan Perancangan Sistem. Jakarta: Person Education As
